Udbudsbetingelser for Personalestyrelsens udbud af kontrakt om administration af rejseforsikring under statslige tjenesterejser m.v.

Transkript

1 Side 1 af 9 sider Sterregaard ApS for Personalestyrelsens udbud af kontrakt om administration af rejseforsikring under statslige tjenesterejser m.v. i udlandet 27. september 2010

2 Side 2 af 9 sider Indholdsfortegnelse 1. Generelle vilkår Baggrund for udbudet Udbudsmaterialet Regler for udbudsprocessen Sprog og kronologi Konditionsmæssighed og forbehold Modtagelse af tilbud Ikke mulighed for forhandling Ejendomsret til tilbudet Tilbud fra konsortier Spørgsmål til udbudsmaterialet Tilbudsbehandling og -vurdering Kontraktindgåelse og efterfølgende information Tidsplan for udbudet Kravspecifikation for administrationsordningen Administrationsordningens omfang Administrationsordningens udførelse De gældende forsikringsbetingelser Administrationsordningens dokumentation Krav til tilbudets indhold Virksomhedsoplysninger Tilbudsgivers løsningsbeskrivelse Administration af forsikringsordningen Forsikringskort Tilbudsgivers organisation Administrationsgebyr Statistiske oplysninger Antal udstedte forsikringskort Antal statsinstitutioner der har anmeldt og antallet af skader Skadesudgifter i DKK fordelt på forsikringskategori Kriterier for valg af forsikringsselskab Øvrige forhold vedr. tilbudsprocessen Tilbudsgyldighed Kontrakt Tilbudsfrist, -eksemplarer og -adresse Bilag...9

3 Side 3 af 9 sider 1. Generelle vilkår 1.1. Baggrund for udbudet Personalestyrelsens nuværende kontrakt om administration af rejseforsikring under statslige tjenesterejser i udlandet udløber den 31. december 2010, og Personalestyrelsen udbyder derfor en ny kontrakt med ikrafttræden som udgangspunkt den 1. januar Såfremt det af praktiske årsager skønnes hensigtsmæssigt kan ikrafttrædelsen dog udskydes med 1 til 3 måneder frem til 1. april 2011 som vil være den seneste ikrafttrædelsesdato. Den nuværende kontrakt vil i givet fald blive forlænget tilsvarende. Uanset den faktiske ikrafttrædelsesdato vil kontrakten være gældende frem til den 31. december 2013 med mulighed for forlængelse i yderligere to 1-årige perioder. Konsulentvirksomheden Sterregaard ApS udbyder som konsulent for Personalestyrelsen en sådan kontrakt, og der skal gives tilbud i henhold til de i udbudsmaterialet anførte betingelser og vilkår Udbudsmaterialet Det samlede udbudsmateriale består af nærværende udbudsbetingelser, samt Bilag 1: Bilag 1.1. Bilag 2: Kravspecifikation for administration ad rejseforsikring under statslige tjenesterejser i udlandet Forsikringsbetingelserne for den statslige rejseforsikring Kontraktudkast 1.3. Regler for udbudsprocessen Kontrakten udbydes efter reglerne i EU direktiv nr. 2004/18/EF af 31. marts 2004 om samordning af fremgangsmåderne ved indgåelse af bl.a. offentlige tjenesteydelseskontrakter (Udbudsdirektivet). Udbudet gennemføres som et offentligt udbud, hvilket indebærer, at alle interesserede forsikringsselskaber kan rekvirere udbudsmaterialet. Udbudet er offentliggjort i Supplement S til EU- Tidende (TED databasen) samt på Personalestyrelsens hjemmeside Sprog og kronologi Tilbudet inklusive bilag skal være på dansk og skal følge samme orden og kronologi som nærværende udbudsbetingelser Konditionsmæssighed og forbehold Tilbud der tager forbehold for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet og/eller ikke opfylder de i udbudsmaterialet opstillede specifikationer og krav vil blive afvist som ukonditionsmæssige.

4 Side 4 af 9 sider Forhold i udbudsmaterialet der ikke er omtalt i tilbudet, vil blive betragtet som accepteret af tilbudsgiver Modtagelse af tilbud Der vil ikke være offentlighed omkring åbning af tilbudene. Rettidigt modtagne tilbud vil blive åbnet efter udløbet af tilbudsfristen. Tilbudsgiver kan efter udløbet af tilbudsfristen rekvirere en fortegnelse over hvem der rettidigt har afgivet tilbud Ikke mulighed for forhandling De indkomne tilbud vil ikke kunne forhandles efterfølgende jf. reglerne i Udbudsdirektivet. Tilbudet vil alene blive vurderet ud fra det i tilbudet anførte og i relation til udbudsmaterialet. Hvis Personalestyrelsen har behov for præcisering af det afgivne tilbud eller ønsker supplerende informationer i relation hertil, vil tilbudsgiver blive kontaktet med henblik på at afgive de supplerende informationer. Personalestyrelsen sikrer i den forbindelse, at Udbudsdirektivets principper om gennemsigtighed og ligebehandling bliver efterlevet. Der kan ikke efterfølgende ske ændringer i tilbudet, der på nogen måde ændrer de oprindeligt tilbudte økonomiske vilkår eller i væsentligt omfang ændrer den tilbudte opgaveløsning i relation til kravspecifikationen Ejendomsret til tilbudet Det fremsendte tilbud inklusive bilag og anden dokumentation betragtes som Personalestyrelsens ejendom og vil ikke blive tilbageleveret. Tilbudsgivers omkostninger ved udarbejdelse af tilbud og ved en eventuel kontraktindgåelse er styrelsen uvedkommende Tilbud fra konsortier Hvis Tilbudsgiver ønsker at afgive tilbud som en sammenslutning af virksomheder i form af et konsortium eller lignende, skal de deltagende virksomheder påtage sig solidarisk hæftelse og udpege en fælles befuldmægtiget, som på konsortiets vegne forestår kontakten til Personalestyrelsen. Tilbudet skal indeholde navne og adresser på de deltagende virksomheder. Tilbudet skal endvidere indeholde navn, adresse og øvrige kontaktoplysninger på den befuldmægtigede Spørgsmål til udbudsmaterialet Såfremt der måtte forhold i udbudsmaterialet som ønskes yderligere belyst inden tilbudsgivningen, kan spørgsmål herom fremsendes til Sterregaard ApS på adressen bs@dilf.dk.

5 Side 5 af 9 sider Spørgsmålene bedes være Sterregaard ApS i hænde senest den 15. oktober Spørgsmål og svar vil i anonymiseret form blive lagt på Personalestyrelsens hjemmeside senest den 22. oktober Tilbudsbehandling og -vurdering Tilbudsbehandlingen vil ske i 2 faser. Fase 1 er dels en vurdering af tilbudets konditionsmæssighed (overholdelse af formalia) og dels en vurdering af tilbudsgivers, herunder de øvrige deltagere i et eventuelt konsortium) egnethed som potentiel leverandør ud fra de afgivne virksomhedsoplysninger jfr. punkt 3.1. Tilbudsgivere, der herefter bedømmes som egnede ud fra de angivne udvælgelseskriterier, vil herefter indgå i fase 2. I fase 2 vil tilbudene alene blive vurderet ud fra i de punkt 5.angivne tildelingskriterier og beskrevne præmisser Kontraktindgåelse og efterfølgende information Der vil kun blive indgået kontrakt med 1 forsikringsselskab. Umiddelbart efter Personalestyrelsens beslutning om valg af forsikringsselskab, vil alle tilbudsgivere modtage meddelelse pr. om resultatet af udbudet. Kontrakten med det valgte forsikringsselskab vil blive indgået efter en stand still periode på minimum 10 kalenderdage regnet fra datoen efter ovennævnte meddelelse, jf. Økonomi- og Erhvervsministeriets bekendtgørelse nr. 588 af 12. juni 2006 om samtidig underretning af ansøgere og tilbudsgivere m.v. Personalestyrelsen anser ikke udbudet for afsluttet før end kontrakten er underskrevet af parterne Tidsplan for udbudet Udbudet forventes at blive gennemført efter nedenstående tidsplan: 27. september 2010: Udbudsbekendtgørelsen sendes til EU-Tidende til offentliggørelse 28. september 2010: Udbudsmaterialet er lagt på Personalestyrelsens hjemmeside og kan downloades 15. oktober 2010: Frist for indsendelse af spørgsmål til udbudsmaterialet 22. oktober 2010: Frist for besvarelse af spørgsmål til udbudsmaterialet 10. november 2010: Frist for tilbudsgivning udløber kl november 2010: Valg af forsikringsselskab forventes besluttet og meddelt tilbudsgiverne og stand still perioden indledes i givet fald 10. december 2010: Stand still perioden udløber og kontraktindgåelsen kan iværksættes 17. december 2010: Kontrakten forventes at være indgået

6 Side 6 af 9 sider 1. januar 2011: Kontrakten træder i kraft der tages dog forbehold for en evt. senere ikrafttræden jf. punkt 1.1. i nærværende udbudsbetingelser. 2. Kravspecifikation for administrationsordningen 2.1. Administrationsordningens omfang Administrationsordningens omfang fremgår af Bilag 1 Kravspecifikation for administration af rejseforsikring under statslige tjenesterejser i udlandet Administrationsordningens udførelse Udførelsen af administrationsordningen fremgår ligeledes af Bilag 1 Kravspecifikation for administration af rejseforsikring under statslige tjenesterejser i udlandet De gældende forsikringsbetingelser Forsikringsbetingelserne for ordningen fremgår af Bilag 1.1. Forsikringsbetingelser for den statslige rejseforsikring Administrationsordningens dokumentation Krav til den dokumentation der skal anvendes til brug i administrationsordningen, herunder forsikringskort og skadesanmeldelser m.v., fremgår af Bilag 1 Kravspecifikation for administration af rejseforsikring under statslige tjenesterejser i udlandet. 3. Krav til tilbudets indhold Tilbudet skal som minimum indeholde/være vedlagt nedenstående elementer. Tilbud der ikke indeholder samtlige elementer, herunder delelementer, vil blive afvist som ukonditionsmæssige Virksomhedsoplysninger Tilbudet skal indeholde/være vedlagt følgende oplysninger for tilbudsgiver samt eventuelle deltagere i et konsortium: Serviceattest fra Erhvervs- og Selskabsstyrelsen eller anden tilsvarende udenlandsk myndighed, udstedt ikke senere end 1. maj Revisorattesteret nøgletal for de sidste 2 regnskabsår dvs. omsætning, resultat før skat og egenkapital Evt. referencer fra tidligere tilsvarende ydelser Dokumentation for tilbudsgivers autorisation som forsikringsselskab

7 Side 7 af 9 sider 3.2. Tilbudsgivers løsningsbeskrivelse Det vil være tilbudsgivers løsningsbeskrivelse der vil danne grundlag for tilbudsvurdering og i hvor høj grad beskrivelsen opfylder det stillede hovedkriterium og underkriterierne jf. punkt Administration af forsikringsordningen Tilbudet skal indeholde en detaljeret beskrivelse af, hvorledes tilbudsgiver vil administrere forsikringsordningen, herunder vedlægge skitser/udkast til skadesanmeldelse, opkrævning af udlagte erstatninger og andre for administrationen nødvendige dokumenter. Der bør tilstræbes den højest mulige anvendelse af elektronisk kommunikation. Såfremt tilbudsgiver kan tilbyde yderligere services som supplement til den generelle administration af ordningen, skal dette fremgå af tilbudet, med angivelse af eventuelt gebyr/honorar herfor. Det er et krav, at Forsikringsselskabets sagsbehandling, skadesbehandling og taksering m.v. i forbindelse med administrationsordningen er den samme, som når selskabet står som almindeligt forsikringsselskab, herunder udnytte relevante regresmuligheder over for tredjemand Forsikringskort Med tilbudet skal vedlægges forslag til og meget gerne prøve i om muligt 3 eksemplarer - på det tilbudte forsikringskort Tilbudsgivers organisation Tilbudet skal indeholde en fyldestgørende beskrivelse af den organisation der vil være inddraget i administrationsordningen, herunder vagtcentral, lægeligt beredskab og transportorganisation Administrationsgebyr Tilbudsgivers samlede gebyr for at administrere den udbudte forsikringsordning, herunder produktion og udstedelse af det nødvendige antal forsikringskort og anden nødvendig dokumentation, skal fremgå af tilbudet og anføres i DKK eksklusive moms. Gebyret skal være fast i Forslag til prisregulering med reguleringsgrundlag og forudsætningerne herfor skal være indeholdt i tilbudet. 4. Statistiske oplysninger Nedenfor følger en række statistiske oplysninger fra den nuværende kontrakt om administration af rejseforsikringen omfattende perioden januar 2006 juli Tallene skal kun tjene som vejledning for tilbudsgiver ud fra det hidtidige forløb af forsikringsordningen og kan på ingen måde forpligte Personalestyrelsen i forhold til den kommende udbudte kontrakts opfyldelse.

8 Side 8 af 9 sider 4.1. Antal udstedte forsikringskort Ved den nuværende kontrakts ikrafttrædelse blev der udstedt forsikringskort. Det samlede antal udstedte forsikringskort har indtil nu været kort Antal statsinstitutioner der har anmeldt og antallet af skader I alt 249 statslige myndigheder/institutioner har i den forløbne periode anmeldt i alt dækningsberettigede forsikringsskader. Der har været 1 delvist afvist sag og ingen helt afviste sager Skadesudgifter i DKK fordelt på forsikringskategori Årsag Regres Nettoudgift Ansvar 0, ,33 Beskadigelse (bagage) , ,87 Bortkomst (bagage) , ,90 Forsinkelse (bagage) , ,31 Forveksling (bagage) 0, ,78 Ran, røveri (bagage) 0, ,62 Tyveri, indbrud (bagage) , ,45 Hjemkaldelse 0, ,23 Sygdom 0, ,29 Tilskadekomst 0, ,42 Død 0, ,45 Retshjælp/Sikkerhedsstillelse 0, ,19 Total , ,84 5. Kriterier for valg af forsikringsselskab Personalestyrelsen vil indgå kontrakt med den tilbudsgiver, der har afgivet det økonomisk mest fordelagtige tilbud. Personalestyrelsen vil i den forbindelse lægge følgende vægtede underkriterier til grund: Det tilbudte administrationsgebyr med tilhørende prisreguleringsgrundlag vægt 40 % Ved vurdering af dette underkriterium vil indgå de enkelte tilbuds administrationsgebyrer i forhold til hinanden. Endvidere en vurdering af i hvilken grad de tilbudte prisreguleringsgrundlag vil kunne påvirke konkurrencedygtigheden i kontraktperioden i relation til de fra kontraktstart tilbudte gebyrer. Gennemsigtigheden og funktionaliteten i den beskrevne administrationsordning, herunder de skitserede dokumenter og den øvrige kommunikationsstruktur vægt 30 % Ved vurdering af dette underkriterium vil indgå en bedømmelse af i hvor høj grad den tilbudte administration m.v. har den fornødne fleksibilitet og brugervenlighed, der sikrer en smidig og servicebetonet sagsbehandling.

9 Side 9 af 9 sider Kvalitetsvurdering af tilbudsgivers organisation vægt 20 % Ved vurdering af dette underkriterium vil indgå en bedømmelse af i hvor høj grad den anførte organisation sikrer en hurtig og effektiv skadesbehandling, herunder ydelse af lægehjælp og hjemtransport. Kvaliteten af det tilbudte forsikringskort vægt 10 % Ved vurdering af dette underkriterium vil indgå en bedømmelse af den skønnede funktionalitet af forsikringskortet, herunder gennemsigtigheden af dækningsomfanget ved brug i udlandet. 6. Øvrige forhold vedr. tilbudsprocessen 6.1. Tilbudsgyldighed Tilbudet skal være gældende til minimum 31. marts Kontrakt Der vil blive indgået kontrakt med det valgte forsikringsselskab i henhold til Bilag 2 Kontraktudkast og det accepterede tilbud Tilbudsfrist, -eksemplarer og -adresse Tilbudet skal være Sterregaard ApS i hænde senest onsdag, den 10. november 2010, kl Tilbud der modtages efter denne frist vil blive afvist. Tilbudet skal fremsendes i 1 papirudgave og i 1 PDF fil på en CD-rom i en lukket konvolut mærket Tilbud på administration af rejseforsikring til Sterregaard ApS Bygning 12, 3. sal Vesterbrogade København V Ved uoverensstemmelser mellem papirudgaven og PDF filen er papirudgaven gældende Bilag Nedenstående vedlagte bilag udgør, sammen med nærværende udbudsbetingelser, det samlede udbudsmateriale: Bilag 1: Kravspecifikation for administration af den statslige rejseforsikring under tjenesterejser i udlandet Bilag 1.1. Forsikringsbetingelserne for den statslige rejseforsikring Bilag 2: Kontraktudkast