Rapport fra arbejdsgruppen om indberetning af statistik om aktiviteten hos udbydere af danskuddannelse December 2009

Transkript

1 Rapport fra arbejdsgruppen om indberetning af statistik om aktiviteten hos udbydere af danskuddannelse December 2009 Ministeriet for Flygtninge, Indvandrere og Integration, KL, FLD, UNI C, Københavns Kommune, Esbjerg Kommune, Sprogcenter Vejle, Sprogcenter Hellerup samt Vestegnens Sprog- og Kompetencecenter.

2 1. Kommissorium og arbejdsgruppens sammensætning Som led i afbureaukratiseringsarbejdet på Integrationsministeriets område blev der i september 2009 nedsat en arbejdsgruppe, som skal bidrage til at belyse de udfordringer som indberetning af data til Integrationsministeriet samt udveksling af data mellem kommuner og sprogcentre på danskuddannelsesområdet, giver anledning til med henblik på at løse de ovenfor nævnte problematikker og dermed sikre en forenkling af arbejdsgangene i kommuner og sprogcentre. Konkret har arbejdsgruppen skulle drøfte og beskrive problemstillinger i forbindelse med følgende forhold: Indberetning af statistiske data på danskuddannelsesområdet til Integrationsministeriet. Årsager til at indberetning af danskuddannelsesdata til Integrationsministeriet for en del sprogcentres vedkommende er forsinket. Udveksling af informationer om kursister mellem sprogcentre og kommuner med henblik på hjemtagelse af resultattilskud mv. Arbejdsgruppen har været sammensat af repræsentanter fra Ministeriet for Flygtninge, Indvandrere og Integration, KL, FLD, UNI C, Sprogcenter Vejle, Sprogcenter Hellerup, Vestegnens Sprog- og Kompetencecenter, Københavns Kommune samt Esbjerg Kommune. Der er blevet afholdt tre møder i arbejdsgruppen, hvor de tre førnævnte temaer er blevet drøftet og belyst. Afsnit 4-5 i rapporten udgør resultatet af arbejdsgruppens drøftelser, konklusioner og anbefalinger. Derudover opridser rapportens afsnit 3 en række generelle forhold vedr. indberetning af data på danskuddannelsesområdet. 2. Resumé af arbejdsgruppens anbefalinger Som nævnt blev arbejdsgruppen nedsat som et led i afbureaukratiseringsarbejdet på Integrationsministeriets område. Gennem drøftelserne i arbejdsgruppen er arbejdsgruppen fremkommet med i alt 12 anbefalinger, som har til hensigt at sikre en forenkling og effektivisering af arbejdsgangene for udbyderne, mere rettidig indberetning af data fra udbyder til ministeriet samt lettere udveksling af data mellem udbydere og kommuner. Anbefalinger vedr. forenkling og effektivisering af arbejdsgangene for udbyderne Anbefalinger vedr. rettidig indberetning Anbefaling vedr. forenkling og effektivisering af arbejdsgangene for kommunerne Anbefaling 3, 6-7 Anbefaling 1-5 & 8-11 Anbefaling 12 2

3 I rapporten Kortlægning og måling på dele af Integrationsministeriets ressort 1 fremgår det, at de 12 adspurgte udbydere anvender 38 minutter pr. kursist pr. kvartal på at indberette data til ministeriet. Dette tidsforbrug er blevet vurderet og drøftet yderligere i arbejdsgruppen, og det er arbejdsgruppens vurdering, at der er tale om et overvurderet skøn, hvorfor muligheden for at opnå tidsbesparelser på dette område er begrænset. Arbejdsgruppen har derfor fokuseret på problematikkerne vedrørende mangelfulde indberetninger fra visse udbydere. Med henblik på en forenkling og effektivisering af arbejdsgangene for udbyderne af danskuddannelse foreslår arbejdsgruppen følgende: Anbefaling 3: Udbyderne tilbydes bistand til indberetning af data fra en ekstern konsulent. Anbefaling 6: Indsamling af oplysninger om medbragt uddannelse skal ikke mere foretages af udbyderne. Anbefaling 7: Udbyderne skal have mulighed for at genindberette data for enkelte kursister. Anbefaling 3 vil betyde en administrativ lettelse for de udbydere, som har store vanskeligheder med at indberette data som følge af et højt fejlniveau eller lign. Anbefaling 6 vil bidrage til en administrativ lettelse for udbyderne, idet udbyderne kun vil skulle bruge ressourcer på at indberette aktivitetsoplysninger, mens anbefaling 7 vil tilskynde til mere effektive arbejdsgange i forhold til genindberetning af data. Arbejdsgruppen vurderer, at det til stadighed er et stort problem for såvel ministeriet, kommuner og udbydere, at Integrationsministeriets danskuddannelsesdatabase ikke indeholder fuldstændige og opdaterede data som følge af, at nogle udbydere ikke indberetter data rettidigt. Derfor er arbejdsgruppen fremkommet med en række anbefalinger, der tilsammen vil bidrage til, at danskuddannelsesdatabasen fremadrettet indeholder komplette data. Med henblik på at sikre en mere rettidig indberetning af data foreslår arbejdsgruppen følgende: Anbefaling 1: Mere vejledning til og dialog med kommunerne om deres tilsynsforpligtelse. Anbefaling 2: Bedre oplysning til kommunerne om status for indberetning af data fra udbyder til ministeriet. Anbefaling 3: Udbyderne tilbydes bistand til indberetning af data fra en ekstern konsulent. Anbefaling 4: Løbende offentliggørelse af statistik på danskuddannelsesområdet. 1 Deloitte, Kortlægning og Måling på dele af Integrationsministeriets ressort, september

4 Anbefaling 5: Ministeriet deltager i forskellige fora med henblik på at orientere om aktiviteten på danskuddannelsesområdet. Anbefaling 8: Udbydere, som anvender Indvandrersystemet, etablerer en brugergruppe i samarbejde med PacerData. Anbefaling 9: Kommunerne skal sikre, at udbyderne anvender elevadministrative systemer, der gør det muligt for udbyderne mere effektivt at levere de data, som skal indberettes til ministeriet rettidigt. Anbefaling 10: Ministeriet overvejer muligheden for indførelse af økonomiske sanktioner over for de driftsansvarlige kommuner - hvis den eller de udbydere, som kommunen har indgået aftale med, eller kommunens egne kommunale udbydere ikke foretager indberetning af godkendte aktivitetsdata inden for en vis periode efter kvartalets udgang - f.eks. ved at tilbageholde refusion til den pågældende kommune. Anbefaling 11: For at sikre en bedre og mere effektiv tilpasning af de administrative systemer, som skal ske i løbet af første halvår 2010 som følge af vedtagelsen af forslaget om ændring af lov om danskuddannelse, forslås det, at arbejdsgruppen indkaldes efter behov i forbindelse med dette arbejde. Med henblik på en forenkling og effektivisering af arbejdsgangen for kommunerne foreslår arbejdsgruppen følgende: Anbefaling 12: Det væsentligste problem i forhold til brug af UIP i forbindelse med sagsbehandling i kommuner er, at danskuddannelsesdata ikke er opdaterede. Idet dette problem først kan løses, når alle udbydere løbende indberetter aktivitetsdata, foreslås det, at overvejelser om en eventuel tilretning af brugerfladen i UIP genoptages, når problemet med manglende opdatering af data er løst. Det anbefales, at Integrationsministeriet påbegynder implementeringen af forslagene umiddelbart efter politisk godkendelse. 3. Ansvaret for registreringen af oplysninger, som skal indberettes til Integrationsministeriet I dette afsnit opridses en række forhold vedr. indberetning af data fra udbyderne af danskuddannelse til Integrationsministeriet som særlig er af interesse for de tilsynsførende kommuner samt nyoprettede udbydere af danskuddannelse: Regler om indberetning af data, ministeriets danskuddannelsesdatabase, hvordan indberetningen foregår i praksis samt orientering om krav af indberetninger. 4

5 3.1 Regler om indberetninger af data på danskuddannelsesområdet Det følger af danskuddannelseslovens 18, stk. 1, at ministeriet kan indhente de relevante oplysninger om danskuddannelserne hos udbydere og kommuner: 18. Kommunalbestyrelsen og udbyderne skal tilvejebringe og meddele ministeren for flygtninge, indvandrere og integration de oplysninger, herunder statistiske oplysninger, som denne måtte forlange om danskuddannelserne. Ministeren for flygtninge, indvandrere og integration kan fastsætte regler herom, herunder om i hvilken form oplysningerne skal gives. Ministeriet har behov for disse oplysninger, bl.a. som led i ministeriets overordnede tilsyn med danskuddannelsesområdet, som bl.a. betyder, at ministeriet skal følge udviklingen på området. Endvidere fremgår det af danskuddannelseslovens 18, stk. 2, at kommunen kan indhente oplysninger fra udbyderne: Stk. 2. Kommunalbestyrelserne kan indhente de oplysninger fra udbyderne, der er nødvendige for at varetage deres opgaver efter denne lov. Endelig fremgår det af danskuddannelseslovens 11, at kommunalbestyrelsen har ansvaret for, at danskuddannelserne gennemføres efter reglerne i danskuddannelsesloven. Kommunalbestyrelsen har således det direkte tilsyn med, om udbyderne lever op til danskuddannelseslovens regler, herunder f.eks. også reglerne om statistikindberetninger. 3.2 Integrationsministeriets danskuddannelsesdatabase I forlængelse af vedtagelsen af lov om danskuddannelse til voksne udlændinge m.fl., som trådte i kraft 1. januar 2004, formulerede Integrationsministeriet ændrede retningslinjer for indberetning af statistik vedrørende danskundervisningen i henhold til bekendtgørelse nr af 10. december 2003 om danskuddannelse til voksne udlændinge m.fl. Retningslinjerne er beskrevet i notat vedrørende indberetning af danskundervisningsdata til Integrationsministeriet, som findes på Integrationsministeriets hjemmeside, jf. rapportens bilag 1. Kommunerne skal i forbindelse med indgåelse af en driftsaftale med en udbyder af danskundervisning sikre, at udbyderen informeres om disse retningslinjer samt at udbyderen er i stand til at foretage indberetningen. I forbindelse med reformen af danskuddannelsen i 2004 blev datastrukturen for de data, som skulle indberettes til Integrationsministeriet, lagt om. Indberetningen blev forenklet, og det primære mål blev sikring af muligheden for at kunne følge den enkelte kursists indplacering på uddannelse og modul for at kunne opgøre og sammenligne progressionen. Herudover skulle prøveresultaterne fremover indberettes som en del af den generelle indberetning. Dette skete tidligere via en parallel indberetning. Arbejdsdelingen indebar, at det er kommunerne/udbyderne, der har ansvaret for at sikre tilpasning af det administrative system, der anvendes hos udbyderen. 5

6 Ministeriet har indgået samarbejde med UNI C omkring formulering og planlægning af indberetningskrav fra UNI C er en indtægtsdækket statsvirksomhed under Undervisningsministeriet. I forbindelse med omlægningen af datastrukturen blev det samtidig besluttet, at indberetningerne fremover skulle foretages i XML-format. Denne beslutning blev truffet på baggrund af, at Videnskabsministeriet i hvidbog om IT-arkitektur fra juni 2003 anbefalede XML som fælles offentlig standard for datakommunikation. XML-format er endvidere det format, som giver den størst mulige sikkerhed for, at oplysningerne på et senere tidspunkt kan udveksles/sammenkøres med data fra andre registre eller myndigheder. Det blev endvidere besluttet, at indberetningen skulle foretages direkte fra udbydere til Integrationsministeriet, mens indberetningen af data til ministeriet før 2004 skete via centerkommunerne. Denne ændring skete med henblik på at fjerne en unødvendig arbejdsgang. Endelig blev det besluttet, at indberetningen skulle foretages kvartalsvis i stedet for kun to gange årligt. Indberetningen for et kvartal skal være foretaget senest to måneder efter kvartalets udgang. Formålet med denne ændring var, at ministeriet skulle have data i hus så hurtigt som muligt. På danskuddannelserne kan en kursist påbegynde uddannelsen løbende over året, når de har behov for det. Der opereres således ikke med begreber som semester eller sæson. F.eks. er det fastsat ved lov, at nyankomne udlændinge omfattet af integrationsloven skal tilbydes danskuddannelse senest en måned efter, at kommunen har overtaget integrationsansvaret for den pågældende. Det betyder, at det skal være muligt at påbegynde uddannelsen på hvert et tidspunkt. Samtidig kan uddannelsesforløbet afbrydes pga. barsel, eller hvis en kursist kommer i ordinær beskæftigelse, som betyder, at den pågældende ikke har mulighed for at følge danskuddannelsen. Uddannelsen kan senere påbegyndes, når udlændingen igen har mulighed for at følge uddannelsen. Kursisternes uddannelsesforløb kan derfor være meget forskellige blandt andet fordi start- og sluttidspunkter er forskellige. Samtidig vil nogle kursister følge modulerne på uddannelsen uden afbrydelser, mens andre kursister vil gå ind og ud af undervisningen afhængig af job mv. Det har derfor været vigtigt at udforme indberetningskravene på en måde, som gør det muligt at anvende danskuddannelsesdataene til at tegne et reelt billede af kursisternes uddannelsesforløb. På den baggrund er det besluttet, at indberetningen for et kvartal skal omfatte alle kursister, som i det pågældende kvartal har en eller flere bevægelser på deres forløbsoplysninger, dvs. er blevet henvist til udbyderen, har modtaget undervisning, har afsluttet undervisningen, har afsluttet et uddannelsesmodul med modultest, er ophørt af anden årsag eller har aflagt en afsluttende prøve hos udbyderen. En kursist kan naturligvis have haft flere af disse hændelser i den samme periode. 3.3 Hvordan foregår indberetningen i praksis? Indberetningen sker ved, at udbydere indberetter data via up-load af en datafil via Internettet til UNI Cs server. Hos hver enkelt udbyder dannes således en fil i det elevadministrative system, der indeholder alle de data, som skal indberettes til ministeriet. 6

7 Integrationsministeriet stiller ikke krav om, hvilket elevadministrativt system udbyderne anvender. Udbyderne beslutter derimod selv, hvilket system der skal anvendes hos den pågældende udbyder. Der findes i dag to udbydere af IT-systemer til udbydere af danskuddannelse: CSC Scandihealth (Ludus) og Pacer Data (Indvandrersystemet). Herudover har Integrationsministeriet udarbejdet et simpelt indtastningssystem i MS InfoPath, som udbydere af danskuddannelse, der ikke anvender et egentligt kursustadministrativt system, kan foretage indberetningen igennem. Udbyderen kan således indtaste de oplysninger, som skal indberettes til ministeriet, i MS InfoPath. De af MS InfoPath applikationen dannede XML filer kan umiddelbart uploades til Integrationsministeriets modtagestation. Udbyderne har på denne måde et alternativ til at tilpasse eller anvende egne administrative systemer. Ultimo november 2009 anvender 27 udbydere Indvandrersystemet, mens 23 udbydere anvender Ludus. Endvidere indberetter 7 udbydere aktivitetsdata ved brug af MS InfoPath. De indberettede datafiler tjekkes af UNI C ved upload på internettet for fejlregistreringer mv., det vil sige om indberetningerne er fuldstændige i forhold til de formatkrav, som er stillet. Såfremt indberetningen er mangelfuld, modtager udbyderen besked on-line om, at indberetningen skal gentages, og om, hvad fejlene går ud på. Der kan blive tale om flere gentagelser af indberetningerne, såfremt formatkravene ikke overholdes. Når indberetningerne er modtaget og accepteret som en vellykket eksport, foretages en yderligere fejlsøgning i data, hvor datafilerne tjekkes for forhold vedrørende konsistens, datofejl mv., som ikke kan checkes for ved upload af filen. Den enkelte udbyder modtager en fra UNI C, når fejlsøgningen af indberetningen er færdig. Heri informeres udbyderen om, hvorvidt indberetningen accepteres, eller om indberetningen skal gentages efter nærmere angivne rettelser, jf. bilag 2. Udbyderne kan desuden hente en fejlrapport for indberetningen på UNI Cs server, som giver en komplet oversigt over de registrerede fejl og mangler på kursistniveau,. I bilag 3 gives en beskrivelse af arbejdsgangene i forbindelse med indberetningen for henholdsvis en udbyder, der anvender Ludus, og en udbyder, der anvender Indvandrersystemet. 3.4 Orientering om indberetningskrav På har ministeriet offentliggjort notater og vejledning om indberetning af data fra udbydere af danskuddannelse. Disse notater indeholder en beskrivelse af, hvilke data der skal indberettes, af datastruktur og formatkrav samt en definition af data. Ministeriet har endvidere offentliggjort et procedurenotat, som beskriver de kriterier, hvormed data valideres. Praksis er, at ministeriet hører såvel udbydere af danskuddannelse som systemleverandørerne (CSC og PacerData) i forbindelse med udformningen af ændringerne. Ministeriet orienterer desuden altid udbyderne og systemleverandørerne forud for en ændring af indberetningskravene således, at det er muligt at tilpasse systemerne, så udbyderne kan registrere data og danne eksportfiler efter de krav, som gælder på et givent tidspunkt. 7

8 Ministeriet har ligeledes formuleret svar på en række typiske spørgsmål, som udbydere af danskuddannelse stiller i forbindelse med indberetningerne (F.A.Q). Disse svar er tilgængelige på den hjemmeside, hvor udbyderne foretager up-load af data. 3.5 Krav om indberetning af oplysninger om udlændinges medbragte uddannelse Alle udbydere af danskuddannelse skal udover aktivitetsoplysninger indberette oplysninger om kursisternes medbragte uddannelse. Man har valgt at udbydere af danskuddannelse skal gøre dette, da det største antal nyankomne udlændinge vil modtage danskuddannelse, idet alle nyankomne udlændinge har ret til danskuddannelse uanset opholdsgrundlag. Data sendes direkte videre til Danmarks Statistik. Formuleringen af hvilke oplysninger om medbragt uddannelse, der skal indberettes, er derfor foretaget af Danmarks Statistik. Oplysninger om medbragt uddannelse for den gruppe af nyankomne udlændinge, som ikke modtager danskuddannelse, indsamles af Danmarks Statistik via spørgeskemaer, som sendes direkte til de pågældende. Det er ministeriets erfaring, at udbydere af danskuddannelse ikke har været motiverede for at indsamle disse oplysninger, idet data ikke har været anvendelige for udbyderne selv. Siden 2004 har ministeriet ikke anmodet udbyderne om at rette fejl i de indberettede oplysninger om kursisternes medbragte uddannelse, idet det har været ministeriets vurdering, at udbyderne først og fremmest skulle prioritere indberetning af data vedrørende undervisningsaktiviteten. Ministeriet har derfor bedt Danmarks Statistik om også at indsamle disse oplysninger for 2004 for den gruppe af nyankomne udlændinge, som modtager danskuddannelse. I løbet af 2006 var det ministeriets vurdering, at de fleste udbydere havde prioriteret indberetningen af aktivitetsdata. Ministeriet planlagde derfor at skærpe kravene til indberetning af oplysninger om medbragt uddannelse, således at data i større omfang ville kunne anvendes i Danmarks Statistik, og at indsamlingen af disse oplysninger fra Danmarks Statistik ville blive mindre omfangsrig og omkostningsfuld. Ministeriet fik derfor udviklet en separat database til indberetning af oplysninger om medbragt uddannelse, således at denne indberetning og indberetning af aktivitetsdata kan foretages uafhængig af hinanden. Indberetningen af oplysninger om medbragt uddannelse har siden midten af 2007 kunne indberettes fra udbyderne på to måder - enten ved at foretage indberetningen direkte til UNI C ved at indtaste data direkte på en hjemmeside eller ved upload af en fil til UNI C på samme måde som ved indberetning af aktivitetsdata. Samtidig er kategorierne for de indberettede data tilrettet efter ønske fra udbyderne, således at udbyderne i langt højere grad selv vil kunne anvende data samtidig med, at data opfylder de krav, som er stilles af Danmarks Statistik. Endelig er der etableret mulighed for, at udbyderne kan downloade data direkte fra ministeriets database, således at valg af indberetning via hjemmesiden ikke gør data utilgængelige for udbyderne. 8

9 4. Beskrivelse af en række problemstilling behandlet i arbejdsgruppen I det følgende uddybes de tre emner, som har været drøftet i arbejdsgruppen: Indberetning af statistiske data på danskuddannelsesområdet til Integrationsministeriet. Årsager til at indberetning af danskuddannelsesdata til Integrationsministeriet for en del sprogcentres vedkommende er forsinket. Udveksling af informationer om kursister mellem sprogcentre og kommuner med henblik på hjemtagelse af resultattilskud mv. 4.1 Problemstillinger i forbindelse med indberetning af data (afbureaukratisering) En del af arbejdsgruppens arbejde har bestået i at undersøge nærmere problemstillinger i forbindelse med indberetning af statistiske data på danskuddannelsesområdet til Integrationsministeriet. Her har arbejdsgruppen bl.a. drøftet tidsforbruget i forbindelse med indberetning af data fra udbyderne til ministeriet samt arbejdsgangene i forbindelse med indberetning af data. I rapporten Kortlægning og måling på dele af Integrationsministeriets ressort 2 fremgår det, at de 12 adspurgte udbydere anvender 38 minutter pr. kursist pr. kvartal på at indberette data. Det skal oplyses, at der er tale om medianværdien, dvs. den midterste observation, samt at der er betydelig spredning i det angivne tidsforbrug. På foranledning af arbejdsgruppen har Integrationsministeriet nærmere undersøgt, hvad tidsforbruget på 38 minutter pr. kursist dækker over. Konkret har ministeriet stillet yderligere syv spørgsmål til de 12 udbydere, der deltog i undersøgelsen om kortlægning og måling. Spørgsmålene vedrørte dels tidsforbruget på at indberette statistik, dels yderligere informationer om indberetning af statistik til ministeriet. Undersøgelsen viste, at 38 minutter pr. kursist pr. kvartal er et overvurderet skøn. I nogle tilfælde var det angivne tidsforbrug det samlede tidsforbrug pr. kvartal på at indberette og ikke tidsforbrug pr. kursist pr. kvartal. Udbyderne i undersøgelsen havde således ikke forstået spørgsmålet på samme måde. Undersøgelsen viste desuden, at tidsangivelsen i de fleste tilfælde ikke indbefatter indberetning af informationer om medbragt uddannelse. 4.2 Problemstillinger i forbindelse med forsinkede indberetninger af data fra udbydere til ministeriet Ministeriet har i en årrække oplevet, at indberetning af data fra en stor del af udbyderne har været forsinket. Mens nogle udbydere har fået godt styr på indberetningen, er der andre udbydere, som ikke foretager indberetningen, før ministeriet har fremsendt rykkere eller på anden måde har gjort opmærksom på, at data skal indberettes. Integrationsministeriet har derfor på nuværende tidspunkt kun fuldstændige data for , og har derfor ikke mulighed for at foretage analyser på opdaterede data. Samtidig er der kun indberettet oplysninger om medbragt uddannelse fra forholdsvis få udbydere. Den aktuelle status for indberetningerne kan ses af tabel 1 og tabel 2 nedenfor. 2 Deloitte, Kortlægning og Måling på dele af Integrationsministeriets ressort, september

10 Tabel 1: Seneste godkendte indberetning af aktivitetsdata er foretaget (pr. 23. november 2009): Antal udbydere 3. kvartal kvartal Kvartal Kvartal Kvartal kvartal Kvartal Kvartal Kvartal ) Heraf er 1 udbyder lukket pr. 31. december 2008 Som det fremgår af tabel 1 har kun fem ud af i alt 57 udbydere indberettet de nyeste data. Samtidig har 24 udbydere indberettet data for 2009, mens 2 udbydere endnu mangler at indberette data fra 2007 og frem, og 3 øvrige udbydere mangler at indberette data fra 2008 og frem. Det betyder, at Integrationsministeriets danskuddannelsesdatabase på nuværende tidspunkt alene indeholder fuldstændige data for Når Integrationsministeriet f.eks. skal besvare spørgsmål fra Folketinget eller foretage konsekvensberegninger i forhold til nye lovforslag, må dette derfor på nuværende tidspunkt blive baseret på 2006-tal eller på nyere data med en bemærkning om, at datagrundlaget er ufuldstændigt. Udover ministeriet har også kommuner behov for oplysninger om den enkelte udlændinges danskuddannelsesforløb. For at få et billede af, hvorvidt en udlændinge tidligere har modtaget danskuddannelse, gør visse kommuner brug af oplysninger fra danskuddannelsesdatabasen via et webbaseret IT-system, jf. afsnit 4.3. Systemet giver bl.a. kommunerne mulighed for at få indblik i, om en tilflytter med udlændingebaggrund har opbrugt sin ret til danskuddannelse. Oplysningerne gør det ligeledes muligt for kommunerne at se, hvorvidt udlændinge, som er henvist til udbydere uden for kommunen, har bestået en danskprøve, som giver kommunen ret til at hjemtage resultattilskud. I de tilfælde, hvor indberetningerne er ufuldstændige, er det derfor vanskeligere for kommunerne at indhente de nævnte oplysninger. Status på indberetninger af oplysninger om medbragt uddannelse for kursister, som er påbegyndt undervisningen i 2007 eller senere, fremgår af tabel 2. Her ses det, at 15 udbydere slet ikke har foretaget indberetning af disse oplysninger efter, at indberetningen heraf er adskilt fra indberetningen af data om danskuddannelsesaktiviteten. Tabel 2: Antal udbydere fordelt på andel manglende indberetninger af oplysninger om medbragt uddannelse i (pr. 29. oktober 2009) Antal udbydere 0-25 pct pct pct pct. - heraf 100 pct I alt mangler 26 udbydere at indberette oplysninger om medbragt uddannelse for mere end 75 pct. af kursisterne, mens kun 23 udbydere mangler at indberette oplysninger om medbragt uddannelse for mindre 10

11 end 25 pct. af de kursister, som er påbegyndt undervisningen i 2007 eller senere. Dette billede har været nogenlunde uændret i de senere år, hvorfor Integrationsministeriet kun har kunnet overføre ufuldstændige data til Danmarks Statistik. Da Integrationsministeriet er forpligtet til at sikre, at der indsamles oplysninger om udlændinges medbragte uddannelse, har ministeriet de senere år betalt op til 0,5 mio. kr. årligt til Danmarks Statistik, som har været nødt til at udsende spørgeskemaer til en langt større gruppe, end det ville have været nødvendigt, hvis disse oplysninger var blevet registreret og indberettet fra udbydere af danskuddannelse. Som følge af manglende indberetninger for de efterfølgende år, må det forventes, at opgaven for Danmarks Statistik vil have nogenlunde samme omfang i de kommende år. 4.3 Problemstillinger i forbindelse med udveksling af informationer mellem udbydere og kommuner Et tredje punkt drøftet i arbejdsgruppen er udveksling af data mellem kommuner og udbydere. Rapporten Kortlægning og måling på dele af Integrationsministeriets ressort peger ligeledes på, at medarbejderne i kommunerne anvender en del tid på at indhente oplysninger fra udbydere om den enkelte kursists uddannelsesforløb med henblik på hjemtagelse af resultattilskud. I forbindelse med behandling af ansøgninger om dansk indfødsret og behandling af ansøgninger om tidsubegrænset opholdstilladelse anvender Integrationsministeriet og Udlændingeservice oplysninger om udlændinges danskuddannelsesforløb. Ligeledes har kommunerne behov for at kunne se, hvor langt en udlænding er i sin danskuddannelse i forbindelse med tilflytning af en ny udlænding til kommunen. Udlændingemyndigheder og kommuner har derfor løbende behov for at kunne få adgang til opdaterede oplysninger om udlændinges danskuddannelsesforløb. Disse oplysninger indhentes i dag enten via ansøgeren selv eller via høring i den pågældendes bopælskommune/fraflytterkommune. Ministeriet har ønsket at stille data om kursisternes uddannelsesforløb til rådighed for kommunerne via ministeriets UdlændingeInformationsPortal (UIP). Ministeriet har derfor indarbejdet denne løsning i UIP. Indtil i dag indeholder UIP dog alene oplysninger om danskuddannelse til og med 2006, idet der på nuværende tidspunkt stadig mangler indberetning fra enkelte udbydere for 2007, 2008 og Oplysningerne om danskuddannelse i UIP er derfor ikke brugbare på nuværende tidspunkt. For at imødekomme kommunernes behov for at kunne se, hvorvidt en udlænding har modtaget danskuddannelse tidligere, eller hvorvidt en udlænding har bestået en danskprøve, etablerede ministeriet i slutningen af 2007 et web-baseret udtrækssystem, hvor kommunerne med en adgangskode kan trække data vedrørende danskuddannelse og prøver på individniveau direkte ud fra danskuddannelsesdatabasen. Systemet blev udviklet af UNI C i samarbejde med ministeriet og Københavns Kommune, Odense Kommune og Århus Kommune. Kommunerne har således adgang til data, som på et givet tidspunkt er godkendt i indberetningen. Det betyder, at kommunerne ad denne vej også har adgang til oplysninger om danskuddannelse for kursister, de har henvist til udbydere, som kommunen ikke selv har indgået driftsaftale med. 11

12 5. Arbejdsgruppens anbefalinger På baggrund af drøftelserne af de tre emner er arbejdsgruppen fremkommet med en række anbefalinger: Mere vejledning til og dialog med kommunerne Som beskrevet i afsnit 3.1 gælder det, at kommunalbestyrelserne og udbyderne af danskuddannelse til voksne udlændinge m.fl. er forpligtede til at tilvejebringe statistiske oplysninger om danskuddannelse til Integrationsministeriet. Ansvaret for indberetningen påhviler i høj grad også kommunalbestyrelsen og ikke kun den enkelte udbyder af danskuddannelse. Det har imidlertid vist sig, at medarbejderen i den tilsynsførende kommune, som er ansvarlig for kontakten til udbyderne, ikke altid er orienteret om kommunens ansvar i forhold til at sikre, at udbyderne indberetter godkendte data til ministeriet rettidigt. Anbefaling 1: For at skærpe kommunernes opmærksomhed på, at tilsynsforpligtelsen også inkluderer tilsyn med, at udbyderne indberetter data til Integrationsministeriet rettidigt, anbefaler arbejdsgruppen, at ministeriet sikrer en dialog og bedre vejledning herom. Dette kan f.eks. være ved deltagelse i og samarbejde omkring de tiltag, som iværksættes af KL, med henblik på at oplyse kommunerne om deres tilsynsforpligtelse på danskuddannelsesområdet, herunder en præcisering af, hvilke data der skal indberettes. Bedre oplysning til kommunerne om status for indberetning af data Integrationsministeriet ønsker løbende at orientere kontaktpersonen i den driftsansvarlige kommune om status for indberetning af data fra udbyderen til ministeriet. Derfor sendes fejlmeddelelser i forbindelse med indberetning af data til kontaktpersonen i kommunen samtidig med, at disse sendes til udbyderen. Idet opgaven kan overgå til nye medarbejdere i kommunen, findes et felt på upload-siden, hvor kontaktoplysninger på den kommunale medarbejder kan opdateres, således at en ny orientering altid sendes til den rette medarbejder i kommunen. Kontaktoplysningerne kan ligeledes være en hovedpostkasse i kommunen. Det er udbyderens ansvar løbende at opdatere oplysningerne om kontaktpersonen. Det har dog vist sig, at kontaktpersonen i kommunen ikke altid på forhånd er orienteret om status for indberetning af data, når ministeriet kontakter kommunen f.eks. i forbindelse med manglende data for en eller flere indberetningsperioder. Det kan f.eks. skyldes, at kontaktoplysningerne ikke er opdaterede, eller at den kommunale sagsbehandler ikke ved, hvordan fejlmeddelelserne skal forstås. Anbefaling 2: For at sikre en bedre orientering til kommunerne om status for indberetningerne, og at Integrationsministeriet og UNI C altid har de rette kontaktoplysninger, foreslår arbejdsgruppen, at der oprettes en informationsside til kommunerne i tilknytning til den upload-side, hvor den kommunale medarbejder i den tilsynsførende kommune løbende kan orientere sig om status for godkendte dataindberetninger samt opdatere kontaktoplysningerne. Det foreslås, at informationssiden udarbejdes på en mindre teknisk og lettere forståelig måde med opsummering af status for indberetningerne. 12

13 Mere vejledning og hjælp til udbyderne En række udbydere har i en lang periode haft problemer, herunder tidsmæssige, med at få indberettet godkendte data for 2007 og Som tidligere beskrevet skyldes det ofte en forsinket gennemførsel af systemændringer, et højt fejlniveau som er vanskeligt at nedbringe, eller fejl som følge af skift fra et indberetningssystem til et andet. Udbyderne har i dag mulighed for at kontakte Integrationsministeriet eller UNI C med spørgsmål i forbindelse med indberetningen. Ministeriet og UNI C oplever dog, at der er stor forskel på, hvornår en udbyder tager kontakt for at få hjælp til indberetningen. I forbindelse med problemer med indberetningerne i 2005 frikøbte Integrationsministeriet en medarbejder hos en udbyder af danskuddannelse til at bistå ministeriet og udbydere. Medarbejderens opgave var at bistå udbydere med indberetning, fejlretning og genindberetning af data til ministeriet, herunder mere effektiv opsamling af eventuelle systematiske fejl. Ministeriet havde på daværende tidspunkt en forventning om, at problemerne omkring indberetning ville være midlertidige. Derfor gjaldt løsningen kun i en begrænset periode. Ministeriet oplevede, at udbyderne fik stor glæde af denne løsning, og at de registreringsansvarlige medarbejdere hos udbyderne fik stor hjælp til at få indberetningerne mere i hus på en mere effektiv måde. Anbefaling 3: På baggrund af ovenstående foreslår arbejdsgruppen, at udbyderne skal tilbydes bistand fra en ekstern konsulent svarende til et årsværk eventuelt fordelt på flere år - som finansieres af Integrationsministeriet. Konsulenten skal udover at yde praktisk hjælp i forbindelse med indberetningerne, også bistå udbyderne i kommunikationen med systemleverandørerne, som kræver en mere teknisk viden om systemerne. Ministeriet skal i højere grad løbende offentliggøre statistik på danskuddannelsesområdet Det er ministeriets ønske, at der årligt offentliggøres en rapport, som beskriver aktiviteten blandt udbyderne af danskuddannelse. Den seneste offentliggjorte rapport er dog fra 2006, idet ministeriet endnu ikke har fuldstændige aktivitetsdata for 2007 og for Ministeriet har således valgt at vente med offentliggørelse af tallene, indtil alle udbydere har fået indberettet og godkendt data. Anbefaling 4: For at tydeliggøre konsekvenserne ved manglende indberetning af data, anbefaler arbejdsgruppen, at ministeriet fremover udarbejder de årlige aktivitetsrapporter, selvom alle udbydere ikke har indberettet godkendte data for et helt år. Rapporterne skal offentliggøres på og det skal bemærkes i rapporterne, at beskrivelsen alene omhandler aktiviteten hos de udbydere, der har indberettet godkendte data for det pågældende år. Arbejdsgruppen foreslår desuden, at ministeriet så vidt muligt kvartalvist offentliggør udvalgt statistik på vedrørende aktiviteten hos udbydere af danskuddannelse. I begge tilfælde skal ministeriet nævne, hvilke udbydere der ikke er medtaget i opgørelserne, fordi der mangler indberetning af godkendte data for det pågældende år og/eller kvartal. 13

14 Ministeriet skal deltage i forskellige fora med henblik på at orientere om aktiviteten på danskuddannelsesområdet Mange aktører har interesse i udviklingen af aktiviteten på danskuddannelsesområdet samt status på indberetning af data. På nuværende tidspunkt er der kun i begrænset omfang blevet oplyst herom i forskellige fora og/eller på ministeriets hjemmeside på grund af manglende godkendte indberetninger fra nogle udbydere. Det kan derfor være svært for udbyderne at se, hvad ministeriet bruger data til i praksis, og hvordan data indgår i analysearbejdet. Anbefaling 5: For at give udbydere og kommuner et bedre overblik over, hvad indberetningerne anvendes til, foreslår arbejdsgruppen, at de medarbejdere i ministeriet, som er ansvarlige for aktivitetsdata på danskuddannelsesområdet, deltager i årlige møder i FLD og KL for at orientere om status for indberetning af data, de seneste aktivitetsdata på danskuddannelsesområdet samt analyser på danskuddannelsesområdet. Indsamling af oplysninger om medbragt uddannelse bør foretages af Danmarks Statistik Som nævnt i afsnit 4 mangler en stor del af udbyderne at indberette oplysninger om medbragt uddannelse. Dette har været tilfældet i en årrække. Da Integrationsministeriet er forpligtet til at sikre, at der indsamles oplysninger om udlændinges medbragte uddannelse, har ministeriet de senere år derfor betalt op til 0,5 mio. kr. årligt til Danmarks Statistik med henblik på at få indsamlet de nødvendige oplysninger. Anbefaling 6: På baggrund af ovenstående og for at effektivisere samt fokusere udbydernes opgave i forbindelse med indberetning til Integrationsministeriet foreslår arbejdsgruppen, at mulighederne for at indsamling af oplysninger om medbragt uddannelse fremover alene foretages af Danmarks Statistik overvejes nærmere. Udbyderne skal have mulighed for at genindberette data for enkelte kursister Som beskrevet tidligere skal udbyderne indberette aktivitetsdata for et kvartal med aktivitetsoplysninger om alle de kursister, som på den ene eller anden måde har været aktive på sprogcentret i det pågældende kvartal. Det betyder, at den fil, der dannes til upload, kan blive forholdsvis stor for de udbydere, der har mange kursister. Udbydernes elevadministrative system kan derfor blive lagt ned i det tidsrum, hvor filen dannes, og andre vil derfor ikke have mulighed for at arbejde i systemet på dette tidspunkt. I dag er det derfor mest hensigtsmæssigt for udbyderne, at filen dannes på tidspunkter, hvor færre har behov for at arbejde i systemet, eksempelvis tæt på arbejdstids ophør. I dag afvises en udbyders indberetning i UNI C, hvis der er fejlregistreringer for blot en enkelt kursist. Det vil sige, at udbyderen skal foretage genindberetning af det fulde datasæt, når fejlen er rettet. Hvis udbyderne har flere fejl, men ikke får rettet alle korrekt i en omgang, skal udbyderne foretage genindberening indtil alle fejl er rettet. I dette tilfælde vil udbyderne enten skulle foretage genindberetningen over flere dage, eller lægge det elevadministrative system ned i flere omgange i løbet af en arbejdsdag. 14

15 Anbefaling 7: For at effektivisere arbejdsgangene for fejlretning og genindberetning hos udbyderne, foreslår arbejdsgruppen, at der etableres mulighed for, at udbyderne kan indberette fejlrettede data for en enkelt kursist, så udbyderne alene skal danne en mindre fil til genindberetning, hvis de er blevet bedt om at rette fejl vedrørende en enkelt kursist. Det vil betyde, at fejlretning og genindberetning ikke vil lægge udbydernes systemer ned, når genindberetningen skal foretages. Det er dog en forudsætning, at de elevadministrative systemer tilpasses, før udbyderne vil få fordel heraf. Indberetning af fejlrettede data skal dog fortsat kunne foretages ved genindberetning af et fuldt datasæt, idet udbyderne i første omgang oftest bliver bedt om at rette fejlregistreringer vedrørende flere kursister. Manglende tilpasning af de elevadministrative systemer Integrationsministeriet tilretter jævnligt strukturen for de data, som skal indberettes til UNI C. Det sker som følge af lovændringer, som f.eks. indførelse af den nye karakterskala. Erfaringerne viser, at CSC Scandihealth har været i stand til løbende at tilrette deres indberetningsmodul, så de udbydere, der anvender Ludus, uden store vanskeligheder kan indberette data i den struktur, som gælder på det pågældende tidspunkt. PacerData har derimod ikke formået at tilpasse systemet tids nok til, at de udbydere, som anvender Indvandrersystemet, har haft mulighed for at indberette data til ministeriet før lang tid efter kvartalets udgang. Nogle udbydere har derfor oplevet at være bagud med flere kvartalers indberetning på grund af manglende tilpasning af systemet. På grund af dette kan nogle udbydere blive nødt til at skulle fejlrette i forholdsvis gamle data, når indberetningen endelig kan foretages. Den 11. november 2009 fremsatte Integrationsministeren forslag til ændring af lov om danskuddannelse til voksne udlændinge m.fl.. Lovforslaget indebærer bl.a., at udbydere af danskuddannelse som supplement til de tre danskuddannelser skal tilbyde et nyt danskundervisningstilbud Intro-dansk, der er særligt målrettet de danskundervisningsbehov, som arbejdstagere har. Hvis dette forslag vedtages, skal indholdet af indberetningskravene fra udbydere af danskuddannelse tilrettes, og der skal ske en tilpasning af de elevadministrative systemer, der gør det muligt at indberette data i den nye struktur. Anbefaling 8: Arbejdsgruppen foreslår, at udbydere, som anvender Indvandrersystemet, etablerer en brugergruppe i samarbejde med PacerData. Brugergruppen kan bruges som fora til erfaringsudveksling og drøftelse af forslag til forbedringer og effektiviseringer til det eksisterende system samt prioritering af de ændringer, der skal foretages i systemet. For at sikre en ensartet prioritering og tilgang til de løbende tilpasninger af de administrative systemer, forslår arbejdsgruppen desuden, at den eksterne konsulent, som arbejdsgruppen foreslår i anbefaling 3, skal indgå som fast medlem af brugergrupperne for henholdsvis brugere af Ludus og brugere af Indvandrersystemet. Anbefaling 9: Arbejdsgruppen foreslår desuden, at kommunerne skal sikre, at udbyderne anvender elevadministrative systemer, der gør det muligt for udbyderne mere effektivt at levere de data, som skal indberettes til ministeriet rettidigt. Dette kan eventuelt indgå eksplicit i de driftsaftaler, som kommunerne indgår med udbydere af danskuddannelse. Kommunerne bør ligeledes følge op overfor udbydere, hvis dette ikke er tilfældet. 15

16 Anbefaling 10: Med henblik på yderligere effektiviseringer foreslår arbejdsgruppen, at ministeriet overvejer muligheden for indførelse af økonomisk sanktioner over for de driftsansvarlige kommuner, hvis den eller de udbydere, som kommunen har indgået aftale med, eller kommunens egne kommunale udbydere ikke foretager indberetning af godkendte aktivitetsdata inden for en vis periode efter kvartalets udgang, f.eks. ved at tilbageholde refusion til den pågældende kommune. Anbefaling 11: For at sikre en bedre og mere effektiv tilpasning af de administrative systemer, som skal ske i løbet af første halvår 2010 efter vedtagelsen af forslag til lov om ændring af lov om danskuddannelse til voksne udlændinge m.fl., forslås, at arbejdsgruppen indkaldes efter behov i forbindelse med dette arbejde. Det foreslås desuden, at arbejdsgruppen skal have en aktiv rolle i forbindelse med implementeringen af arbejdsgruppens øvrige forslag. Opdaterede danskuddannelsesdata i UIP Som beskrevet i afsnit 4.3 indeholder UIP i dag alene oplysninger om danskuddannelse til og med Der er således ikke løbende foretaget overførsel af data fra Integrationsministeriets danskuddannelsesdatabase, da det har været vurderingen, at overførsel af ufuldstændige data ikke ville gavne kommunerne yderligere. Det betyder, at kommunerne og udlændingemyndigheder fortsat er nødt til at indhente oplysninger om udlændinges tidligere forløb på danskuddannelsen hos bopælskommunen/fraflytterkommunen til brug for sagsbehandlingen. Anbefaling 12: Det er arbejdsgruppens vurdering, at det væsentligste problem i forhold til brug af UIP i forbindelse med sagsbehandling i kommuner og hos udlændingemyndigheder er, at danskuddannelsesdataene ikke er opdaterede. Idet dette problem først kan løses, når alle udbydere løbende indberetter aktivitetsdata, foreslår arbejdsgruppen, at overvejelser om en eventuel tilretning af brugerfladen i UIP genoptages, når data løbende opdateres. 16

17 Notat JL/ j Vedrørende: Fordeling: Skrevet af: Lars Strange/Jesper Lund Version nr.: 1.8 Indberetning af aktivitetsdata på danskundervisningsområdet til Integrationsministeriet fra Beskrivelse af datastrukturer og dataformater Dette dokument beskriver i detaljer strukturen for de danskundervisningsdata (aktivitetsdata), som skal modtages i Integrationsministeriet dækkende kvartalerne og frem. Forrige notat vedr. version 1.7 dateret er stadig gældende for data fra før Det er kun obligatorisk at benytte version 1.8 fra og med 2009, jf. oversigten nedenfor. I forhold til datastrukturen i version 1.7 (revision 1) er der tale om følgende ændringer: Undervisningsoplysninger: Der er tilføjet et felt, UnLekMin, hvori lektionslængden i minutter af de indberettede lektioner skal angives. Feltet er obligatorisk i denne version. Undervisningsoplysninger: Alle lektionsfelter kan nu gå op til et maksimum på 400 lektioner mod tidligere 200. XML skema definition: Er ændret, således at ovenstående felt er medtaget som sidste tag i undervisningsdata. Version: Tager nu værdien 1.8 Som nævnt ovenfor, kan tidligere versioner af indberetningsformatet stadig benyttes til at indberette data for 2007 og Version 1.5 kan bruges til indberette data frem til og med kvartal Version 1.6 kan bruges til at indberette data fra kvartal til kvartal Version 1.7 kan bruges til at indberette data fra kvartal til kvartal Version 1-8 kan bruges til at indberette data fra og frem. NB. Små udbydere, som benytter INM og UNI Cs registreringsformular udarbejdet i MS InfoPath kan dog indtil videre benytte den hidtidige udgave, som er i version 1.6, hvis de overholder følgende betingelser: De er ikke prøveafholdende, og indberetter derfor ikke prøvekarakterer De har ikke lektionslængder, som afviger fra 45 minutter.

18 Side 2 I nedenstående afsnit gives først en verbal beskrivelse af rammerne for og indholdet af indberetningerne. Herefter følger en præcis skematisk fortegnelse af data og hvilke værdier disse skal og kan antage. Endelig beskrives i sidste afsnit hvordan data, i forbindelse med indberetningen, skal organiseres i et XML dokument. Indberetning af dansk undervisningsdata til Integrationsministeriet fra 2007 UNI C Statistik & Analyse, juli 2009

19 Side 3 Beskrivelse af datastrukturen I dette afsnit gives en verbal gennemgang af hvilke data som skal indberettes set fra decentral (udbydernes) side. Hvem skal indberette Alle udbydere, som varetager danskundervisning i opdrag fra kommunerne, indberetter direkte til INM. Hvilke kursister skal indberetningen omfatte Indberetningen skal omfatte alle kursister, som i den pågældende periode (kvartal) har en eller flere bevægelser på deres forløbsoplysninger (jf. næste afsnit), dvs. er blevet henvist til udbyderen og/eller har modtaget undervisning, har afsluttet undervisning (på normal vis), er ophørt et uddannelsesmodul i utide og/eller har aflagt prøve hos udbyderen. En kursist kan naturligvis have haft flere af disse hændelser i den samme periode. Hvilke oplysninger skal indberettes De oplysninger, der skal indberettes, består af ét sæt stamoplysninger for hver CPR nr. ved udbyderen (se tabel: Kursist) og nogle forløbsoplysninger (et variabelt antal pr. kursist). De forløbsoplysninger, som skal indberettes er følgende: Kursistens henvisninger i perioden (se tabel: Henvisning). Kursistens indplaceringer eller afslutninger på et undervisningsmodul på et af de tre uddannelsesniveauer (se tabel: Modul). Kursistens deltagelse i undervisning under et sådant modul (se tabel: Undervisning). Kursistens prøveresultater (se tabel: Prøver) Hvad skal data i hver tabel indeholde Stamoplysninger: Kursisttabel: Oplysningerne i denne tabel gives én gang per CPR nr. inkluderet i indberetningen. Oplysningerne omfatter faste baggrundsoplysninger på kursisten, dvs. køn og nationskode. Indberettes kursisten over flere kvartaler, skal stamoplysningerne indberettes hver gang. I Integrationsministeriets statistikdatabase bliver det de sidst indberettede stamoplysninger, som bliver registreret for et CPR nr. hos en udbyder. Nye stamoplysninger for et CPR nr. hos en udbyder vil altså overskrive tidligere indberettede oplysninger. Forløbsoplysninger: Henvisninger: For hver af de henvisninger, kursisten har for perioden, angives henvisningsdato, henvisningskategorien samt kursistens bopælskommune (henvisningskommune). Henvisningsdatoen skal ligge inden for den pågældende indberetningsperiode (kvartal). Indberetning af dansk undervisningsdata til Integrationsministeriet fra 2007 UNI C Statistik & Analyse, juli 2009

20 Side 4 Uddannelse (Modultabel): Her indberettes alle de uddannelsesforløb, som kursisten enten har modtaget undervisning på i indberetningsperioden, har afsluttet normalt (har bestået modultest) i perioden eller er ophørt fra i perioden. Det enkelte uddannelsesforløb identificeres ved modul kategori og uddannelses nr. (1-3) samt forsøg nr. (fortløbende nr. for kursistens modulsætninger på denne kombination). Der registreres endvidere startdato for uddannelsen. Når kursisten afslutter uddannelsen tilføjes en slutdato til den samme registrering og en ophørskode, som indikerer enten at kursisten er stoppet og hvad ophørsårsagen er. Hvis kursisten er stoppet på normal vis, markeres i stedet med en dato, at vedkommende har bestået den tilhørende modultest. Kursister som er henvist og modulsat, men aldrig mødt op eller aldrig startet på undervisningen, registreres med startdato og slutdato samme dag samt med den relevante ophørsårsag. Bemærk at disse oplysninger kun skal indberettes for kursister som enten har haft undervisning i kvartalet eller er ophørt på denne modulkombination. Bemærk at den samme record (dvs. kombination af modul nr, uddannelses nr. og forsøgs nr. for en kursist) i denne tabel godt kan gå igen i flere indberetningsperioder. Er kursisten startet med at modtage undervisning på et uddannelsesforløb i kvartal 1, indberettes dette med start dato. Denne record gentages så i alle fremtidige indberetninger så længe kursisten modtager undervisning på modulet. Den sidste gang recorden optræder i en indberetning er når kursisten afslutter den pågældende modulplacering. Her tilføjes så en slutdato samt enten en ophørskode hvis modulet afsluttes uden modultest, eller en dato for bestået modultest. Bemærk at hvis kursisten er afsluttet unormalt på et modul (fx er gået på barsel eller aldrig er mødt op eller på anden måde har afbrudt modulet), skal der startes på en ny registrering af uddannelse i denne tabel, også selvom kursisten på et senere tidspunkt starter på samme uddannelsesforløb. Dvs. så snart der sættes en slutdato for en record i Modultabellen, lukkes der for yderligere opdateringer. Feltet forsøg nr. bruges her til at markere, når kursisten starter på samme modul igen på et senere tidspunkt. Undervisning: Denne tabel er en undertabel til Modultabellen, og heri registreres oplysninger om den undervisning kursisten har modtaget i indberetningsperioden på et givet uddannelsesforløb. Registreringerne organiseres på den måde, at der for hver måned i kvartalet opsummeres, hvor mange timer kursisten er blevet undervist fordelt efter en række kategorier både for undervisningsformen og undervisningens indhold. De præcise oplysninger er specificeret i næste afsnit. Der kan altså optræde op til tre records i denne tabel for hver kursist for hvert uddannelsesforløb. Der skal naturligvis være konsistens mellem uddannelses- og undervisningstabellerne forstået på den måde, at der fx ikke kan være registeret undervisning i en måned, som ligger efter måneden for en slutdato angivet i Modultabellen. Indberetning af dansk undervisningsdata til Integrationsministeriet fra 2007 UNI C Statistik & Analyse, juli 2009

21 Side 5 Prøver: Alle kursister som har aflagt eller er tilmeldt prøve hos udbyderen i perioden registreres her. En registrering i prøvetabellen er ikke betinget af, at kursisten optræder med en uddannelses/undervisningsregistrering, idet kursister kan aflægge prøve ved udbyderen uden at have modtaget undervisning samme sted eller i samme kvartal. Der oplyses i prøvetabellen om datoen for prøvens aflæggelse, prøvens type, status for prøven, den evt. opnåede karakter o.a. oplysninger specifikt for den enkelte prøveaflæggelse. Har kursisten tilmeldt sig/aflagt flere forskellige prøver i perioden, optræder der flere registreringer for det samme CPR nr. Omvendt kan den samme prøvedato og prøvetype kun optræde én gang for et CPR. Der skal altså kun indberettes den seneste prøvestatus for kursisten for en given prøvedato og -type. Overgangen til den nye 7 trins karakterskala (12 skalaen) er i indberetningen håndteret således, at for alle prøver, som indberettes i indberetningskvartaler før 4. kvartal 2007, skal den gamle 13- skala benyttes. Omvendt for prøveresultater for fra og med 4. kvartal 2007 her skal alene den nye 12-skala benyttes. Hvilke krav stilles der til validiteten af de indberettede data Følgende er et krav til de indberettede data: Alle datafelter skal overholde nogle grundlæggende egenskaber specificeret senere i dette notat. Er et datafelt angivet som talfelt vil der fx ikke blive accepteret tekst. Ligeledes skal felter som datoer og CPR nr. m.v. overholde en række konventioner. For datafelter, som benytter lukkede kodesæt (se feltspecifikationerne senere), skal der benyttes en af de udmeldte koder. For Nationskoder vil der dog blive accepteret en vis afvigelse. Nogle datafelter er obligatoriske for enhver registrering i en given tabel og må derfor ikke mangle. For andre felter kan manglende accepteres, måske dog kun i et nærmere bestemt omfang. Der vil blive foretaget kontrol af den tidsmæssige konsistens i data, således at fx slutdatoen i et uddannelsesforløb ikke ligger før en måned, hvori der er angivet undervisning og lignende sammenhænge. Hvordan skal data indberettes Data organiseres i en XML fil og indberettes kvartalsvist til INM. Skemadefinitionen på denne XML fil er beskrevet i sidste afsnit i dette notat. XML filen skal være opbygget hierarkisk, således at alle data, som vedrører en given CPR kursist står samlet. Opdateringer af allerede indberettede data Så længe der ikke er indberettet for et nyt kvartal, vil der blive mulighed for udbyderen at gå ind og erstatte de indberettede data med nye data for kvartalet. Det er også muligt at Integrationsministeriet på baggrund af den fejlsøgning der laves i data, vil bede om en ny indberetning for samme kvartal. Indberetning af dansk undervisningsdata til Integrationsministeriet fra 2007 UNI C Statistik & Analyse, juli 2009

22 Side 6 Datastrukturen i skematisk form Nedenstående figur viser datastrukturen i skematisk form. Datastrukturen er hierarkisk, dvs. alle tabeller på nær stamtabellen har en relation til en overliggende tabel, og alle records i alle tabeller kan føres tilbage til stamtabellen (via CPR nr. og udbyderkode). Felter som er eksterne nøglefelter, dvs. fastlægger forbindelsen til en overliggende tabel, står med fed skrift. Felter som er interne nøglefelter, dvs. medvirker til unikt at identificere den enkelte record, står med kursiv skrift. De fleste af nøglefelterne er både eksterne og interne. I det dataformat som indberetningen skal foregå i (XML, se et senere afsnit), er det ikke nødvendigt at angive nøglefelterne mere end én gang. De er blot medtaget i alle tabeller for at illustrere den hierarkiske struktur i data samt for at vise, hvordan den enkelte record skal kunne identificeres unikt. Henvisning Ukode KCprNr HHenvisDato HHenvisKat HKomKode Kursist Iperiode Ukode KCprNr KKoen KNationsKode Modul Ukode KCprNr UUddNr UModul UForsoegnr UStartDato USlutDato UOphoersaarsag UModTestDato Prøver Ukode KCprNr PDato PType PStatus PKarakter PSelvstuderende Ukode KCprNr UUddNr UModul UForsoegnr UnPeriode UnFagSkema UnFagOevrig UnKatKonf UnKatStud UNKatEdb UNKatProj UNKatEks UNKatOevrig UnFravaer UnLekMin Undervisning Indberetning af dansk undervisningsdata til Integrationsministeriet fra 2007 UNI C Statistik & Analyse, juli 2009

23 Side 7 Felt specifikationer I det følgende angives de nøjagtige specifikationer for de felter, som er indeholdt i hver tabel. For en række felter er de lovlige værdier af overskuelighedsgrunde dog angivet i en tabel efterfølgende, eller de er kun tilgængelige på en web side. Bemærk: Er et felt markeret med X i kolonnen obligatorisk, afvises indberetningen, hvis feltet er tomt eller helt mangler. For ikke obligatoriske felter kan Integrationsministeriet evt. stille krav om en maksimal andel manglende oplysninger. Kursist tabellen (stam data) Felt Navn Info Lovlige værdier Obligatorisk (X) Iperiode Indberetningsperiode (kvartal) Tekst, kvartal nr YYYYQ, fx X Ukode Udbyder kode (=sprogcenter Tal, seks cifre X kode i offentlig udbyder regi) KCprNr Kursistens CPR nummer Tekst, 10 tegn X der accepteres kun alm. CPR, som overholder modulus 11 test. KKoen Køn på kursist Tekst, 1 tegn X M = Mand K = Kvinde KNationsKode Kursistens nations kode Tekst, 3 tegn Følger FNs ISO Alpha 3-code, se web siden: /unsd/methods/m49/m49alpha.htm X Henvisning tabellen Felt Navn Info Lovlige værdier Obligatorisk (X) HHenvisDato Henvisningsdato Dato, format: ÅÅÅÅ-MM-DD HHenvisKat Henvisningskategori. Talkode, 1 ciffer (1-9) Se listen nedenfor HKomKode Kommunekode for bopælskommunen Talkode, 3 cifre (officiel kommune kode) Henvisningskategori (HHenvisKat) kan være en af følgende: 1= Henvist efter Integrationsloven, med ydelse (I1) 2= Henvist efter Integrationsloven, selvforsørger (I2) 3= Kommunalt henviste efter lov om aktiv beskæftigelsesindsats (K) 4= AF-henviste efter lov om aktiv beskæftigelsesindsats, udenlansk statsb. (A1) 5= AF-henviste efter lov om aktiv beskæftigelsesindsats, dansk statsb. (A2) 6= Selvforsørgende, der betaler gebyr (S1) 7= Selvforsørgende, der ikke betaler gebyr (S2) 8= Rekvireret undervisning (R) 9= Øvrige kursister (Ø) X X X Indberetning af dansk undervisningsdata til Integrationsministeriet fra 2007 UNI C Statistik & Analyse, juli 2009

24 Side 8 Modul tabellen Felt Navn Info Lovlige værdier Obligatorisk UUddNr Danskuddannelsens nummer Talkode, 1 ciffer 1 = Danskuddannelse 1 2 = Danskuddannelse 2 3 = Danskuddannelse 3 UModul Angiver uddannelses modul Talkode, 1 ciffer 1 = Modul 1 2 = Modul 2 3 = Modul 3 4 = Modul 4 5 = Modul 5 UForsoegNr Fortløbende nr. for kursistens modulsætning på dette modul på dette udd. niveau. Kursistens startdato på dette uddannelsesmodul Slutdato for dette uddannelsesmodul 6 = Modul 6 Tal 1, 2, 3.. osv UStartDato Dato format: ÅÅÅÅ-MM-DD USlutDato Dato format: ÅÅÅÅ-MM-DD UOphoersaarsag Årsag til ophør Talkode, 1 ciffer (1-8) Se listen nedenfor UModTestDato Dato for bestået modultest Dato format: ÅÅÅÅ-MM-DD Ophørsårsag (UOphoersaarsag) kan være en af følgende talkoder: X X X X (X) X, ved angivet slutdato 1= Danskuddannelse afsluttet med prøve 2= Danskuddannelse afsluttet uden prøve 3= Ophør på grund af beskæftigelse 4= Ophør på grund af uddannelse 5= Ophør som følge af 3-års grænsens udløb 6= Ophør på grund af flytning til anden kommune eller anden udbyder 7= Kursisten ophørt på grund af meddelt sygdom, barsel, orlov eller børnepasningsproblemer (periode over tre måneder) 8= Andet/ukendt Indberetning af dansk undervisningsdata til Integrationsministeriet fra 2007 UNI C Statistik & Analyse, juli 2009

25 Side 9 Undervisning tabellen UnPeriode Felt Navn Info Lovlige værdier Obligatorisk UnFagSkema Det måned undervisningen forløber i. Skemalagt lærerstøttet undervis. - antal skemalagte lærerstøttede undervisningslektioner Talkode, 2 cifre 1 = januar 2 = februar.. 12 = december Heltal, antal lektioner UnKat.. felter er valgfri underopdelinger af antal skemalagte lærerstøttede undervisningslektioner angivet i Un- FagSkema. Lovlige værdier er som for UnFagSkema UnKatKonf Konfrontationslektioner Heltal, antal lektioner UnKatStud Studieværksted Heltal, antal lektioner UnKatEdb Edb-lokale/Sproglaboratorium Heltal, antal lektioner UnKatProj Projektundervisning Heltal, antal lektioner UnKatEks Ekskursion Heltal, antal lektioner UnKatOevrig Andet Heltal, antal lektioner UnFravaer UnFagOevrig UnLekMin Antal fraværslektioner af totalt antal skemalagte lærerstøttede undervisningslektioner Øvrige timer, antal tilbudte lektioner Lektionslængden i minutter for lektioner angivet under Un- FagSkema. Heltal, antal lektioner X X X X Heltal, antal minutter Note. Er lektionslængden ikke den samme for alle timer angivet for et CPR nr. i et måned på en DU/Modul/forsøg nr. indberettes den gennemsnitlige lektionslængde og angives i minutter afrundet til heltal. X (X) Indberetning af dansk undervisningsdata til Integrationsministeriet fra 2007 UNI C Statistik & Analyse, juli 2009

26 Side 10 Prøve tabellen Felt Navn Info Lovlige værdier Obligatorisk PDato Dato for denne prøve Dato, format: ÅÅÅÅ-MM-DD PType Prøvetype Talkode, 2 cifre 1 = Prøve i Dansk I Lytteforståelse/ mundtlig kommunikation 2 = Prøve i Dansk I - Læseforståelse/ skriftlig fremstilling 3 = Prøve i Dansk II - Lytteforståelse/ mundtlig kommunikation 4 = Prøve i Dansk II Læseforståelse 5 = Prøve i Dansk II - Skriftlig fremstilling 6 = Prøve i Dansk III - Lytteforståelse/ mundtlig kommunikation 7 = Prøve i Dansk III - Læseforståelse 8 = Prøve i Dansk III - Skriftlig fremstilling 9 = Studieprøve - Lytteforståelse 10 = Studieprøve - Mundtlig kommunikation 11 = Studieprøve - Læseforståelse 12= Studieprøve - Skriftlig fremstilling PStatus Status for denne prøve Talkode, 1 ciffer 1 = Tilmeldt 2 = Ikke mødt 3 = Syg 4 = Gennemført PKarakter PSelvstuderende Karakter givet ved prøven (12 eller 13 skala) Har kursisten været selvstuderende 9 = Andet Tekst, 2 tegn Karakter fra 12 skala, hvis Iperiode >= Karakterer fra 13 skala, hvis Iperiode < NB karaktererne 0, 2 og 3 indberettes som hhv: 00, 02 og 03 Tekst, 1 tegn J = Ja N = Nej X X X (X) X, hvis PStatus = 4 Indberetning af dansk undervisningsdata til Integrationsministeriet fra 2007 UNI C Statistik & Analyse, juli 2009

27 Side 11 XML skemadefinition Nedenstående XML skemadefinition findes også på INMs hjemmeside som separat dokument. Vær opmærksom på følgende: Namespace referencen i headeren er nu Feltet version angiver hvilken version af skemaet. Kun XML dokumenter af samme version, for denne 1.8, validerer mod dette skema. For nogle af tabellerne kræves det at felterne kommer i en bestemt rækkefølge (samme som i definitionerne ovenfor). Dette er angivet med <xs:sequence> tag en. For nogle felter kræves det, at der altid står en tag for feltet uanset om der findes data eller ej. Dette krav kan ses ved specifikationen nillable="true" i <xs:element> tag en tilhørende feltet. Feltet produktkode er systemleverandørens mulighed for at angive fx systemnavn og version på det system, der har produceret XML filen. Maksimalt 256 tegn fri tekst. <?xml version="1.0" encoding="iso " standalone="no"?> - <xs:schema xmlns=" xmlns:xs=" xmlns:ns=" xmlns:xsi=" target- Namespace=" elementformdefault="qualified"> - <xs:annotation> <xs:documentation xml:lang="da">indberetning af dansk undervisningsdata til Integrationsministeriets fra Beskrivelse af datastrukturer og dataformater statistik.uni-c.dk</xs:documentation> </xs:annotation> - <xs:element name="document"> - <xs:complextype> - <xs:sequence> - <xs:element name="version"> - <xs:annotation> <xs:documentation xml:lang="da">versionen af dette skema angives i flg. enkelte enumeration, hvorfor skema og data her skal komme overens.</xs:documentation> </xs:annotation> - <xs:simpletype> - <xs:restriction base="xs:string"> <xs:enumeration value="1.8" /> </xs:restriction> </xs:simpletype> </xs:element> - <xs:element name="produktkode" nillable="true"> - <xs:simpletype> - <xs:restriction base="xs:string"> <xs:maxlength value="256" /> </xs:restriction> </xs:simpletype> </xs:element> - <xs:choice maxoccurs="unbounded"> <xs:element ref="kursist" /> </xs:choice> </xs:sequence> Indberetning af dansk undervisningsdata til Integrationsministeriet fra 2007 UNI C Statistik & Analyse, januar 2008

28 Side 12 </xs:complextype> - <xs:key name="kursistkey"> <xs:selector xpath=".//ns:kursist" /> <xs:field xpath="ns:iperiode" /> <xs:field xpath="ns:ukode" /> <xs:field xpath="ns:kcprnr" /> </xs:key> </xs:element> - <xs:element name="kursist"> - <xs:complextype> - <xs:sequence> - <xs:element name="iperiode"> - <xs:simpletype> - <xs:restriction base="xs:string"> <xs:pattern value="[1-9][0-9]{3}[1-4]" /> </xs:restriction> </xs:simpletype> </xs:element> - <xs:element name="ukode"> - <xs:simpletype> - <xs:restriction base="xs:unsignedint"> <xs:mininclusive value="100000" /> <xs:maxinclusive value="999999" /> </xs:restriction> </xs:simpletype> </xs:element> - <xs:element name="kcprnr"> - <xs:simpletype> - <xs:restriction base="xs:string"> <xs:pattern value="((((0[1-9] 1[0-9] 2[0-9] 3[0-1])( )) ((0[1-9] 1[0-9] 2[0-9] 30)( )) ((0[1-9] 1[0-9] 2[0-9])(02)))[0-9]{6})" /> </xs:restriction> </xs:simpletype> </xs:element> <xs:element name="kkoen" type="typkkoen" /> <xs:element name="knationskode" type="typ3tegn" /> - <xs:choice minoccurs="0" maxoccurs="unbounded"> <xs:element ref="henvisning" /> </xs:choice> - <xs:choice minoccurs="0" maxoccurs="unbounded"> <xs:element ref="modul" /> </xs:choice> - <xs:choice minoccurs="0" maxoccurs="unbounded"> <xs:element ref="proeve" /> </xs:choice> </xs:sequence> </xs:complextype> - <xs:key name="henvisningkey"> <xs:selector xpath=".//ns:henvisning" /> <xs:field xpath="ns:hhenvisdato" /> </xs:key> - <xs:key name="proevekey"> <xs:selector xpath=".//ns:proeve" /> Indberetning af dansk undervisningsdata til Integrationsministeriet fra 2007 UNI C Statistik & Analyse, januar 2008

29 Side 13 <xs:field xpath="ns:pdato" /> <xs:field xpath="ns:ptype" /> </xs:key> - <xs:key name="modulkey"> <xs:selector xpath=".//ns:modul" /> <xs:field xpath="ns:uuddnr" /> <xs:field xpath="ns:umodul" /> <xs:field xpath="ns:uforsoegnr" /> </xs:key> </xs:element> - <xs:element name="henvisning"> - <xs:complextype> - <xs:sequence> <xs:element name="hhenvisdato" type="xs:date" /> - <xs:element name="hhenviskat"> - <xs:simpletype> - <xs:restriction base="xs:unsignedbyte"> <xs:pattern value="[1-9]" /> </xs:restriction> </xs:simpletype> </xs:element> - <xs:element name="hkomkode"> - <xs:simpletype> - <xs:restriction base="xs:short"> <xs:pattern value="[1-9][0-9]{2}" /> </xs:restriction> </xs:simpletype> </xs:element> </xs:sequence> </xs:complextype> </xs:element> - <xs:element name="modul"> - <xs:complextype> - <xs:sequence> - <xs:element name="uuddnr"> - <xs:simpletype> - <xs:restriction base="xs:unsignedbyte"> <xs:pattern value="[1-3]" /> </xs:restriction> </xs:simpletype> </xs:element> - <xs:element name="umodul"> - <xs:simpletype> - <xs:restriction base="xs:unsignedbyte"> <xs:pattern value="[1-6]" /> </xs:restriction> </xs:simpletype> </xs:element> - <xs:element name="uforsoegnr"> - <xs:simpletype> - <xs:restriction base="xs:unsignedbyte"> <xs:mininclusive value="1" /> </xs:restriction> Indberetning af dansk undervisningsdata til Integrationsministeriet fra 2007 UNI C Statistik & Analyse, januar 2008

30 Side 14 </xs:simpletype> </xs:element> <xs:element name="ustartdato" type="xs:date" /> <xs:element name="uslutdato" type="xs:date" nillable="true" /> - <xs:element name="uophoersaarsag" nillable="true"> - <xs:simpletype> - <xs:restriction base="xs:unsignedbyte"> <xs:pattern value="[1-8]" /> </xs:restriction> </xs:simpletype> </xs:element> <xs:element name="umodtestdato" type="xs:date" nillable="true" /> - <xs:choice minoccurs="0" maxoccurs="unbounded"> <xs:element ref="undervisning" /> </xs:choice> </xs:sequence> </xs:complextype> - <xs:key name="undervisningkey"> <xs:selector xpath=".//ns:undervisning" /> <xs:field xpath="ns:unperiode" /> </xs:key> </xs:element> - <xs:element name="undervisning"> - <xs:complextype> - <xs:sequence> - <xs:element name="unperiode"> - <xs:simpletype> - <xs:restriction base="xs:unsignedbyte"> <xs:mininclusive value="1" /> <xs:maxinclusive value="12" /> </xs:restriction> </xs:simpletype> </xs:element> <xs:element name="unfagskema" type="typ0to400" /> <xs:element name="unkatkonf" type="typ0to400" nillable="true" /> <xs:element name="unkatstud" type="typ0to400" nillable="true" /> <xs:element name="unkatedb" type="typ0to400" nillable="true" /> <xs:element name="unkatproj" type="typ0to400" nillable="true" /> <xs:element name="unkateks" type="typ0to400" nillable="true" /> <xs:element name="unkatoevrig" type="typ0to400" nillable="true" /> <xs:element name="unfravaer" type="typ0to400" /> <xs:element name="unfagoevrig" type="typ0to400" /> <xs:element name="unlekmin" type="typ15to120" /> </xs:sequence> </xs:complextype> </xs:element> - <xs:element name="proeve"> - <xs:complextype> - <xs:sequence> <xs:element name="pdato" type="xs:date" /> - <xs:element name="ptype"> - <xs:simpletype> - <xs:restriction base="xs:unsignedbyte"> Indberetning af dansk undervisningsdata til Integrationsministeriet fra 2007 UNI C Statistik & Analyse, januar 2008

31 Side 15 <xs:mininclusive value="1" /> <xs:maxinclusive value="12" /> </xs:restriction> </xs:simpletype> </xs:element> - <xs:element name="pstatus"> - <xs:simpletype> - <xs:restriction base="xs:unsignedbyte"> <xs:pattern value="[1-49]" /> </xs:restriction> </xs:simpletype> </xs:element> - <xs:element name="pkarakter" nillable="true"> - <xs:simpletype> - <xs:restriction base="xs:string"> <xs:enumeration value="-3" /> <xs:enumeration value="00" /> <xs:enumeration value="02" /> <xs:enumeration value="03" /> <xs:enumeration value="4" /> <xs:enumeration value="5" /> <xs:enumeration value="6" /> <xs:enumeration value="7" /> <xs:enumeration value="8" /> <xs:enumeration value="9" /> <xs:enumeration value="10" /> <xs:enumeration value="11" /> <xs:enumeration value="12" /> <xs:enumeration value="13" /> </xs:restriction> </xs:simpletype> </xs:element> - <xs:element name="pselvstuderende" nillable="true"> - <xs:simpletype> - <xs:restriction base="xs:string"> <xs:pattern value="j N" /> </xs:restriction> </xs:simpletype> </xs:element> </xs:sequence> </xs:complextype> </xs:element> - <xs:simpletype name="typkkoen"> - <xs:restriction base="xs:string"> <xs:pattern value="m K" /> </xs:restriction> </xs:simpletype> - <xs:simpletype name="typ12"> - <xs:restriction base="xs:unsignedbyte"> <xs:pattern value="1 2" /> </xs:restriction> </xs:simpletype> - <xs:simpletype name="typaarstal"> Indberetning af dansk undervisningsdata til Integrationsministeriet fra 2007 UNI C Statistik & Analyse, januar 2008

32 Side 16 - <xs:restriction base="xs:short"> <xs:mininclusive value="1900" /> <xs:maxinclusive value="9999" /> </xs:restriction> </xs:simpletype> - <xs:simpletype name="typ3tegn"> - <xs:restriction base="xs:string"> <xs:length value="3" /> </xs:restriction> </xs:simpletype> - <xs:simpletype name="typ0to400"> - <xs:restriction base="xs:unsignedint"> <xs:maxinclusive value="400" /> </xs:restriction> </xs:simpletype> - <xs:simpletype name="typ15to120"> - <xs:restriction base="xs:unsignedbyte"> <xs:mininclusive value="15" /> <xs:maxinclusive value="120" /> </xs:restriction> </xs:simpletype> </xs:schema> Indberetning af dansk undervisningsdata til Integrationsministeriet fra 2007 UNI C Statistik & Analyse, januar 2008

33 MINISTERIET FOR FLYGTNINGE, INDVANDRERE OG INTEGRATION Dato: Juni 2004 Kontor: Økonomi- og Analyse J.nr.: 2002/ Sagsbeh.: Mol NOTAT Datamodtagelse, validering og fejlretning i forbindelse med modtagelse af indberetninger fra udbydere af danskuddannelse for voksne udlændinge m.fl. til Integrationsministeriet og Danmarks Statistik via UNI-C. Udbydere af danskuddannelse for voksne udlændinge m.fl. indberetter fire gange årligt (efter hvert kvartal) statistik vedrørende uddannelsesaktiviteten til Integrationsministeriet. Indberetningen sker via up-load af en datafil via Internettet til UNI Cs server. Hos hver enkelt udbyder dannes således udtræk omfattende en henvisningstabel, en kursisttabel, en modultabel, en prøvetabel samt en undervisningstabel. Indberetningernes indhold aftales løbende mellem Integrationsministeriet, kommunerne og repræsentanter fra udbydere af danskuddannelsen. De indberettede datafiler tjekkes af UNI C ved upload på internettet for fejlregistreringer mv, dvs. om indberetningerne er fuldstændige i forhold til de formatkrav, som er stillet. Såfremt indberetningen er mangelfuld, modtager udbyderen besked on-line om, at indberetningen skal gentages, og om hvad fejlene går ud på. Der kan blive tale om flere gentagelser af indberetningerne, såfremt formatkravene ikke overholdes. Når indberetningerne er modtaget og accepteret som en vellykket eksport foretages en yderligere fejlsøgning i data, hvor datafilerne tjekkes for forhold vedr. konsistens, datofejl mm, som der ikke kan checkes for ved internet upload af filen. Den enkelte udbyder kontaktes, når denne vurdering af dens indberetninger er færdig. I et modtagelsesbrev (e-post) informeres udbyderen om, hvorvidt indberetningen accepteres, eller om indberetningen skal gentages efter nærmere angivne rettelser. Udbyderne kan desuden hente en fejlrapport for indberetningen på UNI Cs server, som giver en komplet oversigt over de registrerede fejl og mangler. Typer af fejl i data: Som nævnt er fejlsøgning delt mellem det som checkes samtidig med uploaden og det som checkes efterfølgende:

34 - 2 - Fejl som checkes samtidig med fil-upload til UNI C: Der checkes om data passer med den XML skemadefinition, som danner grundlag for indberetningens data, dvs.: Om data er et validt XML dokument og overholder den struktur, som er angivet i XML skemaet. Fx afvises indberetningen, hvis der optræder feltnavne som ikke er kendt af XML skemaet. Der checkes om periode (kvartal) feltets værdi og udbyderkoden passer med de værdier som er indtastet ved upload. Hvis der er dubletter af nøglefelter, afvises indberetningen. Fx hvis det samme CPR nr. optræder to gange i kursist stamoplysningerne, eller fx hvis den samme kursist har to henvisninger med samme henvisningsdato. Mangler der værdier til felter som er obligatoriske, afvises indberetningen. Hvis der er værdier til lukkede kodesæt som ikke er valide, afvises indberetningen. Det samme gælder øvrige tal felter for hvilke der er sat et lovligt værdiområde (fx antal tilbudte timer per måned). Fejl som checkes i den efterfølgende fejlrapport. Her skelnes mellem to typer af fejl. type A, som er indberetningsfejl, der skal rettes straks af udbyderen, hvorefter indberetningen skal gentages, type B, som er indberetningsfejl, som skal beskrives i fejllister. Hvor det er muligt fejlrettes type B-fejl mekanisk i UNI-C. Kun ved fejl af type A skal eksporten fra udbyderen gå om. Institutionskontakt i forbindelse hermed ligger hos UNI-C, der modtager indberetningerne og tjekker for fejl. Ved fejl af type B, accepteres indberetningerne af hensyn til kravet om rimeligt hurtige statistikker. Hvor det er muligt fejlrettes data maskinelt (af UNI-C) og der udskrives fejllister, som udsendes til udbyderen med henblik på rettelse af fejlene/indtastningspraksis før den næste periodeindberetning.

35 - 3 - DE AKUTTE FEJL TYPE A: TYPE A fejl opgøres alene pr. indberetning (dvs. per udbyder per kvartal) og omfatter: 1. Anvendelse af ulovligt CPR-nummer (modulus 11 check) 2. Kursist stamoplysninger: Manglende indtastninger af uddannelses- og erhvervsoplysninger i et uacceptabelt omfang. 3. Henvisningsoplysninger: Datoer som ligger efter kvartalets udgang eller bopæls-kommunekoder som ikke er valide kommunekoder. 4. Moduloplysninger: - startdatoer som ligger efter den aktuelle indberetningsperiode, eller - slutdatoer, som ligger udenfor kvartalet, eller - startdatoer som ligger efter slutdato på det samme modul/forsøg. 5. Modul/forsøg slutdato er angivet uden ophørsårsag/modultestdato eller ophørsårsagmodultestdato er angivet uden slutdato. 6. Konsistensen mellem alle modul/forsøg registreringer for kursisten. 7. Undervisningsoplysninger: Det angivne månedsnummer ligger ikke inden for indberetningskvartalet. 8. Undervisningsoplysninger: Der er inkonsistens mellem start- og/eller slutdato for modul/forsøg og en undervisningsmåned angivet med skemalagte timer. 9. Undervisningsoplysninger: Unfagskema UnKatkonf + UnKatStud + UnKatEdb + UnKatproj + UnKateks + UnKatAndet 10. Undervisningsoplysninger: UnFravaer > UnFagSkema 11. Prøve oplysninger: Prøve datoen ligger uden for indberetningskvartalet 12. Prøve oplysninger: PStatus = gennemført uden registrering af PKarakter + PSelvst Nedenfor uddybes forholdene og procedurerne for fejltjek og fejlretning for hver af A fejlen. 1. Der kan kun opereres med lovlige CPR nr i systemet. Har en kursist endnu ikke noget lovligt CPR nr, må vedkommende udelades fra indberetningen. 2. Udbydere af danskundervisning er forpligtede til at indtaste oplysninger vedrørende kursisternes medbragte uddannelse og erhvervserfaring. Oplysningerne indsamles på Danmarks Statistiks spørgeskemaer og skal indgå i et generelt register.

36 - 4 - For uddannelses- og erhvervsoplysninger med lukkede kodesæt optælles derfor antallet af ikke udfyldte felter, som burde have været udfyldt. UNI-C udskriver en samlet oversigt over fejlene på CPR niveau. Der optælles hvor mange kursister som har mindst én manglende oplysning, som burde have været udfyldt. Overstiger antallet i procent af samtlige indberettede kursister det pågældende kvartal 5 % - skal indberetningen gå om. Felter som altid bør være udfyldt er KAlmSkolegang og KErhvervArbHjem (hovedspørgsmål). Felterne KSkolehjem, KStudent, KErhvervsUdd bør være udfyldt hvis KAlmSkolegang = Ja og KUddHjem, KUddStedHjem og KUddHjem- Var bør være udfyldt hvis tillige KErhvervsUdd = Ja. Tekstfeltet KHvilkUdd checkes ikke. Felterne KErhvervArbKarak, KErhvervArbStart og KErhvervArbSlut skal på samme måde være udfyldt, når KErhvervArbHjem= Ja. 3. Findes Henvisningsdatoer som ligger efter kvartalet eller kommunkode som ikke er valide, udskrives en fejlliste, og udbyderen anmodes om at rette fejlene og gentage indberetningen. 4. Ved datofejl i moduloplysningerne anmodes udbyderen om at rette fejlen og gentage indberetningen. 5. Er der i moduloplysningerne anført en slutdato uden samtidig enten en ophørskode eller en modultest dato, anmodes udbyderen om at rette fejlen(e) og gentage indberetningen. Det samme gælder den omvendte situation, hvor der er anført en ophørskode/modultest dato uden en slutdato. 6. Alle kursistens modul/forsøg registreringer sorteres efter startdato, og det checkes om der er tilfælde, hvor der mangler ophørsårsag/modultest dato på det foregående modul/forsøg, eller slut- og startdatoer overlapper hinanden. Desuden checkes om forsøgsnummeret for registreringer med samme uddannelses-nummer og modul-nr er fortløbende i henhold til de angivne startdatoer. I tilfælde af fejl anmodes udbyderen om at registrere oplysningerne korrekt og herefter foretage genindberetning. 7. Der udskrives en liste over tilfælde hvor månedsnummeret i undervisningstabellen ikke er et måned i den aktuelle indberetningsperiode. Udby-

37 - 5 - deren anmodes om at registrere de korrekte oplysninger, og der skal foretages genindberetning. 8. Der udskrives en liste over tilfælde, hvor der er registreret undervisning i en måned, som ligger efter den måned, hvor der samtidig er angivet ophør på den pågældende uddannelseskombination. Udbyderen anmodes om at registrere de korrekte oplysninger, og der skal foretages genindberetning. 9. Der udskrives detaljerede fejllister, som på individniveau angiver, for hvilke kursister det samlede antal skemalagte timer afviger fra summen af evt. angivne underkategorisering af samme timer. Udbyderen anmodes om at registrere de korrekte oplysninger, og der skal foretages genindberetning. 10. Der udskrives detaljerede fejllister, som på individniveau angiver, for hvilke kursister antal fraværstimer er større end antal tilbudte timer. Udbyderen anmodes om at registrere de korrekte oplysninger, og der skal foretages genindberetning 11. Hvis prøvedatoen ligger uden for indberetningskvartalet, udskrives fejllister og udbyderen anmodes om at registrere oplysningerne korrekt og herefter foretage genindberetning. 12. I prøveoplysningerne optælles antallet af felter, hvor der er registreret PStatus = 4, men ikke er registreret PKarakter eller PSelvst. I sådanne tilfælde anmodes udbyderen om at registrere oplysningerne, og der skal foretages genindberetning. Fejl, der skal registreres og rettes mekanisk TYPE B: TYPE B fejl omfatter for hver institution følgende: 1. CPR-nummer uden bevægelser 2. Ikke valid nationskode anvendt 3. Modul oplysninger uden ophør eller undervisningsaktivitet 4. Antal skemalagte timer = antal fraværstimer Nedenfor angives procedurer for fejltjek og fejlretning for B fejl. 1. Kursistoplysninger skal alene indberettes for de kursister, som har været aktive i indberetningsperioden, dvs. for de kursister, som optræder i en af de øvrige tabeller.

38 - 6 - I fejlrapporten udskrives en liste over de CPR-numre, hvor der er indsendt kursistoplysninger, men ingen forløbsoplysninger. Udbyderen anmodes om at undgå denne fejl i fremtidige indberetninger. 2. Antallet af nationskoder hvor der er registreret en ulovlig kode optælles, og der udskrives en liste herover. Udbyderen anmodes om at forsøge at rette fejlen til næste indberetning. 3. Moduloplysninger skal kun indsendes for kursister, som enten har haft undervisning i kvartalet eller er ophørt på denne uddannelseskombination. Hvis det ikke er tilfældet udskrives fejllister, og udbyderen anmodes om at undgå denne fejl fremover. 4. UnFagSkema = UnFravear. I fejlrapporten udskrives en opgørelse over hyppigheden af denne forekomst, som kan være forårsaget af en fejlregistrering.

39 Arbejdsgange i forbindelse med sprogcentrenes indberetning af aktivitet og uddannelsesbaggrund Procedurebeskrivelse Procedure ved anvendelse af IT systemet LUDUS v. CSC Scandihealth 1. I LUDUS startes kørsel som danner udtræk til brug for aktivitets eller uddannelsesindberetning (fil i xml format). Varigheden for dannelse af filen er minutter pr. fil. Mens filen dannes kan den medarbejder der danner filen ikke benytte Ludus og øvrige brugere af Ludus vil opleve en forringelse af systemet hastighed ved kursistopslag m.fl. 2. Når kørslen er afsluttet er filen med data til aktivitets el. uddannelsesindberetning 3. LUDUS danner samtidig en fil (txt format) med fejlrapport med eventuelle fejl og mangler som skal rettes inden filen kan indberettes til Integrationsministeriet. JKM/ af 5 sider

40 Procedurebeskrivelse Procedure ved anvendelse af IT systemet LUDUS v. CSC Scandihealth 4. Herefter rettes de anførte fejl i Ludus. Afhængig af antallet af fejl og karakteren af disse varer det typisk mellem minutter af foretage disse rettelser. 5. Herefter gentages proceduren under pkt. 1 og 2, hvor ny indberetnings samt fejlrapportfil dannes. Når fejlrapporten fra Ludus fremkommer uden ingen fejl er filen med aktivitets eller uddannelsesdata nu klar til indberetning til Integrationsministeriet. 6. Herefter vælger man Integrationsministeriets hjemmeside til brug for indberetning: report.dk/inm/ Herefter vælges hvilken indberetningstype man ønsker: 1. Indberetning af aktivitetsdata 2. Indberetnings af uddannelsesoplysninger 7. Herefter indtastes login oplysninger for adgang til indberetningssiderne. JKM/ af 5 sider

41 Procedurebeskrivelse Procedure ved anvendelse af IT systemet LUDUS v. CSC Scandihealth 8. På indberetningssiden vælges det relevante faneblad for den ønskede handling i dette tilfælde upload af aktivitetsdata. 9. På UPLOAD siden indsættes den netop dannede xml fil med aktivitetsdata for det pågældende kvartal. Herefter klikkes på Start upload 10. Indberetningsmodulet foretage herefter en 1 validering af data og kan i visse tilfælde afvise at modtage indberetningsfilen, hvis denne indeholder fejl af speciel karaktér (spørg Jesper Lund for uddybning). Såfremt filen indeholder fejl skal der foretages rettelse i Ludus af disse. Varigheden er igen afhængig af karakteren af disse og kan vare fra minutter. Når evt. fejl er rettet i Ludus gentages indberetningsproceduren forfra fra punkt 1 og fremefter indtil indberetningen godkendes ved 1. validering. Herefter sendes data til viderebehandling hos UNI C, JKM/ af 5 sider

42 Procedurebeskrivelse Procedure ved anvendelse af IT systemet LUDUS v. CSC Scandihealth 11. Herefter modtager sprogcentret (normalt) indenfor 1 time e mail fra UNI C med med meddelelse om at en detaljeret fejlrapport for indberetningen er tilgængelig på www. e report.dk/inm. Mailen indeholder ligeledes besked om resultatet af indberetningen, hvor der er 2 muligheder: 1. Der er ingen kritiske fejl i data og indberetningen er dermed endeligt godkendt eller 2. Gennemgangen af data viser fejl og mangler i data af typen A, som gør at INM ikke kan godkende indberetningen. Det skal derfor anmodes, at fejlene rettes, og at der snarest foretages en GENindberetning af dette kvartals data. Dette bedes ske INDENFOR 1 UGE EFTER MOD TAGELSEN AF DENNE E MAIL Såfremt indberetningen ikke indeholder kritiske fejl og mangler af fejltype A er indberetningsproceduren færdig. Ellers fortsættes til pkt På www. e report.dk/inm under fanebladet Fejlrapporter udvælges fejlrapporten for det pågældende kvartal. Fejlrapporten kan enten åbnes direkte fra vinduet eller gemmes lokalt. JKM/ af 5 sider

43 Procedurebeskrivelse Procedure ved anvendelse af IT systemet LUDUS v. CSC Scandihealth 14. Herefter gennemgås fejlrapporten for fejl og mangler og de anførte fejl rettes i Ludus. A fejl kan være fejl i: henvisningsoplysninger moduloplysninger, undervisningsoplysninger prøveoplysninger Derudover kan der være B fejl som skal rettes, men disse vil dog ikke blokere for en godkendelse af aktivitetsdat. Varigheden for arbejdet med rettelse af fejlene er igen afhængig af karakteren af fejlene og vil typisk vare fra minutter. Når fejl og mangler er rettet i Ludus, gentages indberetningsproceduren forfra fra punkt 1. Det kan i visse tilfælde være nødvendigt, at foretage up load/genindberetning flere gange for et kvartal, hvorfor den anvendte arbejdstid til indberetningen således forøges tilsvarende. Når sprogcentret modtager mail fra UNI C med meddelelse om at: Der er ingen kritiske fejl i data og indberetningen er dermed endeligt godkendt er indberetningen af aktivitetsdata afsluttet. 15. Proceduren for indberetning af uddannelsesoplysninger svarer på flere punkter til indberetningen for aktivitetsdata. Integrationsministeriets indberetningsside for uddannelsesoplysninger er dog anderledes og således også proceduren. Sprogcentret modtager bl.a ikke her e mail og der dannes ikke en tilsvarende fejlrapport. Der er på denne indberetningsside mulighed for direkte at rette i oplysningerne for enkelt kursist. JKM/ af 5 sider

44 Arbejdsgang ved indberetning af aktivitetsdata - Pacer Data Procedurebeskrivelse Procedure ved anvendelse af Pacer Data 1. Kontroller at alle hold, der skal indberettes, er lukkede - foregår hurtigst ved at opdatere det givne kvartal.. Varighed sekunder 2. A. Udskriv BE/AF uden dato. Interne fejl der kan henføres til manglende data disciplin. Eks. manglende dato for modultest, afbrudt uddannelse uden dato osv. B. Opdater BE/AF dato i modul. C. Opdater ophør i HVO-modul Tidsforbrug: sekunder 3. Fejlene rettes manuel. Tidsforbrug: Afhængig af antal rettelser. 4. Opdatering Tidsforbrug: sekunder

45 6 Dannelse af Eksportfil År, kvartal, skolekode og drev indtastes. Tidsforbrug: få minutter 6 Pacer Data giver en fejlmelding for hvert enkelt cpr.nr., hvor der er uoverensstemmelse, f.eks. manglende modulplacering, dobbeltmodul, manglende slutdato. Her handler det igen om data disciplin. 7. Manuel rettelse. Man behøver ikke rette i selve databasen, da der kan rettes i den dannede fil, hvorfor der ikke skal ske ny generering blot en opdatering før filen er klar til eksport i xml-format