Annoncering af. Indkøb og opbygning af 2 stk. køretøjer (Akutlægebiler) til brug for Akutlægebilstjenesten. til Den Præhospitale Virksomhed

Transkript

1 Annoncering af Indkøb og opbygning af 2 stk. køretøjer (Akutlægebiler) til brug for Akutlægebilstjenesten til Den Præhospitale Virksomhed Udbudsbetingelser November 2013

2 Indholdsfortegnelse 1. BILAG 1 2. ORDREGIVER 2 3. GENERELT TILBUDDETS UDFORMNING TRO OG LOVE ERKLÆRING AFGIVELSE AF TILBUD SPØRGSMÅL 3 4. FRISTER TILBUDSFRIST TILBUDDETS GYLDIGHED ORDREAFGIVELSE IBRUGTAGNING OG DRIFT 4 5. UDBUDDETS ART OG OMFANG 4 6. KRAVSPECIFIKATIONER KRAVSPECIFIKATION FOR KØRETØJER OG OMBYGNING SERVICEAFTALE 4 7. AFTALENS KARAKTER OG OMFANG 5 8. TILDELINGSKRITERIER (TILBUDSVURDERING) 5 9. PRIS FAKTURERING BETALINGSBETINGELSER BETALINGSPLAN LEVERING AFLEVERING OG OVERTAGELSE AFHJÆLPNING GENERELLE BETINGELSER 7

3 1. Bilag Bilag 1: Ordregivers standardbetingelser for Køb og Levering af forbrugsvarer og teknisk udstyr samt for køb og udførsel af tjenesteydelser af februar udgave. Bilag 2: Kravspecifikation del 1: tekniske data chassis, del 2: opbygning og indretning af Akutlægebil. Underbilag 2a. Design (alene side 8) Bilag 3: Skabelon for Tro og love erklæring vedr. ubetalt, forfalden gæld til det offentlige. Bilag 4: Tilbudsliste Udbudsbetingelser ALB køretøjer november 2013 Side 1 af 8

4 Udbuddet gennemføres som et offentligt udbud i henhold til reglerne om annonceringspligt, jf. afsnit II i tilbudsloven (LBK nr af 07/12/2007) og er offentliggjort på den 4. november Ordregiver Region Hovedstaden Den Præhospitale Virksomhed Akutberedskabet Telegrafvej 5, opgang 2, 3. sal 2750 Ballerup v/ Region Hovedstaden Koncernøkonomi/Indkøb Blok C, 1 sal. Kongens Vænge 2 DK-3400 Hillerød Kontaktperson: Specialkonsulent Kristina Østergaard Mikkelsen (omstilling) (direkte telefon) Kristina.oestergaard.mikkelsen@regionh.dk (direkte ) 3. Generelt Hele udbudsmaterialet er gjort offentligt tilgængeligt på Spørgsmål og svar offentliggøres ligeledes på i tilknytning til annoncen. Tilbudsgiver skal således selv holde sig løbende orienteret her. 3.1 Tilbuddets udformning Alle ønskede oplysninger skal fremgå af tilbuddet, idet tilbuddet bedes afgivet i nøje overensstemmelse med nærværende udbudsbetingelser og kravspecifikation. Tilbud bedes vedlagt: Udfyldt kravspecifikation, del 1: teknisk data chasis Tekniske specifikationer, der udtømmende dokumenterer det tilbudte køretøj og på behørig vis godtgør alle punkter i kravspecifikationen. Tilbudsgivers serviceaftale Beskrivelser vedr. tildelingskriterierne, jf. pkt. 8 Tro- og loveerklæring, jf. pkt Underskrevet tilbudsliste 3.2 Tro og love erklæring Tilbudsgiver skal samtidig med afgivelse af sit tilbud vedlægge en underskrevet erklæring på tro og love om, hvorvidt tilbudsgiver har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige. Hertil kan Bilag 3 benyttes. Udbudsbetingelser ALB køretøjer november 2013 Side 2 af 8

5 3.3 Afgivelse af tilbud Tilbud bedes afgivet pr. til Ordregivers kontaktperson jf. punkt 2: Kontaktperson: Specialkonsulent Kristina Østergaard Mikkelsen. Tilbuddet bedes mærket med Tilbud på akutlægebil. Det kan oplyses at ordregivers it-struktur kun kan modtage filer op til 50 MB ad gangen, alternativt kan tilbudsgiver enten komprimere filerne eller opdele forsendelsen i flere s. Tilbud bedes fremsendt i et alment tilgængeligt elektronisk format såsom PDF, Excel eller Word (RTF). Såfremt Tilbudsgiver ønsker kvittering for modtagelse, skal det fremgå af fremsendte Spørgsmål Ordregiver opfordrer Tilbudsgiver til at stille spørgsmål til udbudsmaterialet under spørgefristen, såfremt der er forhold og krav, der efter Tilbudsgivers opfattelse synes uklare, urimelige, vanskelige at opfylde eller som synes beskrevet på ufuldstændig vis. Eventuelle spørgsmål bedes fremsendt skriftligt pr. til Ordregivers kontaktperson jf. punkt 2 så tidligt som muligt og senest den 18. november Spørgsmålene vil blive besvaret senest den 20. november Spørgsmål, der stilles efter nævnte spørgefrist, vil blive besvaret, hvis det er muligt, senest pr. nævnte svarfrist. Spørgsmål stillet efter nævnte svarfrist vil ikke blive besvaret. Spørgsmål og svar i anonymiseret form vil løbende blive offentliggjort i tilknytning til annoncen på hvorfor tilbudsgiver opfordres til at holde sig orienteret herigennem. Spørgsmål og svar indgår herefter som en del af udbudsmaterialet. 4. Frister 4.1 Tilbudsfrist Tilbuddet skal være ordregiver i hænde senest mandag d. 25. november 2013 kl. 14: Tilbuddets gyldighed Tilbudsgiver skal vedstå tilbuddet minimum 90 dage fra tilbudsafgivelse. 4.3 Ordreafgivelse Ordregiver forventer, at kunne afgive ordre senest ved udgangen af november måned Udbudsbetingelser ALB køretøjer november 2013 Side 3 af 8

6 Ordre vil blive afgivet direkte fra den rekvirerende virksomhed jf. punkt 2. på de anførte vilkår i Ordregivers udbudsbetingelser med tilhørende bilag. 4.4 Ibrugtagning og drift Ordregiver ønsker ibrugtagning af køretøjerne hurtigst muligt. Leveringstermin vil indgå som et konkurrenceparameter, jf. tildelingskriteriet Levering og Service 5. Udbuddets art og omfang Region Hovedstaden har fået bevilliget midler fra regeringens pulje til styrkelse af akutindsatsen og ønsker derfor at anskaffe 2 stk. køretøjer inkl. ombygning og serviceaftale til brug for Region Hovedstadens Akutlægebilstjeneste. 6. Kravspecifikationer 6.1 Kravspecifikation for køretøjer og ombygning. Krav til køretøj (chassis) og ombygning fremgår af bilag 2, Kravspecifikation med tilhørende underbilag 2a Følgende skal medfølge køretøjet: Nøgler og evt. nøglekort og nøglekode samt evt. radiokode. Instruktionsbog på dansk Servicehæfte Original registreringsattest 6.2 Serviceaftale: 3 års (36 måneders) varighed eller km. Serviceaftalen skal som minimum opfylder nedenstående krav. Tilbudsgiver skal som en del af tilbuddet vedlægge egen serviceaftale til udfyldning og supplement ud over de fastsatte mindstekrav. Såfremt tilbudsgivers egne standard-servicebetingelser strider mod de fastsatte mindstekrav, vil mindstekravene have forrang. Mindstekrav: Skal gælde ved køretøjets anvendelse som udrykningskøretøj. Skal omfatte: - service og reparationer - AC eller klimaanlæg - 4 hjulstræk - Automatgear. - Bremser - Eksklusiv hente/bringe service. Service skal kunne foretages på autoriseret værksted indenfor Region Hovedstadens grænser. Udbudsbetingelser ALB køretøjer november 2013 Side 4 af 8

7 6.2.1 Frivillig option: Udvidet serviceaftale: 4 års (48 måneders) varighed eller km. Der udbydes som frivillig option: - Udvidet serviceaftale af 4 års (48 måneders) varighed eller km Mindstekrav som angivet under pkt er derudover gældende. Optionen er frivillig for tilbudsgiver og det er ikke et krav, at der afgives tilbud på denne option. Optionen indgår ikke i tilbudsevalueringen. 7. Aftalens karakter og omfang Ordregiver agter at indgå aftale med den tilbudsgiver der har afgivet det mest fordelagtige tilbud jf. de i punkt 9 anførte tildelingskriterier. Den udbudte aftale omfatter nedenstående ydelse: Levering af 2 stk. køretøjer (stationcar lignende) inkl. ombygning til brug for Region Hovedstadens Akutlægebilstjenesten, jf. kravspecifikationen Bilag 2. Udbuddet omfatter desuden nedenstående tilknyttede ydelser: Indregistrering/syn Levering til det angivne leveringssted Modtagekontrol, afprøvning og test. Serviceaftale, jf. pkt års garanti-/afhjælpningsperiode jf. punkt 15. Der kan ikke afgives bud på dele af den udbudte ydelse. 8. Alternativt produkt/løsning Såfremt der tilbydes ét alternativt produkt/løsning, skal der gives samme oplysninger i samme form som for øvrigt produkt/løsning. Det alternative produkt/løsning skal som øvrigt produkt/løsning opfylde alle mindstekravene, men kan adskille sig på konkurrencekravene (tildelingskriterierne). Det bemærkes, at tilbud om alternative produkter ikke anses for at være et alternativt tilbud. Det understreges at tilbud med alternativt produkt/løsning afgives i konkurrence mod alle konditionsmæssige afgivne tilbud, herunder også tilbudsgivers eget hoved tilbud. 9. Tildelingskriterier (tilbudsvurdering) Valg af leverandør sker efter følgende kriterier: Det for ordregiver økonomisk mest fordelagtige tilbud bedømt ud fra følgende underkriterier: Pris - 55 % Udbudsbetingelser ALB køretøjer november 2013 Side 5 af 8

8 Køretøjets udstyr og funktionalitet 20 % Levering og service 20 % Miljø 5 % Pris 55 % Prisparameteret vurderes på basis af leverandørens tilbudte pris for 2 stk. køretøjer inkl. ombygning, afgifter, leveringsomkostninger mv. samt den tilbudte pris for serviceaftalen for perioden på 36 måneder, jf. Tilbudslisten (bilag 4). Den frivillige option på en 4-årig serviceaftale indgår ikke i tilbudsevalueringen. Køretøjets udstyr og funktionalitet 20 % Kriteriet vil blive vurderet på baggrund af tilbudsgivers opfyldelse/meropfyldelse af konkurrencekravene (KK) i kravspecifikationens del 1: teknisk data chassis med undtagelse af krav (KK) nr. 10. Der vil blive lagt vægt på antallet af opfyldte konkurrencekrav og graden af opfyldelse. Levering og service - 20 % Levering samt tilbudsgivers servicetilbud vil blive vurderet på baggrund af leverandørens beskrivelser ang.: Leveringstermin Angivelse af leveringsdato. Det vil vægtes særdeles højt at chassis kan leveres til opbygning i indeværende år samt efterfølgende køretøjerne til endelig ibrugtagning så tidligt som muligt. Serviceniveau. Servicetider (bestilling og reparation) på mest almindelige reparationer og eftersyn. Der vil lægges vægt på hurtigst mulig servicering af køretøjerne. Miljø 5% Miljø vil blive vurderet på baggrund af tilbudsgivers opfyldelse af krav (KK) nr. 10. Kan der leveres en højere euronorm end euronorm 5, vil dette vægtes positivt. 10. Pris Alle priser skal afgives i danske kroner ekskl. moms. Prisen på køretøjerne (pr. stk) skal afgives inkl. ombygning, beregnede afgifter (lovpligtige afgifter), leveringsomkostninger mv, jf. kravspecifikation. Priser skal afgives i Bilag 4 Tilbudsliste. Den tilbudte pris skal være fast i vedståelsesperioden. 11. Fakturering Faktura skal fremsendes elektronisk til det i ordren/aftalen anførte EAN-lokationsnummer. 12. Betalingsbetingelser Betalingsbetingelserne er 30 dage netto efter modtagelse af fyldestgørende faktura. Udbudsbetingelser ALB køretøjer november 2013 Side 6 af 8

9 12.1 Betalingsplan Faktura på 50 % af kontraktsummen kan fremsendes ved overlevering af chassis til opbygger. Faktura på de resterende 50 % af kontraktsummen fremsendes ved levering af færdigt opbygget køretøj. 13. Levering Levering skal ske efter anvisning af ordregivers ansvarlige kontaktperson på Ordregivers adresse: Den Præhospitale Virksomhed Akutberedskabet Telegrafvej 5, opgang 2, 3. sal 2750 Ballerup Kontaktperson: Jan Kenneth Petersen (mobiltelefon) jan.kenneth.petersen@regionh.dk (direkte ) Leveringstidspunktet i henhold til Leverandørens tilbud. 14. Aflevering og overtagelse Aflevering og overtagelse af leverancen sker når køretøjet er gennemgået og afprøvet på leveringstidspunktet og ordregivers teknisk ansvarlige kontaktperson på leveringsadressen har kvitteret skriftligt herfor jf. procedure for afleveringsforretning i Ordregivers standardbetingelser bilag Afhjælpning Afhjælpningsperioden er fastsat til 24 måneder, regnet fra godkendt afleveringsforretning. 16. Generelle betingelser Udover de i nærværende skrivelse anførte betingelser gælder: Ordregivers Standardbetingelser bilag 1. I tilfælde af uoverensstemmelser har nærværende udbudsbetingelser forrang. Såfremt tilbudsgiver vedlægger egne salgs- og leveringsbetingelser vil disse ikke blive betragtet som en del af tilbuddet og vil ikke indgå i evalueringen af tilbuddet eller i aftalegrundlaget. Hvis udbuddet indbringes for Klagenævnet for Udbud eller for domstolene, og købers beslutning om at tildele sælger aftalen annulleres, eller køber pålægges at bringe aftalen til ophør, er køber berettiget til at opsige aftalen med et efter de konkrete omstændigheder passende varsel alene mod betaling af sælgers positive udgifter i anledning af opsigelsen (negativ kontraktinteresse). Udbudsbetingelser ALB køretøjer november 2013 Side 7 af 8

10 Udbudsbetingelser ALB køretøjer november 2013 Side 8 af 8