Dagsorden. Bestyrelsesmøde i NT den 21. oktober Mødet afholdes i forbindelse med studietur til Istanbul

Transkript

1 Dagsorden Bestyrelsesmøde i NT den 21. oktober 2014 Mødet afholdes i forbindelse med studietur til Istanbul

2 Dagsorden, bestyrelsesmøde i NT den 21. oktober 2014 Pkt. Tekst Side 1 Godkendelse af referat fra den 10. september Oplæg til strategiproces 3 3 Selvbetjening i NTs Flextur og Flexhandicap 3 4 Orientering om garantistillelse ifm. lån og leasingaftaler 8 5 Forslag til mødeplan for Meddelelser 9 7 Eventuelt 10 8 Kommende sager 10 Side 2 af 10

3 Dagsorden, bestyrelsesmøde i NT den 21. oktober Godkendelse af referat fra den 10. september 2014 Referatet af bestyrelsesmødet den 10. september 2014 er tidligere udsendt og vedlægges som bilag. Det indstilles, at referatet fra bestyrelsesmødet den 10. september 2014 godkendes. Bilag Bilag 1, Referat, NTs bestyrelse, 10. september Oplæg til strategiproces NTs forretningsplaner for bus, tog og flextrafik står overfor en fornyelse i Forretningsplanerne udgør det strategiske fundament for NTs trafikplaner. De nuværende to trafikplaner for henholdsvis bus/tog og flextrafik løber til og med Både forretnings- og trafikplanerne foreslås forenet i den kommende version, således at NT ikke opererer med adskilte strategier og planer mellem bus/tog og flextrafik. På mødet vil administrationen præsentere de første ideer til, hvordan og hvornår en strategiproces i bestyrelsen kan foregå i Det er væsentligt for resultatet af denne proces, at interessenterne omkring den kollektive trafik i Nordjylland involveres i at sætte retning og mål for fremtiden. De primære interessenter er de nordjyske kommuner og Region Nordjylland, passagerne (nuværende og potentielle), de vognmænd som kører for NT og medarbejderne i NT. Det indstilles, at de foreløbige ideer til indhold, proces mv. i forbindelse med udarbejdelse af forretningsplan drøftes Selvbetjening i NTs Flextur og Flexhandicap I overensstemmelse med Flextrafikplanen forventer NT, at tilbyde selvbetjening for flextrafikken fra starten af For Flexhandicap og Flextur har NTs kunder hidtil skullet bestille kørsel i NTs call-center pr. telefon. Kunden får oplyst afhentningstidspunkt ved bestillingen og får også oplyst prisen for turen, som opkræves af chaufføren i vognen. Med de nye Side 3 af 10

4 Dagsorden, bestyrelsesmøde i NT den 21. oktober 2014 selvbetjeningsløsninger får NTs kunder både mulighed for at bestille turen via call-center og/eller bestille turen via de nye selvbetjeningsportaler. NT modtager årligt bestillingsopkald for Flexhandicap og Flextur. De nye selvbetjeningsløsninger Movia har gennem det landsdækkende samarbejde om Flextrafik udviklet og finansieret en selvbetjeningsløsning (web), som øvrige trafikselskaber kan benytte. Løsningen er sat i drift i Movia, Sydtrafik og Midttrafik. Løsningen er målrettet Flextur, men kan også anvendes til bestilling af Flexhandicap. Foruden en webløsning, har NT medfinansieret og deltaget i udviklingen af bestillingsapp, som også forventes at blive sat i drift primo Fig. 1 Web - løsningen Fig. 2 APP-løsningen Ønsker man som kunde at få adgang til selvbetjening, skal man oprette sig selv som bruger. Brugeroprettelsen sker for Flextur via nemid, hvor kunden tilknytter betalingskort. Herefter genereres en PIN-kode, der skal bruges ved bestilling. Samme pinkode anvendes også i APP en, der kan downloades til smartphone (IPhone og Android) Side 4 af 10

5 Dagsorden, bestyrelsesmøde i NT den 21. oktober 2014 Selvbetjeningsløsningen giver Flexturskunder mulighed for at betale med Dankort eller kontant afhængig af, hvilken kørselsordning selvbetjeningen benyttes til. Da løsningen er udviklet til Movia og målrettet Flextur, overtager NT og de øvrige trafikselskaber en selvbetjeningsløsning med en på forhånd defineret funktionalitet. Det vedlagte bilag giver en oversigt over den tekniske løsning, muligheder og begrænsninger. I takt med. at der kan skabes finansiering, samarbejder NT med de øvrige selskaber om at udvikle løsningerne løbende. Fordele med selvbetjening Selvbetjening til Flextrafik er en løsning, som lægges oven på den eksisterende mulighed for at bestille sine rejser telefonisk. Der er en række indbyggede plusser for kunden ved selvbetjening. For at nævne de vigtigste: Bestilling af kørsel, når det passer kunden bedst Fri for ventetid i en telefon-kø Overblik over allerede bestilte ture Mulighed afbestilling af bestilte ture Muligt at kopiere allerede bestilte rejser Færre sproglige misforståelser Fordele for personer uden sprog Fri for at have kontanter til egenbetaling (Flextur) Pårørende kan bestille kørsel til forældre Ulemper med selvbetjening Den største forskel på personlig betjening og bestilling via web eller en APP er naturligvis, at der ikke er en personlig kontakt mellem kunden og NT. For langt de fleste kunder vil dette ikke være et praktisk eller teknisk problem. Personlig betjening giver dog også mulighed for udstrakt hjælp og vejledning. Dette kan eksempelvis være hjælp til at finde en adresse eller i situationer, hvor der er nogle særlige forhold, der skal aftales vedr. kørslen. Derfor lægges der også vægt på, at selvbetjening ikke udelukker muligheden for at bestille kørslen telefonisk via call-center. Uanset om kunden fra- eller tilvælger selvbetjening er der altid mulighed for, at kunden kan bestille kørsel via NTs Call-center. Der er også mulighed for at få hjælp til selvbetjening (medbetjening). Salgs- og betjeningsstrategi NT ønsker at øge digitalisering i hele vores forretning. På stort set alle områder har NT gennemgået en digital omstilling. Særligt er informations- og salgsområdet blevet løbende digitaliseret, og kunden kan søge information online og en stor andel af NTs produkter kan bestilles på NTs hjemmeside eller via portaler, som NT er medejer af (f.eks. Rejseplanen og Rejsekort) eller samarbejder om (f.eks. ungdomskort.dk). NTs erfaring er, at borgere har en forventning om at, at man som kunde kan betjene sig selv på nettet. Men erfaringen er også, at det særligt er de yngre aldersgrupper, der har taget de digitale medier til sig. Omvendt er det erfaringen fra f.eks. Rejsekortet, at det ældre publikum, i stadig større grad taget digitaliseringen til sig. Dette understøttes yderligere af kommunernes krav om elektronisk post i dialogen med borgeren. Side 5 af 10

6 Dagsorden, bestyrelsesmøde i NT den 21. oktober 2014 Fig.3 Aldersfordeling Flexhandicap og Flextur Kundegruppen for Flextur og særligt Flexhandicap adskiller sig fra den øvrige kollektive trafik ved at have en langt højere gennemsnitsalder end for NTs øvrige produkter, hvor de helt unge er i overtal. For Flexhandicap udgør de årige ca. 70 % af kundegruppen, og for Flextur ca. 60 %. Det er vigtigt, at NT tilpasser salgs- og betjeningsstrategi til den kundegruppe, der anvender produkterne. Call-center vs. selvbetjening Ligesom kommunerne, ønsker NT øget digitalisering, fordi det er en række fordele for kunderne samtidig med, at der er lavere administrative omkostninger ved selvbetjening frem for telefonisk betjening. Fra andre brancher er det tendensen, at selvbetjening helt erstatter personlig betjening. NT vurderer, at dette skridt er for voldsomt set i relation til brugergruppen for Flextur og Flexhandicap. Derfor forslås, at selvbetjening på kort sigt (3-5 år) er et tilbud, der supplerer den personlige betjening i NTs call-center. Men det forslås dog, at der indføres nogle incitamenter, der kan være medvirkende til, at flest muligt vælger selvbetjening. Movia, Midttrafik og Sydtrafik har alle implementeret de nye selvbetjeningsløsninger. Movias kunder har anvendt løsningerne i 1½ år. Midttrafik og Sydtrafiks kunder har anvendt løsningen i knap ½ år. Selvbetjeningsgraden er 12 % i Movia, 6 % i Sydtrafik og 8 % i Midttrafik. Movia tilbyder som det eneste selskab 10 % i rabat ved bestilling via selvbetjening. Hvis NT inden for en kortere årrække (3-5 år) skal nå en markant selvbetjeningsgrad på eksempelvis 25 % for Flextur og Flexhandicap, er det vurderingen, at der skal være en række Side 6 af 10

7 Dagsorden, bestyrelsesmøde i NT den 21. oktober 2014 understøttende tiltag: Dels markedsføring og information, dels nogle konkrete incitamenter udover de fordele, der i forvejen ligger i løsningen: Rabat på selvbetjening Det forslås, ligesom hos Movia, at tilbyde 10 % i rabat på kilometerbetalingen for både Flextur og for Flexhandicap. Kommunerne sparer ca. 10 kr. pr. tur, hvis kørslen bestilles via selvbetjening. Ved 10 % rabat vil kommunerne i gennemsnit få en mindre indtægt på 5 kr. pr. tur. Således sparer kommunen netto 5 kr. pr. tur, hvis kørslen bestilles via selvbetjening. Ved en høj selvbetjeningsgrad, vil der være mulighed for væsentlige større besparelser, fordi det vil være muligt at justere bemandingen i NTs call-center. NT udfører i runde tal ca ture som Flexhandicap og Flextur pr. år. Målet er, at knap ture bestilles ved selvbetjening inden for en 5 årig tidshorisont. Markedsføring og information Det vurderes, at den største effekt opnås ved at kombinere massekommunikation og en-til-en kommunikation. På den måde når vi ud til både nuværende og fremtidige kunder. Massekommunikationen fokuserer på NTs digitale platforme, hvilket vil sige på og på infoskærme i busserne. Budskabet vil være convenience og spar penge ( Slut med at vente i kø på telefonen Nu kan du bestille din Flextur, når det passer dig. Spar 10 % på dine online bestillinger og få råd til lidt mere ) Foruden massekommunikationen nås eksisterende kunder direkte gennem call-centeret, hvor de præsenteres for muligheden for selvbetjening og ikke mindst muligheden for at spare penge. Desuden nås kunderne via direct mail, f.eks. i forbindelse med visitering. Endelig forventes chaufførerne at uddele flyers, der beskriver fordelene ved online bestilling. Åbningstider i NT s call-center Foruden takstnedsættelse, information og markedsføring forslås, at NT gradvist reducerer i åbningstiden for bestilling af Flextur og Flexhandicap. Åbningstiden for NTs informationstelefon 3 x 11 er over en årrække langsomt blevet indskrænket og er i dag 59 timer pr. uge. Åbningstiden for bestilling af Flextur og Flexhandicap er i dag 91 timer pr. uge. Det forslås, at NT over en årrække reducerer i åbningstiden således, at den bliver på niveau NTs informationstelefon. Reduktionen kan ske med begyndende virkning fra køreplanskiftet i sommeren Det indstilles, at der tilbydes selvbetjening for Flextur og Flexhandicap som et supplement til telefonisk bestilling, og at der gennemføres understøttende tiltag for at øge selvbetjeningsgraden, som beskrevet i dagsordenen. Bilag Bilag 3, Muligheder for kunder Side 7 af 10

8 Dagsorden, bestyrelsesmøde i NT den 21. oktober Orientering om garantistillelse ifm. lån og leasingaftaler Bestyrelsen blev den 29. september 2014 orienteret pr. om, at BDO (Region Nordjyllands revision) er kommet med en bemærkning til regionens årsregnskab for 2013 vedr. manglende politisk godkendelse af garantistillelse over for NT. Garantistillelsen vedrører det kommunekredit lån, som NTs bestyrelse besluttede at optage på mødet den 9. november 2012 som led i finansieringen af Rejsekortet. Lånet beløber sig til 74,6 mio. kr. Bemærkningen fra BDO er som følger: Regionen har i 2013 givet en garantistillelse overfor Nordjyllands Trafikselskab, hvor der ikke har været en politisk godkendelse heraf. Vi mener ikke, at dette er i overensstemmelse med bekendtgørelse om regionernes låntagning og meddelelse af garantier m.v. Af 32, stk. 2 i NTs vedtægter fremgår, at beslutninger om optagelse af lån og påtagelse af garantiforpligtigelser mv. skal ske i overensstemmelse med reglerne i den kommunale styrelseslovgivning, herunder reglerne om tilsynsmyndighedernes godkendelse. Sagen omkring det omtalte lån og garantien bag går tilbage til 2005 (dvs. før kommunalreformen), hvor NT var en administrativ enhed i Nordjyllands Amt. I 2005 valgte NT at anmode amtsrådet om en garantistillelse vedrørende et lån, der skulle finansiere deltagelsen i Rejsekortprojektet. Amtsrådet behandlede anmodningen og godkendte en garanti på et lån i størrelsesordenen 64 mio. kr. Det er ikke BDOs opfattelse, at der efterfølgende er sket den fornødne politiske behandling i Region Nordjylland af det lån, som NT har optaget, og af den andel, som Region Nordjylland garanterer for, i alt 32 mio. kr. Som det formuleres i dagsordenteksten til regionsrådsmødet den 30.september 2014, er det BDOs opfattelse, at garantien givet i 2005 reelt ikke påhviler Region Nordjylland. Ud fra denne vurdering af regionens revisor har NT begået en formel fejl ved ikke at få garantistillelsen på 74,6 mio. kr. godkendt i Regionsrådet og i kommunalbestyrelserne tilbage i Som vi også orienterede om i mailen til jer den 29. september, vil administrationen nu i dialog med vores revisor, BDO, og regionens administration formulere en mere klar praksis for, hvordan lån og garantistillelser håndteres fremadrettet. Formalia omkring det pågældende rejsekortlån og garantistillelse vil blive bragt i overensstemmelse med den praksis, som nu formuleres. I forbindelse med ovenstående vil administrationen også tage kontakt til de øvrige fem trafikselskaber, for at høre dem om, hvordan de behandler sådanne sager. Trafikselskaberne opererer alle under samme lovgivning og har alle taget afsæt i samme sæt standardvedtægter. Bestyrelsen vil blive forelagt den nye praksis til godkendelse på mødet i november Side 8 af 10

9 Dagsorden, bestyrelsesmøde i NT den 21. oktober 2014 Det indstilles, at orienteringen tages til efterretning Forslag til mødeplan for 2015 Med henblik på at forberede bestyrelses arbejde i 2015 fremlægges en mødeplan til godkendelse. I forhold til tidligere år er antallet af møder reduceret fra ca. 10 til 8 planlagte møder. Følgende datoer og tidspunkter, der er afstemt med formandens og næstformandens kalendere, foreslås (møder afholdes som udgangspunkt hos NT): 6. februar kl marts kl (godkendelse af køreplaner, hovedtal for regnskab 2014, valg af tilbud ifm. bus- og flextrafikudbud) 17. april kl (foreløbigt regnskab 2014) 27. maj kl (regnskab 2015, økonomirapport 1) 16. juni kl (repræsentantskabsmøde, budgetforslag 2016) 10. september kl (budget 2016, økonomirapport 2) 6. november kl (udbudsvilkår for bustrafik) 9. december kl (udbudsvilkår for flextrafik, økonomirapport 3) Det indstilles, at mødeplanen for 2015 godkendes Meddelelser Der vil på mødet blive orienteret om: Nye funktionaliteter og nyt design på NTs hjemmeside Roadshow Info- og dialogmøder med buschauffører Indvielse af gasbusser på rute 73 den 21. november 2014 Status for kvalitetskontrol af flextrafik Side 9 af 10

10 Dagsorden, bestyrelsesmøde i NT den 21. oktober Eventuelt Kommende sager Strategi for NTs kundevendte IT-systemer - 24/7 (november) Praksis for optagelse af lån og indgåelse af leasingaftaler (november) Økonomirapport 3/2014 (december) Godkendelse af udbudsvilkår, 21. udbud af bustrafik (december) Side 10 af 10

11 16.september 2014/OS Referat Bestyrelsesmøde hos NT den 10. september 2014 Deltagere Thomas Kastrup-Larsen, Aalborg kommune Svend Heiselberg, Region Nordjylland Daniel Nyboe Andersen, Aalborg kommune Jan Thorbøll Andersen, Mariagerfjord kommune Poul Erik Andreasen, Region Nordjylland Lars Holt, Jammerbugt kommune Morten Lem, Rebild kommune Jens Otto Størup, NT Ole Schleemann, NT Nicolai B. Sørensen, NT Lars Vitnes Thomsen, NT (1-3) Afbud Niels Krebs Hansen, Vesthimmerlands kommune Viggo Vangsgaard, Morsø kommune Godkendelse af referat fra den 17. juni 2014 Referatet af repræsentantskabs- og bestyrelsesmødet den 17. juni 2014 er tidligere udsendt og vedlægges som bilag. Det indstilles, at referatet fra repræsentantskabs- og bestyrelsesmødet den 17. juni 2014 godkendes. Beslutning Referatet fra repræsentantskabs- og bestyrelsesmødet den 17. juni 2014 blev godkendt.

12 Referat, bestyrelsesmøde hos NT den 10. september Økonomirapport 2/2014 Økonomirapport 2/2014 udgør den anden budgetopfølgning for 2014 og indeholder derudover en prognose for hele året. Prognosen er baseret på de realiserede indtægter og udgifter i første halvår 2014 samt et estimat på udviklingen i resten af Prognosen for bustrafikken viser et resultat meget tæt på det budgetterede, idet der kun forventes en ekstra opkrævning hos kommuner og region på 0,3 mio. kr. (underskud) vedr For Flextrafik forventes en samlet tilbagebetaling (overskud) på 2,4 mio. kr. Bustrafik Bustrafikkens budget for 2014 er for de basale forudsætninger udarbejdet i april/maj 2013, dvs. før klippekortet blev erstattet af rejsekortet, og inden det var kendt, at prisudviklingen på bustrafik nærmede sig et rundt nul i Sidstnævnte vil alt andet lige have en positiv effekt på operatørudgifterne i 2014, mens den fulde udfasning af klippekortet og indfasning af rejsekortet mv. medførte større usikkerhed til indtægtsbudgettet end normalt. Indtægtsbudgettet var desuden påvirket af den lange periode med unormal drift på DSB-strækningen i Nordjylland i 2012 og 2013 Årets anden prognose udviser i lighed med prognosen fra maj en del udsving på de enkelte poster, men det samlede resultat ligger tæt på det budgetterede, idet der forventes en marginal efterbetaling (underskud) vedr på ca. 0,3 mio. kr. I økonomirapport 1/2014 viste prognosen en forventet tilbagebetaling (overskud) på ca. 1,9 mio. kr. Ændringen i det forventede resultat skyldes langt overvejende en nedjustering af forventningerne til passagerindtægterne. Reguleringer (forventet efterbetaling/tilbagebetaling) vedr indregnes i budgettet for Side 2 af 13

13 Referat, bestyrelsesmøde hos NT den 10. september 2014 Driftsindtægter og takstsamarbejde Indtægtsprognosen i økonomirapport 2/2014 viser en bruttopassagerindtægt på 369,1 mio. kr., hvilket betyder, at bruttopassagerindtægten forventes at blive ca. 12,1 mio. kr. lavere end budgetteret. Prognosen for nettopassagerindtægterne, dvs. passagerindtægter efter fradrag af betalinger vedr. takstsamarbejde med bl.a. DSB, forventes at blive ca. 323,8 mio. kr., hvilket er ca. 12,5 mio. kr. mindre end budgetteret. I forhold til økonomirapport 1/2014 er brutto- og nettoindtægtsprognosen nedjusteret med henholdsvis 6,4 mio. kr. og 5,9 mio. kr. Nettoindtægten forventes, som nævnt ovenfor, at ligge 12,5 mio. kr. under budgettet for 2014, hvilket svarer til en afvigelse på - 3,7 %. I forhold til passagerindtægten i regnskab 2013 forventes indtægten i 2014 at ligge + 0,7 % over regnskabet. Taksterne blev primo 2014 forhøjet med 1,3 %. Prognosen for 2014 viser således, at der i 2014 overordnet forventes indtægter på niveau med indtægterne i På den baggrund vurderes det, at afvigelsen i 2014 generelt skal tilskrives det noget usikre fremskrivningsgrund for budget 2014, som følge af de store ændringer på billet- og takstområdet i 2012 og 2013 bl.a. fuld implementering af rejsekortet og implementering af det nye ungdomskort medio Side 3 af 13

14 Referat, bestyrelsesmøde hos NT den 10. september 2014 Udviklingstendenser i indtægtsdannelsen i 1. halvår af 2014 Nedjustering af indtægterne i økonomirapport 1/2014 skete primært på grundlag af et registreret fald i omsætningen af enkeltbilletter (kontantbilletter) i 1. kvartal af 2014 i forhold til niveauet i slutningen af I samme perioden kunne registreres en stigende omsætning på rejsekort. Årsagen til denne udvikling blev vurderet til, at passagerer, der hidtil har rejst på kontantbillet, skifter til det billigere rejsekort. Vandring fra kontantbillet til rejsekort har på kort sigt negativ effekt på indtægterne, idet rejsekortrejser er billigere end kontantbilletrejser. På længere sigt vil effekten på indtægterne være neutral, idet det antages, at kunderne over tid vil rejse hyppigere ved brug af rejsekortet end ved brug af kontantbilletter. I samme periode kunne også registreres et fald i indtægterne af almindelige periodekort (månedskort). De seneste måneder er der registreret en stabilisering af indtægten på enkeltbilletter, mens nedgangen i indtægten på almindelige periodekort (månedskort) er tiltaget. Denne udvikling vurderes pt. at kunne tilskrives, at passagerer, der hidtil har rejst på månedskort og har haft et lavt antal rejser pr. måned, skifter til det mere fleksible rejsekort. Vandring fra månedskort med lav rejseaktivitet til rejsekort har en negativ effekt på indtægterne, idet der på rejsekortet kun betales for antal udførte rejser. Stabilisering af indtægten på enkeltbilletter og indtægten på rejsekort kan ikke opveje nedgang i omsætningen af månedskort. Den forventede indtægt fra ungdomskort er desuden nedjusteret med ca. 1,0 mio. kr. i forhold til økonomirapport 1/2014. Nedjusteringen tilskrives primært, at ungdomskortene har fået en mere fleksibel gyldighedsperiode, som gør det muligt for de uddannelsessøgende at tilmelde sig ordningen senere, fx hvis kunden vælger at cykle de første 14 dage af skoleåret. For takstsamarbejdet med DSB/ARRIVA-Tog og fjernruter viser prognosen en forventet samlet betaling fra NT på 45,3 mio.kr., der svarer til en negativ afvigelse på 0,4 mio. kr. i forhold til budgettet. I forhold til økonomirapport 1/2014 er afvigelsen nedjusteret med 0,5 mio. kr. Indtægtsprognosen for 2014 vil i lighed med prognoserne i 2013 være behæftet med større usikkerhed end normalt, dels fordi der fortsat sker forskydninger mellem de forskellige produkttyper, og dels fordi 2014 er første hele år med normal drift på DSB-strækningen siden Á conto tilskud Der er for 1. halvår 2014 indbetalt 0,9 mio. kr. (svarende til 1,4 mio. kr. på årsniveau) ekstra á conto. Afvigelsen skyldes aftale med Midttrafik om øget indbetaling, idet NT med virkning fra medio 2014 overtog en kontrakt (rute 67, Viborg-Aars), som delvis finansieres af Midttrafik. Det bemærkes, at administrationen pt. er i dialog med flere kommuner vedr. +/- regulering af á conto tilskud i 2014, dels på grund af indbetalinger til Stoppestedsprojektet, som har op- Side 4 af 13

15 Referat, bestyrelsesmøde hos NT den 10. september 2014 nået tilsagn om støtte fra Trafikstyrelsen, og dels på grund af fx Mariagerfjord Kommune bestilling af mere kørsel end forudsat i budgettet Operatørudgifter bustrafik inkl. Flextur Prognosen for 2014 viser et forventet forbrug på ca. 661,2 mio. kr. svarende til en reduktion på ca. 11,3 mio. kr. i forhold til budgettet. Reduktionen dækker over en række større og mindre ændringer i såvel opadgående som i nedadgående retning. De større ændringer kan kort beskrives således: I budgettet for 2014 er forudsat en prisregulering på 1,2 % i forhold til forventet niveau Prisniveauet i 2013 blev lavere end forventet, jf. regnskab I forhold til, da budgettet for 2014 blev udarbejdet i foråret 2013, medfører den faktiske prisudviklingen i 2013, at udgiftsniveauet i 2014 generelt ligger 1-1,5 procentpoint under niveauet i budgettet. Effekten er, at der forventes lavere operatørudgifter for 7-10 mio. kr. i forhold til budget. I økonomirapport 2/2014 er forventningen til prisudviklingen i 2014 nedjusteret fra 1,2 % til 0,9 %. I forhold til økonomirapport 1/2014 er operatørudgifterne nedjusteret med yderligere 3,6 mio. som følge af nedjusteret prisudvikling og enkelt mindre realændringer. Der er i flere kommuner (bl.a. Frederikshavn, Morsø, Rebild, Thisted og Vesthimmerlands kommuner) forudsat gennemført køreplanreduktioner, som ikke var indeholdt i budgettet. Et eksempel herpå er bl.a. kørselsreduktion som følge af skolereformen medio I Mariagerfjord Kommune er medio 2014 gennemført et koordineringsprojekt, som bl.a. medfører, at fem tidligere skolebus-ruter overgår til åbne ruter, så alle borgere kan anvende dem. Ændringen indgår ikke i NTs budget I nærværende økonomirapport er opretholdt samme projekt-budget, som i økonomirapport 1/2014, idet projektet endnu ikke er helt implementeret. Der forventes indgået ad hoc-aftale med kommunen om forhøjelse af a conto tilskuddet i Operatørudgifter - lokalbaner Prognosen for 2014 viser en forventet betaling på ca. 58,7 mio. kr., hvilket svarer til en stigning på ca. 0,1 mio. kr. i forhold til budget. Lokalbanerne afregnes dels på grundlag af udført persontransportarbejde, og dels på grundlag af tilskud. Prognosen er baseret på en svag stigning i det udførte transportarbejdet og dermed en stigning i betalingen. Det er i økonomirapport 2/2014 forudsat, at Nordjyske Jernbaner opnår en høj kundetilfredshedsscore og derved får udbetalt den samlede bonuspulje på 1,0 mio. kr. i Øvrige driftsudgifter Billetteringsudstyr opskrives med 7,2 mio. kr. i prognosen for 2014, hvilket kan primært tilskrives et indskud til kapitalforhøjelse hos Rejsekort A/S på 6,4 mio. kr. Kapitalforhøjelsen var ikke planlagt i budget Side 5 af 13

16 Referat, bestyrelsesmøde hos NT den 10. september 2014 Rejsekort projektafslutning opskrives 7,0 mio. kr., hvilket alene kan henføres til, at NT nu bliver faktureret for rejsekortudstyr, som blev leveret og installeret i 2012 og Der er alene tale om en periodisering af forventede udgifter mellem årene, og det ændrer således ikke på estimatet for den forventede samlede investering i billetteringsudstyr til rejsekortet. Udgifterne kan således fortsat håndteres indenfor det lån på 74,6 mio. kr., der er hjemtaget hos KommuneKredit i Billetudgifter (variable), som dækker over transaktions- og distributionsafgifter på rejsekortet og øvrige produkter, nedskrives med 8,9 mio. kr. Den væsentlige forklaring er, at transaktionsafgifter til Rejsekort A/S nedskrives med i alt 7,5 mio. kr. Årsagen til det høje budget på transaktionsafgifter til Rejsekort A/S i budget 2014 skal ses i sammenhæng med tidspunktet for udarbejdelsen af budget I foråret 2013 var det således fortsat forventet, at fastprisprodukter ville blive flyttet over på rejsekortet i Forsinkelser i leveringen af funktionalitet til rejsekortet har imidlertid udskudt lanceringen af fastprisprodukter på rejsekortet, hvilket resulterer i markant lavere transaktionsafgifter til rejsekortet i 2014 end budgetteret. Prognosen for 2014 vedr. busterminaler, BusIT og stoppestedsudstyr viser, at det planlagte niveau i budget 2014 på i alt 24,3 mio. kr. forsat forventes realiseret. Årsagen til, at der er realiseret et lavere forbrug af udgifter i Q1 i forhold til budgettet i Q1, kan hovedsageligt tilskrives en periodisering af udgifterne til senere på året. Administration Lønudgifterne i prognosen for 2014 viser en stigning på 0,6 mio. kr., hvilket hovedsageligt kan henføres til ansættelsen af en ny økonomichef i februar 2014 højere lønudgifter i bustrafikken, da færre lønkroner afholdes af X Bus samarbejdet. X Bus opgaven er dog uforandret, men fra 2014 og fremefter afholdes en større andel af udgifterne til samarbejdet hos de enkelte trafikselskaber. NT s andel udgør 0,3 mio. kr. Personaleudgifter opskrives med 0,1 mio. kr. i prognosen for 2014 i forhold til budget 2014, hvilket skyldes øget rejseudgifter i forbindelse med test af Rejsekort version 5.1. På posterne Intern IT og Kontorhold er der endvidere indarbejdet mindre justeringer i forhold til budget 2014, hvilket netto giver en merudgift på 0,1 mio. kr. Prognosen for 2014 vedr. lokaler og konsulenter er på i alt 10,1 mio. kr., hvilket er uforandret fra budget I alt stiger udgifterne til administration med 0,8 mio. kr. set forhold til budget Denne stigning finansieres primært af et væsentligt lavere niveau på samarbejdsaftaler i Flextrafikken samt en mindre besparelses på samarbejdsaftaler i Bustrafikken. Side 6 af 13

17 Referat, bestyrelsesmøde hos NT den 10. september 2014 Salgsudgifter mv. I prognosen for 2014 nedjusteres salgsudgifterne med 0,2 mio. kr. til i alt 3,2 mio. kr., hvilket hovedsageligt skyldes færre udgifter til trykte køreplaner. Samarbejdsaftaler I forhold til budget 2014 fastholdes udgifterne til samarbejdsaftaler. Det dækker dog over både stigende og faldende udgifter til samarbejdsaftaler. Samarbejdsaftalen på X Bus nedskrives med 0,3 mio. kr. (jf. bemærkningen under punktet Administration.), men samtidig opskrives samarbejdsaftalen på Rejsekort Kundecenter med 0,3 mio. kr. Årsagen til stigningen på Rejsekort Kundecenter er, at de realiserede indtægter på rejsekortet i særligt hovedstaden udvikler sig noget langsommere end forudsat i budgettet for rejsekortindtægter. Denne udvikling medfører, at NT kommer til at bære en større andel af de faste udgifter til Rejsekort Kundecenter. Udviklingspuljen Udviklingspuljen fastholdes på 2,8 mio. kr. i prognosen for 2014, hvor den disponeres til medfinansiering af udviklingsprojekter, der har opnået støtte fra Trafikstyrelsens puljer, Letbaneprojektet, mv. Side 7 af 13

18 Referat, bestyrelsesmøde hos NT den 10. september 2014 Flextrafik Prognosen for Flextrafikken viser et samlet overskud, hvilket forventes at give en tilbagebetaling til ejerne vedr på ca. 2,4 mio. kr. Reguleringer (forventet efterbetaling/tilbagebetaling) vedr indregnes i budgettet for Indtægter Flexhandicap Brugerindtægterne på Flexhandicap i form af abonnement forventes at ramme meget tæt på det budgetterede niveau, hvilket betyder et stort set uændret medlemsantal på denne kørselsordning. Derimod forventes brugerindtægterne i form af egenbetaling at blive knap 0,4 mio. kr. lavere end budgetteret, hvilket kan tilskrives forventninger til et lavere antal ture på Flexhandicap end forudsat i budget 2014 og økonomirapport 1/2014. Egenbetalingen forventes i 2014 samlet set at ligge på niveau med de realiserede tal for 2013, men der forventes dog kommunale variationer på grund af ændret aktivitetsniveau i både opad- og nedadgående retning. Tilskud a conto forventes uændret i forhold til budget Indtægter Øvrig Flextrafik Øvrig Flextrafik er kørsel udført for nordjyske kommuner og Region Nordjylland. Side 8 af 13

19 Referat, bestyrelsesmøde hos NT den 10. september 2014 Kørselsbidraget på Øvrig Flextrafik modsvares af tilsvarende kørselsudgifter på Øvrig Flextrafik. Ligesom i økonomirapport 1 forventes der fortsat en generel øget aktivitet på Øvrig Flextrafik i prognosen, hvor særligt Flexaktivitet og Flexskole forventes at ligge over budgettet for Samlet set forventes kørselsbidraget fra kommuner og region at stige med 9,3 mio. kr. i forhold til budget 2014, fordi kommunerne har bestilt mere kørsel end forudsat i budget Den stigende aktivitet på Øvrig Flextrafik betyder derfor også flere indtægter (administrationsbidrag) i forhold til budget I forhold til budgettet er der tale om en stigning på 0,4 mio. kr. Kørselsudgifter På Flexhandicap forventes kørselsudgifterne samlet at ligge under budget 2014 med ca. 2,5 mio. kr., jf. ovenstående forventning om lavere antal ture på Flexhandicap. Samtidig skal det bemærkes, at der i 1. halvår af 2014 er registreret udsving i aktivitetsniveauet hos de enkelte kommuner, når der sammenlignes med forbruget i 1. halvår På Øvrig Flextrafik modsvares stigningen i kørselsudgifter af en tilsvarende stigning i kørselsbidrag. Den øgede aktivitet medfører en stigning i kørselsudgifterne på 9,3 mio. kr. Administration Lønudgifterne i prognosen for 2014 indeholder en stigning på 0,6 mio. kr., hvilket hovedsageligt kan henføres til ansættelsen af en ny økonomichef i februar 2014 Prognosen for udgifter til administration indeholder også en stigning til Intern IT på 0,3 mio.kr. Beløbet dækker over udgifter til udvikling, programmering og opsætning af ny hjemmeside for Flextrafikken samt øgede udgifter (IT-konsulenter) til nødvendig integration mellem NT s økonomisystem og FlexDanmarks driftssystemer. Prognosen for 2014 vedr. Lokaler, Kontorhold, Konsulenter og markedsføring fastholdes på samme niveau som budget De øgede udgifter på Administration finansieres af et væsentlig lavere niveau på samarbejdsaftaler i Flextrafikken end budgetteret. Samarbejdsaftaler I forhold til budget 2014 nedskrives FlexDanmark samarbejdsaftalen med 1,3 mio. kr. Den væsentlige årsag til denne besparelse er først og fremmest en tilbagebetaling fra FlexDanmark vedr. for høje á conto betalinger i regnskabsåret 2013 på godt 1,2 mio. kr. Desuden forventer NT også i mindre grad at kunne påbegynde besparelser på Flextrafikkens administrative udgif- Side 9 af 13

20 Referat, bestyrelsesmøde hos NT den 10. september 2014 ter i 2014, som følge af ændret ansvarsfordeling mellem NT og kommunerne, den generelle vækst på Flextrafikområdet, samt stordriftsfordele i det landsdækkende Flextrafiksamarbejde (FlexDanmark). Det indstilles, at økonomirapport 2/2014 tages til efterretning. Beslutning Økonomirapport 2/2014 blev taget til efterretning Godkendelse af budget 2015 Siden bestyrelsen godkendte budgetforslaget for 2015 på mødet den 17. juni har forslaget været i høring hos kommunerne og regionen. Jammerbugt, Thisted og Vesthimmerlands Kommuner har ingen bemærkninger til NT's budgetforslag, og NT har ikke modtaget endelige tilbagemeldinger fra de øvrige kommuner eller regionen. Budgetforslagets generelle forudsætninger ventes taget til efterretning, mens enkelte kommuner og/eller regionen kan have behov for justeringer af serviceniveauet for at tilpasse tilskuddet til NT i Prisudvikling mv. som i budgetforslag Som beskrevet i juni var budgetforslaget baseret på de på det tidspunkt kendte P/L-satser og kontraktreguleringsindeks. Situationen er nu den, at i BF 2015 er der forudsat en prisudvikling (kontraktregulering) fra 2014 til 2015 på 0,8 %. Den seneste udvikling i de prisregulerende indeks bl.a. indeks for udvikling i dieselpriser og udvikling i renten - tyder på, at stigningen bliver marginalt lavere på ca. 0,6 %. På grund af store og hyppige udsving i især dieselpriserne er den oprindelige forudsætning på 0,8 % opretholdt i budget i budgetforslaget er der forudsat en almindelige pris- og lønudvikling (P/L-udvikling i henhold til KL) fra 2014 til 2015 på 2,0 % vedr. løn og samarbejdsaftaler. Den seneste skøn for pris- og lønudviklingen tyder på, at stigningen bliver marginalt højere på 2,1 %, men den oprindelige forudsætning på 2,0 % er opretholdt i budget Øvrige administrative omkostninger fremskrives ikke. I forbindelse med vedtagelsen af budget 2011 blev det besluttet, at de allerede udmeldte tilskudsbehov fastholdes, dog således at eventuelle indmeldinger om reduktion i kørsel mv. reguleres. Det vil sige, at det for budget 2015 gælder, at de pris- og lønskøn - inkl. skøn vedr. kontraktregulering - som indgår i budgetforslaget fastfryses i forhold til ejernes a'conto- Side 10 af 13

21 Referat, bestyrelsesmøde hos NT den 10. september 2014 betaling samt, at aconto-betalingen i budgetforslaget korrigeres for indmeldte serviceændringer, dvs. operatøromkostninger og passagerindtægter. Eventuelle afvigelser (+/-) mellem budgetforslaget og den faktiske udvikling vil indgå i den almindelige økonomiopfølgning og blive reguleret i regnskabet for 2015, dvs. indgå som en regulering i forbindelse med budgettet for De finansieringsmæssige konsekvenser afholdes over NTs kasse. Det indstilles, at budget 2015 godkendes, herunder at budgettet og ejernes a'conto-betaling korrigeres for evt. ændringer i serviceniveauet, dvs. operatøromkostninger og passagerindtægter. Beslutning Budget 2015 blev godkendt, herunder at budgettet og ejernes a'conto-betaling korrigeres for evt. ændringer i serviceniveauet, dvs. operatøromkostninger og passagerindtægter. Daniel Nyboe Andersen kunne ikke tiltræde forudsætningen om en takststigning på 0,5 % Status for samtænkning af togbetjening og letbane i Aalborg Togtrafik overdrages til Regionen Folketinget vedtog den 11. juni 2014 en lov, hvor Region Nordjylland kan overtage statens trafikkøberansvar for den lokale togtrafik mellem Skørping og Frederikshavn. Dermed foreligger et lovgrundlag for en aftale mellem regionen og Transportministeriet, der betyder, at regionen i samarbejde med Nordjyske Jernbaner og NT får mulighed for at give den regionale togtrafik et historisk løft til de nordjyske togpassagerer. Det er planen, at Region Nordjylland fra december 2016 overtager ansvaret for den regionale togbetjening, som så vil blive varetaget af Nordjyske Jernbaner, der i dag betjener Skagensbanen og Hirtshalsbanen. Og togkørslen udvides markant. Der indføres timesdrift mellem Skørping og Hirtshals og mellem Skørping og Skagen. Det betyder, at der bliver nærbanetog mellem Skørping og Hjørring med fast halvtimedrift. Med den planlagte aftale overtager Region Nordjylland i alt 1,2 mio. togkm årligt fra DSB, og det erstattes af ca. 2,2 mio. togkm. Udvidelsen vil betyde ca. 64 % flere afgange Aalborg- Hjørring og ca. 24 % flere afgange Hjørring-Frederikshavn. På lokalbanen kommer der ca. 38 % flere tog Frederikshavn-Skagen og ca. 8 % flere Hjørring-Hirtshals. Med det kommende regionale togsystem får Regionen, NT og Nordjyske Jernbaner mulighed for sammen at etablere bedre sammenhæng mellem busser og tog. Det vil sammen med de mange nye togafgange, kortere rejsetider og færre togskift give et meget attraktivt kollektivt transportsystem, der kan være et reelt alternativ til bilen. Side 11 af 13

22 Referat, bestyrelsesmøde hos NT den 10. september 2014 Selv om der kommer langt flere tog på den enkelsporede strækning i Vendsyssel, vil der fortsat dagligt være plads til seks lyntog mellem København og Frederikshavn uden togskifte. Der ventes inden længe at foreligge et endeligt udkast til en aftale mellem regionen og Transportministeriet, og aftalen skal efterfølgende behandles i regionsrådet. Aalborg Letbane Transportministeriet, Region Nordjylland, Aalborg Kommune og NT har udarbejdet en udredningsrapport på fase 2 niveau af et højklasset kollektiv trafiksystem i Aalborg enten som letbane eller BRT (BusRapidTransit). Udredningsrapporten er en opfølgning på foranalysen som blev færdiggjort i juni 2013, og arbejdet fortsætter med den igangværende VVMundersøgelse, der færdiggøres som forslag i efteråret Første etape strækker sig fra området i Aalborg Øst med det nye Universitetshospital, igennem Midtbyen til Mølholm i Vestbyen. Udredningsrapporten er udarbejdet på et detaljeringsniveau, der dækker kravene til en fase 2-undersøgelse i henhold til Transportministeriets Ny anlægsbudgettering. Der redegøres nærmere for projektet på mødet. En forudsætning for Statens medfinansiering af VVM-undersøgelsen er, at både letbane- og BRT-løsningen medtages som ligeværdige alternativer i udredningsrapporten. Herefter kan Aalborg byrådet vælge alene at arbejde videre med én af de to løsningsmuligheder. Aalborg Kommunes By- og Landskabsforvaltningen samt Sundheds- og Kulturforvaltningen behandler på et fællesmøde den 4. september 2014 en indstilling om, at Aalborg byrådet godkender, at der etableres en letbane i Aalborg, og at tracéet strækker sig fra Mølholm i vest til Aalborg Universitetshospital i øst. Beslutningen fra de to udvalg bliver efterfølgende behandlet på byrådsmødet den 8. september Det indstilles, at orienteringen tages til efterretning. Beslutning Orienteringen blev taget til efterretning Meddelelser Der blev på mødet orienteret om: Buskørsel i forbindelse med European Tour i Gatten Status for køreplanskifte og skolestart 2014 Hjertestartere på busterminaler Side 12 af 13

23 Referat, bestyrelsesmøde hos NT den 10. september 2014 Strategi for selvbetjening Studietur til Istanbul i oktober Eventuelt Ingen punkter Kommende sager Fastlæggelse af mødedatoer for 2015 Økonomirapport 3/2014 (december) Side 13 af 13

24 Bilag 2 Muligheder for kunder TILMELDT SELVBETJENING IKKE TILMELDT SELVBETJENING Selvbetjening Telefonisk bestilling Som i dag (telefon) Flextur Flexhandicap Flextur Flexhandicap Flextur Flexhandicap System-setup Bestilling via web Ja ja Ja Ja Nej Nej Bestilling via App Ja Ja Ja Ja Nej Nej Bestilling via Call-center Ja Ja Ja Ja Ja Ja Betaling via Dankort Ja Nej Nej Nej Nej Nej Betaling via andre korttyper Nej Nej Nej Nej Nej Nej Betaling kontant i vognen Nej Ja Nej Ja Ja Ja Book ture inden for regionsgrænsen Ja Ja Ja Ja Ja Ja Book ture over regionsgrænsen Nej Nej Ja Ja Ja Ja Book ture intern i anden region Nej Nej Nej Ja Nej Ja Betaling for forgæves ture Ja Nej Ja Nej Nej Nej Bestilling af trappetjener Nej Nej Ja Ja Ja Ja Bestilling til medrejsende/ledsager Ja Ja Ja Ja Ja Ja Bestilling til børnetakst Nej Nej Nej Ja Nej Ja Bestilling af rejser til egne børn Nej Nej Nej Nej Ja Nej Adgang til egen rejsehistorik Ja Ja Ja Ja Nej Nej Forretningsmæssige regler Åbningstider for bestilling 24/7/365 24/7/ (7/365) 7-20 (7/365) 7 20 (7/365) 7-20 (7/365) Bestillingsvindue / senest 2 timer før 2 timer før 2 timer før 2 timer før 2 timer før 2 timer før Rabat via selvbetjening Ja (10%) Ja (10%) Nej Nej Nej Nej

25 Rødtekst=note Betaling via Dankort: Systemet åbner ikke mulighed for, at Flexhandicap kunder kan betale med Dankort Betaling via andre korttyper: Systemet åbner ikke op for, at andre korttyper kan anvendes Betaling kontant i vognen: Alle selvbetjeningskunder skal koble et Dankort til deres profil, og alle ture vil skulle betales via Dankort. For at forhindre misbrug vælges løsningen at kunder der ringer ind altid betaler kontant i vognen. Betaling for forgæves ture: Hvis vognen kommer for at hente en selvbetjeningskunde på den bestilte adresse, og det ikke er muligt for chaufføren at finde eller komme i kontakt med kunden, hæfter denne for betaling af rejsen. Det samme gør sig gældende, hvis kunden ikke afbestiller rejsen rettidigt. NT kan dog indføre en forretningsmæssig procedure, der indebærer at forgæves ture faktureres kunden. Bestilling af trappetjener: Det er ikke muligt at bestille en trappetjener via selvbetjeningsmodulet. Har kunden behov for dette hjælpemiddel, skal turen bestilles telefonisk. Bestilling til medrejsende/ledsager: Når man bestiller en tur skal man vælge, hvor mange personer der er med på turen (se herunder). Hvis man bestiller til 2, er det en tur til en selv og 1 medrejsende. Hvis man som Flexhandicap-kunde bestiller en tur til 2 personer og man er visiteret til en gratis ledsager, finder systemet selv ud af, at rejsende nr. 2 er en gratis ledsager, så man kun kommer til at betale for én person. Bestilling til medrejsende børn til børnetakst: For Flexhandicap er det ikke muligt at bestille ture til børnetakst til medrejsende børn ture via selvbetjeningsmodulet. Har kunden behov for dette, skal turen bestilles telefonisk. Bestilling af rejser til egne børn: Det er ikke muligt at bestille ture til egne børn via selvbetjeningsmodulet. Der arbejdes dog på at udvikle en løsning for dette. Adgang til egen rejsehistorik: For kunder, der er registreret i selvbetjeningsmodulet, vil ture, der er bestilt telefonisk, også fremgå af rejsehistorikken, såfremt at den er bestilt på kundens kundetilladelse. Åbningstider for bestilling: Der kan i tidsrummet fra kl ikke laves en bestilling til udførelse indenfor dette tidsrum. Der er særlige åbningstider omkring jul og nytår. Side 2 af 2