Aalborg Universitet Frederik Bajers Vej 5, 9220 Aalborg Øst Cvr:

Transkript

1 1 Udbudsbetingelser for begrænset udbud af Rammeaftale vedrørende Pleje af grønne områder samt befæstede arealer på i Aalborg, Esbjerg og København

2 Indhold 1. Indledning Den ordregivende myndighed Udbudsmaterialets bestanddele Adgang til udbudsmaterialet Afholdelse af besigtigelser Afholdelse af spørgemøder Generel beskrivelse af udbuddet Kontraktperiode Procedurer og konkurrencevilkår Udbudsform Prækvalifikation Frister Egnethedskrav Udvælgelseskriterier Støtte og sammenslutninger Meddelelse om prækvalifikation Vilkår for afgivelse af tilbud Formkrav Returnering af udbudsmaterialet Spørgsmål til udbudsmaterialet Tilbudsfrist Konsortier (eller andre sammenslutninger af virksomheder) Underleverandører Forbehold Åbning af tilbud Vedståelsesfrist Alternative tilbud Udelukkelsesgrunde Evaluering Gennemgang af de indkomne tilbud Tildelingskriterium og vægtning

3 Afslutning af udbudsproceduren Fortrolighed Tidsfrister Indledning Nærværende udbudsbetingelser indeholder en opsummering af genstanden for nærværende udbud, betingelserne for at afgive tilbud på den udbudte kontrakt, samt en beskrivelse af procedurens forløb.

4 Den ordregivende myndighed Fredrik Bajers Vej 7F 9220 Aalborg Øst CVR-nr.: Kontaktperson: Karina Winther Jensen Udbudskonsulent Tlf-nr.: Udbudsmaterialets bestanddele Udbuddet er delt op i 3 delaftaler én for Aalborg, én for Esbjerg og én for København. Ud over udbudsbekendtgørelsen (EUT-nr. 2016/S ) består det samlede udbudsmateriale af: Nærværende udbudsbetingelser Fælles Europæisk Udbudsdokument (ESPD) Bekræftelse angående anden enheds formåen (støtteerklæring) Bilag A: Særlig arbejdsbeskrivelse for Pleje af grønne områder samt befæstede arealer til i Aalborg, Esbjerg og København Bilag B: Signaturforklaring til driftskort Delaftale 1: Aalborg Rammeaftale: Delaftale 1 Pleje af grønne områder samt befæstede arealer til Aalborg Universitet i Aalborg Bilag 1a Kravspecifikation: Delaftale 1 Pleje af grønne områder samt befæstede arealer til i Aalborg Bilag 1b Tilbudsliste: Delaftale 1 Pleje af grønne områder samt befæstede arealer til i Aalborg

5 5 Kort 60: Troensevej 14, 9220 Aalborg Øst Kort 61: Rendsburggade 6 og 14, 9000 Aalborg Kort 62: Gammeltorv 10, 9000 Aalborg Delaftale 2: Esbjerg Rammeaftale: Delaftale 2 Pleje af grønne områder samt befæstede arealer til Aalborg Universitet i Esbjerg Bilag 2a Kravspecifikation: Delaftale 2 Pleje af grønne områder samt befæstede arealer til i Esbjerg Bilag 2b Tilbudsliste: Delaftale 2 - Pleje af grønne områder samt befæstede arealer til Aalborg Universitet i Esbjerg Kort 63: Niels Bohrs Vej 8, 8a, 8b, 8c og 8d, 6700 Esbjerg Delaftale 3: København Rammeaftale: Delaftale 3 Pleje af grønne områder samt befæstede arealer til Aalborg Universitet i København Bilag 3a Kravspecifikation: Delaftale 3 - Pleje af grønne områder samt befæstede arealer til i København Bilag 3b Tilbudsliste: Delaftale 3 - Pleje af grønne områder samt befæstede arealer til Aalborg Universitet i København Kort 64: A.C. Meyers Vænge 15, 2450 København SV Kort 65: Fredrikskaj 10a og b samt Fredrikskaj 12, 2450 København SV Nærmere beskrivelse af udbuddets bestanddele: Der er, til hver delaftale, en kravspecifikation, som Tilbudsgiver skal underskrive. Derudover er der, til hver delaftale en tilbudsliste, hvor Tilbudsgiver skal angive sine priser på de angivne ydelser/mandskab.

6 6 Derudover består udbudsmaterialet af en Særlig Arbejdsbeskrivelse og en Signaturforklaring som indeholder krav til kvaliteten af det udførte arbejde mv. Disse bilag er gældende for alle 3 delaftaler. Tilbudsgiver skal læse denne Særlige Arbejdsbeskrivelse grundigt igennem, således at det sikres at Tilbudsgiver kan leve op til kravene og er indforstået med det skrevne i denne Særlige Arbejdsbeskrivelse. Den Særlige Arbejdsbeskrivelse samt Signaturforklaring er som sagt gældende for alle 3 delaftaler. De udbudte områder har hver deres driftskort. De enkelte elementer på driftskortet identificeres ved signaturforklaringen. Arbejdsbeskrivelserne for de enkelte elementer (signaturer) er derefter at finde i den Særlige Arbejdsbeskrivelse. Bilag og skemaer skal udfyldes i overensstemmelse med den vejledende tekst i bilaget eller skemaet, og vil udgøre en del af ansøgningen eller tilbuddet, samt indgå som en del af den efterfølgende Rammeaftale. Ansøger/tilbudsgiver er ansvarlig for at sikre, at dokumenterne er udfyldt korrekt, idet manglende besvarelse vil kunne medføre, at ansøgningen eller tilbuddet er ukonditionsmæssigt og dermed ikke vil indgå i prækvalifikationen eller tilbudsevalueringen. Udkast til Rammeaftale er en væsentlig del af udbudsmaterialet, og rummer de vilkår, der gælder for udførelsen af Rammeaftalen, herunder bl.a. betaling, levering, tidsfrister, misligholdelse og ansvar. Det er ikke muligt, at tage forbehold for Rammeaftalen, og det anbefales, at der tages højde for de forskellige vilkår, der er anført i Rammeaftalen, i forbindelse med tilbudsafgivelse Adgang til udbudsmaterialet. Udbudsmaterialet og samtlige efterfølgende supplerende oplysninger, herunder eventuelle rettelsesblade, spørgsmål og svar m.v., vil være tilgængelige på ordregivers hjemmeside Afholdelse af besigtigelser I forbindelse med udbuddet afholdes besigtigelser af De grønne områder samt befæstede arealer følgende dage: - i Aalborg den 7. februar kl. 9. Interesserede Tilbudsgivere bedes møde op på Myrdalstræde 268, 9220 Aalborg Øst, lokale i Esbjerg den 8. februar kl. 10. Interesserede Tilbudsgivere bedes møde op på Niels Bohrs Vej 8, 6700 Esbjerg, lokale A i København den 13. februar kl. 10. Interesserede Tilbudsgivere bedes møde op på A.C. Meyers Vænge 15, 2450 København SV, lokale C Tilmelding er nødvendig og skal ske til Karina Winther Jensen på mail kwj@adm.aau.dk senest den 3. februar Skriv Besigtigelse i emnefeltet.

7 Afholdelse af spørgemøder I forbindelse med udbuddet vil der blive afholdt spørgemøder følgende datoer: Den 7. februar kl. 13 hos i Aalborg Rendsburggade 14, 9000 Aalborg, lokale Den 8. februar kl. 13 hos i Esbjerg Niels Bohrs Vej 8, 6700 Esbjerg, lokale A233 Den 13. februar kl. 13 hos i København A.C. Meyers Vænge 15, 2450 København SV, lokale C Mødet er relevant for alle interesserede tilbudsgivere, idet der på mødet vil blive fortaget en gennemgang af udbuddet, de tekniske foranstaltninger i forbindelse med tilbudsafgivelse, der vil være mulighed for at stille opklarende spørgsmål m.v. Tilmelding er nødvendig og skal ske til Karina Winther Jensen på mail kwj@adm.aau.dk senest den 3. februar Skriv Spørgemøde i emnefeltet. Ordregiver forbeholder sig ret til at begrænse antallet af deltagere fra samme virksomhed såfremt antallet af tilmeldinger til mødet overstiger den fysiske kapacitet. I så tilfælde, vil de tilmeldte få besked herom Generel beskrivelse af udbuddet ønsker med dette udbud at konkurrenceudsætte universitetets årlige indkøb af Pleje af grønne områder samt befæstede arealer til i Aalborg, Esbjerg og København. Ordregiver forventer tillige at opnå økonomiske og servicemæssige attraktive aftaler, der tilgodeser universitetets ønsker og behov. Rammeaftalen indgås for en periode på 4 år. Hensigten med Plejen af de grønne områder samt befæstede arealer er grundlæggende, at det ønskede kvalitetsniveau og det æstetiske udtryk bevares, samt at de investerede ressourcer anvendes fagligt korrekt og om muligt minimeres. Tilbudsgiver skal på kompetent vis kunne udføre opgaverne i forbindelse med pleje af de grønne områder, som beskrevet i den Særlige Arbejdsbeskrivelse, kravspecifikationerne, tilbudslisterne samt kortmaterialet til dette udbud. Rammeaftalen er opdelt i 3 delaftaler. På hver delaftale vil der blive tildelt én leverandør. Tilbudsgiver kan vælge at byde på én eller flere delaftaler. Formål og omfang af hver enkelt delaftale:

8 8 Delaftale 1: Aalborg Formålet med denne delaftale er, at konkurrenceudsætte universitetets årlige indkøb af Pleje af grønne områder samt befæstede arealer til i Aalborg. Det drejer sig overordnet om følgende adresser: - Rendsburggade 6, 9000 Aalborg - Rendsburggade 14, 9000 Aalborg - Gammeltorv 10, 9000 Aalborg - Troensevej 14, 9220 Aalborg Ø - Samt tilkøb af tjenesteydelser i forbindelse med drifts- og anlægsopgaver på Campus Øst Universitetet har i dag en intern gartnerafdeling med en bemanding på 6 personer ekskl. egen driftsleder, som løser hovedparten af gartneropgaven samt varetager renholdelse på universitetets arealer. De opgaver som gartnerafdelingen ikke selv kan overkomme varetages i et vist omfang af eksterne entreprenører og med assistance fra lokale anlægsgartnere, hvorfra der efter behov lejes mandskab og/eller materielkapacitet i spidsbelastningssituationer. Formålet med dette udbud er således at udbyde den del af opgaven som i dag varetages af eksterne samarbejdspartnere. Delaftale 2: Esbjerg Formålet med denne delaftale er, at konkurrenceudsætte universitetets årlige indkøb af service af grønne områder til i Esbjerg. Det drejer sig overordnet om følgende adresser: - Niels Bohrs Vej 8, 8a, 8b, 8c og 8d, 6700 Esbjerg Universitetet har i dag en intern driftsafdeling med en bemanding på 2 personer, som varetager græsslåning samt renholdelse af universitetets arealer. Hertil kommer tømning af affaldsbeholdere. De resterende pleje- og renholdelsesopgaver varetages af ekstern entreprenør og med assistance fra lokale anlægsgartnere. I spidsbelastningsperioder foretager samme entreprenør græsslåning. Formålet med dette udbud er således at udbyde den del af opgaven som i dag varetages af eksterne samarbejdspartnere. Delaftale 3: København

9 9 Formålet med denne delaftale er, at konkurrenceudsætte universitetets årlige indkøb af pleje af grønne områder samt befæstede arealer til i København. Det drejer sig overordnet om følgende adresser: - A.C. Meyers Vænge 15, 2450 København SV - Fredrikskaj 10a og b, 2450 København SV - Fredrikskaj 12, 2450 København SV Universitetet har i dag en ekstern entreprenør til at varetage hele pleje- og renholdelsesopgaven. Formålet med dette udbud er således at udbyde den opgave, som i dag varetages af eksterne samarbejdspartnere. i København har ikke nogen intern gartnerafdeling. Rammeaftalerne er forpligtende at anvende for Ordregiver Kontraktperiode Rammeaftalen træder i kraft den medio april 2017.

10 10 2. Procedurer og konkurrencevilkår 2.1. Udbudsform Udbuddet gennemføres som et begrænset udbud i henhold til Udbudslovens 58 (Lov nr af 15/12/2015). Et begrænset udbud betyder, at udbudsfasen er opdelt i en prækvalifikation, hvor et antal ansøgere udvælges til at afgive tilbud, og en tilbudsfase hvor de udvalgte tilbudsgivere udarbejder og indleverer deres tilbud. Opgaven udbydes i henhold til udbudsbekendtgørelse nr. 2016/S Prækvalifikation Ansøger bør indledningsvist læse det samlede udbudsmateriale grundigt igennem, inden udarbejdelsen af ansøgningen. Ansøger skal klart og entydigt i ansøgningen angive hvilken juridisk person, der er ansøger og dermed ansvarlig overfor Ordregiver. Personen, der underskriver og afgiver ansøgningen i henhold til udbudsmaterialet, skal have fuldmagt og kompetence til at forestå dette. Dette gælder uanset om der er tale om en ansøgning afgivet af en enkeltstående virksomhed, eller om der er tale om et konsortium eller en anden form for sammenslutning af virksomheder. Først evalueres leverandørens anmodning på basis af en række minimumskrav til egnethed, som leverandøren skal opfylde for overhovedet at være egnet til at blive prækvalificeret, herefter foretages der en udvælgelse blandt de egnede, såfremt der er flere end det antal Ordregiver ønsker at prækvalificere Frister Ansøgningsfrist Fristen for at anmode om prækvalifikation er 25. januar 2017 kl. 12:00 Anmodning om prækvalifikation indgives ved at sende nedenstående materiale til Karina Winther Jensen på mail kwj@adm.aau.dk: Fælles europæisk udbudsdokument (ESPD) Evt. Støtteerklæring Eventuelt yderligere beskrivelse af ansøger Det tilstræbes, at prækvalificere 5 ansøgere til hver delaftale til at afgive tilbud.

11 11 Spørgefrist Ansøgers spørgsmål skal sendes til Udbudskonsulent Karina Winther Jensen på mail Spørgsmål og svar vil i anonymiseret form, blive offentliggjort på ordregivers hjemmeside Spørgsmål vil blive besvaret løbende og ansøgerne skal derfor løbende holde sig opdateret på denne side. Spørgsmål skal stilles senest Onsdag, den 19. januar 2017, kl. 12: Egnethedskrav Ansøgeren skal ved anmodning om prækvalifikation indsende et udfyldt fælles europæisk udbudsdokument (ESPD) vedrørende såvel egnethedskravene, udvælgelseskriterierne, udelukkelsesgrunde og eventuelle underleverandører eller andre støttende virksomheder. Fremgangmåde for at udfylde ESPD: 1) Gem det i udbudsmaterialet vedhæftede ESPD dokument (XML-fil) på dit skrivebord 2) Gå ind på hjemmesiden 3) Vælg sprog 4) Vælg Jeg er økonomisk aktør 5) Vælg Importere ESPD 6) Tryk på Gennemse og vælg den XML-fil (ESPD dokumentet) du har gemt på dit skrivebord 7) Vælg land 8) Tryk Næste og herefter skal ESPD udfyldes 9) Når ESPD er udfyldt trykkes udskriv (bemærk at dokumentet ikke dermed udskrives, men når rubrikken Udskriv er væk, kan man højre klikke og vælge udskrift) 10) Det udfyldte og underskrevne ESPD underskrives og vedlægges ansøgning om deltagelse. Der skal ikke medsendes anden dokumentation med ansøgningen, men den tilbudsgiver, der umiddelbart anses for at have vundet udbuddet, vil efterfølgende blive bedt om at indsende dokumentation. Udelukkelsesgrunde: Såfremt ansøger er omfattet af de markerede felter vedr. udelukkelsesgrunde i ESPD, vil ansøger blive udelukket fra at deltage i udbudsproceduren. Ansøger skal anvende ESPD dokumentet til at bekræfte, at ansøger ikke er omfattet af nogle af de obligatoriske udelukkelsesgrunde. Ud over ansøgers egen-erklæring vil ordregiver ligeledes gøre brug af egen dokumentation, viden, erfaringer m.v.

12 12 Såfremt en ansøger er omfattet af en udelukkelsesgrund vil ordregiver give ansøger mulighed for at dokumentere sin pålidelighed ved at dokumentere, at ansøger ikke længere er omfattet af udelukkelsesgrunden. Teknisk og faglig formåen: Ansøgningen skal indeholde følgende oplysninger vedrørende ansøgers tekniske og faglige formåen: Minimum 3 sammenlignelige referencer fra de seneste 3 år inden for området Udvælgelseskriterier Såfremt antallet af ansøgere, der lever op til egnethedskravene, overstiger det antal, som Ordregiver ønsker at prækvalificere, gennemføres der en udvælgelse blandt de egnede ansøgere, således at alene det rette antal ansøgere bliver prækvalificeret. Denne udvælgelse sker på baggrund af følgende udvælgelseskriterier: Referenceliste med beskrivelse af de leverancer der er vigtigst, og som er leveret inden for de seneste 3 år. (Ved de vigtigste leverancer menes de leverancer, der af tilbudsgiver vurderes, er mest sammenlignelige med det der udbydes i nærværende udbud). På basis heraf udvælges 5 ansøgere til at afgive tilbud Støtte og sammenslutninger Når ansøger baserer sig på andre virksomheders formåen: En ansøger kan basere sig på andre virksomheders tekniske formåen i relation til opfyldelse af kontrakten eller for at blive i stand til at opfylde egnethedskravene. Dette gælder uanset den juridiske karakter af forbindelsen mellem virksomhederne. I så fald skal virksomheden udover ovennævnte for egen kapacitet og personlige forhold godtgøre over for ordregiveren, at virksomheden virkelig råder over de nødvendige ressourcer, fx ved at udfylde afsnit C og frem i ESPD dokumentet, som udtrykker de nævnte virksomheders forpligtelser i denne henseende. Det skal fremgå både om der er tale om støtte i økonomisk eller teknisk/faglig henseende samt præcis hvad der støttes med og i hvilket omfang, ligesom det skal godtgøres, at den støttende virksomhed er juridisk forpligtet over for ansøgeren eller tilbudsgiveren. Såfremt der er tale om teknisk eller faglig støtte, skal dette også præciseres. Der gøres i den forbindelse opmærksom på, at såfremt ansøgeren eller tilbudsgiver støtter sig på en anden virksomheds faglige formåen, så er det et krav, at det ligeledes er den støttende virksomhed der udfører den del af kontrakten, hvormed der støttes.

13 Hvis ansøger baserer sig på andre virksomheders formåen, skal ansøger ligeledes dokumentere, at denne eller disse virksomheder: 1) Lever op til de relevante egnethedskrav (dvs. hvis der støttes økonomisk, er det de økonomiske mindstekrav osv.) 2) Ikke er omfattet af de obligatoriske udelukkelsesgrunde 13 Ud over, at den støttende virksomhed skal udfylde et ESPD dokument skal der vedlægges en supplerende støtteerklæring, idet denne skal bekræfte, at der består en juridisk forpligtelse mellem ansøger og den støttende virksomhed. Støtteerklæringen som er vedlagt nærværende udbudsmateriale, skal anvendes. Vedrørende konsortier (eller andre sammenslutninger af virksomheder): Hvis ansøger er en sammenslutning af virksomheder (konsortium), skal alle de deltagende virksomheder hver især angives klart og entydigt, og det skal anføres klart, hvem der er befuldmægtiget til at afgive ansøgning på vegne af konsortiet. Det vil ligeledes være denne person, som Ordregiver med bindende virkning overfor konsortiet kan indgå aftaler med. Deltagerne i et konsortium eller en anden sammenslutning hæfter solidarisk for både ansøgning, tilbud og eventuel Rammeaftale. Såfremt ansøgning afgives som konsortium, skal det efterspurgte materiale vedrørende sammenslutningens samlede formåen i såvel økonomisk som teknisk/faglig henseende, vedlægges. Dog skal det for alle deltagende virksomheders vedkommende dokumenteres, at denne eller disse virksomheder ikke er omfattet af de obligatoriske udelukkelsesgrunde ved at alle medlemmer af sammenslutningen udfylder et ESPD dokument Meddelelse om prækvalifikation Efter endt evaluering af de indkomne prækvalifikationsansøgninger, vil samtlige berørte ansøgere hurtigst muligt og samtidig blive skriftligt underrettet om, hvilken beslutning Ordregiver har truffet. Underretning om beslutningen om prækvalifikation vil blive ledsaget af en kort begrundelse for beslutningen. De prækvalificerede vil samtidig modtage opfordring, til at afgive tilbud Vilkår for afgivelse af tilbud Formkrav Tilbud skal afleveres til: Karina Winther Jensen Lokale F1-6 Økonomiafdelingen Fredrik Bajers Vej 7F 9220 Aalborg Øst

14 14 og sendes pr. mail til Tilbudsgiver bør indledningsvist læse det samlede udbudsmateriale grundigt igennem, inden udarbejdelsen af tilbuddet. Der skal alene fremsendes de dokumenter, der er efterspurgt. I det omfang virksomheden vælger at fremsende andre dokumenter som del af sit tilbud, er Ordregiver afskåret fra at tillægge disse dokumenter betydning under tilbudsvurderingen. Tilbud samt al kommunikation i udbuds- og kontraktperioden skal være på dansk. Tilbud anses alene at indeholde de dokumenter, der er identificeret som en del af tilbuddet i følgebrevet. Hver tilbudsgiver kan alene afgive ét tilbud på hver delaftale. Såfremt samme juridiske enhed er en del af flere tilbudsgivere, f.eks. selv afgiver tilbud, men samtidig indgår som deltager i et konsortium, der afgiver tilbud, skal tilbudsgiver sikre, at samme juridiske enheds deltagelse ikke medfører mulighed for gensidigt at påvirke indholdet af de forskellige tilbudsgiveres tilbud. Ordregiver forbeholder sig ret til at anmode ansøgere om at godtgøre, at samme juridiske enheds deltagelse ikke medfører mulighed for gensidigt at påvirke indholdet af de forskellige tilbudsgiveres tilbud, herunder at der ikke følges en praksis, som kan true gennemsigtigheden og fordreje konkurrencen mellem de bydende Returnering af udbudsmaterialet Tilbudsmaterialet med tilhørende bilag vil ikke blive returneret eller udleveret. Der ydes ikke godtgørelse for afgivelse af tilbud eller for udarbejdelse af tilbudsmateriale Spørgsmål til udbudsmaterialet. Tilbudsgiver har mulighed for at få supplerende oplysninger om udbudsmaterialet ved fremsættelse af skriftlige spørgsmål. Spørgsmål skal stilles på dansk. Ved tvivl eller uklarhed opfordres tilbudsgiver til at stille begrundede spørgsmål hertil samt eventuelt foreslå konkrete alternative formuleringer. Ændringer vil ikke blive foretaget i det omfang, de foreslåede ændringer udgør væsentlige ændringer af det oprindelige udbudsmateriale, eller ændringerne vil eller kan medføre fare for konkurrencefordrejning eller forskelsbehandling. Såfremt tilbudsgiver bliver opmærksom på fejl eller uhensigtsmæssigheder ved udbudsmaterialet bedes

15 15 tilbudsgiver straks gøre opmærksom herpå, således at der er mulighed for hurtigst muligt at afhjælpe forholdet gennem offentliggørelse af et rettelsesblad. Det skal understreges, at spørgsmål eller foreslåede ændringer ikke nødvendigvis medfører tilpasninger af udbudsmaterialet. Det er således alene op til Ordregiver, på baggrund af de modtagne spørgsmål og eventuelle formuleringer konkret at tage stilling til, hvorvidt og i hvilket omfang udbudsmaterialet skal tilrettes. Spørgsmål skal fremsættes skriftligt til Udbudskonsulent Karina Winther Jensen på mail kwj@adm.aau.dk. Skriftlige spørgsmål og besvarelser heraf vil i anonymiseret form løbende blive meddelt samtlige tilbudsgivere på Ordregivers hjemmeside Besvarelse af spørgsmål sker på dansk og spørgsmål besvares løbende. Spørgsmål, der modtages senest 14 dage før tilbudsfristen vil blive besvaret senest seks dage inden udløbet af fristen for afgivelse af tilbud. Spørgsmål, der stilles senere end 14 dage før tilbudsfristens udløb, kan forventes besvaret, i det omfang besvarelse kan afgives senest 6 dage før tilbudsfristen. Spørgsmål, der stilles senere end 6 dage før tilbudsfristen, kan ikke forventes besvaret. Såfremt Ordregiver i særlige tilfælde får behov for at meddele tilbudsgiverne supplerende oplysninger senere end 6 dage før tilbudsfristen, vil tilbudsfristen blive forlænget tilsvarende således, at tilbudsgiverne altid har minimum 6 hele dage til at forholde sig til oplysningerne Tilbudsfrist. Fristen for afgivelse af tilbud er: Tilbud kan ikke modtages efter dette tidspunkt. Onsdag, den 1. marts 2017, kl. 12:00 Alternativ fremsendelse af tilbud accepteres ikke Konsortier (eller andre sammenslutninger af virksomheder). Såfremt en sammenslutning af flere tilbudsgivere er blevet prækvalificeret i prækvalifikationsfasen, er det ligeledes denne sammenslutning, der i fællesskab skal afgive tilbud. Den virksomked der i prækvalifikationsfasen blev udpeget som sammenslutningens ansvarlige virksomhed, der kan indgå bindende aftaler med Ordregiver, har fortsat denne rolle. Sammenslutningen hæfter solidarisk i forhold til Ordregiver Underleverandører Såfremt tilbudsgiver agter at anvende underleverandører til udførelsen af den udbudte ydelse, ønskes navne på den eller disse juridiske personer angivet klart og entydigt i tilbuddet. Anvendelse af

16 underleverandører kan ikke fritage eller begrænse tilbudsgivers fulde ansvar under en eventuel Rammeaftale Forbehold. Eventuelle forbehold og begrundelse for samme skal udtrykkeligt fremgå af tilbuddet. Tilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder i udbudsmaterialet afklaret ved at stille spørgsmål til udbudsmaterialet, jf. punkt ovenfor, således at forbehold i videst muligt omfang kan undgås. Det præciseres, at forbehold for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet, herunder Rammeaftalen eller mindstekrav, vil medføre, at Ordregiver har pligt til at se bort fra tilbuddet. Ved forbehold, der ikke vedrører grundlæggende elementer i udbudsmaterialet, har Ordregiver ret til at se bort fra tilbuddet eller alternativt søge forbeholdet prissat, i det omfang det skønnes muligt. Såfremt et forbehold af økonomisk værdi ikke kan prissættes, har Ordregiver pligt til at se bort fra tilbuddet. Tilbudsgiver bør derfor nøje overveje, om tilbuddet skal indeholde forbehold til udbudsmaterialet, idet ethvert forbehold indebærer en risiko for, at Ordregiver er berettiget og/eller forpligtet til ikke at lade tilbuddet indgå i tilbudsvurderingen. Faglige forbehold, såsom branche standardforbehold, vil blive behandlet som ethvert andet forbehold Åbning af tilbud. Der vil ikke være adgang til at overvære åbningen af tilbuddene. Ordregiver er ikke forpligtet til at tilbagelevere tilbud til tilbudsgiver Vedståelsesfrist. Tilbuddet skal være gældende i 6 måneder fra tilbudsfristens udløb Alternative tilbud. Der kan ikke afgives alternative tilbud. Der kan alene afgives ét tilbud, og der kan ikke afgives tilbud på dele af opgaven Udelukkelsesgrunde Det ESPD dokument der er afgivet i forbindelse med prækvalifikationen er fortsat gældende i tilbudsfasen, og tilbudsgiver skal således alene vedlægge ESPD ved tilbuddet, såfremt der er forhold hos tilbudsgiver der har ændret sig siden prækvalifikationen Evaluering Formålet med nærværende udbud er, at Ordregiver ønsker at samle sine indkøb af pleje af grønne områder samt befæstede arealer på en rammeaftale med tre delaftaler. I forbindelse med evalueringen af de indkomne tilbud, vil det foregå efter følgende fremgangsmåde:

17 1. Ordregiver gennemgår de rettidigt indkomne tilbud for at bekræfte, at de lever op til de formelle krav. 2. Ordregiver gennemgår de rettidigt indkomne tilbud for at bekræfte, at tilbuddet lever op til de indholdsmæssige mindstekrav. 3. Ordregiver gennemgår de rettidigt indkomne tilbud for at konstatere, at de enkelte tilbudsgivere fortsat ikke er omfattet af en udelukkelsesgrund. 4. Ordregiver gennemgår tilbuddet med henblik på at identificere forbehold over for grundlæggende eller ufravigelige udbudsbetingelser eller forbehold, der ikke kan prissættes. 17 Egentlig dokumentation kræves alene af den vindende tilbudsgiver Gennemgang af de indkomne tilbud De indkomne tilbud vil i første omgang blive gennemgået med henblik på fastlæggelse af om hvert tilbud indeholder de efterspurgte oplysninger og dokumenter. Tilbud, som ikke indeholder de efterspurgte oplysninger vil kunne, medmindre der er tale om oplysninger af mindre væsentlig karakter for tilbudsevalueringen, jf. 159, stk. 5, blive vurderet ikke konditionsmæssigt og dermed ikke komme i betragtning. Ordregiver vil herefter vurdere, hvorvidt tilbudsgiverne opfylder de mindstekrav der er stillet til de tilbudte produkter eller ydelser m.v.. Såfremt minimumskravene ikke er opfyldt, er Ordregiver i henhold til gældende udbudsret forpligtet til at afvise tilbuddet. Herefter vil Ordregiver undersøge hvorvidt tilbudsgiver er omfattet af en udelukkelsesgrund. Såfremt tilbudsgiver ikke har vedlagt en et nyt Fælles Europæisk Udbudsdokument til sit tilbud må Ordregiver gå ud fra, at dokumentet fra prækvalifikationen fortsat er gældende, og tilbudsgiveren derfor ikke er omfattet af en udelukkelsesgrund. Såfremt en tilbudsgiver har ændrede forhold og nu er omfattet af en udelukkelsesgrund, vil ordregiver give tilbudsgiver mulighed for at dokumentere sin pålidelighed ved at dokumentere, at tilbudsgiver ikke længere er omfattet af udelukkelsesgrunden. Endelig vil Ordregiver gennemgå tilbuddet med henblik på at identificere forbehold over for grundlæggende eller ufravigelige udbudsbetingelser eller forbehold, der ikke kan prissættes. Hvis tilbuddet indeholder ovennævnte forbehold, vil tilbuddet ligeledes kunne blive afvist og dermed ikke komme i betragtning. Når vurderingen om tilbuddenes konditionsmæssighed er gennemført, vil tilbuddene blive evalueret i henhold til tildelingskriteriet Tildelingskriterium og vægtning Efter prækvalifikationen begynder tilbudsfasen, som skal føre til, at den bedste tilbudsgiver tildeles kontrakten. Tildeling af Rammeaftale vil, for hver delaftale, ske på grundlag af Det økonomisk mest fordelagtige tilbud samt det underliggende tildelingskriterium Pris. Pris vægter således 100 procent.

18 Underkriteriet Pris vurderes relativt. Tilbuddene vurderes dermed i forhold til de øvrige indkomne tilbud. Ad. Pris Delaftale 1: Tilbudsgiver skal i Tilbudslisten til delaftale 1 angive timepriser for henholdsvis en lærling, en ufaglært, en faglært gartner og en faglært brolægger. Derudover skal Tilbudsgiver angive priser for fire servicekontrakter på henholdsvis Rendsburggade 6, Rendsburggade 14, Gammeltorv 10, 9000 Aalborg samt Troensevej 14, 9220 Aalborg Ø. Den samlede pris for servicekontrakter vægter: 60% De enkelte servicekontrakter skal vægtes indbyrdes lige meget. Den samlede sum af timepriser vægter: 40% De enkeltre timepriser skal vægtes indbyrdes lige meget. Tilbudsgivers samlede tilbudspris opgøres ved at gange den den samlede pris for de fire servicekontrakter med 60% samt gange den samlede sum af timepriser med 40%. Til sidst lægges de to tal sammen til én samlet tilbudssum. Tilbuddene evalueres således alene på en samlet opgørelse af ovenstående. Tilbuddet med den lavest opgjorte pris udpeges som vinder af udbuddets delaftale Delaftale 2: Tilbudsgiver skal i Tilbudslisten til delaftale 2 angive timepriser for henholdsvis en lærling, en ufaglært, en faglært gartner og en faglært brolægger. Derudover skal Tilbudsgiver angive en pris for Græsklipning pr. gang på Niels Bohrs Vej 8, 8a og 8b, angive priser for servicekontrakter på henholdsvis Niels Bohrs Vej 8, 8a og 8b samt Niels Bohrs Vej 8c og 8d, 6700 Esbjerg. Den samlede pris for servicekontrakter vægter: 40% De enkelte servicekontrakter skal vægtes indbyrdes lige meget. Prisen for Græsklipning vægter: 30% Den samlede sum af timepriser vægter: 30% De enkelte timepriser skal vægtes indbyrdes lige meget. Tilbudsgivers samlede tilbudspris opgøres ved at gange den samlede pris for de fire servicekontrakter med 40%, gange den samlede tilbudssum for Græsklipning pr. gang med 30% samt gange den samlede sum af timepriser med 30%. Til sidst lægges de tre tal sammen til én samlet tilbudssum.

19 19 Tilbuddene evalueres således alene på en samlet opgørelse af ovenstående. Tilbuddet med den lavest opgjorte pris udpeges som vinder af udbuddets delaftale 2. Delaftale 3: Tilbudsgiver skal i Tilbudslisten til delaftale 3 angive timepriser for henholdsvis en lærling, en ufaglært, en faglært gartner og en faglært brolægger. Derudover skal Tilbudsgiver angive en pris for servicekontrakt på A.C. Meyers Vænge 15, Fredrikskaj 10a og b samt Fredrikskaj 12, 2450 København SV. Den samlede pris for servicekontrakten vægter: 60% De enkelte servicekontrakter skal vægtes indbyrdes lige meget. Den samlede sum af timepriser vægter: 40% De enkeltre timepriser skal vægtes indbyrdes lige meget. Tilbudsgivers samlede tilbudspris opgøres ved at gange den samlede pris for servicekontrakten med 60% samt gange den samlede sum af timepriser med 40%. Til sidst lægges de to tal sammen til én samlet tilbudssum. Tilbuddene evalueres således alene på en samlet opgørelse af ovenstående. Tilbuddet med den lavest opgjorte pris udpeges som vinder af udbuddets delaftale 3. Tildeling Når Ordregiver har foretaget evalueringen vil Ordregiver indhente dokumentation i form af en serviceattest fra de tilbudsgivere, som Ordregiver har til hensigt at tildele kontrakterne til. Indhentelse af dokumentation vil normalt tage omkring 2 uger, afhængig af hvor hurtigt dokumentationen kan rekvireres. Ordregiver anbefaler at Tilbudsgiver sørger for at indhente serviceattest fra Erhvervsstyrelsen på forhånd. Når Ordregiver har indhentet den fornødne dokumentation, vil samtlige berørte tilbudsgivere hurtigst muligt og samtidig blive skriftligt underrettet om, hvilken beslutning Ordregiver har truffet. Underretning om tildelingsbeslutningen til de vindende tilbudsgivere er ikke et løfte om at ville indgå Rammeaftale med tilbudsgiverne, men alene underretning om at tilbudsgiverne efter Ordregivers vurdering har afgivet de økonomisk mest fordelagtige tilbud baseret på kriteriet pris.

20 Der er ingen aftale eller løfte herom, før eventuelle Rammeaftale er underskrevet af begge parter. Underretning om tildelingsbeslutningen vil være ledsaget af en kort redegørelse for de relevante grunde for beslutningen. Ordregivers underretning om tildelingsbeslutningen fritager ikke forbigåede tilbudsgivere fra forpligtelserne efter tilbuddet, der fortsat er bindende i henhold til vedståelsesfristen. Efter underretningen af tilbudsgiverne afholdes der en stand-still periode på 10 kalenderdage i henhold til 2 og 3 i lov nr. 492 af 12. maj 2010 om håndhævelse af udbudsreglerne m.v. Dette indebærer at Ordregiver ikke kan indgå kontrakten med den vindende tilbudsgiver, før stand-still perioden er udløbet Afslutning af udbudsproceduren Ordregiver anser ikke udbudsforretningen for afsluttet, før Rammeaftalerne er underskrevet og forbeholder sig adgangen til med saglig begrundelse at aflyse udbuddet. Uanset om Rammeaftalerne tildeles andre tilbudsgivere, er tilbudsgiver bundet af sit tilbud, indtil Ordregiver har indgået Rammeaftalen, men dog ikke længere end vedståelsesfristen. Tilbudsgivers omkostninger i forbindelse med udbuddet er Ordregiver uvedkommende, herunder såfremt Ordregiver på et sagligt grundlag måtte aflyse udbudsforretningen uden kontraktindgåelse Fortrolighed Tilbudsgiverne skal iagttage ubetinget tavshed over for uvedkommende vedrørende forhold, som måtte komme til tilbudsgivers kendskab i forbindelse med nærværende udbud. Udbudsmaterialet skal behandles strengt fortroligt, og tilbudsgiver er ikke berettiget til at anvende dette materiale eller den viden, der opnås, i nogen anden sammenhæng. Efter kontraktindgåelse forbeholder Ordregiver sig ret til at offentliggøre en kortfattet opsummering af evalueringen af den valgte tilbudsgivers tilbud. Ordregiver offentliggør ikke oplysninger, som virksomheden har angivet som fortrolige. Men Ordregiver er omfattet af reglerne om aktindsigt, hvorfor dele af tilbudsgivers tilbud vil kunne være underlagt reglerne om aktindsigt. Under alle omstændigheder er Ordregiver berettiget og forpligtet til at give aktindsigt i det omfang, det følger af lovgivningen

21 21 3. Tidsfrister Handling Dato Offentliggørelse af udbudsbekendtgørelse 19. december 2016 Offentliggørelse af udbudsmateriale 21. december 2016 Ansøgningsfrist 25. januar 2017 Vurdering af ansøgere januar 2017 Meddelelse om prækvalifikation til ansøgere 1. februar 2017 Tilbudsfrist 1. marts 2017 Tilbudsvurdering marts 2017 Meddelelse om tildeling Uge 11, 12 eller 13 Stand-still periode 10 dage fra meddelelse om tildeling Forventet kontraktindgåelse Medio april 2017