UDBUDSBETINGELSER. Offentligt udbud. vedrørende DRIFT AF ALMEN LÆGEPRAKSIS I HJERTING, ESBJERG. Region Syddanmark

Transkript

1 UDBUDSBETINGELSER Offentligt udbud vedrørende DRIFT AF ALMEN LÆGEPRAKSIS I HJERTING, ESBJERG Region Syddanmark Sagsnummer: 16/31069 Side 1 af 14

2 Indholdsfortegnelse 1 Indledning Baggrund og juridisk grundlag Den udbudte ydelse Ordregivende myndighed Udbudsmaterialets indhold Tidsplan Betingelser for deltagelse (udelukkelse og egnethed) Supplerende oplysninger og spørgsmål Afgivelsen af tilbud Tildelingskriterium Kontrakten Annullation Kontrolbud Grundlag for udelukkelse af tilbudsgivere Aktindsigt Orientering om resultatet af udbudsforretningen Tjekliste Side 2 af 14

3 1 Indledning Region Syddanmark inviterer hermed interesserede tilbudsgivere til at afgive tilbud med henblik på indgåelse af kontrakt om at drive almen lægepraksis i regionen. Den pågældende lægepraksis er beliggende i Hjerting ved Esbjerg. Udbuddet gennemføres efter udbudslovens (light-regimet) i henhold til udbudsbekendtgørelse offentliggjort i EU-tidende. Udbudsmaterialet offentliggøres på Ordregivers hjemmeside. Således kan udbudsmaterialet, herunder evt. rettelsesblade, downloades fra følgende hjemmeside: 2 Baggrund og juridisk grundlag Det er Region Syddanmarks ansvar at sikre, at alle borgere i regionen er tilmeldt en praktiserende læge. På denne baggrund er forsyningssikkerheden central, når der arbejdes med løsninger for at løse lægedækningsproblemer. Lægedækningen i Region Syddanmark er som det klare udgangspunkt baseret på selvstændige praktiserende læger. De praktiserende læger køber og sælger deres praksis på almindelige markedsvilkår og kan som udgangspunkt nedsætte sig, hvor de finder det hensigtsmæssigt, hvis de har et ydernummer i det pågældende område. Der kan dog opstå situationer, hvor en lægekke kan få solgt sin raksis, eller hvor det på anden måde kan forudses, at der er risiko for, at borgerne kan komme til at stå uden læge. Af Sundhedslovens 227 fremgår det, at regionen har pligt til at udbyde driften af et ydernummer til andre leverandører, hvis det ikke har været muligt at finde en interesseret praktiserende læge til at overtage ydernummeret. En sådan situation er nu opstået for så vidt gælder en lægepraksis i Hjerting ved Esbjerg. Det er vigtigt for regionen at understrege, at løsninger med Praktiserende Lægers Organisation (PLO) på ydernummer efter overenskomst fortsat vil blive foretrukket. Derfor forbeholder regionen sig retten til at annullere udbuddet frem til tilbudsfristen, såfremt det viser sig, at ydernummeret (kapaciteten), der knytter sig til udbuddet, kan afhændes på sædvanlig vis. 3 Den udbudte ydelse Der udbydes en patientkapacitet på op til 7200 patienter. Det er forventningen, at der pr vil være mellem 3500 og 4000 patienter tilmeldt klinikken. Ved et patienttal (antal sikrede) på op til 4000 patienter er Leverandøren forpligtet til løbende at sikre en bemanding i klinikken på minimum 2 læger i klinikkens åbningstid. Ved over 4000 tilmeldte patienter til klinikken, skal der sikres yderligere lægekapacitet til at varetage behandlingen af denne patientandel. Side 3 af 14

4 Hvis patientantallet (antal sikrede) passerer 5000, skal klinikken bemandes med minimum 3 læger i hele klinikkens åbningstid. Hvis patientantallet (antal sikrede) når 6800, skal klinikken bemandes med 4 læger i hele klinikkens åbningstid. Leverandøren må ikke holde lukket på andre dage end lørdage, søndage og helligdage, hvorfor der ikke er adgang for Leverandøren til at holde fx ferielukket. Praksis drives i øjeblikket af Region Syddanmark som et midlertidigt lægetilbud. Klinikken blev oprettet 4. april Klinikken har ifølge opgørelse af 22. september 2016 i alt tilmeldte sikrede pr. 31. oktober Region Syddanmark giver ingen garanti for antallet af patienter, idet dette antal er variabelt. Det opgivne antal patienter er baseret på opgørelse fra 22. september Tilbudsgiver er uanset ændringer i ovennævnte estimerede antal patienter, forud for, eller efter tilbudsfristens udløb, ikke berettiget til at tilbagekalde sit afgivne tilbud. Klinikken drives fra lokaler, som Region Syddanmark har lejet, beliggende på Havborgvej 8, 6710 Esbjerg V. Klinikken skal drives fra disse lokaler, og regionen fremlejer derfor lejemålet til leverandøren. Lejeaftale vedlægges som en del af udbudsmaterialet (Kontraktbilag 4). (Det bemærkes, at underbilag 1 til kontraktbilag 4 offentliggøres senere.) Eksisterende udstyr og imaterielle rettigheder Leverandøren forpligter sig til at købe det af regionen ejede udstyr, som er til rådighed i klinikken jf. kontrakt bilag 9A: Udstyr som Leverandøren forpligter sig til at købe af regionen. Prisen herfor er fast og udgør ,70 kr. Leverandøren har mulighed for besigtigelse i forbindelse med fremvisning. Det skal dog bemærkes, at der kan være lokaliteter, hvor besigtigelse ikke er mulig, grundet akut patientkonsultation. Det skal yderligere understreges, at der under besigtigelsen ikke er adgang til at stille spørgsmål til udbudsmaterialet. Såfremt der måtte være uoverensstemmelse mellem hvad tilbudsgiver ser på besigtigelsen og det skriftlige udbudsmateriale, er det skriftlige udbudsmateriale gældende. Tilbudsgiver opfordres dog til at gøre opmærksom på sådanne evt. uoverensstemmelser i form af skriftlige spørgsmål til udbudsmaterialet. Hvis det grundet ordregivers forhold ikke er muligt at besigtige lokaliteter, skal tilbudsgiver alene basere sit tilbud på det foreliggende skriftlige materiale. Leverandøren forventes at skulle overtage de af regionen tegnede kontrakter på tømning af affald ved firmaet Marius Pedersen, internetforbindelse ved Stofa samt XMO basislicens og 3 stk. brugerlicenser ved CGM Danmark. Fælles for disse kontrakter er, at Ordregiver ikke på nuværende tidspunkt kan garantere, at der kan ske overdragelse til Tilbudsgiver, ligesom Oordregiver ikke kan garantere at overtagelse kan ske på samme vilkår som de, der gælder for Ordregiver. Side 4 af 14

5 Ordregiver tager forbehold for at annullere udbuddet undervejs i processen, hvis der bliver mulighed for at overføre ydernumrene til en praktiserende læge, jf. også ovenfor pkt. 2 og nedenfor pkt. 12. Ligeledes tages der forbehold for at dele af de udbudte ydernumre frasælges undervejs i processen. Kontraktbilag 1 beskriver Ordregivers krav til den udbudte ydelse nærmere. Option Ordregiver har option på ydelser angivet i Kontraktbilag 3A, på de i kontrakten aftalte vilkår. Ordregiver forbeholder sig ret til at udnytte optionen fra kontraktindgåelse til kontraktstart samt hele kontraktperioden. Udnyttelses skal varsles skriftligt med mindst 3 måneders varsel. Der skal afgives tilbud på optionen. 4 Ordregivende myndighed 4.1 Ordregiver Ordregiver under dette udbud er: Region Syddanmark CVR-nr Damhaven Vejle 4.2 Kontaktperson Alle henvendelser relateret til udbuddet, herunder om yderligere oplysninger, spørgsmål, dokumentation mv. skal ske skriftligt pr. mail til følgende kontaktperson: Jannie Kramer Praksis, Region Syddanmark Jannie.Kramer@rsyd.dk Alle henvendelser vedrørende dette udbud skal foregå på dansk via ovennævnte kontaktperson og være skriftlig. 5 Udbudsmaterialets indhold Ud over udbudsbekendtgørelsen udgøres udbudsmaterialet for udbuddet af følgende dokumenter: (dvs. nærværende dokument) o Udbudsbilag 1: Oplysninger om personlige forhold Udkast til Kontrakt o Kontraktbilag 1: Kundens kravspecifikation o Kontraktbilag 2: Overenskomst o Kontraktbilag 3A: Option o Kontraktbilag 3B: Pris o Kontraktbilag 4: Lejeaftale med bilag o Kontraktbilag 5: Arbejdsklausul Side 5 af 14

6 o o o o o o Kontraktbilag 6: Erklæring om fælles befuldmægtiget og solidarisk, direkte og ubetinget hæftelse Kontraktbilag 7: Udkast til samarbejdsaftale Kontraktbilag 8: Databehandleraftale Kontraktbilag 9: Faciliteter til rådighed Kontraktbilag 9A: Udstyr som Leverandøren forpligter sig til at købe af regionen Kontraktbilag 10: Evt. rettelsesblade samt spørgsmål og svar til udbudsmaterialet Tilbudsgiver opfordres til straks ved modtagelsen af nærværende udbudsmateriale at sikre sig, at det modtagne eksemplar er fuldstændigt. Det er ikke tilladt for tilbudsgiver at ændre i det offentliggjorte udbudsmateriale. 6 Tidsplan Nedenfor fremgår den forventede tidsplan for udbudsproceduren. Nedenstående tidsplan er udtryk for Ordregivers skøn over de forventede aktiviteter og frister i udbudsprocessens forløb. Tidsplan: Tid Emne Dato for elektronisk fremsendelse af udbudsbekendtgørelse Besigtigelse af klinikken kl. 10. Tilmelding skal ske til Jannie Kramer via mail jannie.kramer@rsyd.dk senest 2/ kl kl Frist for spørgsmål til udbudsmaterialet. Spørgsmål, der stilles efter denne frist, vil alene blive besvaret, såfremt det er muligt, jf. pkt. 8. Side 6 af 14

7 Ordregivers svarfrist Til og med denne dato kan der ske offentliggørelse af eventuelle supplerende oplysninger og supplerende dokumenter, herunder spørgsmål og svar mm., på Ordregivers hjemmeside, jf. pkt. 1. Såfremt der i særlige tilfælde måtte opstå behov for at offentliggøre yderligere oplysninger efter denne dato, vil tilbudsfristen blive forlænget. Tilbudsgiver opfordres til at holde sig orienteret på hjemmesiden indtil tilbudsfristens udløb kl 10:00 Tilbudsfrist Forventet formel beslutning v. Sundhedssamordningsudvalget Meddelelse om tildelingsbeslutning (start på stand still-perioden) Forventet kontraktindgåelse (efter udløb af stand- still) 1/ Kontraktstart Der tages forbehold for at annullere udbuddet undervejs i processen, hvis der bliver mulighed for at sælge ydernummeret til en praktiserende læge, jf. også ovenfor pkt. 2 og nedenfor pkt Betingelser for deltagelse (udelukkelse og egnethed) 7.1 Generelt Tilbudsgiver skal sammen med tilbuddet fremsende nedenstående (jf. pkt ) oplysninger og dokumentationer. Såfremt tilbudsgiver udgør en sammenslutning af virksomheder (dvs. hvor flere virksomheder byder sammen som konsortium) skal nedenstående oplysninger og dokumentation, gives for hver enkelt virksomhed i sammenslutningen. Der stilles ingen særlige krav til sammenslutningens retlige form, men der skal iblandt sammenslutningens virksomheder udpeges en fælles befuldmægtiget, der tegner alle virksomheder i sammenslutningen. Endvidere skal virksomhederne i sammenslutningen hæfte solidarisk, direkte og ubetinget for ydelsen og opfyldelsen af kontrakten. Sammenslutningen skal som en del af sit tilbud udfylde og vedlægge Kontraktbilag 6 vedr. erklæring om konsortium. Side 7 af 14

8 7.2 Personlige forhold Tilbudsgiver skal fremsende følgende generelle oplysninger: Tilbudsgivers navn, adresse, CVR-nummer, telefonnummer og adresse, herunder oplysninger om virksomhedens ejerforhold. For så vidt angår oplysninger om virksomhedens ejerforhold, skal disse fremsendes under henvisning til, at det af lovbemærkninger til 227 i Sundhedsloven (lovbekendtgørelse nr af 14. november 2014) fremgår, at regionsrådet ved udbud af drift af praksis [ ] skal sikre, at vinderen af udbud ikke driver eller er tilknyttet til en virksomhed, der har tilladelse efter 7, stk. 1, eller 39, stk. 1 i lov om lægemidler (lovbekendtgørelse nr. 506 af 20. april 2013). 2. Navn og titel på den person, der er tilbudsgivers kontaktperson i forbindelse med dette udbud, samt gerne kontaktpersonens direkte telefonnummer, mobiltelefonnummer og e- mailadresse Ovenstående oplysninger skal fremsendes ved anvendelse af Udbudsbilag 1. Region Syddanmark har valgt at Udbudslovens 135, stk. 1-3 og 138 skal finde anvendelse i dette udbud. Tilbudsgiver skal derfor i Udbudsbilag 1 erklære, at Tilbudsgiver ikke befinder sig i under omstændigheder som beskrevet i udbudslovens 135, stk Det indebærer, at Tilbudsgiver ikke er dømt eller har vedtaget bødeforlæg for: a) handlinger begået som led i en kriminel organisation som defineret i artikel 2 i Rådets rammeafgørelse 2008/841/RIA b) bestikkelse som defineret i artikel 3 i konventionen om bekæmpelse af bestikkelse som involverer tjenestemænd ved De Europæiske Fællesskaber eller i Den Europæiske Unions medlemsstater, og artikel 2, stk. 1 i Rådets rammeafgørelse 2003/568/RIA af 22. juli 2003 om bekæmpelse af bestikkelse i den private sektor og bestikkelse som defineret i den nationale ret i ansøgerens eller tilbudsgiverens medlemsstat eller hjemland eller i det land, hvor ansøgeren eller tilbudsgiveren er etableret, c) svig som omhandlet i artikel 1 i konventionen om beskyttelse af De Europæiske Fællesskabers finansielle interesser d) terrorhandlinger eller strafbare handlinger med forbindelse til terroraktivitet som defineret i henholdsvis artikel 1, 3 og 4 i Rådets rammeafgørelse 2002/475/RIA af 13. juni 2002 om bekæmpelse af terrorisme som ændret ved Rådets rammeafgørelse 2008/919/RIA af 28. november 2008 om ændring af rammeafgørelse 2002/475/RIA om bekæmpelse af terrorisme, e) hvidvaskning af penge eller finansiering af terrorisme som defineret i artikel 1 i Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 2005/60/EF af 26. oktober 2005 om forebyggende foranstaltninger mod anvendelse af det finansielle system til hvidvaskning af penge og finansiering af terrorisme eller Side 8 af 14

9 f) overtrædelse af straffelovens 262 a eller, for så vidt angår en dom fra et andet land angående børnearbejde og andre former for menneskehandel som defineret i artikel 2 i Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 2011/36/EU af 5. april 2011 om forebyggelse og bekæmpelse af menneskehandel og beskyttelse af ofrene herfor, og om erstatning af Rådets rammeafgørelse 2002/629/RIA I henhold udbudslovens 135, stk. 2 og 3 skal ordregiver udelukke en ansøger eller en tilbudsgiver fra at deltage i udbud, hvis: A. en person, der er dømt ved dom eller vedtaget bødeforlæg for de handlinger, som er nævnt ovenfor, er medlem af ansøgerens eller tilbudsgiverens bestyrelse, direktion eller tilsynsråd, eller B. den dømte person har beføjelse til at repræsentere, kontrollere eller træffe beslutninger i ansøgerens eller tilbudsgiverens bestyrelse, direktion eller tilsynsråd, eller C. Tilbudsgiver har en ubetalt forfalden gæld på kr. eller derover til offentlige myndigheder vedrørende skatter, afgifter eller bidrag til sociale sikringsordninger i henhold til dansk lovgivning eller lovgivningen i det land, hvor ansøgeren eller tilbudsgiveren er etableret. Ovenstående oplysninger vedlægges ved afgivelse af tilbud i Udbudsbilag 1. Såfremt tilbuddet fremsendes af et konsortium, skal oplysningerne afgives for hver enkelt virksomhed i konsortiet, og hver enkelt af konsortiets deltagere udfylder i så fald Udbudsbilag 1. Region Syddanmark forbeholder sig desuden ret til inden evt. kontraktindgåelse at forlange, at tilbudsgiver fremsender en serviceattest udarbejdet af Erhvervsstyrelsen (som ikke må være mere end 6 måneder gammel regnet fra den dato, hvor tilbudsgiverne modtog meddelelsen om resultatet af udbudsforretningen) eller anden fuldgyldig dokumentation for, at virksomheden ikke befinder sig i de nævnte situationer. 7.3 Økonomisk og finansiel kapacitet Ordregiver kræver ikke oplysninger i forhold til økonomisk og finansiel kapacitet. 7.4 Teknisk og faglig kapacitet Ordregiver kræver ikke oplysninger i forhold til teknisk og faglig kapacitet. 8 Supplerende oplysninger og spørgsmål Ordregiver opfordrer Tilbudsgiver til at stille opklarende spørgsmål, såfremt Tilbudsgiver er i tvivl om forståelsen af krav, kontraktvilkår eller udbudsmaterialet i øvrigt. Såfremt Tilbudsgiver finder, at der er væsentlige uhensigtsmæssigheder i udbudsmaterialet, opfordres Tilbudsgiver til hurtigst muligt at gøre Ordregiver opmærksom herpå, og Ordregiver vil i så fald overveje at ændre det pågældende forhold, såfremt det er muligt inden for de udbudsretlige rammer. Det vedlagte udkast til kontrakt vil være gældende for kontraktforholdet mellem Ordregiver og den vindende Tilbudsgiver. Tilbudsgiver opfordres derfor til at gennemlæse kontrakten nøje og til at stille spørgsmål, såfremt Tilbudsgiver finder anledning hertil. Side 9 af 14

10 Ordregiver ser gerne, at spørgsmål opstilles på listeform med angivelse af det sted i udbudsmaterialet, som spørgsmålet vedrører. Spørgsmål sendes til Ordregiver pr. , idet spørgsmål skal sendes til den i pkt. 4.2 anførte kontaktperson. Spørgsmål, der er Ordregivers kontaktperson i hænde inden den i tidsplanen anførte frist for spørgsmål til udbudsmaterialet, jf. pkt 6, vil under alle omstændigheder blive besvaret. Spørgsmål, der modtages efter dette tidspunkt, kan alene forventes at blive besvaret, såfremt det er muligt at besvare spørgsmålene senest 6 dage inden udløbet af tilbudsfristen. Spørgsmål, der modtages senere end 6 dage inden udløbet af tilbudsfristen, kan ikke forventes at ville blive besvaret. Bemærk følgende: Såfremt der i særlige tilfælde måtte opstå behov for at offentliggøre yderligere oplysninger senere end 6 dage før tilbudsfristen, vil tilbudsfristen blive forlænget. Tilbudsgiver opfordres til at holde sig orienteret på hjemmesiden, jf. pkt. 1, indtil tilbudsfristens udløb. Alle spørgsmål vil sammen med svarene på disse i overensstemmelse med fristerne i tidsplanen, jf. pkt. 6, blive offentliggjort i anonymiseret form på den under pkt. 1 angivne hjemmeside. Dette vil så vidt muligt ske løbende. Herefter indgår spørgsmål og svar som en del af udbudsmaterialet. Tilbudsgiver opfordres således til at holde sig orienteret om dette udbud på hjemmesiden. 9 Afgivelsen af tilbud 9.1 Sprog Tilbud skal affattes på dansk 9.2 Form Tilbuddet skal indeholde de dokumenter og oplysninger, der anmodes om i udbudsmaterialet. Der henvises i den forbindelse til tjeklisten i pkt. 17. Der skal afleveres følgende eksemplarer af tilbuddet: 1 original-eksemplar i papirformat indeholdende det samlede tilbud med bilag. Dette eksemplar bedes mærket original. Herudover ser Ordregiver gerne, at tilbuddet også afleveres i følgende yderligere eksemplarer: 3 papir-eksemplarer mærket kopi indeholdende kopi af det samlede tilbud med bilag. 1 eksemplar på ikke-skrivebeskyttet USB-nøgle indeholdende det samlede tilbud med bilag. Hver USB-nøgle mærkes med Tilbudsgivers navn samt teksten Tilbud vedrørende Lægepraksis i Esbjerg. Sagsnr.: 16/ Af hensyn til den videre bearbejdning bør USBnøglen ikke være skrivebeskyttet. Ordregiver ser gerne, at fremsendte papirversioner af tilbuddet inkl. bilag er samlet i mapper, og at dokumenterne er indsat i den rækkefølge, der fremgår af tjeklisten, jf. pkt. 17. Side 10 af 14

11 Tilbudsgiver har ansvaret for, at den elektroniske tilbudskopi af det fulde tilbud i indhold er identisk med originaleksemplaret af tilbuddet. I tilfælde af modstrid mellem dokumenterne vil det være den originale papirversion, der har forrang. Såfremt et dokument ved en fejl ikke er indeholdt i den originale papirversion, men findes i den elektroniske kopi, betragtes dette ikke som modstrid. Tilbuddet skal afleveres i lukket emballage, og kuverten/pakken indeholdende det samlede tilbudsmateriale (original, kopier samt USB stik mm) mærkes tydeligt med følgende tekst: Tilbud vedrørende: Lægepraksis i Esbjerg Sagsnr.: 16/31069 Ordregivers kontaktperson: Jannie Kramer FORTROLIGT Må ikke poståbnes 9.3 Frist for aflevering af tilbud og afleveringsadresse Tilbud skal fremsendes eller afleveres personligt til følgende adresse: Region Syddanmark Damhaven Vejle Att.: receptionen Tilbud skal være modtaget på ovennævnte adresse senest onsdag den 19. oktober 2016, kl Tilbud, der modtages efter dette tidspunkt, vil blive udelukket fra vurdering. Det er Tilbudsgivers ansvar, at tilbud fremkommer rettidigt. Tilbud kan ikke afgives pr. . Der vil ikke være adgang til at overvære åbning af tilbud. 9.4 Vedståelsesfrist Tilbudsgiver skal vedstå sit tilbud i sin helhed indtil 6 måneder efter tilbudsfristens udløb. 9.5 Omkostninger i forbindelse med udbudsforretningen Samtlige omkostninger i forbindelse med tilbudsgivningen påhviler Tilbudsgiver. Modtagne tilbud returneres ikke af Ordregiver. 10 Tildelingskriterium Tildeling af kontrakten vil ske ud fra tildelingskriterietkriteriet Pris". Side 11 af 14

12 Tilbudsgiver skal i Kontraktbilag 3 angive en pris pr. år pr. patient, der er gældende for patient (sikret) nr. 1 til og med nr , som er tilmeldt leverandørens praksis. Prisen svarer således til den betaling, som leverandøren skal have for at varetage behandling af en patient pr. år. Prisen er opgivet i danske kroner, ekskl. moms, men inkl. alle øvrige afgifter. Prisen skal dække alle ydelser forbundet med Kontrakten inkl. administration, løn, husleje, rengøring mv. Prisen skal dog ikke dække udgifter i forbindelse med passanter, idet leverandøren i forhold til disse afregnes særskilt i henhold til Ovenskomstens vilkår herom, jf. Kontraktbilag 2. Betaling vil foregå således, at patientantallet opgøres hver den første i måneden og betaling sker bagudrettet. Leverandøren vil opnå betaling for den enkelte patient, uanset hvor stor en del af måneden patienten har været tilmeldt leverandørens praksis. Eksempelvis opgøres betalingen for januar måned på baggrund af antallet af tilmeldte sikrede pr. 1. januar. Den praktiske fremgangmåde for afregning af betaling for passanter aftales nærmere mellem Kunden og Leverandøren efter kontraktindgåelse. Option Tilbudsgiver skal afgive tilbud, i bilag 3B, på den udbudte option jf. bilag 3A. Ordregiver kan med 3 måneders varsel udnytte optionen på et hvilket som helst tidspunkt fra kontraktindgåelse til kontraktstart samt i hele kontraktperioden. Ordregiver er ikke forpligtet til at udnytte denne option, og ordregiver forbeholder sig ret til at benytte andre leverandørerer, herunder sig selv, til at drive et midlertidigt alment medicinsk tilbud. Vægtning Prisen på den ordinære ydelse vægtes med 80 %. Prisen på optionen vægtes med 20 %. Indbyrdes i optionen vægtes prisen på de patienter med 60 % i forhold til prisen pr. patient over 1.600, som vægtes med 40 %. 11 Kontrakten Kontrakten træder i kraft den 1. januar Kontrakten er gældende i 3 år fra kontraktstart, dog kun frem til 15. december 2020, idet det er bestemt at lejemålet skal være fraflyttet senest 31. december Ordregiver kan dog med tre måneders varsel opsige kontrakten efter 2 år. Kontrakten er uopsigelig for Tilbudsgiver. Tilbudsgiver skal være indstillet på at kontrakten vil være gældende på uændrede vilkår i en eventuel udfasningsperiode på højest 6 måneder efter kontraktudløb ved overgangen til en anden leverandør i en efterfølgende kontraktperiode Arbejdsklausul Kontrakten indeholder en arbejdsklausul. Således skal leverandøren sikre, at ansatte hos leverandøren og eventuelle underleverandører, som medvirker til at opfylde kontrakten i Danmark, Side 12 af 14

13 er sikret løn (herunder særlige ydelser), arbejdstid og andre arbejdsvilkår i henhold til Kontraktbilag Annullation Indtil udbuddet er afsluttet med indgåelse af kontrakt, vil udbuddet af Region Syddanmark kunne annulleres, hvis Region Syddanmark har saglig grund hertil. Ved evt. annullation sker der ingen erstatning for udgifter i forbindelse med udarbejdelse af tilbud. Der henvises endvidere til pkt Kontrolbud Ordregiver afgiver ikke kontrolbud i forbindelse med nærværende udbud. 14 Grundlag for udelukkelse af tilbudsgivere 14.1 Generelt Ordregiver anbefaler, at Tilbudsgiver sætter sig grundigt ind i udbudsmaterialet og udarbejder sit tilbud i overensstemmelse hermed. Ordregiver vil som udgangspunkt være forpligtet til at se bort fra et tilbud, som ikke nøje overholder forskrifterne i udbudsmaterialet. Det er som udgangspunkt ikke lovligt for Ordregiver at tillade Tilbudsgiver at korrigere et fejlbehæftet tilbud, efter at tilbuddet er indleveret. Ordregiver kan dog efter Ordregivers eget valg, jf. Udbudslovens 159, stk. 5, i særlige tilfælde anmode Tilbudsgiver om at supplere, præcisere eller fuldstændiggøre sit tilbud ved at indsende relevante oplysninger eller dokumentation inden for en passende frist, hvis de oplysninger eller dokumenter, som Tilbudsgiver har indsendt i forbindelse med et tilbud er ufuldstændige eller fejlbehæftede, eller når der mangler specifikke dokumenter. Anmodningen må ikke føre til, at Tilbudsgiver fremsætter nyt tilbud Forbehold Der kan ikke tages forbehold over for bestemmelserne i udkast til kontrakt, ligesom der ikke kan tages forbehold over for mindstekrav. Bemærk at Tilbudsgiver som en del af sit tilbud skal fremsende kravspecikationen (Kontraktbilag 1) i underskrevet stand. Ordregiver er i øvrigt forpligtet til at afvise tilbud med forbehold over for udbuddets grundlæggende elementer. Ordregiver kan endvidere være berettiget til at afvise tilbud med forbehold over for ikkegrundlæggende elementer i udbuddet. Såfremt Ordregiver efter udbudsreglerne har mulighed for og vælger at prissætte et forbehold, vil prissætningen indgå i evalueringen af pris. Ordregiver fraråder Tilbudsgiver at vedlægge eller henvise til Tilbudsgiverens almindelige salgs- og leveringsbetingelser eller lignende. Sådanne salgs- og leveringsbetingelser vil typisk indeholde bestemmelser, der reelt indebærer et forbehold over for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet, således at Ordregiver er forpligtet til at kassere det pågældende tilbud. Side 13 af 14

14 15 Aktindsigt Tilbud vil så vidt muligt blive behandlet fortroligt, men Ordregivers fortrolighedstilsagn viger i den udstrækning, hvor lovgivningen forpligter Ordregiver til at videregive oplysninger til tredjemand. Tilbudsgivers opmærksomhed henledes på, at dokumenterne i dette udbud, herunder indkomne tilbud, er omfattet af lovgivning om aktindsigt. Det indgår dog bl.a. i bedømmelsen af omfanget af ret til aktindsigt, om den virksomhed, der afgiver et tilbud, har bedt om, at tilbuddet behandles fortroligt, og har indikeret, hvilke oplysninger/elementer i tilbuddet, det drejer sig om. Såfremt der er oplysninger eller elementer i tilbuddet, som ud fra forretningsmæssige overvejelser ønskes undtaget fra aktindsigt, opfordres Tilbudsgiver til at angive dette i sit tilbud. Ordregiver vil dog under alle omstændigheder være berettiget og forpligtet til at give aktindsigt i det omfang, som følger af lovgivningen. Anmodes Ordregiver om aktindsigt, vil Tilbudsgiver så vidt muligt blive hørt, inden Ordregiver træffer beslutning om, hvilke dele af tilbuddet, der måtte være undtaget fra aktindsigt. 16 Orientering om resultatet af udbudsforretningen Med henblik på indgåelse af kontrakt modtager samtlige Tilbudsgivere hurtigst muligt og samtidigt meddelelse om, hvilken tilbudsgiver ordregiver har til hensigt at indgå kontrakt med. Denne meddelelse sendes pr. til kontaktpersonen oplyst i Udbudsbilag 1. Meddelelse til den vindende Tilbudsgiver om, at Tilbudsgivers tilbud er det vindende tilbud, er ikke et løfte om at ville indgå kontrakt med Tilbudsgiveren. Endelig og bindende aftale anses således ikke for indgået, før kontrakt er underskrevet ubetinget af alle kontraktens parter, ligesom ordregiver ikke anser udbudsforretningen for afsluttet før dette tidspunkt. Region Syddanmark må tidligst indgå kontrakt med Tilbudsgiver, når stand-stillperioden er udløbet, jf. 3 i lov om klagenævnet for udbud. 17 Tjekliste Tilbudsgiver skal fremsende følgende dokumenter, som samlet udgør tilbuddet: Udfyldt og underskrevet Udbudsbilag 1: Oplysninger om pesonlige forhold I relevante tilfælde, dvs. såfremt Tilbudsgiver udgør et konsortium: Udfyldt og underskrevet Kontraktbilag 6 (udfyldt og underskrevet): Erklæring om fælles befuldmægtiget og solidarisk, direkte og ubetinget hæftelse Underskrevet Kontraktbilag 1: Kundens kravspecifikation Udfyldt og underskrevet Kontraktbilag 3B: Pris Side 14 af 14