Oplæg ved Digitaliseringsstyrelsen og Strålfors. Oplæg ved Torsten Ravnbak (e-boks)

Transkript

1 Dagens program 10:15-10:30 10:30-11:45 11:45-12:30 12:30-13:15 13:15-14:00 14:15-15:30 Kaffe og kage Oplæg ved Digitaliseringsstyrelsen og Strålfors Frokost Oplæg ved Torsten Ravnbak (e-boks) Oplæg ved Birgitte Hjelm Paulsen (Odense Kommune) Region Syddanmark fortæller om konkrete problemstillinger i Regionen.

2 Automatisering og digitalisering af enkeltforsendelser

3 Emner Baggrund Fælles offentlig løsning til fjernprint Andre tilbud fra Digitaliseringsstyrelsen

4 PAUSE Baggrund Så er der kaffe og kage

5 Hvad leverer det fælles projekt? Etablerer, udvikler og forvalter en fælles offentlig meddelelsesinfrastruktur Forbedrer rammebetingelser Gennemfører aktiviteter, der understøtter myndigheders implementering og gevinstrealisering

6 Hvad leverer det fælles projekt? Etablerer, udvikler og forvalter en fælles offentlig meddelelsesinfrastruktur Digital post-løsning, fjernprintsløsning Forbedrer rammebetingelser Lovgivning, leverandører Gennemfører aktiviteter, der understøtter myndigheders implementering og gevinstrealisering Best practice, vejledning, netværk.

7

8

9 Digital post Sende og modtage breve via sikker digital kanal - Tilgængelig siden maj ( + andre) - Ca. 2 mio. borgere modtager digital post fra det offentlige - ca er tilmeldt alt - I 2011 blev der sendt 21 mio. breve digitalt - Der sendes i gennemsnit mere end 1,6 mio. breve digitalt fra det offentlige hver måned - I 2011 var der i alt næsten 1,9 mio. log-ins på digital post på - Mere end myndighedssystemer er tilsluttet MEN kun ca. 1 % af brevene er enkeltforsendelser

10 Hvad er enkeltforsendelser? Enkeltforsendelser = manuelle forsendelser = forsendelser der håndteres manuelt Masseforsendelser = automatiske forsendelser = forsendelser der håndteres automatisk

11 Fordelingen af breve i det offentlige Breve i alt (mio.) Manuelle breve (mio.) Andel af manuelle breve i alt Staten pct. Kommuner pct. Regioner 9 8,5 94 pct. Selvejende institutioner 4 3,8 95 pct. I alt pct.

12 Omkostninger - enkeltvis håndtering af forsendelser Porto Materialer $ Arbejdstid

13 Arbejdsgang enkeltvis håndtering af forsendelser Opstarte Udarbejde Kvalitetssikre Arkivere Printe Supplere Kuvertere Sende Modtage Fordele Arkivere Behandle

14 Arbejdsgang automatisk og digital håndtering af forsendelser Opstarte Udarbejde Kvalitetssikre Arkivere Printe Supplere Kuvertere Sende Modtage Fordele Arkivere Behandle

15 Arbejdsgang automatisk og digital håndtering af forsendelser Opstarte Udarbejde Kvalitetssikre Arkivere Udfordring Udnytte eksisterende systemer Printe Supplere Kuvertere Sende Løsning: 1. Eget system + Print-applikation eller 2. Eget system + system-tilsystemgrænseflader Modtage Fordele Arkivere Behandle

16 Arbejdsgang automatisk og digital håndtering af forsendelser Opstarte Udarbejde Kvalitetssikre Arkivere Printe Supplere Kuvertere Sende Udfordring Gennemse hvad der sendes og hvordan det sendes. Løsning: Mulighed for at se forsendelse, bilag og parametre Modtage Fordele Arkivere Behandle

17 Arbejdsgang automatisk og digital håndtering af forsendelser Opstarte Udarbejde Kvalitetssikre Arkivere Udfordring Effektiv arbejdsgang. Undgå dobbeltindtastning. Arkivere seneste udgave. Printe Supplere Kuvertere Sende Løsning: Brug af standarder Overførsel af parametre. Modtage Fordele Arkivere Behandle

18 Arbejdsgang automatisk og digital håndtering af forsendelser Udfordring Mange formater Mange valg Opstarte Udarbejde Kvalitetssikre Arkivere Løsning: Tilbyde mange formater Styre valg Printe Supplere Kuvertere Sende Modtage Fordele Arkivere Behandle

19 Arbejdsgang automatisk og digital håndtering af forsendelser Opstarte Udarbejde Kvalitetssikre Arkivere Udfordring Mange kilder Mange typer materialer Tung arbejdsgang Printe Supplere Kuvertere Sende Løsning: Fysiske bilag og genstande Digitale bilag fra bilagssystem Digitale bilag fra andre systemer Modtage Fordele Arkivere Behandle

20 Arbejdsgang automatisk og digital håndtering af forsendelser Opstarte Udarbejde Kvalitetssikre Arkivere Udfordring Kuverttype Rudekuvert Adresseplacering Printe Supplere Kuvertere Sende Løsning: Standardrude Hjælp til adresseplacering Muligehed for alternativer Modtage Fordele Arkivere Behandle

21 Arbejdsgang automatisk og digital håndtering af forsendelser Opstarte Udarbejde Kvalitetssikre Arkivere Udfordring Adresse (fysisk/cpr/cvr) Forsendelsesbehov Returnerede breve Printe Supplere Kuvertere Sende Løsning: Returposthåndtering Servicekrav Modtage Fordele Arkivere Behandle

22 Arbejdsgang automatisk og digital håndtering af forsendelser Opstarte Udarbejde Kvalitetssikre Arkivere Udfordring Modtage digitalt Blanketter Printe Supplere Kuvertere Sende Løsning: Returposthåndtering Dokumentstandard Modtage Fordele Arkivere Behandle

23 Arbejdsgang automatisk og digital håndtering af forsendelser Udfordring Til rette modtager Opstarte Udarbejde Kvalitetssikre Arkivere Løsning: Metadata Dokumentstandard Printe Supplere Kuvertere Sende Modtage Fordele Arkivere Behandle

24 Arbejdsgang automatisk og digital håndtering af forsendelser Opstarte Udarbejde Kvalitetssikre Arkivere Udfordring Nem arbejdsgang Løsning: Metadata Dokumentstandard Printe Supplere Kuvertere Sende Modtage Fordele Arkivere Behandle

25 Elementer i samlet løsning Eksterne bilag Lokalt system Lokalt system Print applikation Grænse- flader Behandling og fordeling Print og kuvertering Digital post Postbefordring Lokalt system Transaktionslog og returpost Bestilling og administration

26

27 Fjernprint - eksempel

28

29

30

31 Forberedelse (brevtyper) Valg af parametre (eks. porto?, farve?) Sikre hensigtsmæssig arbejdsgang Udvælge brevtyper Sikre metadata er tilgængeligt Tilslutning Sikre brevindhold kan indgå digitalt Organisere skabeloner

32 Forberedelse (It-systemer) Integrationsform? Print-applikation eller system-tilsystemgrænseflader Styring af parametre? Standardtyper? Håndtering af undtagelser? Tilslutning Dannelse af dokumenter Organisere skabeloner Forberedelse af systemer

33 Forberedelse (organisation) Valg af parametre (eks. porto?, farve?) Sikre hensigtsmæssig arbejdsgang Kanalstrategi Sikre metadata er tilgængeligt Tilslutning Sikre brevindhold kan indgå digitalt Organisere skabeloner

34 PAUSE Fælles offentlig Så er der fjernprintsløsning kaffe og kage

35 Hvorfor? Bedre løsninger, Effektive arbejdsgange, Uafhængighed af systemer og leverandører, Flere brevtyper skal kunne sendes med fjernprint. Bedre priser, Bedre pris for brug af løsninger, Lavere pris for porto. Nemmere for myndigheder. Nemmere indkøb, afløfte udbudspligt, Robust drift kontraktforvaltning, servicemål og sikkerhed.

36 Tidsplan Afklaringsfase Godkendt leverancebeskrivelse 23. marts Udvikling, fase 1: Print-applikationen, transaktionslog, standardbreve, ad hoc grænseflader, a- og b-post Afprøvning 1 godkendt Pilotetableringsprøve Ibrugtagning: 23. maj 23. maj til 6. juni 9. juli Udvikling, fase 2: Standardiserede grænseflader, c-post, håndtering af returpost, specialbreve Pilotetableringsprøve Ibrugtagning: 22. august til 5. september 8. oktober

37 Opbygning

38 System-til-systemgrænseflader Services til enkeltforsendelse Services til masseforsendelse Services til opslag i Transaktionslog Service til opslag i forsendelsestype Service til opslag i brevtype, Service til afsendelse af mail-advis Service til opslag i Kanalvælger Tilbagekaldelse af forsendelser

39 Hvad koster det? Brev, der sendes digitalt: ca. 1 krone. Brev, der sendes som fysisk post: ca. 1 krone + porto. Fasteudgifter: ca årligt (afhængigt af organisationsstørrelse)

40 Forarbejde, før tilslutning Beslutningsgrundlag og business case? Hvilke typer af breve sender I og hvordan skal/kan de digitaliseres? Hvordan håndterer I bilag og tilbagesvar? Hvilke it-systemer sendes brevene fra og hvilken tilslutning skal anvendes til fjernprintsløsningen? Tilpasning af brevskabeloner System-til-systemtilslutning eks. med ESDH. Hvilke arbejdsgange kan/skal ændres?

41 PAUSE Forbedrer Så rammebetingelser er der kaffe og kage

42 Emner Dialog med systemleverandører Lov om digital post

43 Lov om digital post Obligatorisk for borgere og virksomheder at have en digital postkasse Lov om digital post (digitale breve får samme retsstilling som fysiske breve)træder i kraft i efteråret Obligatorisk for borgere den 1. november 2014 Obligatorisk for virksomheder den 1. januar 2013

44 Lov om offentlig digital post - tidsplan Lovforslag sendes i høring (uge 4) 2 ugers høringsfrist Lovteknisk gennemgang Fremsættelse af lovforslag i marts Behandling i Folketinget Ikrafttræden 1. juli 2012

45 PAUSE Så er der kaffe og kage Aktiviteter, der understøtter myndigheders implementering og gevinstrealisering

46 Emner Kortlægge udfordringer Informationsside på internettet Netværk

47

48 Der skal findes en passende overskrift Om netværksgrupper De to grupper Temaer Tilmelding

49

50 Lov om digital post Obligatorisk for borgere og virksomheder at have en digital postkasse Lov om digital post (digitale breve får samme retsstilling som fysiske breve) træder i kraft i efteråret Obligatorisk for borgere den 1. november 2014 Obligatorisk for virksomheder den 1. januar 2013

51 Lov om offentlig digital post - tidsplan Lovforslag sendt i høring (uge 4) 2 ugers høringsfrist Lovteknisk gennemgang Fremsættelse af lovforslag i marts Behandling i Folketinget Ikrafttræden 1. juli 2012

52 Mere information Martin Dohn Husk