Nordfynshallen - fra kommunal til selvejende institution

Transkript

1 Nordfynshallen - fra kommunal til selvejende institution

2 Status og baggrund for Nordfynshallen Status og baggrund Nordfynshallen 2009: I 2004 vedtog Bogense byråd en helhedsplan (renoverings- og udviklingsplan) for Nordfynshallen. Helhedsplanen er godkendt af Bogense Byråd i efteråret I 2005 og 2006 blev 1. og 2. etape (alternativ 2) af planen gennemført med renovering af omklædningsrummene, etablering af et motionscenter og forberedelserne af nye skydebaner. Erhvervs- og Fritidsudvalget beslutter d. 24. maj 2007 at invitere brugerne af Nordfynshallen til et møde med henblik på etablering af en selvejende institution. (EFU sag punkt 32, sagnr d. 24. maj 2007). Konklusionen på mødet blev at der langtfra var interesse for at oprette en selvejende institution. Derefter afholdes endnu et møde (d. 25. marts 2008) med foreningerne, med henblik på en tilkendegivelse af interessen for at arbejde videre med projektet. Nordfyns Håndboldklub meddelte at de ikke var interesseret i at hallerne blev en selvejende institution. Konklusionen videresendes til Erhvervs- og Fritidsudvalget (EFU sag punkt 122, sagnr , d. 24. april 2008). Udvalget fastholder, at der stadig skal arbejdes målrettet på at omdanne Nordfynshallen til en selvejende institution og at helhedsplanen skal indtænkes i forbindelse dermed. Nuværende Udviklingschef Kim Lundshøj (projektleder) og nuværende Kultur- og Fritidschef Dorthe Schmidt Temberg udarbejder en struktureret projektplan med henblik på at sætte processen i gang igen. I planen skal indgå flere alternative løsningsforslag. 2

3 Formålet med projektet Formål: Det primære formål med projektet er at få Nordfynshallen overført til et andet regi, så Nordfynshallen i fremtiden drives på samme vilkår som de øvrige idrætshaller i kommunen, jf. Erhvervs- og Fritidsudvalgets beslutning den 24. april Der skal opstilles 3 forskellige løsningsmuligheder i samarbejde med de potentielle interessenter. Der arbejdes med følgende løsningsmuligheder i prioriteret rækkefølge: 1. Selvejende institution med en eller flere af hallens brugere i samarbejde. 2. Offentlig-Privat-Samspil (OPS), hvor en virksomhed overtager den daglige drift og udvikling af hallen. 3. Lukning af hallen. Ud fra disse 3 muligheder skal løsningsmodellerne beskrives og analyseres, så den optimale og mulige løsning kan identificeres. Det er vigtigt, at den valgte løsningsmodel kan holde mange år frem i tiden. 3

4 Interessenter Nordfyns Kommune: Erhvervs- og fritidsudvalget, Kultur- og fritidsafdelingen, Teknik og Miljø, Udviklings- og kommunikationsafdelingen, Økonomiafdelingen, HR. Brugere i dag: Skovby Gymnastikforening, Klinte Idrætsforening, Bogense gymnastik- og Idrætsforening, Ore Sogns gymnastikforening, Nordfyns Håndboldklub, Bogense Motion, Bogens Skytteforening. Skovby Gymnastikforening og Klinte Idrætsforening, Børnehaver og skoler i området, Nordfyns Amatør Teater. Potentielle brugere: Andre foreninger på Nordfyn, institutioner for ældre, kommunens ansatte. Virksomheder med potentiel interesse i et OPS samarbejde: Restauratører i området, fitnesskæder, Gyldensteens Golf, wellness firmaer, campingpladserne i området, virksomheder lavet til formålet. 4

5 Projektorganisation Styregruppe Kurt Christensen, John Terkelsen og en politiker mere Referencegruppe Sammensættes blandt og Af interessenterne Projektleder Kim Lundshøj Projektgruppe Dorthe Temberg, Marie Christiansen, Vibeke Nielsen, Steffen Jørgensen 5

6 Projektorganisation definitioner og terminologi Styregruppe: Styregruppen har det overordnede ansvar for projektet og fastlægger mål og ressourcemæssige rammer. Styregruppen skal være sammensat således, at den besidder tilstrækkelig kompetence og autoritet til at træffe bindende beslutninger. Styregruppen refererer selv til Erhvervs- og fritidsudvalget. Styregruppens rammebeføjelser findes i kommissorium for styregruppen. Projektgruppe: Projektgruppen udfører det egentlige projektarbejde under ledelse af projektlederen. Gruppen er sammensat således, at der indgår medarbejdere med de faglige kvalifikationer, som er nødvendige og væsentlige for projektets gennemførelse. Referencegruppe: Referencegruppens ansvar er at rådgive om projektet, og de arbejder mere detaljeret end styregruppen med spørgsmål om funktionalitet og indhold. Medlemmerne af gruppen findes bland de eksterne interessenter ved det første møde. 6

7 Kommissorium for styregruppen Styregruppen sammensætning: Styregruppens medlemmer udpeges af Erhvervs- og fritidsudvalget. Styregruppen fungerer indtil projektgruppen har udarbejdet et løsningsforslag til den fremtidige drift af Nordfynshallen, som tillige er godkendt af Erhvervs- og fritidsudvalget og den daglige drift er overdraget til den nye driftsansvarlige. Styregruppens opgaver: Styregruppen er overordnet ansvarlig for, at projektet gennemføres som beskrevet nedenfor. Projektlederen rapporterer til styregruppen om projektets fremdrift. 1. Analyse og status Oplistning af løsningsmodeller. Indhente relevante informationer. Undersøge konsekvensen af løsningsmodellerne. 2. Involvering af interessenterne Interessenterne indkaldes til et fællesmøde, hvor mulige løsningsmodeller præsenteres. 3. Tids- og projektplan for processen Projektgruppen udarbejder den endelige projektplan. (fortsættes på næste side) 7

8 Kommissorium for styregruppen Styregruppens opgavers fortsat: 4. Udarbejdelse af løsningsmodeller til godkendelse i Erhvervs- og fritidsudvalget Projektgruppen udarbejder konkrete løsningsforslag. Projektgruppens kompetence Der er udpeget en projektleder, der har til opgave at koordinere projektgruppens arbejde, sikre fremdrift og at gruppen når et resultat, der kan afrapporteres indenfor den anførte tidsrammer. Projektgruppen kan inddrage øvrige medarbejdere efter behov. Møder, dagsorden og referater Projektgruppen skal udarbejde dagsorden og referater fra sine møder. Formidling og afrapportering Projektgruppen skal afrapportere resultatet af alle faser til styregruppen eller Erhvervs- og Fritidsudvalget.. 8

9 Foreløbig tidsplan Forberedelse af løsningsforslag: Uge 7: Erhvervs- og fritidsudvalget udpeger styregruppen. Uge 9: Projektgruppen fremkommer med konkrete løsningsforslag. Uge 11: Erhvervs- og fritidsudvalget godkender løsningsforslagene. Stiftelse af selvejende institution og/eller etablering af OPS: Uge 12: Der afholdes et bredt indkaldt møde med alle interessenterne og referencegruppe vælges. Uge 17: Der er oplæg klar til vedtægter for en selvejende institution og eller OPS samarbejdsaftale. Uge 18: Oplæg godkendes af styregruppen. Uge 18: Oplæg sendes til høring hos foreningerne og andre relevante parter. Uge 22: Høringssvar retur fra interessenter. Uge 24: Revideret oplæg præsenteres for EFU, som beslutter den valgte løsningsmulighed. Uge 36: Der afholdes stiftende generalforsamling eller etablering af OPS. Overdragelse af Nordfynshallen: Uge 40: Selve overdragelsesprocessen sættes i gang. Uge 52: Den endelige overdragelse foretages. 9