Job Agent Brugervejledning

Transkript

1 Job Agent Brugervejledning AdvoForum A/S

2 Indholdsfortegnelse Indholdsfortegnelse...2 Job Agent...3 Opsætning...4 Aktions opsætning...4 Aktions kort...5 Mail:...6 Tekster:...7 Job Agent...8 Generelt:...8 Tidsstyring...9 Agent Info...10 Funktionalitet:...11 Advo+ Modulnavn Indholdsfortegnelse

3 Job Agent Job Agenten er en funktionalitet som kan opsamle indbetalinger på udvalgte sager og fremsende en orienterende til en forud defineret person. Job Agenten er nem at anvende og opsætningen på brugerfladen er meget tilgængelig. Den systemtekniske opsætning kræver en konsulent. Job Agenten findes i Opsætningsmenuen i Navision Når først Job Agenten er opsat under opsætning og kører, er funktionaliteten klar til brug. Advo+ Job Agent Side 3

4 Opsætning Aktions opsætning I Opsætningsmenuen under punktet Job Agent /Opsætning skal oplysninger til mailserveren angives. Nedenfor findes en feltbeskrivelse til opsætningsmenuen. Mail Server Angiv mailserverens (SMTP) navn. Mail Server Bruger ID Angiv brugernavn til mailserveren, hvis dette er nødvendigt Mail Server Password Angiv password til ovenstående brugernavn, hvis dette er nødvendigt. Job Timer Agent Hvor tit skal systemet tjekke Job Agentens opsætninger for, hvornår næste kørsel skal aktiveres? Dette angives i minutter. 1 = 1 minut, 30 = ½ time osv. Advo+ Job Agent Side 4

5 Aktions kort Aktionskortet anvendes til at oprette stamoplysninger for de forskellige aktioner/mail-procedurer i forbindelse med registrering af betalinger Navision. I nedenstående beskrivelse er der taget udgangspunkt i, at der skal sendes en mail ved betaling (MVB). Kode Identifikationskode for den ønskede aktion (her MVB mail ved betaling). Koden kan bestå af talt & bogstaver eller en kombination heraf. Beskrivelse Beskrivelse af aktionen Log: Ønskes en logning aktiveret over aktionen glimrende ved fejl med videre. Loggen kan ses i menuen under punktet Aktionslog. Startdato Angiv en dato for, hvornår aktionen skal påbegynde. Advo+ Job Agent Side 5

6 Mail: Under fanen Mail opsættes hvem der skal modtage en mail diverse stamoplysninger på mailen. Valg af modtager mail Her angives, hvem der skal modtage mailen. Der kan i drop-down menuen vælges mellem følgende medarbejdertyper: Opsætning, Ansvarlig jurist, sagsbehandler, sagsbehandler 2, sekretær. Medarbejdertyperne referer til sagskortet, hvor de relevante medarbejdere er opsat på sagskortet. Medarbejderne skal have en på deres medarbejderkort. Se senere. Anvendes Opsætning klik da på knappen aktioner og vælg menupunktet Mail modtagere. Her angives de modtagere af mailen med adresse samt navn. Bemærk, at disse adresser kun virker, såfremt opsætning er valgt i feltet Valg af mail modtager. Mail afsender Angiv den som skal være afsender. Eksempelvis firmaets hoved e- mail. Mail afsender navn Angiv det aktuelle firmanavn. Advo+ Job Agent Side 6

7 Mail emne Angiv en overskrift på den mail som systemet skal danne. Mail Prioritet Her angives den prioritet eller hastighed som mailene skal afsendes med. Der kan vælges mellem høj, normal og lav. Det anbefales at anvende normal. Tekster: På fanen tekster kan mailens tekst og indhold defineres. Der er i Job Agenten en forud defineret tekst som bliver anvendt, såfremt tekstfelterne ikke bliver brugt. Der er modtaget følgende betalinger: Der er modtaget betaling på 100,00 fra klient 4711 Dansk Firma Rengøring, Malling vedr. sag Såfremt ovenstående eksempel er tilfredsstillende, skal der ikke foretages nogen yderligere opsætning. Ellers skal der foretages en opsætning under fanen tekster. Ovenstående eksempel giver følgende: Betalingsinformation: På sagsnr er der indbetalt kr. 89,35 Bemærk, at %1, %2, %3 osv. kun kan anvendes i Linje tekst feltet. Advo+ Job Agent Side 7

8 Job Agent I Job agenten tidsstyres de enkelte aktioner eller rettere mail-rutiner som skal være aktive i systemet. De enkelte faner er beskrevet nedenfor. Generelt: Kode Beskrivelse Deaktiveret Identifikation af Job agenten. Angiv tal eller bogstaver. Et beskrivelsesfelt til identifikation Skal job agenten omkring aktionen MVB være aktiv? Hvis ikke sættes et Aktionskode Prioritet Beskrivelse Angiv den aktionskode som job agenten skal behandle. Aktionerne er oprettet tidligere under menupunktet Aktioner. En oversigt fås ved F6 Angiv hvilken prioritet eller rækkefølge som aktionen skal have. Såfremt der kun er en aktion, sættes prioriteten til 1 Beskrivelse af aktionen overføres fra aktionskortet. Advo+ Job Agent Side 8

9 Tidsstyring På fanen tidsstyring opsættes tidspunkter dage eller tidsintervaller for, hvornår denne aktion skal udføres De enkelte felter er beskrevet nedenfor. Start dato Start tid Slut dato Dato for den første kørsel af denne aktion Tidspunkt for den første kørsel af denne aktion Dato for hvornår kørslen af denne aktion skal stoppe. Blank = kører altid. Tidsenhed Tidsinterval Næste kørselsdato Næste kørsels tid Ugedage Angiv hvorvidt aktionen skal køres pr. sekund, minut time eller dag. Angiv intervallet for tidsenheden. Står tidsenheden til time og tidsintervallet til 1, afvikles aktionen 1 gang i timen. Informationsfelt om, hvornår aktionen afvikles næste gang. Feltet er redigerbart, således at en kørsel kan fremskyndes. informationsfelt om, hvornår aktionen afvikles næste gang. Feltet er redigerbart, således at en kørsel kan fremskyndes. Sæt i de dage, som kørslen skal afvikles på. Advo+ Job Agent Side 9

10 Agent Info Fanen Agent Info er af systemteknisk karakter og skal ikke ændres, når systemet er sat op. NAS ID Aftestning: Navnet på Navision Applikationsserveren (NAS). NAS er en programmæssig service, som afvikles på serveren. Såfremt der er i feltet, vil aktionsloggen blive udvidet. Anvendes til fejlfinding. Nederst i billedet findes knappen Agent Hoved. Her kan der vælges mellem en oversigt over oprettede job agenter samt en aktionslog. I denne log vises systeminformation omkring afviklingen af agenterne. Derfor vil denne log primært være til supportmæssig brug. Advo+ Job Agent Side 10

11 Funktionalitet: Den daglige brug af Job Agenten er ganske enkel. Det eneste det kræves er en opsætning på sagen og en kode i kassekladden. På aktionskortets mail-fane er opgivet den type medarbejder som skal have en mail. Og i dette tilfælde er det den ansvarlige jurist som er opsat i systemet til at modtage en mail. Uddrag af aktionskortet. Se tidligere afsnit. Denne medarbejdertype skal være oprettet på sagen og medarbejderen skal have en -adresse på medarbejderkortet. Nedenfor vises et uddrag af sagskortet, for at vise, at den ansvarlige jurist Børge Hansen er opsat til at få mail på de sager, hvor han er oprettet som ansvarlig jurist samt at der på sagen bliver bogført en indbetaling med en aktionskode. Se næste afsnit.. Uddrag af sagskortet Advo+ Job Agent Side 11

12 I de tekstkoder, hvor der er en aktionskode angivet, vil der blive afsendt en mail efter bogføringen af posteringen. I nedenstående eksempel er aktionskoden i tekstkode 1 angivet til MVB mail ved betaling. Eksempel på en indbetalingspostering i kassekladden med tekstkode 1, som har en aktionskoden MVB. Advo+ Job Agent Side 12

13 Agent...1;3;4;8;10 Aktionslog...5 Ansvarlig...6 Beskrivelse...5;8 Dato...9 Deaktivere ID...4;10 Kode... 5;8 NAS Opsætning... 4;6 Server... 4 SMTP... 4 Start... 9 Tidsstyring... 9 Timer... 4 Advo+ Job Agent Side 13