Skriftlige forretningsgange

Transkript

1 Skriftlige forretningsgange Indhold: Pkt. 1 Forord Pkt. 1.1 Procedure Pkt. 1.2 Beslutninger Pkt. 2 Vedtægter Pkt. 2.1 Normalvedtægter Pkt. 2.2 Boligorganisationens egne vedtægter Pkt. 3 Forretningsordener Pkt. 3.1 Organisationsbestyrelsen Pkt. 3.2 Repræsentantskabsmødet Pkt. 3.3 Afdelingsbestyrelsen Pkt. 3.4 Afdelingsmødet Pkt. 4 Forretningsførerkontrakt Pkt. 4.1 Kontrakt Pkt. 4.2 Vejledning til ansættelseskontrakt for forretningsfører/direktør Pkt. 4.3 Stillingsbeskrivelse for forretningsfører/direktør Pkt. 4.4 Oversigt over administrative funktioner Pkt. 4.5 Udkast til administrationsaftale Pkt. 5 Overenskomst og stillingsbeskrivelser for øvrige ansatte Pkt. 5.1 Administrativ medarbejder Pkt Ansættelsesaftale med administrativ medarbejder Pkt. 5.2 Ejendomsfunktionær Pkt Ansættelsesaftale med ejendomsfunktionær Pkt Funktionsbeskrivelse for ejendomsfunktionær Pkt. 6 Udbud af administration Pkt. 6.1 Udbudsmateriale Pkt. 6.2 Virksomhedsoverdragelsesloven Pkt. 7. Organisationsplan og medarbejderoversigt Pkt. 7.1 Boligorganisationens medarbejdere Pkt. 7.2 Administrationens organisering og medarbejdere Pkt Et eksempel på skriftlig IT-politik Pkt. 7.3 Administrationens opgaver Pkt. 7.4 Boligorganisationens aktiviteter og arbejdsdeling Pkt Målsætninger Pkt Vejledning Pkt Nøgletal, eksempler

2 Pkt Beregningsvejledning Pkt. 8. Prokura og underskriftsforhold Pkt. 9 Forretningsgange Pkt. 9.1 Regnskabsforhold Pkt Poståbning Pkt Huslejeopkrævning, rykkerprocedure, regler for afskrivning af tilgodehavender Pkt Varekøb, kreditorer og betalinger Pkt Lønbehandling Pkt Kontant og bankbeholdning Pkt Afstemninger og opgørelser til årsafslutning Pkt. 9.2 Administration Pkt Kapitalforvaltning Pkt Honorarudbetaling Pkt Inhabilitet/særinteresser Pkt Gaver og studierejser mv. Pkt Forsikringer Pkt. 9.3 EDB-anvendelse Skriftlige forretningsgange 1.0 side 1 Pkt. 1. Forord Som et led i handlingsplanen for forebyggelse af fejl og mangler i den almennyttige boligsektor blev det anbefalet medlemmerne at indføre skriftlige forretningsgange. For at lette medlemmerne med udarbejdelsen af skriftlige forretningsgange blev det besluttet, at BL skulle tage initiativ til udarbejdelsen af paradigmaer for udvalgte forretningsgange. Det er hensigten, at disse paradigmaer skal anvendes som inspiration for medlemmerne. Paradigmaerne må ikke anses for at være udtømmende med hensyn til form og indhold. Det er de konkrete forhold i den enkelte boligorganisation, der skal være bestemmende for udarbejdelsen af forretningsgangene. Det ville ikke være hverken muligt eller ønskeligt, at alle almene boligorganisationer skulle tilrettelægge sine administrative rutiner helt ensartet, så de samme forretningsgange ville kunne anvendes alle steder. Også med hensyn til den form, forretningsgangene skal præsenteres i, verbale beskrivelser, flow-charts eller andet, er det op til den enkelte boligorganisation at vælge den mest hensigtsmæssige form.

3 Hvis der ikke foreligger skriftlige forretningsgange er der risiko for, at de af ledelsen vedtagne retningslinier ikke kommer til medarbejdernes kundskab og derved ikke overholdes. Der vil endvidere være risiko for en uklar kompetence og ansvarsfordeling, samt at der ikke foreligger en ensartet behandling af i øvrigt ensartede problemstillinger. Herudover vil skriftlige forretningsgange give nye medarbejdere en sikrere og hurtigere indførelse i arbejdet. Ved boligorganisationernes udarbejdelse af beskrivelserne bør der lægges vægt på, at de giver et godt overblik og dokumenterer, hvorledes funktioner udføres og hvem der gør det. Endvidere bør der lægges vægt på, at beskrivelserne omfatter dokumentation af hændelsesforløb og kontroller, herunder kontroller ved afvigelser og/eller fejl. Beskrivelserne bør udarbejdes efter en fastlagt skabelon til sikring af en rimelig ensartethed. Beskrivelserne bør af hensyn til en nemmere vedligeholdelse være opdelt i afsnit efter logiske funktioner og delopgaver. Anvendelse af de af BL udsendte paradigmaer kan være en hjælp hertil. Der bør være fastlagte regler for godkendelse og gennemførelse af forretningsgange i organisationen.

4 Skriftlige forretningsgange 1.0 side 2 BLs administrationsudvalg har medvirket ved udarbejdelsen af paradigmaer til skriftlige forretningsgange. Den praktiske udarbejdelse er udført af Revisionsfirmaet K.P.M.G. C. Jespersen ved de statsautoriserede revisorer Birger Kjerri Hansen og Thomas Glenthøj. Nogle af forretningsgangsbeskrivelserne er dog udarbejdet af BLs sekretariat. Den endelige redigering er foretaget af et mindre udvalg bestående af repræsentanter fra administrationsudvalget, Landsbyggefonden, KPMG C. Jespersen og BLs sekretariat. De nu foreliggende paradigmaer imødekommer det mest udbredte og umiddelbare behov. Der vil fortsat blive arbejdet på supplerende paradigmaer, fx beskrivelse af forretningsgange vedrørende udlejning, fraflytning og husordenovertrædelser. Disse vil blive tilsendt medlemmerne i takt med færdiggørelsen. Materialet stilles til fri rådighed for BLs medlemmer. Med venlig hilsen Gert Nielsen / Bjarne Zetterström

5 Procedure 1.1 side 1 Pkt Forslag til procedure for indførelse af skriftlige forretningsgange Indledning: De fleste eksempler på skriftlige forretningsgange forudsætter tilpasning til den enkelte boligorganisation. Det kan være en omfattende procedure at gennemarbejde alt materiale for at få etableret et komplet sæt forretningsgange i egen organisation. Derfor foreslås her en rækkefølge, som kan indgå i boligorganisationens prioritering. Det er vigtigt, at processen startes og følges op, selv om der kan være tale om et længerevarende forløb. 1. Krav, der følger af lovgivning: Enkelte dokumenter er nødvendige for overholdelse af gældende lovgivning eller for at kunne dokumentere, at formelle krav er opfyldt: a. Ansættelsesbreve: Enhver medarbejder har krav på en skriftlig bekræftelse på ansættelsesforholdet inklusive de vilkår, der er aftalt. For alle ansættelser siden er det ved lov fastsat, at der skal udarbejdes en skriftlig aftale om ansættelsesvilkårene. Specielt er det af stor betydning, at de aftalte vilkår for forretningsførere er formuleret skriftligt og bekræftet af såvel bestyrelsen som forretningsføreren. Dette bør sikres, uanset hvornår ansættelsesforholdet er indgået. Boligorganisationer, der bliver administreret af en anden boligorganisation, af et forretningsførerselskab, et andelsselskab, en advokat eller revisor eller lignende, skal også sikre sig, at der foreligger skriftlig dokumentation for de aftalte vilkår. I de udarbejdede eksempler på skriftlige forretningsgange indgår endnu ikke eksempler på administrationsaftale mellem en boligorganisation og et forretningsførerselskab eller lignende. For alle øvrige medarbejdere bør det ligeledes sikres, at der foreligger gensidigt bekræftet skriftlig dokumentation for de aftalte vilkår. Der henvises til afsnit 5 og 6, hvor der er vist eksempler på ansættelseskontrakter for henholdsvis forretningsfører, ejendomsfunktionærer og øvrigt personale. b. Erklæringer om mulig inhabilitet: Lov om almene boliger stiller særlige krav til indberetning til kommunalbestyrelsen i tilfælde, hvor ansatte eller valgte kan være i en dobbeltrolle. Boligorganisationen kan kun sikre sig den fornødne viden om mulig inhabilitet ved at forlange af ledende ansatte og alle valgte medlemmer af afdelingsbestyrelse og organisationsbestyrelse, at de udfylder en 'tro-og-love' erklæring som vist i afsnit

6 Procedure 1.1 side 2 c. Vedtægter: Det påhviler bestyrelsen at sikre, at boligorganisationens vedtægter til enhver tid er i overensstemmelse med den gældende lovgivning. Hvis der siden sidste ajourføring af boligorganisationens vedtægter er sket ændringer i lovgivningen, som strider imod organisationens vedtægter, skal disse ajourføres. Som eksempler på ændret lovgivning, der kan medføre behov for vedtægtsændringer, kan nævnes de nye udlejningsregler i 1992 og loven om almene boliger i d. EDB-sikkerhed: Til opfyldelse af lovgivningens krav om registrering, bogføring og regnskabsudarbejdelse er det ikke længere tilstrækkeligt at have indført betryggende administrative rutiner og sikkerhedskontroller. Det er nødvendigt at formulere organisationens sikkerhedsforanstaltninger på EDB-området. I afsnit 9.3 er en generel omtale af EDB-sikkerhed. Da EDB løsninger er meget forskellige i omfang og struktur, er det særligt betydningsfuldt, at der udformes konkrete sikkerhedsregler i hver enkelt organisation. Det kan anbefales at inddrage organisationens sædvanlige revisor som rådgiver. 2. Kompetenceforhold mellem bestyrelse og forretningsfører: En af de hyppigste kilder til konflikter i boligorganisationer er forskellig opfattelse af 'hvem bestemmer hvad'. Det er især vigtigt at formulere forretningsførerens kompetence for herved at afgrænse indflydelsen mellem den valgte ledelse (bestyrelsen) og den ansatte ledelse (forretningsføreren). a. Stillingsbeskrivelse for forretningsfører/direktør (afsnit 5): Behovet for præcisering af kompetenceforholdene skal først og fremmest opfyldes i en stillingsbeskrivelse for forretningsfører/direktør. Man skal være opmærksom på, at der skal være fuld overensstemmelse mellem denne stillingsbeskrivelse og øvrige forretningsgange, fx. afsnit 8 om tegning, prokura og underskriftsforhold og afsnit om kapitalforvaltning. b. Forretningsorden for bestyrelsen (afsnit 3.1): Bestyrelsens egne spilleregler og interne aftaler om hvilke sager, der ønskes til behandling på hvilke vilkår, bør fremgå af en forretningsorden. Denne vil tillige være et vigtigt redskab for forretningsføreren i tilrettelæggelsen af administrationen og vurderinger af hvilke sager, der skal forelægges for bestyrelsen. Alle de hidtil nævnte forretningsgange bør forefindes eller udarbejdes snarest muligt i enhver almen boligorganisation.

7 Procedure 1.1 side 3 3. Forretningsgange til styrkelse af de beboerdemokratiske organer: En række dokumenter tjener til servicering af beboerdemokratiet og kan udarbejdes med henblik på bedre møder, planlægning og information. a. Forretningsorden for repræsentantskabsmødet (afsnit 3.2): Der er flere procedureregler, som skal kunne ændres ved enkle beslutninger i repræsentantskabet, men som ikke nødvendigvis skal til afgørelse på hvert repræsentantskabsmøde. Det gælder f.eks. spørgsmålet om indkaldelse af suppleanter for repræsentanter, der bliver indvalgt i organisationsbestyrelsen. Organisationens praksis for valg af formand (om valget sker direkte i repræsentantskabet eller ved konstituering i bestyrelsen) kan også fremgå af forretningsorden. Det skaber større fleksibilitet end vedtægtsbestemmelser om valg af formand. For medlemmer af repræsentantskabet giver en forretningsorden supplerende information om arbejdet i repræsentantskabet, fordi den vil være mere fyldestgørende end vedtægterne. Forretningsordenen vil afspejle en del af den 'kultur', som er dannet i organisationen. b. Forretningsorden for afdelingsbestyrelsen (afsnit 3.3): For mange medlemmer af afdelingsbestyrelser vil arbejdet i en bestyrelse være uvant. Det kan være svært at finde sin rolle og beskæftige sig med netop de emner, som er henlagt til afdelingsbestyrelsen. Der kan nemt opstå konflikter, dels internt i afdelingsbestyrelsen, dels mellem afdelingsbestyrelsen og boligorganisationen repræsenteret ved organisationsbestyrelsen eller administrationen. Det er vigtigt at forebygge sådanne konflikter og skabe bedst muligt grundlag for afdelingsbestyrelsens arbejde. En forretningsorden er et vigtigt redskab i disse bestræbelser, og med loven om almene boliger er det nærmest en forudsætning, at en afdelingsbestyrelse arbejder efter en vedtaget forretningsorden. c. Forretningsorden for afdelingsmødet (afsnit 3.4): Lov om almene boliger giver stor frihed for afdelingsmødet til selv at træffe beslutninger om udøvelsen af beboerdemokratiet i afdelingen. Mange afgørelser, som tidligere kunne fastlægges i organisationens vedtægter, skal nu træffes af afdelingsmødet. Det drejer sig f.eks. om antallet af ordinære afdelingsmøder, om antallet af medlemmer af afdelingsbestyrelsen, om valg af afdelingsformand. m.v. For at sådanne afgørelser ikke skal træffes hvert år, men alligevel være kendte af alle deltagere i et afdelingsmøde, bør afdelingens beslutninger om afdelingsmøderne samles i en forretningsorden. 4. Forretningsgange til forbedret information og samarbejde mellem administration og valgte: For valgte repræsentanter såvel som ansatte i enhver funktion i boligorganisationen har det stor betydning at have et kendskab til strukturen i den organisation, man er valgt eller ansat i.

8 Procedure 1.1 side 4 a. Medarbejderfortegnelse og organisationsplan (afsnit 7): Der bør mindst en gang årligt udarbejdes en oversigt over alle valgte repræsentanter og alle ansatte. For de ansatte bør der være en beskrivelse af deres arbejdsfelt og tilknytning til administration og /eller afdeling. b. Vejledning i honorarudbetaling (afsnit 9.2.2): For enhver tillidsrepræsentant i en boligorganisation bør reglerne om udbetaling af honorarer, godtgørelse for afholdte udgifter til f.eks. transport, kursusdeltagelse m.v. være kendte. Reglerne sammensættes af lovens begrænsninger kombineret med boligorganisationens interne retningslinier. c. Vejledning vedrørende gaver og rejser m.v. (afsnit 9.2.4): Der bør ikke kunne opstå misforståelser om organisationens politik for markering af mærkedage eller deltagelse i studieture og andre betalte rejser. 5. Administrative forretningsgange (afsnit 8 og det meste af afsnit 9): I den daglige administration kan fejl og misforståelser begrænses ved at de vigtigste rutiner beskrives. Især ved oplæring af nye medarbejdere er det af stor betydning, at personlig instruktion suppleres med skriftlig beskrivelse af funktionerne. Over for boligorganisationens revisorer kan veldokumenterede forretningsgange styrke tilliden til administrationens tilrettelæggelse og revisionsarbejdet vil ofte blive lettere - og dermed billigere - når der foreligger beskrevne forretningsgange på de vigtigste funktioner.

9 Hvem bestemmer hvad? 1.2 side 1 Pkt Hvem bestemmer hvad? om beslutningskompetence ved indførelse af skriftlige forretningsgange i boligorganisationer Hvem bestemmer hvad? Beskrivelse jvf. indholdsfortegnelse Repræsentantskab/ generalforsamling Afdelingsbestyrelse Organisationsbestyrelse Forretningsfører/administration 2. Vedtægter B F U 3.1. Forretningsorden for organisationsbestyrelsen B U 3.2. Forretningsorden for repræsentantskabsmødet B F U 3.3. Forretningsorden for afdelingsbestyrelsen B U 3.4. Forretningsorden for afdelingsmødet F U 4. Forretningsførerkontrakt (Beslutter Administrationsform) B (og U) B (og U) 5. Stillingsbeskrivelse B (og U) U B for overordnet personale (hvis det sonale U for overordnet per- B og U for underordnet per- 6. Overenskomst og stillingsbeskri velse for øvrige ansatte, fremgår af 3.1, 4 og sonale Evt. B (hvis det fremgår af 3.1, 4 og 5) ansættelsesbrev 5) 7. Medarbejderfortegnelse og organisationsplan B B og U (jvf. 3.1, 4 og 5) 8. Tegning, prokura og underskriftforhold B U 9. Forretningsgange B U Andre Kommunen påser at vedtægter overholder loven Afdelingsmødet beslutter Vedtægterne skal respekteres

10 Vedtægter 2.1 side1 Pkt Normalvedtægter Bekendtgørelse nr. 838 af : Normalvedtægter for en selvejende almen boligorganisation Bekendtgørelse nr. 839 af : Normalvedtægter for en almen boligorganisation med indbetalt garantikapital (garantiorganisation) Bekendtgørelse nr. 840 af : Normalvedtægter for en almen andelsboligorganisation Bekendtgørelse nr. 841 af : Normalvedtægter for en selvejende almen ældreboliginstitution Bekendtgørelse nr. 842 af : Normalvedtægter for en almen forretningsførerorganisation med indbetalt garantikapital (garantiorganisation) Bekendtgørelse nr. 843 af : Normalvedtægter for en selvejende almen forretningsførerorganisation Bekendtgørelse nr. 844 af : Normalvedtægter for et alment andelsselskab Normalvedtægterne kan ses på Schultz Lovtext Boligorganisation eller rekvireres i BL Boligorganisationens egne vedtægter kan indsættes her

11 Forretningsorden for bestyrelsen 3.1 side 1 Pkt Forretningsorden for organisationsbestyrelsen Introduktion Valg til organisationsbestyrelsen sker hvert år på boligorganisationens generalforsamlinger eller repræsentantskabsmøder. Valgperioden er højst 2 år. Genvalg kan dog finde sted. Organisationsbestyrelsen skal altid bestå af et ulige antal medlemmer. Ifølge normalvedtægterne, der udtrykker mindste krav om beboerindflydelse, skal organisationsbestyrelsen træffe nærmere bestemmelser om udførelsen af sit hverv. Sådanne nærmere bestemmelser fastlægges bedst i en forretningsorden. Forretningsordenen er et uddybende supplement til vedtægterne og virker i praksis som en vejledning, der beskriver, hvorledes organisationsbestyrelsens arbejde bør organiseres. Organisationsbestyrelsen fastlægger selv sin forretningsorden, der til enhver tid kan ændres. Forretningsordenen udarbejdes og vedtages af organisationsbestyrelsen og kræver ikke andres godkendelse for at være gældende.

12 Forretningsorden for bestyrelsen 3.1 side 2 Forretningsorden for organisationsbestyrelsen Kap. 1. Organisationsbestyrelsens beføjelser 1. Organisationsbestyrelsens ansvar Organisationsbestyrelsen forestår den overordnede ledelse af boligorganisationen. Den udøver de beføjelser og varetager de pligter der tillægges boligorganisationen og organisationsbestyrelsen i henhold til lov om almene boliger m.v. med tilhørende bekendtgørelser samt vedtægterne. Stk. 2. Organisationsbestyrelsen bestemmer den nærmere fordeling af opgaverne mellem organisationsbestyrelse og forretningsfører og fastsætter forretningsførerens stillingsbeskrivelse. Stk. 3. Organisationsbestyrelsen bør med passende mellemrum vurdere, om boligorganisationens daglige administration og drift sker i overensstemmelse med de gældende målsætninger, herunder at ønskværdige resultater nås, samt at sikre kvalitet og effektivitet i service og forvaltning. Stk. 4. Organisationsbestyrelsen fører tilsyn med forretningsførerens ledelse af boligorganisationens virksomhed og påser, at den udøves på forsvarlig måde og i overensstemmelse med de til enhver tid gældende regler for almen boligvirksomhed og organisationens vedtægter. Stk. 5. Organisationsbestyrelsen ansætter og afskediger forretningsføreren. Ledende medarbejdere ansættes og afskediges af organisationsbestyrelsen efter indstilling fra forretningsføreren. 2. Prokura m.m. Boligorganisationen tegnes af den samlede organisationsbestyrelse eller af 2 organisationsbestyrelsesmedlemmer, hvoraf den ene enten skal være formand eller næstformand, i forening med forretningsføreren. Stk. 2 Organisationsbestyrelsens formand og forretningsføreren repræsenterer boligorganisationen over for offentligheden med mindre organisationsbestyrelsen i konkrete tilfælde træffer anden beslutning. 3. Køb, salg og pantsætning af fast ejendom Der stilles særlige krav i forbindelse med underskrift af dokumenter ved køb, salg og pantsætning af fast ejendom. Det skal fremgå af Forretningsorden for bestyrelsen 3.1 side 3 boligorganisationens vedtægter, hvem der er berettiget til at underskrive nødvendige dokumenter. Kap. 2. Organisationsbestyrelsesmøder 4. Konstituerende møde Senest 2 uger efter det årlige repræsentantskabsmøde eller generalforsamling, hvor der har fundet valg sted af organisationsbestyrelsesmedlemmer, holder organisationsbestyrelsen konstituerende møde. Hvis boligorganisationens øverste myndighed har taget beslutning herom, vælger organisationsbestyrelsen en formand og/eller en næstformand af sin egen kreds. Mindst den ene af disse skal være valgt af beboerne. Stk. 2. I henhold til normalvedtægten kan boligorganisationens øverste myndighed vælge en formand og/eller næstformand direkte på generalforsamlingen eller repræsentantskabsmødet. 5. Bestyrelsesmøder

13 Stk. 1. Der afholdes normalt 6-10 organisationsbestyrelsesmøder årligt. Møderne indkaldes af formanden eller af forretningsføreren efter bemyndigelse fra formanden. Stk. 2. Organisationsbestyrelsen holder møde, så ofte formanden skønner det nødvendigt, eller hvis forretningsføreren, 2 medlemmer af organisationsbestyrelsen eller revisor fremsætter ønske om det. Stk. 3. Møderne indkaldes så vidt muligt med et varsel på mindst een uge, og indkaldes så vidt muligt skriftligt med angivelse af mødedato, - tidspunkt og -sted. Samtidig med indkaldelsen eller snarest derefter sendes dagsorden til organisationsbestyrelsens medlemmer med angivelse af de sager, som ønskes behandlet. Stk. 4. Forretningsføreren deltager i organisationsbestyrelsens møder, men har ikke stemmeret. Organisationsbestyrelsen kan dog i det enkelte tilfælde træffe bestemmelse om, at forretningsføreren ikke skal overvære organisationsbestyrelsesmødet eller dele af dette. Stk. 5. Organisationsbestyrelsen kan beslutte at lade særlige sagkyndige, herunder revisor, deltage i organisationsbestyrelsens møder. 6. Beslutningsdygtighed Organisationsbestyrelsen er beslutningsdygtig, når formanden eller næstformanden og yderligere mindst halvdelen af organisationsbestyrelsens medlemmer er til stede. Organisationsbestyrelsesmøderne ledes af formanden eller i dennes fravær af næstformanden.

14 Forretningsorden for bestyrelsen 3.1 side 4 7. Afstemning Organisationsbestyrelsens beslutninger træffes ved almindelig stemmeflerhed blandt de tilstedeværende. Hvis stemmerne står lige, er formandens stemme og i dennes fravær næstformandens stemme udslagsgivende. 8. Forretningsførerens rolle På organisationsbestyrelsesmøder orienterer forretningsføreren om organisationens virksomhed siden det sidste organisationsbestyrelsesmøde, og giver især orientering om, hvad der er passeret af særlig interesse for organisationen. 9. Forhandlingsprotokollen Over forhandlingerne i organisationsbestyrelsen føres en protokol. Af denne skal fremgå navne på organisationsbestyrelsesmedlemmer, der ikke deltog i mødet. Desuden skal angives organisationsbestyrelsens beslutning vedrørende de enkelte sager. Uenighed Stk. 2. Såfremt et eller flere medlemmer af organisationsbestyrelsen eller forretningsføreren ikke er enig i en beslutning, som organisationsbestyrelsen har truffet, har vedkommende ret til at få sit standpunkt og en kort begrundelse herfor indført i protokollen. Stk. 3. Organisationsbestyrelsesmedlemmerne skal snarest efter mødet have tilsendt referatet. Indsigelser og rette forslag til referatet fra medlemmer, der har deltaget i mødet, fremsendes skriftligt og inden det følgende organisationsbestyrelsesmøde. Stk. 4. Referatet med eventuelle rettelser forelægges til godkendelse for organisationsbestyrelsen på det næstfølgende møde og underskrives derefter af organisationsbestyrelsens formand eller næstformand og forretningsføreren, eller af alle tilstedeværende. 10. Inhabilitet Et organisationsbestyrelsesmedlem eller forretningsføreren må ikke deltage i afgørelsen af spørgsmål om aftaler mellem organisationen og den pågældende eller om søgsmål mod denne. Det samme gælder aftaler mellem organisationen og tredjemand, herunder firmaer, foreninger og institutioner eller lignende, hvis vedkommende har en særinteresse heri, som kan være stridende mod boligorganisationen. Stk. 2 Organisationsbestyrelsens medlemmer har en særlig pligt til at oplyse om deres mulige inhabilitet. Påstand om inhabilitet imødekommes, såfremt et flertal blandt de tilstedeværende stemmer herfor. Et inhabilt erklæret medlem skal forlade lokalet under sagens behandling og evt. afstemning.

15 Forretningsorden for bestyrelsen 3.1 side Årsregnskab Organisationsbestyrelsen gennemgår det af forretningsføreren forelagte udkast til regnskab, der skal være forsynet med en statsautoriseret eller registreret revisors foreløbige påtegning. Revisor deltager i det årlige organisationsbestyrelsesmøde, hvor regnskabet er til endelig behandling. Stk. 2. Afdelingsregnskaberne skal være underskrevet af afdelingsbestyrelsen, efter at de er blevet godkendt af afdelingsbestyrelserne og eventuelt har været forelagt for afdelingsmøderne. Efter organisationsbestyrelsens godkendelse skal regnskabet godkendes af den øverste myndighed (repræsentantskab eller generalforsamling). Stk. 3. Efter regnskabets godkendelse indsendes dette og beretning til kommunalbestyrelsen og til Landsbyggefonden. 12. Valg af revisor Organisationsbestyrelsen afgiver indstilling til repræsentantskabsmødet/ generalforsamlingen om valg af revisor. Revisor kan deltage i organisationsbestyrelsens møder. 13. Revisionsprotokol Revisionsprotokollen skal fremlægges ved alle organisationsbestyrelsesmøder. Tilføjelser eller ændringer siden sidste organisationsbestyrelsesmøde skal forud fremsendes i kopi til samtlige organisationsbestyrelsesmedlemmer, som ved deres underskrift i det originale revisionsprotokollat skal bekræfte, at de er gjort bekendt hermed. 14. Tavshedspligt Organisationsbestyrelsens medlemmer har tavshedspligt omkring personlige oplysninger, løbende forhandlinger om køb og salg af fast ejendom samt i andre forhold, hvor personlige interesser eller konkrete virksomheder eller institutioner har særlige interesser. Stk. 2. Tavshedspligten omfatter forretningsfører og andre, der deltager i organisationsbestyrelsesmøderne. Stk. 3. Organisationsbestyrelsens beslutninger kan refereres, med mindre organisationsbestyrelsen beslutter, at en konkret afgørelse ikke må bekendtgøres før et nærmere angivet tidspunkt. 15. Suppleanter Suppleanter indkaldes normalt ved varigt forfald.

16 Forretningsorden for bestyrelsen 3.1 side 6 Kap. 3. Ændring af forretningsorden 16. Ændringer i denne forretningsorden kan foretages af organisationsbestyrelsen med den i 7 angivne stemmeflerhed. Kap. 4. Ikrafttræden 17. Denne forretningsorden træder i kraft dagen efter organisationsbestyrelsens vedtagelse. Denne forretningsorden er vedtaget af organisationsbestyrelsen den: Dato: Organisationsbestyrelsens underskrifter:

17 Forretningsorden for repræsentantskabsmødet 3.2 side 1 Forslag til: Pkt.3.2. Forretningsorden for repræsentantskabsmødet Som retningslinier for repræsentantskabsmøder gælder sammen med boligorganisationens vedtægter følgende bestemmelser: Repræsentantskabets opgaver 1. Repræsentantskabet er boligorganisationens øverste myndighed. Repræsentantskabsmødets afholdelse 2. Repræsentantskabet træffer beslutning om: valg af administrations- og byggepolitik nyt byggeri, grundkøb, salg, væsentlige forandringer o. lign. kommunalbestyrelsens mulighed for at udpege bestyrelsesmedlemmer afdelingernes indvendige vedligeholdelses- og istandsættelsesordning valg af administration valg af revisor vedtægtsændringer 3. Repræsentantskabet godkender endeligt boligorganisationens og afdelingernes årsregnskaber og får forelagt boligorganisationens budget efter organisationsbestyrelsens godkendelse. 4. Repræsentantskabet kan vælge at overlade kompetence til organisationsbestyrelsen vedrørende køb og salg af afdelingernes grunde og ejendomme samt godkendelse af afdelingernes regnskaber. Bemyndigelsen kan til enhver tid trækkes tilbage. 5. Repræsentantskabet kan vælge at overlade valg af indvendige vedligeholdelses- og istandsættelsesordninger til afdelingsmøderne. 6. Repræsentantskabet vælger alle eller flertallet af medlemmer til organisationsbestyrelsen. 7. Repræsentantskabet træffer beslutning om, hvorvidt repræsentantskabet selv eller organisationsbestyrelsen vælger formand og/eller næstformand for organisationsbestyrelsen. Enten formand eller næstformand skal være beboer i boligorganisationen. 8. Repræsentantskabsmødet vælger en dirigent, der leder forhandlingerne og afstemningerne i overensstemmelse med dagsordenen og påser, at vedtægterne og denne forretningsorden overholdes.

18 Forretningsorden for repræsentantskabsmødet 3.2 side 2 9. Repræsentantskabsmødet vælger blandt deltagerne en mødesekretær, der refererer de trufne beslutninger og det nøjagtige resultat af afstemninger samt udfærdiger et kort sammendrag af forhandlingerne. Referatet underskrives foruden af mødesekretæren tillige af dirigenten og formanden. 10. Repræsentantskabsmødet vælger et stemmeudvalg, der bistår dirigenten ved afstemninger. Antallet af stemmeudvalgsmedlemmer fastsættes af dirigenten. 11. Begæring om ordet til forhandlingerne sker ved personlig henvendelse til dirigenten med oplysning om navn og den afdeling, vedkommende kommer fra. Taletiden er ubegrænset, indtil dirigenten eller repræsentantskabsmødet måtte fastsætte en begrænsning. Indlæg og forslag til et punkt på dagsordenen kan ikke fremsættes, efter at debatten om det pågældende punkt er afsluttet. 12. Bortset fra valg og ændring af vedtægter afgør repræsentantskabsmødet alle spørgsmål ved simpel stemmeflerhed blandt de afgivne stemmer. Ugyldige og blanke stemmer tæller ikke med i antallet af afgivne stemmer. 13. Ved valg foretages skriftlig afstemning. Ved andre spørgsmål afgør dirigenten afstemningsformen. 14. Ved valg af formand og næstformand på repræsentantskabsmødet gælder, at såfremt der kun foreslås en kandidat til hver post, betragtes vedkommende som valgt uden afstemning. 15. Såfremt der foreslås 2 kandidater til en post, vælges den, der ved skriftlig afstemning opnår flere end halvdelen af de afgivne gyldige stemmer. Hvis begge kandidater opnår lige mange stemmer, foretages omvalg. Er der herefter fortsat stemmelighed, foretages lodtrækning. 16. Såfremt der foreslås flere end 2 kandidater til en post, og ingen kandidater ved første skriftlige afstemning opnår flere end halvdelen af de afgivne stemmer, foretages ny skriftlig afstemning mellem de 2 kandidater, der ved første afstemning opnåede flest stemmer. 17. Ved valg af organisationsbestyrelsesmedlemmer og suppleanter gælder, at der stemmes på det antal personer, der skal vælges. I modsat fald er stemmesedlen ugyldig. 18. En suppleant indtræder først i repræsentantskabet ved et repræsentantskabsmedlems længevarende forfald, eller når en afdelings repræsentant i repræsentantskabet er blevet indvalgt i organisationsbestyrelsen.

19 Forretningsorden for afdelingsbestyrelsen 3.3 side 1 Forslag til: Pkt.3.3. Forretningsorden for afdelingsbestyrelsen Afdelingsbestyrelsens opgaver Som retningslinier for afdelingsbestyrelsens arbejde gælder sammen med boligorganisationens vedtægter følgende bestemmelser: 1. Afdelingsbestyrelsen fører tilsyn med afdelingens vedligeholdelsestilstand og pasning samt påser, at der er god orden i afdelingen. 2. Hvert år gennemgår og behandler afdelingsbestyrelsen forslag fra administrationen til budget for afdelingens drift. Afdelingsbestyrelsen kan fremkomme med ønsker om tilføjelser eller ændringer m.v. af driftsbudgettet og kan begære møde med administrationen herom. Afdelingsbestyrelsen forelægger herefter forslag til driftsbudget for afdelingsmødet til godkendelse. Organisationsbestyrelsen foretager den endelige godkendelse af driftsbudgettet. 3. Årsregnskab for afdelingen udarbejdes af administrationen og fremsendes til afdelingsbestyrelsens og eventuelt afdelingsmødets godkendelse, inden repræsentantskabet foretager den endelige godkendelse. 4. Eventuelle tvistigheder mellem boligorganisationens ledelse og afdelingsbestyrelsen eller afdelingsmødet om driftsbudget og årsregnskab indbringes af boligorganisationens ledelse for kommunalbestyrelsen, som træffer den endelige administrative afgørelse. 5. Mindst een gang om året skal afdelingsbestyrelsens medlemmer sammen med en repræsentant for administrationen gennemgå afdelingen og kan på grundlag af denne gennemgang og administrationens oplæg om gennemførelse og økonomiske konsekvenser stille forslag til afdelingsmødet om iværksættelse af aktiviteter og arbejder. 6. Ved fraflytninger foretages syn af boligerne i overensstemmelse med reglerne i afdelingens vedligeholdelsesreglement og lejekontrakten. Der kan indgås aftale om, at et medlem af afdelingsbestyrelsen kan deltage i synet, medmindre fraflytteren udtrykkeligt frabeder sig det. 7. Hvis afdelingsmødet har besluttet det, vælger afdelingsbestyrelsen repræsentanter til boligorganisationens repræsentantskab blandt afdelingens lejere, disses ægtefæller eller hermed sidestillede personer. Ellers foretager afdelingsmødet valget.

20 Forretningsorden for afdelingsbestyrelsen 3.3 side 2 Afdelingsbestyrelsens møder 8. Afdelingsmødet kan bemyndige afdelingsbestyrelsen eller andre grupper af beboere, som afdelingsmødet udpeger, til at udøve særlig virksomhed ved afholdelse af arrangementer eller fester for børn og unge samt kulturelle aktiviteter, f.eks. udgivelse af beboerblad, etablering af fritidsklubber og andre aktiviteter. 9. Eventuel påtale eller klager fra afdelingsbestyrelsen over ejendomsfunktionærers arbejde rettes til administrationen, som tager stilling til påtalen/klagen sammen med boligorganisationens ledelse. 10. Mindst een gang hver måned skal der være lejlighed for afdelingens beboere til personligt at rette henvendelse til afdelingsbestyrelsen eller et af dens medlemmer. 11. Der pålægges generelt afdelingsbestyrelsens medlemmer og suppleanter tavshedspligt vedrørende kendskab til beboeres personlige forhold. 12. Hvis afdelingsmødet har besluttet det, vælger afdelingsbestyrelsen af sin egen kreds en formand. Ellers vælges formanden særskilt af afdelingsmødet. 13. Afdelingsbestyrelsen vælger af sin egen kreds en sekretær, som fører protokol over forhandlingerne på afdelingsbestyrelsens møder samt over afdelingsmøder. På tilsvarende måde kan afdelingsbestyrelsen vælge en kasserer, som fører regnskab vedrørende afdelingsbestyrelsens rådighedsbeløb. Afdelingsbestyrelsen fordeler i øvrigt selv opgaverne indbyrdes. 14. Hvervene som formand for eller medlem af afdelingsbestyrelsen er ulønnede. 15. Afdelingsbestyrelsesmøde indkaldes af formanden, der også leder afdelingsbestyrelsens forhandlinger. På det ordinære, obligatoriske afdelingsmøde aflægger formanden på afdelingsbestyrelsens vegne beretning for det forløbne år. 16. Afdelingsbestyrelsen holder møde så ofte, det skønnes nødvendigt, eller hvis blot et medlem af afdelingsbestyrelsen fremsætter ønske derom. 17. Afdelingsbestyrelsen er beslutningsdygtig, når mindst halvdelen af afdelingsbestyrelsens medlemmer er til stede. 18. Be slutning træffes af de mødende afdelingsbestyrelsesmedlemmer ved simpel stemmeflerhed. Står stemmerne lige, er formandens stemme afgørende. Dersom formanden ikke er Forretningsorden for afdelingsbestyrelsen 3.3 side 3 stede, og stemmerne står lige, udsættes afgørelsen til et senere møde. 19. Boligorganisationens ledelse og afdelingens beboere skal gøres bekendt med tid og sted for afdelingsbestyrelsens møder. 20. Hvis en repræsentant for administrationen deltager i et møde i afdelingsbestyrelsen, tilrettelægges mødet således, at de punkter, hvor de pågældendes nærværelse er ønsket, behandles først. 21. I afdelingsbestyrelsens møder deltager normalt afdelingens (ledende) ejendomsfunktionær. Afdelingsbestyrelsen kan bestemme, at den pågældende ejendomsfunktionær ikke kan deltage i enkelte møder eller

21 dele deraf, såfremt særlige forhold gør ejendomsfunktionærens tilstedeværelse uhensigtsmæssig. 22. Lejere og andre har normalt ikke adgang til at overvære afdelingsbestyrelsens møder men kan indkaldes til høring i forbindelse med enkelte dagsordenspunkter. 23. Afdelingsbestyrelsen kan beslutte, at suppleanter helt eller delvis kan deltage i afdelingsbestyrelsens møder, dog uden stemmeret. 24. Hvis et medlem af afdelingsbestyrelsen fraflytter afdelingen eller på grund af længevarende sygdom eller lign. træder ud af afdelingsbestyrelsen, skal suppleanten indkaldes. 25. Afdelingsbestyrelsen meddeler administrationen sine og afdelingsmødets beslutninger. Afdelingsbestyrelsen varetager ikke administrative opgaver.

22 Forretningsorden for afdelingsmødet 3.4 side 1 Forslag til: Pkt.3.4. Forretningsorden for afdelingsmødet Afdelingsmødets opgaver Som retningslinier for afdelingsmøderne gælder sammen med boligorganisationens vedtægter følgende bestemmelser: 1. Afdelingsmødet beslutter, om der holdes eet eller to ordinære afdelingsmøder. Hvis der holdes to, beslutter afdelingsmødet desuden, hvilket der er valgmøde (valg til afdelingsbestyrelse og eventuelt repræsentantskab. 2. Afdelingens driftsbudget godkendes på det årlige, obligatoriske afdelingsmøde (budgetmødet), hvor det også besluttes, hvor detaljeret godkendelsen skal være. På samme møde godkendes afdelingsbestyrelsens beretning for det forløbne år. 3. Hvis afdelingsmødet beslutter at godkende afdelingens årsregnskab, foregår dette på et særligt afdelingsmøde (regnskabsmødet). 4. Afdelingsmødet godkender forslag om: * arbejder og aktiviteter * fordelingsmåde for el og varme * individuel måling af vand * ændringer af husorden * udvidet positivliste med råderet for beboerne * iværksættelse af forebyggende arbejde (beboerrådgivere) 5. Afdelingsmødet træffer beslutning om indvendig vedligeholdelses- og istandsættelsesordning, hvis boligorganisationens øverste myndighed har uddelegeret dette til afdelingsmødet. 6. Afdelingsmødet tager i øvrigt stilling til forslag fra beboerne i afdelingen, afdelingsbestyrelsen, boligorganisationens bestyrelse og øverste myndighed. 7. Afdelingsmødet kan uddelegere kompetence fra afdelingsmødet og afdelingsbestyrelsen til beboergrupper/opgange/områder el. lign. 8. Afdelingsmødet beslutter afdelingsbestyrelsens størrelse (3 eller flere, et ulige antal) og vælger medlemmer og suppleanter til afdelingsbestyrelsen. 9. Afdelingsmødet beslutter om formanden for afdelingsbestyrelsen vælges særskilt på afdelingsmødet, eller om afdelingsbestyrelsen konstituerer sig selv.

23 Forretningsorden for afdelingsmødet 3.4 side Hvis boligorganisationens øverste myndighed er et valgt repræsentantskab, beslutter afdelingsmødet, om der vælges repræsentantskabsmedlemmer og suppleanter for disse på afdelingsmødet, eller om afdelingsbestyrelsen foretager dette valg. I begge tilfælde er afdelingens lejere, disses ægtefæller eller hermed sidestillede personer valgbare. Afdelingsmødets afholdelse 11. Adgang til afdelingsmødet har alle lejere, disses ægtefæller og dermed sidestillede personer. Adgang har tillige - men uden stemmeret - boligorganisationens bestyrelse og repræsentanter for denne. Endvidere kan afdelingsmødet beslutte, at andre deltager i mødet, ligeledes uden stemmeret. Boligorganisationens bestyrelse kan beslutte, at andre deltager i mødet med taleret. 12. Afdelingsmødet vælger en dirigent, der leder forhandlingerne og afstemningerne i overensstemmelse med dagsordenen og påser, at vedtægterne og denne forretningsorden overholdes. 13. Afdelingsmødet vælger blandt deltagerne en mødesekretær, der refererer de trufne beslutninger og det nøjagtige resultat af afstemninger samt udfærdiger et kort sammendrag af forhandlingerne. Referatet underskrives foruden af mødesekretæren tillige af dirigenten og afdelingsformanden. 14. Afdelingsmødet vælger et stemmeudvalg, der bistår dirigenten ved afstemninger. Antallet af stemmeudvalgsmedlemmer fastsættes af dirigenten. 15. Begæring om ordet til forhandlingerne sker ved personlig henvendelse til dirigenten med oplysning om navn. Taletiden er ubegrænset, indtil dirigenten eller afdelingsmødet måtte fastsætte en begrænsning. Indlæg og forslag til et punkt på dagsordenen kan ikke fremsættes, efter at debatten om det pågældende punkt er afsluttet. 16. Ved valg og øvrige afstemninger har hvert tilstedeværende beboelseslejemål 2 stemmer uanset antallet af fremmødte personer fra lejemålet. 17. Bortset fra valg og de spørgsmål der i vedtægterne er fastlagt præcise stemmeandele for, afgør afdelingsmødet alle spørgsmål ved simpel stemmeflerhed blandt de afgivne stemmer. Ugyldige og blanke stemmer tæller ikke med i antallet af afgivne stemmer. 18. Ved valg foretages skriftlig afstemning. Forslag om skriftlig afstemning vedr. andre spørgsmål afgøres ved almindelig stemmeflerhed. Herudover afgør dirigenten afstemningsformen. Forretningsorden for afdelingsmødet 3.4 side Ved valg af formand på afdelingsmødet gælder, at såfremt kun én kandidat foreslås, betragtes vedkommende som valgt uden afstemning. 20. Såfremt 2 kandidater foreslås til formandsvalget, vælges den, der ved skriftlig afstemning opnår flere end halvdelen af de afgivne gyldige stemmer. Hvis begge kandidater opnår lige mange stemmer, foretages omvalg. Er der herefter fortsat stemmelighed, foretages lodtrækning. 21. Såfremt flere end 2 kandidater foreslås til formandsvalget, og ingen kandidater ved første skriftlige afstemning opnår flere end halvdelen af de afgivne stemmer, foretages ny skriftlig afstemning mellem de 2 kandidater, der ved første afstemning opnåede flest stemmer.

24 22. Ved valg af afdelingsbestyrelsesmedlemmer, repræsentanter til boligorganisationens repræsentantskab og suppleanter gælder, at der stemmes på det antal personer, der skal vælges. I modsat fald er stemmesedlen ugyldig.

25 Kontrakt 4.1 side 1 Pkt Ansættelseskontrakt Forretningsfører/direktør mellem og Boligselskab/Boligforening er der indgået følgende ansættelsesaftale: 1. Tiltrædelse Prøvetid Med virkning pr. den / 200_ ansættes som forretningsfører i Boligselskab/Boligforening. De første måneder anses for prøvetid, hvor ovennævnte parter gensidigt har måned(er)s opsigelse. 2. Ansvar og kompetence Bestyrelsen har det overordnede ansvar for boligorganisationen herunder for, at organisationen ledes efter vedtægterne og den til enhver tid gældende lovgivning. Det er bestyrelsen, der fastlægger de overordnede mål, udformer en lokal boligpolitik og strategi m.v. Forretningsføreren har, efter retningslinier og beslutninger fastlagt af bestyrelsen, ansvaret for den daglige ledelse af boligorganisationens samlede virksomhed, og skal stille hele sin arbejdskraft til organisationens rådighed og loyalt lede og deltage i de under organisationens virksomhed hørende arbejder. Alle spørgsmål af ekstraordinær karakter eller af stor betydning skal af forretningsføreren forelægges for bestyrelsen. Forretningsføreren leder og fordeler det daglige arbejde og fastsætter den medarbejders arbejdsområder og beføjelser. Forretningsføreren ansætter og afskediger organisationens personale bortset fra andre på lederniveau, der ansættes og afskediges af bestyrelsen efter indstilling fra forretningsføreren. Forretningsførerens arbejds- og ansvarsområder fremgår nærmere af særskilte vedhæftede stillingsbeskrivelse for forretningsførere og direktører. Den udgør en del af kontrakten, og kan til enhver tid efter forhandling ændres.

26 Kontrakt 4.1 side 2 Forretningsføreren må ikke påtage sig andet erhvervsarbejde, lønnet som ulønnet eller påtage sig tillidshverv, uden forud indhentet samtykke fra bestyrelsen. Dette gælder dog ikke fritidserhverv, som ikke kan være til ulempe for boligorganisationen eller virker forstyrrende på forretningsførerens daglige virke. Forretningsførerens prokura til at forpligte organisationen fremgår af særskilt bilag ligesom eventuelle øvrige fuldmagtsforhold. Forretningsføreren deltager i alle generalforsamlinger, repræsentantskabsog organisationsbestyrelsesmøder. Forretningsføreren deltager endvidere i fornødent omfang i andre møder, herunder møder arrangeret af Boligselskabernes Landsforening, og kan udelukkes fra møder eller dele heraf efter de almindelige bestemmelser om habilitet. Bestyrelsens medlemmer må ikke uden forudgående aftale med forretnings- føreren drøfte formelle forhold med personalet, eller forhold der er omfattet af forretningsførerens ledelsesmæssige ansvars- og kompetenceområder. Forretningsføreren er 'født' formand for virksomhedsnævnet/samarbejdsudvalget, hvis et sådant er etableret. 3. Lønforhold Den aftalte årlige løn, eksklusiv pensionsordning udgør kr.,-, der udbetales bagud/forud i månedlige rater. Lønnen er fastsat i henhold til Finansministeriets lønoversigt for statstjenestemænd/den kommunale løntabel lønramme, skalatrin. Den således aftalte løn reguleres i overensstemmelse med de retningslinier, der er gældende for det valgte lønområde. Såfremt forholdene taler herfor, kan der optages forhandling om ændringer af de aftalte lønforhold m.v. Udover den fastlagte løn yder organisationen, så længe ansættelsesforholdet gælder, % af årslønnen til pensionsformål. Herudover kan forretnings-føreren vælge at supplere pensionsopsparingen med egen andel på % af årslønnen. Forretningsføreren har fri telefon, men beskattes heraf efter de til enhver tid gældende regler. For kørsel i egen vogn afregnes efter de til enhver tid gældende regler fastsat af Ligningsrådet. Afgår forretningsføreren ved døden under ansættelsen, tilkommer der enten ægtefællen eller den med forretningsføreren samlevendkt Kontrakt 4.1 side 3 4. Andre udgifter person eller eventuelle børn under 21 år - en godtgørelse der svarer til opsigelsesvarsel fra forretningsføreren jvf. 10. Boligorganisationen refunderer forretningsførerens udgifter til repræsentation, rejser m.m. efter retningslinier fastlagt af bestyrelsen. 5. Forsikringsforhold Boligorganisationen tegner en heltidsulykkesforsikring for forretningsføreren på normale forsikrings- og præmievilkår, og betaler præmien hertil. Forsikringen skal dække for kr. ved død og fuldstændig invaliditet. I tilfælde af død skal forsikringssummen tilfalde forretningsførerens nærmeste pårørende.

27 6. Efteruddannelse Forretningsføreren er berettiget til en i forhold til stillingen passende efteruddannelse, som betales af boligorganisationen. Forretningsføreren planlægger selv sin efteruddannelse, og underretter bestyrelsens formand herom. 7. Ferie 8. Sygdom 9. Tavshedspligt 10. Ophør Opsigelse Forretningsføreren er berettiget til ferie og feriegodtgørelse i overensstemmelse med reglerne i ferieloven. Forretningsføreren tilrettelægger sin ferie under hensyntagen til selskabets interesser og underretter bestyrelsens formand herom. Har forretningsføreren ved sygdom i længere tid end måneder uafbrudt været forhindret i at udføre den virksomhed, hans stilling kræver, eller rammes forretningsføreren af en varig svaghed, der gør ham uegnet til at udføre den virksomhed, hans stilling kræver, kan selskabet opsige ansættelsesforholdet med måneders skriftlig varsel. Forretningsføreren har tavshedspligt med hensyn til alt, hvad han erfarer i forbindelse med udførelsen af sit arbejde, medmindre der er tale om forhold, der efter sagens natur skal bringes til tredjemand kundskab, eller forhold som ikke i øvrigt er forbundet med denne pligt. Tavshedspligten er også gældende efter ansættelsesforholdets ophør. Ansættelsesforholdet ophører uden opsigelse med udgangen af den måned forretningsføreren fylder år. Efter prøvetidens udløb kan ansættelsesforholdet skriftligt fra boligorganisationens side bringes til ophør med måneders varsel Kontrakt 4.1 side 4 og fra forretningsførerens side med måneders varsel til udgangen af en måned. 11. Fratrædelsesgodtgørelse Såfremt forretningsføreren opsiges af boligorganisationen, uden at dette skyldes forretningsførerens misligholdelse, har forretningsføreren ret til en kontant fratrædelsesgodtgørelse, svarende til 1 måneds løn for hvert hele år ansættelsen har bestået. Godtgørelsen udbetales ved opsigelsesperiodens udløb. Godtgørelsen kan dog maksimalt andrage et beløb svarende til måneders løn. 12. Misligholdelse Skulle boligorganisationen eller forretningsføreren gøre sig skyldig i nogen væsentlig misligholdelse af sine pligter efter nærværende kontrakt eller de relevante forudsætninger, hvorunder den er indgået, kan den anden part ophæve kontrakten uden varsel eller opsige den til et vilkårligt fastsat tidspunkt. 13. Tvister 14. Kontrakten Bilag Enhver tvist mellem boligorganisationen og forretningsføreren om denne aftale samt forretningsførerens ansættelsesforhold i øvrigt, afgøres efter reglerne i Den Kooperative Hovedaftale indgået mellem Det Kooperative Fællesforbund og LO i Danmark. Nærværende ansættelseskontrakt er udfærdiget i 2 underskrevne eksemplarer, hvoraf det ene forbliver hos boligorganisationen, mens det andet udleveres til forretningsføreren. Ved underskrivelsen af nærværende ansættelseskontrakt kvitteres samtidig for modtagelsen af: Boligorganisationens vedtægter.

28 Kopi af bestyrelsens forretningsorden. Kort beskrivelse af nuværende organisation og administration. Forretningsorden for forretningsførere og direktører. Forretningsførerens prokuraforhold/øvrige fuldmagtsforhold. Boligselskabernes Landsforenings vedtægter, (jvf. især 4). Den Kooperative Hovedaftale, (jvf. især 4). Parternes Underskrifter Sted og dato, den 199 For Bolig- Organisationen Som forretningsfører:

29 Kontrakt 4.2 side 1 Pkt Vejledning til ansættelseskontrakt for forretningsfører/direktør Indledning: Ansættelseskontrakten og vejledningen skal anvendes samlet som et vejledende værktøj for den enkelte bestyrelse, og skal betragtes som et forslag til en standardkontrakt, der naturligvis bør tilpasses den enkelte boligorganisations behov og ønsker. Vejledningen giver på en række områder en uddybende beskrivelse af ansættelseskontraktens enkelte punkter. 1. Tiltrædelse I ansættelseskontrakten er titlen forretningsfører foretrukket af traditionelle årsager. Der er ingen juridisk forskel eller andre formelle forskelle ved anvendelse af de 2 titler. Stillingsbetegnelse Prøvetid En forretningsfører eller direktør indgår som en integreret del af organisationens øverste ledelse. Hvis stillingen reelt repræsenterer den øverste ansvarlige daglige ledelse og de dermed forbundne beføjelser (ansvar og kompetence) til at træffe beslutninger om virksomhedens daglige drift, er en sådan person (forretningsfører eller direktør) ikke omfattet af det arbejdstagerbegreb, der anvendes i en lang række beskyttelseslove, som funktionærloven, ferieloven m.fl. Der er dog intet til hinder for i en ansættelseskontrakt at aftale beskyttelse i henhold til de enkelte paragraffer i funktionær- eller ferieloven m.fl. Dette skal blot udtrykkeligt anføres i kontrakten. Prøvetidens længde afhænger af, hvor meget man har gjort ud af at lære hinanden at kende gennem samtaleforløbet forud for ansættelsen. Forudsat at de faglige kvalifikationer er til stede, er det primært prøveperiodens formål at afprøve 'kemien'. I henhold til funktionærloven andrager en normal prøvetid 3 måneder. For den øverste administrative leder må en længere prøvetid på f.eks måneder, anses for at være rimelig for begge parter. Det gensidige opsigelsesvarsel i prøvetiden bør være min. 1 måned. Organisationspligt Boligorganisationerne forpligter sig til kun at beskæftige arbejdstagere, der er medlem af en organisation, som er tilsluttet LO. Dog kan der mellem de respektive overenskomstparter i særlige tilfælde træffes aftale om andet tilhørsforhold. Det vil ikke være hensigtsmæssigt at forretningsføreren er omfattet af samme overenskomst som medarbejderne. Alternativt kan der etableres en særlig HK-overenskomst, der kun omfatter forretningsføreren.