Udbudsbetingelser. Eksamenssystem til luftfart

Transkript

1 Udbudsbetingelser Eksamenssystem til luftfart Januar 2017

2 2 Udbudsbetingelser Indhold Indhold 1 Generelt Generelt om Trafik-, Bygge- og Boligstyrelsen Baggrund for udbuddet Regelgrundlag 3 2 Udbudsmaterialet 4 3 Ordregivers forhold Den juridiske person Kontaktperson 5 4 Fortrolighed 6 5 Tidsplan 7 6 Kommunikation Henvendelser til Trafik-, Bygge- og Boligstyrelsen Meddelelser til tilbudsgivere Afklarende spørgsmål 8 7 Afgivelse af tilbud Tilbuddets bestanddele Formkrav Tilbuddets konditionsmæssighed Modtagne tilbud Vedståelse Alternative tilbud Forbehold Øvrige forhold 10 8 Udelukkelse og dokumentation Generelt Oplysninger om tilbudsgiver Økonomisk og finansiel formåen Teknisk og faglig formåen 13 9 Tilbudsevalueringen Tildelingskriteriet Beskrivelse af den anvendte evalueringsmetode 14

3 3 Udbudsbetingelser Generelt 1 Generelt 1.1 Generelt om Trafik-, Bygge- og Boligstyrelsen Trafik-, Bygge- og Boligstyrelsen er en styrelse under Transport- og Bygningsministeriet med ansvar og opgaver på tværs af transportformerne. Trafik-, Bygge- og Boligstyrelsen arbejder med mobilitet, trafiksikkerhed og grøn transport på vej, bane og i luften samt på post- og havneområdet. Endvidere hører byggelovgivningen og bygningsreglementet under styrelsen. Trafik-, Bygge- og Boligstyrelsen har ca. 450 medarbejdere. 1.2 Baggrund for udbuddet Som ansvarlig myndighed på luftfartsområdet afvikler Trafik-, Bygge- og Boligstyrelsen teoretiske eksamener for erhvervs- og privatpiloter. Erhvervspilot-eksamener afvikles i dag ved hjælp af it-systemet Reliant, mens privatpilot-eksamener udelukkende afvikles manuelt. Trafik-, Bygge- og Boligstyrelsen ønsker ét fælles internetbaseret standard-it-system til afvikling af begge former for teoretiske eksamener. Systemet skal understøtte, at afholdelse af eksamener kan forestås af flyveskoler, og at afviklingen kan finde sted ved brug af flyveskolens it-udstyr eller eksaminandernes eget it-udstyr (bærbare pc er, Macs og tablets). Formålet med omlægningen er generelt at minimere manuelle processer samt at gøre afvikling af eksamener mere fleksibel og omkostningseffektiv. 1.3 Regelgrundlag Nærværende udbudsbetingelser gælder for Trafik-, Bygge- og Boligstyrelsens udbud af kontrakt om levering af et internetbaseret standard-eksamenssystem. Udbuddet gennemføres som et offentligt udbud i henhold til udbudsloven, lov nr af 15. december 2015, der gennemfører Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 2014/24/EU af 26. februar Alle interesserede økonomiske aktører har mulighed for at afgive tilbud. Dette udbudsmateriale uddyber udbudsbekendtgørelsen nr. 2017/S , som er bekendtgjort i Supplement til den Europæiske Unions Tidende (TED).

4 4 Udbudsbetingelser Udbudsmaterialet 2 Udbudsmaterialet Ud over nærværende udbudsbetingelser og den i pkt. 1.3 nævnte udbudsbekendtgørelse udgøres udbudsmaterialet af følgende bestanddele: Kontraktudkast inklusiv følgende bilag: Bilag 1: Opgavebeskrivelse Bilag 2: Det fælles europæiske udbudsdokument (ESPD) i foreløbig udgave Bilag 3: Priser Bilag 4: Ændringshåndtering Bilag 5: Eventuelle spørgsmål og svar fra udbudsprocessen Tilbudsgiver skal færdigudfylde og vedlægge Bilag 2, Det fælles europæiske udbudsdokument (ESPD) se mere herom i afsnit 8. Tilbudsgiver skal ligeledes udfylde Bilag 3, Priser, og det udfyldte bilag vil indgå som en del af tilbuddet. Leverandørens løsningsbeskrivelse vil blive optaget som bilag 6 til Kontrakten. Udbudsbetingelserne og det fulde udbudsmateriale findes på Trafik-, Bygge- og Boligstyrelsens hjemmeside:

5 5 Udbudsbetingelser Ordregivers forhold 3 Ordregivers forhold 3.1 Den juridiske person Ordregiver for dette udbud er: Trafik-, Bygge- og Boligstyrelsen Edvard Thomsens Vej 14 DK-2300 København S Telefon: Internetadresse: Kontaktperson Trafik-, Bygge- og Boligstyrelsen s kontaktperson: Chefkonsulent Henning L. Kristensen hekr@tbst.dk Tlf.: Alle henvendelser vedrørende dette udbud skal sendes som til følgende adresse: udbud@tbst.dk og mærkes Udbud af eksamenssystem til luftfart

6 6 Udbudsbetingelser Fortrolighed 4 Fortrolighed Trafik-, Bygge- og Boligstyrelsen vil så vidt muligt sikre fortrolighed af alle oplysninger i tilbudsgivers tilbud, som angår tilbudsgivers fortrolige, forretningsmæssige forhold. Som offentlig myndighed er Trafik-og Byggestyrelsen omfattet af reglerne om offentlighed i forvaltningen. Trafik-og Byggestyrelsen er derfor forpligtet til, på baggrund af en evt. anmodning om aktindsigt i en udbudssag, at foretage en konkret vurdering af, hvorvidt der kan gives aktindsigt, og i givet fald hvilke oplysninger, der kan gives indsigt i efter offentlighedsloven. Det er derfor vigtigt, at tilbudsgiver på forhånd og klart angiver, hvilke oplysninger tilbudsgiver ønsker holdt fortrolige. Trafik-, Bygge- og Boligstyrelsen vil sikre, at eventuelle eksterne rådgivere, der måtte udføre opgaver for Trafik-, Bygge- og Boligstyrelsen under udbuddet, over for Trafik-, Bygge- og Boligstyrelsen påtager sig at behandle tilbudsgivers oplysninger fortroligt. Tilbudsgiver skal tilsvarende sikre fuld fortrolighed i forhold til tredjemand med hensyn til alle oplysninger, som tilbudsgiveren får kendskab til under udbudsforretningen, og som angår Trafik-, Bygge- og Boligstyrelsens forhold, der ikke er offentligt tilgængelige. Tilbudsgiver skal sikre sig, at eventuelle underleverandører ligeledes påtager sig at behandle oplysninger fortroligt.

7 7 Udbudsbetingelser Tidsplan 5 Tidsplan Udbuddet forventes at følge nedenstående tidsplan, som dog kun er vejledende. Eventuelle ændringer i tidsplanen meddeles de enkelte tilbudsgivere pr. mail samt offentliggøres på Udbudsbekendtgørelse fremsendes til TED 19. januar 2017 Frist for indsendelse af spørgsmål til udbudsmaterialet Supplerende oplysninger og dokumenter, herunder anonymiserede spørgsmål og svar sendes til tilbudsgivere 18. februar 2017 kl februar 2017 kl Frist for afgivelse af tilbud 24. februar 2017 kl Underretning om tildelingsbeslutning 28. februar 2017 Stand still periodens sidste dag er 10. marts 2016 Forventet kontraktindgåelse Uge 11, 2017

8 8 Udbudsbetingelser Kommunikation 6 Kommunikation 6.1 Henvendelser til Trafik-, Bygge- og Boligstyrelsen Henvendelser til Trafik-, Bygge- og Boligstyrelsen skal ske via adressen udbud@tbst.dk og mærkes Udbud af eksamenssystem til luftfart. Opstår der uoverensstemmelse mellem Trafik-, Bygge- og Boligstyrelsens skriftlige angivelser og mundtlige udsagn, skal de skriftlige angivelser til enhver tid have forrang. 6.2 Meddelelser til tilbudsgivere Alle meddelelser til tilbudsgivere forud for tilbudsfristen vil blive offentliggjort på Alle meddelelser til tilbudsgivere efter tilbudsfristen vil blive sendt på til den i tilbuddet udpegede kontaktperson. 6.3 Afklarende spørgsmål Eventuelle uklarheder i udbudsbetingelserne skal afklares gennem skriftlige spørgsmål. De skriftlige spørgsmål, der skal være på dansk eller engelsk, skal sendes til Trafik-, Bygge- og Boligstyrelsen på adressen: udbud@tbst.dk med angivelse af: Spoergsmaal til Udbud af Eksamenssystem til Luftfart. Trafik-, Bygge- og Boligstyrelsens besvarelse af skriftlige spørgsmål vil være på dansk og vil blive offentliggjort på Trafik-, Bygge- og Boligstyrelsens hjemmeside Trafik-, Bygge- og Boligstyrelsen forbeholder sig ret til ikke at besvare spørgsmålene i den rækkefølge, de er kommet ind. Fristen for at stille spørgsmål er den 18. februar 2017 kl Spørgsmål, der stilles senere end 6 dage før tilbudsfristens udløb, vil ikke blive besvaret.

9 9 Udbudsbetingelser Afgivelse af tilbud 7 Afgivelse af tilbud 7.1 Tilbuddets bestanddele Tilbud skal indeholde følgende elementer: Udfyldelse af kontraktens Bilag 2, ESPD. Se nærmere i afsnit 8. Udfyldelse af kontraktens Bilag 3, Priser. Tilbudsgivers løsningsbeskrivelse i forhold til Trafik-, Bygge- og Boligstyrelsens opgavebeskrivelse. Indsættes som Kontraktens Bilag 6 Standardlicensbetingelser for alle relevante licenser. 7.2 Formkrav Tilbuddet skal afgives på dansk eller engelsk. Fortrykte dokumenter må foreligge på svensk, norsk eller engelsk, såfremt disse ikke foreligger på dansk. Formkravene skal være opfyldt, for at tilbuddet anses for konditionsmæssigt. 7.3 Tilbuddets konditionsmæssighed Udbudsmaterialet angiver en række mindstekrav. Et mindstekrav er et krav til tilbuddets indhold, som ubetinget skal opfyldes, idet fravigelser fra kravet ikke accepteres. Tilbudsgiver har ikke mulighed for at tage forbehold for et mindstekrav. Tilbud, der ikke opfylder samtlige mindstekrav, vil blive betragtet som ikke konditionsmæssigt, og vil derfor ikke blive taget i betragtning. Angivelser i Opgavebeskrivelsen, som ikke betegnes som mindstekrav, er udtryk for Trafik-, Bygge- og Boligstyrelsen s ønsker til leverancen, og udgør konkurrenceparametre, som tilbudsgiverne kan konkurrere på. De tilbud, der vurderes at være konditionsmæssige, underlægges herefter evaluering i overensstemmelse med afsnit 9. Tilbudsgiver bærer risikoen for uklarheder i sit tilbud. Er tilbuddet mangelfuldt, forbeholder Trafik-, Bygge- og Boligstyrelsen sig ret til at indhente supplerende oplysninger og dokumentation inden for rammerne af udbudslovens 159, stk. 5. Dette gælder også eventuelt manglende bestanddele af tilbuddet, jf. afsnit 7.1 Kan Trafik-, Bygge- og Boligstyrelsen ikke indhente de manglende oplysninger i medfør af lovgivningen, vil Trafik-, Bygge- og Boligstyrelsen være forpligtet til at afvise tilbuddet som ikke-konditionsmæssigt. Det er derfor vigtigt, at tilbudsgiver sikrer, at samtlige oplysninger, der udbedes, vedlægges tilbuddet.

10 10 Udbudsbetingelser Afgivelse af tilbud 7.4 Modtagne tilbud Et tilbud skal, for at være rettidigt og kunne tages i betragtning, være modtaget af Trafik-, Bygge- og Boligstyrelsen i en lukket kuvert mærket Udbud af eksamenssystem til luftfart fortroligt, maa ikke aabnes af postfunktionen, senest den 24. februar 2017 kl Tilbuddet skal sendes til Trafik-, Bygge- og Boligstyrelsen på den i pkt. 3.1 nævnte adresse, eller afleveres på adressen i receptionen på 4. sal. Tilbuddet skal afleveres i 1 original papirversion og 5 papirkopier. Det originale tilbud skal være underskrevet. Endvidere skal tilbuddet afleveres elektronisk på et USB-stik i Microsoft Office kompatibelt format, låst og i ikke-redigerbart format. I tilfælde af uoverensstemmelse mellem den originale papirversion og den elektroniske version, har papirversionen forrang. Tilbudsgivere er ikke berettigede til at være til stede ved åbningen af tilbuddene. 7.5 Vedståelse Tilbudsgiver skal vedstå tilbuddet i 3 måneder fra tilbudsafgivelsen. 7.6 Alternative tilbud Tilbudsgiver er ikke berettiget til at afgive alternative tilbud. 7.7 Forbehold Trafik-, Bygge- og Boligstyrelsen er berettiget til at afvise ethvert tilbud med forbehold over for udbudsmaterialet, medmindre der er tale om et åbenbart bagatelagtigt forhold. 7.8 Øvrige forhold Tilbud tilbageleveres ikke til tilbudsgiver. Trafik-, Bygge- og Boligstyrelsen er ikke berettiget til at anvende tilbud i andre sammenhænge end i forhold til nærværende udbud. Tilbudsgivers omkostninger forbundet med afgivelse af tilbud er Trafik-, Bygge- og Boligstyrelsen uvedkommende. Trafik-, Bygge- og Boligstyrelsen anser ikke udbudsforretningen for afsluttet, før en kontrakt er underskrevet, og forbeholder sig adgang til med saglig begrundelse at aflyse udbuddet. Samtlige tilbudsgivere vil i overensstemmelse med udbudslovens 171 samtidigt og skriftligt via blive underrettet om tildelingsbeslutningen, ligesom resultatet af udbudsforretningen vil blive offentliggjort i overensstemmelse med udbudslovens 129.

11 11 Udbudsbetingelser Afgivelse af tilbud Kontrakt med den vindende tilbudsgiver vil blive indgået efter udløbet af stand stillperioden på 10 kalenderdage, regnet fra dagen efter den dag, hvor Trafik-, Byggeog Boligstyrelsen har underrettet alle tilbudsgivere om tildelingsbeslutningen.

12 12 Udbudsbetingelser Udelukkelse og dokumentation 8 Udelukkelse og dokumentation 8.1 Generelt Tilbudsgiver er i henhold til udbudslovens 148 forpligtet til at udfylde standardformularen for det fælles europæiske udbudsdokument - ESPD en - og vedlægge denne til tilbuddet. ESPD en er en egnethedserklæring, som fungerer som et foreløbigt bevis for, at tilbudsgiver opfylder de fastsatte krav med hensyn til egnethed. For yderligere vejledning henvises til Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens vejledning (på dansk) Det elektroniske ESPD, Sådan virker den af september 2016, der kan tilgås ved følgende link: Trafik-, Bygge- og Boligstyrelsen har oprettet et eespd (elektronisk ESPD) for dette udbud (i xml-format), som kan findes på styrelsens hjemmeside sammen med det øvrige udbudsmateriale. I eespd en har Trafik-, Bygge- og Boligstyrelsen angivet de udelukkelsesgrunde og minimumskrav til tilbudsgivers egnethed m.m., som finder anvendelse. Tilbudsgiver skal i forbindelse med afgivelse af tilbud downloade xml-filen fra Trafik-, Bygge- og Boligstyrelsen s hjemmeside og færdigudfylde den ved hjælp af Kommissionens program, som tilgås på siden: Når tilbudsgiveren har udfyldt eespd en, printes denne og vedlægges tilbuddet. Tilbud, der ikke indeholder de efterspurgte oplysninger, kan Trafik-, Bygge- og Boligstyrelsen afvise som ikke konditionsmæssige. Trafik-, Bygge- og Boligstyrelsen kan vælge at indhente supplerende oplysninger i henhold til udbudslovens 159, stk. 5. Trafik-, Bygge- og Boligstyrelsen vil i forbindelse med tildeling af kontrakten indhente dokumentation for de afgivne oplysninger i ESPD en fra den tilbudsgiver, som styrelsen forventer at indgå kontrakt med. 8.2 Oplysninger om tilbudsgiver Tilbudsgiver skal angive, om denne er omfattet af en af de obligatoriske udelukkelsesgrunde i udbudslovens Tilbudsgiver skal i den forbindelse udfylde følgende afsnit i ESPD en: Del II.A: Oplysninger om den økonomiske aktør Del II.B: Oplysninger om repræsentant for den økonomiske aktør, såfremt sådan er antaget

13 13 Udbudsbetingelser Udelukkelse og dokumentation Del II.C: Oplysninger om udnyttelse af andre enheders kapacitet 1 Del III: Udelukkelsesgrunde Del IV. B og C: Udvælgelseskriterier om teknisk og faglig formåen, jf. afsnit 8.3 samt 8.4 nedenfor. 8.3 Økonomisk og finansiel formåen Trafik-, Bygge- og Boligstyrelsen har fastsat følgende mindstekrav til tilbudsgivers økonomiske og finansielle formåen: Tilbudsgivers gennemsnitlige årsomsætning skal for de seneste tre regnskabsår være mindst Tilbudsgivers egenkapital skal være mindst Tilbudsgiver skal derfor oplyse ovennævnte ved at udfylde Del IV, punkt B, nr. 1b og nr. 6 i ESPD en, jf. udbudslovens 140, stk. 1, nr Teknisk og faglig formåen Trafik-, Bygge- og Boligstyrelsen ønsker sikkerhed for, at den tilbudsgiver, som kontrakten indgås med, har tilstrækkelig teknisk kapacitet og erfaring til at udføre opgaven fuldt forsvarligt i alle henseender fra kontraktstart. Det er derfor et mindstekrav, at: - Tilbudsgiver har mindst 3 sammenlignelige referencer fra eksamensområdet inden for de seneste 3 år. Tilbudsgiver skal derfor oplyse sine referencer i Del IV C, stk. 1b i ESPD en, jf. udbudslovens 140, stk. 1, nr. 3. Trafik-, Bygge- og Boligstyrelsen forbeholder sig ret til at kontakte de i ESPD en anførte referencer med henblik på bekræftelse af oplysningerne. Den vindende tilbudsgiver skal før indgåelse af kontrakten fremlægge dokumentation i henhold til udbudslovens 152 for de oplysninger, som er anført i den elektroniske version af ESPD en. 1 Såfremt tilbudsgiver baserer sig på andre enheders kapacitet for at opfylde udvælgelseskriterierne og udelukkelsesgrundene, skal virksomheden vedlægge et særskilt ESPD med de oplysninger, der anmodes om i del II.A og del II.B og del III for hver enhed, som ansøgeren eller tilbudsgiveren baserer sig på. Endvidere skal del IV og V udfyldes, når det har betydning for vurderingen af, om tilbudsgiveren opfylder mindstekrav til egnethed eller udvælgelse.

14 14 Udbudsbetingelser Tilbudsevalueringen 9 Tilbudsevalueringen 9.1 Tildelingskriteriet Tildelingen af kontrakten sker på grundlag af tildelingskriteriet bedste forhold mellem pris og kvalitet, jf. udbudslovens 162, stk. 1 nr. 3. Nedenstående under- og delkriterier, lægges med den anførte vægtning til grund for tildeling af kontrakten: 1. Den beregnede, totale kontraktsum (25 %) 2. Kvalitet (75 %) Den anvendte samlede evalueringsmetode er en pointmodel, hvor kontrakten tildeles den tilbudsgiver, der opnår det højeste antal samlede point. Evalueringsmetoden er beskrevet i afsnit Beskrivelse af den anvendte evalueringsmetode Nedenfor følger en beskrivelse af evalueringsmetoden for underkriterierne i henhold til udbudslovens 160. Ad 1. Den beregnede, totale kontraktsum: Tilbudsgivers beregnede, totale kontraktsum vil indgå i evalueringen af tilbuddet som beskrevet nedenfor. Den beregnede, totale kontraktsum er den udiskonterede sum af de i Bilag 3 angivne priser: Initialomkostninger + summen af de licensbetalinger i perioden summen af beløb til support og vedligeholdelse i perioden prisen for 30 konsulenttimer om året i perioden Ved evaluering af tilbuddene indgår beregningsmæssigt et antal konsulenttimer på i alt 30 pr. år. Det skal understreges, at de 30 timer udelukkende er at betragte som forudsætninger for opnåelse af et sammenligningsgrundlag for beregning af den beregnede, totale kontraktsum og ikke en konkret bestilling. Den beregnede, totale kontraktsum omregnes til et antal kontraktpoint, som indgår i den samlede evaluering med en vægt på 25 %. Antal kontraktpoint beregnes således: Den beregnede, totale kontraktsum omregnes til point ved, at middelsummen af de beregnede, totale kontraktsummer vurderes til 5 kontraktpoint. Det tilbud, der ligger først over middelsummen tildeles 4 kontraktpoint, mens det tilbud, hvis beregnede, totale kontraktsum er nr. 2 over middelsummen, tildeles 3 kontraktpoint. På tilsvarende tildeles et stigende antal kontraktpoint til de tilbud, der ligger under middelsummen således, at det tilbud, der ligger nærmest middelsummen, tildeles 6 kontraktpoint og så videre. Ad 2. Kvalitet: Ved bedømmelse af tilbuddets kvalitet lægger Trafik-, Bygge- og Boligstyrelsen vægt på, at systemet understøtter de i opgavebeskrivelsen nævnte krav. Især lægger styrelsen vægt på kravene vedrørende: Bring Your Own Device (BYOD)

15 15 Udbudsbetingelser Tilbudsevalueringen Sikkerhed i forbindelse med BYOD og sikkerhed ved eksamensafholdelse forestået af tredjepart Planen for idrifttagelse, herunder at planen er tidsmæssig robust og fyldestgørende. Ved bedømmelsen evalueres opfyldelsen af kravene (k) i Opgavebeskrivelsen. Evalueringen sker ved anvendelse af en skala fra 0-10 point. Der gives point for opfyldelsen af kravene i hvert af følgende afsnit i Opgavebeskrivelsen og de enkelte afsnit indgår i evalueringen med den angivne vægt: - Afsnit 2 Standardsystem vægt: 15 % - Afsnit 3 Krav til CQB vægt: 5 % - Afsnit 4 Krav vedrørende eksamen vægt: 15 % - Afsnit 5 Krav til sikkerhed vægt: 20 % - Afsnittene 7, 8, 9 og 11, dokumentation samt diverse krav, tekniske krav og krav til leverandør vurderes under ét. Vægt: 5 % - Afsnit 10 Plan for idrifttagelse: vægt 15 % Pointene gives efter følgende skala: Bedst mulige opfyldelse 10 Glimrende/fortrinlig opfyldelse 9 Meget tilfredsstillende opfyldelse 8 God opfyldelse 7 Lige over middel opfyldelse 6 Middel / tilfredsstillende opfyldelse 5 Lige under middel opfyldelse 4 Under middel i opfyldelse 3 Mindre tilfredsstillende opfyldelse 2 Dårlig opfyldelse af kriteriet 1 Kriteriet ikke opfyldt (ikke standardsystem) 0 Hvert tilbud tildeles et vægtet antal kvalitetspoint, der er den vægtede værdi af de for hvert punkt antal tildelte point. Det vil sige, at tilbuddets vægtede kvalitetspoint = (point for afsnit 2*0,15) + (point for afsnit 3*0,05) + (point for afsnit*0,15) + (point for afsnit 5*0,20) + (point for afsnit 7,8,9 og 11* 0,0) + (point for afsnit 10*0,15). Ad samlet evaluering Den samlede evalueringsmetode er en pointmodel, hvor kontrakten tildeles den tilbudsgiver, der opnår det højeste antal samlede point. Det samlede point for et tilbud er: summen af tilbuddets kontraktpoint*0,25 + tilbuddets vægtede kvalitetspoint. Beregningen sker med 1 decimal. Det tilbud, der opnår det højeste point, tildeles kontrakten.

16 Trafik-, Bygge- og Boligstyrelsen Edvard Thomsens Vej 14 DK-2300 København S info@tbst.dk Udbudsbetingelser Eksamenssystem til luftfart