Udbudsbetingelser. i forbindelse med begrænset udbud af Energiplan for Allerød Kommunes bygninger

Transkript

1 Udbudsbetingelser i forbindelse med begrænset udbud af Energiplan for Allerød Kommunes bygninger

2 1. INDLEDNING Allerød Kommune (herefter "Ordregiver") udbyder i medfør af Europa-Parlamentets og Rådets direktiv nr. 2004/18/EF af 31. marts 2004 om samordning af fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter, som implementeret ved bekendtgørelse nr. 712 af 15. juni 2011 om fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter, kontrakt på udarbejdelse af energiplan for Ordregivers bygninger. Ordregiver har udarbejdet nærværende udbudsbetingelser og bilag, der sammen med udbudsbekendtgørelsen udgør grundlaget for de prækvalificerede virksomheders afgivelse af tilbud. De prækvalificerede virksomheder er: OBH Ingeniørservice, Danish Energy Management, Moe & Brødsgaard, Niras, COWI. Udbudsmaterialet fremsendes direkte til de bydende i elektronisk form. 2. KONTRAKTPERIODE Kontrakten forventes underskrevet den 4. april 2012, og kontrakten forventes fuldført inden for senest 12 måneder fra kontraktunderskrivelsen. 3. UDBUDSMATERIALE Det samlede udbudsmateriale består af følgende dokumenter: 1. Udbudsbekendtgørelse 2011/S af 7. december 2011, som rettet ved bekendtgørelse 2011/S af 10. december 2011 og bekendtgørelse 2011/S af 14. december 2011, jf. spørgsmål og svar på Ordregivers hjemmeside. 2. Nærværende udbudsbetingelser. 3. Tilbudsskabelon. 4. Kravspecifikation. 5. Udkast til kontrakt. 6. Skabelon til "Anfordringsgaranti". 7. Bilagsmateriale om kommunens bygninger, jf. kravspecifikationen. 2

3 4. ORDREGIVENDE MYNDIGHED Ordregiver er: Allerød Kommune Bjarkesvej Allerød (herefter "Ordregiver"). Ordregivers kontaktperson under udbuddet er: Projektleder Lars Lundsgaard lalu@alleroed.dk. Der kan ikke rettes personlig eller telefonisk henvendelse til ovennævnte kontaktperson eller Ordregivers øvrige medarbejdere vedrørende nærværende udbud. Al henvendelse vedrørende dette udbud må alene ske skriftligt til Lars Lundsgaard. Der må ikke rettes henvendelse til andre af kommunens medarbejdere, herunder medarbejdere i kommunens institutioner og bygninger. 5. DEN UDBUDTE OPGAVE Udbuddet omfatter udarbejdelsen af en samlet energiplan for Ordregivers bygninger, jf. udbudsbekendtgørelse 2011/S af 7. december 2011, som rettet ved bekendtgørelse 2011/S af 10. december 2011 og bekendtgørelse 2011/S af 14. december Kravspecifikation for den udbudte opgave er vedlagt som bilag til nærværende udbudsbetingelser. 6. TIDSPLAN FOR UDBUDDET Aktivitet Datoer Frist for anmodning om prækvalifikation 3. januar 2012 Afsendelse af beslutning om prækvalifikation og udsendelse af udbudsmateriale Spørgemøde på Rådhuset 25. januar februar 2012, kl. 10:00 Tilbudsfrist 6. marts 2012, kl. 12:00 Tildelingsbeslutning (forventet) 23. marts

4 Aftalens indgåelse/aftalens start (forventet) 4. april 2012 Aktivitet 1 afsluttes (forventet) 15. maj 2012 Aktivitet 2 afsluttes (forventet) 15. juni 2012 Aktivitet 3 Workshops, møder etc. (forventet) juni 2012 Aktivitet 4 afsluttes (forventet) 15. oktober 2012 Aktivitet 5 afsluttes (forventet) 15. november SPØRGSMÅL OG SPØRGEMØDE Har tilbudsgiver spørgsmål eller bemærkninger til udbudsmaterialet, eller finder tilbudsgiver, at udbudsmaterialet er uklart på et eller flere punkter, opfordres tilbudsgiver til at søge dette afklaret ved at rette skriftlig henvendelse til Ordregiver. Eventuelle spørgsmål bedes rettet til Ordregivers kontaktperson: Projektleder: Lars Lundsgaard lalu@alleroed.dk. Alle henvendelser til Ordregiver skal ske skriftligt og spørgsmål bedes mærket: "Tilbud på udarbejdelse af energiplan for Allerød Kommunes bygninger". Der afholdes desuden spørgemøde på Allerød Kommunes rådhus den 8. februar 2012, kl Da receptionen er lukket denne dag, skal man vente ved indgangen til receptionen, hvor man vil blive hentet kl Man bedes ankomme rettidigt, da kommunen ikke kan garantere, at man bliver lukket ind ved for sen ankomst. Man bedes tilmelde sig ved at sende en e mail til Lars Lundsgaard, med angivelse af hvor mange personer der møder op. Der kan ikke rettes telefoniske eller personlige henvendelser vedrørende udbuddet. Tilbudsgiverne opfordres til at stille deres spørgsmål senest den 24. februar Spørgsmål vil blive besvaret, i det omfang det er muligt at fremkomme med en besvarelse senest 6 kalenderdage inden tilbudsfristens udløb. Spørgsmål, der modtages senere end 6 kalenderdage inden udløbet af tilbudsfristen, vil ikke blive besvaret. Alle svar på skriftlige spørgsmål vil blive sendt direkte til de bydende i anonymiseret form. 8. TILBUDSGIVNING Tilbuddet skal fremsendes til Ordregiver på adressen: 4

5 Allerød Kommune Att.: Projektleder Lars Lundsgaard Bjarkesvej Allerød. Tilbuddets emballering bør tydeligt være mærket med: "Tilbud på udarbejdelse af energiplan for Allerød Kommunes bygninger må ikke åbnes af posten i Allerød Kommune". Man opfordres til at skrive med rødt på kuverten og med store bogstaver eller evt. anvende en rød kuvert. Tilbud skal være Ordregiver i hænde senest den: 6. marts 2012, kl. 12:00. Tilbud, der modtages efter tilbudsfristen, vil ikke være at betragte som rettidigt indkommet og vil derfor blive afvist. Tilbudsgiver bærer selv ansvaret for, at tilbuddet når rettidigt frem. Tilbuddet skal fremsendes/afleveres skriftligt i 3 eksemplarer samt i digitalt format på USB-stick, cd-rom eller lignende. Den elektroniske udgave skal kunne læses i Microsoft Office 2003/Acrobat Reader 9.0, der kører på styresystemet Windows XP. Såfremt der er uoverensstemmelser mellem den elektroniske udgave af tilbuddet og papirudgaven heraf, vil papirudgaven blive lagt til grund. Alle relevante oplysninger skal fremgå af tilbuddet. Vurdering af tilbud vil blive foretaget på grundlag af det modtagne tilbudsmateriale, hvorfor dette skal være fyldestgørende. Tilbudsgiverens omkostninger i forbindelse med udarbejdelse af tilbud og medfølgende dokumentation er Ordregiver uvedkommende. 9. FORBEHOLD Tilbudsgivere opfordres til ikke at tage forbehold for Ordregivers krav i udbudsmaterialet. Såfremt uoverensstemmelser mellem udbudsmaterialets krav og det enkelte tilbud vedrører grundlæggende elementer i udbudsbetingelserne, vil Ordregiver være forpligtet til at afvise tilbuddet. Såfremt uoverensstemmelsen mellem udbudsbetingelser og tilbud vedrører ikkegrundlæggende elementer, er Ordregiver berettiget til at afvise tilbuddet. Hvis Ordregiver vælger ikke at afvise tilbuddet, vil Ordregiver være forpligtet til at prissætte forbeholdet, således at Tilbudsgiveren ikke opnår en økonomisk fordel i kraft af sit forbehold. 5

6 10. VURDERING AF TILBUDDENE Indkomne tilbud vil blive åbnet samtidig. Efter modtagelsen af tilbuddene vil Ordregiver indledningsvist foretage en vurdering af, hvorvidt tilbuddene er konditionsmæssige, og om tilbuddene indeholder forbehold, jf. afsnit 9 i nærværende udbudsbetingelser. Derefter vil Ordregiver foretage en evaluering af de konditionsmæssige tilbud i forhold til tildelingskriteriet "det økonomisk mest fordelagtige tilbud", jf. afsnit 12 i nærværende udbudsbetingelser. På baggrund af denne evaluering vil Ordregiver elektronisk underrette Tilbudsgiverne om, hvilken Tilbudsgiver der har afgivet "det økonomisk mest fordelagtige tilbud". 11. KONTRAKTINDGÅELSE Kontrakten indgås mellem Ordregiver og de(n) vindende Tilbudsgiver(e) efter udløbet af stand-still perioden. Stand-still perioden løber i 10 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor Ordregiver elektronisk har afsendt underretning om tildelingsbeslutningen til Tilbudsgiverne. Kontrakten indgås på baggrund af det kontraktudkast, der er vedlagt som bilag til nærværende udbudsbetingelser. 12. TILDELING 12.1 Kriterier for tildeling Tildeling af aftalen vil ske på grundlag af tildelingskriteriet det økonomisk mest fordelagtige tilbud. Kriterierne vil blive vægtet således: Delkriterium Vægtning Pris 20 % Løsningsbeskrivelsen 50 % Organiseringen af opgaven, herunder CV for nøglepersoner 30 % Kommunen vil ved vurderingen af delkriterier lægge vægt på følgende: 6

7 Ad. Pris Ved vurderingen af prisen vil der blive lagt vægt på tilbudsgiverens samlede pris for udførelse af opgaven, samt på timeprisen ved udførelse af ekstraopgaver, jf. tilbudsskabelonen. Ad. Løsningsbeskrivelsen Den endelige tilbudsgiver skal udarbejde en anvendelig og praktisk gennemførlig plan, som indeholder en række projektforslag og projektpakker for energioptimeringer i Allerød Kommunes ejendomme. Tilbudsgiveren skal fremsende en beskrivelse, hvori det angives, hvordan og med hvilke metoder og værktøjer tilbudsgiveren vil udarbejde denne plan. Det er vigtigt for Allerød Kommune, at den endelige plan indeholder realiserbare, omkostningseffektive og dokumenterede besparelser. I den enkelte løsningsbeskrivelse vil Allerød Kommune lægge vægt på følgende punkter: Hvordan løsningsbeskrivelsen helt konkret sikrer, at der opnås en så omkostningseffektiv plan som overhovedet muligt. Hvordan arbejdet vil blive tilrettelagt. Hvordan grundlaget for planen tilvejebringes, herunder hvilke undersøgelser og hvilke tekniske hjælpemidler tilbudsgiver vil tage i anvendelse for at skabe det nødvendige vidensgrundlag, samt hvilke metoder, værktøjer og processer der i øvrigt vil blive anvendt for at nå til det færdige resultat. Hvilke metoder, tjeklister mv. tilbudsgiver vil anvende i forbindelse med undersøgelserne i bygningerne. Hvordan tilbudsgiver vil udnytte det eksisterende datamateriale. Hvordan tilbudsgiver konkret vil prissætte de enkelte projekter og projektpakker. Hvordan tilbudsgiver vil sikre en god formidling af planen i relation til de forskellige målgrupper. Hvordan kommunen løbende informeres og opdateres om arbejdets fremdrift og status for undersøgelser. Om den detaljerede tidsplan ligger inden for de i udbudsmaterialet skitserede rammer for gennemførelse af opgaven, og om den er realistisk og konkret og belyser de enkelte opgavers stade ved beskrivelse af målepunkter. Hvordan tilbudsgiver vil koordinere opgaven og sikre et fælles grundlag for de enkelte projekter. Hvordan tilbudsgiver vil sikre, at den leverede plan bliver så anvendelig som muligt. 7

8 Allerød Kommune vil foretage evalueringen af kriteriet "Løsningsbeskrivelsen" på baggrund af en samlet vurdering af ovennævnte punkter. Ad. Kvalitet af organiseringen af opgaven Ved vurderingen af tilbuddet er det vigtigt for Allerød Kommune, at tilbuddet indeholder en konkretiseret plan for, hvordan opgaven vil blive organiseret for at nå frem til det færdige resultat. Ved vurderingen vil der blive lagt vægt på tilbudsgiverens organisering og de allokerede medarbejdere, herunder: Kvalifikationer hos de til aftalen allokerede medarbejdere og ledelse i forhold til udførelsen af opgaverne under aftalen. Hvordan de pågældende kompetencer og kvalifikationer inddrages og nyttiggøres ved de specifikke opgaver. At det klart fremgår, hvordan de allokerede medarbejdere vil dække de konkrete opgaver. Vurderingen af de ovenfor anførte forhold vil ske ud fra tilbudsgivers besvarelse, herunder de vedlagte kompetencer og kvalifikationer hos de til opgaven knyttede nøglepersoner. CV er for alle nøglepersoner bør vedlægges tilbuddet. 13. KRAV TIL TILBUD 13.1 Afgivelse af tilbud Tilbud samt al kommunikation i udbuds- og aftaleperioden skal være på dansk. Såfremt ordregiver anmoder om det, skal tilbudsgiveren sørge for oversættelse af bilagsmaterialet. Oversættelse skal i givet fald ske for tilbudsgiverens regning og risiko og være ordregiver i hænde senest 3 arbejdsdage efter anmodningen. Tilbuddet skal indeholde følgende, som vil blive lagt til grund for tildelingen af opgaven, jf. punkt 12: En udfyldt tilbudsskabelon. En løsningsbeskrivelse af hvordan opgaven vil blive løst, som kommunen kan lægge til grund for tildeling af opgaven jf. punkt 12. Beskrivelsen skal opdeles i følgende dele: En løsningsbeskrivelse samt en beskrivelse af organiseringen af opgavens gennemførelse Vedståelse Tilbudsgiveren er forpligtet til at vedstå sit tilbud i 6 måneder at regne fra tilbudsfristens udløb. 8

9 9

10 13.3 Konsortier mv. Såfremt flere virksomheder byder i fællesskab, hæfter disse solidarisk i forhold til Ordregiver. Ved tilbud fra konsortier udfyldes og underskrives erklæring om fælles befuldmægtiget og om solidarisk, direkte og ubetinget hæftelse. Tilbuddet skal indeholde udtrykkelig angivelse af, hvem der er bemyndiget til at optræde som fælles befuldmægtiget overfor Ordregiver, dvs. med hvem Ordregiver kan føre afklarende drøftelser med juridisk bindende virkning for den/de øvrige virksomheder. Der henvises i øvrigt til Ordregivers hjemmeside, hvor notat omkring reglerne for dannelse af konsortier ligger Tro og Love erklæring Ved underskrift af den fremsendte tilbudsskabelon skal tilbudsgiveren samtidig skrive under på, at tilbudsgiveren ikke har ubetalt forfalden gæld til det offentlige, der overstiger DKK. Tilbudsgivere, der har ubetalt forfalden gæld til det offentlige, der overstiger DKK vil blive udelukket fra deltagelse Alternative bud Der kan ikke afgives alternative tilbud. 14. HONORAR Der ydes ikke godtgørelse for afgivelse af tilbud eller for udarbejdelse af tilbudsmaterialet. Tilbudsmaterialet med tilhørende bilag vil ikke blive returneret. 15. ANNULLATION Ordregiver kan annullere udbuddet, såfremt de nødvendige saglige grunde herfor er til stede, eksempelvis hvis der ikke er bevillingsmæssig dækning for de indkomne pristilbud. Som angivet i udbudsbekendtgørelsen, tages der forbehold for kommunalbestyrelsens godkendelse og bevilling. 16. AKTINDSIGT Tilbudsgiveren skal være opmærksom på, at udbudsmaterialet, herunder indkomne tilbud, vil kunne være omfattet af retsregler om adgang til aktindsigt. 10

11 Det betyder, at konkurrenter m.fl. kan anmode om aktindsigt i tilbud, der afgives. Anmodninger om aktindsigt fra andre tilbudsgivere skal i henhold til praksis fra Klagenævnet for Udbud - afhængig af omstændighederne - imødekommes. Ved vurderingen af om en anmodning om aktindsigt skal imødekommes helt eller delvist, vil det indgå, om den tilbudsgiver, der afgiver et tilbud, har bedt om, at tilbuddet behandles fortrolig, og har indikeret, hvilke oplysninger/elementer i tilbuddet det drejer sig om. Såfremt der er oplysninger eller elementer til tilbudsgiverens tilbud, som ud fra forretningsmæssige overvejelser ønskes undtaget fra aktindsigt, bedes tilbudsgiveren angive dette i sit tilbud. Ordregiver vil dog under alle omstændigheder være berettiget og forpligtet til at give aktindsigt, i det omfang som følger af lovgivningen, hvorfor Ordregiver i sidste ende vil skulle vurdere, om de oplysninger/elementer i et tilbud, som en tilbudsgiver angiver som værende fortrolige, også er det i henhold til gældende lovgivning. Det er således ingen garanti for en tilbudsgiver, at pågældendes tilbud ikke vil være omfattet af aktindsigt, alene fordi tilbudsgiveren har indikeret, hvilke oplysninger/elementer i tilbuddet der af tilbudsgiveren opfattes som værende fortrolige. 17. TJEKLISTE Som en hjælp for tilbudsgiverne er der udarbejdet en Tjekliste vedrørende fremsendelse af tilbud: Tilbud fremsendes til: Allerød Kommune Att.: Projektleder Lars Lundsgaard Bjarkesvej Allerød. Tilbud mærkes: Tilbud på udarbejdelse af energiplan for Allerød Kommunes bygninger må ikke åbnes af posten i Allerød Kommune. Man opfordres til at skrive med rødt på kuverten og med store bogstaver eller evt. aflevere i rød kuvert. Tilbud modtaget af Allerød Kommune inden: 11

12 6. marts 2012, kl. 12:00. Tilbud fremsendes/afleveres skriftligt i 3 eksemplarer og i digitalt format på USB-stick, cd-rom eller lignende. Den elektroniske udgave skal kunne læses i Microsoft Office 2003/Acrobat Reader 9.0, der kører på styresystemet Windows XP. Tilbudsgiver har udfyldt alle poster i tilbudsskabelonen. Tilbudsgiver har udarbejdet en løsningsbeskrivelse samt en beskrivelse af organiseringen af opgavens gennemførelse. Hvis tilbudsgiver er organiseret som et konsortium: Udfyldt og underskrevet erklæring om fælles befuldmægtiget og om solidarisk, direkte og ubetinget hæftelse. Ovenstående tjekliste er alene vejledende. Tilbudsgivere bærer selv ansvaret for, at de fremsendte tilbud indeholder alle nødvendige oplysninger og er fremsendt i overensstemmelse med Allerød Kommunes krav. 12