Indhold UDLÅNSSKRANKE 3-2. Udlånsskranke Aflevering af materiale Fornyelse af udlån... 32

Transkript

1 3. Udlånsskranke

2 Indhold Udlånsskranke... 4 Den personalebetjente udlånsstyring... 4 Sådan udføres et udlån... 4 Beskrivelse af Udlånsskranke... 7 Supplerende muligheder i Windows proceslinjen... 7 Menu- og værkstøjslinjen... 9 Filer-menuen... 9 Vis-menuen... 9 Funktioner-menuen Hjælp-menuen Udlånsskranke i aktivitet Låners status m.m. ses i vinduet "Låneregenskaber" Spærring af låner Materialeoplysninger i udlånsskærmen Statuslinjen giver information Udlånsprocessen Lånernummer skannes / vælges Fødselsdagshilsen Materialenummer skannes / vælges Udlånstiden beregnes Afslut ekspedition først da gennemføres udlånet! Individuel afleveringsdato Udlånsnote og materialenote Udlånsnote Materialenote Udlån kan ikke gennemføres Udlån af materiale indlagt i "omslag" Udlån af reserveret materiale Udskriv kvitteringer Udskriv sidste kvittering / følgeseddel Udskriv lånerstatus Klik for udskrift i værktøjslinjen Udskriv lånerens lån Udskriv låneregenskaber en samlet status Sæt-udlån til klasser eller hold Specielle situationer Udlånte eksemplarer fra et sæt Aflevering af materiale Aflevering via Udlånsskranke Afslut en aflevering Reserveret materiale afleveres Afleveringskvittering Aflevering via Oprydningsskranke Fornyelse af udlån

3 Forny medbragt materiale Afslut en fornyelse Forny materialer som ikke medbringes Ændre afleveringsdato ved fornyelse Forny udlån af sæt (klassesæt, taskebøger o.l.) Låneregenskaber (lånerstatus) Værktøjslinjen i Låneregenskaber Marker som forsvundet for låner Materialeegenskaber Bøder og rykkergebyrer Betal fordringer Annuller fordringer Detaljer om gebyr og rykker Udskriv stregkoder til lånerne Sortering og udvælgelse af lånere til stregkoder Udlånstider, rykkere og bøder Ny udlånsregel Opret udlånsregel med guide Reservering En reserverings forløb Reservering og bestilling Reserverede og bestilte materialer skal håndteres Besked om opfyldt reservering eller bestilling Opgiv eller Suspender reservationer Udskriv klassens reservationsliste Materialer til nedtagning fra reservationshylden Udskriv stregkoder for kommandoer Stregkodernes muligheder Udlånsstatistik - klassevis Forudsætning Udskriv statistik for klasser Indstillinger Leverandørindstillinger Udskrifter Meddelelser Reservationer - Check for bestillinger Sprog - andet sprog i menuer og som skærmtekster Kviksøgning fra proceslinjen Kviksøgning efter låner Kviksøgning efter materiale Kviksøgning på bibliografisk post

4 Udlånsskranke Dantek BiblioMatiks programdel Udlånsskranke er tilrettet personalebrug. Udlånsskranke rummer derfor en række faciliteter, som alene er af relevans for operatøren ved udlånsskranken (ofte skolebibliotekaren). Dantek BiblioMatik tilbyder også udlån via Selvbetjeningsskranke. Se vejledning hertil i kapitel 5. Den personalebetjente udlånsstyring Start sådan: Dantek BiblioMatik > Udlånsskranke Forudsætninger: - at lånernavne er oprettet (se: Lånerregistrering) - at lånerstregkoder er udskrevet (se: Udlånsskranke, tast F11, højreklik klasse) - at materialer er registreret (se: Materialevedligeholdelse) - at cirkulationsperioder for udlånstyper er opsat (se: Udlånsskranke > Funktioner) - at stregkodeskanner er korrekt programmeret og monteret på arbejdscomputeren - at arbejdscomputeren er opsat i Dantek BiblioMatik (se: Arbejdsstationer) og at skanner er opsat for denne arbejdsstation. - Stregkodemenu er tilgængelig (se illustration) Stregkodemenuen kan findes og printes på Sådan udføres et udlån 1. Lånernummer indlæses med skanner fra lånerkort, lånermappe eller lignende eller ved indskrivning. Som kvittering viser skærmen oplysninger om låneren i form af lånernavn og klasse og/eller hold eller anden lånergruppe, sammen med en summarisk oversigt over lånerens mellemværende: antal materialer udlånt, antal materialer med overskredet udlånstid (røde tal), antal reserveringer, samt eventuelt økonomiske mellemværende i form af forudbetalinger og fordringer (kun når bødesystem indgår). 2. Dernæst skal materialestregkoden indlæses. Herved vises oplysninger om materialet (materialenummer, forfatter, titel m.m.) i skærmbilledets nedre del. Næste materialenummer indlæses, og information herom vises. Næste materialenummer etc. 3. Mens udlånsnotering udføres, opbygges en udlånsoversigt i skærmens nedre del. Øverst opdateres tællere for lånerens samlede mellemværende. 4. Afslut ekspeditionen med: Tast F5 eller klik ikonet "Lyn" i værktøjslinjen eller skan stregkoden "Afslut ekspeditionen" i stregkodemenuen eller skan nyt lånernummer eller vælg ny funktion fx aflevering - skan fx stregkoden hertil. 3-4

5 Ovenstående fremgangsmåde beskriver det generelle forløb ved udlån. I dette kapitel er der redegjort for de mange øvrige faciliteter Dantek BiblioMatik tilbyder ved cirkulationsstyring, samt beskrevet en række specialtilfælde i skranken. 3-5

6 Denne stregkodemenu kan downloades på 3-6

7 Beskrivelse af Udlånsskranke Vinduet Udlånsskranke er opdelt i flere dele. Øverst en menu- og værktøjsdel. Derunder oplysninger om låneren og vedkommendes mellemværende med skolebiblioteket. Nedenfor opsamles oplysninger om de materialer, som låneren er i færd med at låne. Under udlånslisten kan der være åbnet for manuel indtastning af lånernummer og materialenummer (muligheden åbnes via Vis-menuen). Nederst i rammen angiver statuslinen relevante oplysninger om, hvem den aktuelle operatør er, antal materialer i skærmen og i særlige situationer information til operatøren. Udlånsskærmen kan tilpasses i størrelse ved at trække i nedre højre hjørne, eller ved at vælge maksimer (til fuld skærm) i programtitellinjens højre hjørne eller ved blot at dobbeltklikke navnelinjen til vinduet. Menulinje Værktøjslinje Udlånstællere Lånernavn Samling og note (klasse/hold etc.) Aktivitetsfaner Udlånslisten Manuel udvælgelse (er åbnet fra Vis menuen) Statuslinje Supplerende muligheder i Windows proceslinjen Del af Windows proceslinjen Du skal kunne se en række små ikoner i proceslinjen (typisk nederst til højre) i Windows proceslinien. Ikonerne symboliserer kørende værktøjer, som kan åbnes efter behov. Flere af ikonerne vil vedrøre Dantek BiblioMatik. Disse muligheder omtales detaljeret senere i denne vejledning. Her nævnes kort. De to personer symboliserer lånere. Ikonet åbner værktøjet Vælg låner. Den lille bog symboliserer materialer. Ikonet åbner værktøjet Vælg materiale. Det lille kartotekskort symboliserer en bibliografisk post, og åbner Vælg bibliografisk post. De tilsvarende ikoner med en blå lup foran åbner Kviksøgning Ved låner og materiale skannes efterfølgende en stregkode for at se data. Ikonet Søjlediagram med lup åbner Cirkulationsstatistikker Her er der adgang til dagens nøgletal. 3-7

8 Du kan altid åbne vinduet Cirkulationsstatistikker for at følge aktiviteten i biblioteket. Statistikkerne optæller aktiviteten fra seneste skoleår, med start 1. juli. Åbn Cirkulationsstatistikker Det kan tage et øjeblik at opsamle de mange tal (måske op til 1-2 minutter). 3-8

9 Menu- og værkstøjslinjen Menulinjen indeholder værktøjer, som anvendes til grundlæggende aktiviteter i forbindelse med udlån. De viste funktionstaster i menuerne er direkte genveje via tastaturet. Udvalgte dele af disse værktøjer findes også som ikoner på værktøjslinjen. Udpeg en ikon med musemarkøren og et lille gult vindue forklarer betydningen (se illustration). Bemærk! Visse funktioner kan yderligere aktiveres via Dantek BiblioMatik stregkodemenuen. Stregkoder for kommandoer udskriver du fra menuen Funktioner, se senere. Filer-menuen (Menupunkterne er aktive såfremt mindst et materiales stregkode er indlæst). Låneregenskaber F3: F3 eller menupunktet eller ikon eller stregkode åbner adgang til lånergenskaber med aktuel lånerstatus. Udskriv låneregenskaber: Udskriver samlet oversigt. Kan også aktiveres via ikon eller stregkode. Udskriv lånerens lån: Udskriver almindelig udlånsliste (ikke langtidsudlån). Kan også aktiveres via ikon eller stregkode. Slet materiale: Sletter/fjerner det markerede materiale i den aktuelle udlånsliste. Materialeegenskaber: F2 eller Shift+F2 åbner informationsvindue om det udpegede materiale. Vælg afleveringsdato: Åbner mulighed for særlig foretrukken afleveringsdato. Rens alt: Ctrl + d rydder udlånsskærmen udlån realiseres ikke. Afslut ekspeditionen: F5 eller stregkode afslutter udlånsekspeditionen gemmer udlån! Afslut: Lukker Udlånsskranke. Udskriv: Er aktiv når ekspeditionen er afsluttet. Giver mulighed for at udskrive eller genudskrive en udlåns- eller afleveringskvittering. Vis-menuen Værktøjslinje: Viser værktøjslinjen med ikoner. Statuslinje: Viser statuslinjen med tæller og informationer. Låner- og materialeudvælgelse: Viser/åbner mulighed for at taste lånernummer og materialenumre. Kan opsættes til at blive vist permanent ved ændring af en systempolitik. Leverandørindstillingen er: Skjult - for at fremme brug af stregkoder, som sikrer en korrekt ekspedition. 3-9

10 Funktioner-menuen Menuen rummer adgange til meget forskellige funktioner. Funktionstasten F11 er genvej til området Klasser og hold, hvorfra du kan håndtere udlån af sæt, genudlån af sæt, se sæt-lånere og fremstille udskrift af lånerstregkoder til klasser og hold. Cirkulationsperioder er bibliotekets udlånstider. Reservationer er indgåede bestillinger. Klasser og hold: F11 og menupunktet åbner funktionsområde til bl.a. udlån af klassesæt. Lav booking om til udlån: Forbereder bookinger til udlån. Hvis der er aktuelle bookinger er B- ikonet iværktøjslinjen aktivt. Cirkulationsperioder og afleveringsdatoer: Fastlæggelse af udlånstider for materialegrupperne og fastsætter evt. afleveringsdatoer. Reservationer: Visning og udskrift af bestilte reservationer (bestillinger- materialer som er INDE). Hvis bestillinger er på hylden i biblioteket, ses R-ikonet aktivt i værktøjslinjen. Import fra Nødudlånssystem: Guide til brug ved import af data fra Dantek BiblioMatik Nødudlånssystemet. Nødsystsmet er tilpasset Windows XP. Udskriv stregkoder for kommandoer: Udskriver stregkodemenu til Word. Se særlig opslag herom. Udskriv statistik for klasser og grupper: Genererer og udskriver udlånsstatistik klassevis Bestem klasser og grupper : Her udpeges fx gruppen Klasse som mål for statiatikken. Indstillinger: Mulighed for midlertidig ændring af leverandørindstillinger. Se opslag herom i dette kapitel. Hjælp-menuen Dantek BiblioMatik rummer endnu ikke online hjælp. Menuen hjælp giver adgang til menupunktet Om, som viser copyright og versionsnummer. Fra Om er der adgang til Sysinfo, som er Windows systemressourcerne. Adgang hertil kan være begrænset til systemadministratoren. 3-10

11 Udlånsskranke i aktivitet Efter indlæsning af et lånernummer vises følgende om låneren og dennes mellemværende med skolebiblioteket Læs om udskrift af stregkoder til lånerne i opslaget "Klasser og hold" og om at oprette lånere i kapitel 5. - Foto af låneren (option) - Lånerens navn og lånerens tilhørsforhold til samlinger af lånere (dynamiske samlinger). Dynamiske lånersamlinger kan være klasser, valghold, lærere, SFO, andre skoler etc. Der kan være supplerende note til samlingen (fx initialer på klasselæren). - Hvis låneren har tilføjet en udlånsnote med specifikke informationer, ses et lille tekstikon til højre for fotorammens nederste højre hjørne. Noten kan aflæses i låners stamoplysninger, når ikonet dobbeltklikkes. - Opgørelse af antallet af ikke rettidigt afleverede materialer (røde tal), lånte materialer og hjemkomne reservationer, samt hvilket økonomisk mellemværende biblioteket har med låneren (hvis bødesystem er tilføjet). Tallene kan klikkes og vil da åbne for Låneregenskaber. Låners status m.m. ses i vinduet "Låneregenskaber" Du har direkte adgang fra Udlånsskranke til lånerregisteret for den aktuelle låner. I vinduet Lånergenskaber kan du se mange informationer, fx stamdata (Basale), Udlån, For gamle, Reservationer etc. Du kan åbne for Låneregenskaber på flere måder: Du kan udskrive funktions stregkoder fra Funktioner-menuen. Vælg: Udskriv stregkoder for komman- Tast: F3 Klik ikon Låneregenskaber i værktøjslinjen. Klik menupunktet Låneregenskaber i Filer-menuen. Dobbelt klik et af udlånstallene. Dobbeltklik på foto af låner eller arealet til foto. Skan stregkoden for Låneregenskaber. Se beskrivelse af alle mulighederne i Låneregenskaber i afsnittet Låneregenskaber. 3-11

12 Låneregenskaber er åbnet med fanen Udlån aktiveret. Læse nærmere herom i opslaget Låneregenskaber. Lånergenskaber kan udskrives til Word ved at klikke printer ikonet. Spærring af låner En note er tilføjet fx med forklaring på spærringen. Højreklik med musen placeret i "foto"-området. I popup-menuen har du mulighed for at spærre henholdsvis aktivere låneren. Er en låner spærret fremgår dette tydeligt med et rødt "Blocked" tværs over arealet. Obs! Når en låner er spærret, kan der hverken udlånes eller afleveres! Ønsker du fx at kunne aflevere, behøver du blot at vælge Aktiver låner og derpå udføre afleveringerne. Derpå kan du igen vælge Spær låner. Fra menuen er der også adgang til Låneregenskaber. Menupunktet Lånergenskaber er fremhævet (fed tekst). Det betyder generelt (også alle andre steder i Dantek BiblioMatik), at menupunktet umiddelbart aktiveres ved at dobbeltklikke det udløsende objekt her foto arealet. 3-12

13 Materialeoplysninger i udlånsskærmen I Udlånsskranke ses data om de netop udlånte materialer. For hvert materiale, vises: Materialenummer Det stregkodenummer, som identificeret materialet på biblioteket. Forfatter Materialets forfatter Titel Materialets titel og eventuel beskrivelse fra dokumentniveau. Aktivitet Beskriver hvilken aktivitet, der agtes gennemført på materialet. Eksempelvis Udlån, Aflevering, Fornyelse. Afleveringsdato Den automatisk beregnede afleveringsdag for materialet. Beregningen sker i henhold til opsætningen af Cirkulationsperioder. Afdeling Hvilken afdeling/opstilling materialet tilhører. Materialenote Udlånsnote Indeholder evt. en note oprettet til det pågældende materiale. Mulighed for at indskrive note til det forestående udlån. Statuslinjen giver information Nederste linje i Udlånsskranke vinduet er statuslinjen. Her kan du undertiden aflæse informationer fra driften. Statuslinjen er opdelt i rubrikker.. Operatør hvilken operatørrolle der aktuelt er logget på Dantek BiblioMatik. Antal materialer antal materialer i den aktuelle udlånsliste. Information om aktiviteten fx "Materialet blev afleveret" (af en anden låner) eller (som illustreret) "Materialet er allerede på listen" (du har skannet samme nummer to gange), Materialet er allerede afleveret" (du afleverer et materiale, som i forvejen er noteret inde). 3-13

14 Udlånsprocessen Her beskrives en række almindelige situationer med Udlånsskranke. Tilstanden Udlån vises på flere måder. Aktivitetsfanen Udlån er i forgrund, et grønt farvebånd ses på skærmen og et symbol med en person med pil mod sig skal symbolisere, at materialet går mod låneren. Udlån kan også aktiveres via stregkodemenuen. Et udlån er i sin simpleste form en sammenknytning mellem låneroplysninger og materialeoplysninger indenfor en given tidsramme. Gennemførelsen af et udlån kræver derfor identifikation af låneren og materialerne samt en information til låneren om låneperioden. Hvis fx aktivitetsfanen Aflevering er valgt, vil indlæsning af et lånernummer automatisk gøre Udlån aktiv. Alternativt kan du skanne stregkoden Udlån på stregkodemenuen. Lånernummer skannes / vælges I Dantek BiblioMatik kan en låner identificeres på flere måder såfremt låneren allerede er oprettet i Lånerregistrering (se kapitel 1). Skan Lånerkort, lånerstregkode fra lånermappen eller sygesikringsbevis. Er lånerens stregkode ikke tilgængelig, kan lånernummer tastes eller udpeges via "Vælg låner" (se eks. 1) og 2)) 1) Vælg låner ved tastning 1. Åbn Vis-menuen og aktiver: Låners og materialers udvælgelse. Se nederste del af Udlånsskranke vinduet, som illustreret herover. 2. Tast lånernummer i feltet Nummer. Ved lånernumre på mindre end seks cifre vælger systemet Dantek Library stregkode ved ti cifre foreslås CPR-stregkode. 3. Når nummer er skrevet tastes ENTER eller du klikker 4. 2) Udpeg låner via Vælg låner - I Windows proceslinjen, klik: Når du klikker ikonet i Windows proceslinjen, åbnes vinduet Vælg låner. Vinduet har tre faner: Generelt, Udvælgelse og Dynamiske samlinger. Vælg låner på lånernummer 1. Tast lånernummer i lånernummerfeltet, og tast [ENTER], eller klik OK. 3-14

15 Vælg låner på persondata Klik fanen Udvælgelse - træk evt. vinduet større. 1. Skriv i et søgefelt, Dantek BiblioMatik starter søgning automatisk. 2. Udpeg låner i resultatlisten dobbeltklik eller klik OK. 3. Låneren er klar til udlån. (Klik efterfølgende på vinduet Udlånsskranke for at fokusere vinduet). Nipsenålen låser vinduet i forgrund. Klik X for at rense. Vælg låner fra en dynamisk samling (klasse, hold, lærere..) 1. Klik fanen Dynamiske samlinger 2. Åbn træstruktur og udpeg samling (klasse, hold, lærere..). Dantek BiblioMatik starter visning automatisk. 3. Udpeg låner i resultatlisten dobbeltklik eller klik OK (Klik efterfølgende på vinduet Udlånsskranke for at fokusere vinduet). Obs! Hvis en låner skal identificeres på CPR-nr., skal du åbne listen, der viser "Dantek Library Stregkode", og vælge CPR stregkode. Fødselsdagshilsen Når en låner registreret med fødselsdag kaldes frem i Udlånsskranke eller i Selvbetjeningsskranke, fremkommer en fødselsdagshilsen ledsaget af en strofe. Hilsnen kan udskrives fra Udlånsskranke højreklik og vælg Udskriv Materialenummer skannes / vælges Nu registrerer du de materialer, som låneren ønsker at låne. For hver skannet materialestregkode tjekker Dantek BiblioMatik reglerne for udlån af det pågældende materiale til den pågældende låner, og afleveringsdatoen beregnes og vises. Du kan også taste et materialenummer enten ved at åbne herfor via Vis-menuen eller ved at klikker du på bog-ikonet i Windows proceslinje, får du muligheder for udvælgelse. I Dantek BiblioMatik kan et materialenummer derfor vælges sådan: Skan materialestregkoden på materialet. Er stregkodelæsning ikke mulig, kan materialenummer tastes eller udpeges via Vælg materiale. Se 1) og 2). 3-15

16 1) Vælg materialenummer ved tastning 1. Tast materialenummer i feltet Materiale: Nummer. Ved tastning af materialenummer, skal du måske skifte stregkodetype. Dantek BiblioMatik kan benytte flere typer. Dantek Library Stregkode har 1-6 synlige cifre på stregkodeetiketten. Code39 Stregkode har normalt 9-10 synlige cifre på stregkodeetiketten. 2. Når nummer er skrevet tastes ENTER eller du klikker 3. Hvis stregkoden som tastes tilhører en anden skole i fællesskabet, vælges denne skoles navn i Skole-listen. 2) Vælg materialenummer via Vælg materiale. I Windows proceslinjen, klik Vælg materiale på materialenummer 1. Tast materialenummer i feltet samt [ENTER] eller klik OK. Obs! Indgår dit bibliotek i en fælles løsning med andre skoler, vil skærmen tilbyde dit skolenavn. Måske kan du vælge en anden skoles navn for at taste denne skoles stregkode måske ikke. Det afhænger af systemopsætningen. (Bemærk stregkodetype som beskrevet ovenfor). Find materialenummer via søgning (via titel, forfatter, DK-5 ) 1. Klik fanen Udvælgelse - træk evt. vinduet større. 2. Skriv i et søgefelt, Dantek BiblioMatik starter søgning automatisk. 3. Udpeg materialenummer i resultatlisten og dobbeltklik eller klik OK. 4. Materialet indsættes i lånerens udlånsliste. 5. Klik på Udlånsskranke vinduet for at fokusere. Resultatlisten rummer flere søjler med data. Du kan sortere ved at klikke søjleoverskrifterne. Du kan rulle med den vandrette bjælke nederst eller gøre vinduet større. 3-16

17 Udlånstiden beregnes Udlånstiden udregnes i overensstemmelse med de regler, som biblioteket har valgt, og den udregnede afleveringsdato vises i søjlen Afleveringsdato, mens du oplister de materialer, som låneren ønsker at låne. Udlånstider fastlægges via menupunktet Cirkulationsperioder.., som du finder i Funktioner-menuen. Læs også opslag herom. Den beregnede afleveringsdato ses i kolonnen "Afleveringsdato". Udlånstiden for bibliotekets materialegrupper fastlægges via Cirkulationsperioder i Funktioner-menuen. Læs opslaget: Cirkulationsperioder. Afslut ekspedition først da gennemføres udlånet! Når alle materialer, som låneren vil låne, er oplistet i Udlånsskranke, skal ekspeditionen afsluttes. Mens ekspeditionen afsluttes, fjernes oplysninger om låner og de lånte eller afleverede materialer fra Udlånsskrankes skærm. Data sendes samlet til databasen. Vigtigt! En ekspedition skal afsluttes før den realiseres. Du kan afslutte en ekspedition på flere måder: Tast F5 Klik ikonet "Lyn" i værktøjslinjen. Skan stregkoden "Afslut ekspedition". Skan et nyt lånernummer. Skift til "Aflevering" eller "Fornyelse" ved klik eller via funktionsstregkode. Luk Udlånsskranke. Bemærk! Udlån gennemføres ikke, hvis du klikker X (Rens alt) i værktøjslinjen t.v.. Dantek BiblioMatik stregkodemenu rummer også en strgkode for Afslut ekspeditionen. 3-17

18 Individuel afleveringsdato Hvert materiale udlånes med en bestemt lånetid eller til en fast dato afhængig af, hvem låneren er (klasse/hold, lærere etc.), og hvilken materialegruppe materialet tilhører. Det betyder at forskellige lånergrupper kan have forskellig lånetid på det samme materiale. Som eksempel kan du forestille dig, at lærere gives længere udlånstid for alle eller visse materialegrupper. Udlånstider fastlægges via funktionen Cirkulationsperioder i Funktioner-menuen. Se opslaget: Cirkulationsperioder. Foretrukken afleveringsdato kan komme på tale, hvis en låner tilkendegiver et ønske om en personlig lånetid. Hvis et sådan ønske kan imødekommes, kan den aftalte afleveringsdato udtrykkes ved at operatøren skriver eller udpeger den bestemte individuelle foretrukne afleveringsdato. Foretrukken afleveringsdato kan håndteres på to måder. Enten skal den individuelle afleveringsdato gælde for alle de aktuelle udlån eller måske blot for et eller få af de aktuelle udlån. Fortrukken afleveringsdato for alle aktuelle udlån 1. Indlæs lånernummer 2. Klik ikonet Vælg afleveringsdato i værktøjslinien (kalender-ikon) eller via Filer-menuen. 3. Åbn kalendervindue, udpeg afleveringsdato - klik OK. 4. Den udpegede dato vises som Foretrukken" dato. Bemærk! Foretrukken afleveringsdato har prioritet over de generelle cirkulationsperioder. Ved indlæsning af ny låner, annulleres Foretrukken" dato automatisk. Fortrukken afleveringsdato for enkelte aktuelle udlån Hvis låneren under oplistningen af sine udlån i Udlånsskranke udtrykker ønske om en foretrukken afleveringsdato for et enkelt eller udvalgte materialer, kan dette også håndteres. 1. Udpeg materialet i udlånslisten og højreklik. 2. Vælg Vælg afleveringsdato i menuen. 3. Udpeg den foretrukne afleveringsdato i kalenderen i feltet. 4. Klik OK og ny afleveringsdato er indsat i listen. 5. Afslut ekspeditionen. 3-18

19 Udlånsnote og materialenote Under udlånsekspeditionen kan der knyttes noter til både udlånet og materialet. Noter oprettes, mens materialerne ses i oplistningen på skærmen. Udlånsnote En udlånsnote følger materialenummeret, mens dette er udlånsnoteret. Når materialet afleveres ses udlånsnoten som en tydelig kommentar i Oprydningsskranken eller i kolonnen Udlånsnote i Udlånsskranke vinduets kolonne Udlånsnote. Når en afleveringsekspedition er afsluttet slettes en udlånsnote automatisk. Udlånsnoten kan fx benyttes, hvis bibliotekaren ønsker at argumentere for, at låneren har fået speciel tilladelse af vedkommende til at låne materialet. Sådan oprettes en udlånsnote: 1. Højreklik materialet i udlånslisten. 2. Vælg Udlånsnote i menuen. 3. Skriv noten i Udlånsnote-vinduet og klik OK. 4. Noten er oprettet. Dens første del ses yderst til højre i Udlånsskranke. (Højreklik og vælg Udlånsnote, hvis du vil læse/redigere). 5. Afslut ekspeditionen. I Oprydningsskranke ses udlånsnoten i kolonnen Kommentar, når du afleverer. Del af vinduet Oprydningsskranke. Bemærk kommentar til højre. 3-19

20 Materialenote Under udlånet kan du eller låneren fx iagttage noget specielt ved et konkret materiale, som du ønsker at notere. Fx ønsker du at notere, at materialet er delvis beskadiget før det udlånes eller andet. Materialenote kan oprettes direkte mens materialet er oplistet i Udlånsskranke. Materialenoten forbliver knyttet til materialet indtil man selv sletter den. Sådan oprettes en materialenote: 1. Dobbeltklik på materialet i udlånslisten eller højreklik og vælg Egenskaber. 2. Vinduet Materialegenskaber åbner, skriv i feltet Note. 3. Klik Disketten i værktøjslinjen og luk vinduet. 4. Du ser nu første del af noten i udlånslisten. (Dobbeltklik materialet, hvis du vil se/redigere materialenoten) 5. Afslut ekspeditionen. Materialenoten er knyttet til materialenummeret. Når du åbner for materialeegenskaber (Egenskaber) for dette nummer overalt i Dantek BiblioMatik, vil du have adgang til noten. Udlån kan ikke gennemføres En række situationer, alle bestemt i reglerne for bibliotekets drift (bibliotekets politikker), kan stille sig hindrende i vejen for at gennemføre et udlån. Herunder beskrives nogle almindeligt forekommende situationer. Maksimalt antal udlån pr. låner Hvis biblioteket har valgt at tildele lånerne et maksimalt antal udlån på en gang, eventuelt fordelt på forskellige de udlånstid grupper (Normalt udlån, Kviklån m.m.) kan en besked på skærmen angive, at denne grænse ikke muliggør det pågældende udlån. Bemærk! Ved leveringen af Dantek BiblioMatik er der indsat en standardværdi for max. Antal udlån pr. låner. Værdien er sat = 200. Værdien kan ændres via en systempolitik. Manglende rettigheder til udlån eller til lån Har biblioteket en politik for, at bestemte materialer ikke må udlånes, eller ikke må udlånes til bestemte lånerkategorier, eller at bestemte personalegrupper ikke må udlåne bestemte typer materialer, vil man også i tilfælde af, at denne regel er ved at blive brudt, blive gjort opmærksom på dette af en besked på skærmen. 3-20

21 Materialet er reserveret Hvis et materiale, som er en del af en reservering, ønskes lånt af en anden låner, udløser dette en dialog på skærmen om, at materialet enten kan udlånes eller skal sættes på reserveringshylden. Udlån af et materiale, som allerede er udlånt Ved en fejl, kan et materiale blive sat på hylden, uden at være registreret hjemkommet på biblioteket. Lånes et sådant materiale ud til en anden låner, vil det umiddelbart blive registreret som afleveret af den tidligere låner medmeddelelsen i statuslinjen: Det lånte materiale er afleveret. Udlån af materiale, registreret som forsvundet Et materiale, som er markeret som forsvundet, men som i en given situation faktisk lånes af en låner, ændrer umiddelbart status som indgået på biblioteket, og efterfølgende udlånt til låneren. I statuslinjen ses informationen om, at materialet nu er fundet. Tilsvarende håndteres aflevering af materialer markeret som forsvundne. Udlån af materiale indlagt i "omslag" Hvis biblioteket ønsker at udlåne materiale med genbrug af samme stregkode, er der også mulighed for det. Man vælger på forhånd et frit antal materialenumre monteret på charteks, omslag, sagsmapper, kasser eller andet indrettet til formålet. Eneste forudsætning er, at det anvendte materialenummer på forhånd er registreret i Dantek BiblioMatik som en identifikation, der anvendes til udlån af "omslag." Se: Materialevedligeholdelse > Funktioner > Omslagsregistrering. (Læs om Omslagsregistrering i Materialevedligeholdelse, kap. 2) Når en låner skal låne et materiale, som biblioteket ikke har ladet registrere permanent, benyttes "omslag". Du skanner i så fald materialenummeret på omslaget. I en udlånssituation medfører det, at der vises et indskrivningsvindue. Her beskrives materialet (titel og forfatter) i en sådan udstrækning, at både bibliotek og låner kan identificere. 3-21

22 Udlån af reserveret materiale Når et reserveret materiale venter på sin låner på reservationshylden, og denne låners lånernummer indlæses i Udlånsskranke ses der med en information om, at der er et reserveret materiale klar til låneren. Et tal under Reservationer informerer! Tælleren "På reservationshylden" og et markant lydsignal orienterer. Opfyldte reservationer er eksemplarer, der venter på reservationshylden. Dobbeltklik på tallet for "På reservationshylden" og vinduet Lånergenskaber åbner med fanen "Opfyldte reservationer" aktiv (se illustrationen herover). Her kan du se hvilket eksemplar (materialenummer), du skal finde på reservationshylden. I samme vindue kan du se tidspunkterne for reservationen oprettelse og dens udløb (nedtagningsdato). Materialet kan nu hentes fra reservationshylden og udlånsnoteres. Bemærk! Du kan læse mere om Reservationshåndtering senere i dette kapitel. Udskriv kvitteringer Udskrift af meddelelser i forbindelse med udlånet er styret af systempolitikker. Mulighederne kan afprøves i menupunktet "Indstillinger" via Funktioner-menuen. Udlånskvittering Er bibliotekets politik for den pågældende arbejdsplads, at der automatisk skal udskrives en udlånskvittering (følgeseddel) som udlånsbon/a4 til alle lånere, skal der være markering i boksen: Udskriv kvittering til låner > Udskriv udlån. De øvrige situationer vælges på tilsvarende vis. Det illustrerede eksempel viser leverandørindstillingen. Det er valgt ikke at udskrive bon/a4 til låneren i forbindelse med udlån og afleveringer. Læs mere i opslaget "Indstillinger for Udlånsskranke" Indstillinger viser leverandørindstillingerne..

23 Udskriv sidste kvittering / følgeseddel Fra Udlånsskranke kan du altid vælge at udskrive henholdsvis en udlånskvittering (følgeseddel), en afleveringskvittering eller en fornyelseskvittering. Et eksempel: Du udlåner et antal materialer til en låner det kunne fx være et emnesæt. Når ekspeditionen er afsluttet (låners navn er væk fra vinduet), vil du kunne iagttage, at knappen Printer er aktiv. Det betyder, at du ved at klikke på dette ikon, vil kunne få en udlånskvittering for den sidst afsluttede ekspedition udskrevet. Klik Printer for at få en følgeseddel udskrevet. Obs! Foretager du ikke yderligere udlånsaktivitet, vil muligheden for at udskrive sidste kvittering være til rådighed i 5 minutter. Derpå vil du se printerikonet blive gråt. Denne tidsfrist er indsat for at sikre samspillet med Selvbetjeningsskranke. Låner en låner via Selvbetjeningsskranke og aflevere hurtigt derefter via Udlånsskranke, skal der gå 5 minutter før Udlånsskranke vil kunne registrerer afleveringen! Udskriv lånerstatus Låneren kan få en aktuel udskrift af sit mellemværende med biblioteket. I Dantek Biblio- Matik skelnes der mellem lånerens almindelige udlån (lånerens lån) og de såkaldte langtidslån (som indgår i de samlede låneregenskaber). Begreberne Almindelig udlånstid og Langtidslån benyttes netop i materialeregistreringen, hvor hvert materiale skal tilknyttes en udlånstid indenfor disse grupper (Se mere i kap. 2: Materialevedligeholdelse). Små tal illustrerer "Langtidslån", større tal vedrører de "Almindelig udlån". Antal ventende på reservationshylden ses med blå tal. Fra Udlånsskranke kan du udskrive lånerstatus på flere måder. Du kan også aktivere udskriften både ved klik med musen eller ved at skanne en funktionsstregkode se stregkodemenuen. 3-23

24 Klik for udskrift i værktøjslinjen Første ikon viser de samlede Lånergenskaber til gennemsyn i Word. Andet ikon udskriver de samlede Lånergenskaber direkte til printeren (uden først at vise). Tredje ikon udskriver kun Lånerens lån (materialer registreret med Almindelige udlånstid ) direkte. Udskriv lånerens lån Lånerens lån defineres som lånerens lån af materialer i grupperne under "Almindelig udlånstid". En udskrift af "Lånerens lån" medtager derfor ikke de såkaldte langtidsudlån. Du kan aktivere en direkte udskrift til standardprinteren på to måder: Skan stregkoden "Udskriv lånerens lån" Klik ikonet for "Udskriv lånerens lån" i værktøjslinjen. Udskriv låneregenskaber en samlet status Når du vælger at udskrive lånergenskaber fås en samlet oversigt over lånerens relationer med biblioteket. Låneregenskaber omfatter både materialer med "Almindelig udlånstid", "Langtidsudlån", for gamle og reserveringer. Med andre ord en samlet status. Du kan aktivere en direkte udskrift til standardprinteren på to måder: Skan stregkoden "Udskriv lånergenskaber" Klik ikonet for "Udskriv låneregenskaber" i værktøjslinjen Bemærk! Hvis du vil udskrive en udlånsoversigt til en låner mens der optræder nye lån eller afleveringer i udlånslisten på skærmen, skal ekspeditionen først afsluttes for at disse seneste ændringer kan optræde på udskriften. 3-24

25 Sæt-udlån til klasser eller hold Dantek BiblioMatik tilbyder halvautomatisk håndtering af sæt. Det halvautomatiske princip betyder, at operatøren alene skal aflæse stregkoder fra materialerne. Sæt-udlån benyttes i situationer, hvor alle (eller næsten alle) lånere i en klasse eller på et hold skal have udleveret samme materialetitel (klassesæt eller taskebøger o.l.). Når et sæt skal udlånes til en klasse eller et hold, håndteres opgaven således: 1. Tast F11 eller vælg i Funktioner-menuen: Klasser og Hold 2. Åbn træstruktur og udpeg klasse eller hold navnene vises da automatisk i højre side. Første låner er markeret. 3. Aflæs stregkodenumrene fra materialerne. Materialenumrene indsættes automatisk og titel/forfatter vises ud for lånernavnene. Systemet skifter til næste låner. 4. Afslut ved at klikke ikonet Lyn i værktøjslinjen eller klik stregkoden "Afslut ekspeditionen" hvorpå udlånene udføres i databasen. 5. Udlånsliste (følgeseddel) udskrives i henhold til "Indstillinger" og vises i Word før du (måske) vælger at udskrive den. Sæt udlån Udskrift af udlånsrapport som følgeseddel ved sæt udlån. 3-25

26 Specielle situationer Ikke alle lånere i klassen eller på et hold skal have et eksemplar Klik låneren og højre-klik. Vælg Fravælg låner i popup-menuen. Når der er fravalgt lånere fra en klasse eller et hold, ses en rød markering ud for klasse/hold i skærmens venstre side. Ønskes samtlige lånere i klassen vist igen, vælger man blot en anden klasse for derpå straks at udpege den ønskede igen. Der er ikke eksemplarer til alle Fravælg eventuelt lånere som anført ovenfor eller flyt markøren til en låner og start udlån i den følgende rækkefølge. Klik ikonet Afslut ekspeditionen (Lyn) eller skan stregkoden herfor, når der ikke er flere eksemplarer. De sidste på listen bliver ikke noteret for udlån. Lånetiden skal fravige normal opsætning Udlånstiden beregnes i henhold til den politik, som er opsat i Cirkulationsperioder. Ønskes udlånene udført med en selvvalgt afleveringsdato, skal denne dato udpeges før udlånene udføres. Åben kalenderen for Afleveringsdato ovenfor lånerlisten. Udpeg den ønskede afleveringsdato. Forny udlån af sæt til klasse eller hold Fremgangsmåden indebærer, at alle lånerne i klassen/holdet får fornyet udlånet. 1. Højre-klik på klasse eller hold i skærmens venstre side. 2. Vælg Vis udlånte materialer. 3. Vælg ny afleveringsdato i kalenderen ovenfor listen. 4. Udpeg titlen hvis eksemplarer skal fornyes. Højre-klik og vælg Forny for alle lånere - efter et øjeblik har du udlånslisten (følgesedlen) på skærmen. Du vælger selv, om du vil udskrive. Forny udlån af sæt til udvalgte lånere Hvis fornyelsen alene skal omfatte udvalgte lånere, vælges i stedet Forny. Udlånene vises nu sammen med lånernavne. Enkelte lånere kan fjernes fra listen (højreklik da og vælg Fravælg låner ) - afleveringsdato udpeges og Afslut ekspeditionen (Lyn) skal klikkes. I statuslinjen nederst i vinduet ser du, at udlånene er udført. 3-26

27 Fuldautomatisk udlån af sæt Metoden skal kun gennemføres ved nummerserier, hvor materialerne er registreret med fortløbende numre, og når man er sikker på, at alle materialer er til disposition. Når materialenumre skal indlæses, klikkes Vælg materiale i proceslinjen. Vælg fanen Fra Til og indskriv de korrekte materialenumre i intervallet. Klik ok for at fordele materialerne på lånerne. Klik Udfør for at udføre lånene. Udlånte eksemplarer fra et sæt Hvis du vil checke, hvilke lånere i en bestemt klasse/hold, som har eksemplarer fra et sæt, kan du gøre det på to måder. Sættets udlånte eksemplarer hos klasse eller på hold X i værktøjslinjen annullerer den aktivitet du måtte have igangsat. 1. Tast F11 i Udlånsskranke for "Klasser og hold". 2. Åbn træstruktur og udpeg klasse/hold. 3. Højreklik og vælg "Vis udlånte dokumenter". 4. Højreklik (dobbeltklik) det ønskede. dokument (titlen), vælg Forny (også selv om du ikke vil forny). 5. Du får nu materialenumrenes fordeling på lånerne frem på skærmen. 6. Når du har iagttaget det ønskede, skal du klikke X for at rense. skærmen. Klik "Lynet" symbolisere at aktiviteten skal udføres. I Skolebibliotekarens Portal kan du gøre sådan: 1. Søg på titlen. 2. Marker den ønskede titel i resultatlisten. 3. Vælg fanen "Udlånsstatus" 4. Du ser nu samtlige eksemplarers udlån. 3-27

28 Alle sættets eksemplarer - fordelt på lånere Del af søgeskærmen i Skolebibliotekarens Portal. I midterste rude er fanen "Udlånsstatus" aktiveret. Samtlige eksemplarers udlånsstatus kan iagttages. 3-28

29 Aflevering af materiale UDLÅNSSKRANKE Aflevering af materialer kan gennemføres i to forskellige programdele. Ved aflevering af større mængder materialer anbefales Oprydningsskranke, som er den hurtigste, og som samtidigt tydeligt anviser materialernes opstilling under afleveringen. Læs mere om "Oprydningsskranke"i kapitel 4. Aflevering via: Udlånsskranke > Aktivitetsfane: Aflevering Aflevering via: Oprydningsskranke (Se: Programmenuen > Dantek BiblioMatik > Oprydningsskranke) Aflevering via Udlånsskranke Udlånsskranke kan være i tre forskellige tilstande: Udlån, Aflevering eller Fornyelse. Hver for sig er disse tilstande markeret med et af de tre faneblade i skærmens materialedel, farvebånd og figursymbol. Tilstanden Aflevering vises på flere måder. Aktivitetsfanen Aflevering er i forgrund, et lilla farvebånd ses på skærmen og et symbol med en person med pil pegende væk fra sig skal symbolisere, at materialet går fra låner til biblioteket Valg mellem de tre tilstande kan foretages sådan: med klik på det tilhørende faneblad, ved aflæsning stregkoden Aflevering på stregkodemenuen eller du kan lade selve arbejdsprocessen styre valget, efter nedenstående regel. Når Udlånsskranke er klar, styrer typen af indlæst information reaktionen: Indlæses der et lånernummer, vises lånerens data, og der er klar til Udlån. Indlæses et materialenummer, udføres Aflevering (såfremt materialet var udlånt) og låners data vises. Er materialet faktisk inde, ses dette i statuslinjen. Hvis aktivitet Udlån er valgt, og du har ikke indlæst låner, vil skanning af et udlånt materiale automatisk skifte til aktivitet Aflevering og vise materialet til aflevering. Når et materiale registreres til aflevering, vises materialenummer, forfatter og titel. I søjlen "Aktivitet" ses: Aflevering. Kolonnen "Afdeling" viser, hvor materialet skal opstilles. Peg på teksten med musemarkøren og en gul label viser den fulde sti til opstillingen. De sidste søjler viser sidste dato for korrekt aflevering, samt eventuelle bemærkninger til materialet eller til udlånet. Er bog ikonet yderst til venstre rødt - er udlånet "for gammelt". Bemærk! I programmet Oprydningsskranke er materialets afdeling/opstilling fremhævet med stor tydelighed under afleveringsarbejdet. Benyt derfor Oprydningsskranke, hvis du samtidig vil sortere materialerne under afleveringen. 3-29

30 Øverst ses for hver aflevering låneres navn, klasse eller hold eller anden lånersamling samt lånerens opdaterede udlånstal (her er alle lån såkaldte langtidslån ). Bemærk! Hvis du under aflevering ønsker at se oversigten over låneres lån, kan du gøre sådan: Tast: F3 Klik ikon Låneregenskaber i værktøjslinjen. Klik menupunktet Låneregenskaber i Filer-menuen. Dobbelt klik et af udlånstallene. Dobbeltklik på foto af låner eller arealet til foto. Skan stregkoden for Låneregenskaber. Se beskrivelse af mulighederne i Låneregenskaber i afsnittet Låneregenskaber. Afslut en aflevering Du kan afslutte en ekspedition på flere måder: Tast F5 Skan stregkoden "Afslut ekspeditionen". Aflever et nyt materiale fra en anden låner. Klik ikonet "Lyn" i værktøjslinjen. Skan et lånernummer. Skift til "Udlån" eller "Fornyelse" ved klik eller via funktionsstregkode. Afslutter Udlånsskranke. Vigtigt! En ekspedition skal afsluttes før den realiseres. Bemærk! Aflevering gennemføres ikke, hvis du klikker X (Rens alt) i værktøjslinjen! Reserveret materiale afleveres Når et reserveret materiale afleveres, vises en besked på skærmen og der sendes et tydeligt lydsignal. Hvis man i Funktioner > Indstillinger har fået opsat udskrift ved aflevering af reserveret materiale, udskrives der en meddelelse, som anbringes i materialet, for at identificere låneren. Dantek BiblioMatik er som leverandørindstilling opsat til at udskrive en sådan meddelelse til standardprinteren. 3-30

31 Afleveringskvittering Biblioteket kan få opsat Dantek BiblioMatik til permanent at udskrive en kvittering til låneren for de afleverede materialer, se: Funktioner > Indstillinger, for den aktuelle opsætning. Bemærk! Dantek BiblioMatik er som leverandørindstilling opsat til ikke at udskrive en sådan meddelelse. Ønskes dette ændret, skal permanent opsætning foregå via systempolitikkerne. Ændring i Indstillinger kan benyttes til at afprøve teknikken. Afleveringskvittering her og nu Efter enhver afsluttet ekspedition, udlån som aflevering eller fornyelse, kan du klikke printer-ikonet Og få udskrevet kvittering for den senest afsluttede ekspedition. Obs! Foretager du ikke yderligere udlånsaktivitet, vil muligheden for at udskrive sidste kvittering være til rådighed i 5 minutter. Derpå vil du se printerikonet blive gråt. Aflevering via Oprydningsskranke Oprydningsskranke aktiveres sådan: Startmenu > Programmer > Dantek BiblioMatik > Oprydningsskranke Oprydningsskranke er beregnet på hurtig håndtering af mange materialer, som er afleveret på biblioteket, og som nu skal noteres afleveret. Oprydningsskranke er straks klar til at modtage indlæsning af materialenumrene. Oprydningsskranken optæller løbende aktiviteten. Tællerne kan nulstilles via Funktioner-menuen. Nederst anviser skærmen hvor materialet skal opstilles. Materialenumrene kan også indskrives. Aktiver da Vælg materiale fra proceslinjen og fastlås vinduet med "Nipsenålen" i vinduets øverste venstre hjørne, hvis du skal taste mange numre. Læs mere i kapitel 4 om "Oprydningsskranke". 3-31

32 Fornyelse af udlån Tilstanden Fornyelse vises på flere måder. Aktivitetsfanen Fornyelse er i forgrund, et gult farvebånd (kan ændres) ses på skærmen og et symbol med en person med en returnerende pil mod sig skal symbolisere, at materialet går tilbage mod låneren. Fornyelse af udlån kan gennemføres fra forskellige udgangspunkter - se eksemplerne herunder. Generelt er antallet af gennemførlige fornyelser og udregningen af den nye afleveringsdag styret af bibliotekets udlånspolitikker se hvordan dit system er opsat i: Funktioner > Cirkulationsperioder > Fornyelsesperioder. Du kan have forskellig udlånstid på første udlån og fornyelser. Se opslaget: Cirkulations-perioder Forudsætning for fornyelse er (naturligvis) at materialet allerede er udlånsnoteret. Forny medbragt materiale Når en låner har bragt lånte materialer med til skranken, og vedkommende ønsker at forny disse, kan man følge denne fremgangsmåde: 1. Vælg Forny-tilstanden ved at klikke på fanen "Forny" - eller skan stregkoden "Forny". 2. Indlæs de materialenumre, som ønskes fornyet. Hvis afleveringsdatoen samtidig ønskes ændret til individuel afleveringsdato, klikkes dog først Kalender ikonet i værktøjslinjen, og dato udpeges. Bemærk! Alternativt kan fornyelsen håndteres som et helt almindeligt nyt udlån. 3-32

33 Afslut en fornyelse Du kan afslutte en ekspedition på flere måder: Tast F5 Skan stregkoden "Afslut ekspedition". Aflever et materiale fra en anden låner. Klik ikonet "Lyn" i værktøjslinjen. Skan et lånernummer. Skift til "Udlån" eller "Fornyelse" ved klik eller via funktionsstregkode. Afslutter Udlånsskranke. Bemærk! Aflevering gennemføres ikke, hvis du klikker X (Rens alt) i værktøjslinjen. Vigtigt! En ekspedition skal afsluttes før den realiseres. Forny materialer som ikke medbringes Henvender en låner sig med henblik på at forny lånte materialer, uden at have disse materialer med, kan du gennemføre fornyelse på denne måde: 1. Indlæs lånernummer, eller søg dette (benyt: "Vælg låner" fra proceslinjen ). 2. Åbn låners mellemværende med F3, eller ved at dobbeltklik på tallet, der viser lånerens antal udlånte materialer eller skanne stregkoden Låneregenskaber) 3. Klik på fanen Udlån, hvis det drejer sig om almindeligt udlån. 4. Markér det eller de materialer, der ønskes fornyet, og højreklik musen. Menuen viser en række muligheder, med relevans til den givne situation. 5. Vælg Fornyelse. Fornyelsesdato vil som nævnt afhænge af bibliotekets politikker, se: Funktioner > Cirkulationsperioder > Fornyelsesperioder. Ændre afleveringsdato ved fornyelse Hvis fornyelsen skal gennemføres med en individuel foretrukken afleveringsdato, skal fornyelsen foregå direkte i Udlånsskranke. Før materialenumre indskrives, vælges den ønskede foretrukne afleveringsdato (Klik Kalender i værktøjslinjen). 3-33

34 Forny udlån af sæt (klassesæt, taskebøger o.l.) Fremgangsmåden indebærer, at alle lånerne i klassen/holdet får fornyet udlånet. 1. Vælg Funktioner > Klasser og Hold (eller tast F11) 2. Højre-klik på klasse eller hold i skærmens venstre side. 3. Vælg Vis hjemlånte dokumenter. 4. Vælg ny afleveringsdato i kalenderen ovenfor listen - eller benyt de fastlagte fornyelsesperioder (se Cirkulationsperioder). 5. Udpeg titlen hvis eksemplarer skal fornyes. Højre-klik og vælg Forny for alle lånere - efter et øjeblik har du udlånslisten (følgesedlen) på skærmen. 6. Klik Lynet (Afslut ekspeditionen). 3-34

35 Låneregenskaber (lånerstatus) Låneregenskaber er en samlet betegnelse for en række lånerrelaterede forhold som lånermellemværende, stamdata, reserveringer, for gamle, langtidslån, dynamiske samlinger etc. Låneregenskaber viser således forskellige sider af lånerens relationer med biblioteket. Afhængig af hændelsen hvorfra låneregenskaber aktiveres, vises de relevante informationer. Låneregenskaber kan åbnes fra Udlånsskranke på en af følgende måder: Tast F3 Klik ikon Låneregenskaber i værktøjslinjen. Klik menupunktet Låneregenskaber F3 i Filer-menuen. Dobbeltklik et af udlånstallene. Dobbeltklik arealet til foto. Skan stregkoden for Låneregenskaber. Låneregenskaber konstant åbent under udlånet Når vinduet Låneregenskaber åbner, placeres det ovenpå vinduet Udlånsskranke. Som normalt i Windows bestemmer du selv vinduets placering og størrelse. Du kan med stor fordel åbne Låneregenskaber og have dette vindue vedvarende åbent samtidig med Udlånsskranke. På den måde kan du løbende se de forskellige låneres mellemværende under udlånsaktiviteterne. Vinduet Låneregenskaber er åbnet ovenpå Udlånsskranke. Vinduet Låneregenskaber er åbnet, men ligger forskudt i baggrunden. Når du skifter låner i Udlånsskranke, opdateres også data i Låneregenskaber. Låneres udlån ses straks. OBS! Ved lånere med mange udlån, kan visningen af aktuelle udlån sinke ekspeditionen. Husk at afslutte ekspeditionen, når sidste låner er betjent, så navnet fjernes! 3-35

36 Ikoner i udlånslisten i Låneregenskaber Når du iagttager udlånslisten i vinduet Lånergenskaber, vil du kunne se forskellige ikoner til venstre for materialenumrene. En grøn "bog" symboliserer, at materialet ikke har overskredet udlånstiden, er "bogen" rød betyder det, at udlånstiden er overskredet. En grøn "bog" med tilføjet L symboliserer et langtidsudlån. Rød er overskredet udlån. En "bog" med et rødt R symboliserer, at andre har reserveret på den pågældende titel. En "bog" på en grå baggrund symboliserer, at materialet lige nu er i udlånslisten i Udlånsskranke, men at ekspeditionen endnu ikke er afsluttet. Udlånet er endnu ikke realiseret. En bog med et udråbstegn symboliserer, at materialet venter på reservationshylden. Værktøjslinjen i Låneregenskaber Vinduet Lånergenskaber tilbyder aktiviteter i sin Værktøjslinje. Ikonet for Printer aktiverer udskrift af den samlede lånerstatus. Først åbnes en oversigt i Word. Herfra kan du klikke printer ikonet og skrive til standardprinteren eller vælge Udskriv i Words Filer-menu, for at skrive til en selvvalgt printer. Værktøjslinje for Låneregenskaber. Faner for Låneregenskaber. 3-36

37 Værktøjslinjens muligheder er: Udskriv til standardprinter via Word. Låneregenskaber (Basale stamoplysninger) ses også ved at aktivere fanen Basale. Forny alt (alle markerede). Aflever alt (alle markerede) efter accept! Du kan således både forny eller aflevere samtlige en låners udlån fra dette vindue. Hvis du klikker i værktøjslinjen åbnes Word med låneres samlede udlån. Lånergenskaber (Udlån) set i Word før udskrift. 3-37

38 Faner i vinduet Låneregenskaber Fane Indhold Udlån Udlånslisten med titler, afleveringsdatoer, hjemkaldelsesstatus etc. for "Almindeligt udlånsmateriale". Langtidsudlån Del af udlånslisten. Materialer registreret som til "Langtidsudlån". For Gamle Del af udlånslisten. Materiale med overskredet lånetid. Alle udlån Samtlige udlån. Stamoplysninger Lånerens stamdata. Mulighed for redigering. Forsider Vis forsider på udlån. Alt Udlån, Reserveringer og Fordringer i et billede. Opfyldte reservationer Reserverede materialer der venter på reservationshylden. Reservationer Ubetalte fordringer Bookinger Dynamiske samlinger Lånerens aktuelle reserveringer. Lånerens økonomiske bødemellemværende med biblioteket. Lånerens aktuelle bookinger (såfremt dette er tilkøbt) Lånerens medlemskab af samlinger (klasser, hold, lærere etc.). Ændringer skal foregå i Lånerregistrering. Kolonner i oversigten (sorteres ved at klikke kolonneoverskriften) Materialenummer, Titel, Forfatter, DK-5, Afleveringsdato, Pris (med sammentælling), Advarselsniveau (rykkere), Fordringers oprettelsesdato (bøder), Fremsendelsesstatus, Rykkere), Note (udlånsnote). 3-38

39 Aktiviteter via højreklik i udlånslisten Hvis du højreklikker et materiale i udlånslisten i Lånergenskaber tilbydes du en række aktiviteter: Fornyelse: Såfremt materialet allerede er udlånt, er det muligt at forny. Aflevering: Materialet kan afleveres. Marker som forsvundet for låner: Materialet kan markeres som forsvundet for låneren (i modsætning til, at materialet kan være markeret som forsvundet for biblioteket). Egenskaber: Åbner nyt vindue med egenskaber for materialet. Stamoplysninger Data om låner. Informationerne kan redigeres Klik ikon for diskette i værktøjslinjen for at gemme. Hvis der oprettes en note på låneren, vil der blive vist et lille dokument ikon i Udlånsskranke, se da nederst til højre for foto eller areal til foto. Låners stamdata. Læs om felternes brug i kap. 1 Lånerregistrering. 3-39

40 Marker som forsvundet for låner Hermed udtrykkes, at låner ikke kan finde et udlånt materiale. Du kan vælge to fremgangsmåder: 1) Hvis du "tror på låner", højre-klik da materialenummeret i lånerstatus og vælg Aflever. Overvej derpå om materialet er tabt og derfor helt skal slettes i Materialevedligeholdelse eller i stedet for skal markeres som Forsvundet for biblioteket. 2) Hvis du ikke tror på låner", altså fortsat mener, at låner har materialet, men at vedkommende pt. ikke kan finde det, kan du vælge at markere materialet som forsvundet for låner. Udlånet skifter ikon i udlånsstatus. Obs! Så længe et materiale er markeret "forsvundet for låner", vil der fortsat blive rykket for materialet, når du udskriver hjemkaldelser. Dukker materialet op ved et udlån eller en aflevering skifter status automatisk til udlånt eller "inde". Ønsker du at afslutte Forsvundet for låner status manuelt, skal du aflevere materialet ved tastning af materialenummer. 3-40

41 Materialeegenskaber Materialeegenskaber viser forskellige sider af et materiales katalogisering, registreringer, udlånshistorie, reservationer etc. Materialegenskaber er på den måde materialet set fra forskellige synsvinkler. Du kan åbne Materialeegenskaber, når et materialenummer er udpeget (markeret). Har du et materialenummer markeret i en udlånsliste eller i Lånergenskaber, kan du zoome ind på det konkrete materiale sådan: Tast Shift+F2 (taster du F2 åbnes Materialeegenskaber under fanen Udlånshistorie) Klik ikonet for Materialegenskaber i værktøjslinjen. Klik menupunktet Materialegenskaber Shift+F2 i Filer-menuen. Dobbeltklik et materiale i fx udlånslisten eller i Lånermellemværende. Skan stregkoden for Materialegenskaber. Åben menuen med højreklik og udpeg Egenskaber. Materialeegenskaber med Basale data i front. Udlånt til. Materialenote. Fane Basale Dynamiske samlinger Udlånshistorie Reservationer Bibliografisk post Aktuelle udlån Bookinger Indhold Basale materialedata som stregkodenummer, faust- og isbn, titel, forfatter etc. Placering, udlånsstatus, udlånt til og en lokal note. Materialets tilknytning til fx udlånstype og andre materialesamlingsbegreber. Ændringer foretages i Materialevedligeholdelse. Seneste lånere af materialet. Reservationskøen. Bibliografiske data i mange formater. Se samme muligheder i Skolebibliotekarens Portal og Materialevedligeholdelse. Materialets udlånsstatus, herunder antal fornyelse, datoer etc. Mulighed for udlånsnote som vises udlånslisten. Fremtidige bookinger 3-41

42 Bøder og rykkergebyrer Har du valgt at benytte dig af muligheden for at pålægge bøder og hjemkaldelsesgebyrer, skal lånerens evt. pekuniære forhold med biblioteket en gang i mellem ordnes. Det sker I Udlånsskranke. Hvis en låner skylder biblioteket, ses det, når låneren er aktiv I Udlånsskranke: For at håndtere fordringerne åbnes Låneregenskaber, og fanen Ubetalte fordringer vælges. 3-42

43 I første kolonne beskrives, om fordringen skyldes et rykkergebyr, eller om det drejer sig om en bøde. I beløbskolonnen er den samlede sum og de enkelte beløb anført. Det er muligt at betale hele beløbet på en gang eller kun dele af det. Desuden kan fordringerne annulleres (eller dele af den). Betal fordringer Højreklik, og klik på Vælg Alle. Alle fordringer markeres. Højreklik igen, og vælg Betal: Nu kan det vælges, om det er hele beløbet der skal betales, eller kun dele af det: Er det kun en del af beløbet, der betales, markeres Indbetalt og beløbet tastes ind. Klik OK 3-43

44 Annuller fordringer Foregår på samme måde som ovenstående vha. højrekliksmenu. Detaljer om gebyr og rykker Har man behov for at se de nærmere detaljer omkring et gebyr eller en bøde, markeres den pågældende fordring, og i højrekliksmenuen vælges Egenskaber: Der vises relevante datoer, og hvilke(t) materialer det drejer sig om. Fra dette vindue er det desuden muligt at annullere eller betale fordringen. 3-44

45 Udskriv stregkoder til lånerne Sådan: Udlånsskranke > Funktioner > Klasser og Hold > Højre-klik en klasse eller et hold eller en anden lånersamling. Du kan også benytte genvejen F11. Dantek BiblioMatik kan producere stregkoder til lånerne. Du kan udskrives stregkoder på A4 gennem Word for alle lånere i en samling (klasser, hold, lærere etc.). Det er også muligt at udskrive stregkoder til klasse og hold, samt for enkelte lånere via: Lånerregistrering > Funktioner > Opsætning af lånergrupper > Udpeg låner > Højre-klik. Du kan udskrive lånerstregkoder til lånermappen sådan: 1) Tast F11 eller åben Funktioner-menuen og vælg Klasser og Hold. 2) Udfold træstrukturen i venstre vindue - klik [+] 3) Klik en klasse, et hold eller anden lånersamling - navnene vises da i højre vindue. 4) Vælg eventuel sortering (se nedenfor) 5) Højreklik og vælg Udskriv låneres stregkoder 6) Vælg overskrift - accepter den tilbudte eller tilføj fx initialer på lærer eller team. 7) Klik OK og anvendt at stregkoderne vises i Word. 8) Vælg Udskriv fra Word: Klik printer ikonet eller: Filer-menu > Udskriv Du kan følge beregningen af stregkoderne i statuslinjen. Det kan tage et øjeblik. Når alle stregkoder er beregnet vises resultat i Word. Herfra kan du vælge udskriv til enten standardprinter eller udvalgt printer via Word: Filer-menu > Udskriv. Overskriften kan redigeres efter ønske. Det kan være en fordel at medtage initialer på klasselærer eller teamlærere. Klassens lånerstregkoder set i Word. Bemærk: Du kan udskrive én klasse, et hold eller en anden samling ad gangen. De udskrevne sider kan med fordel anbringes enten i en såkaldt lånermappe eller i en plasticlomme. 3-45

46 Sortering og udvælgelse af lånere til stregkoder Når lånerstregkoder udskrives klassen eller holdet markeret i venstre rude, vil Dantek BiblioMatik sortere lånerne på fornavn efternavn. Allan Jensen udskrives før Berit Pedersen, som udskrives før Cecilie Lassen etc. I skærmens højre rude kan du sortere lånerne på fornavn eller efternavn ved at klikke kolonneoverskrifterne. Højreklikker du i højre vindue, respekterer Udskriv låneres stregkoder den valgte sortering. I højre rude kan enkelte lånere fravælges før udskriften af lånerstregkoder igangsættes: Højre-klik navnet og benyt muligheden "Fravælg låner". Vil du udskrive lånerstregkode til én låner, er det enkleste at benytte muligheden fra Lånerregistrering. Lånerstregkoder i plastlommer med stregkodemenu overfor. Menu til Udlånsskranke er her indsat på bagsiden af hvert ark lånerstregkoder, så menuens muligheder altid er klar. Tilsvarende kan etableres med stregkodemenuen til Selvbetjening. 3-46

47 Udlånstider, rykkere og bøder Udover at opsætte regler for udlånstid og forlængelse kan Dantek BiblioMatik også håndtere bøder for overskridelse af lånetider og gebyrer på rykkere. For at åbne opsætningen af udlånsregler vælges: Funktioner > Opsæt udlånstider, Rykkere, Bøder NB! Denne funktion erstatter funktionen Cirkulationsperioder og afleveringsdatoer fra de tidligere versioner af Dantek BiblioMatik. Eksisterende udlånsregler er konverteret til det nye system. I vinduet, der åbnes, er alle oplysninger overskueligt placeret: Opsætning af udlånstider, rykkere og bøder 3-47

48 1. De forskellige udlånsregler vises her i prioriteret rækkefølge. Reglerne kan være konverteret fra tidligere versioners Cirkulationsperioder og afleveringsdatoer. Et udlånsregelsæt definerer, hvor længe en låner kan låne et materiale, om og hvor længe det kan fornyes, og om låneren evt. skal betale bøde eller rykkergebyr ved overskridelse af lånetiden. Når et lån gennemføres, vælges udlånsregelsæt ud fra kombinationen af lånerens lånergruppe og materialets udlånstidsgruppe. Udlånsregelsættet markeret med blåt er aktivt og kan rettes ved hjælp af de understående felter. 2. Her vælges, for hvilke lånere reglen skal gælde. I dette tilfælde Alle lånere. Reglen kunne også have været begrænset til kun at gælde fx lærere eller bestemte elevgrupper. Vælges andet end Alle lånere vil man ikke kunne udlåne mellem skoler. 3. Her vælges, hvilken udlånstidsgrupper reglen skal gælde for. Mulighederne svarer til de udlånstidsgrupper, materialerne tilmeldes i Materialevedligeholdelse: Valg af udlånstidsgruppe: Gruppen Normalt udlån er valgt 4. Valg af antal mulige fornyelser og varigheden af disse 5. Hvis man ønsker, at arbejde med bøder kan man her vælge, om bøderne skal beregnes pr. bog låneren har lånt (Intet nedslag). Eller om der kun udskrives én bøde for bøger med samme afleveringsdato (Nedslag ved samme regelsæt og afleveringsdato). For at benytte bødefunktionen skal der opsættes Overskridelsesperioder med beregning af bøder. Mere om dette i det nedenstående. 3-48

49 6. Det er muligt at opsætte en række overskridelsestrin, som er tidsperioder, der begynder, når udlånstiden er overstået. Du kan vælge, hvor lang hvert overskridelsestrin skal være, og hvilke handlinger Dantek BiblioMatik skal udføre ved begyndelse eller afslutning af hvert overskridelsestrin det kan være oprettelse af rykkerskrivelse og tilskrivning af bøder og rykkergebyr. Dette princip kendes fra Folkebiblioteket, hvor bøden for overskredne lån forøges løbende fx første uge 20 kr., efter 14 dage 50 kr. og efter en måned 100 kr. osv. Dette kan også lade sig gøre med Dantek BiblioMatik. Det er også her, udlånstiden og overskridelsestrinene kan redigeres. Det sker ved at højreklikke på den ønskede og vælge Egenskaber. Ny udlånsregel Ønsker du at tilføje en ny udlånsregel, gør du sådan: Klik på knappen Ny: Du kan vælge at blive ført gennem oprettelsen trin for trin eller selv at sætte de enkelte elementer op i et tomt udlånsregelsæt. 3-49

50 Opret udlånsregel med guide Lånergruppe og lånetidsgruppe vælges: Klik Næste Vælg antal dage for udlån, det tilladte antal forlængelser og varigheden af forlængelsen: Klik Næste Nu skal du tage stilling til, hvor mange overskridelsesperioder, der skal være, og om der skal udskrives bøder i forbindelse med overskridelsesperioden: 3-50

51 Klik Næste Vælg varigheden af hvert trin: Vælg Afslut guiden Nu er opsætningen næsten afsluttet. Tilbage er at sørge for at det nye udlånstidsregelsæt er placeret rigtigt i prioriteringslisten. Nu ses det nederst, men i dette tilfælde skal det faktisk ligge øverst; ellers har det ingen effekt. 3-51

52 Da Lærere er underlagt samlingen "Alle lånere", skal en særlig status for lærere have højere prioritet end Alle lånere. Derfor skal det rykkes op til øverste prioritet. Det sker ved at klikke på knappen Ryk op: Man kan naturligvis ændre i de forskellige delelementer af reglen. Fx ændre et overskridelsestrins varighed eller om rykkeren skal oprettes ved start eller afslutning af trinnet. Det gøres ved at dobbeltklikke på overskridelsestrinnet eller ved at højreklikke på trinnet og vælge Egenskaber: 3-52

53 Nu kan overskridelsestrinnet redigeres. Varigheden kan ændres, og handlinger kan opsættes, ændres eller slettes. Ved at klikke Tilføj kan en ny handling opsættes: NB: Udsendelse af rykkere/hjemkaldelser skal iværksættes manuelt. Det er altså ikke nok, at opsætte et overskridelsestrin med Send hjemkaldelse det er stadig nødvendigt med passende mellemrum at benytte programmet Udsendelse af hjemkaldelses- og reserveringsmeddelelser i mappen Daglige opgaver eller via programmet Lånerregistrering. 3-53

54 Man kan vælge, om der skal pålægges en bøde, eller om der skal oprettes en hjemkaldelse/rykker. Hertil kan der tilskrives gebyr. Afslut med OK. 3-54

55 Reservering Ordet Reservering benyttes ofte som fællesbegreb for forskellige håndteringer. I Dantek BiblioMatik kan du reservere i flere forståelser af begrebet. Reservering af ikke tilgængelig titel (reservering) Du vil reservere en titel, fordi der ikke er eksemplarer tilgængelige (alle er udlånte) på det tidspunkt, hvor du netop mangler titlen. Du ønsker at få titlen så snart den bliver tilgængelig (kommer hjem eller der anskaffes nyt eksemplar). Måske oplyser du en interesseperiode, som udtryk for, at du kun er interesseret, såfremt titlen bliver tilgængelig indenfor en given tid eller frem til en bestemt dato. Reservering af tilgængelig titel (bestilling) Hvis du har tilgang til bibliotekets søgesystem fra din hjemmearbejdsplads eller fra en anden lokalitet i øvrigt, eller hvis du har adgang til flere bibliotekers (skolers) fælles database, har du mulighed for at reservere titler i forståelsen bestille. Titlen er faktisk tilgængelig (eksemplar inde), men du ønsker, at bibliotekaren skal lægge et eksemplar til side til dig. Oftest er denne mulighed fravalgt ved installationen. Reservering til en bestemt interesseperiode (booking) Hvis din reservering skal knyttes til en bestemt interesseperiode i fremtiden, er der tale om en booking. En sådan håndtering af reservering forudsætter, at dit Dantek BiblioMatik er udbygget med booking-modulet. Se kap. 10. En reserverings forløb Et reserverings- eller bestillingsforløb består af nogle enkle trin. Der vil være forskel i håndteringen alt efter, om der reserveres eller bestilles. Udgangspunktet er altid, at du søger den eller de pågældende titler. Du kan udmærket udpege flere titler til reservering på én gang. Reservering og bestilling Én eller flere titler markeres i søgeresultatet i Skolebibliotekarens Portal. 3-55

56 Gør sådan: 1) Den ønskede titel søges i Skolebibliotekarens Portal. Når alle eksemplarer er udlånte, vil titlen kunne ses med rød eller sort markering i resultatlisten (øverst til venstre i skærmen), såfremt tilgængelighed vises (Højre-klik for at få vist farveikoner). Er der eksemplarer inde (grøn/blå/gul) reserverer du i form af en bestilling. 2) Højre-klik på titlen og vælg Reserver i menuen. Vinduet Reserveringsoprettelse åbner. 3) Skan lånernummer (eller overfør fra Vælg låner ) 4) Tag stilling til reserveringens varighed (Periode i antal dage eller Indtil dato) 5) Klik: Reserver 6) Luk Reservationsvindue Klik: x øverst t.h. i vinduet. Låneren er udpeget og den/de reserverede titler ses i listen. Reservationens varighed vælges Bemærk! Du kan udmærket reservere/bestille flere titler på én gang. Benyt Windows metoden med brug af CTRL+klik, når titlerne skal udpeges i søgeskærmen, før du vælger reservering i menuen. Reservering i egen - eller i hele fællesskabets samlinger Hvis dit bibliotek indgår i en fælles løsning for flere skoler, vil systemet som udgangspunkt være sat til, at du reserverer på eksemplarer i den filial (skole), hvor du udfører reserveringen. Reservering i et fællesskab af biblioteker Det er også muligt at udpege, i hvilken filial (skole) man ønsker at afhente materialet. Det er da op til bibliotekarerne at sørge for, at materialet kommer frem til låneren. Hvis der skal reserveres i hele fællesskabet titelmængde, indebærer det naturligvis, at alle filialer ikke bare bidrager med materialer, men også med opmærksomhed på, om der indgår gæstereserveringer fra andre skoler. I Udlånsskranke ser du løbende, om der indgår reserveringer på materialer, som er hjemme i din filial. Et rødt R i værktøjslinjen markerer, at du skal finde materialer som er "Inde til en ventende lånere. Klik R for at se materialelisten og udskriv den. Du skal nu finde materialerne i biblioteket og behandle dem via Oprydningsskranke - herpå udskrives reservationsnoterne. 3-56

57 Hvis der er oprettet gæstereserveringer på dine udlånte materialer, informeres du, når de lånte materialer afleveres. Reservering af sammensat materiale Hvis du reservere på en titel, hvorunder der er oprettet flere dokumenter hver med sine materialeregistreringer, vil reserveringen tilbyde dig reservering på alle dokumenter. Eksempel: Titlen "En global skive" består af både elevavis, cd-rom, lærervejledning og vejledning til cd-rom - alt er katalogiseret i én bibliografisk post, men af hensyn til udlånet registreret på flere dokumenter. Du kan nu vælge, om de vil oprette reservering på alle dele eller kun på udvalgte dele. Bemærk! Se kapitel 2, Materialevedligeholdelse, om registrering af sammensatte materialer, hvor netop dette eksempel er anvendt. Den eller de ønskede dele markeres i listen og reservations varighed vælges. Du udpeger flere ved at benytte Windows standard fremgangsmåden: Hold CTRL nede mens du klikker. Du kan fjerne en fejlagtig markering ved at højreklikke og vælge "Slet". 3-57

58 Reserverede og bestilte materialer skal håndteres "Reservering og "Bestilling" er forskellige og skal håndteres på hver sin måde. "Reserverede" materialer er aktuelt udlånte, mens "Bestilte" allerede er inde i biblioteket. Udlånte materialer afleveres løbende via Udlånsskranke, Oprydningsskranke og måske Selvbetjeningsskranke og fanges der. De bestilte materialer skal først opdages af bibliotekaren og derpå hentes på reolerne. Når det er sket, skal disse materialer "opryddes" via Oprydningsskranke, før Dantek BiblioMatik "kan vide", at materialerne nu er på reservationshylden. I det følgende præsenteres de to fremgangsmåder Når reserveret materiale afleveres Aflevering via Udlånsskranke. Når aflevering udføres åbner Dantek BiblioMatik et Info-vindue og der signaleres med et tydeligt lydsignal om reserveringen. Klik: OK og stil materialet på reservationshylden. Bemærk! Dantek BiblioMatik er som standard opsat til også at udskrive en reserveringsnote. Lydsignal forudsætter tilsluttede højttalere. Når Dantek BiblioMatik anvendes som fællessystem for flere skolebiblioteker, kan reserveringen være udført fra en anden skole. Informationen orienterer også om, hvor det reserverede materiale vil skulle afhentes. 3-58

59 Aflevering via Oprydningsskranke Når et eksemplar med reservering afleveres, ser du nederst en tydelig information om, at materialet er reserveret - det skal nu flyttes til reservationshylden. Teksten Aktuel filial betyder, at reserveringen vedrører den filial (skole), hvor du anvender systemet. Kommer reserveringen fra en anden skole, vil du se denne skoles navn, så du kan formidle materialet til skolen. Der udskrives også reserveringsnote. Ikonet i værktøjslinjen informerer om, at der er indgået bestillinger. Når bestilt materiale skal håndteres. Bestillinger vedrører titler, som allerede er tilgængelige på bibliotekets reoler. Som udgangspunkt er Dantek BiblioMatik ikke opsat til at bruge datakraft på løbende at holde øje med, om der indgår bestillinger. Hver 15. minut tjekkes databasen for indgåede bestillinger. Når der foreligger bestillinger ser du ikonet fremhævet i værktøjslinjen. 3-59

60 Udskriv henteliste 1) Klik R for at se, hvilke titler, der foreligger bestillinger på. 2) Klik Udskriv for at lå listen frem i Word - udskriv fra Word. Registrer fundne bestillinger i Oprydningsskranke Listens titler er (burde være) tilgængelige på biblioteket. Når du har fundet de ønskede titler, skal Dantek BiblioMatik have information herom. Det sker i Oprydningsskranke. 1) Start: Oprydningsskranke 2) Indlæs stregkodenumrene fra de bestilte materialer. 3) Skærmen vil informere om, at eksemplaret nu skal sættes på reservationshylden. Besked om opfyldt reservering eller bestilling Når materialer med reservering fanges, bliver der (normalt) udskrevet en reserveringsnote til materialet. Denne note er ikke nødvendigvis den information, som låneren skal modtage. Du kan vælge at udskrive "hjemkomstbreve om opfyldte reservationer" samlet, hvornår på dagen det måtte passe dig fx samtidig med udskrift af individuelle rykkerbreve. Hvis Dantek BiblioMatik er opsat dertil, kan sådanne informationer i stedet udsendes som eller sms. Udskriv information om opfyldte reserveringer Start-menuen: Dantek BiblioMatik > Daglige opgaver > Udsendelse af hjemkaldelses- og reserveringsmeddelelser Hvis ikke andet vælges, vil hjemkomstbrevene blive udskrevet på standardprinteren. 1) Åbn træstrukturen for dine lånere. 2) Udpeg det niveau hvorfra du vil udskrive (fx Alle lånere, klasser eller en udpeget klasse). 3) Højre-klik og vælg øverste mulighed Udskriv hjemkomstbreve om opfyldte reservationer Bemærk! Dantek BiblioMatik er som standard opsat med påmindelse til låneren om at afhente det reserverede materiale indenfor én uge. Opholdet på reservationshylden er således max. 7 dage. Som andre systempolitikker kan også denne tidsbegrænsning ændres. Obs! Læs mere om udsendelse af meddelelser i kapitel 7 Daglige opgaver! 3-60

61 Udlånsskranke viser antal opfyldte reserveringer Antal "På reservationshylden" er de opfyldte reservationer, hvor materialet venter på låner. Når en låner har ventende materiale, ses antallet under På reservationshylden. Vis reservationer: Tast: F3 Vælg fanerne: - Reservationer (de titler som overvåges) - Opfyldte reservationer (ventende på reservationshylden) - Reservationer og opfyldte reservationer set i lånerens Lånergenskaber. Du kan se oplysninger om reservationernes plads i reservationskøen og reserveringens udløbsdato. Du kan også se den forventede dato for reservationens imødekommelse. Opfyldt reservationer set i vinduet Lånergenskaber. Under fanen Opfyldte reservationer ser du også stregkodenummeret på det eksemplar, som låneren skal have udleveret. 3-61

62 Opgiv eller Suspender reservationer Når du højre-klikker en reserveret titel i Låneregenskaber, får du mulighed for at Opgive reserveringen altså slette den. En anden mulighed er, at reserveringen kan Suspenderes altså opretholdes, men udsættes indtil videre. Bog-ikonet til venstre for titlen vil da skifte farve til grå. Reservationen kan da senere Genoptages. Udskriv klassens reservationsliste Du kan udskrive en samlet liste over både opfyldte og bestilte reserveringer for udvalgte klasser eller lånersamlinger. 1) Se Start-menuen > Dantek BiblioMatik > Lånerregistrering > Funktioner > Opsætning af lånergrupper. 2) Udfold træstrukturen og udpeg den ønskede klasse. 3) Højre-klik og vælg: Udskriv liste over låneres reserveringer. Materialer til nedtagning fra reservationshylden Hvis lånerne ikke afhenter de reserverede materialer indenfor tidsfristen (ved systemleveringen sat til 7 dage), som de har fået meddelelse om, udløber reserveringen. Bibliotekaren må derfor med passende mellemrum orientere sig om der er eksemplarer, som nu skal nedtages fra reservationshylden og derpå vende tilbage til den almindelige placering på reolen. Du kan let orientere dig herom via Oprydningsskranke. Den sag betragter vi som en del af bibliotekets oprydningsopgaver. Vælg Oprydningsskranke > Funktioner > Reservationer > Materialer til nedtagning Bemærk! Husk at aflæse materialernes stregkoder i Oprydningsskranke, når du nedtager dem fra reservationshylden. I modsat fald frigøres materialerne ikke fra reserveringsbindingen. 3-62

63 Udskriv stregkoder for kommandoer Startes sådan: Udlånsskranke > Funktioner > Udskriv stregkoder for kommandoer Dantek BiblioMatik kan hurtigt fremstille en side med funktionsstregkoder. Stregkoderne afleveres direkte til Word. Her kan du selv redigere menuen fx fjerne funktionsstregkoder, som du ikke ønsker medtaget. Hensigten med disse stregkoder er, at du sammensætter din egen stregkodemenu med udvalgte stregkoder til særlige rutiner. Andet sted i dette afsnit og i afsnit om Selvbetjeningsskranke kan du finde særlige stregkodemenuer tilpasset henholdsvis arbejdet med Udlånsskranke og Selvbetjeningsskranke. 3-63

64 Stregkodernes muligheder Du kan her få tip om, hvor og hvordan du kan udnytte kommandostregkoderne i Dantek BiblioMatik. Hensigten er, at biblioteket selv sammensætter menuer, sådan som man finder det hensigtsmæssigt i det daglige arbejde. Mens stregkoderne ses i Word, kan du også selv omdøbe stregkodernes navne, hvis du selv finder andre navne bedre. Stregkodens navn Muligheder 1 Udlån Stiller Udlånsskranke og Selvbetjeningsskranke klar til udlån, det vil sige klar til, at et lånernummer kan indlæses. Samme effekt kan opnås ved blot at aflæse et nyt lånernummer. 2 Aflevering Stiller Udlånsskranke og Selvbetjeningsskranke klar til aflevering, det vil sige klar til, at et materialenummer kan indlæses. Hvis Aflevering ikke er tilgængelig i Selvbetjeningsskranke, virker stregkoden naturligvis ikke der. Hvis et allerede udlånt materialenummer skannes under fanen Udlån uden et lånernavn på skærmen, vil aflevering automatisk blive aktiveret. 3 Fornyelse Stiller Udlånsskranke og Selvbetjeningsskranke klar til fornyelse, det vil sige klar til, at et materialenummer kan indlæses. Er materialet allerede udlånt, vil udlånstiden blive forlænget i overensstemmelse med opsætning heraf i Cirkulationsperioder. Hvis Fornyelse ikke er tilgængelig i Selvbetjeningsskranke, virker stregkoden naturligvis ikke der. 4 Låneregenskaber Fungerer i Udlånsskranke, Selvbetjeningsskranke og i Lånerregistrering. Stregkoden åbner vinduet Låneregenskaber, som viser lånerens samlede relationer med biblioteket. Det forudsættes at låner allerede er aktiv i skærmen. 5 Materialeegenskaber Fungerer i Udlånsskranke, Oprydningsskranke og i Materialevedligeholdelse. Hvis et materialenummer er aktivt (markeret), vil skanning af stregkoden åbne vinduet Materialeegenskaber, som viser de samlede informationer om materialet. 6 Materialer til placering på reservationshylden Fungerer i Udlånsskranke og Oprydningsskranke. Stregkoden åbner et vindue hvori du ser listen med materialer, som du skal hente i biblioteket fordi lånere har reserveret (bestilt). Listen kan udskrives fra vinduet. Materialerne håndteres efterfølgende i Oprydningsskranke. Funktionen kan også aktiveres via ikon i Udlånsskrankes værktøjslinje, klik "R". 7 Udskriv låneres lån Fungerer i Udlånsskranke når et lånernummer indlæst. Stregkoden medfører udskrift af en lånerstatus for almindelige udlånsmaterialer (ikke langtidsudlån). Udskriften vedrører allerede ud- 3-64

65 lånt materiale - ikke materialer der pt. måtte være under udlån på skærmen. Funktionen kan også aktiveres via ikon i værktøjslinjen. 8 Udskriv låneregenskaber Fungerer i Udlånsskranke når et lånernummer indlæst. Stregkoden medfører udskrift af en samlet lånerstatus. Udskriften vedrører allerede udlånt materiale - ikke materialer der pt. måtte være under udlån på skærmen. Funktionen kan også aktiveres via ikon i værktøjslinjen. 9 Udskriv Fungere generelt i situationer, hvor udskriv tilsvarende af en direkte mulighed i den aktuelle arbejdssituation. I udlånsskranke genudskrives (eventuelt) sidste/seneste udskrift. Fungerer i Dantek BiblioMatik når printer ikonet er aktivt i værktøjslinjen. 10 Slet materiale fra listen Fungerer i Udlånsskranke under opbygning af udlån eller aflevering. Skannes stregkoden, slettes (fjernes) det aktuelt markerede materiale, typisk det senest indlæste. Altså en "fortryd" stregkode. Funktionen kan også aktiveres via ikon i værktøjslinjen. 11 Rens Fungerer i flere af Dantek BiblioMatik programmerne, hvor Rens er en mulighed i den aktuelle arbejdssituation. Stregkoden svarer til ikonet "X" i værktøjslinjen. Rens rydder aktuel information i skærmen - men gemmer ikke - og advarer heller ikke herom! 12 Afslut ekspeditionen I Udlånsskranke realiseres de opsamlede udlån, afleveringer eller fornyelser i databasen og gør klar til ny låner eller aflevering. Funktionen kan også aktiveres via ikon i værktøjslinjen "Lynet". Tilsvarende funktion kan opnås ved at taste F5. 13 Vælg afleveringsdato I Udlånsskranke kan man indsætte en foretrukken afleveringsdato, som trumfer udlånstiderne opsat via Cirkulationsperioder. Hensigten kan være at imødekomme en låner. Datoen skal vælges før udlånet påbegyndes. Funktionen kan også aktiveres via ikon i værktøjslinjen: "Kalender". 14 Vælg aflevering Kan benyttes i forbindelse med Udlånskranke - Fornyelse. Hvis et antal materialer indlæses til fornyelse, kan du vælge et materiale i listen (typisk det sidste) og ændre aktivitet for dette materiale til "Aflevering". Funktionen kan også aktiveres via ikon i værktøjslinjen. 15 Vælg fornyelse Kan benyttes i forbindelse med Udlånskranke

66 Aflevering. Hvis et antal materialer indlæses til aflevering, kan du vælge et materiale i listen (typisk det sidste) og ændre aktivitet for dette materiale til "Fornyelse" - fordi låneren gerne beholde materialet. Funktionen kan også aktiveres via ikon i værktøjslinjen. 16 Luk Lukker generelt programmer i Dantek BiblioMatik. Svarer derfor til klik på "Luk" i vinduets øverste højre hjørne, eller tastning af Alt+F4 eller Afslut via Filer-menuen. I Selvbetjeningsskranke er stregkoden Luk - vejen ud! 17 Applikation log af I Selvbetjeningsskranke logger den aktuelle låner sig af ekspeditionen. Herved fjernes information om låneren og der er klar til næste låner. 18 OK Med stregkoden godkender du et informationsvindue, hvor du ellers ville skulle klikke på OK. 19 Annuller Med stregkoden besvares en Windows dialog, hvor en af svarmulighederne er et "Annuller". 20 Ja Med stregkoden besvares en Windows dialog, hvor en af svarmulighederne er et "Ja". 21 Nej Med stregkoden besvares en Windows dialog, hvor en af svarmulighederne er et "Nej". 3-66

67 Udlånsstatistik - klassevis UDLÅNSSKRANKE Du kan følge, hvordan udlånet af almindelige udlånsmaterialer fordeler sig på skolens klasser og andre lånergrupper. Statistikken kan vises for indeværende skoleår, med tidligste startdato 1. juli. Almindelige udlånsmaterialer er de materialer, som i Materialevedligeholdelse er knyttet til grupper under Almindelig udlånstid typisk indgår derfor ikke klassesæt og taskebøger i denne statistik, den vedrører lånernes brug af bibliotekets almindelige tilbud. Forudsætning Før statistik kan vises, skal du blot én gang udpege jeres niveau i hierarkiet med navnet Klasse eller måske skolenavnet for at for at få statistik på samtlige lånegrupper, som elever, lærere, SFO eller hvad I måtte have oprettet af grupper. Start Udlånsskranke Åbn menuen Funktioner Vælg Bestem klasser og grupper Åbn hierarki for din skole - sæt flueben i Klasse Klik OK Dantek BiblioMatiks klassestatistik kender nu Klassegruppen, hvis klassetrin skal indgå i statistikken. Du kan herefter fremstille en udlånsstatistik, se nedenfor hvordan. Udskriv statistik for klasser Start Udlånsskranke Åbn menuen Funktioner Vælg Udskriv statistik for klasser og grupper Sæt flueben ud for din skole Klik Udskriv Efter et øjeblik vises statistikken i Word. På side 1 ser du elevantal i klasserne (lige nu) og antal udlån i perioden. På side 2 vises et nedlagt søjlediagram med udlånenes fordeling på klasser/grupper. 3-67

68 Statistikken medtager de grupper, som du valgte ved opsætning af forudsætning se ovenfor. Dobbeltklik på diagrammet, og højreklik derpå for at vælge mellem andre diagramtyper. Du kan selv ændre statistikdiagrammets størrelse ved at trække i hjørnerne. Dobbelt-klik i diagrammet og højre-klik, så kan du også selv vælge diagramtype. 3-68