GULDBORGSUND SPILDEVAND A/S: "TØMNING AF BUNDFÆLDNINGSTANKE (SEPTIKTANKE, TRIXTANKE OG LIGNENDE)"

Transkript

1 GULDBORGSUND SPILDEVAND A/S: "TØMNING AF BUNDFÆLDNINGSTANKE (SEPTIKTANKE, TRIXTANKE OG LIGNENDE)" UDBUDSBETINGELSER AUGUST 2016

2 INDHOLDSFORTEGNELSE 1. INDLEDNING KONTRAKTENS OMFANG UDBUDSFORM OG RETSGRUNDLAG UDBUDSMATERIALET KONTRAKTPERIODEN 4 2. Udbudsbetingelser ORDREGIVER TIDSPLAN FOR UDBUDDETS GENNEMFØRELSE SPØRGSMÅL TILBUDSFRIST VURDERING AF TILBUD, INDHENTELSE AF DOKUMENTATION OG UNDERRETNING OM TILDELINGSBESLUTNING KONTRAKTINDGÅELSE UDELUKKELSE OG EGNETHED OPLYSNINGER OM DEN ØKONOMISKE AKTØR UDELUKKELSESGRUNDE KRAV TIL EGNETHED TILDELINGSKRITERIUM, UNDERKRITERIUM OG EVALUERINGSMETODE "PRIS" "OPGAVENS UDFØRELSE" KRAV TIL UDFORMNING AF TILBUD FORBEHOLD ALTERNATIVE TILBUD VEDSTÅELSESFRIST FORTROLIGHED VEDERLAG 13

3 1. INDLEDNING 1.1 KONTRAKTENS OMFANG Guldborgsund Spildevand A/S (herefter "Ordregiver") forestår tømning af bundfældningstanke (septiktanke, trixtanke og lignende) i Guldborgsund Kommune. Endvidere varetager Ordregiver administration af tømningsordningen. Ordregiver gennemfører dette udbud for at identificere den virksomhed ("Leverandøren"), som skal varetage denne opgave. Den udbudte kontrakt omfatter en årlig tømning af ca tanke, der geografisk opdeles efter kommunegrænserne fra de tidligere kommuner Nykøbing F., Nørre Alslev, Nysted, Sakskøbing, Stubbekøbing og Sydfalster. Dokumentet "Arbejdsbeskrivelse" med bilag indeholder en udførlig beskrivelse af de opgaver, som er omfattet af den udbudte kontrakt. 1.2 UDBUDSFORM OG RETSGRUNDLAG Udbuddet gennemføres som et offentligt udbud i henhold til udbudsloven, jf. 56 (Lov nr af 15. december 2015). 1.3 UDBUDSMATERIALET Det samlede udbudsmateriale består af følgende dokumenter: Udbudsbekendtgørelse. Nærværende udbudsbetingelser (UB). European Single Procurement Document - "Det fælles europæiske udbudsdokument" (ESPD). Kontraktudkast. Tilbudsliste (TBL). Tilbuds- og afregningsgrundlag (TAG). Arbejdsbeskrivelse med følgende bilag: Bilag A: Regulativ for tømning af bundfældningstanke Bilag B: Eksempel på tømningsplan 2013.

4 Bilag C: Anbefalinger ved tømning af septiktanke på ejendomme med SPF-svin. Eventuelle rettelsesblade offentliggjort i tilbudsfasen. Eventuelle spørgsmål og svar offentliggjort i tilbudsfasen. Enhver henvisning til "udbudsgrundlaget" eller "udbudsmaterialet" i dette dokument eller i de dokumenter, som er nævnt herudover, skal forstås som en henvisning til de dokumenter, som fremgår af dette punkt 1.3. Bemærk: Udbudsmaterialet er alene tilgængeligt på Ordregivers hjemmeside Det påhviler tilbudsgiverne at downloade dokumenterne fra denne hjemmeside. "Spørgsmål & svar" og "Rettelser" offentligøres tilsvarende på denne hjemmeside. Tilbudsgiverne skal derfor løbende holde sig orienterede på siden. Tilbudsgiverne skal kontrollere, at materialet er komplet ifølge ovennævnte fortegnelse. 1.4 KONTRAKTPERIODEN Kontrakten træder i kraft den 1. januar 2017 og ophører 31. december Bemærk, at Kontrakten indeholder option på forlængelse på op til to (2) år. Den udbudte kontrakt er en rammeaftale, og den maksimale varighed af kontrakten er fire (4) år. 2. UDBUDSBETINGELSER 2.1 ORDREGIVER Ordregiver er: Guldborgsund Spildevand A/S CVR. nr Gaabensevej Nykøbing F. Eventuelle henvendelser vedrørende udbuddet skal rettes til: Anne-Sophie Kämpf Svane ans@horten.dk. Alle henvendelser bedes mærket "Guldborgsund Spildevand Tømningsudbud.

5 Tilbudsgivernes opmærksomhed henledes på, at alle henvendelser skal ske skriftligt. Der kan ikke rettes telefoniske eller personlige henvendelser hverken direkte til Ordregiver eller dennes rådgivere vedrørende udbuddet. 2.2 TIDSPLAN FOR UDBUDDETS GENNEMFØRELSE Hovedtidsplanen for udbuddets gennemførelse er som følger: AKTIVITET DATO Fremsendelse af udbudsbekendtgørelse 29. august 2016 "Frist" for spørgsmål (se afsnit 2.2.1) 26. september 2016, kl. 12:00 Tilbudsfrist (se afsnit 2.2.2) 5. oktober 2016, kl. 12:00 Underretning om tildelingsbeslutning (forventet) (se afsnit 2.2.3) 3. november 2016 Stand-still periode (10 kalenderdage) 4. november november 2016 Kontraktindgåelse (tidligst) (se afsnit 2.2.4) 15. november 2016 Kontraktstart (forventet) 1. januar 2017 Inden for udbudslovens rammer forbeholder Ordregiver sig ret til at ændre på ovenstående tidsplan SPØRGSMÅL Tilbudsgiver kan melde deres interesse for udbuddet og stille spørgsmål via til Anne-Sophie Kämpf Svane, Alle henvendelser bedes mærket "Guldborgsund Spildevand Tømningsudbud. Tilbudsgivernes opmærksomhed henledes på, at alle henvendelser skal ske skriftligt. Der kan ikke rettes telefoniske eller personlige henvendelser. Tilbudsgiverne opfordres til at stille deres spørgsmål senest den 26. september 2016, kl. 12:00. Alle spørgsmål (også spørgsmål modtaget efter ovenstående "frist") vil blive besvaret, i det omfang det er muligt at fremkomme med en besvarelse senest 6 kalenderdage inden tilbudsfristens udløb. Eventuelle rettelsesblade samt eventuelle spørgsmål og svar vil blive offentliggjort på Ordregivers hjemmeside ( i anonymiseret form. Tilbudsgivere, der har meldt deres interesse, orienteres direkte pr. om spørgsmål/svar og eventuelle rettelsesblade.

6 2.2.2 TILBUDSFRIST Tilbudsfristen er 5. oktober 2016, kl. 12:00. Tilbud skal fremsendes til/afleveres hos: Horten Advokatpartnerselskab Att. Anne-Sophie Kämpf Svane Philip Heymans Allé Hellerup. Tilbud skal være modtaget på ovenstående adresse senest ved tilbudsfristens udløb. Tilbuddet bedes afleveret i 2 fysiske eksemplarer og i 1 elektronisk eksemplar på USBstik eller lign. Tilbud bedes tydeligt mærkes: "Tilbud - Guldborgsund Spildevand tømningsudbud. Såfremt tilbudsgiver fremsender tilbuddet pr. post, skal tilbudsgiver selv sikre sig, at tilbuddet kommer frem inden tilbudsfristens udløb. Tilbudsgiverne har ikke mulighed for at overvære åbningen af tilbuddene VURDERING AF TILBUD, INDHENTELSE AF DOKUMENTATION OG UNDERRETNING OM TILDELINGSBESLUTNING Efter udløbet af tilbudsfristen foretager Ordregiver indledningsvist en vurdering af, hvorvidt tilbuddene opfylder de formelle krav til tilbuddets indhold og udformning, herunder ESPD'et. Dernæst foretager Ordregiver en vurdering af, om tilbudsgiverne er omfattet af en udelukkelsesgrund, og om tilbudsgiverne opfylder de fastsatte krav til egnethed. Ordregiver vil alene evaluere tilbud fra tilbudsgivere, som: 1. Ikke er omfattet af en udelukkelsesgrund, jf. afsnit 2.3.2, og 2. Opfylder de fastsatte krav til egnethed, jf. afsnit Ordregiver vil derefter foretage en evaluering af tilbuddene i forhold til de offentliggjorte under- og delkriterier, jf. afsnit 2.4. På baggrund af evalueringen fastsætter Ordregiver over for den tilbudsgiver, Ordregiver påtænker at tildele kontrakten, en frist til at fremlægge supplerende oplysninger eller dokumentationen, jf. udbudslovens 151, for de oplysninger, som er angivet i ESPD'et, se afsnit 2.3.

7 Efter udløbet af ovennævnte frist og forudsat, at korrekt dokumentation modtages fra den tilbudsgiver, Ordregiver påtænker at tildele kontrakten, underretter Ordregiver elektronisk tilbudsgiverne om, hvilket tilbud der afspejler det bedste forhold mellem pris og kvalitet KONTRAKTINDGÅELSE Kontrakten indgås mellem Ordregiver og vindende tilbudsgiver på baggrund af det kontraktudkast, som indgår i udbudsmaterialet, jf. afsnit 1.3. Kontrakten vil tidligst blive indgået efter udløbet af den obligatoriske standstillperiode. Standstill-perioden løber 10 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor Ordregiver elektronisk har afsendt underretningen om tildelingsbeslutningen til tilbudsgiverne. 2.3 UDELUKKELSE OG EGNETHED I henhold til udbudsloven skal standardformularen ESPD benyttes. ESPD fungerer som foreløbigt bevis for, at tilbudsgiver ikke er omfattet af en udelukkelsesgrund, samt som bevis for, at tilbudsgiver opfylder de fastsatte krav til egnethed. Ordregiver kan afvise tilbud, der ikke indeholder ESPD som foreløbigt bevis. Tilbudsgiver skal derfor udfylde og vedlægge ESPD i overensstemmelse med Ordregivers anvisninger i udbudsbekendtgørelsen, samt nedenstående afsnit Der skal ikke vedlægges anden/supplerende dokumentation end det, som efterspørges i ESPD'et. For yderligere oplysninger om ESPD'et henvises til Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens vejledninger "Vejledning til det fælles europæiske udbudsdokument", december 2015, samt den særskilte vejledning om den elektroniske udgave af ESPD'et: "Det elektroniske ESPD. Sådan virker det, Marts 2016". Begge vejledninger kan findes på: Bemærk: Inden Kontrakten tildeles, skal den "vindende tilbudsgiver" (dvs. den tilbudsgiver, som står til at blive tildelt kontrakten) fremlægge dokumentation for de oplysninger, der er afgivet i ESPD'et, jf. udbudslovens 151. Dokumentationskravene er beskrevet i udbudsbekendtgørelsen (og nedenstående) i overensstemmelse med udbudslovens Den vindende tilbudsgiver skal bl.a. fremlægge en serviceattest udstedt af Erhvervsstyrelsen, jf. udbudslovens 153, som bevis for, at tilbudsgiver ikke er omfattet af udelukkelsesgrundene i udbudslovens 135, stk. 1 og 3, og 137, stk. 1, nr. 2 eller 7. Nedenstående afsnit identificerer de punkter i ESPD'et, som tilbudsgiver skal udfylde OPLYSNINGER OM DEN ØKONOMISKE AKTØR Følgende punkter i ESPD'et skal udfyldes:

8 Del II: (alle punkter) A: Oplysninger om den økonomiske aktør (konsortier eller lignende sammenslutninger). B: Oplysninger om den økonomiske aktørs repræsentanter. C: Oplysninger om udnyttelse af andre enheders kapacitet. D: Oplysninger om underleverandører, hvis kapacitet den økonomiske aktører ikke baserer sig på. Bemærk, at tilbudsgivere, som baserer sig på andre enheders kapacitet, skal vedlægge særskilte ESPD'er for disse enheder. Endvidere skal tilbuddet indeholde støtteerklæring eller dokumentation, som godtgør, at den pågældende enhed er juridisk forpligtet over for tilbudsgiveren, jf. afsnit og UDELUKKELSESGRUNDE Følgende punkter i ESPD'et skal udfyldes: Del III: (alle punkter) A: Grunde vedrørende straffedomme. B: Grunde vedrørende betaling af skatter og afgifter eller bidrag til sociale sikringsordninger. C: Grunde, der vedrører insolvens, interessekonflikter eller forsømmelse i forbindelse med udøvelsen af erhvervet. Tilbudsgivere, der befinder sig i en obligatorisk eller i en af de frivillige udelukkelsesgrund, jf. udbudslovens , vil blive udelukket fra deltagelse og vil ikke komme i betragtning til den udbudte kontrakt. Dokumentation [NB: Alene vindende tilbudsgiver]: - Den vindende tilbudsgiver skal kunne dokumentere ikke at være omfattet af udelukkelsesgrundene ved at fremlægge serviceattest (danske virksomheder), troog loverklæringer, samt udskrifter fra relevante registre (forhold, som ikke dækkes af serviceattest). Dokumentation skal ikke fremsendes i forbindelse med tilbuddet KRAV TIL EGNETHED Følgende punkter i ESPD'et skal udfyldes: Del IV: (kun punkter nævnt nedenfor) (A) Krav til egnethed.

9 Leverandøren skal i kontraktperioden have en vognmandstilladelse, dvs. tilladelse til at transportere gods for andre (godskørsel for fremmed regning). Tilbudsgiver skal besidde den krævede autorisation, jf. ESPD'et, pkt. IV.A.2. Dokumentation [NB: Alene vindende tilbudsgiver]: (B) Den vindende tilbudsgiver skal kunne dokumentere dennes autorisation ved fremvisning af kopi af autorisationen. Dokumentation skal ikke fremsendes i forbindelse med tilbuddet. Økonomisk og finansiel formåen. Tilbudsgiverne skal opfylde følgende mindstekrav: 1. Positiv egenkapital i de seneste 3 afsluttede regnskabsår. 2. Soliditetsgrad på minimum 10 % i for de 3 seneste afsluttede regnskabsår. 3. Samlet omsætning for udførelse af tilsvarende arbejder/ydelser, jf. udbudsbekendtgørelsen, pkt. II.2.4), på mindst 1 mio. kr. for hvert af de seneste 3 afsluttede regnskabsår. 4. Erhvervsansvarsforsikring der minimum dækker 5 mio. kr. for personskade og 10 mio. kr. for tingskade. For de seneste 3 afsluttede regnskabsår skal tilbudsgiver i ESPD'et give oplysninger om følgende: Tilbudsgivers egenkapital og soliditetsgrad i %, jf. ESPD'et, pkt. IV.B.4. Tilbudsgivers omsætning med tilsvarende arbejder/ydelser, jf. ESPD'et, pkt. IV.B.2.a. Tilbudsgiver skal tillige oplyse det forsikrede beløb i tilbudsgivers erhvervsansvarsforsikring, jf. ESPD'et, pkt. IV.B.5. Såfremt der er sket væsentlige ændringer i tilbudsgivers økonomiske situation siden seneste regnskabsaflæggelse, skal tilbudsgiver oplyse herom, jf. ESPD'et, pkt. IV.B.6. Bemærk: Er tilbudsgiver et konsortium/lignende sammenslutning, eller baserer tilbudsgiver sig på andre enheders økonomiske eller finansielle kapacitet (fx. underleverandører), skal der indgives særskilt ESPD for hver deltager i konsortiet/sammenslutningen/underleverandøren, jf. ESPD'et, pkt. II.A, C og D. For tilbudsgivere, som baserer sig på andre enheders kapacitet, gælder endvidere, at tilbuddet skal indeholde støtteerklæring eller dokumentation, som godtgør, at den pågældende enhed er juridisk forpligtet over for tilbudsgiveren. Såfremt en tilbudsgiver beror sig på andre enheders økonomiske og finansielle formåen, skal denne enhed påtage sig solidarisk at hæfte for tilbudsgivers forpligtelser under den udbudte kontrakt. Såfremt tilbudsgiver ikke kan give alle oplysninger vedrørende økonomisk og finansiel kapacitet, fordi tilbudsgiver er etableret inden for det seneste år, skal tilbudsgiver anføre dette, jf. ESPD'et, pkt. IV.B.3. Bemærk: De fastsatte mindstekrav gælder tilsvarende for nystartede virksomheder. Nystartede virksomheder skal oplyse, hvordan de opfylder ovennævnte mindstekrav nr. 1-4 i ESPD'ets pkt. IV.B.6.

10 Dokumentation [NB: Alene vindende tilbudsgiver]: (C) Den vindende tilbudsgiver skal kunne dokumentere regnskabstallene i form af underskrevet revisorgodkendt årsregnskab eller tilsvarende erklæring samt en ledelseserklæring om, at der ikke siden sidste regnskabsaflæggelse er sket væsentlige ændringer i tilbudsgivers økonomiske situation. Den vindende tilbudsgiver skal kunne dokumentere den relevante erhvervsansvarsforsikring i form af kopi af gældende forsikringsaftale eller police. Teknisk og faglig formåen. Tilbudsgiverne skal opfylde følgende mindstekrav: Referencer på minimum 3 tilsvarende arbejder/ydelser udført inden for de seneste tre år. Tilbudsgiver skal i ESPD'et give oplysninger om følgende: Referencer med oplysning om tilbudsgivers betydeligste erfaring med tilsvarende arbejder/ydelser udført inden for de seneste tre år, jf. ESPD'et, pkt. IV.C.1B. Referencerne skal dække tilsvarende arbejder/ydelser, jf. udbudsbekendtgørelsen, pkt. II.2.4). Referencerne bør indeholde: beskrivelse af arbejdet/ydelsen, beløb, tidspunkt for udførelsen (dato) og modtager af arbejdet/ydelsen. Dokumentation [NB: Alene vindende tilbudsgiver]: Den vindende tilbudsgiver skal kunne dokumentere referencelisten i form af kontaktoplysninger, herunder kontaktperson, adresse og telefonnummer, hos modtageren, som kan bekræfte tilbudsgivers udførelse af arbejdet/ydelsen. 2.4 TILDELINGSKRITERIUM, UNDERKRITERIUM OG EVALUERINGSMETODE Tildelingskriteriet er det "bedste forhold mellem pris og kvalitet", jf. udbudslovens 162, stk. 1, pkt. 3 med følgende underkriterier (vægtning anført i parentes): Pris (50 %), se afsnit Opgavens udførelse (50 %), se afsnit "PRIS" Ved evalueringen af tilbuddene i forhold til underkriteriet "Pris" vil Ordregiver lægge vægt på den samlede tilbudspris, der fremgår af tilbudslistens side 1. Til brug for evalueringen af tilbuddene i forhold til underkriteriet "Pris" skal tilbudsgiverne udfylde og underskrive den tilbudsliste, som indgår i udbudsmaterialet, jf. pkt. 1.3.

11 Bemærk: Alle poster i tilbudslisten skal udfyldes. En ikke-udfyldt post i tilbudslisterne, eller en post udfyldt med tegn eller bogstaver, vil af Ordregiver blive tolket således, at tilbudsgiver har tilbudt den pågældende ydelse til 0 kr. Tilbudsgiver vil være forpligtet til at levere den pågældende ydelse til 0 kr. Pointmodel (Evalueringsmetode "Pris"): Der tildeles point på en skala fra Den tilbudsgiver, der har afgivet den laveste tilbudspris, tildeles 100 point. Tilbud, der er 50 % dyrere end laveste pris, tildeles 0 point. Øvrige tilbudspriser tildeles point ud fra en lineær interpolation mellem ovennævnte yderpunkter (pointmodel). Såfremt der mod forventning modtages tilbudspriser, der er højere end laveste tilbudspris plus 50 %, tildeles karakteren 0 i stedet til den højeste afgivne tilbudspris (primær tilpasningsmodel), dog kan den pris, der tildeles pointtallet 0 aldrig overstige laveste pris plus 80 % (sekundær tilpasningsmodel). Spændet på pointskalaen er således maksimalt laveste tilbudspris plus 80 % "OPGAVENS UDFØRELSE" Ordregiver vil med dette underkriterium lægge vægt på følgende: At tilbudsgiver har en tømningsprocedure og en egenkontrol, der sikrer en lav fejlprocent ved udførelse af tømningerne. At tilbudsgiver håndterer kontakt til Ordregiver og kunder på en professionel, dialogorienteret og fleksibel måde. Til brug for evalueringen af tilbuddene i forhold til underkriteriet "Opgavens udførelse" skal tilbuddene indeholde en beskrivelse, som sætter Ordregiver i stand til at evaluere tilbuddet i forhold til underkriteriet. Tilbuddet bør som minimum indeholde følgende: Beskrivelse af tilbudsgivers tømningsprocedurer og egenkontroller m.v., herunder hvordan disse procedurer og egenkontroller sikrer en lav fejlprocent i denne konkrete kontrakt. Beskrivelse af tilbudsgivers håndtering af dialogen med Ordregiver og kunder, herunder ved modtagelse af klager. Det bemærkes, at de to delkriterier vil blive vægtet lige. Evalueringsmetoden: Til bedømmelse af tilbuddene i forhold til underkriteriet "Opgavens udførelse" anvendes nedenstående pointskala. Nedenstående point afspejler alene pejlemærker på denne skala. Der kan således tildeles et hvilket som helst point mellem 0 og 100. POINT PROSA

12 100 Særdeles tilfredsstillende løsning, der opfylder alle Ordregivers Ønsker 70 God løsning, der opfylder en stor del af Ordregivers ønsker. 50 Middel løsning, der opfylder flere af Ordregivers ønsker. 30 Under middel løsning, der kun opfylder enkelte af Ordregivers ønsker. 0 Løsning, der kun netop opfylder mindstekrav og er uden yderligere merværdi. 2.5 KRAV TIL UDFORMNING AF TILBUD Tilbuddene skal som minimim indeholde: 1. Udfyldt ESPD fra tilbudsgiver samt eventuelle enheder, hvis kapacitet tilbudsgiver baserer sig på, se afsnit Støtteerklæring eller anden lignende dokumentation fra enheder, hvis kapacitet tilbudsgiver baserer sig på, jf. afsnit og afsnit Udfyldt og underskreven tilbudsliste, se afsnit Tilbudsbeskrivelse, "Opgavens udførelse", jf. afsnit Tilbuddet skal affattes på dansk, dog accepteres dokumenter af teknisk, beskrivende karakter på engelsk. 2.6 FORBEHOLD Tilbudsgiver opfordres til at afstå fra at tage forbehold, herunder standardforbehold og andre faglige forbehold. Såfremt tilbudsgiver opfatter vilkår i udbudsgrundlaget som uacceptable eller uhensigtsmæssige, opfordres tilbudsgiver til at stille spørgsmål hertil frem for at tage forbehold. Ordregiver vil herefter tage stilling til, om der skal foretages ændringer i udbudsgrundlaget. 2.7 ALTERNATIVE TILBUD Tilbudsgiver er ikke berettiget til at afgive alternative tilbud. 2.8 VEDSTÅELSESFRIST Tilbudsgiver er forpligtet til at vedstå sit tilbud i mindst 3 måneder efter tilbudsfristens udløb, jf. afsnit Tilbudsgivers vedståelsespligt berøres ikke af Ordregivers tildelingsbeslutning.

13 2.9 FORTROLIGHED Ethvert tilbud vil blive behandlet fortroligt af Ordregiver og dennes rådgivere dog med de begrænsninger, der følger af lovgivningen, herunder offentlighedslovens regler om aktindsigt. Samtlige oplysninger, herunder materiale, som tilbudsgiver modtager fra Ordregiver i forbindelse med tilbudsindhentningen, skal behandles fortroligt. Dette gælder også, selvom tilbudsgiver måtte vælge ikke at afgive tilbud VEDERLAG Der udbetales ikke vederlag til tilbudsgiverne for disses udarbejdelse af tilbud. ***