Inner Wheel Danmark. Rådets forretningsorden og beslutninger. gældende for

Transkript

1 Inner Wheel Danmark gældende for GENERELT Et godt kendskab til Lov- og Håndbog er nødvendig, da alle beslutninger skal være i overensstemmelse med Constitution og Lovbogen. 2. Rådsmøder I august og januar afholdes 2-dages møder. I oktober holdes rådsmødet fredag før Distrikts- og Landsmødet. I april/maj afholdes et 1-dags møde. Datoen for rådsmødet i april fastsættes på augustmødet. Datoer for Lands- og rådsmøder findes på I.W. DK hjemmeside. 3. Deltagere National Repræsentant (NR) Past National Repræsentant (PNR) og redaktør IWI Past- og Distriktspræsident fra hvert af de 5 distrikter (PDP DP) Rådskasserer (RK) Rådssekretær (RS) uden stemmeret Vice National Repræsentant (VNR) uden stemmeret Andre personer kan indkaldes efter behov. 4. Generelt Klubber, der ønsker et punkt på Rådets dagsorden, skal indsende forslag til distriktspræsidenten senest 5 uger før et rådsmøde. Forslag/klage fra klubber sendes via distriktet til NR og skal være denne i hænde senest 5 uger før et rådsmøde. (se Lovbogen). Efter rådsmøder orienteres den berørte klub om resultatet af Rådets behandling. Hvis distriktsbestyrelsen har et forslag eller et debatoplæg til et rådsmøde, sendes dette pr. mail til NR og RS. NR orienteres hvis forslaget er tidskrævende. Hvis Rådet fremsætter forslag til Distrikts- og Landsmødet, skal der være nøje enighed om forslagets udformning blandt Rådets medlemmer. 5. Indkaldelse af forslag til rådsmøder RS indkalder forslag fra distrikterne, samt de til Rådet tilknyttede medlemmer, til rådsmødernes dagsorden senest 4 uger før et møde. Alle relevante papirer til et rådsmøde sendes pr. mail med en overskuelig tekst i mailens emneboks. Bilag skal fremsendes til RS i word/excel format. 6. Dagsorden til rådsmøder Dagsorden til rådsmøder udfærdiges af RS og NR. RS sender mødeindkaldelse og dagsorden (inkl. alle bilag) senest 3 uger før mødet til de 13 rådsmedlemmer, samt Vice National Repræsentanten (VNR) (når en sådan forefindes). Det tilstræbes, at alle bilag udsendes sammen med indkaldelse og dagsorden. Evt. yderligere materiale til rådsmødet, skal så vidt muligt være rådet i hænde senest 7 dage før rådsmødet. Dagsorden m/bilag (uden mødeindkaldelse) sendes desuden til alle, som er tilknyttet DIWR. Rådsmedlemmerne sørger selv for distribution til egen bestyrelse. Landswebmaster lægger dagsorden u/bilag på hjemmesiden i lighed med rådsreferater. 1

2 Ved planlægningen af distriktsbestyrelsesmøder skal det sikres at man kan nå at drøfte punkterne på et distriktsbestyrelsesmøde. Dvs. at der skal afholdes et distriktsbestyrelsesmøde umiddelbart før et Rådsmøde. 7. Rådsbeslutninger Rådets medlemmer træffer beslutninger på rådsmøderne med respekt for distrikternes synspunkter. Rådets medlemmer er ikke bundet af fast mandat, hvis nye aspekter viser sig under mødet (R ) Såfremt et distrikt efterfølgende ønsker at gå imod en allerede truffen rådsbeslutning, har distriktet pligt til straks at underrette rådet. Der bør være enighed i rådet om beslutninger, der vedrører klubber. I modsat fald bør sagen tages op på næste møde. Såfremt rådet afviser et forslag til Landsmødet eller ændrer på praksis ved andre forhold, f.eks. hvad der må sælges ved møder, skal eventuelle berørte parter have besked umiddelbart efter rådsmødet af distriktspræsidenten, og/eller af det samlede råd. 8. Referater af rådsmøder Emner, der behandles på rådsmøder, afsluttes med en konklusion. I hvert referat skal stå deadline (angives med dato) for hvornår forslag til næstfølgende rådsmøde skal være NR og RS i hænde. Samme deadline gælder for alle: Rådsmedlemmer, distrikter og klubber. Konklusionen indarbejdes i referatet. (R. 151 jan. 2012) Et godkendt referat (R. 154 oktober 2012) sendes pr. til alle deltagere i mødet samt til de til rådet tilknyttede personer (alle som er nævnt ovenfor i afsnit 6). Samme referat lægges af landswebmaster på IW-DK hjemmesiden bag login. (R.130 okt. 2006) 9. Forslag fra distrikterne Forslag fra distrikterne, der ønskes behandlet på et Rådsmøde, sendes til NR samt RS inden indkaldelsesfristens udløb. Forslag med økonomisk konsekvens skal underbygges med tal. Der skal medbringes supplerende materiale til Rådsmødet til alle mødedeltagerne. 10. Forslag fra klubber Forslag fra klubber, der skal til behandling på rådsmøder, fremlægges først for klubbens medlemmer og sendes derefter af klubben til Distriktsbestyrelsen, der behandler forslaget på førstkommende distriktsbestyrelsesmøde. Forslag, som vil få økonomisk konsekvens, underbygges om muligt med tal før de indsendes til Distriktet. Klubberne gøres opmærksom på dette, enten i huskelisterne eller ved indkaldelse af forslag til distriktsmøderne eller begge steder. Distriktsbestyrelsen er ansvarlig for, at et forslag er korrekt formuleret (på klubbens brevpapir, med dato og underskrifter alternativt indsendt pr. mail (indeholdende forslaget som en vedhæftet fil i Word format)) og i overensstemmelse med lovene, før det sendes videre til NR og RS så vidt muligt i god tid før fristen for indsendelse af forslag til dagsorden til rådsmødet i august. Såfremt et forslag til Landsmødet afvises af Rådet, skal det samlede Råd straks udfærdige et svar til klubben med begrundelse for afvisningen. (R.80 aug. 1993) 11. Økonomi Regnskab og budget Se love for Dansk Inner Wheel Råd 2

3 12. Rejsegodtgørelse i forbindelse med Rådsmøder Transport til rådsmøderne foretages på den mest økonomiske måde. Togbillet, kilometerpenge og brobillet refunderes. 13. I.W. gaveartikler På (R.66) vedtog Rådet, at Godkendelse af I.W. gaveartikler kan være et punkt på dagsordenen til alle rådsmøder. NR skal orienteres om nye I.W. gaveartikler til godkendelse mindst 4 dage før Rådsmødet. Overskud ved salg af I.W. artikler skal gå til velgørenhed, som oplyses ved ansøgning. 14. Gaver Gaver ved og 60 års klubjubilæer: DIWR giver kr. i gave, som NR overrækker klubben, hvis hun er inviteret. Uden invitation sendes et lykønskningsbrev. Charterfester: NR aftaler en gave med distriktspræsidenten, så råd og distrikt ikke giver det samme. Gaver til personer med tilknytning til DIWR, der er fratrådt: DIWR giver en gave eller en buket (ca. 250,- kr.) (R.137 aug. 2008) 15. Reservation af mødelokaler til lands- og rådsmøder RS varetager løbende bestilling til lands- og rådsmøder. Landsmøder bestilles 3 år frem på Hotel Nyborg Strand. Rådsmøder afholdes på Kursuscenter Severin og kan med fordel bestilles for 1 år ad gangen. Forud for hvert rådsmøde bestiller RS i samråd med NR forplejning, overnatning, lokale og AV udstyr. NR og RK holdes orienteret med kopi af ordrebekræftelse osv. 16. Dansk Inner Wheels Årsindsamling (obligatorisk siden oktober 2004). Inden 1. december indsender klubberne iht. årsindsamlingsproceduren godt underbyggede forslag med henvisning til en web-adresse til distriktspræsidenten. Der henstilles til, at der kun indsendes 1 forslag pr. klub se mere i proceduren. Distriktspræsidenten videresender pr. en samlet liste til RS i en skabelon udarbejdet af RS, så alle nødvendige informationer kommer med, f.eks. skal listen også indeholde webadresse og en underbygget tekst af projektet. RS udarbejder herefter en samlet liste med alle forslagene, som udsendes til rådets medlemmer sammen med matr. til Rådsmødet i januar. Rådet stemmer om forslagene. RS udarbejder en stemmeseddel med de 3 projekter, som Rådet gav flest stemmer, og stemmesedlen udsendes til klubberne via distriktet sammen med matr. til forårsdistriktsmøderne. Klubberne afleverer deres stemmeseddel ved Forårsdistriktsmødet. Distrikternes afstemningsresultat (med angivelse af antal stemmer for hvert af de tre forslag) sendes pr. til RS straks efter Forårsdistriktsmødet, og senest med udgangen af marts. Ingen tal offentliggøres før alle distrikter har stemt. NR sørger for offentliggørelse i IWI og på IW-DK hjemmesiden. Vedr. Nomineringer 17. Nominering af kandidater til posten som Vice National Repræsentant På (R.97 aug. 1998) blev det besluttet, at kandidaterne på Landsmødet præsenterer sig samt kommer med en programerklæring. På (R135 januar 2008) besluttedes, at kandidaters præsentationer (IW relateret CV), som udsendes ifm. valg til Vice NR, må ledsages af en kort omtale af visioner for NR perioden. Vedr. stemmeoptællingen se Lovbogen Rådet har vedtaget at stemmesedlerne destrueres efter at valget er godkendt på de efterfølgende Forårsdistriktsmøder. 3

4 18. Nominering af Officers til I.I.W.s bestyrelse Opstillingsformularerne skal være I.I.W. s hovedkontor i hænde senest Valg til I.I.W. s bestyrelse (se Lovbogen) Fremgangsmåden ved valg til I.I.W. s bestyrelse (se Lovbogen) 19. Nominering til Board Director (se Lovbogen) Hvis et distrikt har en kandidat til boarden, skal denne præsenteres og godkendes af distriktskomitéen på forårsdistriktsmødet (½ år før deadline ) 20. Vedr. udpegninger af PERSONER med tilknytning til D.I.W.R. alle ledige poster undtagen RS, som udpeges af NR, opslås som ledige i IWI og på I.W. Danmarks hjemmeside inden de nybesættes. a. Rådskasserer vælges i januar. RK kan sammen med NR iværksætte genoptryk af diverse tryksager uden Rådets godkendelse, når: - der ikke skal foretages ændringer i teksten - den samlede udgift er under kr ,- RK indhenter tilbud på alle fællesindkøb vedr. I.W. Danmark. NR godkender og påtegner bilag for alle udgifter vedr. anskaffelser. b. Rådssekretær er ikke medlem af Rådet udpeges i januar. Efter rådsmøder: RS udfærdiger udkast til Rådsreferat nr. xxx RS sender pr. udkastet til Rådets medlemmer senest 14 hverdage efter afholdt Rådsmøde. NR og rådsmedlemmerne skal senest 5 hverdage efter modtagelse af udkastet rette henvendelse, pr. og kun til RS, hvis de har indsigelser/rettelser til udkastet. Efter de 5 hverdages indsigelsesfrist, sender RS det kommenterede referat til NR, hvorefter referatet senest 3 hverdage senere sendes pr. til Rådet og distriktssekretærerne med angivelse af: Godkendt Rådsreferat nr. xxx Originale rådsreferater underskrives og arkiveres efter gældende regler. c. Medlemsregistrator er ikke medlem af Rådet udpeges i januar. Deltager i rådsmøder efter behov og aflægger beretning ved Landsmødet. Varetager alt vedr. medlemsbevægelser incl. Medlemsfortegnelsen. d. Landswebmaster er ikke medlem af Rådet udpeges i januar. Deltager i rådsmøder efter behov og aflægger beretning ved Landsmødet. Landswebmaster er ansvarlig for vedligeholdelse af I.W. Danmarks hjemmeside og er behjælpelig med spørgsmål omkring Medlemsregistrators database og formularer. Opdatering af hjemmesidens indhold og nyhedsstof sker i samarbejde med NR. e. Oversætter er ikke medlem af rådet udpeges i januar. Skal være engelskkyndig og være behjælpelig med oversættelse af udenlandsk korrespondance. (Ændret R. 151 jan 2012) f. Landsmødekoordinator er ikke medlem af Rådet udpeges i januar. Funktionsperiode følger kalenderåret. Er ansvarlig for al kommunikation til/fra Nyborg Strand ifm. afholdelse af Landsmøder. Har et tæt samarbejde med RK. 21 Lovbogsudvalg Efter Convention nedsættes et ad hoc Lovbogsudvalg, der tilpasser De Danske Love Constitution, Lovbog og Håndbog.(R.155 jan. 2013). Udvalget består af oversætter og to rådsmedlemmer og Nationalrepræsentanten. (R.155 jan. 2013). 4

5 22 CONVENTION (se Lovbogen) Ændringer til Constitution ) Deadline for indsendelse af Lovændringsforslag til Constitution er 18 måneder før Convention. Rådet kan sende forslag direkte til I.I.W. Ændringsforslag til forslag Deadline er 6 måneder før Convention. I øvrigt: 23 Dagsorden for distriktsmøderne i oktober og marts Oktober: Hvert andet år ulige år Godkendelse af opstilling af kandidat til Vice National Repræsentant (kun i distrikter, der har en kandidat). Oktober: Hvert andet år lige år Godkendelse af opstilling af kandidat til Rådskasserer (kun i distrikter, der har en kandidat). Distrikternes dagsorden til distriktsmøderne, med bilag, sendes pr. mail til NR, RS og RK senest 5 dage før Rådsmødet i august og i januar. Eventuelt supplerende bilagsmateriale medbringes eller sendes pr. e- mail. 24 Distrikterne udsender materiale til: Board Director, VNR og Redaktør af IWI får dagsorden og referat af distriktsmøder tilsendt pr. mail. NR, RS og RK modtager tillige distrikternes budgetter og regnskaber. 25 Rådsmødet i AUGUST Forslag og lovændringsforslag, som ønskes fremlagt på Landsmødet, behandles. Dirigent, referenter, stemmetællere m.fl. ved Landsmødet udpeges. Dagsordener til distriktsmøderne i oktober fremlægges til godkendelse Administrative bestemmelser: Telefon/administrationsgodtgørelse for NR, RS, RK, PNR/VNR og Redaktør fastsættes hvert år i august (udbetales i april (R.137 aug og R.143 jan. 2010)) Fastsættelse af telefon/administrationsgodtgørelse til medlemsregistrator, landswebmaster, oversætter og redaktionsgruppen (R.133 aug. 2007, R.143 jan og R157 aug.2013) sker hvert år i august (udbetales i april (R.137 aug. 2008)) 26 Rådsmødet i OKTOBER Som et fast punkt på dagsordenen til dette møde, Rådets vurdering af behov for skriftlig afstemning ved Landsmødet. 27 Rådsmødet i JANUAR Udpegning af personer med tilknytning til D.I.W.R. gældende for det kommende I.W. år. Punkter vedr. behandling af forslag fra klubber og distrikter, samt dagsorden til distriktsmøderne er de samme som ved augustmødet. 28 Rådsmødet i APRIL Ledende DISO udpeges hvert år i april. DISO sender bl.a. rapport til IIWs præsident (med kopi til NR), vedr. klubbernes aktiviteter 10. januar. Inden mødet har alle Rådsmedlemmerne gennemgået diverse huskelister. 29 Vedr. NYBORG STRAND-møderne a. Opgaver for arrangerende distrikt og klub i forbindelse med Landsmødet Se Huskeliste til Landsmøde 2012 listen revideres efter hvert landsmøde i samarbejde med Landsmødekoordinator. NR, RK og RS orienteres om væsentlige ændringer. 5

6 b. På (R.115 jan. 2003) blev vedtaget at alle 5 distriktsbestyrelser møder fredag aften før Distriktsog Landsmødet. Landswebmaster og IT-konsulenter, Redaktør, Medlemsregistrator og Oversætter deltager ligeledes fra fredag aften. (R.133 aug. 2007, R.135 jan 2008 og R.139 jan 2009). Rådet betaler fortæring fredag aften, distrikterne betaler overnatning for egne bestyrelsesmedlemmer. Middag for Rådet: Deltagere: NR + 10 rådsmedlemmer, Past NR, Vice NR, 5 Vice DP, Medlemsregistrator og Oversætter/Lovrådgiver. Middag for øvrige: Deltagere: RS + 5 D.sekretærer, RK + 5 D.kasserer, Landsweb. + 5 ITkonsulenter, Redaktør + 5 DISO'er. Middagen indtages i fælles lokale. Gruppemøder for sekretærerne m. RS / kassererne m. RK / DISO er m. Redaktør / ITkonsulenterne m. Landswebmaster afholdes umiddelbart efter middagen og slutter før kl. 22. Landsmødekoordinator bestiller middag m. kaffe til alle, samt lokaler til gruppemøderne. c. Landsmødekoordinator sørger for mødelokaler, bestilling af mad på et passende prisniveau samt værelser til alle i forbindelse med Råds- Distrikts- og Landsmødet i oktober. Alle aftaler med Hotel Nyborg Strand foretages via Landsmødekoordinator. RK, Landsmødekoordinator og RS aftaler i øvrigt indbyrdes hvem der sørger for hvad i forbindelse med Råds- Distrikts- og Landsmødet i oktober. Landsmødekoordinator udarbejder deltagerlisterne i samarbejde med arrangerende klub. d. Dirigent ved Landsmødet På Rådsmødet i april/august udpeges dirigent efter samråd mellem NR og det arrangerende distrikt. (R.63 jan. 1988). Dirigenten skal have kendskab til forhandlings- og afstemningsprocedurer. Gerne en jurist. e. Referent til Landsmødet Værtsdistriktet medbringer til Rådsmødet i april/august forslag til referent/er. Hvis vedkommende ikke i forvejen er på Nyborg Strand, skal udgifterne til rejse og ophold gå på Landsmødets regnskab. En hjælpereferent bør findes blandt distriktsbestyrelsens medlemmer, betales af distriktet (R.60 jan. 1987). Arr. distrikt skal udsende landsmødets referat før 1. november. f. Dirigentmøde NR indkalder relevante personer til dirigentmøde. Det kan ske i weekenden i forbindelse med Landsmødet. Dirigentmødet kan om nødvendigt afholdes som et telefonmøde. PNR/VNR deltager på sidelinjen. RS gennemgår tidsplan for Landsmødet med referenterne. g. Stemmetællermøde RK og RS er faste chefstemmetællere. Dagen før Landsmødet umiddelbart efter distriktsmøderne giver RK/RS instruktion til distriktets stemmetællere (stemmetællermøde dette møde kan udelades såfremt chefstemmetæller finder det overflødigt (R.139 jan. 2009)), og samtidig udarbejdes opgørelse over antallet af stemmeberettigede samt fuldmagtsstemmer af RK. Denne opgørelse gives til dirigenten inden Landsmødet. RK sørger for stemmesedler til distrikternes stemmetællere. Disse udleveres ved stemmetællermødet. h. Invitation af gæster til Landsmødet Gæster til Landsmødet inviteres og tilmeldes af NR. i. Fordeling af udgifter i forbindelse med Distrikts- og Landsmødet: Deles mellem distrikterne efter medlemstal pr Rådets rejsegodtgørelse, ophold og fortæring betales af RK. 6

7 30. Vedr. Dagsorden for Landsmøder a. NR udarbejder, sammen med RS, en foreløbig dagsorden for Landsmødet. (R.51 jan. 1984) De første 6 punkter på dagsordenen er de samme som for distriktsmøderne. b. Under punktet økonomi: Ved godkendelse af budget nævnes herunder fastsættelse af kontingent for det kommende år. c. Ved forslag skal stemmeflertal fremgå af dagsordenen (se Lovbogen) d. Rettelser til foregående års landsmødereferat meddeles på Rådsmødet i januar og udsendes sammen med dagsordenerne til forårsdistriktsmøderne. (R.79 jan. 1993) e. Fuldmagter (se Lovbogen). 7