Referat bestyrelsesmøde - DGI Midtjylland -onsdag 6. april 2016 i Snejbjerg Hallen.

Transkript

1 DGI Midtjyllands bestyrelse o DGI Midtjyllands ledergruppe (direktør og afdelingsledere) Silkeborg 7. april 2016 Referat bestyrelsesmøde - DGI Midtjylland -onsdag 6. april 2016 i Snejbjerg Hallen. Deltagere: Lars Engeborg, Daniel Andersen (mødeleder), Svend Hagelskjær(fra pkt.7) Erik Madsen, Frits Vistisen, Preben Sørensen, Kurt Søndergaard, Peter Sig Kristensen (fra pkt. 7) og Ole T. Sørensen (referent) Afbud: Inge Dinis Oversigt over dagsordenspunkter til bestyrelsesmødet 1. Underskrift af referat fra bestyrelsesmøde 23. februar Godkendelse af punkter behandlet elektronisk siden sidste møde 3. Godkendelse af dagsorden 4. Status kommunestrategi Bevæg dig for livet 5. Landsstævne rekrutteringsstrategi 6. DGI Midtjyllands årsmøde 20. april 7. Økonomi 8. Involvering af frivillige i løb, cykling, events og svømning 9. Medlemstal Bestyrelsens årshjul, mødeplan og punkter til kommende møder 11. Kompetenceudvikling bestyrelsen 12. Emner til kommunikation 13. Åben for tilføjelser/eventuelt 14. Evaluering af mødet Godkendelse af dagsorden og referat: 1. Underskrift af referat fra bestyrelsesmøde 23. februar Tilstedeværende bestyrelsesmedlemmer skal underskrive referat. Referat underskrevet af tilstedeværende bestyrelsesmedlemmer. 2. Godkendelse af punkter behandlet elektronisk siden sidste møde. Ingen punkter behandlet elektronisk.

2 3. Godkendelse af dagsorden Godkendt. Punkter til drøftelse: 4. Status - Kommunestrategi Bevæg dig for livet v/ Ole Bestyrelsen får i forlængelse af beslutninger på bestyrelsesmøder 12. januar og 23. februar 2016 en orientering om tiltag i.f.t. kommuner og idrætsråd. Ole orienterede om status på arbejdet i de fem kommuner og gav en vurdering af de enkelte kommuners engagement og parathed til evt. at indgå en Bevæg dig for livet -kommuneaftale og en foreløbig prioritering af arbejdet. Bestyrelsen drøftede oplægget og bakkede op om indstillingen med en opmærksomhed på at paratheden kan ændre sig og vi skal være klar til at agere ud fra det. 5. Landsstævne 2017 rekrutteringsstrategi v/ Daniel og Kurt Bestyrelsen får en orientering om strategikampagnen til rekruttering af L2017 ambassadører og beskrivelse af den DGI Midtjyllands L2017 rekrutteringsforum har lagt. Bestyrelse skal drøfte oplægget og komme med forslag til yderligere tiltag. Kurt gennemgik strategikampagnen hvor første fase er rekruttering af ambassadører som vil medvirke til at rekruttere deltagere. Ambassadørerne kan være fra DGI Midtjyllands udvalg eller fra foreninger som vil bruge L2017 til en fælles foreningsevent. Vigtigt at ambassadørerne er ekstra engagerede og motiverede i.f.t. Landsstævnekonceptet og bl.a. kan fortælle de gode historier om et Landsstævne anno 2017 som en idrætsfestival med mange muligheder for deltagelse. Netværkskommunikation bliver et nøgleord i såvel rekruttering af ambassadører og deltagere. Bestyrelsen drøftede endvidere økonomien i DGI Midtjyllands L2017-arbejde og besluttede at der skal afsættes et beløb i budget L2017-rekrutteringsgruppen udarbejder et forslag til budget. 6. DGI Midtjyllands årsmøde 20. april v/preben og Ole Bestyrelsen skal gennemgå årsmødets program og drøfte og aftale bestyrelsens roller og opgaver på årsmødet. Derudover skal bestyrelsen drøfte bestyrelsens beretning. Bestyrelsen får en rundvisning i Snejbjerg Hallen/Pulsen Side 2

3 Preben og Ole viste rundt i årsmødelokalerne og gennemgik bestyrelsens opgaver på årsmødet. Lars orienterede om hans arbejde med at skrive bestyrelsens beretning. De seneste medlemstal fra 2015 vil indgå i beretningen, der ellers vil have mest fokus på det fremadrettede. Tilbageblik med fokus på Bevæg dig for livet herunder hvorfor blive Bevæg dig for livet -kommune og med hvilke motiver. Kan være med til at fortælle positive historier. Foreningsbaserede fitnesscentre indgår ligeledes i beretningen. Bestyrelsen drøftede proceduren for valghandlingen i.f.t. valg af bestyrelsesmedlemmer for hhv. 1 og 2 år. Ole afklarer det med Jens Sørensen, bestyrelsens kandidat til dirigent. De enkelte kandidater præsenterer sig forud for valghandlingen. 7. Økonomi a) Regnskab 2015 v/ Svend og Peter Bestyrelsen får en gennemgang af årsrapporten 2015 herunder de væsentligste afvigelser i forhold til budgettet. Peter gennemgik regnskabet som efterfølgende blev taget til efterretning og godkendt. Bestyrelsen drøftede en evt. modificering af ledelsesberetningen som indeholder bemærkninger om mangelfulde afrapporteringsmuligheder i årets løb og en uoverskuelig regnskabsopstilling. b) Budget 2016 Økonomiudvalget holder møde 4. april og vil her drøfte evt. tilpasninger af budget 2016 med afsæt i regnskab 2015 og ændrede forudsætninger d.d. Bestyrelsen skal endvidere drøfte økonomiske styrepinde jf. pkt. i årsmødedagsorden. Økonomiudvalget vil komme med indstillinger. Svend orienterede om de nye rapporter som fortsat har en række fejlposteringer. Evt. tilpasninger budget 2016 på best.møde 2. maj Svend og Peter udarbejder oplæg og Svend fremlægger på årsmødet. c) Forslag til billeasing v/ Peter og Ole For at minimere kørselsomkostninger hos medarbejderne er indhentet tilbud på leasing af firmabil. Tilbuddet vil reducere en del af omkostningerne fra 3,63 kr./km. til ca. 2,00 kr./km. Side 3

4 Sideløbende arbejdes der i DGI med fælles retningslinjer for kørsel. Indstilling Peter og Ole Bestyrelsen giver ledelsen mandat og fuldmagt til at indgå leasingaftale. Peter uddybede indstillingen om leasing af i første omgang én bil og under forudsætning af succés til at udvide til to leasede biler. Derudover at der i DGI arbejdes med ændrede retningslinjer for kørsel. Der udarbejdes budget og følges op. Indstilling tiltrådt med fuldmagt til ledelsen til at indgå aftale. Så vidt muligt en kortvarig aftale eller med mulighed for at opsige aftalen. d) Rå budget 2017 I en mere koordineret budgetproces samlet i DGI skal DGI s landsdelsforeninger indsende råbudgetter senest 3. maj. Bestyrelsen skal drøfte evt. opmærksomheder. Økonomiudvalget vil komme med indstillinger. Bestyrelsen enige om at overskudsgraden er vigtig i fremtidige budgetter hvis omsætningsstigning budgettere med højere overskud for bedre risikosikring. I budgettet for personaleomkostninger bør endvidere budgetteres med omkostninger til overlap mellem fratrædende og nye medarbejdere ud fra en vurdering af den gennemsnitlige personaleudskiftning i løbet af et år. 8. Involvering af frivillige i svømning, løb, cykling og events v/ Kurt og Peter De udvalgsansvarlige konsulenter har udarbejdet oplæg til fremtidig organisering af de prioriterede idrætter hvor der p.t. ikke er frivillige involveret i DGI-udvalgsarbejde. Bestyrelsen anerkendte de gode oplæg og gav opbakning til arbejdet med de forskellige former for involvering af frivillige i netværk. Bestyrelsen skal have fortsat opmærksomhed på den politisk strategisk ledelse i idrætterne. Indtil videre har bestyrelsen ansvaret sammen med de ansvarlige konsulenter. 9. Medlemstal 2015 v/ Ole ( min.) Idrætsorganisationernes medlemstal bliver offentliggjort 5. april. Ole giver en kort orientering. Bestyrelsen skal kort drøfte om medlemstallene skal behandles mere grundigt på et efterfølgende møde. Side 4

5 Ole præsenterede kort medlemstallene, som viser en tilbagegang på medlemmer i DGI Midtjyllands foreninger i.f.t primært i aldersgrupperne 0-12 år og år. Bestyrelsen får tilsendt specificerede medlemstal. 10. Bestyrelsens årshjul, mødeplan og punkter til kommende møder Punkter til dagsorden mandag 2. maj 2016: Bilag: Årshjul Ingen bemærkninger. 11. Kompetenceudvikling bestyrelsen Bestyrelsen skal drøfte muligheder for kompetenceudvikling ved tilbud rundsendt med update i uge Introdage nye bestyrelsesmedlemmer (i landsdelsbestyrelser) DGI HR og Organisation inviterer maj til introdage for nye bestyrelsesmedlemmer. Lad os drøfte på næste bestyrelsesmøde hvornår man er ny og kan deltage. IDAN-konference maj Vejen Idrætscenter er igen rammen om IDAN s konference denne gang med overskriften Idrættens største udfordringer V mellem store udfordringer og stivnede strukturer. Læs mere på Bestyrelsen vil i første omgang prioritere en fælles bestyrelseskonference i næste bestyrelsesperiode. 12. Emner til kommunikation Bestyrelsen skal beslutte om der er emner fra dagens møde som kræver intern og/eller ekstern kommunikation Lars og Ole giver en orientering om aftale med Per Bang om bistand til idrætspolitisk kommunikation Lars orienterede om tiltaget med tilknytning af Per Bang til idrætspolitiske læserbreve for at opprioritere området. Øvrige punkter: 13. Åben for tilføjelser/eventuelt ( min.) Side 5

6 Erik orienterede om nye kriterier for tilskud til skydning i DGI som vil betyde et gradvist fald i tilskuddet til DGI Midtjylland skydning. Der vil være en overgangsordning over 3 år indtil Bestyrelsen drøftede hvordan skydning generelt kan stå godt også i 2023, hvor den særskilte tildeling til skydning bortfalder. Erik spurgte til opgaven som udpeget til Naturcenter Harrild Hede-brugerråd. Ole undersøger om Erik er registreret som DGI-repræsentant. 14. Evaluering af mødet Et godt og engageret møde med en mindre overskridelse af tiden. Side 6