Skema: Input til Projektmodel

Transkript

1 1.3 Projektmodeller 1.3 Projektmodeller Skema: Input til Projektmodel Ansvarlig for skemaet: Projektfaser Fasens navn Hovedaktivitet i fase Leverancer i fase Værktøjer, der skal bruges i fase Ledelsesmæssigt ansvar for fasens aktiviteter Beslutningspunkter/milepæle (gates mellem faser og evt. andre i faserne) Ledelsesmæssigt ansvar for beslutningspunkter Kommentarer Figur Skema: Input til projektmodel

2 1.5 Projektets omgivelser 1.5 Projektets omgivelser Tjekliste: Projektets omgivelser og rammer Skema: Input til Projektmodel 1 Politisk miljø? Hvis projektet foregår i en politisk ledet organisation, er det ikke nødvendigvis almindelige forretningsmæssige principper, der ligger til grund for beslutningerne. Hvad er tilfældet her? 2 Projektkultur? Foregår projektet i et miljø med respekt for projekter og projektledelse, eller er projektkulturen på lavt niveau? 3 Økonomisk miljø? Foregår projektet i et økonomisk miljø, hvor der er højt til loftet, eller skal vi spinke og spare? 4 Sikkerhed? Er der meget stor fokus på sikkerhed, normer og regler, eller tager man det mere lempeligt? 5 Internationalt miljø? Foregår projektet i Danmark, eller er der internationale forbindelser? 6 Kulturforskelle? Er der forskellige kulturer involveret i projektet? Hvilke? Skal der tages specielle hensyn? 7 Regler? Er det miljø, som projektet foregår i, stærkt regelstyret eller ej? 8 Jura? Er der specielle juridiske forhold at tage hensyn til? 9 Konkurrenceforhold? Er der specielle konkurrenceforhold, som der skal tages hensyn til? 10 Standarder? Hvilke standarder og normer gælder i den branche, hvor projektet foregår? Figur Tjekliste: Projektets omgivelser og rammer

3 1.7 Projektets kompleksitet 1.7 Projektets kompleksitet 3. Hvordan værktøjet benyttes Nedenstående skema kan benyttes til bestemmelsen af projektets kompleksitet, idet i alt 12 parametre vurderes på en skala fra 1 til 4: Parameter Projektets omgivelser Vurdering (1-4) Forklaring 1. Projektets betydning Hvor betydningsfuldt projektet er for virksomheden/kunden 2. Politiske vilkår Hvor kompliceret beslutningsprocessen er, og om der mange forskellige meninger repræsenteret 3. Interessenter Hvor mange interessenter der er, deres forudsigelighed og bindinger 4. Forandringer Hvor mange og hvor dybtgående ændringer projektet medfører Projektets opgave og forløb 5. Funktionalitet Hvor svært det er at definere og forudsige projektets funktionalitet 6. Løsningstype Hvor mange og hvor ukendte løsningstyper og teknologier der skal anvendes 7. Delprojekter Hvor mange delprojekter med svære grænseflader projektet skal opdeles i 8. Angrebsmåde og tidsramme Hvor snæver tidsrammen er, og hvor mange ting der skal håndteres parallelt Projektets ressourcer og organisation 9. Samlede projektressourcer Hvor mange penge og/eller hvor meget tid der skal bruges 10. Projektdeltagernes kompetencer 11. Projektorganisationens struktur 12. Deltagernes geografiske placering Total kompleksitet (gennemsnit af de 12 parametre) Hvor mange forskellige faggrupper og/eller kulturer der skal benyttes Hvor mange organisatoriske enheder der skal involveres, hvor dynamisk strukturen vil være, og hvor meget der skal arbejdes på tværs Hvor store afstande, herunder forskellige tidszoner Figur Skema til bestemmelse af projektets kompleksitet

4 2.1 Projektautorisationen 2.1 Projektautorisationen Tjekliste: Indsamling af informationer til projektautorisationen 1 Overordnet kravspecifikation (scope) Hvilke problemer vil projektet løse? Hvilke behov dækkes? Hvad er nyt? Hvilke interessenter vil have gavn af projektet? Hvad sker der, hvis vi ikke udfører projektet? Hvilke andre løsninger er der? Kan projektets resultat opnås ved at udbygge igangværende aktiviteter? 2 Business case Hvem beslutter, om projekter er vellykket/succesfuldt? Hvilke kriterier er afgørende? Hvem står for godkendelsen af projektet? Hvilke konkrete og målbare fordele opnås ved gennemførelse af projektet? Hvordan kan fordelene måles? Hvem vil være ansvarlige for, at fordelene opnås? Hvilke interessenter vil opleve udbytte af projektet? Hvilke konkrete og målbare udgifter/tab vil projektet medføre? Hvordan kan disse udgifter/tab måles? Hvem vil være ansvarlige for at begrænse udgifterne/tabene? Hvilke interessenter vil opleve udgifter/tab på grund af projektet? 3 Overordnet budget Hvad koster det at gennemføre projektet? Hvad er usikkerheden i denne beregning? (Lav evt. en GAP-analyse eller/og en sensitivitetsanalyse) Hvad koster det at vedligeholde og drive projektets resultat? Redegør for den samlede projektinvestering, f.eks. vha. en cost-benefit-analyse 4 Overordnet tidsplan I hvilket tidsrum skal projektet gennemføres, for at udbyttet bliver optimalt? Efter hvilket tidspunkt er projektet ikke relevant? Før hvilket tidspunkt er projektet ikke relevant? I hvilket tidsrum forventes projektets omkostninger? I hvilket tidsrum forventes projektets udbytte? 5 Projektorganisation Hvem skal være projektleder? Hvem refererer projektlederen til? Hvilken bemyndigelse har projektlederen? Hvem udgør projektets styregruppe? Hvad er ressourcebehovet opgjort i antal og art? Hvor svært/nemt er det at få tilgang til de nødvendige ressourcer? Skal der benyttes underleverandører/samarbejdspartnere? Hvor svært/nemt er det at få tilgang til de nødvendige underleverandører/ samarbejdspartnere? 6 Interessentanalyse Er der lavet en omhyggelig interessentanalyse? 7 Risikoanalyse Hvad er risikoanalysens hovedresultater? Hvilke forudsætninger hviler projektet på?

5 2.1 Projektautorisationen 8 Kvalitetsplan Er projektets kvalitetsparametre defineret? Er der kvalitetsledelsesstandarder/-normer, som skal overholdes? Er der specielle tests, som skal gennemføres? 9 Underleverandører Er der taget stilling til, hvilke ydelser og produkter projektet skal købe fra leverandører, og hvilke projektet selv leverer? Er leverandørerne af de vigtigste ydelser og produkter taget i ed? 10 Forudsætninger, antagelser, afhængigheder osv. Hvad er de vigtigste forudsætninger for, at projektet forløber som planlagt? Hvilke afhængigheder er der mellem projektet og andre projekter? 11 Hænger projektet sammen med virksomhedens strategi? Figur Tjekliste til indsamling af informationer til projektautorisationen Skabelon: Projektautorisation 0 Executive Summary 1 Overordnet kravspecifikation (scope) (Beskrivelse af projektets produkt samt målbare godkendelseskriterier) 2 Business case (argumenterne for, at projektet skal påbegyndes, cost/benefit) 3 Overordnet budget 4 Overordnet tidsplan 5 Projektorganisation (navne på projektleder og nøglepersoner) 6 Indledende interessentanalyse (hvem påvirker projektet, og hvem påvirkes projektet af?) 7 Risikoanalyse (hvilke risici er der forbundet med at gennemføre projektet?) 8 Kvalitetsplan 9 Underleverandører (de vigtigste leverandører af produkter og ydelser til projektet skal være taget i ed med pris og leveringstid) 10 Forudsætninger, antagelser, afhængigheder osv. Figur Skabelon for projektautorisation

6 2.2 Projektledelsesplanen 2.2 Projektledelsesplanen Tjekliste: Indsamling af informationer til projektledelsesplan 1 Projektmodel og -processer 1.1 Hvordan ser projektets livscyklus ud? 1.2 Kan organisationens standardprojektmodel benyttes? Hvilke ændringer skal der til, hvis standardprojektmodellen skal kunne benyttes? Kan organisationens standardprojektmanual/-håndbog benyttes? Hvilke ændringer skal der til, hvis standardprojektmanualen/-håndbogen skal kunne benyttes? 1.3 Hvilke projektledelsesprocesser skal benyttes i forbindelse med projektet? 2 Udførelse af arbejdet og måling af fremdrift 2.1 Er der guidelines, standarder m.m. for, hvordan arbejdet i projektet udføres og verificeres? Hvilke? Er arbejdet underlagt myndighedskontrol og -regler? Hvilke? 2.2 Hvem beslutter, om projektet er vellykket/succesfuldt? Hvilke kriterier er afgørende? Hvem står for godkendelsen af projektet? 3 Ændringsstyring 3.1 Hvordan styres ændringer i projektet? Er der en klar beskrivelse af, hvordan dette foregår? Hvem kan initiere ændringer, og hvem kan beslutte, at de skal gennemføres? Hvordan følges der op på, at ændringerne er udført? 4 Konfigurationsstyring 4.1 Hvordan styres de forskellige versioner af projektets dokumenter og produkter? Er der en klar beskrivelse af, hvordan dette foregår? 5 Interessenter 5.1 Er der udført en omhyggelig interessentanalyse? Er der lavet en kommunikationsplan, der beskriver kommunikationen med interessenterne? 6 Reviews og uafklarede punkter 6.1 Hvordan håndteres åbne punkter i projektet? Hvad er eskaleringsvejen for åbne punkter i projektet? Er der en klar beskrivelse af, hvordan dette foregår? Hvor ofte underkastes projektet review fra ledelsens side? Hvem i ledelsen er ansvarlig for projektovervågning/-review? 7 Baseline 7.1 Er projektets baseline klart og entydigt defineret? Er der et system til sikring af sporbarhed til projektets baseline? Er dette system klart beskrevet? 8 Plan for styring af omfang og indhold (scope) 8.1 Hvilke problemer vil projektet løse? Hvilke behov dækkes? Hvad er nyt? Hvilke interessenter vil have gavn af projektet? 8.2 Hvad sker der, hvis vi ikke udfører projektet? Hvilke andre løsninger er der? Kan projektets resultat opnås ved at udbygge igangværende aktiviteter?

7 2.2 Projektledelsesplanen 8.3 Hvilke konkrete og målbare fordele opnås ved gennemførelse af projektet? Hvordan kan fordelene måles? Hvem vil være ansvarlige for, at fordelene opnås? Hvilke interessenter vil opleve udbytte af projektet? 8.4 Hvilke konkrete og målbare udgifter/tab vil projektet medføre? Hvordan kan disse udgifter/tab måles? Hvem vil være ansvarlige for at begrænse udgifterne/tabene? Hvilke interessenter vil opleve udgifter/tab på grund af projektet? 9 Plan for styring af tid 9.1 I hvilket tidsrum skal projektet gennemføres, for at udbyttet bliver optimalt? Efter hvilket tidspunkt er projektet ikke relevant? Før hvilket tidspunkt er projektet ikke relevant? I hvilket tidsrum forventes projektets omkostninger? I hvilket tidsrum forventes projektets udbytte? 10 Plan for styring af omkostninger 10.1 Hvad koster det at gennemføre projektet? Hvad er usikkerheden i denne beregning? 10.2 Hvad koster det at vedligeholde og drive projektets resultat? 10.3 Redegør for den samlede projektinvestering, f.eks. vha. en cost-benefit-analyse 11 Plan for styring af kvalitet 11.1 Er projektets kvalitetsparametre klart beskrevne? Er der kvalitetsstandarder/-normer, som skal overholdes? 12 Plan for styring af bemanding 12.1 Hvem skal være projektleder? Hvem refererer projektlederen til? Hvilken bemyndigelse har projektlederen? 12.1 Hvem udgør projektets styregruppe? 12.2 Hvad er ressourcebehovet opgjort i antal og art? Hvor svært/nemt er det at få tilgang til de nødvendige ressourcer? Skal der benyttes underleverandører/samarbejdspartnere? Hvor svært/nemt er det at få tilgang til de nødvendige underleverandører/ samarbejdspartnere? 13 Plan for styring af kommunikation 13.1 Er der udarbejdet en omfattende kommunikationsplan? 14 Plan for styring af risiko 14.1 Hvad er risikoanalysens hovedresultater Hvilke forudsætninger hviler projektet på? 15 Plan for styring af indkøb 15.1 Er der taget stilling til, hvad projektet selv udfører, og hvad der skal købes af produkter og ydelser? Er leverandører af kritiske produkter og ydelser identificeret? Figur Tjekliste for indsamling af informationer til projektledelsesplanen

8 2.2 Projektledelsesplanen Skabelon: Projektledelsesplan Ansvarlig for skabelonen: 0 Executive Summary 1 En beskrivelse af, hvilke projektmodeller og -processer der benyttes ved gennemførelsen af projektet, herunder afvigelser fra evt. standarder i organisationen 2 En beskrivelse af, hvordan arbejdet udføres i projektet, og hvordan fremdriften måles 3 En beskrivelse af, hvordan ændringer i projektet gennemføres, overvåges og kontrolleres 4 En beskrivelse af, hvordan projektets konfigurationsstyring gennemføres 5 En beskrivelse af projektets interessenter, og hvordan der kommunikeres med disse i projektet 6 En beskrivelse af ledelsesreviews samt håndtering af uafklarede punkter og verserende beslutninger 7 Projektets baseline. Projektets baseline er en godkendt plan for projektet et fast holdepunkt. Schedule baseline er den godkendte tidsplan, Cost baseline det godkendte budget, og Scope baseline er projektets omfang og indhold. Projektets baseline skal naturligvis indeholde eller være baseret på projektgodkendelsen (Project Charter), således at kravene i baselinen kan føres tilbage hertil. Dette udtrykkes på den måde, at der skal være sporbarhed i kravene. 8 Plan for styring af omfang og indhold (scope) 9 Plan for styring af tid 10 Plan for styring af omkostninger 11 Plan for styring af kvalitet 12 Plan for styring af bemanding 13 Plan for styring af kommunikation 14 Plan for styring af risiko 15 Plan for styring af indkøb Figur Skabelon for projektledelsesplanen

9 2.4 Scope Statement 2.4 Scope Statement Tjekliste: Indsamling af informationer til Scope Statement 1 Projektets forretningsmæssige mål Hvad er det forretningsmæssige formål med projektet? Hvilke forretningsmæssige mål opfylder projektet? Hvilke overordnede forretningsplaner understøtter projektet? 2 Projektets mål Hvornår er projektet afsluttet og resultatet leveret? Hvilke omkostninger er forbundet med gennemførelsen af projektet? Hvad koster det at vedligeholde og drive projektets resultat? (Hvis der er tale om software eller et fysisk projektresultat) Hvad bliver fremstillingsprisen for det færdige produkt, som projektet udvikler? (Hvis der er tale om produkter til masseproduktion) Hvilket ressourceforbrug må påregnes? (f.eks. udtrykt i antal årsværk, timer osv.) Hvilken kvalitet kræves? (f.eks. udtrykt ved henvisning til en standard) Hvordan prioriterer vi målene? 3 Arbejdet, der skal udføres i projektet Hvilke af virksomhedens nøglekompetencer skal benyttes i projektet? (f.eks. design, softwareudvikling, konstruktion osv.) Hvilke af projektets arbejdsopgaver lægges ud til leverandører? 4 Projektets leverancer Hvilke væsentlige leverancer forekommer i projektet? 5 De vigtigste milepæle Hvilke vigtige milepæle er der for projektet mellem kickoff og aflevering? 6 Projektets grænseflader Hvad er ikke indeholdt i projektet? (f.eks. noget, der normalt er med i tilsvarende projekter) 7 Forhindringer og begrænsninger Hvad er risikoanalysens hovedresultater? Hvor svært/nemt er det at få tilgang til de nødvendige underleverandører/ samarbejdspartnere? 8 Forudsætninger og antagelser Hvilke forudsætninger hviler projektet på? Hvilke nøglemedarbejdere skal være tilknyttet projektet og hvor længe? Figur Tjekliste til indsamling af informationer til Scope Statement

10 2.4 Scope Statement Skabelon: Indsamling af informationer til Scope Statement Ansvarlig for skabelonen: 0 Executive Summary 1 Projektets forretningsmæssige formål 2 Projektets mål 3 Arbejdet, der skal udføres i projektet 4 Projektets leverancer 5 De vigtigste milepæle 6 Projektets grænseflader 7 Forhindringer og begrænsninger 8 Forudsætninger og antagelser Figur Skabelon for Scope Statement

11 2.5 Business case 2.5 Business case Tjekliste: Indsamling af informationer til business case 1 Begrundelse forretningsidé (Hvorfor er dette projekt nødvendigt?) Hvilke problemer vil projektet løse? Hvilke behov dækkes? Hvad er nyt? Hvilke interessenter vil have gavn af projektet? 2 Optioner (Hvilke muligheder er der? Hvilke alternativer er der til dette projekt?) Hvad sker der, hvis vi ikke udfører projektet? Hvilke andre løsninger er der? Kan projektets resultat opnås ved at udbygge igangværende aktiviteter? 3 Forventet udbytte (Hvilke målbare resultater vil projektet give os?) Hvilke konkrete og målbare fordele opnås ved gennemførelse af projektet? Hvordan kan fordelene måles? Hvem vil være ansvarlige for, at fordelene opnås? Hvilke interessenter vil opleve udbytte af projektet? 4 Ulemper (Hvilke ulemper vil projektet medføre og for hvilke interessenter?) Hvilke konkrete og målbare udgifter/tab vil projektet medføre? Hvordan kan disse udgifter/tab måles? Hvem vil være ansvarlige for at begrænse udgifterne/tabene? Hvilke interessenter vil opleve udgifter/tab på grund af projektet? 5 Tidsplan (Hvilken realistisk tidsplan er der for projektet?) I hvilket tidsrum skal projektet gennemføres, for at udbyttet bliver optimalt? Efter hvilket tidspunkt er projektet ikke relevant? Før hvilket tidspunkt er projektet ikke relevant? I hvilket tidsrum forventes projektets omkostninger? I hvilket tidsrum forventes projektets udbytte? 6 Økonomi (Hvad koster det at gennemføre projektet, drive og vedligeholde dets produkt, inkl. finansieringsomkostninger?) Hvad koster det at gennemføre projektet? Hvad er usikkerheden i denne beregning? Hvad koster det at vedligeholde og drive projektets resultat? Redegør for den samlede projektinvestering 7 Ressourcer (Hvor mange og hvilke ressourcer medgår der til at gennemføre projektet?) Hvad er ressourcebehovet opgjort i antal og art? Hvor svært/nemt er det at få tilgang til de nødvendige ressourcer? Skal der benyttes underleverandører/samarbejdspartnere? Hvor svært/nemt er det at få tilgang til de nødvendige underleverandører/ samarbejdspartnere? 8 Risici (Hvilke risici er der forbundet med at gennemføre projektet?) Hvad er risikoanalysens hovedresultater? Hvilke forudsætninger hviler projektet på? Figur Tjekliste for indsamling af informationer til business case

12 2.5 Business case Skabelon: business case 0 Executive Summary 1 Begrundelse forretningsidé (Hvorfor er dette projekt nødvendigt?) 2 Optioner (Hvilke muligheder er der? Hvilke alternativer er der til dette projekt?) 3 Forventet udbytte (Hvilke målbare resultater vil projektet give os?) 4 Ulemper (Hvilke ulemper vil projektet medføre og for hvilke interessenter?) 5 Tidsplan (Hvilken realistisk tidsplan er der for projektet?) 6 Økonomi (Hvad koster det at gennemføre projektet, drive og vedligeholde dets produkt, inkl. finansieringsomkostninger?) 7 Ressourcer (Hvor mange og hvilke ressourcer medgår der til at gennemføre projektet?) 8 Risici (Hvilke risici er der forbundet med at gennemføre projektet?) Figur Skabelon til business case

13 2.6 Ændringsstyring 2.6 Ændringsstyring Tjekliste: Ændringer 1 Ændringsforslag 1.1 Er det klart beskrevet, hvad ændringen går ud på? 2 Forslagsstiller 2.1 Er forslagsstilleren tydeligt identificeret? 3 Årsag til forslag 3.1 Hvad er konsekvensen for projektets scope? Hvad er konsekvensen for projektets tidsplan? Hvad er konsekvensen for projektets omkostninger? Hvad er konsekvensen for projektets kvalitet? Hvad er konsekvensen for projektets bemanding og personale? Hvad er konsekvensen for kommunikationen i projektet? Hvad er konsekvensen for risici i projektet? Hvad er konsekvensen for projektets indkøbsaftaler og leverandører? 4 Godkendelse 4.1 Hvem godkender/forkaster ændringsforslag? Hvad er begrundelsen for, at et forslag ikke godkendes? Figur Tjekliste for ændringer Skabelon: Ændringslog Ansvarlig for skabelon: ID Dato Årsag til forslag Ændringsforslag Forslagsstiller Ændringens konsekvens Godkendt ja/nej Kommentar Dato for behandling Figur Skabelon til ændringslog

14 2.7 Afleveringsforretningen 2.7 Afleveringsforretningen Tjekliste: Afleveringsforretning 1 Er personer med de nødvendige bemyndigelser repræsenteret ved afleveringsforretningen? 2 Er der enighed om, hvilke dokumenter (revisionsdato!) der benyttes ved afleveringsforretningen, herunder hvilke ændringer der er inkluderet, og hvilke der ikke er? 3 Er uddannelse/oplæring af kunden gennemført eller planlagt? 4 Er projektets dokumentation overleveret? 5 Er de aftalte prøver, tests m.m. gennemført og dokumenteret? 6 Er garantiforhold på plads? 7 Er aftaler om underleverandørers forpligtelser på plads? 8 Er backup, serviceaftaler, reservedele m.m. drøftet og aftalt? 9 Er der enighed om mangellisten og dens afhjælpning? Figur Tjekliste for afleveringsforretning Skabelon: Afleveringsdokument Ansvarlig for skabelonen: Dokumentation benyttet i forbindelse med afleveringsforretningen (kontrakt, specifikationer, Scope Statement osv.) Resultat af afleveringsforretningen (afleveret, afleveret med mangler, afvist) Bemærkninger i forbindelse med aflevering (garantiforhold, uddannelse, vedligehold osv.) Kundens underskrift/dato Projektleders underskrift/ dato Figur Skabelon for afleveringsdokument

15 2.7 Afleveringsforretningen Mangelliste ID Beskrivelse af mangel Afhjælpes senest Ansvarlig for afhjælpning Figur Tjekliste for afleveringsforretning

16 2.8 Projektnedbrydning (PBS/WBS) 2.8 Projektnedbrydning (PBS/WBS) Tjekliste: Udarbejdelse af PBS/WBS 1 Vælges WBS, skal det sikres, at alle aktiviteter tilsammen medfører, at projektets samlede scope nås 2 Vælges WBS, skal det sikres, at der ikke indgår aktiviteter, som ikke er nødvendige for, at projektets scope nås 3 Vælges PBS, skal det sikres, at alle produkter/ydelser tilsammen udgør projektets samlede scope 4 Vælges PBS, skal det sikres, at der ikke indgår produkter/ydelser, som ikke er indeholdt i projektets scope 5 Vælges WBS, skal det sikres, at der ikke forekommer overlap mellem aktiviteter 6 Vælges PBS, skal det sikres, at der ikke forekommer overlap mellem produkter/ ydelser 7 Sørg for, at detaljeringsniveauet for WBS/PBS er passende og svarer til anvendelsen 8 Sørg for, at WBS/PBS er overskuelig 9 Som en hovedregel skal WBS/PBS ikke have mere end tre niveauer. Er der behov for yderligere nedbrydning, laves separat diagram herfor. 10 Sørg for, at projektnedbrydningen er ensartet og homogen, dvs. at detaljeringsgraden er nogenlunde den samme, uanset hvilken gren man går ned i Figur Tjekliste for udarbejdelse af PBS/WBS

17 2.9 Tidsplan 2.9 Tidsplan Skabelon: Aktivitetsbeskrivelsen Ansvarlig for skabelonen: Aktivitetens navn Aktivitet nr. Aktivitetens resultat Aktivitetens målbare succeskriterier Ansvarlig for aktiviteten Ressourcer, der gennemfører aktiviteten Starttidspunkt (udfyldes kun hvis fastlagt) Sluttidspunkt (udfyldes kun hvis fastlagt) Afhængig af aktivitet nr. Varighed Figur Skabelon for aktivitetsbeskrivelsen

18 2.9 Tidsplan Skabelon: Aktivitetslisten Ansvarlig for skabelonen: Aktivitet nr. Aktivitetens navn Ansvarlig Ressourcer Afhængig af aktivitet nr. Starttidspunkt (udfyldes kun hvis fastlagt) Aktuelt starttidspunkt (opfølgning) Sluttidspunkt (udfyldes kun hvis fastlagt) Aktuelt sluttidspunkt (opfølgning) Varighed Figur Skabelon for aktivitetslisten

19 2.10 Kritisk sti (CPM) 2.10 Kritisk sti (CPM) Tjekliste: Kritisk sti (CPM) 1 For at opnå en mere pålidelig (sikker) tidsplan kan man lægge buffere/reserver ind på den kritiske sti, f.eks. svarende til variansen udregnet med successiv kalkulation. Buffere/reserver kan lægges ind i selve aktiviteterne på den kritiske sti eller som dummy-aktiviteter. 2 Sørg for at følge specielt tæt op på aktiviteterne på den kritiske sti 3 Sørg for, at de ressourcer, der udfører aktiviteterne på den kritiske sti, ikke har andre opgaver men er 100 % dedikeret til aktiviteterne 4 Gennemgå aktiviteterne på den kritiske sti for at afdække, hvad der kan gøres for at reducere deres varighed f.eks.: flere ressourcer, bedre ressourcer osv. 5 Undersøg, om nogle af aktiviteterne på den kritiske sti kan udføres parallelt i stedet for sekventielt Figur Tjekliste for kritisk sti

20 2.11 Milepælsplanlægning 2.11 Milepælsplanlægning Skabelon: Milepælsbeskrivelse Ansvarlig for skabelonen: Milepælens navn Milepæl nr. Milepælens resultat Milepælens målbare succeskriterier Ansvarlig for milepælen Ressourceforbrug Starttidspunkt (udfyldes kun hvis fastlagt) Sluttidspunkt (udfyldes kun hvis fastlagt) Afhængig af milepæl nr. Aktiviteter, der fører til milepælen Aktivitet nr. Aktivitetens navn Ansvarlig Ressourcer Afhængig af aktivitet nr. Tidspunkt (udfyldes kun hvis fastlagt) Varighed Figur Skabelon for milepælsbeskrivelse

21 2.11 Milepælsplanlægning Skabelon: Milepælsliste Ansvarlig for skabelonen: Milepæl nr. Milepælens navn Ansvarlig Ressourcer Afhængig af milepæl nr. Tidspunkt (udfyldes kun hvis fastlagt) Aktuelt tidspunkt (opfølgning) Figur Skabelon for Milepælsliste

22 2.12 Styring af projektets tid 2.12 Styring af projektets tid Skabelon: Aktivitetslisten Ansvarlig for skabelonen: Aktivitet nr. Aktivitetens navn Ansvarlig Ressourcer Afhængig af aktivitet nr. Starttidspunkt (udfyldes kun hvis fastlagt) Aktuelt starttidspunkt (opfølgning) Sluttidspunkt (udfyldes kun hvis fastlagt) Aktuelt sluttidspunkt (opfølgning) Varighed Figur Skabelon for aktivitetslisten

23 2.12 Styring af projektets tid Skabelon: Milepælsliste Ansvarlig for skabelonen: Milepæl nr. Milepælens navn Ansvarlig Ressourcer Afhængig af milepæl nr. Tidspunkt (udfyldes kun hvis fastlagt) Aktuelt tidspunkt (opfølgning) Figur Skabelon for milepælsliste

24 2.12 Styring af projektets tid Tjekliste: Styring af projektets tid Information om projektets status 1 Sørg for at indhente så korrekte informationer om projektets stade som muligt 2 Sørg så vidt muligt for, at oplysningerne om projektets stade er faktabaserede 3 Udsagn baseret på tro og håb bør verificeres af alternativ kilde 4 Vurder altid kilden, du modtager informationen fra hvilke interesser har kilden? Hvor pålidelige har tidligere oplysninger fra kilden været? Påvirker du kildens oplysninger ved din væremåde? 5 Korrigerende handlinger 6 Opbyg en kultur, der ikke accepterer forsinkelser, og hvor der gribes rettidigt ind 7 Opbyg en kultur med åbenhed, så problemerne kommer frem, mens man endnu kan nå at korrigere 8 Find projektets kritiske sti, og forsøg at påvirke aktiviteterne på denne i tilfælde af forsinkelser. F.eks. ved at sætte flere ressourcer ind, købe hjælp udefra, overarbejde, skær ned på scope m.m. 9 I tilfælde af truende forsinkelser er en anden løsning at forsøge at få kunden til at acceptere tidsfristforlængelse (uden bøder/erstatning), få kunden til at acceptere reduceret scope, få kunden til at acceptere dårligere kvalitet 10 Husk: Det værste, man kan gøre, hvis man er ved at blive forsinket, er ikke at gøre noget. Figur Tjekliste for styring af projektets tid

25 2.12 Styring af projektets tid 2.13 Successiv kalkulation/ trepunktsestimering Skabelon: Successiv kalkulation Ansvarlig for skabelonen: Aktivitet nr. Aktivitetens navn Vp = den pessimistiske værdi Vs = den mest sandsynlige værdi Vo = den optimistiske værdi Middel-Værdi Vm = (Vp + 3*Vs + Vo)/5 Standard-afvigelse Sv = (Vp Vo)/5 VariansV = Sv 2 Nedbrudt yderligere på underark nr. Figur Skabelon for successiv kalkulation

26 2.14 Delfi-metoden 2.14 Delfi-metoden Skabelon: Delfi-metoden Ansvarlig for skabelonen: Gruppe nr. 1. estimat Øvre kvartil Ja/nej Nedre kvartil Ja/nej 2. estimat Øvre kvartil Ja/nej Nedre kvartil Ja/nej 3. estimat Øvre kvartil ja/nej Nedre kvartil ja/nej 4. estimat Figur Skabelon for Delfi-metoden

27 2.15 Planning Poker 2.15 Planning Poker Skabelon: Planning Poker Ansvarlig for skabelonen: Gruppe nr. 1. estimat Højeste Laveste 2. estimat Højeste Laveste 3. estimat Højeste Laveste 4. estimat Figur Skabelon for Planning Poker

28 2.16 Kvalitetsparametre 2.16 Kvalitetsparametre Tjekliste: Fastlæggelse af kvalitetsparametre 1 Hvilke egenskaber ved produktet/ydelsen sætter interessenterne pris på? 2 Hvilke egenskaber ved produktet/ydelsen er interessenterne utilfredse med? 3 Hvilke egenskaber ved produktet/ydelsen mangler interessenterne? 4 Hvilke egenskaber har konkurrenternes tilsvarende produkter/ydelser? 5 Er der fra interessenternes side krav om overholdelse af internationale normer/ standarder for produktet/ydelsen? 6 Hvilke forventninger har interessenterne til selve projektgennemførelsen? 7 Hvilke forventninger har interessenterne til kommunikationen under projektgennemførelsen? 8 Er der fra interessenternes side krav om overholdelse af internationale normer/ standarder for selve projektprocessen? Figur Tjekliste for fastlæggelse af kvalitetsparametre

29 2.18 Kvalitetsledelsesplanen 2.18 Kvalitetsledelsesplanen Tjekliste: Indsamling af informationer til kvalitetsledelsesplanen 1 Organisationens kvalitetspolitik 1.1 Har organisationen en nedskrevet kvalitetspolitik? Overholder organisationen en international standard indenfor kvalitet, f.eks. ISO9001? Er organisationen underkastet ekstern kontrol på kvalitetsområdet? Hvilken? Kan organisationens kvalitetspolitik benyttes i projektet? Hvilke ændringer skal der evt. til, hvis kvalitetspolitikken skal kunne benyttes? Bliver organisationens kvalitetspolitik jævnligt opdateret? Hvornår forventes næste opdatering, og vil denne få betydning for projektet? 2 Kvalitetskrav 2.1 Er der guidelines, standarder m.m. for, hvordan kvaliteten i projektet udføres og verificeres? Hvilke? Er kvaliteten underlagt myndighedskontrol og -regler? Hvilke? Hvilke kvalitetskrav er der til projektets produkt? Hvilke kvalitetskrav er der til selve projektgennemførelsen? Er projektets kvalitetsparametre klart beskrevne? 3 Kvalitetsorganisation 3.1 Er der i den udførende organisation personer dedikeret til sikring af kvaliteten? Hvordan ser den kvalitetssikrende organisation ud (antal, jobbeskrivelser, organisatorisk placering, beføjelser)? 4 Kvalitetssikring 4.1 Er der lavet en plan, der viser de forskellige kvalitetssikringstiltag i projektet (hvornår de udføres, hvem der gør det og proceduren herfor)? Er det specificeret, hvordan og hvornår reviews udføres i projektet? Er det klart, hvem der udfører reviews? Er det specificeret, hvordan og hvornår inspektioner og tests udføres i projektet? Er det klart, hvem der udfører inspektioner og tests? Er det specificeret, hvordan og hvornår der udføres kvalitetsaudits i projektet? Er det klart, hvem der udfører kvalitetsaudits i projektet? Er det specificeret, hvordan og hvornår der rapporteres om projektets status i forhold til de opstillede kvalitetskrav? Er det klart, hvem der udfører rapporteringen om projektets kvalitet? Er det klart, hvem der modtager kvalitetsrapporten? Er det klart, hvilke værktøjer til forbedring af kvaliteten der i givet fald vil blive bragt i anvendelse? Figur Tjekliste for indsamling af informationer til kvalitetsledelsesplanen

30 2.18 Kvalitetsledelsesplanen Skabelon: Kvalitetsledelsesplan Ansvarlig for skabelon: 0 Executive Summary 1 En beskrivelse af den projektudførende organisations kvalitetspolitik 2 En beskrivelse af, hvilke kvalitetskrav der gælder for projektet og de produkter/ydelser, det skal levere, herunder myndighedskrav, internationale standarder og normer osv. 3 En beskrivelse af den organisation, der skal sikre kvaliteten i projektet, herunder den projektudførende organisations kvalitetssikringsorganisation 4 En beskrivelse af de tiltag, der skal sikre kvaliteten i projektet, herunder reviews af dokumentation, tests og verificeringer, audits m.m. Figur Skabelon for kvalitetsledelsesplan

31 2.19 Review 2.19 Review Skabelon: Reviewrapport Ansvarlig for skabelonen: Reviewemne Ansvarlig reviewer Review i henhold til dokumentation Nr. Beskrivelse af kritikpunkt Reviewemne I henhold til dokumentation Meget væsentligt/skal korrigeres Væsentligt/bør korrigeres Ikke væsentligt/kan korrigeres Korrigeret Figur Skabelon for reviewrapport

32 2.20 Projektets organisation 2.20 Projektets organisation Tjekliste til brug ved organiseringen af projektet 1 Er der et klart mandat for styregruppen? 2 Er der tradition/kultur for, at styregruppen lever op til sit ansvar? 3 Er det muligt at få repræsentanter for kunden og leverandørerne til at sidde i styregruppen? 4 Er projektlederen understøttet af stabsfunktioner, der står i rimeligt forhold til de udfordringer, projektet har? 5 Har projektlederen uddelegeret projektet til delprojektledere/underprojektledere? 6 Skal der etableres en formel beslutningsgruppe for projektet? 7 Skal der etableres en formel følgegruppe for projektet? 8 Skal der etableres en formel referencegruppe for projektet? 9 Skal der etableres en formel brugergruppe for projektet? 10 Er projektets nøglepersoner mere end 80 % dedikeret til projektet, eller har de andre væsentlige opgaver? 11 Er projektets medarbejdere allokeret til projektet, således at projektlederen har den fulde ledelsesret (projektorganisation)? 12 Er projektets medarbejdere allokeret til projektet, således at linjelederne har en del af ledelsesretten (matrixorganisation)? 13 Hvem skal godkende projektets organisation? 14 Hvem skal orienteres om projektets organisation? 15 Er der planer om at ændre projektets organisation på et senere tidspunkt? Figur Tjekliste til brug ved organiseringen af projektet

33 2.20 Projektets organisation Skabelon: Jobbeskrivelse/rolle og ansvar Ansvarlig for skabelonen: Job Refererer til Ansvar Beføjelser Figur Skabelon for jobbeskrivelse

34 2.21 Projektkontor 2.21 Projektkontor Tjekliste: Projektkontorets arbejdsområder Hovedområde Arbejdsområde 1 Ansvar for projekteringsmanualen og andre værktøjer 1.1 Udarbejde, vedligeholde og udvikle projekteringsmanualen og tilhørende værktøjer, således at projektgennemførelsen løbende optimeres 1.2 Forestå og udvikle itunderstøttelsen til projekterne, således at projektgennemførelsen løbende optimeres 1.3 Auditering, dvs. kontrol af, at de enkelte projekter overholder projektstandarderne 1.4 Uddanne og understøtte projektledere, programledere og projektchefer vha. kurser, sparring, coaching, mentoring m.m. 2 Hjælp til projektledere, programledere og projektcheferne 2.1 Sekretariatsfunktion for projektledere, programledere og projektchefer 2.2 Bibliotek og arkiv for samtlige projekter, programmer og al projektrelevant litteratur 2.3 Assistance til projektledere, programledere og projektchefer ved gennemførelse af projekterne iht. projekteringsmanualen, således at projekterne gennemføres så godt som muligt 3 Projektinformation og kommunikation 3.1 Udvikle og vedligeholde et ledelsesinformationssystem med KPI er for hele projektporteføljen, således at projektledere, programledere, projektchefer og andre interessenter til stadighed har overblik 3.2 Skabe overblik og basis for at udvælge projektporteføljen, således at virksomheden kun har de aktive projekter, den ønsker og har ressourcer til at gennemføre 4 Ansvar for projekter og programmer Ikke omfattet af PMO Omfattet af PMO Kommentar

35 2.21 Projektkontor Hovedområde Arbejdsområde 4.1 Overordnet ressourcestyring for samtlige projekter og programmer 4.2 Identificere og hjælpe nødlidende projekter 4.3 Ansvar for alle projekter og programmer, herunder at sikre, at målene nås og de forretningsmæssige resultater realiseres 4.4 Ansættelse og afskedigelse af projektledere samt ressourcestyring af projektlederne Ikke omfattet af PMO Omfattet af PMO Kommentar Figur Tjekliste for projektkontorets arbejdsområder

36 2.23 Personaleplanen 2.23 Personaleplanen Tjekliste: Indsamling af informationer til personaleplanen 1 Projektets organisation 1.1 Se 2.20 Projektets organisation 2 Roller og Ansvar 2.1 Se 2.22 Arbejds- og ansvarsfordeling 3 Bemanding 3.1 Hvor skal arbejdskraften komme fra? Skal projektlederen tage de medarbejdere, der nu er til rådighed i organisationen, eller hyre de bedste, selvom det betyder, at tilgængelige medarbejdere forbigås? 3.2 Skal projektmedarbejderne arbejde fra et fælles kontorområde, hjemmefra eller spredt på flere lokationer? Vil der være stor geografisk spredning mellem medarbejderne i projektet? 3.2 Kommer medarbejderne fra flere forskellige kulturer? 3.3 Hvilke trænings-/oplæringsbehov er der i forbindelse med bemanding af projektet? 3.4 Hvad er fokus ved sammensætning af projektgruppen: lavest mulige omkostninger, højest mulig kompetence, mindst mulig geografisk spredning? 4 Regler for personale 4.1 Hvordan er reglerne for rekruttering af arbejdskraft? Hvem udenfor projektet kan hjælpe med rekruttering af arbejdskraft? Hvordan er reglerne for belønning og honorering af overarbejde? Hvilke regler gælder for fagforeninger og interesseorganisationer? Hvilke myndighedsregler er der, f.eks. vedr. sikkerhed og miljø? Hvem udenfor projektet kan hjælpe med fortolkning og fastlæggelse af regler for personale? 5 Allokering 5.1 Få fastlagt, hvor meget de forskellige deltagere er allokeret til projektet Aftal med deltagernes kompetencechef, hvor meget deltagerne er allokeret pr. uge/måned i dage eller procent. Få allokeringen aftalt skriftligt, f.eks. i en mail. Gennemgå den aftalte allokering både med deltageren og med kompetencechefen. Beskriv, om allokeringen tager udgangspunkt i et estimat, eller hvor meget det er muligt at have deltageren med i projektet. Figur Tjekliste for indsamling af informationer til personaleplanen

37 2.23 Personaleplanen Skabelon: Personaleplan Ansvarlig for skabelonen: 0 Executive Summary 1 Projektets organisation 2 Roller og ansvar 3 Bemanding 4 Regler for personale 5 Allokering Figur Skabelon for Projektplan

38 2.24 Kickoffmøde 2.24 Kickoffmøde Tjekliste: Kickoffmødet 1 Forberedelse 1.1 Hvad vil vi opnå med kickoffmødet? (Beskriv den ønskede tilstand, når mødet er afholdt) Mødets dagsorden? Hvem skal holde indlæg og om hvad? Hvem skal styre selve mødet? Hvem skal med til mødet? (Hvor mange, og hvor kommer de fra?) Hvor skal mødet afholdes? Hvor lang tid skal mødet vare? Hvilken form skal kickoffmødet have? (kort møde i firmaet, heldagsmøde med middag bagefter, tre døgn sammen på et kursuscenter?) Hvad budget har vi for mødet? Hvem skal stå for det praktiske? Hvem andre skal involveres i afholdelsen af mødet? (referent, facilitator, underholdning osv.) 2 Indkaldelse 2.1 Hvor tidligt skal vi indkalde? Hvilket materiale skal sendes ud med indkaldelsen? Skal deltagerne forberede noget på forhånd? 3 Afholdelse 3.1 Er projektlederen fuldt bevidst om betydningen af at være en god rollemodel? Er rollerne klart fordelt? Er der plads til improvisationer? Er målene for kickoffmødet nået? Er der lavet individuel evaluering af mødet? Er alle fulde af gåpåmod, når vi efter mødet går hver til sit? 4 Evaluering og opfølgning 4.1 Sørger projektlederen for en samlet evaluering af mødet på baggrund af deltagernes individuelle evalueringer og samtaler med de medvirkende? Bliver læringen fra kickoffmødet registreret, således at fremtidige møder kan drage nytte af denne? Hvem følger op på beslutningerne fra kickoffmødet? Får deltagerne på kickoffmødet et referat af mødet, herunder status på beslutningerne fra mødet? Figur Tjekliste for kickoffmødet

39 2.24 Kickoffmøde Skabelon: Kickoffmødets agenda Ansvarlig for skabelonen: 1 Velkomst og fremlæggelse af agenda 2 Præsentation af deltagerne 3 Projektets styregruppeformand/kunde/opdragsgiver fortæller om projektet gerne visionært og entusiastisk 4 Projektlederen fortæller, hvad projektet går ud på, og gennemgår planen frem hæver de vigtigste milepæle 5 Projektlederen fortæller om roller og ansvar i projektet 6 Projektlederen gennemgår værktøjer, procedurer og regler, som skal benyttes i projektet 7 Projektlederen fortæller om sig selv og sin opfattelse af lederrollen 8 Workshops med projektdeltagerne, hvor spilleregler for samarbejdet aftales 9 Socialt samvær 10 Spørgsmål og udeståender ordet er frit 11 Projektlederen runder mødet af med en peptalk husk evaluering Figur Skabelon for kickoffmødets agenda

40 2.25 Projektevaluering 2.25 Projektevaluering Skabelon: Projektevalueringsrapport Ansvarlig for skabelonen: 0 Executive Summary 1 Projektets baggrund 2 Realiserede resultater i forhold til mål 3 Økonomi 4 Læring 5 Projektprocessens forløb i forhold til procesmål 6 Organisationen 7 Leverandører 8 Udnyttelse af læring Figur Skabelon for projektevalueringsrapport

41 2.25 Projektevaluering Tjekliste: Projektevaluering 1 Projektets baggrund 1.1 Hvad var baggrunden for projektet? Var der specielle omstændigheder, der gjorde sig gældende, da projektet skulle gennemføres (lavkonjunktur, højkonjunktur, ny ledelse, nye ejere osv.)? 2 Realiserede resultater i forhold til mål 2.1 Var der lavet en business case for projektet? Blev denne business case realiseret? (Forklaring på afvigelser) Hvordan er projektets økonomiske resultater (blev f.eks. de ønskede rationaliseringer, indtægter m.m. opnået?) Hvordan er projektets tidsmæssige resultater? (Blev projektet afleveret til tiden?) Hvordan er projektets leverancemæssige resultater? (Blev kravspecifikationen opfyldt?) Hvordan er projektets kvalitetsmæssige resultater? (Blev der leveret i den ønskede kvalitet?) Hvilke forklaringer er der i givet fald på, at målene ikke blev nået (beskrivelse af evt. bristede forudsætninger)? Var der evt. udestående ændringer, gode idéer, som ikke blev implementeret herunder anbefalinger, hvis projektet skulle få en efterfølger? 3 Økonomi 3.1 Hvordan gik det med projektets omkostninger i forhold til budgettet? (Forklaring på afvigelser) 4 Læring 4.1 Hvad gik godt i projektet? Hvad gik galt i projektet? Hvorfor gik projektet, som det gjorde? 5 Projektprocessens forløb i forhold til procesmål 5.1 Blev tidsplanen overholdt, herunder delmål og milepæle? Blev budgettet overholdt? Levede vi op til mål for kommunikation, interessentpleje m.m.? Blev der benyttet en projektmodel, projekthåndbog, projektprocesser m.m.? Hvor godt fungerede projektmodel, projekthåndbog og projektprocesser i forhold til projektet? Hvor godt fungerede de it-værktøjer, vi benyttede (projektplanlægningsværktøj, projektweb, dokumentstyring m.m.)? 6 Organisationen 6.1 Hvordan fungerede projektet internt, herunder de enkelte medarbejdere som enkeltpersoner og som team? Hvordan udviklede de enkelte projektmedarbejdere og teamet sig i projektforløbet? Hvordan fungerede projektet i organisationen, herunder styregruppe, beslutningsgruppe, referencegruppe og interessenter? Hvordan bedømmes projektlederens indsats? 7 Leverandører 7.1 Hvordan forløb styringen af underleverandørerne? Var der tilfredshed med de benyttede leverandører? 8 Udnyttelse af læring 8.1 Hvordan spredes og udnyttes den opnåede læring bedst muligt? Hvilke forretningsmæssige, teknologiske og lignende kompetencer er der opbygget i projektet? Figur Tjekliste for projektevaluering

42 2.26 Interessentanalysen 2.26 Interessentanalysen Tjekliste: Indkredsning af projektets interessenter 1 Hvem har igangsat projektet? 2 Hvem er opdragsgiver? 3 Hvem betaler for projektet? 4 Hvem ejer projektet? 5 Hvem vil modarbejde projektet? 6 Hvem er projektets samarbejdspartnere? 7 Hvem skal bruge projektets resultat? 8 Hvem er kunden? 9 Hvem er med i projektet? 10 Hvem leverer ressourcer til projektet? 11 Hvem påvirkes af projektet? 12 Hvem er afhængig af projektet? 13 Hvem generes og lider afsavn på grund af projektet? 14 Hvem frygter projektets resultat? 15 Hvem konkurrerer med projektet? Figur Tjekliste til indkredsning af projektets interessenter

43 2.26 Interessentanalysen Tjekliste: Vurdering af interessenterne 1 Hvad er interessentens interesse i projektet? 2 Hvor stor er interessen? 3 Hvilke motiver ligger der bag interessen? 4 Er interessen legitim eller ej? 5 Foregår interessen i det skjulte eller åbent? 6 Hvilke fordele er der ved projektet set fra interessentens synspunkt? 7 Hvilke ulemper er der ved projektet set fra interessentens synspunkt? 8 Hvilke forventninger har interessenten til projektet? 9 Hvad er interessentens overordnede indstilling til projektet? 10 Hvilken magt og indflydelse har interessenten på projektet? 11 Arbejder interessenten aktivt for projektet, eller er hun passiv? 12 Hvilket forhold har interessenten til andre interessenter? 13 Kan man stole på interessenten? 14 Er interessenten åben? 15 Arbejder interessenten politisk? Figur Tjekliste til vurdering af interessenternes vigtighed

44 2.26 Interessentanalysen Skema: Interessentanalysens resultater Ansvarlig for skemaet: Interessent Navn og rolle Vigtighed Lav middel høj Magt Lav Middel høj Interesse Lav Middel høj Hvad ønsker projektet fra interessenten? Hvad ønsker interessenten fra projektet? Hvordan kan interessenten volde problemer? Hvem samarbejder interessenten med? Hvad er projektets vision for interessenten? Hvad gør vi? Aktion Figur Skema over interessentanalysens resultater

45 2.27 Kommunikationsplanen 2.27 Kommunikationsplanen Skabelon: Kommunikationsplanen Ansvarlig for skabelonen: Hvem Formål Hvad Hvordan Effekt Hvornår Ansvarlig Figur Skema for kommunikationsplanen

46 2.28 Statusrapportering 2.28 Statusrapportering Skabelon: Statusrapport Ansvarlig for skabelonen: Emne Status Evt. handlingsplan 1 Executive summary (rapportens hovedkonklusion) 2 Vigtigste begivenheder siden sidste rapport 3 Opfølgning på udestående fra foregående rapport 4 Scope 5 Tid 6 Økonomi og ressourcer 7 Interessenter 8 Kvalitet 9 Kommunikation 10 Risiko 11 Indkøb og leverandører 12 Vigtigste opgaver frem til næste rapport Figur Skabelon for statusrapport

47 2.29 Risikoanalysen 2.29 Risikoanalysen Tjekliste: Risikoanalyse 1 Interne forhold 1.1 Udfald af nøglepersoner i hjælpefunktioner 1.2 Holdningsproblemer 1.3 Interne sparerunder 1.4 Organisationsændringer 1.5 Modstand fra personaleorganisationer 2 Forhold hos kunden 2.1 Uklare ansvarsforhold 2.2 Politiske stridigheder 2.3 Manglende forventningsafstemning 2.4 Usikkerhed om adgangsforhold 2.5 Uklarhed om drift og vedligehold 3 Projektet 3.1 Manglende ressourcer 3.2 Manglende kompetencer 3.3 Ledelsesmæssige problemer 3.4 Manglende respekt for tidsplansoverholdelse 4 Scope 4.1 Uklarheder i kontrakten 4.2 Mange ændringer 5 Kommunikation 5.1 Misforståelser og uklarheder 5.2 Ting kommer ikke åbent frem Figur Tjekliste for risikoanalyse

48 2.29 Risikoanalysen Skabelon: Risikoanalyse Ansvarlig for skemaet: ID Risiko (Hvad kan gå galt? Konsekvens K (1-10) Sandsynlighed S (1-10) K S Tiltag, der reducerer S Tiltag, der reducerer K Omkostninger ved tiltag Ansvarlig for tiltag Figur Skabelon for risikoanalyse Skabelon: Risklog Ansvarlig for skemaet: Risiko (beskrivende navn) Dato (registreringsoprettelse) Status (identificeret, håndteret, opstået, afsluttet) Opstået dato Beskrivelse af hændelse Risikokonsekvens (K 1-5) Risikosandsynlighed (S 1-5) Samlet risiko (K S) Ansvarlig Risikohåndtering Håndteringsomkostninger Indsats Konsekvensområder Konsekvensomkostninger Figur Skabelon for risklog

49 3.1 Projektlederens opgaver 3.1 Projektlederens opgaver Tjekliste: Projektlederens opgaver Kommentar: For hvert ja tildeles et point, der samtidig er koordinater i Værktøj til beskrivelse af projektlederprofil (figur 3.1.1) 1 Ledelse indad Kender projektlederen de fleste i projektgruppen godt? Er projektlederen først for nylig forfremmet til projektleder? Har projektlederen vist, at hun ikke har den store interesse for eksterne interessenter og øvre ledelseslag? Er projektlederen vellidt blandt kolleger? 2 Ledelse opad Kender projektleder og styregruppe hinanden? Er magtforholdet i styregruppen klart? Hvordan er forholdet projektejer/sponsor? Hvad er den bedste kommunikationsform mellem projektleder og styregruppe? Er det muligt for projektlederen at kommunikere på uformel facon med de enkelte styregruppemedlemmer? 3 Ledelse udad Er projektlederen som type en udadvendt, kommunikerende person? Har projektlederen vist, at han har sans for at forstå det politiske spil omkring projektet? Er projektlederen en respekteret person? Ser projektlederen sig selv som en ambitiøs leder? 4 Ledelse fremad Er projektlederen certificeret PMI, IPMA eller PRINCE2? Har projektlederen arbejdet med en fast projektmodel, med tilhørende håndbog og procedurer for projektledelse? Er projektlederen en person med sans for administration? Har projektlederen vist, at hun faktisk kan og vil styre projektet og f.eks. reagerer prompte på tidlige advarselssignaler i projektet? Er projektlederen først for nylig forfremmet til projektleder? 5 Ledelse tilbage Har projektlederen selv erfaring og uddannelse indenfor det produkt, projektet skal levere? Har projektlederen vist, at han godt kan gå ned i tekniske detaljer og selv varetage delopgaver i projektet? Er projektlederen i stand til at følge op på specifikationer, krav og ændringer? Har projektlederen vist, at han er mere interesseret i teknik og funktionalitet end i tidsplaner og økonomi? Figur Tjekliste for projektlederens opgaver

50 3.2 Projektteamets livscyklus 3.2 Projektteamets livscyklus Tjekliste: 5R-modellen 1 Rammer Hvad er teamets beføjelser? Hvad er de organisatoriske rammer for teamet? 2 Retning 3 Roller Hvad skal teamet opnå? Hvilke mål skal nås? Har vi klare mål? Hvem gør hvad?er der klart definerede roller? 4 Regler Hvilke regler gælder? F.eks.: Rygepolitik? Mødedisciplin? Konfliktløsning? Kommunikation? Er der åben og klar kommunikation i teamet? 5 Relationer Hvordan har vi det med hinanden? Hvordan kan vi få det bedre med hinanden? Hjælper vi hinanden med at nå resultater? Anerkender vi hinandens evner og værdi? Viser vi respekt for hinanden? Påskønner vi hinandens forskelligheder? Figur Tjekliste for 5R-modellen

51 3.3 Mødeledelse 3.3 Mødeledelse Tjekliste for mødeledelse 1 Skal mødet i det hele taget holdes? Møder koster tid og tid er penge. Der er ofte billigere alternativer end møder, fx: At projektlederen træffer en beslutning og sender den til høring hos de personer, hun ellers ville have indkaldt til møde At projektlederen sender en mail til de relevante personer og beder om input indenfor en vis tid. Herefter træffer projektlederen en beslutning på baggrund af indkomne input og egen mening. 2 Er målet for mødet at der fastlægges noget målbart? Fx: Når mødet er slut skal vi have en klar beslutning, om vi vælger løsning A eller løsning B. 3 Har en mentor eller anden udenforstående reviewet dagsordenen? 4 Er der sat tid på de enkelte dagsordenpunkter, således at intet punkt løber fra ordstyreren? 5 Fremgår det klart af dagsordenen, hvem der har ansvaret for det enkelte punkt? 6 Fremgår det klart af dagsordenen, hvad det forventes, mødedeltagerne har forberedt til mødet, og hvad de skal medbringe? 7 Begynder mødet med en godkendelse af dagsordenen, således at ingen bagefter kan hævde, at processen ikke var hensigtsmæssig? 8 Sikrer mødelederen, at mødet ikke afspores og kommer ud af en tangent? 9 Sikrer mødelederen, at målene med mødet nås, og at alle deltagere føler, mødet har givet dem de ønskede muligheder for at komme til orde. 10 Er der udfærdiget et retvisende mødereferat, hvoraf det klart fremgår, hvem der er ansvarlig for udførelsen af beslutninger, og hvornår dette skal ske? Figur Tjekliste for mødeledelse Skabelon: Mødereferat Ansvarlig for skabelonen: Emne Beslutning/ Konklusion Ansvarlig Tidsfrist Kommentar Figur Skabelon for mødereferat