De øvrige hovedområder (BSS, ST og IHA) skal give Kim en melding senest fredag den 10. oktober, hvis de ikke kan tilslutte sig det nye design.

Transkript

1 Møde den: 6. oktober, kl Bygning SNUK-båndmøde Referat Deltagere: Jacob Buch (JB), Sissel Rendrup Johansen (SRJ) og Tina Andreasen Bjerrum (TAB). Sarah Barfoed (SB) deltog i stedet for Merethe Haugaard. Afbud: Klaus Tolstrup Petersen (KTP), Bente Mattson (BM), Theresa Albøge Laursen (TAL) og Merethe Haugaard (MH) Gæster: Kim Nørskov fra Studiesystemer, Louise Hauptmann fra Driftsekretariatet og Birgit Andersen fra Studiesystemer. 1. Godkendelse af dagsorden Ingen tilføjelser. 2. Drøftelsespunkter 2.1 Regelsamling - ændret visning af studieordninger v/kim Nørskov Studiesystemer har sammen med AU Kommunikation lavet en ny visning af studieordninger på au.dk, som han præsenterede på mødet. Det nye design bygger på søgning og bruger et søgeelement, som også bruges flere andre steder på au.dk. Den nye visning af studieordninger kræver ikke, at den studerende kender sit studienævn. Det er tanken at lancere det nye design mandag den 27. oktober. I første omgang er det planen, at beholde den gamle visning et par måneder, så det ikke opleves, at gamle links mm ikke virker. Det forventes dog, at den gamle visning lukkes ned hurtigst muligt efter lanceringen. Det er Pernille Thorsen fra AU Kommunikation, Arts, der står for lanceringen. Før løsningen kan lanceres, skal der foretages rettelser til studieguiden og studieportalerne. Dette drøftes blandt andet på VEST-båndmødet den 7. oktober. De ansatte i SNUK-afsnittene skal ikke foretage sige noget i forbindelse med lanceringen. Dato: 10. oktober 2014 Sagsnr.: Ref: Side 1/5 Arts og Health tilsluttede sig det nye design. Samtidig blev det aftalt, at Kim udsender et link til test-versionen til SNUK-båndet, så det kan vises/prøves af lokalt på fakulteterne. Det skal nævnes, at arbejdsgruppen under EDDI allerede er blevet præsenteret for den nye visning. De øvrige hovedområder (BSS, ST og IHA) skal give Kim en melding senest fredag den 10. oktober, hvis de ikke kan tilslutte sig det nye design. 2.2 Uønsket merit - håndtering af klager SNUK-båndet drøftede sammen med Louise Hauptmann, om der skal ændres i den allerede fastlagte procedure for behandling af klager fra studerende, der er blevet tildelt startmerit, som de ikke ønsker. Aarhus Universitet Tlf.: Fax:

2 Der var enighed om, at UJS reviderer skabelonen til den første afgørelse og sender denne til kommentering i SNUK-båndet. Side 2/5 Mht. de studerende, som har klaget, så fremsender fakulteterne en uddybning på den trufne afgørelse - med en klagevejledning. Dette sker i forlængelse af, at UJS fremsender nyt skabelonudkast. 2.3 Fælles frister - revurdering af AUs studieadministrative årshjul Birgit Andersen (BAN) fortalte indledningsvist, at projektgruppen har sendt årshjulet ud med henblik på at få båndene til at tænke over de fælles frister, og hvilken påvirkning Fremdriftsreformen har på disse. BAN spurgte til ønske om at etablere en selvstændig arbejdsgruppe omkring årshjulet, alternativt indlægge opgaven i de eksisterende arbejdsgruppers arbejde, idet alle arbejdsgrupper skal forholde sig til årshjulet i forhold til deres specifikke område. Der kunne eventuelt være en gennemgående person som opsamlingspunkt på tværs af arbejdsgrupperne. Hvis der skal være en gennemgående person på tværs af de eksisterende arbejdsgrupper, var der opbakning til/ønske om, at BAN får denne koordinerende rolle. BAN gav udtryk for det ønskværdige i at der var en tilsvarende tværgående faglig person. Der var herefter en drøftelse af hvordan arbejdet med fælles frister kan gribes an. Der var enighed om, at det bør vurderes hvilke frister er udefrakommende og hvilke er intert definerede frister. Derefter bør der være fokus på afhængigheder, både fristerne i mellem, men også set systemerne imellem (STADS - Digital Eksamen - LMS mv.), da fristerne ikke kan ses udelukkende i forhold til Fremdriftsreformen. Sekundært fokus på fælles frister på tværs af universiteterne, eksempelvis vil det være optimalt i forhold til gæstefag. SRJ foreslog at afholde en workshop, hvor fristerne gennemgås - i et bredt perspektiv og ikke kun i Fremdriftsreformens perspektiv. SRJ og BAN tager initiativ til at få denne workshop arrangeret. BAN foreslog, at opgaven med fælles frister forankres i tilmeldingsgruppen, da det handler om tilmeldingsfrister mm. BAN bringer kommentarerne fra SNUK-båndet med til næste møde i tilmeldingsgruppen. 2.4 Fremdriftsreformen v/birgit Andersen Birgit Andersen (BAN) deltog i mødet for at fortælle om det seneste møde i tilmeldingsgruppen, den 2. oktober, hvor det blandt andet blev besluttet at nedsætte to nye arbejdsgrupper for henholdsvis Gæstefag og Skæve studerende samt at genoptage arbejdsgruppen for kandidatspecialer.

3 Skæve studerende Driftsenheden har lavet en analyse af skæve studerende, som er på dagorden på mødet i Udvalget for Uddannelse og Karriere den 7. oktober Analysen bliver sendt ud til de administrative bånd snarest og skal indgå i det videre arbejde med skæve studerende, herunder i arbejdsgruppen under Fremdriftsreformsprojektet. Side 3/5 Der er flere aspekter i arbejdet med skæve studerende, herunder vejledning, årshjul, håndtering i STADS, progressionsregler, maksimale studietider, studieinaktivitet osv. Gæstefag Arbejdsgruppen i forhold til gæstefag er blevet etableret og skal udarbejde en sagsfremstilling. Deltagerne i gruppen er Sarah Barfoed, Mette Qvist Jensen, Jens Gerner-Smidt, Klaus Tolstrup Petersen og Mette Kofod Erichsen og Birgit Andersen. Referatet fra mødet i tilmeldingsgruppen udsendes i denne uge. Heri kan man se kommentarerne fra tilmeldingsgruppen på den tilbagemelding, de har fået på deres 5 sagsfremstillinger. 3. Opfølgningspunkter Ingen punkter. 4. Til orientering 4.1 Udvalget for Uddannelse og Karriere Der er møde den 7. oktober Der er forskellige emner på dagsorden, herunder skæve studerende, dimensionering og nye uddannelser. 4.2 UVA/EKA båndet Punktet blev ikke nået. 4.3 VEST båndet Næste møde er 7/ Nyt fra UJS Louise Hauptmann kunne informere om, at hun arbejder på et udkast til en procedure for håndtering af studerende, som ikke har søgt om startmerit. Det er ønsket, at der etableres en fælles procedure for hvordan AU rykker de studerende i denne sammenhæng. SNUK-båndet gav udtryk for delte meninger i forhold til konsekvenser over for de studerende, der ikke søger startmerit. Louise udsender udkast til procedure til SNUK-båndet snarest.

4 4.5 Nyt fra EDDI-teamet Kim Nørskov deltog i mødet og fortalte, at Styregruppen for EDDI nu er blevet godkendt af chefgruppen i AU-studier. Der vil snarest blive holdt et konstituerende møde. Side 4/5 Derudover kunne Kim berette, at EDDI er undergået et projekt review foretaget af Hanne Østerby, porteføljechef ved AU IT, og Per Guldbæk Larsen, Programleder ved AU Studier. I den sammenhæng er der kommet forslag til håndtering af eventuelle udfordringer i projektet. Forslaget ligger pt. hos Maria Volf Lindhardt. Et forslag går på at etablere en skarpere opdeling mellem drift og projekt. EDDIprojektet anbefaler dog, at dette først udføres som en sidste leverance i projektet, inden projektet overgår til drift. Da projektet er et konsolideringsprojekt, er det med god grund svært at skille drift og projekt ad, og det er derfor tvivlsomt, hvad en opdeling kan bruges til, så længe projektet er i gang. Et andet forslag er udarbejdelse af mål- og overgangsarkitektur. Da EDDI ikke er i en overgangsfase, men har en eksisterende arkitektur, giver det mere mening at dokumentere forbindelsen til øvrige systemer, særligt til STADS, samt hvilke data EDDI indeholder. Med denne beskrivelse opnås et klart billede af, hvordan EDDI kan spille sammen med andre systemer. Derudover fortalte Kim, at der havde været afholdt en workshop vedr. formidling af uddannelsesbeskrivelser. EDDIs videns og brugergruppe, samt udvalgte personer fra VEST og AU Kommunikation deltog heri. Fokus var at belyse hvordan uddannelsesbeskrivelser modtages. Projektgruppen er i gang med at samle op på workshoppen og mener, at der blandt andet er kommet et godt overblik over landskabet af kommunikationskanaler til de studerende ud af det. Næste leverance i EDDI bliver studieordningsadministration. Dog er leverancen så stor, at den forventes opdelt med flere udgivelser til EDDI. JB tilføjede, at på Arts arbejdes der pt. med 1. og 2. prøveform. Det er svært at se i EDDI, når man taster, om det er 1. eller 2. prøveform. Det ser rigtigt ud ved publicering, så det er ikke en fejl, men et ønske om forbedre brugergrænsefladen for den administrative medarbejder. Kim kunne fortælle, at det noteres som et punkt til denne leverance. 4.6 Nyt fra SNUK-bånd koordinator/tab Dimensionering Det afholdes møde i Styrelsen for Videregående Uddannelser den 6. oktober. Fra AU deltager Jette Loll Pedersen og Aske Dahl Sløk. Mødet er primært et tekniker-møde.

5 Taxameterundersøgelse Den 6-8. oktober får AU besøg af Deloitte, som led i en taxameterundersøgelse. AU Økonomi er vært, men Marianne Toftegaard Hansen deltager også. Undersøgelsen finder blandt andet sted for at belyse fordele og ulemper ved nuværende finansieringsmodel. Side 5/5 Fremdriftsnetværk Tirsdag den 7. oktober mødes Fremdriftsnetværket under Danske Universiteter i København. Fra AU deltager Louise Hauptmann, Christian Koch Ramsing og Gitte Stavad Andersen. På mødet skal forskellige punkter drøftes, herunder startmerit, specialer og supplering. AU har flg. punkter med til mødet: Hvordan prioriterer de øvrige universiteter arbejdet med Fremdriftsreformen frem til Hvad er Fremdriftsreformens effekt på ressourcetrækket og hvordan kan vi måle dette. 5. Pipeline ERFA-møder for båndene v/ktp (20/10) Censorindberetninger v/ktp Bedre merit ved studieskift / tvangsmerit - opfølgning på processen (oktober/november) Opfølgning på sharepoint (oktober/november) 6. Eventuelt Intet at bemærke. 7. Næste møde Tirsdag den 21. oktober kl