UDBUDSBETINGELSER. Patientforløb. 1. Indledning. Om Region Nordjylland

Transkript

1 Patientforløb Planlægning AC Fuldmægtig Maj-Britt Madsen Direkte august 2016 UDBUDSBETINGELSER 1. Indledning Om Region Nordjylland Region Nordjyllands sygehusvæsen består af tre sygehuse (to somatiske og et psykiatrisk). Desuden består Region Nordjylland af en række institutioner inden for Social- og specialskoleområdet. Region Nordjylland har ca medarbejdere. På Region Nordjyllands hjemmeside findes en uddybende beskrivelse af regionens sygehusvæsen. Om dette udbud Region Nordjylland overvåger løbende kapaciteten i regionens sygehusvæsen, og herunder også patientstrømmende ind og ud af regionen. På baggrund af dette kan regionen konstatere, at der på nuværende tidspunkt ikke er udsigt til, at regionen selv kan tilvejebringe den ønskede kapacitet inden for øjenområdet. De sundhedsydelser, der udbydes i nærværende udbud, indkøbes med hjemmel i Sundhedslovens 75 om regionernes mulighed for tilkøb af kapacitet. Dette betyder, at den kapacitet, som de(n) vindende tilbudsgiver(e) byder ind med, vil blive betragtet som værende en del af regionens egen kapacitet i relation til reglerne om udvidet frit sygehusvalg. Konkurrenceudsættelsen af sundhedsydelserne har til formål at tilsikre, at regionens opgaver varetages ud fra hensynet bedst og billigst ; det vil sige den rette kvalitet og det rette serviceniveau til den billigste pris. Regionen forudsætter derfor, at de udbudte ydelser bliver tilbudt til priser, der ligger under de aftalepriser, der er forhandlet mellem Danske Regioner og Sundhed Danmark (DUF-takster). Da Region Nordjylland fra tidligere udbudte aftaler om sundhedsydelser har erfaring med, at en effektiv udnyttelse af aftalerne afhænger af afstanden fra patient til leverandør, har Region Nordjylland anset det for nødvendigt at anvende afstandskriterier i dette udbud, jf. nærmere nedenfor afsnit 3.4. Afstandskriterierne har flere formål, bl.a. At leverandørerne sikres en bedst mulig udnyttelse af rammeaftalerne At en sikring af rammeaftalernes udnyttelse medfører bedre tilbud og dermed bedre konkurrence At en effektiv sikring af rammeaftalernes udnyttelse er en forudsætning for udnyttelse af den kapacitet, der ønskes sikres via udbuddet De angivne afstandskriterier er ikke ensbetydende med, at tilbudsgivere uden for de angivne afstande ikke kan afgive tilbud, men kriterierne forudsætter, at forundersøgelser og behandlinger, herunder Side 1 af 9

2 operationer samt eventuelle kontroller skal foretages inden for de angivne afstande fra Region Nordjylland. Udbudsmaterialet Det samlede udbudsmateriale består af følgende: Nærværende udbudsbetingelser (PDF-fil) Udbudsbilag 1: Tro- og loveerklæring til underskrift (MS Word fil) Udbudsbilag 2: Tilbudsskema (MS Word fil) Udbudsbilag 3: Aftale vedr. behandling af grå stær (PDF-fil) Udbudsmaterialet kan alene hentes elektronisk på Tilbudsgiver opfordres til omhyggeligt at kontrollere, at det komplette udbudsmateriale er hentet på i henhold til ovennævnte oversigt. I udbudsmaterialet indgår tillige spørgsmål og svar til udbudsmaterialet, der løbende vil blive offentliggjort på ovennævnte adresse, jf. nærmere nedenfor afsnit Generelle udbudsbetingelser 2.1 Udbudsform Nærværende udbud gennemføres i henhold til Udbudslovens afsnit III om indkøb af sociale og andre specifikke tjenesteydelser. At udbuddet gennemføres i henhold til udbudslovens afsnit III betyder, at udbuddet alene gennemføres efter de forsimplede procedureregler, der er beskrevet i dette afsnit. Der er således ikke tale om et traditionelt EU-udbud. Udbuddet gennemføres som et offentligt udbud, hvilket betyder, at alle tilbudsgivere kan afgive bud på opgaven, såfremt de opfylder de under afsnit 2.9 angivne udvælgelseskriterier. Der vil ske samtidig underretning af samtlige tilbudsgivere om resultatet af udbuddet. Efter underretningen om resultatet af udbuddet vil Ordregiver først kunne indgå de udbudte rammeaftaler efter udløbet af en standstillperiode på 10 dage. Der henvises i det hele til Udbudslovens afsnit III. Krævet dokumentation kan som altovervejende udgangspunkt ikke eftersendes efter tilbudsfristens udløb. Hvis dokumentation ikke er modtaget inden tilbudsfristens udløb, udelukkes tilbudsgiveren således som udgangspunkt fra den videre udbudsproces. Tilbudsgiveren skal derfor være opmærksom på de formalia, der er angivet i udbudsbetingelserne. Rammeaftalerne anses først for endeligt indgået, når der er truffet beslutning i ordregivers direktion om, hvem rammeaftalerne tildeles, og når rammeaftalerne er underskrevet af begge parter. Tilbudsgiverne skal være opmærksomme på, at en tilbudsgiver er bundet af sit tilbud indtil vedståelsesfristens udløb se under punkt Ordregiver Ordregiver er: Region Nordjylland CVR-nr Side 2 af 9

3 Patientforløb Niels Bohrs Vej Aalborg Øst 2.3 Tilbudsfrist Tilbud skal afleveres inden for tilbudsfristen angivet nedenfor og regionen ser gerne, at tilbud sendes elektronisk på til alternativt fremsendes med post eller afleveres personligt: Tilbud kan fremsendes eller afleveres personligt til: Region Nordjylland Patientforløb Att.: Maj-Britt Madsen Niels Bohrs Vej Aalborg Ø Tilbud der fremsendes eller afleveres personligt skal være i en lukket forsendelsesindpakning og mærket med: Udbud af sundhedsydelser må ikke åbnes ved poståbning. Tilbud skal være modtaget senest fredag den 23. september 2016 kl Ordregiver bekræfter efter udløbet af tilbudsfristen modtagelsen af tilbuddet. 2.4 Behandling af tilbud Tilbud modtaget efter tilbudsfristens udløb, på et andet sted eller i anden form end angivet i disse udbudsbetingelser, bliver ikke betragtet som rettidigt indkommet, og bliver derfor umiddelbart afvist. Region Nordjylland forbeholder sig ret til at indhente supplerende oplysninger fra alle eller enkelte af tilbudsgiverne, efter at tilbuddene er modtaget. Sådanne oplysninger bliver betragtet som en del af det afgivne tilbud. Hvis man som tilbudsgiver opdager, at der er fejl i det fremsendte tilbud, skal man straks give regionen skriftlig meddelelse om fejlen med en nærmere beskrivelse heraf. Dette kan kun ske inden tilbudsfristens udløb. Tilbudsgivere kan ikke overvære åbningen af tilbuddene. Fremsendte tilbud udarbejdes for egen regning, og tilbudsmaterialet returneres ikke. 2.5 Sprog Tilbud og eventuelle tilhørende bilag samt ethvert andet materiale i forbindelse med udbuddet, skal skrives på dansk. Al korrespondance skal tillige foregå på dansk. 2.6 Alternative tilbud og forbehold Der kan ikke gives alternative tilbud. Tilbudsgiver kan således som eksempel ikke betinge sin afgivne pris/priser i tilbudsskemaet (Udbudsbilag 2) af, at tilbudsgiver tildeles x antal delaftaler eller opnår x antal henvisninger under en delaftale. Side 3 af 9

4 Der kan endvidere ikke tages forbehold over for rammeaftalen, og der kan ikke tages forbehold over for mindstekrav, jf. nærmere pkt Forbehold vil blive behandlet i overensstemmelse med udbudsregler, hvorefter ordregiver kan være forpligtet til at udelukke tilbud med forbehold, herunder bl.a. tilbud med forbehold over for udbuddets grundlæggende elementer, rammeaftaler eller mindstekrav. Måtte en tilbudsgiver alligevel ønske at tage forbehold over for udbudsmaterialets bestemmelser, skal dette anføres i tilbudsskemaet (Udbudsbilag 2) pkt Tilbudsgiverne opfordres til at stille spørgsmål under udbudsprocessen fremfor at tage et forbehold. 2.7 Aftaleperiode Der forventes indgået delaftaler for perioden 15. oktober 2016 til 14. oktober 2018 med option for Region Nordjylland på forlængelse af delaftalerne på 2 x 12 måneder. Optionerne kan udnyttes for alle eller enkelte af de indgåede delaftaler. Region Nordjylland er således ikke forpligtet til at udnytte en option for samtlige indgåede delaftaler. Udnyttelse af optionerne skal meddeles leverandøren senest henholdsvis den 1. september 2018 (for Optionsperiode 1), henholdsvis 1. september 2019 (for Optionsperiode 2). I den ordinære kontraktperiode og i optionsperioderne kan delaftalerne opsiges af Region Nordjylland med 3 måneders varsel. Delaftalerne er uopsigelig for leverandøren. Samtidig med eventuel meddelelse om forlængelse oplyser ordregiver det anslåede antal henvisninger i optionsperioden. Delaftalernes ikrafttrædelsestidspunkt kan udskydes af Ordregiver, såfremt dette af hensyn til udbudsprocessen er nødvendig. 2.8 Vedståelsesfrist Tilbudsgiver skal vedstå det afgivne tilbud indtil 3 måneder efter tilbudsfristens udløb, dvs. indtil udløbet af den 23. december Det betyder, at tilbud er bindende i hele denne periode. Hvis regionen fremsender accept inden for fristen, betyder det derfor, at der er indgået en aftale på de tilbudte vilkår. Regionen kan anmode tilbudsgiverne om at forlænge vedståelsesfristen. Den eller de vindende tilbudsgivere er forpligtet til at acceptere en anmodning om forlængelse af vedståelsesfristen med op til 4 uger. 2.9 Udvælgelseskriterier i forhold til vurdering af generel egnethed Samtlige tilbudsgivere, der rettidigt afgiver tilbud, kan indgå i konkurrencen. I første omgang foretages der dog en generel vurdering af virksomhedens egnethed til at løfte opgaven. Til brug for dette skal følgende dokumentation fremsendes med tilbuddet/tilbuddene: Tro- og loveerklæring (udbudsbilag 1) Kopi af den virksomhedsansvarlige speciallæges autorisation Såfremt den virksomhedsansvarlige speciallæges autorisation ikke er udstedt af de danske myndigheder, skal tilbudsgiver vedlægge en kopi af såvel den originale autorisation som en dansk oversættelse heraf, samt dokumentation for, at autorisationen er godkendt af Sundhedsstyrelsen på lige vilkår med danske autorisationer Kontrakt og forhandling Side 4 af 9

5 Der vil blive indgået selvstændig kontrakt (delaftale) med den/de tilbudsgivere, der tildeles ordren. Antallet af kontrakter der forventes indgået, fremgår af pkt. 3.2 og 3.3. Den endelige rammeaftale mellem Region Nordjylland og den/de tilbudsgivere der vinder udbuddet er vedlagt som Udbudsbilag 3. Der kan ikke tages forbehold for kontraktvilkårene. Såfremt tilbudsgiver tager forbehold for kontraktvilkårene vil tilbuddet være at anse for ukonditionsmæssigt og vil dermed udgå af konkurrencen. Der bliver som udgangspunkt ikke afholdt kontrakt- eller prisforhandlinger mellem ordregiver og tilbudsgiver. Tilbudsgiver bør derfor sørge for, at tilbuddet kan danne grundlag for underskrift af kontrakten uden forudgående drøftelser mellem tilbudsgiver og Region Nordjylland (med undtagelse af redaktionelle ændringer). Region Nordjylland forbeholder sig dog ret til at forhandle med tilbudsgiverne efter tilbudsfristens udløb, herunder om pris mv. Hvis der indledes forhandlinger vil alle tilbudsgivere, der har afgivet et konditionsmæssigt tilbud, blive indkaldt til forhandling. Det er afgørende, at tilbuddet er fyldestgørende, behandler alle relevante forhold og formuleres præcist. Navnlig er det afgørende, at tilbuddet afgives på baggrund af tilbudsskemaet og at alle tilbudsskemaets rubrikker udfyldes korrekt Aflysning Hvis der foreligger saglige grunde hertil, kan udbuddet aflyses, med eventuelt efterfølgende gennemførelse af nyt udbud. Ved saglig aflysning af udbuddet vil dette betyde, at tilbudsgiverne ikke kan rejse krav af nogen art, herunder økonomisk, over for ordregiver. Det gælder også for omkostninger, som måtte være afholdt af tilbudsgiverne i forbindelse med udarbejdelsen af tilbuddet Spørgsmål og kontaktpersoner Tilbudsgiverne kan få afklaret eventuelle uklarheder/spørgsmål om udbudsmaterialet ved at fremsætte spørgsmål skriftligt til Maj-Britt Madsen på adresse sundhedsudbud@rn.dk. Af hensyn til en ensartet behandling af tilbudsgiverne bedes spørgsmål fremsendes senest onsdag den 14. september 2016 kl Spørgsmål der fremsendes efter denne dato vil alene blive besvaret i det omfang, besvarelsen kan afgives senest 6 dage før tilbudsfristen. Spørgsmål der stilles senere end 6 dage før tilbudsfristen kan ikke forventes besvaret. I særlige tilfælde kan Regions Nordjylland vælge at besvare senere indkomne spørgsmål. Indkomne spørgsmål vil løbende blive besvaret og offentliggjort på udbuddets side på i anonymiseret form. De til enhver tid opdaterede spørgsmål/svar vil blive udlagt som Q&A-fil, der kan hentes af tilbudsgiverne på samme måde som selve udbudsmaterialet. Tilbudsgiverne opfordres derfor til at holde sig ajour med den relevante side på Region-Nordjylland/Licitationer-og-udbud. Al korrespondance vedr. spørgsmål/uklarheder i udbudsmaterialet skal foregå elektronisk via ovennævnte adresse. Side 5 af 9

6 3. Kravspecifikation 3.1 Opgavebeskrivelse Region Nordjylland ønsker at indgå fem (5) delaftaler om forundersøgelser, operation og efterkontrol mv. inden for det i tilbudsskemaets (Udbudsbilag 2) beskrevne speciale. Tilbudsgiver kan, men er ikke forpligtet til, at afgive tilbud på alle delaftaler. En tilbudsgiver kan tildeles én eller flere delaftaler. Tilbudsgiver skal som minimum årligt kunne udføre det antal operationer som indgår i den eller de delaftaler tilbudsgiver byder på. Tilbudsgiver skal endvidere kunne udføre samtlige de i tilbudsskemaet (udbudsbilag 2) angive procedurekoder KCJE**. 3.2 Antal og fordeling Region Nordjylland forventer at indgå aftale omkring i alt grå stær operationer (øjne) årligt i den ordinære kontraktperiode. Operationernes fordeling på delaftaler fremgår af nedenstående tabel: Delaftale Delaftale 1: Grå stær operationer Delaftale 2: Grå stær operationer Delaftale 3: Grå stær operationer Delaftale 4: Grå stær operationer Delaftale 5: Grå stær operationer Forventet antal operationer i den ordinære kontraktperiode 1.000/pr. år 500/pr. år 500/pr. år 500/pr. år 500/pr. år Regionen vil dog, såfremt behovet viser sig at være større, henvise flere til operation end det angivne antal. Det er således alene leverandørens kapacitet og angivelser i tilbudsskemaets pkt. 2.1, der begrænser det antal operationer, der kan foretages efter de indgåede delaftaler. Regionen har således ikke nogen øvre grænse for det antal operationer, der kan foretages. Da der vil være tale om uselekterede patienter, vil ikke alle henviste patienter have behov for en operation. Hvis kontraktperioderne forlænges, oplyser regionen, i forbindelse med forlængelsen det forventede antal henvisninger for hver forlængelsesperiode. Der vil ske en forholdsmæssig fordeling af operationer på de enkelte delaftaler. 3.3 Kontraktstruktur Region Nordjylland ønsker at indgå fem (5) delaftaler med en eller flere leverandører. De fem (5) delaftaler er en del af en rammeaftale på grå stær operationer. Ved rammeaftale forstås en kontrakt, der fastlægger vilkårene for levering, uden at der på forhånd er aftalt en bestemt mængde, der skal aftages under rammeaftalen. Regionen er derfor berettiget til, men ikke forpligtet til, at indkøbe et antal patientforløb hos tilbudsgiver til den pris og kvalitet der er indgået aftale om. Side 6 af 9

7 Tilbudsgiver er berettiget til at anvende underleverandører forudsat, at underleverandørerne overholder og kan overholde samtlige ydelses- og kvalitetskrav i rammeaftalen. Oplysninger om evt. underleverandører gives i tilbudsskemaets pkt.1.4, og pkt Mindstekrav Mindstekrav er udtryk for krav, der skal opfyldes af tilbudsgiver. Såfremt tilbudsgiver ikke kan/vil opfylde de angivne mindstekrav, bliver det afgivne tilbud anset for ukonditionsmæssigt, og vil derfor ikke indgå i tilbudsvurderingen. For samtlige ydelser, der er omfattet af dette udbud, gælder: At tilbudsgiver skal acceptere samtlige vilkår i Udbudsbilag 3, rammeaftalen, herunder bl.a.: At tilbudsgiver senest 14 dage efter underskrift af delaftale skal kunne udføre forundersøgelse, operation og efterkontrol i Region Nordjylland eller dog maksimalt 60 kilometer i luftlinje fra grænsen til Region Nordjylland. At behandling skal ske i henhold til nationale og internationale guidelines det vil sige bedste specialiststandard. At tilbudsgiver skal indberette til nationale og regionale kvalitetsdatabaser. At tilbudsgiver skal indberette til Sundhedsstyrelsens Landspatientregister. En leveringstid der sikrer at leverandøren kan behandle patienten inden for to uger. Al kommunikation mellem den henviste patient og leverandørens sundhedspersonale skal foregå på dansk. At desinfektion og sterilisation af de anvendte instrumenter følger Statens Seruminstituts Nationale Infektionshygiejniske Retningslinjer (NIR) om desinfektion i sundhedssektoren udgivet i At eventuelle underleverandører overholder og kan overholde de krav, der fremgår af rammeaftalen samt på minimum samme niveau kan overholde det service- og kvalitetsniveau, der er angivet af tilbudsgiver i Tilbudsskemaets pkt. 3. Tilbudsgiver er forpligtet til efter anmodning at orientere regionen om ventetiden til de konkrete behandlinger omfatter af nærværende aftale. 4. Tildelingskriterium og underkriterier Tildeling af kontrakt(er) sker efter tildelingskriteriet økonomisk mest fordelagtige tilbud med følgende vægtede underkriterier: Pris, vægt 85 % Kvalitet, vægt 15 % 4.1 Pris Ved vurderingen af tilbuddene i relation til underkriteriet pris vil regionen lægge vægt på de tilbudte procentsatser (angivet i %) af de gældende aftaletakster under det udvidet frie sygehusvalg (taksten aftalt mellem Danske Regioner og Sundhed Danmark, herefter DUF-takster) på de enkelte udbudte delaftaler. Procentsatserne angives i tilbudsskemaets pkt Procentsatsen skal angives som en procentdel af DUF-taksten gældende for samtlige ydelser under den pågældende delaftale. Se nærmere vejledningen nedenfor under afsnit 5. Gældende DUF-takster kan findes på Side 7 af 9

8 I forhold til underkriteriet pris vil de indkomne tilbud blive vurderet i forhold til hinanden på baggrund af de tilbudte procentsatser. 4.2 Kvalitet Ved underkriteriet kvalitet forstås den kvalitet, der beskrives af tilbudsgiver i Tilbudsskemaets punkt Der vil blive lagt vægt på tilbudsgivers beskrivelser i de enkelte punkter, dog således, at beskrivelsen i punkterne vil veje forholdsmæssigt tungere end de øvrige punkter. 5. Fremgangsmåde ved afgivelse af tilbud Ved afgivelse af tilbud skal Udbudsbilag 1 og 2 udfyldes og underskrives. Der skal derudover vedlægges kopi af den virksomhedsansvarlige speciallæges autorisation. Alle punkter i både Udbudsbilag 1 og 2 skal udfyldes. Selve tilbuddet afgives ved udfyldelse af udbudsbilag 2 (Tilbudsskema). Samtlige felter i tilbudsskemaets pkt. 1-4 skal udfyldes, og tilbudsskemaet skal underskrives. Såfremt tilbudsgiver ikke ønsker at afgive tilbud på en konkret delaftale, angives dette ud for den pågældende delaftale i tilbudsskemaets pkt Særligt vedr. tilbudsskemaets punkt 2.1 Ved udfyldelse af tilbudsskemaets pkt. 2.1 (Tilbudsafgivelse) skal tilbudsgiver angive procentsats af taksten under udvidet frit sygehusvalg (DUF-takst) for samtlige ydelser under delaftalen. Dette skal anføres i felt E. Ønsker tilbudsgiver eksempelvis at tilbyde en rabat på 20 % af DUF-taksten på en delaftale, skrives 80 % i feltet. De aktuelle DUF-takster (priser) kan findes på Såfremt tilbudsgiver ikke har aftale under udvidet frit sygehusvalg, kan der opnås adgang til priserne ved at kontakte Danske Regioner på sygehusvalg@regioner.dk. Det er DUF-taksten for den ambulante ydelse som tilbudsgiver skal afgive tilbud ud fra. I feltet F angiver tilbudsgiver det samlede antal henvisninger (kvantitativt), som tilbudsgiver kan tilbyde at modtage i den ordinære aftaleperiode fra 15. oktober 2016 til 14. oktober Tilbudsgivers besvarelser anføres i de hvide felter. 6. Huskeliste ved afgivelse af tilbud Huskelisten erstatter ikke ovennævnte detaljerede krav til tilbudsafgivelsen, men er ment som en hjælp til tilbudsgiverne ved tilbudsafgivelse. HUSK AT: Spørgsmål/svar løbende udlægges på udbuddets side på som Q&A-fil. Underskrive og vedlægge tro- og loveerklæring (Udbudsbilag 1). Vedlægge kopi af den virksomhedsansvarlige speciallæges autorisation Udfylde samtlige punkterne 1 4 i tilbudsskemaet (Udbudsbilag 2). Det fortrykte tilbudsskema skal anvendes. Angive i tilbudsskemaets pkt. 2.1, hvilke delaftaler der ikke angives tilbud på. Side 8 af 9

9 Underskrive tilbudsskemaet (Udbudsbilag 2). Tilbuddet må gerne indsendes elektronisk Side 9 af 9