Indholdsfortegnelse. Rev. den

Størrelse: px
Starte visningen fra side:

Download "Indholdsfortegnelse. Rev. den"

Transkript

1 Indholdsfortegnelse Vejledning til vedligeholdelse af organisationen (rekruttering)... 4 Begrebsforklaring accounts og kontaktpersoner... 4 Accounts... 4 Hvordan opretter man en ny account?... 4 Hvordan retter man i informationer på en account?... 6 Hovedkontaktperson / kontaktpersoner på accounts... 6 Hvordan fjerner man en account?... 7 Kontaktpersoner... 7 Hvordan opretter man en ny kontaktperson?... 7 Oprettelse af ny kontaktperson fra kontaktpersoner-menuen... 7 Oprettelse af ny kontaktperson direkte på en account... 9 Hvordan ændrer man i en kontaktpersons data Ændring af en kontaktpersons -adresse Hvordan gensender man en kontaktpersons login-informationer? Hvordan lukker man en kontaktpersons adgang til management-portalen? Hvordan flytter man en kontaktperson fra en account til en anden account? Hvordan fjerner man en kontaktperson? Hvordan ændrer man i sammensætningen af program- eller skoleudvalg? Hvordan fjerner man et medlem fra et program- eller skoleudvalg? Hvordan opretter man et nyt medlem af et udvalg? Begrænsninger én rolle og én accounttilknytning Genoplivning fra arkiv Vejledning til opgave-/statusopdateringer (rekrut.) Generelt omkring workflows og opgaver i PhD Planneren Begrebsafklaringer Statusopdateringer og opgaveopdateringer Lokationer E-forms Åbne vs. fuldførte opgaver opgavehistorik Opgaver og forfaldstid Side 1 af 78

2 Manuelt oprettede opgaver Hvordan laver man en opgave-/statusopdatering? Statusopdateringer i administratorportalen Statusopdatering af én kandidat Statusopdatering til en ny status (uden ) Statusopdatering til en ny status (med ) Statusopdatering fra en status (med E-form) Statusopdatering til den aktuelle status Statusopdatering af én stilling Statusopdatering af en eller flere kandidater via stillingen - massestatusopdatering Statusopdatering af en eller flere kandidater via stillingen inkl. afsendelse af massestatusopdatering Statusopdateringer i managementportalen Sletning af statusopdateringer Vejledning til at danne PDF-dokumenter PDF-knappen Hvordan bruger man PDF-knappen? Udfordringer med PDF-filer Når nogle bilag ikke kan konverteres til PDF PDF-dokumentet kan ikke dannes Håndtering af PDF-dokumentet Hvordan indsætter man sidetal i PDF-dokumentet? Hvordan laver man bookmarks i PDF-dokumentet? Hvordan reducerer man størrelsen på et PDF-dokument? Gem PDF-filen så den er synlig på managementportalen PDF til programudvalg PDF til skoleudvalg Samling af PDF-filer s i PhD Planneren (rekruttering) skabeloner og makroer Masse- s Statusopdatering OG afsendelse af Hvorfra og hvordan sender man s? Side 2 af 78

3 Kontaktpersoner Kandidater Ledige stillinger Guide til modtagelse af ad hoc ansøgninger Vejledning til klargøring til optag og kopi til talent Klargøring til optag og kopi til talent når ansøger har accepteret tilbud step by step skabelonen Admin: PhD Planner access and Prerequisites Talent management Tildeling af kontaktpersoner Tildeling af PhD-plan til den PhD-studerende Tildeling af adgang til Student Portalen Anmodninger i Talent Management Valg af anmodningstype Oprettelse af anmodningen i systemet Profil-panelet Andre involverede parter Dokumenter-panelet Opgaver-panelet Status-panelet Tidsberegning/-registrering Konsekvenser Side 3 af 78

4 Vejledning til vedligeholdelse af organisationen (rekruttering) Begrebsforklaring accounts og kontaktpersoner Accounts og kontaktpersoner bruges i PhD Planneren til at modellere programmer, programudvalg, skole- /stipendieudvalg, vejledere, institutter og centre. Accounts er den organisatoriske struktur, mens kontaktpersonerne er de personer, der tilknyttes forskellige steder i den organisatoriske struktur. Alle, der skal have adgang til managementportalen, skal oprettes som kontaktpersoner. En kontaktpersons rolle og tilknytning i account-strukturen afgør, hvad kontaktpersonen har adgang til at se i managementportalen. Eksempelvis vil hvert programudvalg få adgang til at se alle ansøgninger indenfor deres eget program. Skole-/stipendieudvalget vil kunne se ansøgninger indenfor alle programmer. Vejledere vil kun kunne se deres egne studerende, når de logger ind i managementportalen. Osv. Accounts Groft sagt er en account enten et program, et institut eller et center. Derudover er der nogle overordnede hjælpe-accounts, fx SciTech Programmes, som skoleleder og skole- /stipendieudvalg tilknyttes, så de har adgang til at se alle programmers ansøgninger, når de logger ind i Managementportalen. Man vil som administratorer også blive tilknyttet sit eget hovedområdes Programmes account, så der ikke er nogen begrænsninger på, hvad man kan se, når man logger ind i Managementportalen. I PhD Plannerens administratorportal vil man på accounts i rekrutteringsdelen kunne se: de kontaktpersoner, der er tilknyttet accounten (Kontaktpersoner-fanebladet) de stillinger, der har været opslået på accounten (Ledige stillinger-fanebladet) de ansøgere, der har søgt en stilling opslået på accounten (Kandidater-fanebladet) alle de dokumenter, der er blevet arkiveret på de stillinger, som er opslået på accounten (Dokumenter-fanebladet) Hvordan opretter man en ny account? Her gennemgås, hvordan man opretter en ny account. Eksemplet tager udgangspunkt i, hvordan man opretter et nyt program. Fremgangsmåden er ens med, hvordan man opretter institutter og centre. 1. Klik på Account i menuen til venstre, og tryk derefter på Tilføj account-knappen (se figur 1). Figur 1 Side 4 af 78

5 2. Giv accounten et navn og tryk Gem (se figur 2). Figur 2 3. Herefter kommer man til accountens Oversigt-faneblad. Tryk på accountens Oplysninger-faneblad. Udfyld felterne Overordnet og Type og tryk på Gem-knappen, se figur 3. Hvis man opretter et program, skal hovedområdets Programmes account vælges i Overordnetfeltet. Hvis man opretter et institut, skal hovedområdets Department account vælges i Overordnetfeltet. Hvis man oprettet et nyt center, som ligger under et institut, skal instituttet vælges i Overordnet-feltet. Ved at vælge en anden account som overordnet (eller helt udelade at vælge en overordnet account), så kan man modellere en organisationsstruktur med forskellige niveauer. I feltet type, bruges typerne Programme group og Department group bruges til -accounts-ene. Ved oprettelse af programmer skal typen selvfølgelig være Programme, mens institutter og centre skal være af typen Department. Figur 3 4. Gå til Status-fanebladet på accounten og sæt ejeren af accounten til <teamnavn> Admin. Dvs. APHD Admin, BPHD Admin, HPHD Admin eller SPHD Admin afhængig af, hvilket hovedområde, man tilhører. I tilfældet herunder oprettes der en ny account i Test teamet TPHD, og derfor skal ejeren være TPHD Admin (se figur 4). Side 5 af 78

6 Figur 4 5. Accounten er nu sat op er klar til brug. Se i Afsnit Hvordan opretter man en ny kontaktperson? hvordan man tilknytter kontaktpersoner til en account. Hvordan retter man i informationer på en account? Der er ikke mange oplysninger registreret på en account, så der er ikke umiddelbart meget at rette i. Men hvis man skal rette i informationer på en account, så går man ind på Oplysninger-fanebladet og ændrer i fx navnet og gemmer det. Som før nævnt kan man på accounten se, hvilke kontaktpersoner, der er tilkyttet. Herunder gennemgås, hvordan man kan rette i dem, og man har mulighed for at oprette en ny kontaktperson. Hovedkontaktperson / kontaktpersoner på accounts Hovedkontaktpersonen vil som regel være programleder, skoleleder eller centerleder, men medlemmerne i programmerne og skole-/stipendieudvalget er oprettet som almindelige kontaktpersoner på accounten. Man skal altid ind på kontaktpersonen selv for at rette i kontaktpersonens oplysninger. Det, man sætter op på selve accounten, er, hvem der skal være hovedkontaktperson på accounten. Som udgangspunkt bliver den første kontaktperson, der tilknyttes en account, oprettet som hovedkontaktperson. Ønsker man at ændre, hvem der skal være hovedkontaktperson, kan man gøre det på accountens Kontaktpersoner-fanebladet (se figur 5). Her kan man nederst i hovedkontaktboksen vælge mellem accountens kontaktpersoner og angive, hvem der skal være hovedkontaktperson. Figur 5 Side 6 af 78

7 Hvordan fjerner man en account? Man har både mulighed for at slette en account og for at arkivere en account. Medmindre man lige har fået oprettet en account, som man ikke skal bruge til noget alligevel, så anbefales det at gøre det til normal praksis at arkivere accounten i stedet for at slette den. Fordelen ved at arkivere accounten, er, at den forsvinder fra listen af aktive accounts, men man bevarer historikken, og man kan nemt finde den frem fra arkivet igen. Man arkiverer på Status-fanebladet. Kontaktpersoner Alle, der skal have adgang til management-portalen skal oprettes som kontaktpersoner i PhD Planneren. Dvs. at alle medlemmer af programudvalg, skole-/stipendieudvalg og vejledere skal oprettes som kontaktpersoner. Hvordan opretter man en ny kontaktperson? Her gennemgås hvordan man opretter en ny kontaktperson. Der er to steder, hvorfra man kan oprette nye kontaktpersoner. Først gennemgås, hvordan man opretter en ny kontaktperson fra Kontaktpersoner-menuen. Derefter gennemgås, hvordan man opretter en kontaktperson direkte på en account. Oprettelse af ny kontaktperson fra kontaktpersoner-menuen 1. Klik på Kontaktpersoner i menuen til venstre, og tryk derefter på Tilføj-knappen (se figur 6). Figur 6 2. I vinduet der popper op, angiver man Fornavn, Efternavn, Rolle, og Account (se figur 7). Rollen: Når en ansøgning bevæger sig igennem statusserne i ansøgnings-workflowet vil den befinde sig på forskellige lokationer afhængig af, hvor i workflowet den er. Eksempelvis vil programudvalget ikke kunne se opgaver i de statusser, som ligger i skole/-stipendieudvalgets lokation og omvendt. Det er derfor vigtigt, at man giver kontaktpersonen den rette rolle. Accounten: Vælg den account, som kontaktpersoner skal tilkyttes. Vær opmærksom på, at programudvalg skal tilknyttes programmerne og ikke institutterne i nogle tilfælde hedder programmer og institutter det samme. Side 7 af 78

8 Figur 7 3. I vinduet, der efterfølgende dukker op (se figur 8), kan man angive stillingsbetegnelse og telefonnumre. Det anbefales at bruge formatet +45 xxxx xxxx. Figur 8 4. Gå til Selvbetjenings-fanebladet for at give kontaktpersonen adgang til management-portalen. Vælg management-portalen og tryk derefter på Opret konto-knappen (se figur 9). Der oprettes nu adgang for kontaktpersonen, og der sendes automatisk to s til kontaktpersonens adresse, som indeholder henholdsvis brugernavn og password samt et link til login-siden. (Klik evt. på Dokumenter-fanebladet for at se, at de to s er blevet afsendt.) Figur 9 Side 8 af 78

9 5. Klik tilsidst på Status-fanebladet og sæt <teamnavn> Admin som ejer af kontaktpersonen (se figur 10). Dvs. enten APHD Admin, BPHD Admin, HPHD Admin eller SPHD Admin. I dette tilfælde er kontaktpersonen oprettet i TPHD teamet og ejeren skal derfor være TPHD Admin. Figur Kontaktpersonen er nu oprettet og har fået adgang til managementportalen. Account-tilknytningen og rollen afgør, hvad kontaktpersonen kan se i management-portalen. Oprettelse af ny kontaktperson direkte på en account Opretter man en kontatktperson direkte på en account, så vil personen automatisk blive tilknyttet accounten. 1. Find den account, som kontaktpersonen skal tilknyttes og gå ind på Kontaktpersoner-fanebladet og tryk på Ny kontaktperson knappen (se figur 11). Figur Vinduet, der popper op (se figur 12) er næsten magen til vinduet, der popper op, hvis man opretter en ny kontaktperson fra Kontaktpersoner-menuen, bortset fra at man ikke kan vælge account, men i stedet en ledig stilling. Accounten bliver automatisk sat, og derfor skal man ikke vælge den. Man har derimod mulighed for at sige, at kontaktpersonen skal tilknyttes en ledig stilling. I PhD Planner sammenhæng giver det ikke mening at give en person adgang til en bestemt stilling. Der er stående udvalg, og i hver runde er det et opslag per program. Derfor kræver det ingen vedligeholdelse at knytte kontaktpersonen til en program-account, fordi vedkommende så automatisk vil kunne se nye opslag på accounten. Side 9 af 78

10 Figur Følg efterfølgende punkt 3,4,5 og 6 i afsnit Oprettelse af ny kontaktperson fra kontaktpersonermenuen, da fremgangsmåden herfra er helt ens. Hvordan ændrer man i en kontaktpersons data Hvis kontaktpersonen skifter fx stillingsbetegnelse eller tlf. nummer, går man bare ind på Kontaktpersonfanebladet, ændrer i informationerne og gemmer. Ændring af en kontaktpersons -adresse Hvis kontaktpersonen derimod skifter , så skal man først ændre den på Kontaktperson-fanebladet, men man skal også huske at gå over på Selvbetjenings-fanebladet. -adressen bruges som kontaktpersonens brugernavn, når vedkommende logger ind i management-portalen. Derfor skal den gamle konto fjernes, og der skal oprettes en ny, som matcher kontaktpersonens adresse. I eksemplet herunder har kontaktpersonen skiftet fra ldh@science.au.dk til ldhldh@science.au.dk. Efter at have gemt den nye -adresse på Kontaktperson-fanebladet, ser Selvbetjenings-fanebladet nu som i figur 13. Tryk på Fjern konto-knappen. Side 10 af 78

11 Figur 13 Systemet retter så automatisk adressen til, og man kan give kontaktpersonen adgang med den nye adresse (se figur 14). Figur 14 Hvordan gensender man en kontaktpersons login-informationer? Det sker, at kontaktpersoner glemmer deres brugernavn og/eller password til management-portalen. Man gensender en kontaktpersons login-info ved at gå ind på kontaktpersonens Selvbetjenings-faneblad og trykke på Send (igen)-knappen (se figur 15), så sender systemet en med password et igen. Tjek, evt. på Dokumenter-fanebladet, at en bliver sendt. Figur 15 Side 11 af 78

12 Hvordan lukker man en kontaktpersons adgang til management-portalen? Man lukker en kontaktpersons adgang til management-portalen på kontaktpersonens Selvbetjeningsfaneblad. Ved tryk på Fjern konto-knappen lukkes personens adgang til management-portalen (se figur 13). Personen vil ikke selv blive adviseret om lukningen, men brugernavn og password vil ikke længere virke. Hvordan flytter man en kontaktperson fra en account til en anden account? Hvis man har brug for at flytte en kontaktperson fra én account til en anden, så ændrer man på accounttilknytningen på kontaktpersonens Adresse-faneblad (se figur 16). Figur 16 Hvordan fjerner man en kontaktperson? Man har mulighed for både at slette eller arkivere en kontaktperson. Det tilrådes, at man arkiverer kontaktpersoner fremfor at slette dem, fordi man så beholder historikken, og man kan hente dem frem igen, hvis det bliver nødvendigt. Man arkiverer på Status-fanebladet. Hvordan ændrer man i sammensætningen af program- eller skoleudvalg? Hvis man skal ændre i sammensætningen af program- eller skole-/stipendieudvalg, så skal man: Fjerne account-tilknytningen for de personer, som ikke længere skal være medlem af det specifikke program- eller skole-/stipendieudvalget. Oprette nye medlemmer af program- eller skole-/stipendieudvalg, hvis de ikke allerede er oprettet i PhD Planneren, og tilknytte dem til den rette account. Hvordan fjerner man et medlem fra et program- eller skoleudvalg? Account-tilknytningen fjernes på kontaktpersonens Adresse-faneblad. Man gør således: 1. Klik på den firkantede knap med fire prikker til venstre for accounten (se figur 17). Figur Tryk derefter på Ryd-knappen i det vindue, der dukker op (se figur 18). Side 12 af 78

13 Figur Tryk derefter på Gem-knappen (se figur 19). Figur Kontaktpersonen er nu ikke tilknyttet nogen accounts, så personen kan hverken se opslag eller ansøgninger, hvis personen logger ind i managementportalen. 5. Hvis kontaktpersonen ikke skal tilknyttes en anden account, kan man ligeså godt fjerne adgangen til management-portalen på kontaktpersonens Selvbetjenings-faneblad. Tilsidst kan man så arkivere kontaktpersonen, så personen ikke længere figurerer som en aktiv kontaktperson. Hvordan opretter man et nyt medlem af et udvalg? Hvis det nye medlem ikke allerede er oprettet som kontaktperson, så oprettes kontaktpersonen fra bunden som gennemgået tidligere i afsnittet Hvordan opretter man en ny kontaktperson?, og man sørger for at oprette personen med den rette rolle og den rette account-tilknytning. Hvis det nye medlem allerede er oprettet som kontaktperson, giver man personen den account-tilknytning og den rolle, som gør vedkommende til medlem af udvalget. Begrænsninger én rolle og én accounttilknytning En kontaktperson kan kun have én rolle og én account-tilknytning. Dvs. at en kontaktperson kan ikke både have en rolle som programleder og skolemedlem. Tilsvarende kan en kontaktperson ikke være tilknyttet to accounts på én gang. Genoplivning fra arkiv Hvis man skal genoplive en kontaktperson eller en account fra arkivet, så finder man kontaktpersonen/accounten i arkivet. Går ind på Status-fanebladet og trykker på Hent-knappen (se figur 20). Side 13 af 78

14 Figur 20 Side 14 af 78

15 Vejledning til opgave-/statusopdateringer (rekrut.) Generelt omkring workflows og opgaver i PhD Planneren Workflows i PhD Planneren er procedurer for, hvordan stillinger, ansøgninger, PhD-planer osv. skal behandles. Dvs. at et workflow for en ansøgning er en procedure for, hvordan en kandidats ansøgning bliver behandlet, når den er kommet ind i systemet. Et workflow består af et antal statusser i et forløb, som fx en stilling eller en kandidat gennemløber i systemet. Når fx en kandidat befinder sig i en bestemt status, så ved man, hvor i behandlingsforløbet kandidaten er. Hver status kan indebære, at der skal udføres opgaver af enten PhD administratorerne eller program- eller skoleudvalgene. Når et workflow defineres, så angives hvilke statusser, der indgår i workflowet fra start til slut. For hver status defineres hvilke andre statusser, der er tilladt før og efter den pågældende status. På den måde bygges et mere eller mindre fast forløb op, som stillinger og ansøgninger skal gennemløbe. Når en ansøgning kommer ind i PhD Planneren startes automatisk et workflow for kandidaten, som kommer til at ligge i status Received. I PhD Planneren kan man se det ved, at der kreeres en opgave for kandidaten i status Received. Se et ansøgnings-workflow i figur 1. Figur 21 Et PhD ansøgningsworkflow Side 15 af 78

16 Begrebsafklaringer I dette afsnit forklares begreber, som er centrale for forståelsen af workflows i PhD Planneren. Statusopdateringer og opgaveopdateringer Der startes automatisk et workflow for en kandidat, når ansøgningen registreres. Det ses i PhD Planneren ved at der oprettes en opgave på kandidaten. Når et opslag er åbent, og ansøgningerne løbende kommer ind, vokser listen af opgaver i takt med, at ansøgningerne kommer ind. I figur 2 ses et eksempel på en liste over alle opgaver. For hver opgave kan man se, hvilket workflow opgaven befinder sig i (den grønne firkant), og i hvilken status opgaven er i (den røde firkant). Figur 22 Alle opgaver listen i PhD Planneren Statusopdatering og opgaveopdateringer er to forskellige ord for præcis det samme. Det afhænger af, hvor i PhD Planneren man er, hvilket begreb der bruges, men funktionalitetsmæssigt er en status- og en opgaveopdatering helt det samme. Man laver en status-/opgaveopdatering, når man flytter en ansøgning eller stilling fra en status til den næste, eller når man bare laver en opdatering til den aktuelle status ved eksempelvis at tilføje en kommentar. Status- /opgaveopdateringer kan både laves af administratorer, kontaktpersoner og indskrevne studerende, dvs. at man både kan lave status-/opgaveopdateringer i administratorportalen, i managementportalen, og i studenterportalen. Fremover i dette dokument kaldes en status-/opgaveopdatering for en statusopdatering. Lokationer Lokationer bruges til at differentiere imellem, hvilke statusser og dermed hvilke opgaver, de forskellige kontaktpersoner kan se i på My tasks-fanebladet i managementportalen. Administratorer vil altid kunne se alle opgaver i administratorportalen. Der findes i rekrutteringsdelen fem lokationer: Admin opgaver i denne status kan kun ses i administratorportalen, dvs. kun administratorerne ser opgaver i denne lokation. Prog. opgaver i denne lokationer kan ses af programmedlemmer og formand i managementportalen. Prog. Chair opgaver i denne lokationer kan ses af programformænd i managementportalen School opgaver i denne lokationer kan ses af ph.d. udvalget School Head opgaver i denne lokationer kan ses af ph.d. skolelederen I toppen af figur 1kan man se de fem lokationer, samt hvilke statusser, der er knyttet til hver enkelt lokation. I figur 2, hvor man kan se alle opgaverne, kan man også se, hvilken lokation opgaven befinder sig i (se den gule firkant). Side 16 af 78

17 Workflowet er opbygget således, at når der laves en statusopdatering, eksempelvis fra status Received til Awaits prog. assessment, så sørger systemet selv for også at skifte lokation fra Admin til Prog. Tilsvarende vil systemet automatisk sørge for et lokationsskifte, når man vælger en ny status, som ligger i en anden lokation (se hvilke statusser, der ligger i hvilke lokationer i figur 1). Dvs. at man som administrator ikke skal bekymre sig om, at man skal huske at vælge den rigtige lokation, når man laver en statusopdatering. E-forms I managementportalen laver program- og skoleudvalg statusopdateringer, når de håndterer de opgaver, der ligger på deres My tasks tab. Når eksempelvis et programmedlem klikker på Status update-linket for en kandidat (se figur 3), så kommer der en formular frem, som programmedlemmet skal udfylde (se figur 4). Formularen i figur 4 kaldes en E-form. I opsætningsdelen af PhD Planneren kan en E-form knyttes til en eller flere statusser i workflowet. Hvis en E-form er knyttet til en status, betyder det, at man skal udfylde formularen, før man kan skifte til næste status. Hvis man laver statusopdateringen i administratorportalen vil formularen også dukke op der. I bunden af formularen i figur 4 kan programmedlemmet vælge mellem at gemme formularen i den aktuelle status (knapperne i den røde firkant), hvis vedkommende ikke er helt færdig og bliver afbrudt. Hvis programmedlemmet har udfyldt de obligatoriske felter i formularen, så vil systemet tillade, bedømmelsen sendes videre ved at trykke på knappen i den grønne firkant. Trykker programmedlemmet på Send to prog. chair assessment-knappen, så sker der en statusopdatering til status Awaits prog. chair assessment. Figur 23 et programmedlems liste af opgaver Side 17 af 78

18 Figur 24 Formular, som programmet skal udfylde ved bedømmelse af ansøgere. Side 18 af 78

19 Åbne vs. fuldførte opgaver opgavehistorik Der skelnes mellem åbne og fuldførte opgaver. Fuldførte opgaver er opgaver/statusser, som stillingen/kandidaten har været igennem. Der vil altid være en eller flere åbne opgaver, imens en kandidat/stilling er i et workflow og ikke er nået til en slutstatus. Fuldførte opgaver er en kronologisk oversigt over de opgaver/statusser, som kandidaten/stillingen har været i og er gået videre fra. I figur 5 ses på kandidaten William Shakespeares Opgaver-faneblad en oversigt over åbne opgaver og fuldførte opgaver. I den kronologisk ordnede liste af fuldførte opgaver kan man se, hvilke statusser og lokationer, kandidaten har været igennem (den grønne firkant), samt hvem der har foretaget de forskellige statusopdateringer (den gule firkant). Figur 25 Opgaver-fanebladet for kandidaten William Shakespeare Opgaver og forfaldstid For hver status i workflowet angives, hvor længe en kandidat/stilling skal være i statussen. Eksempelvis kan man definere, at en status forfalder efter 30 dage. Dvs., at man har 30 dage til at sørge for at udføre eventuelle opgaver forbundet med statussen, så kandidaten/stillingen kan komme i en ny status indenfor 30 dage. Den dag hvor en status udløber, bliver Due date (managementportalen) eller Forfaldsdato (administratorportalen) på opgaven gul, så man er advaret om, at opgaven skal håndteres snarest. Efter de 30 dage, bliver Due date/forfaldsdato rød for at indikere, at man skal gøre noget ved den hurtigst muligt. På den måde minder systemet om, at man skal huske at gøre noget. Man kan som administrator ændre på forfaldsdatoerne for hver enkelt opgave. Manuelt oprettede opgaver Det er muligt at oprette opgaver, som er uafhængige af det workflow, som en stilling/kandidat befinder sig i. Hvis man fx har brug for at indhente information angående en specifik kandidat fra en anden myndighed, så kan man oprette en opgave under kandidaten. Så er det tydeligt, at man er i gang med at indhente informationer, men kandidaten kan samtidig forsætte i det workflow, som automatisk er startet op for kandidaten. Man opretter manuelt en opgave ved at trykke på Tilføje opgave på Opgaver-fanebladet. Side 19 af 78

20 Hvordan laver man en opgave-/statusopdatering? Statusopdateringer kan laves forskellige steder i PhD Planneren både i administratorportalen, managementportalen og studenterportalen. I dette afsnit gennemgås mulighederne for statusopdateringer i administratorportalen og i managementportalen. Statusopdateringer i administratorportalen Når man laver en statusopdatering i administratorportalen er der forskellige muligheder: Man har mulighed for at lave statusopdateringer flere forskellige steder i systemet. Man kan lave statusopdateringer enkeltvis og for flere på én gang (massestatusopdatering). Man kan vælge at sende en i samme ombæring, som man laver statusopdateringen. I de næste afsnit gennemgås, hvilke muligheder man har for statusopdateringer af henholdsvis stillinger og kandidater enkeltvis samt af flere kandidater på én gang (massestatusopdatering). Statusopdatering af én kandidat Skal man statusopdatere en enkelt kandidat, så skal man ind på kandidatens Opgaver-faneblad, og det kan man komme på forskellige måder: 1. Finde kandidaten og derefter klikke på kandidatens Opgave-faneblad og til sidst trykke på Opgaveopdatering-linket eller PhD Application linket (se figur 6). Figur 26 Opgave-fanebladet for en kandidat i den første status Received 2. Ved at klikke på kandidatens opgave i listen af alle opgaver (se figur 7). Figur 27 Listen af alle opgaver 3. En tredje mulighed for at lave en statusopdatering på en enkelt kandidat er at klikke sig ind på den stilling, som kandidaten har søgt, klikke på stillingens Ansøgninger-faneblad, sætte et flueben ud for kandidaten og vælge Statusopdatering. Denne måde gennemgås dog først i afsnittet Statusopdatering af en eller flere kandidater via stillingen massestatusopdatering, da den funktionalitet er rettet mod massestatusopdateringer. Side 20 af 78

21 Når man har gjort som i punkt 1 eller 2 for at komme frem til at lave en statusopdatering, kommer man til dette billede (se figur 8): I højre side af billedet skifter man til en næste status (den grønne firkant i figur 8). I venstre side af billedet laver man opdateringer til den aktuelle status (den røde firkant i figur 8). Figur 28 Statusopdateringsvinduet for kandidaten Virginia Woolf Statusopdatering til en ny status (uden ) Når man skal flytte en kandidat fra én status til en anden, så skal man gøre det i højre side af billedet (den grønne firkant i figur 8). Man vælger i Status drop-down listen, hvad den næste status skal være og trykker derefter på Gem og tilføj. Vælger man statussen Awaits prog. assessment og trykker Gem og tilføj, så ser Opgaver-fanebladet efterfølgende ud som i figur 9. Man kan se under fuldførte opgaver, at kandidaten har været i Lokation/Status: Admin/Received, derefter har kandidaten været i Lokation/Status: Admin/Awaits prog. assessment, og nu befinder kandidaten sig i Lokation/Status: Prog./ Awaits prog. assessment. Systemet har sørget for at ændre lokationen fra Admin til Prog. Side 21 af 78

22 Figur 29 Virginia Woolfs Opgaver-fanebladet efter der er lavet statusopdatering fra Received til Awaits prog. assessment. Statusopdatering til en ny status (med ) Man kan vælge at sende en i forbindelse med, at man laver en statusopdatering til en ny status. Det kan man eksempelvis vælge at gøre, når man sender afslag ud. Dvs. at man skifter statussen på kandidaten til eksempelvis Rejected Qualified samtidig med at man sender afslags- en til kandidaten. Vælger man at sende en i samme ombæring, som man laver statusopdateringen, så vil man automatisk komme direkte ind på en, når man trykker på Gem og tilføj, så man kan tilføje/redigere i en, før den sendes. Note: Skal man sende en , som indeholder stillings-makroer, er det nødvendigt at lave en statusopdatering, ellers kan systemet ikke finde ud af at fylde data fra stillingen ind i en. Statusopdatering fra en status (med E-form) Laver man en statusopdatering fra en status, hvortil der er knyttet en E-form, så beder systemet om, at man udfylder E-formen, før man laver statusopdateringen. Hvis man eksempelvis vil lave en statusopdatering på en kandidat, som ligger i status Awaits prog. assessment, så dukker skemaet, som programmedlemmer skal udfylde op (se figur 10). Man har to muligheder: Enten kan man ændre i noget på skemaet og trykke Gem, eller man kan trykke Skip, så springer man skemaet over (se den røde cirkel i figur 10). Efter Gem eller Skip kommer man til opdateringsvinduet, som i figur 8. Side 22 af 78

23 Figur 30 Administrator vil lave en statusopdatering på en kandidat, der befinder sig i status Awaits prog. assessment. Da der er knyttet en E-form til den status, som programmedlemmerne skal udfylde dukker den også op i Administratorportalen. Statusopdatering til den aktuelle status Man vil typisk lave en opdatering til den aktuelle status, hvis man ønsker at skrive en kommentar, sende en eller ændre på forfaldsdatoen. Ændrer man på forfaldsdato eller skriver en kommentar og trykker Gem, så vil Opgaver-fanebladet se ud som i figur 11. Der er stadig kun én åben opgave, men nu kan man se kommentaren og forfaldsdatoen er ændret. Figur 31 Virginia Wolfs Opgaver-faneblad efter en statusopdatering til den aktuelle status hvor forfaldsdato er ændret, og der er tilføjet en kommentar. Side 23 af 78

24 Statusopdatering af én stilling Skal man lave en statusopdatering til en stilling, foregår det på samme måde som statusopdateringer til en kandidat: 1. Man finder stillingen, klikker på stillingens Opgave-faneblad og til sidst på Opgaveopdatering-linket eller PhD Call linket (se figur 12). Figur 32 - Opgave-fanebladet for en stilling i status Awaits end of call 2. Alternativt klikker man på stillingen i listen over alle opgaver (se figur 13). 3. Figur 33 - Listen af alle opgaver Derefter kommer man til billedet i figur 14, som ligner og funktionalitetsmæssigt er magen til statusopdateringsvinduet for kandidater. Side 24 af 78

25 Figur 34 - Statusopdateringsvinduet for stillingen Test programme 3 Statusopdatering af en eller flere kandidater via stillingen - massestatusopdatering I stedet for at gå ind på hver enkelt kandidat og lave en statusopdatering, kan man på én gang lave en statusopdatering for udvalgte kandidater, som har søgt den samme stilling. Dvs., at man fra stillingen kan lave en statusopdatering for en eller flere kandidater. Det kan være nyttigt, hvis man skal flytte flere ansøgere fra en status til en anden. Det skal man eksempelvis, når fristen på et opslag er udløbet, og alle kandidaterne skal flyttes til status Awaits prog. assessment. I eksemplet herunder er der på stillingen Test programme 3 kommet to ansøgninger, som skal flyttes til status Awaits prog. assessment: 1. Klik ind på den ledige stillings Ansøgninger-faneblad. 2. Marker de ansøgere, som skal flyttes til status Awaits prog. assessment med et flueben (se den røde firkant i figur 15). Vælg derefter statusopdatering i Handlings-drop down listen (den grønne firkant i figur 15) og tryk på Start-knappen. Side 25 af 78

26 Figur 35 Statusopdatering af flere kandidater via stillingen 3. I næste vindue (se figur 16) vælges den næste status Awaits prog. assessment og der trykkes Gem. Vær opmærksom på, at man ikke kan fortryde en masse-statusopdatering. Figur 36 Massestatusopdateringsvinduet 4. Efter man har trykker på Gem kommer man tilbage til Ansøgninger-fanebladet (se figur 17), hvor man kan se, at de to kandidater har skiftet status. Side 26 af 78

27 Figur 37 Ansøgninger-fanebladet på stillinger efter, at der er foretaget et statusopdatering af de to kandidater. Statusopdatering af en eller flere kandidater via stillingen inkl. afsendelse af massestatusopdatering Når man vælger at lave en massestatusopdatering via stillingen, har man også mulighed for at sende en til alle kandidaterne på én gang. Man skal i vinduet i figur 16 vælge den skabelon, som man ønsker at bruge, og så trykke på Gem. Gør man det, så kommer man videre til vinduet, hvorfra man sender en. Da man ikke kan se makroerne i en udfyldt, før man sender den, er der nogle s, der er mere velegnede end andre til masse- s. Hvis der ved afsendelse af en masse- er nogle makroer, som ikke kan udfyldes, så vil man i mailboxind modtage en mail om problemet. Afsendte s gemmes på hver enkelt kandidats Dokumenter-faneblad. Statusopdateringer i managementportalen Alle opgaver, som hver enkelt rolle skal tage sig af i management-portalen, er samlet på My tasksfanebladet. I eksemplet (se figur 18) herunder er der to ansøgninger, der skal bedømmes i det program, som programmedlemmets tilhører. Der er derfor to opgaver på My tasks-fanebladet. Når man skal lave en statusopdatering i managementportalen, trykker man på Status update-linket. Figur 38 My tasks-fanebladet for et programmedlem, hvor der er kommet to ansøgninger til programmet, som skal bedømmes. Side 27 af 78

28 Ved tryk på Status update-linket kommer formularen i figur 19 frem. I bunden af formularen i Status-boksen vælger man, om man i venstre side vil lave en statusopdatering til den aktuelle status, eller om man vil lave en statusopdatering til en ny status. Laver man en statusopdatering til den aktuelle status forbliver opgaven i samme status og lokation, og den vil således stadig være på My tasks-fanebladet. Laver man en statusopdatering, hvor kandidaten flyttes til en ny status, som man ikke selv har adgang til at se, forsvinder den fra listen af opgaver på My tasks-fanebladet. Man vil dog kunne gå ind under stillingen og se alle ansøgerne, samt hvilken status de befinder sig i. Figur 39 - Formular, som programmet skal udfylde ved bedømmelse af ansøgere. Sletning af statusopdateringer I administratorportalen har man mulighed for at slette statusopdateringer. Det kan være nyttigt, hvis man er kommet til at vælge en forkert status som næste status. Man kan slette den aktuelle status, hvorefter systemet sætter den forrige status til den aktuelle. Hvis man på den måde fortsætter med at slette den aktuelle status, ender man med at slette hele opgavehistorikken. Note: Man skal være varsom med at slette, fordi man ikke kan fortryde en sletning! Side 28 af 78

29 Hvis man ønsker at slette en statusopdatering går man ind på Opgaver-fanebladet og trykker på Opgaveopdatering-linket (se figur 20). Figur 40 Opgaver-faneblad for kandidaten Virginia Woolf Man vælger skip til en eventuel E-form og kommer frem til statusopdateringsvinduet. Trykker man på Sletknappen i den venstre side, sletter man den aktuelle status (se figur 21) og forbliver i samme vindue. Figur 41 Statusopdateringsvinduet for Virginia Woolf Side 29 af 78

30 Ved at vælge Opgaver-fanebladet, ser det nu ud som i figur 22. Der er nu kun to opgaver under fuldførte opgaver, mens den øverste fuldførte opgave i figur 20 er rykket op som en åben opgave. Figur 42 - Opgaver-faneblad for kandidaten Virginia Woolf efter den sidste statusopdatering er slettet. Side 30 af 78

31 Vejledning til at danne PDF-dokumenter PDF-knappen PDF-knappen bruges til at danne et samlet PDF-dokument med de vedhæftninger, som ansøgere til et opslag har uploadet via ansøgningsformularen. Data, som ansøgere har skrevet i ansøgningsformularen, kan IKKE hentes ud til PDF-dokumentet, det hentes ud i et excel-ark. Det er valgfrit, hvilke vedhæftninger man ønsker at medtage i PDF-filen. PDF-knappen findes på Ansøgninger-fanebladet på stillinger. Man finder den ved at klikke på en stilling i oversigten over ledige stillinger, så går man ind på Ansøgninger-fanebladet. Knappen sidder i den højre side over alle ansøgningerne. Knappen hedder Udskrive alle (se figur1). Figur 43 Når man vælger nogle ansøgere, skifter knappen navn til enten: eller Teksten på knappen afhænger af antallet af valgte ansøgere. Antallet i parenteserne er det antal ansøgere, man har valgt. Ved mange ansøgere forventes størrelsen på filen at blive meget stor, og derfor får man tilsendt et link, hvorfra man kan hente PDF-filen. Ved mindre PDF-filer dannes dokumentet, så man kan gemme eller åbne dokumentet med det samme. Side 31 af 78

32 Hvordan bruger man PDF-knappen? Gennemgangen af, hvordan man bruger PDF-knappen, tager udgangspunkt i en stilling, hvor der er kommet 2 ansøgninger. Proceduren er den samme ved mange eller få ansøgninger. Vælg de ansøgere, som man ønsker at lave et samlet PDF-dokument for. I dette tilfælde vil man udskrive alle ansøgeres vedhæftninger. Man trykker derfor på Alle(2) (se figur 2). Der dukker et flueben op ud for alle ansøgerne, og Udskrive ansøgninger-knappen skifter navn til Print selected applications now (2). Herefter trykker man på PDF-knappen: knappen hedde: ansøgninger til at udskrive.. Ved mange ansøgninger, vil Figur 44 I popup-vinduet (se figur 3), skal man vælge, hvilke vedhæftninger man ønsker at medtage i PDFdokumentet. Forside, som står øverst på listen, er en side, som indeholder ansøgers personlige data (navn, adresse, , telefonnr. og fødselsdato). For hver ansøger kommer forsiden først og herefter ansøgerens vedhæftninger. Det er en god idé at medtage forsiden for efterfølgende nemmere at navigere i PDFdokumentet. Som default er alle typer af vedhæftninger valgt (se figur 3). Hvis man kun ønsker udvalgte dokument-typer, kan man sætte flueben ved dem, man ønsker. Til sidst trykkes på Print selected applications now (2). Side 32 af 78

33 Figur 45 Efter tryk på Print selected applications now (2) kan der være ventetid. Det skyldes, at det tager tid at danne PDF-dokumentet. Jo flere ansøgere, jo længere tid tager det. Når systemet er færdig med at danne PDFdokumentet, dukker vindue i figur 4 op: Figur 46 Systemet navngiver altid PDF-filen til printall.pdf. For at gemme filen, trykker man OK til Save File. Det vil i nogle browsere se ud som om, at der ikke sker noget, selvom dokumentet faktisk gemmes. Hvis det er tilfældet, dvs., der kommer ikke et vindue frem, hvor man kan vælge, hvor man vil gemme PDF-dokumentet, er dokumentet automatisk blevet gemt i Downloads-folderen. Hvis man ikke ved, hvordan man finder Downloads-folderen, kan man vælge at åbne PDF-dokumentet og i stedet gemme dokumentet fra Adobe Pro, Adobe Reader-en eller en anden PDF-viewer (se figur 5), hvor Side 33 af 78

34 man selv kan vælge, hvor man vil gemme dokumentet. Omdøb dokumentet, når det gemmes, til et mere sigende navn end printall. Figur 47 Udfordringer med PDF-filer Nogle gange er der problemer med et eller flere af de bilag, som skal med i PDF-dokumentet, og så kan der også være problemer med at få dannet det samlede PDF-dokument. Èt scenarie er, at man får man dannet det samlede PDF-dokument, men ikke alle ansøgeres bilag er med i dokumentet. Et andet scenarie er, at man slet ikke kan danne PDF-dokumentet, og PhD Planneren melder tilbage med en fejl. Når nogle bilag ikke kan konverteres til PDF Hvis det ikke lykkes at konvertere alle bilag til PDF, og nogle af bilagene derfor ikke er med i PDFdokumentet, vil man kunne se det på den første side i PDF-dokumentet. I toppen af første side vil det være beskrevet, hvilke ansøgeres/kandidaters dokumenter, der er problemer med. I figur 6 ses et eksempel på en PDF-fil, hvor der er problemer med to ansøgeres ansøgninger. Figur 48 For at få disse to ansøgninger inkluderet i PDF-dokumentet, må man finde ansøgningerne i PhD Planneren og undersøge, hvorfor der er problemer med at få dem omdannet til PDF. Typisk vil det afhjælpe problemet, Side 34 af 78

35 hvis man selv printer dokumenterne til PDF og uploader dem på ansøgerne igen. Nogle gange er dokumenterne dog helt ødelagte, og det kan være nødvendigt at bede ansøgerne indsende nye dokumenter. Når man har omdannet dokumenterne til PDF, skal man starte forfra med at danne den samlede PDF-fil, eller man kan manuelt tilføje dokumenterne til den samlede fil. PDF-dokumentet kan ikke dannes I nogle tilfælde kan systemet slet ikke danne PDF-filen og melder fejl, i stedet for at man bliver spurgt om, om man vil åbne eller gemme dokumentet. Hvis det sker, så er det sandsynligvis fordi, at en eller flere af bilagene er beskadiget på en måde, der gør, at det ikke er muligt at danne PDF-dokumentet. I sådan et tilfælde, er man nødt til at finde ud af, hvilken eller hvilke filer der skaber problemer. Det kan man gøre ved at bruge divide and conquer-metoden. Dvs. at man opdeler ansøgerne i to grupper. For hver gruppe prøver man at danne en PDF-fil. Lykkes det, ved man, at alle filerne i den gruppe er ok. Lykkes det ikke, ved man, at der er problemer i den gruppe af ansøgere. Gruppen opdeles igen i to grupper, og man forsøger at danne en PDF for hver af de grupper osv. Man fortsætter, indtil man har fundet frem til, hvilke filer der giver problemer. Note: Ofte giver dokumenter med digital signatur problemer. Håndtering af PDF-dokumentet Her beskrives, hvordan man gør PDF-dokumentet nemmere at navigere i ved at indsætte sidetal og bookmarks (markeringer af bestemte sider i dokumentet). Det beskrives også, hvordan man kan reducere størrelsen på PDF-dokumentet og sende det via . Hvordan indsætter man sidetal i PDF-dokumentet? Start med at åbne PDF-dokumentet i Adobe Acrobat Pro. Klik på Document menuen og vælg Header & Footer og så Add (se figur7). Figur 49 I vinduet i figur 8 skal man klikke på Insert Page Number-knappen for at indsætte sidetal, hvorefter man forneden kan se, hvordan det kommer til at se ud i dokumentet. Ved klik på Page Number and Date Format eller Page Range Options får man flere muligheder for at formatere sidetallene. Når man er tilfreds trykkes OK. Side 35 af 78

36 Figur 50 Hvordan laver man bookmarks i PDF-dokumentet? Bookmarks er markeringer af bestemte sider. Det kan være nyttigt at indsætte bookmarks i PDF-dokumentet med ansøgernes vedhæftninger. Eksempelvis kan man lave et bookmark til forsiden for hver kandidat og navngive bookmarket med kandidatens navn. På den måde kan man via bookmarks nemt navigere rundt i dokumentet. Man skal bruge Adobe Acrobat Pro til at lave bookmarks: 1. Man åbner dokumentet i Adobe Acrobat Pro 2. Man folder bookmarks-sidebaren ud ved at trykke på ikonet til venstre i den venstre røde cirkel (se figur 9): Side 36 af 78

37 Figur Markerer alle de bookmarks (Ctrl + a), som automatisk er blevet generet, men som ikke skal bruges og trykker herefter på skraldespanden (se figur 9). 4. Lav bookmarks for hver ansøger: a. Gå op i toppen af dokumentet og skriv Forside (eller cover page hvis sproget i PhD Planneren er sat til engelsk) i søge-feltet (se figur 10) og tryk på pilen ved siden af, der peger mod højre. Så kommer man til den første forside. Figur 52 b. Sørg for at Select tool-et er aktiveret (pilen), se figur 11. Figur 53 c. Marker ansøgerens navn og tryk Ctrl + b for at danne et bookmark med navnet (se figur 12). Side 37 af 78

38 Figur 54 d. Tryk igen på pilen ved siden af søgefeltet for at komme til den næste forside. e. Marker næste ansøgeres navn og tryk Ctrl + b for at lave bookmarket f. Fortsæt indtil der er lavet et bookmark for alle ansøgere. g. Gem dokumentet. Hvordan reducerer man størrelsen på et PDF-dokument? PDF-dokumenterne kan blive meget store og således umulige at sende med , hvorfor det kan være en fordel at reducere størrelsen på filen. 1. Åbn filen i Adobe Acrobat Pro 2. Vælg Reduce File Size fra Document-menuen (se figur 13): Figur I næste vindue (figur 14) kan man vælge, hvilken Acrobat Reader-version, der er nødvendig for at kunne åbne filen. Side 38 af 78

39 Figur I dette tilfælde vælges bare den version, som programmet foreslår (Acrobat 8.0 and later), og der trykkes OK. 5. Når programmet er færdigt med at reducere størrelsen på filen, kan man lukke filen, højreklikke på den og vælge Properties/Egenskaber for at se størrelsen på filen. Gem PDF-filen så den er synlig på managementportalen Her gennemgås, hvordan man gemmer pdf-filer, så de er synlige på managementportalen, så henholdvis program- og skoleudvalg kan downloade filerne. PDF-filen til programudvalgene gemmes på hvert enkelt program, mens PDF-filen til skoleudvalget gemmes på hovedopslaget. PDF til programudvalg Når et programs PDF-dokument er dannet, skal det uploades på opslaget for programmet. I eksemplet herunder skal PDF-dokumentet uploades på opslaget Test programme Klik på opslagets Dokumenter-faneblad og tryk på Upload dokument-knappen (se figur 15). Figur Find dokumentet på computeren, vælg derefter kategori for dokumentet og tryk Gem (se figur 16). Kategorierne Application Attachments 1, Application Attachments 2 og Application Data bliver tilgængelige for programmet via managementportalen. Nogle gange kan PDF-dokumenterne blive meget store, og det er derfor nødvendigt at dele dem i to. Derfor er der to Applications Attachements-felter. Hver PDF-fil må max være 100mb. Application Data bruges til at uploade Excel-ark med alle ansøgernes data fra ansøgningsformularen. Side 39 af 78

40 Figur Tryk på Dokumenter-fanebladet og tjek, at pdf-filen ligger der (se figur 17). Figur På managementportalen kan man nu på stillingen se, at der ligger et dokument af typen Application Attachments 1 (se figur 18). Side 40 af 78

41 Figur 18 PDF til skoleudvalg Efter programmerne er færdige med at lave bedømmelser, skal skoleudvalget have én PDF-fil, som gemmes på hovedopslaget, dvs. opslaget med fed skrift, som har opslagsteksten og links til ansøgningsskemaer for hvert program på sit Portal-faneblad. Man laver for hvert program en PDF-fil indeholdende vedhæftningerne fra de kvalificerede ansøgere. Når hvert programs PDF med kvalificerede ansøgere er klar, skal PDF-filerne samles til en enkelt fil, som skal uploades på hovedopslaget. Hvis det samlede dokument bliver større end 100mb er det nødvendigt at dele dokumetet i to. 1. Klik på hovedopslagets (i dette tilfælde hedder hovedopslaget 2011 Autumn Call within Graduate Test School) Dokumenter-faneblad og tryk på Upload dokument-knappen (se figur 19) Figur Upload dokumentet til kategorien Application Attachments 1 eller Application Attachments 2. Samling af PDF-filer Man skal bruge Adobe Acrobat Pro til at samle flere PDF-filer til én. 1. Marker de filer, som skal være med i den samlede fil, højreklik og vælg Combine supported files in Acrobat Side 41 af 78

42 Alternativt kan man åbne én af de filer, som skal være med i den samlede fil i Adobe Acrobat Pro. Tryk på File, og vælg så Combine og derefter Merge Files into a Single PDF (se figur 20). Figur Hvis man højreklikkede og valgte Combine supported files in Acrobat ville alle filerne være listet i vinduet i figur 21. Ellers kan man trække de andre PDF-filer ind, som også skal være med i det samlede dokument. Filerne der skal være med i det samlede dokument trækkes ind i området markeret med den grønne boks. Når der er flere end én fil, bliver Move Up- og Move Down-pilene tilgængelige, så man kan bestemme rækkefølgen af filerne i den samlede fil. Tryk på Combine files-knappen. Side 42 af 78

43 Figur Det kan tage lidt tid at danne det samlede dokument. Navngiv og gem dokumentet. Reducér størrelsen, indsæt bookmarks og sidetal. Side 43 af 78

44 s i PhD Planneren (rekruttering) skabeloner og makroer I PhD Planneren findes et antal skabeloner, som man kan bruge, når man skal skrive en mail. En skabelon består af et prædefineret indhold, så man ikke selv skal sidde og forfatte en. I indholdet indgår makroer. Makroerne bruges til automatisk at hente relevant data, som varierer fra kandidat til kandidat. Screendumpet i figur 1 viser et eksempel på en tilbuds -skabelon. Makroerne er markeret med en rød boks. Når en afsendes vil makroerne automatisk blive udfyldt med data, som er registreret på den kandidat, som en sendes til. Ligeledes vil signaturen automatisk blive udfyldt med data på den person, som sender en. Figur 57 Masse- s Hvis man sender en masse- , så betyder det, at man sender den samme til flere modtagere på én gang. Fordelen ved masse- s er, at man undgår at skulle sende den samme mail flere gange. Ulempen ved masse- s er, at man ikke ser makroerne udfyldt, før man sender en. Hvis der er problemer med en af makroerne, kan det være lidt besværligt at gennemskue, hvor problemet ligger. Statusopdatering OG afsendelse af Der er forskel på bare at sende en mail til en fx kandidat og at sende en i samme ombæring, som man laver en statusopdatering på en kandidat. Hvis man bare sender en til en kandidat, så kan systemet kun finde ud af at fylde information i de makroer, som henter værdier fra felter på kandidaten. Systemet kan ikke finde ud af at fylde informationer i makroer, som henter information fra felter på det opslag, som kandidaten har søgt. Side 44 af 78

45 Hvis man derimod sender en i forbindelse med en statusopdatering på kandidaten, så ved systemet gennem statusopdateringen, hvilket opslag kandidaten har søgt, og kan derfor automatisk udfylde makroer, der er knyttet til opslaget. Eksempelvis kan man ikke uden at lave en statusopdatering bede en anbefaler indsende en anbefaling, fordi den skabelon, der bruges til det, indeholder en makro, som henter titlen på opslaget fra et felt på opslaget. Hvis man ikke ønsker at flytte kandidaten til en anden status, kan man bare lave en statusopdatering, hvor kandidaten forbliver i den samme status. Hvorfra og hvordan sender man s? Herunder gennemgås, hvorfra og hvordan man afsender de mest typiske s indenfor tre forskellige steder i systemet: På en kontaktperson, På en kandidat og eller på en ledig stilling. Hvis man har klikket sig ind på en ledig stilling, så kan man godt derfra klikke sig videre til en kandidat uden først at vælge Kandidater-menuen i venstre side og derefter vælge en kandidat. Hvilke skabeloner, man har tilgængeligt og hvilke informationer man kan trække ud i makroerne afhænger af, om man befinder sig på en kontaktperson, en kandidat eller en ledig stilling. Kontaktpersoner Oprettelse af adgang til management-portalen Når en kontaktperson er oprettet i Phd Planneren, og man skal give personen adgang til managementportalen, gøres det fra kontaktpersonens Selvbetjenings-faneblad. Man vælger portalen og trykker på Opret kontoknappen (se figur 2). Så sendes der automatisk en til personen med login-informationer. Ønsker man at se den , der er afsendt, kan man se den på kontaktpersonens Dokument-faneblad. Figur 58 Hvis en kontaktperson beder om at få gensendt sin login-info kan man både gøre det fra Selvbetjenings-fanebladet og fra Dokument-fanebladet og derefter vælge den relevante -skabelon. Ligeledes kan man her også fjerne en kontaktpersons adgang til management-portalen. Side 45 af 78

46 Kandidater Besvarelse af Hvis man har modtaget en fra en kandidat og skal svare tilbage, så starter man med at arkivere en på kandidaten. Når det er gjort, føres en automatisk over på kandidatens Dokumenter-faneblad, og herfra kan man så svare på en (se figur 3). Svarer man fra kandidatens Dokumenter-faneblad, så bliver en til kandidaten automatisk gemt på kandidatens Dokumenter-faneblad. Det er derfor en fordel at starte med at arkivere en på kandidaten. Figur 59 Afsendelse af til kandidat uden statusopdatering Når man sender en fra en kandidat uden at lave en statusopdatering, så trykker man på Ny -knappen på kandidatens Dokumenter-faneblad, og vælger den -skabelon, man ønsker at bruge (se figur 4). en vil automatisk blive gemt på kandidaten. Figur 60 Side 46 af 78

47 Statusopdatering OG afsendelse af til en kandidat Når man sender en i samme ombæring som en statusopdatering, så starter man med at lave en statusopdatering på kandidaten (se figur 5). Hvis man ønsker, at kandidaten skal skifte til en ny status, så vælger man i højre side af billedet den næste status. Derefter vælger man hvilken skabelon, man ønsker at bruge, og til sidst trykker man på Gem og tilføjknappen (se højre side af figur 6). Hvis man ønsker at kandidaten skal forblive i den samme tilstand, så vælger man -skabelon i venstre side, og trykker Gem (se venstre side af figur 7). en bliver automatisk gemt på kandidaten. Figur 61 Figur 62 Side 47 af 78

48 Ledige stillinger Udsendelse af til én eller flere kandidater på én gang dvs. en masse- Når man udsender en til én eller flere kandidater på én gang, kan man både gøre det i forbindelse med en statusopdatering eller ved bare at sende en . Det kommer an på indholdet i en, om det er nødvendigt at sende en ifm. statusopdateringen. Ved udsendelse af afslag til alle dem, som ikke bliver indskrevet, så kan man vælge at sende en i samme ombæring, som man laver en statusopdatering. Eller man kan først sende en og så derefter lave statusopdateringen. Hvis man starter med at sende en masse- til flere kandidater uden at lave en statusopdatering, så starter man på Ansøgninger-fanebladet, hvor man udvælger den eller de kandidater, som man vil sende eksempelvis en afslags- til. Derefter vælger man Send i handlings dropdown-listen (se figur 7). Hvis man ønskede at sende en i samme ombæring som statusopdateringen, så ville man i stedet skulle vælge Statusopdatering i Handlings-drop down listen (se figur 7). Når en er afsendt bliver den på hver kandidats Dokument-faneblad. Hvis der er problemer med afsendelse af en masse- , modtager man en fra PeopleXS i mailbox ind, hvor der står noget om, hvad der er galt. Side 48 af 78

49 Figur 63 Side 49 af 78

50 Guide til modtagelse af ad hoc ansøgninger I denne guide gennemgås, hvordan man modtager ansøgninger, som kommer uden omkring de faste opslagsrunder, fx 15 stk. 2 ansøgninger. 1. Klik ind på den ledige stilling Ad hoc applications. 2. Klik på -knappen enten på Oversigtsfanebladet eller Dokumenter-fanebladet. 3. Vælg -skabelonen Admin: Ad hoc application link 4. Skriv -adressen på den person, som skal indsende en adhoc ansøgning i Til-feltet. Skriv personens navn øverst i en. Klik på Send via for at sende en. Man kan evt. tilføje i en, at personen bedes besvare en med en angivelse af, hvilket program personen søger ind på, når ansøgningsformularen er sendt. 5. en med link til ansøgningsformularen er nu sendt til personen, som skal indsende ad hoc ansøgningen. Der kommer ingen notifikation, når personen har udfyldt formularen og sendt ansøgningen. Dvs. at man skal holde øje med Ad hoc applications opslaget for at se, når ansøgningen kommer ind medmindre man har bedt ansøgeren skrive tilbage, når ansøgningen er sendt ind. 6. Når ansøgningen er modtaget, kan den flyttes til det program, som skal bedømme ansøgningen, og der gives besked til programlederen om at, der ligger en ansøgning klar til bedømmelse. Side 50 af 78

51 Vejledning til klargøring til optag og kopi til talent Denne vejledning beskriver, hvordan man i PhD Planneren gør klar til optag og kopierer en ansøger til talent management-delen af PhD Planneren, når ansøgeren har takket ja til et tilbud om optag. Denne administrative proces indebærer bl.a., at man sørger for, at ansøgeren har et årskortnummer/student ID, en post.au.dk- adresse samt adgang til AU s selvbetjening. Klargøring til optag og kopi til talent når ansøger har accepteret tilbud step by step 1. Brug filtret Admin Awaits confirmation of offer til at se, om ansøgerne har svaret tilbage. Både ansøgere i status Awaits confirmation of admission offer og Awaits confirmation of conditional offer vises i filtret Admin Awaits confirmation of offer. Kolonnen OfferConfirmationStatus viser, om ansøger har svaret Accept eller Reject til tilbuddet om optag. Hvis der ikke er en værdi i kolonnen, har ansøgeren endnu ikke svaret på tilbuddet. 2. Når en ansøger har svaret positivt tilbage, gør følgende for at gøre ansøgeren klar til optag: a. Sørg for at ansøgeren har et årskortnummer, en post.au.dk adresse samt adgang til selvbetjeningen (Note 29/11:Foregår IKKE i PhD Planneren. En vejledning til dette punkt kommer, når det er på plads, hvordan arbejdsgangen skal være.). b. Når ansøger har et årskortnummer, en post.au.dk adresse samt adgang til selvbetjeningen, så gå ind på ansøgerens Opgaver-faneblad og klik på Opgaveopdatering. c. Udfyld formularen Admin Confirmation of Offer, Admission Preparation (se side 4 og 5) og klik på Gem. d. I venstre side af Statusopdateringsbilledet vælges skabelonen Admin: PhD Planner Access and Prerequisites (se side en på side 6) og der klikkes på Gem-knappen. I en kan se ansøgerne se, hvad deres post.au.dk- adresse er, og det gennemgås, hvordan de sætter -forwarding op. (Note 25/11: Pga. en fejl, kan man ikke her skifte til den næste status OG sende en samtidig.) Side 51 af 78

52 e. Tjek, at indholdet af en ser OK ud ret/tilføj evt. hvis nødvendigt. f. Klik på Send via . g. Klik igen på kandidatens Opgaver-faneblad, og klik på Opgaveopdatering. h. Vælg næste status Confirmed Offer eller Fulfilled Condition afhængig af, om ansøger har fået et tilbud uden betingelser eller et betinget tilbud, og klik på Gem og tilføj. i. Fra statussen Confirmed offer eller Fulfilled condition sørger systemet for, at ansøgeren automatisk flyttes til status Admission under preparation. 3. Ansøgeren ligger nu i status Admission under preparation, og man venter på, at ansøgeren skriver tilbage, at han/hun har sat forwarding af post.au.dk- en op. 4. Når ansøgeren har skrevet tilbage for at informere om, at han/hun har sat forwarding af sin post.au.dk- adresse op: a. Klik på ansøgerens Opgaver-faneblad, og klik på Opgaveopdatering. b. I formularen Admin Confirmation of Offer, Admission Preparation vælges Present i post.au.dk forward-feltet. c. Klik på Gem-knappen. d. I statusopdateringsvinduet vælges den næste status Admitted. Læg mærke til, at der sættes flueben ved Workflow fuldført. Det betyder, at ansøgeren afsluttes i rekrutteringsdelen af PhD Planneren. Samtidig påbegyndes kopieringen af ansøgeren over i talent management-delen af PhD Planneren. Side 52 af 78

53 e. Klik på Gem og tilføj-knappen. f. I det næste billede, der kommer frem vælges Ejer (den administrator, som skal følge den PhD studerende), Account (institut/afdeling) samt program. Tryk til sidst på Konverterknappen. (Note 29/11: Den ejer, der vælges følger på grund af en fejl i øjeblikket ikke med over i talent management) 5. Ansøgeren er nu oprettet i talent management-delen af PhD Planneren, og man kan oprette en plan etc. for ansøgeren. Side 53 af 78

54 Når Admin Confirmation of Offer, Admission Preparation-formularen åbner er den udfyldt med de data, som blev registreret på ansøgeren ved ph-d.-skoleudvalgets bedømmelse. Felterne, der skal udfyldes, før der kan sendes en til ansøgeren omkring forwarding af post.au.dk adressen, og ansøgeren er klar til at blive kopieret over i talent management-delen af PhD Planneren er markeret med en rød cirkel. application-linket åbner en read-only version af ansøgerens ansøgningsformular. confirmation form-linket åbner en read- CPR-sn er de sidste fire cifre af CPR-nummeret. Hvis ansøger i tilbudsformularen IKKE har skrevet cifrene ind, fordi vedkommende ikke har et dansk CPRnummer danner systemet selv nogle midlertidige cifre. CPR-nr sammensættes af fødselsdato og CPR-sn ved denn statusopdatering. Student number er årskortnummeret/studentid. Student number skal udfyldes, så man skal sørge for, at den studerende har et student number, før denne formular udfyldes. My AU Dette felt går på, om ansøgeren allerede har adgang til AU s selvbetjening. Er ansøgeren kendt på AU, vælges her Present. Ansøgeren skal i Web Aros/Web Delfi blot have en i personopslag. I post.au.dk forward feltet vælges enten Absent eller Present ligesom ved My AU . post.au.dk forward er markeret med en lilla firkant, fordi den vil være Absent, indtil den studerende informerer om, at der er sat viderestilling på post.au.dk- en. Hvis forward af post.au.dk- en ikke er sat op, er det usandsynligt, at ansøgeren læser s Her vælges det program, som den ansøgeren Ved registreringen af ph.d.-skoleudvalgets afgørelsen blev der i Department-feltet noteret ved hvilket institut/afdeling, ansøgeren skal tilknyttes ved optag. Side 54 af 78

55 Main supervisors navn oplyses her. Hoved- og medvejlederes oplysninger vil automatisk være udfyldt med de data, som blev registreret ved ph.d.-skoleudvalgets Hvis ansøgerens adgangsgivende eksamen er taget i Danmark, vil der være et felt, hvori man skal sætte et flueben, hvis ansøgerens bachelor/kandidat er taget ved AU. Denne information skal bruges til Danmarks Statistik. Side 55 af 78

56 skabelonen Admin: PhD Planner access and Prerequisites Side 56 af 78

57 Talent management Side 57 af 78

58 Tildeling af kontaktpersoner Kontaktperson betyder i denne sammenhæng Vejleder. I Changelog-felterne ses navnene på vejlederne, som i mange tilfælde allerede findes i listen over kontaktpersoner. 1. Klik på fanen Kontaktpersoner. 2. Klik på knappen <Add existing contact> og klik på knappen til højre for tekstfeltet for at få listen over registrerede kontaktpersoner. 3. Vælg et navn fra listen. Side 58 af 78

59 4. Vælg en rolle for kontakpersonen og klik <Gem> 5. Klik på <Vælg> for at kontaktpersonen/vejlederen bliver hovedvejleder. Side 59 af 78

60 Det skal se ca. sådan her ud: Hvis en kontaktperson ikke findes i listen, skal vedkommende oprettes. 6. Klik på <Add new contact> og indtast persondata. Som minimum skal alle felter med * være udfyldt. Når I har klikket på <Gem> er kontaktpersonen oprettet, men endnu ikke tildelt den PhD-studerende. Det forventes, at det sker automatisk, men er pt. (pr. 01/12/2011) ikke implementeret. 7. Indtil tildelingen sker automatisk, er det desværre nødvendigt at begynde forfra med punkt 2 i denne del af vejledningen. Side 60 af 78

61 Tildeling af PhD-plan til den PhD-studerende Når den PhD-studerende er flyttet fra Rekruttering til Talent management skal der oprettes en PhD-plan til vedkommende. Det gøres som regel ved at tilpasse en eksisterende skabelon til den studerende. 1. Klik på menupunktet Medarbejdere i venstre side og find den studerende, du ønsker at tildele en plan. 2. Klik på fanebladet Planer og klik <Tilføj plan> 3. Sæt type til PhD Plan (forvalgt) og klik <Næste> 4. Vælg en skabelon, der ligger tættest op ad den længde, PhD-forløbet skal have. 5. Giv evt. et meningsfyldt navn til planen 6. Sæt startdato for planen til indskrivningsdatoen Side 61 af 78

62 7. Klik på <Tilføj> og du præsenteres for skærmsiden Plan elementer: 8. Klik på Profil og kontroller, at Start date og End date svarer til indskrivningsdatoerne. I det tilfælde, at planens slutdato skal ændres, skal det gøres her og i tre elementer under fanen Plan elementer. Side 62 af 78

63 Hvis der er rettet i oplysningerne, skal du klikke på <Gem> ellers på <Annuller> 9. Klik på Plan elementer 10. Klik på Rediger ud for hver elementerne PhD project, Supervision agreement og Financing plan for at kontrollere, at Start date og End date under hver overskrift svarer til indskrivningsdatoerne. Kontroller også at rullemenuen for Fremskridt er i status In progress og afslut med knappen <Gem>. 11. Under panelelementet Opgaver skal planen stå i status Admin adjustable. Side 63 af 78

64 12. Klik på Opgaveopdatering og klik <Skip> 13. Du er nu under fanen Opgaver. I højre panel sættes status til Send to student. Ignorer Lokation, som sættes automatisk, men kontroller forfaldsdatoen. Den er som standard sat til 65 dage efter indskrivning. Det kan rettes her, hvis fx sagsbehandlingen har trukket ud. Side 64 af 78

65 14. Klik <Gem og tilføj> Den færdige planskabelon er nu synlig for den PhD-studerende i selvbetjeningen. Side 65 af 78

66 Tildeling af adgang til Student Portalen Når den PhD-studerendes data er flyttet, kontaktpersoner/vejledere er oprettet og en planskabelon er tildelt, skal den studerende have adgang til Student Portalen for fremover selv at kunne tilgå sine data. 1. Klik på fanebladet Selvbetjening 2. Sæt kryds ud for TPHD Student Portal og klik <Opret konto> Der bliver nu sendt to s til den studerende. Den ene med brugernavnet, som er identisk med mailadressen og den med et foreløbigt password. Når den studerende aktiverer sin konto, vil vedkommende blive bedt om at ændre passwordet. Side 66 af 78

67 Anmodninger i Talent Management Anmodninger (Requests) vil blive oprettet under den enkelte PhD-studerende. En anmodning kan indtil videre ikke oprettes gennem studenterportalen. Den vil typisk tage udgangspunkt i en tilsendt administratoren af enten den studerende eller dennes vejleder. Anmodningen må efterfølgende oprettes under den studerende i Talent Management-delen af PhD-Planner og en indgå som et dokument i sagen. Valg af anmodningstype Find den PhD-studerende i listen over Medarbejdere (Employees) og klik på fanebladet Anmodninger (Requests). Du har her muligheden for at tilføje en anmodning ved at klikke på knappen <Tilføj anmodning>, som fører dig til en menuliste, hvorfra man kan vælge mellem et antal prædefinerede anmodninger. Side 67 af 78

68 Anmodningerne er opdelt i blokke, der relaterer sig til Barsel, Udsættelse, Undervisningsfritagelse, Kvalificerende Eksamen, Forsvar og Andet. De adskiller sig pt. kun på to områder: 1) anmodninger med tidsberegner, fx barselsorlov, længerevarende sygdom eller undervsningsfritagelse. 2) anmodninger, hvor der ikke behøves tidsberegning, fx forsvar. Det sidste menupunkt Other request er uden tidsberegning. Der kan af projektet oprettes yderligere menupunkter, hvis der med tiden viser sig et behov for andre typer anmodninger. De to typer adskiller sig kun ved nogle få detaljer og det er muligt at ændre typen efter oprettelsen. Efterhånden som systemet bruges vil det blive tilpasset, således at de enkelte anmodningstyper bedre understøtter arbejdsgangen. Oprettelse af anmodningen i systemet For at en anmodning kan oprettes skal det have et navn (kort sammendrag), en start- og en slutdato. Det skal også have et teamnavn, men det vil være forudindstillet og kan ikke ændres. Først når knappen <Tilføj> er blevet aktiveret, er anmodningen gemt i systemet til videre bearbejdning og vil nu vises som en linje/post under den studerendes anmodninger. Klik på anmodningen for at bearbejde den. Side 68 af 78

69 I venstre sider ses fire panelmenuer Profil, Opgaver, Dokumenter og Status. Profil-panelet I panelet Profil noteres alle bemærkninger til anmodningen. Ingen indtastninger, heller ikke dokumenter, der tilføjes, vil blive gemt, medmindre man klikker på knappen <Gem> nederst i formularen. De øverste tre indrammede områder er reserverede til administratoren. Side 69 af 78

70 Det første område indeholder en beskrivelse af anmodningen og det vil også være her, man kan tilføje ansøgerens dokumenter, fx den indledende ansøgning. Dernæst følger resultatet (Outcome), der udfyldes af administratoren ved sagens afslutning og sidst administratorens (Admin) eget område til noter, dokumenter og administrative bemærkninger i forbindelse med vedligeholdelse af data, de såkaldte Follow-up's, der giver mulighed for at markere en anmodning/sag til opfølgning på et senere tidspunkt. Ved at sætte flaget til en af nedenstående angivelser, kan man på et senere tidspunkt finde anmodninger, der har fællestræk, man ellers ikke ville kunne søge på, fx at de mangler et dokument eller at oplysninger ikke er blevet valideret. Listen kan udvides af projektet, skulle det vise sig nødvendigt. Side 70 af 78

71 Hver linje i menulisten har en tænd/sluk-funktion, dvs. at man sætter flaget ved at vælge et emne og fjerner det ved at vælge det igen. Det er også muligt at vælge flere emner. Det gøres ved at sætte hvert flag for sig. Andre involverede parter De efterfølgende tre indtastningsområder er identiske for vejleder (Main Supervisor), programleder (Programme Chair) og skoleleder (School Head). Der er også her plads til noter, kommentarer, og udtalelser samt dokumenter og datofeltet til at registrere tidspunktet for den aktuelle informations indtastning. Adm notes er forbeholdt administratoren. Side 71 af 78

72 Programkomiteen (Committee) har et udvidet område, men datatyperne adskiller sig ikke fra de foregående: Når alle relevante instanser har givet deres vurdering af anmodningen, kan resultatet fastlægges som enten godkendt (Accept) eller afvist (Reject) i Outcome-delen af formularen. Ingen indtastninger, heller ikke dokumenter, der tilføjes, vil blive gemt, medmindre man klikker på knappen <Gem> nederst i formularen. Dokumenter-panelet Under Dokumenter listes de dokumenter, der er blevet uploadet, operettes noter og aftaler og sendes s direkte til den studerende. Side 72 af 78

73 Formularen er identisk med formularen under fanen Dokumenter, der vedrører medarbejderen på det overordnede plan, men i dette hjørne af systemet kan man sætte specifikke markeringer om, hvilken type dokumenter det drejer sig om i vurderingsprocessen. Fx er et dokument uploadet under Profil -> Regarding automatisk markeret med Regarding doc1. Det er også muligt manuelt at tilordne markeringer under oprettelsen af et dokument eller ændre en eksisterende markering ved at klikke på navnet. Side 73 af 78

74 Opgaver-panelet En anmodning sendes igennem systemet vha. Opgaver-panelet. Der er her, som i alle andre arbejdsgange, en fastlagt rækkefølge, en opgave skal igennem. Anmodninger vil indledningsvis være sat til Awaits consideration. Et klik på Opgaveopdatering sender administratoren videre til det vante to-delte panel, hvor næste skridt i arbejdsgangen vælges. Indtil videre vil det næste skridt være Awaits further consideration eller Close main consideration for at afslutte sagen. Status-panelet Status-panelet giver mulighed for at ændre anmodningens type. Skulle man ved oprettelsen af en anmodning have taget den forkerte type anmodning, er det ikke nødvendigt at slette den eksisterende og oprette en ny fra bunden af. Det er nok at ændre typen her, efterfølgende gå ind på Profil-fanebladet og trykke <Gem> for at sikre at ændringen slår igennem. Side 74 af 78

75 Tidsberegning/-registrering For at registrere og/eller godkende anmodninger om forlængelse af et PhD-studie grundet fx barsel, sygdom eller andet fravær, anvendes en formular, der giver mulighed for tidsberegning. Tidsberegneren sikrer ensartet udregning af studieforlængelse ved 1) at beregne en ny slutdato for PhD-studiet. 2) at udregne deltid som en fuldtidsækvivalent i kalenderdage. En formular med tidsberegning er ikke grundliggende forskellig fra det ovennævnte bortset fra at følgende er tilføjet: Side 75 af 78

76 I eksemplet er fraværet sat til et år, fra den 1. januar til den 31. december 2011, hvilket beregnes til 260 arbejdsdage. Side 76 af 78

77 Det er muligt at angive tidsforbruget som procent timer pr. dag (h/d) timer pr. uge (h/w) dage pr. uge (d/w) timer i perioden (h/p) dage i perioden (d/p) uger i perioden (w/p) Fraværet beregnes ved at indtaste en eller flere perioder indenfor anmodningsperiodens samlede start- og slutdato. Som regel vil det være defineret som 100% af tiden, hvorfor procentangivelsen står som den første mulighed. Beregneren angiver dernæst i yderste højre kolonne det antal arbejdsdage, det indtastede svarer til. Vil delperioden strække sig over en weekend, vil det ikke afspejle sig her, men i linjen over kolonnerne. I det følgende eksempel er beregningen nået frem til et resultat på otte kalenderdage, da der er sat to gange tre arbejdsdage plus en weekend. Datoen øverst til venstre er den oprindelige dato for studiets forventede afslutning (Enrolment End). Den nye forventede afslutningsdato vises når flaget i menulisten Outcome decision (afgørelse) er sat til Accept. Det har ingen betydning om hele anmodningsperioden er anvendt, hvilket gør det muligt at godkende en anmodning delvist. Side 77 af 78

78 Konsekvenser Tidsberegningen beregner kun den eventuelle nye slutdato (Enrolment end) på den PhD-studerendes forløb. Datoen ændres ikke automatisk, hvor det er påkrævet og det er derfor nødvendigt manuelt at tilrette det under Medarbejder (Enrolment end) og Planer (under Profil -> End date). Der arbejdes på at automatisere dele af denne proces. Side 78 af 78

Vejledning til opgave-/statusopdateringer (rekrut.)

Vejledning til opgave-/statusopdateringer (rekrut.) Vejledning til opgave-/statusopdateringer (rekrut.) Indhold Generelt omkring workflows og opgaver i PhD Planneren... 2 Begrebsafklaringer... 3 Statusopdateringer og opgaveopdateringer... 3 Lokationer...

Læs mere

Workflow/opgaver/e mails/makroer

Workflow/opgaver/e mails/makroer Workflow/opgaver/e mails/makroer Indhold Workflow/opgave og statusopdatering... 2 Generelt omkring workflows og opgaver i PhD Planneren... 2 Begrebsafklaringer... 3 Statusopdateringer og opgaveopdateringer...

Læs mere

Vejledning til at danne PDF-dokumenter

Vejledning til at danne PDF-dokumenter Vejledning til at danne PDF-dokumenter Indhold PDF-knappen... 2 Hvordan bruger man PDF-knappen?... 2 Udfordringer med PDF-filer... 4 Når nogle bilag ikke kan konverteres til PDF... 5 PDF-dokumentet kan

Læs mere

Dannelse af PDF-dokumenter

Dannelse af PDF-dokumenter Dannelse af PDF-dokumenter Indhold Generere PDF-dokumenter... 2 Håndtering af PDF-dokumentet... 6 Hvordan indsætter man sidetal i PDF-dokumentet?... 6 Hvordan laver man bookmarks i PDF-dokumentet?... 7

Læs mere

Dannelse af PDF-dokumenter

Dannelse af PDF-dokumenter Dannelse af PDF-dokumenter Indhold Generere PDF-dokumenter... 2 Håndtering af PDF-dokumentet... 8 Hvordan indsætter man sidetal i PDF-dokumentet?... 8 Hvordan laver man bookmarks i PDF-dokumentet?... 8

Læs mere

Dannelse af PDF dokumenter

Dannelse af PDF dokumenter Dannelse af PDF dokumenter Indhold Dannelse af PDF-dokumenter i Phd Planner... 2 Valg af vedhæftninger i PDF dokumentet... 2 Valg af skabelon for PDF dokumentet... 3 Når PDF filen er dannet... 5 Gem PDF

Læs mere

Vejledning til PDF knappen

Vejledning til PDF knappen Vejledning til PDF knappen Indholdsfortegnelse PDF knappen... 2 Hvordan bruger man PDF knappen?... 2 Problemer... 5 Når nogle bilag ikke kan konverteres til PDF... 5 PDF dokumentet kan ikke dannes... 5

Læs mere

Kontaktpersoner Vejledere, programudvalg, skoleudvalg mv.

Kontaktpersoner Vejledere, programudvalg, skoleudvalg mv. Kontaktpersoner Vejledere, programudvalg, skoleudvalg mv. Contents Hvordan opretter man en ny kontaktperson?... 2 Oprettelse af ny kontaktperson fra kontaktpersoner-menuen... 2 Oprettelse af ny kontaktperson

Læs mere

Vejledning til at rette i kandidatdata og bilag

Vejledning til at rette i kandidatdata og bilag Vejledning til at rette i kandidatdata og bilag Indhold Hvordan finder man en kandidat?... 2 Søg efter navn: under menuen i venstre side... 2 Find kandidaten via Kandidater-menuen... 3 Find kandidaten

Læs mere

E rekrutteringssystemet PeopleXS pa AU

E rekrutteringssystemet PeopleXS pa AU E rekrutteringssystemet PeopleXS pa AU Indholdsfortegnelse Om PeopleXS... 2 Lederportalen... 2 Administratorportalen... 2 Opgavelisten... 3 Mailbox ind... 4 Workflows grundstenen i PeopleXS... 5 Et workflow

Læs mere

Kontaktpersoner. Indhold

Kontaktpersoner. Indhold Kontaktpersoner Alle, der skal have adgang til lederportalen, skal oprettes som kontaktpersoner. Dvs. ledere, institutledere og andre, der skal have adgang til at logge ind på lederportalen og tilgå relevante

Læs mere

Kontaktpersoner Vejledere, programudvalg, skoleudvalg mv.

Kontaktpersoner Vejledere, programudvalg, skoleudvalg mv. Kontaktpersoner Vejledere, programudvalg, skoleudvalg mv. Indhold Hvordan opretter man en ny kontaktperson?... 2 Rollen... 5 Accounten... 6 Tildeling af rollerne Main supervisor og Co supervisor... 8 Hvordan

Læs mere

Opgaver og workflows i PeopleXS

Opgaver og workflows i PeopleXS Opgaver og workflows i PeopleXS Indholdsfortegnelse Generelt omkring workflows og opgaver i PeopleXS... 2 Hvad er en opgave i PeopleXS?... 3 Åbne vs. fuldførte opgaver... 3 Status og forfaldstid... 3 Opgave

Læs mere

Emails i PhD Planneren (rekruttering)

Emails i PhD Planneren (rekruttering) Emails i PhD Planneren (rekruttering) Indhold Emailskabeloner og makroer... 2 Masse-emails... 2 Statusopdatering OG afsendelse af email... 2 Hvorfra og hvordan sender man emails?... 3 Kontaktpersoner...

Læs mere

Kontaktpersoner, oprettelse og ændringer

Kontaktpersoner, oprettelse og ændringer Kontaktpersoner, oprettelse og ændringer Indhold Generelt... 2 Opret kontaktperson... 3 Opret kontaktperson fra Kontaktpersoner menuen... 3 Opret kontaktperson via den ph.d. studerende... 6 Opret kontaktperson

Læs mere

Ha ndtering af bedømmelser

Ha ndtering af bedømmelser Ha ndtering af bedømmelser Grundet problemer med den dligere løsning l at samle alle bedømmelser i en email og sende den l henholdsvis bedømmelsesudvalget og dekan, er der blevet implementeret en ny løsning

Læs mere

Indledning... 3 Ad hoc-ansøgning... 4 Udsend link til Ad hoc-ansøger... 4 Ret ansøgers data og bilag... 6 Find ansøger/kandidat...

Indledning... 3 Ad hoc-ansøgning... 4 Udsend link til Ad hoc-ansøger... 4 Ret ansøgers data og bilag... 6 Find ansøger/kandidat... Behandling af ph.d.-ansøgninger Revideret den 16. februar 2017 Indhold Indledning... 3 Ad hoc-ansøgning... 4 Udsend link til Ad hoc-ansøger... 4 Ret ansøgers data og bilag... 6 Find ansøger/kandidat...

Læs mere

Indledning... 3 Ad hoc-ansøgning... 4 Udsend link til Ad hoc-ansøger... 4 Ret ansøgers data og bilag... 6 Find ansøger/kandidat...

Indledning... 3 Ad hoc-ansøgning... 4 Udsend link til Ad hoc-ansøger... 4 Ret ansøgers data og bilag... 6 Find ansøger/kandidat... Behandling af ph.d.-ansøgninger Revideret den 3. januar 2018 Indhold Indledning... 3 Ad hoc-ansøgning... 4 Udsend link til Ad hoc-ansøger... 4 Ret ansøgers data og bilag... 6 Find ansøger/kandidat... 6

Læs mere

Fra Awaits confirmation of offer til Medarbejder

Fra Awaits confirmation of offer til Medarbejder Fra Awaits confirmation of offer til Medarbejder Rev. 15. februar 2013 Denne vejledning beskriver, hvordan man i PhD Planneren gør klar til optag, og hvordan man vipper en ansøger fra rekruttering til

Læs mere

Klargøring af og adgang til studerende i Talent

Klargøring af og adgang til studerende i Talent Klargøring af og adgang til studerende i Talent Denne vejledning er til arbejdet i Talent Management efter at ansøgere er blevet vippet over fra Recruitment. Inden den studerende får adgang til PhD Planneren,

Læs mere

Oprettelse af ph.d. opslag

Oprettelse af ph.d. opslag Oprettelse af ph.d. opslag Indhold Opre else af generelle opslag... 2 Indledning... 2 PhD Call (programopslagene under hovedopslaget)... 2 Group Call (hovedopslag)... 6 Opre else af specialopslag... 11

Læs mere

Anmodning Afhandling. Indhold. Rev

Anmodning Afhandling. Indhold. Rev Anmodning Afhandling Indhold Anmodning... 2 Oprettelse af anmodning... 2 Medarbejderfanebladet... 3 Opgaverfanebladet... 4 Registrering af afhandling og bedømmelsesforløb... 5 Regarding... 5 Outcome...

Læs mere

Bedømmelse af ansøgning programme assessment

Bedømmelse af ansøgning programme assessment Bedømmelse af ansøgning programme assessment Når opslaget er lukket, og ansøgninger er legalitetskontrolleret, skal ansøgningerne sendes til bedømmelse. Dette gøres ved at ændre status fra Received, checked

Læs mere

AgeForce MINI vejledning

AgeForce MINI vejledning AgeForce MINI vejledning Velkommen til AgeForce et enkelt og sikkert netværk for dig over 50 I denne korte guide fortæller vi dig hvordan du: - Opretter en gratis profil på www.ageforce.dk. - Redigerer

Læs mere

Quick Guide Ditmer edagsorden Oktober 2013

Quick Guide Ditmer edagsorden Oktober 2013 Quick Guide Ditmer edagsorden Oktober 2013 Quick Guide Indhold For dig der skal i gang med at bruge ditmer edagsorden på ipad eller web 1. Sådan får du adgang til ditmer edagsorden... 2 2. Find udvalg

Læs mere

Upload af dokument. Indholdsfortegnelse. Rev

Upload af dokument. Indholdsfortegnelse. Rev Upload af dokument Rev. 22.11.12 Dokumenter kan uploades enten på Dokumentfanebladet, under en anmodning eller under en plan Der kan vælges forskellige kategorier afhængig af, hvor dokumentet uploades.

Læs mere

Brugernavn og password er identiske med det, du oplyste ved oprettelse af din bruger.

Brugernavn og password er identiske med det, du oplyste ved oprettelse af din bruger. SMVdanmark online løsning: Quick guide til oprettelse af ATA-Carnet Dette dokument er en introduktion til SMVdanmarks online løsning til oprettelse og bestilling af ATA- Carnet. Dokumentet indeholder en

Læs mere

1- Sagsbehandling af ansøgninger

1- Sagsbehandling af ansøgninger 1- Sagsbehandling af ansøgninger Rev. 05.03.2015 Ansøgningsrunder Denne vejledning giver et overblik over sagsbehandlingen fra ansøgningsfristens udløb og indtil udsendelse af tilbud og afslag til ansøgere.

Læs mere

Vejledning til online blanketten Beskæftigede inden for bygge og anlæg

Vejledning til online blanketten Beskæftigede inden for bygge og anlæg Vejledning til online blanketten Beskæftigede inden for bygge og anlæg Din vej gennem blanketten Her er en kort vejledning om hvordan du udfylder online blanketten trin for trin. Har du spørgsmål, er du

Læs mere

KMD Brugeradministration til Navision og LDV

KMD Brugeradministration til Navision og LDV KMD Brugeradministration til Navision og LDV Vejledning for Statens Administration og ØSC institutioner. Opdateret 09-09-2015 Indholdsfortegnelse 1 Kom godt i gang... 2 1.1 Login til KMD Brugeradministration...

Læs mere

ViKoSys. Virksomheds Kontakt System

ViKoSys. Virksomheds Kontakt System ViKoSys Virksomheds Kontakt System 1 Hvad er det? Virksomheds Kontakt System er udviklet som et hjælpeværkstøj til iværksættere og andre virksomheder som gerne vil have et værktøj hvor de kan finde og

Læs mere

Elev vejledning. Elev vejledning version 2.0 - Januar 2011 1. Figur 1 - Forsiden af Optagelse.dk

Elev vejledning. Elev vejledning version 2.0 - Januar 2011 1. Figur 1 - Forsiden af Optagelse.dk Elev vejledning Denne vejledning omhandler ansøgning til ungdomsuddannelse eller 10. klasse og beskriver, hvordan du som elev skal udfylde felterne i din uddannelsesplan på Optagelse.dk. Vigtigt! Der er

Læs mere

DE Online løsning: Quick guide til oprettelse af ATA Carnet

DE Online løsning: Quick guide til oprettelse af ATA Carnet DE Online løsning: Quick guide til oprettelse af ATA Carnet Dette dokument er en introduktion til Dansk Erhvervs online løsning til oprettelse og bestilling af ATA Carnet. Dokumentet indeholder en overordnet

Læs mere

MANUAL. Siteloom CMS

MANUAL. Siteloom CMS MANUAL Siteloom CMS www.hjerteforeningen.dk/cms Brugernavn: Password: 3. september, 2012 BASIS FUNKTIONER 1. Kalender... 4 1.a. Opret... 5 1.b. Rediger eller slet... 8 2. Sider... 10 2.a Opret side...

Læs mere

KMD Brugeradministration til Navision og LDV

KMD Brugeradministration til Navision og LDV KMD Brugeradministration til Navision og LDV Vejledning for selvejere. Opdateret 09-09-2015 Indholdsfortegnelse 1 Overordnet liste af funktoner... 2 2 Vejledning... 3 2.1 Login til KMD Brugeradministration...

Læs mere

DE Online løsning: Quick guide til oprettelse af ATA Carnet

DE Online løsning: Quick guide til oprettelse af ATA Carnet DE Online løsning: Quick guide til oprettelse af ATA Carnet Dette dokument er en introduktion til Dansk Erhvervs online løsning til oprettelse og bestilling af ATA Carnet. Dokumentet indeholder en overordnet

Læs mere

Brugermanual til TAP rekrutteringsportal

Brugermanual til TAP rekrutteringsportal Brugermanual til TAP rekrutteringsportal Indhold 1.0 Adgang til TAP rekrutteringsportal... 2 2.0 Opret stilling... 3 3.0 Søg stillingen elektronisk... 6 3.1 Ansøgning modtaget undenom systemet... 7 4.0

Læs mere

MailMax / Web v4.1. Brugsvejledning til webmail. Copyright 2003 Gullestrup.net

MailMax / Web v4.1. Brugsvejledning til webmail. Copyright 2003 Gullestrup.net MailMax / Web v4.1 Copyright 2003 Gullestrup.net Log ind på webmailen Start med at gå ind på http://webmail.gullestrup.net i din browser. Indtast din Email-adresse samt Adgangskode, som hører til din konto.

Læs mere

Bedømmelse af ansøgning

Bedømmelse af ansøgning Bedømmelse af ansøgning Indhold Programme assessment... 2 Pre-assessment... 4 Programme chair... 9 School assessment... 10 Financing... 11 Uni agreement og Industrial PhD og andre samarbejdstyper... 12

Læs mere

BRUGERVEJLEDNING TIL BRUG AF MC IKAST HJEMMESIDE.

BRUGERVEJLEDNING TIL BRUG AF MC IKAST HJEMMESIDE. BRUGERVEJLEDNING TIL BRUG AF MC IKAST HJEMMESIDE. www.mcikast.dk På hjemmesiden kan du se alle de kommende ture både i indland og udland. Du kan også se de ture, som er kørt. Alle turene er placeret i

Læs mere

BRUGER KURSUS RAMBØLL HJEMMESIDE

BRUGER KURSUS RAMBØLL HJEMMESIDE Til Forsyningsvirksomheder i Danmark Dokumenttype Brugervejledning Rambøll Hjemmeside Full Responsive Dato Oktober 2017 BRUGER KURSUS RAMBØLL HJEMMESIDE BRUGER KURSUS RAMBØLL HJEMMESIDE Revision 01 Dato

Læs mere

BRUGERMANUAL FLEXSCREEN

BRUGERMANUAL FLEXSCREEN BRUGERMANUAL FLEXSCREEN INDHOLDSFORTEGNELSE Indledning...3 Login...3 Ændre password for en infoskærm...4 Ret tekst på siden...5 Indsæt et billede på siden...6 Opdel skærmen i kasser/bokse...8 Tilføj slide...10

Læs mere

Digitale uddannelsesaftaler. Vejledning til virksomhed

Digitale uddannelsesaftaler. Vejledning til virksomhed Digitale uddannelsesaftaler Vejledning til virksomhed Side 1 af 12 Indholdsfortegnelse Indledning... 3 Adgang til Digitale uddannelsesaftaler i Elevplan... 5 Browser... 6 Ændr status og slet aftale...

Læs mere

Klik på denne knap for at komme til FaktaNet live! Forside. Siden der bl.a viser hvor mange nye/opdaterede projekter brugeren har.

Klik på denne knap for at komme til FaktaNet live! Forside. Siden der bl.a viser hvor mange nye/opdaterede projekter brugeren har. FaktaNet live! Hjælp Knap menu. Klik på denne knap for at komme til FaktaNet live! Forside. Siden der bl.a viser hvor mange nye/opdaterede projekter brugeren har. Klik her for at åbne FaktaNet live! Søgemodul.

Læs mere

RefWorks en vejledning fra UCL Biblioteket. Indholdsfortegnelse

RefWorks en vejledning fra UCL Biblioteket. Indholdsfortegnelse Indholdsfortegnelse Hvad er RefWorks?... 2 Opret dig som bruger... 2 Inden du går i gang... 3 Klargøring af computer til download af Write-N-Cite v. 4.2... 3 Installation af Write-N-Cite... 4 Installation

Læs mere

Vejledning: AMUUDBUD.DK

Vejledning: AMUUDBUD.DK Vejledning: AMUUDBUD.DK Henvendt til uddannelsesinstitutioner Websiden amuudbud.dk bruges af uddannelsesinstitutioner til at ansøge om godkendelse til at udbyde AMU. Du skal have modtaget en e-mail med

Læs mere

C2IT s opgavestyringssystem. Quick Guide

C2IT s opgavestyringssystem. Quick Guide C2IT s opgavestyringssystem Quick Guide Forfatter: Kent Tranberg Pedersen / Michael Bo Larsen Dato: 12. juli 2016 C2IT A/S Birkemosevej 7 DK-6000 Kolding T.: +45 7216 0777 M.: info@c2it.dk www.c2it.dk

Læs mere

Statusskifte ved aflevering eller ved indskrivningsperiodens udløb uden aflevering

Statusskifte ved aflevering eller ved indskrivningsperiodens udløb uden aflevering Statusskifte ved aflevering eller ved indskrivningsperiodens udløb uden aflevering Rev. 14.12.12 Ved aflevering af afhandling eller udløb af indskrivningsperioden uden aflevering får en medarbejder automatisk

Læs mere

Vejledning til Autodesk Account - Subscription

Vejledning til Autodesk Account - Subscription Vejledning til Autodesk Account - Subscription Denne vejledning beskriver, hvordan du logger på Autodesk Account samt de vigtigste funktioner, bl.a. download af software, hvor du finder serienumre, tildeling

Læs mere

Captia - kvik guide Personalesager

Captia - kvik guide Personalesager Captia - kvik guide Personalesager 05-05-2015 Aalborg Universitet, HR-afdelingen HR@adm.aau.dk Indhold Inden du går i gang... 1 Søg efter en medarbejder (på C-adressat)... 1 Opret C-adressat... 2 Oprettelse

Læs mere

Vejledning om UU s arbejdsopgaver i forbindelse. Brugervejledning Optagelse.dk

Vejledning om UU s arbejdsopgaver i forbindelse. Brugervejledning Optagelse.dk Vejledning om UU s arbejdsopgaver i forbindelse med revurdering Brugervejledning Optagelse.dk Vejledning om UU s arbejdsopgaver i forbindelse med revurdering Brugervejledning Optagelse.dk Forfatter: Tine

Læs mere

Anklagemyndighedens Vidensbase

Anklagemyndighedens Vidensbase Anklagemyndighedens Vidensbase Indhold 1 OM DENNE VEJLEDNING... 2 2 LOGIN... 3 3 SØGNINGER... 4 3.1 SØG EFTER DOKUMENTER... 4 3.2 NAVIGÉR DIG FREM... 5 3.3 KOMBINÉR SØGNING OG NAVIGATION... 6 3.4 VISNING

Læs mere

SMVdanmark online løsning: Guide til oprettelse af oprindelsescertifikater

SMVdanmark online løsning: Guide til oprettelse af oprindelsescertifikater SMVdanmark online løsning: Guide til oprettelse af oprindelsescertifikater Dette dokument er en introduktion til SMVdanmarks online løsning til oprettelse og bestilling af oprindelsescertifikater. Dokumentet

Læs mere

My booking. Generelt. Forsiden. Version 9.0

My booking. Generelt. Forsiden. Version 9.0 My booking Version 9.0 System til at lave online bookinger, med mulighed for opdeling i grupper, forskellige booking typer, ændre layout indstillinger, status styring, sprogvalg samt en del mere, detaljer

Læs mere

Velkommen til DK Beton s kundeportal

Velkommen til DK Beton s kundeportal Velkommen til DK Beton s kundeportal DK Beton har udviklet en kundeportal, hvor du som kunde kan finde de følgesedler der har relevans for dig. Du finder portalen på følgende adresse: https://portal.dkbeton.dk/

Læs mere

Vejledning til online blanketten Industriens salg af varer

Vejledning til online blanketten Industriens salg af varer Vejledning til online blanketten Industriens salg af varer Din vej gennem blanketten Her er en kort vejledning om hvordan du udfylder online blanketten trin for trin. Har du spørgsmål, er du velkommen

Læs mere

Hjemmeside manual. Indholdsfortegnelse. Noter: - 1 -

Hjemmeside manual. Indholdsfortegnelse. Noter: - 1 - Hjemmeside manual Indholdsfortegnelse Login... - 2 - Login på din hjemmeside... - 2 - Profil... - 3 - Opdatering af profil oplysninger... - 3 - Menu... - 3 - Menupunkter... - 3 - Medier... - 4 - Hjemmesidens

Læs mere

Herning Bibliotekernes Helpdesk

Herning Bibliotekernes Helpdesk Vejledning Herning Bibliotekernes Helpdesk Maj 2017 Side 1 af 21 Indhold Oprette dig som bruger... 3 Logge ind... 7 Oprette en sag... 9 Se liste over sager... 15 Tilføj information til en sag... 16 Yderligere

Læs mere

Vejledning til: Mine aktiviteter (behandler)

Vejledning til: Mine aktiviteter (behandler) Vejledning til: Mine aktiviteter (behandler) Modulet "Mine aktiviteter" fungerer som et katalog over skemaer og øvelser, som er tildelt den enkelte borger. De skemaer og øvelser, man er vant til at give

Læs mere

Vejledning til Autodesk Account - Autodesk Collection og Autodesk AutoCAD Toolset

Vejledning til Autodesk Account - Autodesk Collection og Autodesk AutoCAD Toolset Vejledning til Autodesk Account - Autodesk Collection og Autodesk AutoCAD Toolset Denne vejledning beskriver, hvordan du logger på Autodesk Account samt de vigtigste funktioner, bl.a. download af software,

Læs mere

Bredbåndspuljen. Guide til brug af Energistyrelsens tilskudsportal. Indhold. 1. Hvor finder jeg tilskudsportalen? Opret din profil...

Bredbåndspuljen. Guide til brug af Energistyrelsens tilskudsportal. Indhold. 1. Hvor finder jeg tilskudsportalen? Opret din profil... Bredbåndspuljen Guide til brug af Energistyrelsens tilskudsportal Kontor/afdeling Center for Tele Dato 31. marts 2017 Indhold 1. Hvor finder jeg tilskudsportalen?... 2 2. Opret din profil... 3 3. Opret

Læs mere

Vejledning til log-in i DANS for faglige bedømmere

Vejledning til log-in i DANS for faglige bedømmere Vejledning til log-in i DANS for faglige bedømmere Introduktion / Ansøgninger til faglig vurdering Formålet med denne vejledning er at give en enkel anvisning til faglig vurdering af studerendes digitalt

Læs mere

Energistyrelsens Tilskudsportal Vejledning for brugere

Energistyrelsens Tilskudsportal Vejledning for brugere Energistyrelsens Tilskudsportal Vejledning for brugere Version 1.05 juli 2010 1 Velkommen til Tilskudsportalen Energistyrelsens tilskudsportal giver mulighed for oprettelse af en elektronisk ansøgning

Læs mere

sådan gør du... [opret dit CV]

sådan gør du... [opret dit CV] [jobsøgende] sådan gør du... [opret dit CV] og jobønsker Opret CV og Jobønsker på jobnet Når du skal oprette et CV på Jobnet.dk, skal du være oprettet som bruger på Jobnet med Min side. 1. Er du allerede

Læs mere

Vejledning til brug af Y s Men s klubintranet administrator guide

Vejledning til brug af Y s Men s klubintranet administrator guide Vejledning til brug af Y s Men s klubintranet administrator guide Systemet tilbyder klubberne i Y s Men Danmark at have et sted hvor de kan dele filer f.eks. Word, pdf, billeder mv. mellem de medlemmer

Læs mere

Indhold Start Log på MUS... 3 Lederen Invitér til MUS Forberedelse og afholdelse af MUS Medarbejderen...

Indhold Start Log på MUS... 3 Lederen Invitér til MUS Forberedelse og afholdelse af MUS Medarbejderen... Brugerguide Brugerguidens formål er at give et overblik og en hurtig instruktion i opgaverne for ledere og medarbejdere i forbindelse med MUS, Lektorkvalificering og Rekruttering Indhold Start... 2 Log

Læs mere

Vejledning til udfyldelse af ansøgningsskema vedrørende Kvalitetsudviklings- og forskningsprojekter

Vejledning til udfyldelse af ansøgningsskema vedrørende Kvalitetsudviklings- og forskningsprojekter Vejledning til udfyldelse af ansøgningsskema vedrørende Kvalitetsudviklings- og forskningsprojekter Det er vigtigt, at ansøgningsskemaet udfyldes korrekt. Kun fyldestgørende ansøgninger kan indsendes til

Læs mere

Brugervejledning til udfyldelse og udstedelse af Europass Mobilitetsbevis i Europass Mobilitetsdatabasen

Brugervejledning til udfyldelse og udstedelse af Europass Mobilitetsbevis i Europass Mobilitetsdatabasen Brugervejledning til udfyldelse og udstedelse af Europass Mobilitetsbevis i Europass Mobilitetsdatabasen Europass Mobilitetsbevis skal udfyldes og udstedes i mobilitetsdatabasen: http://mobilitet.europass.dk/.

Læs mere

Manual til udvidet abonnement

Manual til udvidet abonnement Manual til udvidet abonnement April 2009 info@bookscan.dk (alle tal er fiktive) 1 LOG PÅ s. 3 FORSIDEN s. 4 TOP 500 s. 5 FORMATER s. 7 TIMELINE OG TRENDED TIMELINE s. 8 CHART WITH PROMPTS s. 14 SKEMASÆTNING

Læs mere

Vejledning til læreren. MG/FG - Skoleportalen

Vejledning til læreren. MG/FG - Skoleportalen 1 Vejledning til læreren MG/FG - Skoleportalen Indholdsfortegnelse Kom godt i gang... 3 Opret en prøve der er taget på papir med netscoring... 4 Indtastning... 5 Internetudgave... 7 Internetudgave med

Læs mere

Brugermanual. - For intern entreprenør

Brugermanual. - For intern entreprenør Brugermanual - For intern entreprenør Version 1.0 2014 Brugermanual - For Intern Entreprenør Velkommen som bruger på Smartbyg.com. Denne manual vil tage dig igennem de funktioner der er tilgængelig for

Læs mere

Login side 3. Visninger i mediebiblioteket side 5. Opdater din crawl side 7. Upload af billeder side 9. Upload billeder via Drag&Drop side 14

Login side 3. Visninger i mediebiblioteket side 5. Opdater din crawl side 7. Upload af billeder side 9. Upload billeder via Drag&Drop side 14 Indholdsfortegnelse: Login side 3 Visninger i mediebiblioteket side 5 Opdater din crawl side 7 Upload af billeder side 9 Upload billeder via Drag&Drop side 14 Udfyld og indsæt valgfri side i playlisten

Læs mere

Vejledning til brug af FirstClass

Vejledning til brug af FirstClass Vejledning til brug af FirstClass - opdateret januar 2013 Indhold Installation af FirstClass foretages kun første gang... 2 Hent FirstClass-klienten... 2 Installer FirstClass-klienten... 3 Ændre kodeord...

Læs mere

Brugervejledning til EasyBusiness

Brugervejledning til EasyBusiness Brugervejledning til EasyBusiness Indholdsfortegnelse: 1. Sådan logger man på EasyBusiness 2. Sådan foretager man en søgning 3. Hvordan gemmes og åbnes en søgning? 4. Hvordan downloader man gemte søgninger?

Læs mere

7.0 Ældre Sagen mail. Log på For at logge på formands webmail skriv adressen: i adressefeltet i Internet Explorer.

7.0 Ældre Sagen mail. Log på For at logge på formands webmail skriv adressen:   i adressefeltet i Internet Explorer. 7.0 Ældre Sagen mail Log på For at logge på formands webmail skriv adressen: https://webmail.aeldresagen.dk i adressefeltet i Internet Explorer. I login vinduet indskrives brugernavn som er den tilsendte

Læs mere

DI Online løsning: Quick guide til oprettelse af oprindelsescertifikater

DI Online løsning: Quick guide til oprettelse af oprindelsescertifikater DI Online løsning: Quick guide til oprettelse af oprindelsescertifikater Dette dokument er en introduktion til Dansk Industris online løsning til oprettelse og bestilling af oprindelsescertifikater. Dokumentet

Læs mere

Indholdsfortegnelse. Side 1 af 8

Indholdsfortegnelse. Side 1 af 8 Indholdsfortegnelse Koster det noget at oprette sig som bruger på ALTdanmark?... 2 Hvordan opretter jeg mig som bruger på ALTdanmark?... 2 Hvordan ændre jeg mit kodeord.... 3 Hvad hvis jeg har glemt mit

Læs mere

Quick guide til e-learn.sdu.dk (Blackboard) for studerende

Quick guide til e-learn.sdu.dk (Blackboard) for studerende Quick guide til e-learn.sdu.dk (Blackboard) for studerende Der opnås adgang til e-learn.sdu.dk (Blackboard) via single sign-on, sso.sdu.dk/, eller adressen: e-learn.sdu.dk/. Du kan også logge på ved at

Læs mere

Uddannelsesplaner i MinUddannelse

Uddannelsesplaner i MinUddannelse Uddannelsesplaner i MinUddannelse Denne vejledning giver et overblik over arbejdet med MinUddannelse fra en UU-vejleders synspunkt. Indhold 1. Introduktion... 2 2. Tekniske specifikationer... 2 3. Som

Læs mere

Brugeradministrationsvejledning til SMS Web

Brugeradministrationsvejledning til SMS Web Brugeradministrationsvejledning til SMS Web Administration Denne side vil være forskellig afhængig af om man er administrator eller bruger. Administrator får oversigt over alle brugerne samt konfiguration,

Læs mere

DI Online løsning: Quick guide til oprettelse af ATA Carnet

DI Online løsning: Quick guide til oprettelse af ATA Carnet DI Online løsning: Quick guide til oprettelse af ATA Carnet Dette dokument er en introduktion til Dansk Industris online løsning til oprettelse og bestilling af ATA Carnet. Dokumentet indeholder en overordnet

Læs mere

Vejledning. Excel-skabelon. til oprettelse af kalendere. Oversigtskalender_Skabelon_Revideret 05_06.xls

Vejledning. Excel-skabelon. til oprettelse af kalendere. Oversigtskalender_Skabelon_Revideret 05_06.xls Vejledning Excel-skabelon til oprettelse af kalendere Oversigtskalender_Skabelon_Revideret 05_06.xls 20-03-2017 Out of date Vejledningen til makrosikkerhed er nok noget forældet i forhold til nyere versioner

Læs mere

DI Online løsning: Quick guide til oprettelse af ATA Carnet

DI Online løsning: Quick guide til oprettelse af ATA Carnet DI Online løsning: Quick guide til oprettelse af ATA Carnet Dette dokument er en introduktion til Dansk Industris online løsning til oprettelse og bestilling af ATA Carnet. Dokumentet indeholder en overordnet

Læs mere

Quickguide til www.erhvervskvinder.dk

Quickguide til www.erhvervskvinder.dk Quickguide til www.erhvervskvinder.dk ErhvervsKvinders hjemmeside er opdelt i en del, som er åben for alle og en del, der er forbeholdt medlemmerne. Viden om ErhvervsKvinder: Vil du vide noget om ErhvervsKvinder?

Læs mere

WordPress manual..hjerteforeningen.dk/pco-login. Brugernavn: Password:

WordPress manual..hjerteforeningen.dk/pco-login. Brugernavn: Password: WordPress manual.hjerteforeningen.dk/pco-login Brugernavn: Password: Juli, 2019 Generelt Du kan benytte WordPress fra alle platforme. Det vil sige, du kan redigere jeres hjemmeside fra din computer, din

Læs mere

Vejledning for ansøgere, der har forladt grundskolen. Brugervejledning til Optagelse.dk

Vejledning for ansøgere, der har forladt grundskolen. Brugervejledning til Optagelse.dk Vejledning for ansøgere, der har forladt grundskolen Brugervejledning til Optagelse.dk Vejledning for ansøgere, der har forladt grundskolen Brugervejledning til Optagelse.dk Forfatter: Tine Kanne Sørensen

Læs mere

18/11 2010 Version 2.0 Side 1 af 36

18/11 2010 Version 2.0 Side 1 af 36 Login til DJAS Gå ind på adressen http://www.djas.dk I feltet Brugernavn skrives den e-mail adresse som brugeren er registeret med i systemet. I feltet Password skrives brugerens adgangskode. Ved at sætte

Læs mere

Vejledning til Autodesk Account - Autodesk Collection

Vejledning til Autodesk Account - Autodesk Collection Vejledning til Autodesk Account - Autodesk Collection Denne vejledning beskriver, hvordan du logger på Autodesk Account samt de vigtigste funktioner, bl.a. download af software, hvor du finder serienumre,

Læs mere

Indhold 1 Om Skolekvalitet.dk...3. 2 Vælg evalueringsmodel før du går i gang...3. 3 Overblik over siderne... 5

Indhold 1 Om Skolekvalitet.dk...3. 2 Vælg evalueringsmodel før du går i gang...3. 3 Overblik over siderne... 5 Skolekvalitet.dk Manual Version 1.0 Indhold 1 Om Skolekvalitet.dk...3 2 Vælg evalueringsmodel før du går i gang...3 3 Overblik over siderne... 5 3.1 Oversigt over centrale funktioner:... 6 4 Kom godt i

Læs mere

GUIDE TIL OPRETTELSE AF SIDER OG INDHOLD I UMBRACO ONLINE BETJENING

GUIDE TIL OPRETTELSE AF SIDER OG INDHOLD I UMBRACO ONLINE BETJENING GUIDE TIL OPRETTELSE AF SIDER OG INDHOLD I UMBRACO ONLINE BETJENING DANSKE BEDEMÆND august 2014 v1.4 1 P a g e INDHOLDSFORTEGNELSE Adgang... 3 Overordnet om Umbraco... 4 Højreklik muligheder i oversigten...

Læs mere

Vejledning til prækvalifikation. Rev.: 2015-05-27 / LW. Side 1

Vejledning til prækvalifikation. Rev.: 2015-05-27 / LW. Side 1 Vejledning til prækvalifikation Rev.: 2015-05-27 / LW Side 1 Indhold Indhold... 2 Indledning... 3 Log på... 4 Opret din bruger... 4 Personlige informationer... 4 Gem login... 5 Glemt password... 5 Brugerfladen

Læs mere

TESTPORTAL: BRUGERVEJLEDNING LOG IND ADGANGSKODE

TESTPORTAL: BRUGERVEJLEDNING LOG IND ADGANGSKODE TESTPORTAL: BRUGERVEJLEDNING LOG IND Testportalen befinder sig på internetadressen http://www.testportal.hogrefe.dk/default.aspx. På denne adresse mødes man af ovenstående skærmbillede. Indtast her dit

Læs mere

IsenTekst Indhold til Internettet. Manual til Wordpress.

IsenTekst Indhold til Internettet. Manual til Wordpress. Manual til Wordpress Sådan opdaterer du din hjemmeside i Wordpress. Dette er en manual til de mest grundlæggende ting, så du selv kan redigere indholdet eller tilføje nyt på din hjemmeside. Guiden er skrevet

Læs mere

[jobsøgende] sådan gør du... [opret dit CV & jobønsker]

[jobsøgende] sådan gør du... [opret dit CV & jobønsker] [jobsøgende] sådan gør du... [opret dit CV & jobønsker] Opret CV og Jobønsker på jobnet På Jobnets forside Jobnet.dk kan du oprette et CV. Det kan du gøre ved at oprette dig som bruger via linket Mit CV

Læs mere

gembart. I et skriv og PDF dokumenter Hvordan 1. Åbn 2. Åbn åbnes. filen 1 af 6

gembart. I et skriv og PDF dokumenter Hvordan 1. Åbn 2. Åbn åbnes. filen 1 af 6 PDF dokumenter Her kan du læse om: Hvordan man gør et PDF dokument skrivbart og efterfølgende gembart. Hvilken version af Adobe Readeren, derr er nødvendig for at mann kan skrive i og efterfølgende gemme

Læs mere

1.TILBUD NYT TILBUD 1.1 TRIN FORUDSÆTNINGER

1.TILBUD NYT TILBUD 1.1 TRIN FORUDSÆTNINGER 1.TILBUD Fanen Tilbud giver en oversigt over alle de tilbud, der ligger i din database. Det er også herfra, at du har mulighed for at oprette, kopiere eller redigere et eksisterende tilbud. Det følgende

Læs mere

Brugervejledning til Tildeling.dk brugere Tilbudsgiver

Brugervejledning til Tildeling.dk brugere Tilbudsgiver Brugervejledning til Tildeling.dk brugere Tilbudsgiver Opdateret den 15. november 2017 Side 1 af 9 Indholdsfortegnelse 1 Formål... 3 2 Adgang... 3 3 Menu... 3 3.1 Opgaveliste... 4 3.1.1 Spørgsmål og svar...

Læs mere

Manual til Wordpress. 1. Log ind på din Wordpress-side. Indhold: Sådan opdaterer du din hjemmeside i Wordpress.

Manual til Wordpress. 1. Log ind på din Wordpress-side. Indhold: Sådan opdaterer du din hjemmeside i Wordpress. Manual til Wordpress Sådan opdaterer du din hjemmeside i Wordpress. Dette er en manual til de mest grundlæggende ting, så du selv kan redigere indholdet og lægge nyt på din hjemmeside. Guiden er skrevet

Læs mere