Vejledning Brug af linjedetaljer i Prophix

Transkript

1 PROPHIX 11 Systemansvarlige Daniel Nygaard Ricken Økonomiafdelingen Michael Siglev Økonomiafdelingen Vejledning Opdateret: September 2016 Version: 5

2 1. I Prophix er der mulighed for at påføre en bestemt kontering yderligere oplysninger ved hjælp af linjedetaljer. Hvis du eksempelvis skal budgettere på artskontoen : B. Rejser og Befordring, vil det være muligt at specificere, at de forventes at blive brugt på en rejse til Tyskland, til USA og er gået til generel befordring over hele året. Vær opmærksom på, at alle linjedetaljer ruller med op i konsolideringsrapporterne og ikke forbliver på decentralt niveau i de forskellige driftsbudgetterings- eller projektbudgetteringstemplates. Det vil derfor være muligt at genfinde linjedetaljer for alle kontostrenge i konsolideringsrapporterne og i de driftsbudgetterings- eller projektbudgetteringstemplates, som de oprindeligt blev oprettet i. 1.1 Oprettelse af linjedetaljer For at oprette en linjedetalje skal du stå i den specifikke celle, som du vil oprette en linjedetalje for. Vær opmærksom på, at du kun kan gøre dette ved en månedscelle, og dermed ikke ved de grå årstotal-celler. Når den specifikke celle er markeret, skal der højre-klikkes og derefter vælger du Line Item Details : Følgende menu vil komme frem: Prophix-vejledning: Side 2 af 10

3 Bemærk at kontostrengen øverst i menuen vil være den streng, som du har valgt tidligere i templaten. Prophix-vejledning: Side 3 af 10

4 Brug knappen Indsæt til at lave så mange linjer, du har behov for. De nye linjer vil fremkomme under den nederste linje i ovenstående billede. Der er i følgende eksempel sat 3 ekstra linjer ind der er altså trykket på Indsæt 3 gange efter hinanden. Derefter lægges de ønskede linjedetaljer ind i vores eksempel er det en rejse til Tyskland og en rejse til USA på hver kr., og til generel befordring, fordelt over hele året. Hvis rejsen til Tyskland forventes at foregå i februar, og rejsen til USA i april, kan det f.eks. budgetteres således: Prophix-vejledning: Side 4 af 10

5 De tre tekste under Description er blot skrevet ind i felterne ved at markere det pågældende felt og skrive. På samme måde er de til Tyskland sat ind i februar og de sat ind i april for USA. De til befordring er ligeligt fordelt over hele året, ved at markerede Linje Total cellen og skrive Prophix vil derefter spørge, hvordan beløbet skal fordeles over året. I eksemplet er valgt Spread evenly, som fordeler beløbet ligeligt i årets 12 måneder. Du kan læse mere om disse fordelingsmetoder i vejledningerne til driftsbudgettering, projetbudgettering og lønbudgettering. Prophix-vejledning: Side 5 af 10

6 Tryk derefter på Save, når du er færdig med at indskrive dine linjedetaljer: Følgende boks kommer frem: Tryk OK og luk derefter Line Item Details -vinduet. Prophix-vejledning: Side 6 af 10

7 De celler i driftsbudgetterings-, projektbudgetterings- og løntemplatene, der har en linjedetalje tilknyttet sig, vil være markeret med en lille blå trekant i højre nederste hjørne. I eksemplet ser det således ud: 1.2 Sletning af linjedetaljer Hvis du vil fjerne en linjedetalje, skal du markere den celle, som har en linjedetalje tilknyttet sig. Derefter åbner du Linjedetaljer menuen som forklaret ovenfor ud fra ovenstående eksempel, vil du se følgende menu: Prophix-vejledning: Side 7 af 10

8 For at slette én bestemt linje markerer du linjen, der skal slettes, og trykker på Delete : Følgende boks vil komme frem: Vælg Ja, og linjedetaljen vil blive slettet Prophix-vejledning: Side 8 af 10

9 For at slette alle linjedetaljer på en gang, kan du trykke på Delete All : Følgende boks vil komme frem: Vælg Ja, og alle linjedetaljer vil blive slettet Prophix-vejledning: Side 9 af 10

10 Når du er færdig, skal du trykke på Save for at gemme ændringen i Linjedetaljerne. Derefter kan du lukke Line Item Details vinduet. Hvis du har slettet alle linjedetaljer, vil de små blå trekanter i højre nederste hjørne være væk fra cellerne, og de budgetterede tal fra linjedetaljerne vil ligeledes være væk. Prophix-vejledning: Side 10 af 10