Dagsorden bestyrelsesmøde i Svømmeklubben Koral

Transkript

1 Dagsorden bestyrelsesmøde i Svømmeklubben Koral Mødested: Mårvej 9, Hedensted Mødetidspunkt/varighed: Torsdag den 9. juni 2016, KL Deltagere: Karin Neve, Heidi Pontoppidan, Mette Gregersen, Ruth Skov-Svendsen, Bente Hunnerup, Stefan Kipp og Michael Schousboe Valgfri deltagelse: Anne Mette Heegaard og Yrsa Martinussen Ordstyrer: Bente Hunnerup Dagsorden 1. Opfølgning fra sidste møde (gennemgang af referat) 2. Økonomi 3. Efterårssæson - status 4. Klubaktiviteter: a. Midt-øst Cup evaluering b. Klubmesterskab - status c. Den store svømmedag - skal vi? d. Juletræsfest status (Stefan) 5. Træneraktiviteter: a. Majfest evaluering b. Sommerudflugt - status c. Bassinprøve og førstehjælp efterår 6. Update på div projekter og små opgaver: a. Nyhedsbrev - status b. Opfølgning på nøgler/pc 7. Evt. Side 1 af 13

2 Referat af bestyrelsesmøde i Svømmeklubben Koral Mødested: Mårvej 9, Hedensted Mødetidspunkt/varighed: Torsdag den9. Juni 2016, KL Deltagere: Karin Neve, Heidi Pontoppidan, Mette Gregersen, Ruth Skov-Svendsen, Bente Hunnerup, Michael Schousboe, Yrsa Martinussen, Anne Mette og Stefan Kipp Afbud: Ordstyrer: Bente Hunnerup Dagsordens punkt 1. Opfølgning fra sidste møde Opfølgning på punkter fra sidste møde, som ikke er separat på dagens dagsorden: Action/ Ansvarlig Alle - Ansøgning om tilskud i brugsen vi mangler pullboys Der er ansøgt om 20 pullboy 35 special-svømmefødder. Det skulle blive offentliggjort og overrakt ved generalforsamling mandag 18/4 Michael deltager. Vi fik kr der er indhentet størrelser til svømmefødder hos relevante hold. Mette kontakter MaxPuls for anbefaling af mærke. Når det er afklaret så bestiller vi. MaxPuls laver godt tilbud inkl den ekstra rabat ifb. sponsoraftalen. Biofuse er de bedste og de vil anbefale dem. - MaxPuls Vi skal have lavet en regning til MaxPuls på kr. for sponsorrat. Stefan laver dette og sender det til Britta. Stefan kontakter Henrik for at sikre at vi laver det rigtigt. Vi skal have besked fra Henrik om hvornår det er tøjet kan bestilles. Dette tjekker Stefan op på når han ringer. Det er det samme tøj som AGF. Vi skal have revurderet om vi fortsat skal betale logo til tøjet. Stefan tjekker op på hvor mange logoer der er brugt. Vi følger op på hvad vi gør fremadrettet. Status Stefan Mette overtager denne opgave. Mette har været i kontakt med dem (Thomas). Henrik er der ikke mere, og de ved ikke, hvad der skal skrives på Side 2 af 13

3 regningen. De vil give et ekstra godt tilbud på svømmefødder og pullboy - Baderegler og konsekvenser beskrivelse fra hallen Baderegler og konsekvenser - Michael tager det op på næste møde med Jimmi. Det bliver nok først til den nye sæson. Har fået noget, men ikke det store. Bente lave dokument, som vi kan bruge til rund sendelse ved sæson start - Mail adresser Anne Mette har fået lavet nye mail adresser - Anne Mette må lige hjælpe med at forklare hvordan vi læser mail Svar fra Anne Mette mail - brug dette link: og log ind med jeres rolle - måske de sidste roller skal fordeles - Bente, Michael, Karin kan sagtens gå i gang. og Stefan, hvis der er historik der kunne være smart at få med over Vi retter hjemmesiden efter sommerferien så har alle forhåbentlig fået det oprettet. Anne Mette vil gerne hjælpe hvis der er problemer. - Koral i Super brugsen Løsning (Mette GG) Vi bliver en af de tre lokale foreninger, der kan støttes med røde mønter. Vi håber der er mange der vil støtte klubben, så vi kan vinde kr til klubben. Løber ca. Marts-April- (måske maj). Det kører stadig her primo juni. Mette skriver på træner FB om der er nogle, som har nogle ønsker til legeredskaber små-børnshold, som er det midlerne skal gå til. - Bassinprøve opdatering (Heidi) Status er pt. at der mangler 10 bassinprøve (ud af 36). 6 har slet ikke taget prøven. Mht førstehjælp der mangler 18 at tage prøven. Karin kontakter, dem, som mangler ved sæsonstart ifb. de har hold i svømmehallen. - Whitebord Dem vi har, er ikke særlig gode mere + de bæres frem og tilbage. Stefan mener vi har købt en ny for nylig. Stefan mener at Mikkel og Thomas F. skulle sørge for at få en sat op. Vi undersøger om vi har en, som ikke er hængt op. Vi kigger på om den har Whitebord og om den kan bruges i stedet for. Ser vi et godt tilbud på et tre-ben kigger vi på det. Side 3 af 13

4 (Michael vi andre må selvfølgelig gerne sige til hvis vi ser noget) - Nåle DGI laver ikke længere nåle. Dansk Svømmeunionen har nåle, men de koster noget mere og der er andre kategorier. I Svømmeunionen kan man kun få 2 bronze og så heder det bronze med sløjfe. Denne er stadig åben. Det bør overvejes om omkostningerne til nålene skal komme fra elite/konkurrence budgettet. Det er jo en omkostning, som vedrører dem. Mette kan få liste fra Bjarne F. over hvem der skal have hvad. Så kan vi derfra lave budget over hvad det koster. Derfra må vi vurdere hvordan/hvorfra budgettet skal komme. Konklusion: - Dem, der har nåle til gode får dem. - Mette sørger for at få det opgjort (12/6-16) og bestilt hjem. - Bestilles/betales efter 31/7-16 for at få det i nyt regnskabsår. - Fremadrettet er der IKKE noget der hedder nåle betalt af Koral. - Er der nogle at modtage nåle er det for egen regning. - Talent, konkurrence og Elite Talent, konkurrence og elite forældre gruppe er indkaldt til møde på søndag med henblik på opgavefordeling i forbindelse med holdene. Konklusion: - Anne Mette tager sig af tilmeldinger fremadrettet i samarbejde med Brit & Michael - Det virker som om det nye træner set-up fungerer godt. - Vaskepenge Karin laver oversigten over hvem, der skal have vaskepenge for den eksisterende sæson, som så sender den videre til Stefan til betaling. Er sendt til Michael, som kigger den igennem. - Børneattester Vi har ikke fået børneattesterne retur fra Politiet. Karin følger op. Karin har fået lov til at maile dokumenterne over til dem, da de tilsyneladende ikke har modtaget dem. Vi fortsætter som vi plejer, og håber på at det ikke sker igen. Side 4 af 13

5 2. Økonomi - Vi skal have sat gang i overdragelsen mellem Stefan og Anne Mette. Det er ambitionen, at vi skal skifte til Conventus. Michael indkalder Stefan og Anne Mette. Dette møde blev ikke til noget. - Michael og Anne Mette tager selv fat på, hvordan det skal køre fremadrettet. - Michael holder møde i banket om nye konti. En til klubben og en til konkurrenceholdet. Så er der mere klare linjer. Og der skal naturligvis være bilag på alt. -> dette er ok og oprettet. - Yrsa nævner at der inden for visse områder kan fås momsfritagelse. Michael kigger på dette. Yrsa prøver også at høre mere i hendes bagland om hvordan det lige hænger sammen Stefan + Michael AnneMette Økonomi status jf. Stefan - Vi har røde tal - Det er konkurrence og elite afdeling, der koster os mange penge. Der er tale om en mer omk på ca. kr Vi har store omkostninger fra Super Brugsen, bla en del til stævner. - Det ser ud til at vi får markant større omkostninger til konkurrence og elite end tidligere år. - Vi får færre kontingentindtægter - Det estimeres et underskud på kr i årsregnskabet. - Vi har sparet på rigtig mange omkostninger i indeværende regnskabsår. Trænerkontrakter Til den kommende sæson vil der blive lavet træner kontrakter indeholdende alle de oplysninger, som vi skal bruge så som: konto nr., børneattester mm. Stefan og Anne Mette laver et oplæg 3. Efterårs sæsonen status Vi mangler: - Mandag i det lille bassin 15:45-16:30 (Yrsa kan evt tage denne hvis de kan starte 15:15 Michael tjekker op) - Mandag i det lille bassin 16:30-17:15 - Mandag i det lille bassin 18:45-19:30 - Mandag i det lille bassin 20:15-21:00 - Fredag i det lille bassin 15:00-15:45 - Fredag i det lille bassin 17:15-18:00 - Lørdag i det lille bassin 9:00-9:45 - Lørdag i det lille bassin 12:00-12:45 - Mandag i det store bassin 16:30-17:15 - Tirsdag i det store bassin 18:00-18:45 - Fredag i det store bassin 16:30-17:15 Karin Ruth Side 5 af 13

6 12/6 for medlemmer kl 12:00 Ruth skriver ud via både conventus og FB og gør opmærksom på hvor vi mangler trænere 26/6 for nye Vi kan her gøre opmærksom på hvilke hold vi vi mangler trænere på. Sæsonen løber fra 15/8 til 3/12 Vi laver trænersvømning om morgenen. Ruth flytter holdene i det store bassin 15 min, for at få det til at passe. 4. Klubaktiviteter A. Status på Midt-øst Cup Stævne 28/5: Midt-øst Cup - Talenthold og op - Hallen er booket - Klubber der deltager skal stille med officials alt efter hvor mange der deltager - Vi skal sørge for det praktiske på dagen / ligge hus til - Mette GG og Ruth tager kiosk-tjansen - Det hele kører gennem Dansk Svømmeunion, og de siger, at de har styr på det. Michael Mette GG - Planen var vi kun skulle lægge svømmehal til, men pludselig skulle vi stå for hele arrangementet. - Michael og Mette har knoklet for at få det hele til at falde på plads. Det ser ud til at det hele kommer til at klappe. - Michael og Mette melder ud, når de ved hvilken hjælp de kommer til at mangle Evaluering: - Alt i alt gik det godt - Fik go hjælp fra Hans fra svømmeunionen - Manglede podier, som Stefan / HLH havde lånt - Fordel hvis vi musik ledning kan nå op i hjørnet hvor speaker sidder - Horsens svømmeklub stillede med ekstra hjælpere - Vi manglede hjælpere fra vores egen elite svømmere tilmeldt - Henrik fra Horsens svømmeklub tog sig af sekretariatet. - Vi har fået positive tilbagemeldinger fra de andre klubber - Vi har betalt for dommernes forplejning. Det er klubben der er vært der betaler dette. Det går på omgang bland de klubber, der deltager i dette. B. Status på Klubmesterskab Mette GG Side 6 af 13

7 Mette GG informerer om klubmesterskabs møde: - Uge 45 er bekræftet fra overdommer Danielle - Tirsdag, torsdag, lørdag og søndag. Lørdagsholdene skal aflyses. Michael kontakter hallen og booker klublokalet. Bente har opdateret kalenderen. - Mette Der er kontakt til Bjarne S. & Bjarne F., som evt. kan tage sekretariats opgave. De kommer på Wingrodan kursus, så de kan håndtere tilmeldingerne mm. - Mette tager fat i Kirsten vedr at der mangler vende-dommer (niveau 2). Der er ikke noget overblik over hvem, der har hvilke kurser. Det bør være forældrene til svømmerne, som tager disse kurser. Vi kan evt bruge Conventus til at holde overblik over hvem der har hvilke kurser. Michael Baggrunds oplysninger: - Joan vil KUN være stævneleder på dagen i 2016 og IKKE have noget med planlægningen at gøre. - Bjarne Fænger er trådt ud af gruppen og vi skal derfor have en ny der kan tage sekretariatsopgaverne. Lilian vil kun sidde med tilmeldinger for elite og ikke have noget med klubmesterskabet at gøre. - Der er en svømmer på konkurrenceholdt hvis far (Jacob Møberg) evt. til tage sekretariats opgaverne - Det forventes at samtlige forældre til elite og konkurrence holdet deltager aktivt i minimum to hele dage. - Vi vil tilstræbe at der er økonomisk råderum til at vi kan kunne give dem, der hjælper en lille gave (gradueret efter indsat) - Dan Damsø vil gerne igen være informatør (gerne trøje) - Alle deltagere skal have medaljer det var en stor succes i Medaljer skal kunne byttes til lakridspiber, som de store gjorde i C. Den store svømmedag Søndag den 2. oktober Skal vi deltage? Bente laver Facebook opslag for at skaffe livredere i tidsrummet ved hjælp at Meningsmåling, så vi ved om vi kan få dækket livreder opgaverne inden vi beslutter om vi vil/kan deltage. Status 9/6-16: Kenneth Rasmussen (10-12) Annette Hemdrup (tror måske godt hun kan hjælpe) Hallen vil gerne lave PR for det, hvis vi vil holde det. Der er samme dag også loppemarked i hallen og de vil lave fælles PR på det. Side 7 af 13

8 Mette følger op på om vi må køre som Hedensted kommune (under Bjerre) Bente: Dele opslaget igen i August. D. Juletræ Karin har fået henvendelse fra musikken om vi skal bruge dem. Afholdes 4/ Det er planen at lave arrangementet som vi plejer. Stefan laver markedsføring på arrangementet. Vi indbyder også ikke Koral medlemmer Vi går efter 300 mennesker. Stefan styrer alt det praktiske Julemanden er booket Mette kontakter skolen og booker den hele dagen inkl. Skolekøkken/kiosken. Stefan kontakter musikken Michael booker klublokalet 5. Træneraktiviteter: A. Majfest evaluering - Når der skal prioriteres i udgifterne (som vi skal grundet manglende indtægter), skal der prioriteres aktiviteter, som er fællesskabsfremmende. Derfor er det besluttet, at klubben IKKE betaler for deltagelse i Hedensted løbet. - Vi deltager dog stadig i selve Maj-festen - Mette sender indbydelse ud til festen. Der bliver købt drikkevarer (øl, vin og vand) til maden. Derefter er det for egen regning. - Mette laver også begivenhedsopslag på træner FB så folk kan tilmelde sig derigennem. - Mette sørger for billetter - Der er tilmeldt 16 pr. dato Evaluering: - Der var 17 deltagere. Meget få i forhold til tidligere år. - Da trænerstaben er blevet yngre skal vi måske kigge på de aktiviteter/goder vi tilbyder. - Det er dog vigtigt fortsat at have noget socialt, som holder på trænerne. B. Status planlægning af sommerudflugt - Lørdag 13/ Mette har haft kontaktet WOW og de er meget åbne for at vi kommer og vil gerne lave et tilbud. - Mette får ham til at lave et tilbud med og uden forplejning + hører hvad Den lille bager skal have for forplejning. Mette GG Side 8 af 13

9 - Der skal laves et budget for arrangementet Mette har snakket med ham: - Aldersmæssigt appellerer det børnehave alder til ældresagen - v/ over 20 deltagere får vi 20% rabat på entre + alle der deltager får en fribillet. - De kan tilbyde instruktører til at lave aktiviteter. 800 kr/timen pr instruktør. - Vi kan bestille mad hos dem, men må også tage med selv. - Mette kontakter dem i næste uge, når den ansvarlige er tilbage fra ferie. - Billigste (og bedste) er at få mad fra Den Lille Bager. Status: - Der er booket 2 instruktører (fra 10-12) til hold inddelte aktiviteter. - Indbydelse er lavet og sendes ud. C. Bassinprøve og førstehjælp efterår - Vi skal have fastsat datoer og booket instruktører til bassinprøve og førstehjælp i efterårssæsonen - Skal vi evt prøve noget nyt og lægge det på en søndag (efter 14:00 kan vi komme i svømmehallen) og kombinere det med et møde/event/kursus/dgi spotkursus. Dermed vil der også være noget fællesskab og netværk i det. - Karin har undersøgt med Bruno og han kan godt den 9 Oktober om formiddagen september Det vil være optimalt med max 16 pr hold. - Bente har spurgt Kirsten og hun kan også godt den 9. oktober. Hun vurderer at vi kan nå 6-8 pr time. Slutningen på dagen vil derfor afhænge af hvor mange tilmelding vi får. - Der vil formodentlig blive brug for at lave en ekstra dag til bassinprøve, ligesom vi har til førstehjælp, for at alle kan komme op. - Nærmere plan og program skal udvikles efter sommerferien 6. Update div. Projekter og små opgaver A. Nyhedsbrev (Michael/Bente) - Status Quo: - Bente har lavet første udkast til nyhedsbrev til gennemgang med Michael. Nyhedsbrev kan evt. sendes ud via conventus. Bente undersøger regler ifht. Til massiv udsendelse af nyhedsbrev ifht. Forbrugerombudsmanden. Det skal klart defineres hvem der er medlem og hvor ofte brevet skal udsendes - 3 gange årligt, sæsonstart, midtvejs og sæsonafslutning. B. Opfølgning på nøgler - Michael har lavet dokument til styring af udlevering af nøgler Karin Heidi Bente Michael Bente Karin Michael Side 9 af 13

10 og brik, så vi fremadrettet har styr på hvem der har nøgler. - Alle nøgler skal have indstemplet numre, så vi har styr på dem. - Det er stadig uklart om Thomas Fernis har nøgle (Karin jagter ham stadig. PC er - Thomas Fernis har han en?? (Karin tjekker op på dette sammen med nøglerne Stadig åben) a. Trænerhåndbog (Heidi / Bente) - Oplæg til ny online trænerhåndbog lavet - Oplæg til Velkomst folder lavet - Begge dele er fremsendt til bestyrelsen for input den 26 april med besked om feedback fredag den 13 maj - Ingen feedback modtaget Gennemgang: - Vi mangler beskrivelse af, hvordan man kan flytte svømmere fra et hold til et andet og, hvor mange der skal gives tilladelse til på et hold. Der er behov for at der strammes op på dette punkt. Start sæson. Inden for første måned kan flyttes til nyt hold. Afregning efter nye hold. Kun hvis der er plads. Øget antal skal aftales med bestyrelsen. Afprøvning af nyt hold kan ske de sidste tre gange på sæsonen efter aftale med trænere. Bente - Tilmeldingsprocedure træner kan ikke love at der er plads, da tilmelding sker efter først til mølle. Dette tilføjes ved holdbeskrivelserne. - Div. smårettelser Bente lægger det på trænersiden og opdaterer hjemmesiden i henhold til div. rettelser. Bente Heidi Status: Hjemmeside opdateret og digital trænerhåndbog lavet + udsendt til trænerne via både conventus og FB C. Foreningsudvikling: Yrsa har positiv erfaring med Foreningsudvikling via DGI (Lindved gymnastikforening) som betales af kommunen. Det kunne være godt at få dem ud og fortælle noget om det, så vi kan høre mere om hvad det er, og så høre om det er noget. Yrsa sender materiale til Michael, som så tager opgaven. Status: - Booket møde med Pia Bæk 13 juni 2016 kl 19:00 7. Evt. Alle Side 10 af 13

11 Kalender opdateringer Kaffevagt Mandag: Ruth Tirsdag: Stefan Onsdag: Mette GG Torsdag: Anne Mette Fredag: Karin Lørdag: Michael Bestyrelsessammensætning Stefan Kipp udtræder af bestyrelsen udgangen af august og Anne Mette overtager bestyrelsesposten som kasser. Generalforsamling 2. november 2016 Mette spørger Ib om han evt. vil være dirigent. Begynderstævne Koral har sagt ja til at afholde begynderstævne forår 2017 Vi skal stå for det hele. Procedure for flytning af svømmere Hvis en svømmer skal flyttes til et andet hold, skal det gøres på denne måde: 1. Svømmeren tilmeldes det nye hold i conventus og betaler for det nye hold. Der SKAL være plads på holdet, for at man kan tilmelde sig. 2. Når man er tilmeldt det nye hold, kan man få betaling for det første hold refunderet ved at sende betalings ID til Karin. Super Brugsen Løsning Vi har fået ok til at stå med OK tank kontokort i Løsning og forhåbentlig deraf få lidt penge til klubben. Hedensted kommune - haltilskud De kan godt forstå vores henvendelse vedr. hal leje udgifterne (at alle aktiviteter i tørhallerne fremadrettet fået gratis halleje). Men der er pt ikke mulighed for at dette ændres. Artikel i Hedensted avisen Bjerre og Hedensted har mistet svømmere til Horsens efter den negative omtale i Hedensted avis. Dette har vi sammen med Bjerre taget til genmæle over. Michael er nu blevet kontaktet af træneren fra Horsens om et møde, da han ikke vil tale igennem avisen. Det var ham der startede vi informerede blot læserne om hvordan det forholdt sig. Michael han tager et møde med ham. Træner T-shirt i hvid Side 11 af 13

12 Vi mangler efterhånden trøjer til nye hjælpetrænere og trænere. Mette mailer antal til Stefan. Kurser Svømmeunionen har tilbudt at grunduddannelsen kan laves i fællesskab med tre klubber. En weekend i hver klub. Side 12 af 13

13 Næste møde mandag 8. august 2016, 19:00 (i hallen) Dagsorden 1. Økonomi 2. Efterårssæson - status 3. Klubaktiviteter: a. Klubmesterskab - status b. Den store svømmedag - skal vi? c. Juletræsfest status (Stefan) 4. Træneraktiviteter: a. Sommerudflugt - status b. Bassinprøve og førstehjælp efterår c. Trænermøde agenda 5. Update på div projekter og små opgaver: a. Nyhedsbrev - status b. Opfølgning på nøgler/pc 6. Opfølgning på div. løse ender (gennemgang af referat) 7. Evt. Side 13 af 13