BRUGERMANUAL Version 1. Indberetning online. En gratis ydelse til dig. Focus på ressourcer 1

Transkript

1 BRUGERMANUAL Version 1 Indberetning online En gratis ydelse til dig Focus på ressourcer 1

2 Online Indberetning af ejendommens udgifter og beboerinfo Indberetning online For at udarbejde et fordelingsregnskab skal der indberettes informationer om ejendommens udgifter samt beboere. De indberetningsskemaer, vi sender til dig en gang om året, kan du få adgang til og udfylde via Indberetning online, som er en del af Techem Portalen. Få adgang nu og indberet når du vil! Techem Portalen er din nøgle til en papirløs administration af ejendommens fordelingsregnskab. Indberetning online er en gratis ydelse fra Techem, som du kan bestille, hvis du ikke allerede har adgang til Techem Portalen. I Techem Portalen har du også mulighed for at tilkøbe moduler som aflæsningsværdier og forbrugsanalyser. Det giver dig et fuldt overblik og mulighed for at se eksempelvis et overforbrug af vand. Indberetning online - tidsbesparende administration. Har du ikke adgang til Techem Portalen, eller har du spørgsmål til brugen af Indberetning online, kan du kontakte os på tlf.: / info@techem.dk eller besøge og få mere viden. Log ind Har du ikke allerede fået tildelt adgang, og oprettet dig med et password, skal du kontakte Techem den første gang, du skal logge ind. Techem fremsender et aktiveringsbrev med et password. Brugernavnet er dit unikke kundenummer, som du finder på opgørelser fra Techem. 1 For at logge ind skal du angive dit Brugernavn og dit Password og derefter klikke på Login. 1 2

3 Vi giver dig papirløs administration 2 Forside Du har adgang til alle Techem Portalens funktioner fra navigationsbjælken med menupunkter. 2 Holder du musen på et menupunkt, vil der fremkomme en fly-out-menu med underpunkter. 3 3 Under Ordre & aktuelt finder du Indberetning online. Indberetningen er opdelt i ejendommens udgifter og beboerliste, der skal udfyldes. 4 Indberetning af Ejendommens udgifter foretages her. Udvælg den relevante ejendom og klik på linien med ejendommen. 5 5 De hvide indtastningsbokse er søgefelter. Det kan lette din søgning, hvis listen over de tilgængelige ejendomme er lang. Indtast et helt ord eller dele af et ord, og du er hurtigt videre. 4 Bemærk: Du kan kun indberette en gang pr. ejendom, ligesom du skal indberette alle informationer på én gang. 3

4 DIGITAL Gør det online - så sparer du tid! 6 I indberetningen indtastes data, der har indvirkning på det næste fordelingsregnskab. Du kan her skrive informationer, du ønsker vist på hver enkelt forbrugsopgørelse overfor lejerne. 6 7 I skemaet finder du følgende indberetningsområder: Fyringsart, Udgifter koldt vand og Øvrige udgifter. Feltet er markeret med * og skal derfor udfyldes, for at du kan gå videre Husk at oplyse dato for modtagelse af årsopgørelse fra værket. Benyt dig af kalenderikonet. Indtaster du selv en dato, skal denne svare til datoformatet for at blive godkendt Du kan her kun indtaste tal; ikke bogstaver som DKK eller Kwh. Har du brug for at oprette flere linier, kan du benytte dig af denne funktion, Ny linie. Har man først oprettet en ny linie, skal den indeholde data. Du kan desværre ikke slette linien igen, men må enten starte forfra eller skrive 0 i tekstboksen. 6 Eksempel på tekst til beboer: Kære Beboer En eventuel efterbetaling, vil blive opkrævet hvert kvartal - indtil beløbet er udlignet. 11 Udgifter koldt vand og Øvrige udgifter udfyldes kun, hvis du har noget, der skal fordeles; ellers forbliver felterne tomme. 4

5 VERDEN Kendte data er fortrykte 12 Felter med Bemærkning bruges til fritekst, eks. el-udgifter m.m Kontrolspørgsmålene, der skal sikre korrekt udfyldelse af indberetningsskemaerne, er valgfrie og behøver således ikke være udfyldte for at gå videre. Kontrollér oplysningerne under Kontaktdata og klik på Send. Techem har nu modtaget din indberetning. Du kan få vist din bekræftelse og udskrive den. Husk at du kun kan indberette én gang pr. ejendom, ligesom du skal indberette beboerlisten umiddelbart efter indberetningen af ejendommens udgifter

6 INNOVATIV Fokus på dine ressourcer 16 Beboerlisten er ligeledes at finde i menuen under Ordre & aktuelt. Efter valg af ejendom fremkommer indberetningsskemaet Tilret evt. navn på beboerne her. 1 Beboerlisten indeholder nuværende beboere. Du kan indberette dato for ind-/fraflytning. Benyt dig af kalenderikonet. Indtaster du selv en dato, skal denne svare til datoformatet for at blive godkendt Du skal oplyse aconto-beløbet ud for hver beboer. Beløbet skal tilpasses efter flytteperioder eller opgøres for hele regnskabsåret. Felterne må kun indeholde tal Du kan ligeledes oplyse, om beboeren skal belastes af moms på sin forbrugsopgørelse. I beboerlisten, vil der ikke blive vist eventuelle indberettede flytninger. Du skal selv indtaste, hvis der har været ind-/fraflytninger i lejemålet. Alle beboere, der har boet i ejendommen i regnskabsperioden, skal fremgå af listen. Du tilføjer en beboer ved at klikke på Tilføj beboer under den sidste beboer i det pågældende lejemål. Bemærk: Alle ind-/fraflytninger ønskes oplyst her, også selvom du har registreret en flytning hos Techem. Således opnår vi et tjek af informationerne omkring flytningerne, der både kan indberettes af lejer og ejer/ administrator. 6

7 SERVICE Indberetning online er med til at sikre korrekt fordelingsrenskaber 23 Tilføjer du en ny beboer i lejemålet, vil denne blive oprettet under den tidligere beboer (som her: Trindsøvej 7B, etage stuen). 24 Her indtaster du beboerens navn og data. Husk at udfylde indflytningsdato. Ved at benytte dig af kalenderfunktionen Efter indtastning og kontrol af data vælger du Send. Du har nu mulighed for at se eller printe din bekræftelse på indberetning online. Husk at du kun kan indberette én gang pr. ejendom, ligesom du skal indberette ejendommens udgifter umiddelbart sammen med indberetningen af beboerlisten. 25 Afslut din indberetning indenfor et tidsrum på 60 minutter. Siden forlades automatisk uden at blive gemt, såfremt der ikke sker indtastning i mere end 60 minutter. 26 7

8 Techem Danmark A/S Hovedkontor Trindsøvej 7A-B DK-000 Aarhus C Kundecenter Tlf.: info@techem.dk Afdeling Aldersrogade 2100 København Ø Tlf.: AR vers.: Focus på ressourcer