Erfaringer fra udbud af vejdrift entrepriser. i 2008

Transkript

1 Erfaringer fra udbud af vejdrift entrepriser i 2008 Notat nr. 121 August 2009

2 Vejdirektoratet Niels Juels Gade 13 P0stboks København K Tlf Fax Erfaringer fra udbud af vejdrift entrepriser i 2008 Dato August 2009 Forfattere Søren Gludsted Mogens Høgsted Udgiver Vejdirektoratet ISBN Netudgave Foto Forsidefoto er fra en workshop i september 2008 med deltagelse af udbudsgrupperne fra vejcentrene. Kort Tryk Eftertryk i uddrag er tilladt med kildeangivelse

3 Erfaringer fra udbud af vejdrift entrepriser i 2008 Notat 121 August

4 Indholdsfortegnelse 1. Indledning Resumé og konklusioner Grundlaget Organiseringen og hovedfaser Hovedtemaer i faserne 1 til Valg af entrepriseopdeling ,2 Valg af udbudsform ,3 Mængder Tildelingsmodellen Hovedtemaer i fase Tilbudsfasen spørgsmål/svar rettelsesblade Tilbudsaflevering Udelukkelse og egnethedsvurdering Tildelingen Klagesagerne Vejdirektoratets erfaringer, vurderin-... ger og anbefalinger samt grundlag for... kommende udbud Kommentarer og anbefalinger fra... de bydende

5 1. Indledning Udbud 2008 omfatter et samtidigt og koordineret offentlige udbud af 52 vejdrift entrepriser i de 6 vejcentre. I dette erfa-notat beskrives grundlaget for udbud 2008, processens organisering og forløb, og de overvejelser, der har ligget til grund for de valg, der er truffet i løbet af udbudsprocessen i 2007/2008, samt hvorledes disse valg har fungeret. Sigtet er at fastholde et erfarings- og videngrundlag for planlægning og gennemførelse af fremtidige udbud. Notatet er udarbejdet i et samspil mellem vejcentrene og udbudsarbejdsgruppen i DRI. Endvidere er der indhentet kommentarer fra de entreprenører, som har afgivet tilbud eller som har vist interesse for udbuddene ved at møde op til de afholdte orienterings- og spørgemøder. I dette notat indeholder afsnit 3-6 en faktuel beskrivelse af udbudsgrundlaget - og forløbet, mens afsnit 7 fokuserer på resultaterne og vurderinger af forløbet samt anbefalinger til at gøre det bedre næste gang. I afsnit 2 anføres et resumé og hovedkonklusionerne. 5

6 2. Resumé og konklusioner Udbud 2008 blev gennemført i en fælles, koordineret proces mellem de 6 vejcentre med bistand fra DRI. Der valgtes offentlige, samtidige udbud af i alt 52 vejdriftentrepriser. Udbudsprocessen forløb i henhold til det besluttede grundlag og tidsplan. Det samlede økonomiske resultat (tilbudspriser for de tildelte entrepriser) overholdt bygherreoverslagene på trods af, at udbuddet gennemførtes i 2008 inden konjunkturerne vendte i slutningen af året. Tildelingen skete bortset fra tre autoværnsentrepriser til de vejdriftentreprenører, som VD hidtil havde samarbejdet med: Arkil Vejservice, Hededanmark og NCC Roads (men med en ny entrepriseopdeling og en ny fordeling af entrepriserne). I tre af de seks vejcentre har samme entreprenør fået tildelt alle vejdriftentrepriserne. I to af de seks vejcentre blev der rejst klagesager vedrørende i alt fem entrepriser. I vejcenter Midtvestjylland rejstes en klagesag fra en bydende, som ikke fandtes egnet. Klager fik ikke medhold i klagenævnet. Også i vejcenter Midtvestjylland blev der rejst en klagesag om tildelingsbeslutningen på entreprise 07 Græsslåning på strækninger. Klager fik medhold, og tildelingen blev ændret inden kontrahering. I vejcenter Hovedstaden blev der rejst klagesag vedrørende tre entrepriser. Der blev indledningsvis klaget over de afgivne karakterer ifm. vurderingen. Klager fik ikke medhold i disse påstande. Klager udvidede senere klagesagen ved nye påstande. Klager fik heller ikke medhold i disse supplerende påstande. Målt i kroner for de tre klagesager blev der klaget angående en samlet tildelt kontraktsum på ca. 36 mio. kr. Klagerne fik medhold i ca. 14 % af dette beløb. Af de fem entrepriser, der blev klaget over, fik klagerne medhold i én. Hovedkonklusioner og anbefalinger neden for er i relevant omfang uddybede senere i notatet. Hovedkonklusionerne på udbud 2008 er: Udbudsprocessen blev gennemført i et integreret og godt samarbejde mellem vejcentre og DRI. Samarbejdet har fremadrettet betydning for en fælles kultur og videndeling ifm. udbud - og entreprisestyring Udbudsprocessen i VD er i højere grad end tidligere sket med inddragelse af hele driftsorganisationen. Dette har på den anden side indebåret, at udbudsprocessen har været omfattende og ressourcekrævende. Samspillet mellem faggrupper, fagnetværk og udbudsgrupper har ikke fungeret optimalt Entrepriseopdelingen med otte fagentrepriser i hvert vejcenter indebærer en faglig 6

7 opdeling og grænseflader, som kan reducere helhedstænkning og løsninger Der opnåedes tilbudspriser, som overholdt bygherreoverslagene Der blev afgivet tilbud, som kan danne et udviklende fundament for det fremtidige partnering samarbejde Der er høstet en række erfaringer bla. ifm. de gennemførte klagesager som vil indgå i fremtidige udbud I grundlaget for udbuddet (se afsnit 3) var der oplistet en række hovedmål. Disse er kommenteret neden for: Hovedmål entrepriseopdelingen skal bedst muligt fremme Vejdirektoratets primære målsætninger om sikkerhed, fremkommelighed, trafikanttilfredshed og økonomi det er et hovedmål, at entrepriseopdelingen og udbudsprocessen matcher kompetencerne hos Vejdirektoratet og hos potentielle entreprenører konkret er det et hovedmål, at der på hver entreprise mindst er 5 kvalificerede entreprenører, som byder de betydelige erfaringer fra de seneste års samarbejde med entreprenørerne skal nyttiggøres i udbuddet, ligesom de tilkomne erfaringer hos medarbejderne i de nye vejcentre, skal inddrages i udbudsprocessen Opfyldelse/kommentar Der valgtes en entrepriseopdeling med otte fagentrepriser i hvert vejcenter. Det skønnes, at denne opdeling ikke i sig selv fremmer eller hæmmer opfyldelse de primære målsætninger Generelt er entrepriseopdelingen modtaget positivt i VD internt og hos entreprenørerne. Målsætningen om mindst 5 bydere på hver entreprise blev ikke nået. I gennemsnit var der 2,7 bydere pr. entreprise. Erfaringer fra tidligere års samarbejder er nyttiggjort. Nyttiggørelse af erfaringer fra tidligere amts-medarbejdere skønnes ikke at være slået igennem i fuldt omfang Hovedanbefalinger om kommende udbud er anført neden for: Udbudsfaser, entrepriseopdeling, udbudsgrundlag Det anbefales, at udbud tidsmæssigt forskydes, således at der i ét år gennemføres udbud i to vejcentre (driftsafdelinger). Det bør overvejes, at disse 2 vejcentre geografisk ligger fra hinanden mhp. at øge mulighederne for, at mellemstore og mindre entreprenører kan blive konkurrencedygtige Erfaringer fra bla. klagesagerne i udbud 2008 skal indarbejdes i et revideret paradigma til BUT og FB. Samtidig bør bestræbelserne for at gøre udbudsgrundlaget 7

8 tilgængeligt for mindre entreprenører fortsættes og forstærkes De mange kommentarer og forslag fra entreprenører, som er modtaget (jf. afsnit 8) gennemgås nøje og indarbejdes ligeledes i relevant omfang i kommende udbudsmateriale Ved Udbud 2008 blev der fastlagt en variationsprocent på 50. Entreprenørerne har generelt anført, at denne er for høj og kan medvirke til at det udelades at byde, eller at den usikkerhed, som den høje variationsprocent medfører, giver højere tilbudspriser. Det bør overvejes i kommende udbud, hvor stor variationsprocenten skal være Det bør overvejes at samle afspærring i én fagentreprise (i hvert vejcenter) Partnering bør fortsat været det bærende element i samarbejdet mellem VD og entreprenørerne, og grundlaget skal fortsat tilpasses entreprisernes art og størrelse Der bør fortsat være høj fokus på at få etableret sikre fysiske mængder, således at dette arbejde er afsluttet til kommende udbud Der bør sikres et fælles grundlag mellem vejcentrene for vurdering og fastsættelse af variable mængder i tilbudslisterne i relation til de fysiske forskelle på vejnettet, trafikarbejdet, klimaforhold, mv. i de enkelte vejcentre Der bør tages større hensyn til lokale, geografiske og klimatiske forskelle mellem de enkelte vejcentre ifm. udarbejdelse af SAB og TBL Organiseringen af udbud i VD Det bør sikres, at samspillet mellem de faglige grupper og de udbudsansvarlige fungerer på et fælles forstået grundlag og med tilstedeværelse af de nødvendige kompetencer Entrepriseopdelingen kan fremme udvikling af specialister på de enkelte områder på bekostning af skarpe driftsfolk. Det bør derfor sikres, at helhedstænkning på den samlede drift indsats fremmes via kurser, aktiv videndeling, mv. Det bør sikres, at de ledelsesbeslutninger, der sker vedrørende udbud, er baserede på en dialog, som inddrager erfaringer og viden hos medarbejdere Øvrige anbefalinger Det bør overvejes at samtænke udbud af asfalt, brostensbelægninger og flisebelægninger med almen drift Det bør overvejes at foretage en analyse af, om risikofordelingen mellem VD og vejdrift entreprenørerne er optimal 1 1 Der kan henvises til et planlagt udviklingsprojekt (UP 3), jf. notat af den

9 - Det bør være et must, at der systematisk opsamles og deles erfaringer ved kommende udbud evt. bør der udarbejdes et paradigma for erfaringsopsamling 9

10 3. Grundlaget Opstart og planlægning af udbud 2008 foregik i foråret og sommeren Beslutningsgrundlaget for udbud 2008 forelå i notat af , som var godkendt af Vejcentercheferne og DRI. I dette notat opridses en række hovedmål med udbud 2008: Hovedmål entrepriseopdelingen skal bedst muligt fremme Vejdirektoratets primære målsætninger om sikkerhed, fremkommelighed, trafikanttilfredshed og økonomi det er et hovedmål, at entrepriseopdelingen og udbudsprocessen matcher kompetencerne hos Vejdirektoratet og hos potentielle entreprenører konkret er det et hovedmål, at der på hver entreprise mindst er 5 kvalificerede entreprenører, som byder de betydelige erfaringer fra de seneste års samarbejde med entreprenørerne skal nyttiggøres i udbuddet, ligesom de tilkomne erfaringer hos medarbejderne i de nye vejcentre, skal inddrages i udbudsprocessen Notatet af indeholder endvidere en række retningslinier/strategier for udbuddet: Om udbudsprocessen og udbudsmaterialet: Udbudsprocessen skal planlægges og gennemføres efter samme retningslinjer i alle vejcentre Udbudsprocessen skal organiseres og gennemføres på et kvalificeret og højt kompetenceniveau for alle entrepriser TBL/TAG, herunder mængder skal defineres/opstilles ens i alle vejcentre Kvalitet (og dermed) kvalitetsbeskrivelser (SAB) skal være forankrede i de ajourførte faglige strategier og ens for alle vejcentre udbudsbetingelser og vilkår (SB) skal udarbejdes efter et fælles paradigma for alle entrepriser i alle vejcentre, herunder bestemmelser om valg af tilbud Om samarbejdsformen Samarbejdskulturen skal fortsat være partnering med vægt på løbende forbedringer. Partnering samarbejdets organisering skal dog tilpasses den enkelte entreprises art og størrelse, jf. pkt. 5. Grundlag for at arbejde med fortsatte forbedringer skal være forankret i partnering og trimmet vejdrift (lean) Der skal fortsat være fokus på både de faglige og samarbejdsmæssige kompetencer hos alle deltagere i entrepriseorganisationerne Om medarbejderoverdragelse For at minimere usikkerheden for de bydende er det vigtigt, at Vejdirektoratet medvirker til at sikre relevante kompetencer hos de medarbejdere hos entreprenørerne, som ved entreprenørskift skal virksomhedsoverdrages. Dette gælder også for Vejdirektoratet markmedarbejdere. 10

11 Der var endvidere i notatet opstillet et grundlag for entrepriseopdelingen (se afsnit 5.1), og det var her anført, at følgende arbejder skulle udbydes særskilt; dvs. ikke være omfattet af udbud 2008 processen: Bygværker, almen drift Belægninger, almen drift Beredskab Nødtelefoner Belysning Vintertjeneste på strækninger Den valgte entrepriseopdeling for udbud 2008, som er omtalt i afsnit 5.1, blev følgende 8 fagentrepriser: Renhold på strækninger Brønde og ledninger Grøfter og rabatter Autoværn Skilte Beplantning på strækninger Græsslåning på strækninger Sideanlæg, arealer og bygninger 11

12 4. Organiseringen og hovedfaser Den overordnede strategi og hoved retningslinjer for udbud 2008 blev besluttet af Vejcentercheferne og Driftschefen (senere ændret til Driftsdirektøren). Udbudsprocessen blev organiseret som vist neden for: Strategi overordnet styring Vejcenterchefer Driftsdirektør Referencegruppe Afdelingsledere, almen drift Afdelingsledere, DRI Jura Kontraherings -chef Udbuds -gruppe Sjælland Udbudsarbejdsgruppe - DRI - Arealer og udstyr Udbuds -gruppe Nordjylland Udbuds -gruppe Midt og Vestjylland Udbuds -gruppe Østjylland Udbuds -gruppe Syd- Dan mark Udbuds -gruppe Hovedstaden - faggrupper Tværgående udbud F.eks. broteknisk vedligehold, belægninger, beredskab, nødtelefoner Den ansvarlige ledelsesgruppe består af vejcentercheferne og driftschefen. Gruppen har godkendt den overordnede strategi og rammerne, jf. notatet Udbud 2008-vejdrift. Referencegruppen består af afdelingslederne for almen drift i vejcentrene samt afdelingsledere i DRI for almen drift, broer og belægning. Referencegruppen skal sikre, at processen beslutningsmæssigt følger tidsplanen, samt at de fornødne ressourcer internt i vejcentrene er tilkoblede opgaven. Udbudsgrupperne udarbejder oplæg til entrepriseopdelinger, og har ansvar for tilvejebringelse af udbudsmaterialet, herunder kvalitetssikring af mængder. Udbudsarbejdsgruppen udarbejder paradigmaer til Bestemmelser om udbud og tilbud (BUT), herunder evaluering af tilbud, oplæg til partnering, mv. Særlige betingelser (SB)* Særlige arbejdsbeskrivelser for fagområderne (SAB) Tilbudslister (TBL) og Tilbuds- og afregningsgrundlag (TAG). *SB blev i udbudsprocessen ændret til Fælles Betingelser (FB) Afdelingsledere for almen drift i vejcentrene og DRI var formelt Referencegruppe forstået således, at afdelingslederne koordinerede indsatsen i vejcentrene. Afdelings- 12

13 lederne deltog i udbudsgrupperne, hvoraf der var én for hvert vejcenter med 4-6 deltagere fra hvert vejcenter. Det faglige ansvar for beskrivelse af kvalitet og omfang (SAB erne) lå hos faggrupperne. For processens fremdrift, koordinering af udbudsmaterialet og udarbejdelse af oplæg til paradigmaer (FB, BUT, TBL, SAB, TAG) stod udbudsarbejdsgruppen. Under udbudsprocessen var der endvidere koordinering med andre udbud i driftsdivisionen (jf. afsnit 3). Udbudsprocessen blev planlagt og gennemført i en række hovedfaser: Hovedfase Hovedindhold Tidsperiode 1 Kick-off workshop Formålet er at opstarte processen og sikre en fælles forståelse for og forventningsafstemning til indsatsen og målet. 2 Entrepriser paradigmaer mængder - optioner Udbudsarbejdsgruppen udarbejder paradigmaer til udbudsmaterialets tekniske del (SAB, mv.) med løbende kontakt til faggrupper for de respektive områder faggrupper er godkendende instans Udbudsarbejdsgruppen udarbejder paradigmaer til udbudsmaterialets betingelsesmæssige del BUT (Bestemmelser om udbud og tilbud), FB, mv.) med løbende kontakt til udbudsgrupper Udbudsarbejdsgruppen udarbejder oplæg til TBL med løbende kontakt til udbudsgrupper Verifikation af mængder Beslutning om optioner i øst 3 Statusworkshop Workshoppen har til formål at overdrage tovholderrollen/ procesansvaret i udbudsprocessen fra udbudsarbejdsgruppen til udbudsgrupperne i de enkelte vejcentre. Workshop den Fra til februar 2008 Proceswoshop den Workshop den Udbudsmaterialet Udarbejdelse af udbudsmateriale for hver entreprise i regi af udbudsgrupperne i de enkelte vejcentre. Der kan konsultere/trækkes på udbudsarbejdsgruppen ad hoc. Fra 8. maj Udbudsgennemførelsen indeholder Tilbudsfasen udbudsmateriale blev udsendt og tilbudsaflevering var Informations- og spørgemøder, udarbejdelse af rettelsesblade/svar på spørgsmål Udelukkelse, egnethedsvurdering, tilbudsevaluering Tildelingsmøde

14 5 fortsat Tildeling Kontrahering og partnering aftaler - kontrahering var planlagt til Mobilisering - mobilisering løber til igangsætning den Workshop

15 5. Hovedtemaer i faserne 1 til Valg af entrepriseopdeling Valget af antal og art af entrepriser skulle tilgodese entreprenørernes kernekompetencer og give middelstore entreprenører mulighed for at byde. Indledningsvis blev der udarbejdet et spørgeskema om entrepriseopdeling, mv. Spørgeskemaet blev udarbejdet i to versioner en til de daværende tre entreprenører og en til VD medarbejdere i udbudsgrupperne. Alle tre entreprenører og de fleste VD medarbejdere i udbudsgrupperne besvarede spørgeskemaet. Svarene blev lagt til grund for en drøftelse på en workshop for udbudsgrupperne den De overordnede konklusioner på undersøgelsen var: Meget forskellige holdninger til: Hvilke arbejder, som bør udbydes i fagentrepriser Hvilke arbejder, som kan udbydes fælles for flere vejcentre Entrepriseopdeling på motorveje/andre veje Brug af udførelses - eller tilstandskrav; dog flest markeringer på udførelseskrav Der var: Stort flertal for brug af offentligt udbud Stor grad af enighed om at partnering (tilpasset) skal fortsætte Konklusionen på drøftelserne blev følgende opdeling i 8 entrepriser: 1. Renhold på strækninger 2. Brønde og ledninger 3. Grøfter og rabatter 4. Skilte 5. Autoværn 6. Beplantning på strækninger 7. Græsslåning på strækninger 8. Sideanlæg, arealer og bygninger I vejcentrene Hovedstaden og Sjælland blev entreprise 8 ikke udbudt, idet den daværende kontrakt med Hededanmark kunne forlænges til og blev det. I vejcenter Nordjylland valgtes det at opdele entrepriserne 1, 2, 3, 6, 7 og 8 på motorveje og øvrige hovedlandeveje; dvs. der blev udbudt 14 entrepriser i vejcenter Nordjylland. Begrundelsen var at opfylde målsætningen om mindst fem bydende pr. entreprise. På landsplan omfattede udbud 2008 i alt 52 entrepriser. 15

16 5,2 Valg af udbudsform Det blev i udbudsnotatet slået fast, at udbud skulle ske iht. EU s udbudsdirektiv, således at alle udbud foregik på samme regelgrundlag. De muligheder, som derved fravalgtes, var: - Skilte og autoværn kunne formentligt være udbudt iht. tilbudslovens regler - Beplantningspleje, som kan karakteriseres som en forst - ydelse kunne være udbudt iht. Bilag IIB i EU s udbudsdirektiv Det valgtes at anvende samtidige, offentlige udbud for alle entrepriserne i de 6 vejcentre. Herved blev følgende opnået: De bydende kunne selv bestemme, hvor mange entrepriser de ville byde på De bydende, som bød på flere entrepriser, kunne afgive rabatter ved samlet tildeling 5,3 Mængder I planlægningsprocessen var det på de afholdte workshops et centralt tema, at data om fx antal og placering af brønde ikke var (og er) præcise. På en række ydelser blev mængder i TBL således bedste skøn. 5,4 Sammenlignelige kvalitetsniveauer (driftsstrategi) SAB (Særlige arbejdsbeskrivelser) blev udarbejdet for alle entrepriser og i relevant omfang for både udførelseskrav og tilstandskrav. SAB beskrivelserne var som noget nyt systematisk bygget op som elementbeskrivelser. 5.5 Tildelingsmodellen Tildelingsmodellen fik særlig opmærksomhed, idet denne skulle være opbygget ens i alle udbud, og med muligheder for tilpasninger til den enkelte entreprise og lokale forhold i de enkelte vejcentre. Tildeling foregik efter økonomisk mest fordelagtige bud for Vejdirektoratet på landsplan; dvs. andre underkriterier end prisen indgik i tildelingsmodellen. Der blev valgt en model, hvor opfyldelsen af de kvalitative underkriterier blev vurderet som tillæg til tilbudsprisen; dvs. de gode tilbud fik intet eller mindre tillæg og de tilbud, hvor underkriteriet ikke eller kun i mindre grad var opfyldt, fik større tillæg til tilbudsprisen. Denne tildelingsmodel var afprøvet ved udbud øst i Tildelingsmodellen er vist i boksen herunder. I hvert vejcenter udvalgtes de underkriterier, som skulle gælde for den konkrete entreprise og vægtningen af disse (udtrykt ved prisvægte ) blev fastsat af de enkelte vejcentre Da der var tale om offentlige udbud af de 52 entrepriser med mange dokumenter, som var fælles for alle entrepriser, blev det besluttet at oprette en særlig

17 Ved bedømmelsen af tilbuddene anvendes en tillægsprismetode, hvor der beregnes en sammenligningspris, som er summen af følgende tre elementer: I. Tilbudssum i henhold til Tilbudslistens forside II. Kapitalisering af evt. forbehold III. Tillægspriser for reduceret kvalitetsopfyldelse Alternative tilbud bedømmes på samme grundlag. Tilbuddet eller kombinationen af tilbud med den laveste sammenligningspris er det økonomisk mest fordelagtige. Metoden indebærer, at vurdering af tilbud på kombinationer af flere entrepriser kan lægges sammen direkte ved sammenligningspriserne. Tillægspriser for reduceret kvalitetsopfyldelse Tillægspriser for de valgte underkriterier fastlægges som: P f x (10 k) hvor k er karakteren (i en 11 punkts karakterskala med minimum 0 og maksimum 10) og Pf er prisvægten i 1000 kr. Prisvægten udtrykker - ganget med maksimumkarakteren - hvor meget VD er villig til at betale for fuld opfyldelse af det pågældende underkriterium. Et tilbud, som fuldt ud opfylder Vejdirektoratets ønsker for alle underkriterierne, og som derfor får karakteren 10 på alle underkriterierne, får således ikke en tillægspris (eller tillægsprisen 0 kr.). Et tilbud som får karakteren 5 på alle underkriterier får en tillægspris på Pf x 5. Hvis Pf f.eks. er 200 bliver tillægsprisen 1 mio. kr. For hver entreprise udvælges fra bruttolisten med 9 underkriterier de kriterier, som skal anvendes i de konkrete entrepriser og prisvægte anføres. Underkriterium Prisvægt i 1000 kr. 1 Forslag til fremme af Vejdirektoratets værdigrundlag og af Vejdirektoratets målsætninger 2 Forslag til elementer i partnering samarbejde samt brug af Lean 3 Forslag til procesoptimeringer, herunder afregning efter tilstandskrav i stedet for udførelseskrav 4 Brug af åbne regnskaber, betaling i regning og incitamenter 5 Tilbud på flere entrepriser i et vejcenter ud fra Vejdirektoratets præferencer (sum af prisvægte fra underkriterium 5) 6 Organisation og bemanding på entreprisen 7 Oplæg til styring af kvalitet og miljø i entreprisen 8 Oplæg til styring af arbejdssikkerhed i entreprisen 9 Tilbud på tilstandskrav Sum 17

18 Da der var tale om offentlige udbud af de 52 entrepriser med mange dokumenter, som var fælles for alle entrepriser, blev det besluttet at orette en særlig hjemmesideadresse for udbud 2008, se Her ligger: - Udbudsmaterialet for hver entreprise opdelt på vejcentre - Fælles dokumenter - HUSK (huskeliste til det tilbudsmateriale, som skulle afleveres) - Rettelsesblade - Orienteringsstof, mv. - Referat af orienterings- og spørgemøde - Resultat af tildelingen - Sidste nyt var en velfungerende kommunikationsflade med de bydende, og som indebar en væsentlig forenkling og effektivisering i forhold til andre former for kommunikation i tilbudsfasen og ifm. tildelingen. 18

19 6. Hovedtemaer i fase Tilbudsfasen spørgsmål/svar rettelsesblade Der blev i tilbudsfasen fra til afholdt orienteringsmøder og spørgemøder i de 6 vejcentre; i alt 12 møder. Referater fra møderne blev lagt på www. vdvejdrift.dk. Der blev i tilbudsfasen stillet i alt 162 spørgsmål. De spørgsmål, som gav anledning til rettelser i udbudsmaterialet blev anført i rettelsesblade. Der blev i alt udarbejdet 18 rettelsesblade. Spørgsmål, som ikke gav anledning til ændringer i udbudsmaterialet, blev anført på en oversigt, som også blev lagt på vdvejdrift.dk. På orienterings og spørgemøderne deltog i alt 25 entreprenørfirmaer. Heraf afgav 11 tilbud. 6.2 Tilbudsaflevering Tilbud blev afleverede den på samme tid i alle 6 vejcentre. Der var udarbejdet skemaer til udfyldning svarende til TBL forsider. Priser iht. skemaet blev læst op. Protokoller blev i dagene efter lagt på hjemmesiden ( Antal tilbud på de enkelte entrepriser fremgår af skemaer neden for. Entreprise VØ VMV VSD VSJ VH VN 1.1 Renhold, motorveje Renhold, øvrige veje Brønde og ledninger, motorveje Brønde og ledninger, øvrige veje Grøfter og rabatter, motor veje Grøfter og rabatter, øvrige veje 2 4 Skilte Autoværn Beplantning, motorveje Beplantning, øvrige veje Græsslåning. motorveje Græsslåning, øvrige veje Sideanlæg, motorveje Sideanlæg, øvrige veje Antal tilbud nåede således ikke målsætningen om mindst 5 tilbud for hver entreprise. Der var i gennemsnit 2,7 bydere pr. entreprise. 19

20 6.3 Udelukkelse og egnethedsvurdering Ved et offentligt udbud skal der ske en konstatering af evt. udelukkelse og egnethed forinden et tilbud evalueres. Udelukket blev følgende: - ISS pga. manglende aflevering af tro - og love erklæring Følgende fandtes ikke tilstrækkeligt egnede: - Gustav H. Christensen på entreprise 04, Skilte i vejcentrene Østjylland, Nordjylland og Midtvestjylland. Gustav H. Christensen indgav klage, men fik ikke medhold - Entreprise A/S (Banedanmark) på alle entrepriser 06, Beplantning på strækninger 6.4 Tildelingen I skemaet neden for vises tilbudspriser for de økonomisk mest fordelagtige bud for de 52 entrepriser, og dermed (ved farver) de entreprenører, som fil entrepriserne tildelt (orange = NCC Roads, rød = Arkil Vejservice; grøn = Hededanmark; gul = DAV) VØ VMV VSD VSJ VH VN Summer Sum Rabat 6 % 11½ % 9½ % Rabat I alt Udbudsformen med mulighed for rabatter har betydet, at der på de tildelte 52 entrepriser er indeholdt et samlet rabatbeløb på ca. 12½ mio. kr. på landsplan (for alle seks vejcentre). Dette svarer til ca.5 % af den samlede kontraktsum.

21 6.5 Klagesagerne Der blev anlagt tre klagesager i forbindelse med udbuddet. Det var følgende: Klage over eg nethedsbedømmelse af entreprenør Gustav H. Christensen på entreprise 4, Skilte, i vejcenter Midtvestjylland. Klager fik ikke medhold og entreprisen blev tildelt NCC Roads. Kendelse er dateret 10. februar 2009 Klage over antagelse af et alternativt bud på entreprise 07, Græsslåning, i vejcenter Midtvestjylland. Klager fik medhold og entreprisen blev herefter tildelt NCC Roads. Kendelse er dateret 26. november 2008 Klage over tildeling af 3 entrepriser i vejcenter Hovedstaden. Klagesagen resulterede i 19 påstande. Der blev afgivet en del-kendelse, hvorefter klager ikke fik medhold i 16 af disse påstande. Angående de resterende 3 påstande afgav Klagenævnet kendelse så sent som den 25. maj Klager fik heller ikke medhold i nogen af disse 3 påstande De to af klagesagernes (sene) afgørelse i 2009 har betydet, at mobilisering og partnering samarbejderne i de berørte vejcentre og især i Vejcenter Hovedstaden - ikke har kunnet påbegyndes som planlagt. I kendelserne har klagenævnet for udbud påpeget nogle forhold i udbudsmaterialet, som vil indebære forbedringer i kommende udbudsmaterialer. En kortfattet oversigt er anført neden for, mens kendelserne i deres fulde ordlyd kan ses på Klagenævnets hjemmeside ( - ), hvor kendelser er anført i datoorden. Klagesag Emne Nødvendig/ hensigtsmæssig ændring Gustav H. Christensen. Skilteentreprise i vejcenter Midtvestjylland Formulering af egnethedskriterier. 1. Klager anførte, at krav til omsætning gjaldt i hele kontaktperioden og ikke pr. år. 2. Endvidere var klager uenig i VDs definition på skiltearbejder, idet klager mente, at afmærkning ifm. fx asfaltarbejder skulle inddrages i referencegrundlaget 1. Ved egnethedskrav, som inddrager entreprenørens omsætning skal det anføres eksplicit, om denne er pr. år eller i hele kontraktperioden 2. Det gøres klart, at løbende afmærkning ved vejarbejder ikke er indeholdt i den relevante omsætning, som lægges til grund for egnethedsvurderingen 21

22 Klagesag Emne Nødvendig/ hensigtsmæssig ændring NCC Græsslåning i vejcenter Midtvestjylland NCC Entrepriser i vejcenter Hovedstaden Antagelse af alternativt tilbud Klager fik ikke medhold i, at Vejdirektoratet ikke havde angivet mindstekrav til alternativer tilstrækkeligt præcist. Klager fik medhold i, at formulering om antagelse af alternative tilbud ikke opfylder ligebehandlings-princippet. Påstanden havde dog ikke betydning i sagen. Klager fik medhold i, at et alternativ ikke overholdt mindstekravet til at indeholde alle ydelser i entreprisen og at VDs prissætning af den manglende delydelse ikke var korrekt. Karakterer Karakterer på opfyldelse af underkriterier på Organisation og bemanding i forskellige vejcentre (påstand 1-3 plus subsidiære påstande). Underkriterier og mindstekrav Formulering af krav til opfyldelse af underkriterium 1og 2 (påstand 14). Generelt skal der være større opmærksomhed på, at antagelse af et alternativt tilbud, overholder alle de udbudsretlige regler, herunder ligebehandlings - og gennemsigtig-hedsprincippet. Formulering i BUT om antagelse af alternative tilbud skal ændres. Det kan præciseres i udbudsmaterialet, at der skal anføres specifik bemanding for hver entreprise, når flere entrepriser udbydes i samme udbudsproces Det kan præciseres, at manglende opfyldelse af forhold til belysning af underkriterier ikke indebærer, at et tilbud afvises, men at dette indgår i bedømmelsen (karaktergivningen). Alternative tilbud, tilbud på tilstandskrav (påstand 18 og 19) 1. Formulering af optioner og alternative tilbud 2. Alternativt tilbud på tilstandskrav 3. Tillægspris for manglede tilbud på tilstandskrav 1. Formulering præciseres i nyt paradigma til BUT 2. Der bør udarbejdes en fuldstændig tilbudsliste til evt. afgivelse af alternativt tilbud 3. Underkriterium om tilstandskrav bør ikke anvendes i den valgte udformning. 22

23 Resultatet af klagesagerne kan overordnet gøres op som: Klagerne fik ikke medhold i 86 % af klageomfanget, målt i kroner Klagerne fik ikke medhold i fire ud af fem entrepriser Klagesagernes har haft en række konsekvenser for Vejdirektoratet og de involverede entreprenører. Dette gælder især klagesagen i Vejcenter Hovedstaden, som har været den største og varet længst. Der kan bla. peges på: - De medarbejdere, som skulle være virksomhedsoverdraget fra NCC til Hededanmark (pr ), har måttet tåle en uvished i over et halvt år - Hededanmark og NCC har ikke kunnet disponere ressourcer langsigtet mhp. entrepriserne 01 og 06 - Igangsætning af partnering samarbejderne med både NCC og Hededanmark har afventet kendelse i klagesagen - En klagesag føres af advokater og relationen mellem NCC og VD belastes af advokaternes arbejde med at finde klagepunkter og modpunkter i løbet af den lange klagesag. Det er Vejdirektoratets opfattelse, at partnering samarbejde i åbenhed og tillid ikke kan fungere samtidigt med, at der kører en klagesag mellem parterne - VH har i perioden fra til været tilbageholdende med at igangsætte arbejder i entrepriserne 01 og 06. Dette kan give en uhensigtsmæssig ophobning af job i resten af året - Hededanmark er frataget det forventede dækningsbidrag fra til Klagesagerne har medført ikke ubetydelige omkostninger hos Vejdirektoratet og formodentligt også hos klagerne og de andre entreprenører, som var berørt af klagerne - Ud over de mere målbare omkostninger (fx som følge af direkte tidsforbrug) ifm. klagesagerne, har disse i det hele taget belastet en række medarbejderes arbejdsglæde 23

24 7. Vejdirektoratets erfaringer, vurderinger og anbefalin ger samt grundlag for kommende udbud Der blev afholdt to workshops, hvor erfaringer og anbefalinger blev drøftet. Det var en workshop den og den med deltagelse af udbudsgrupperne og udbudsarbejdsgruppen. På de to workshops blev der gennemført gruppearbejder, hvor der fremkom en række udsagn om udbuddet. Disse er anført i skemaet neden for, og er ikke samarbejdet til fælles udsagn, men er grundlaget for de hovedkonklusioner og hovedanbefalinger, som er anført i afsnit 2. Hvad var godt Hvad var mindre godt Udbudsarbejdsgruppen var en super motor en god styring af processen Dialogen i hele processen og plads til alle meninger. Godt koncept for netværksdannelser mellem vejcentre var en god platform Tværgående samarbejde mellem vejcentre Fælles/ens udbud for hele landet, selvom det koster på lokal indflydelse Huskelisten i udbudsmaterialet Tilbudsprocessen fungerede Udbudsformen Entrepriseopdelingen, dog ikke opdelingen i VN på motorveje og øvrige hovedlandeveje Manglende afstemning af kvalitetsniveauer (variable, skønnede mænger/frekvenser) på tværs af vejcentre. Større klarhed (intern/vd) om udbudsstrategi/kommunikation heraf Meddelelser fra ledelsen/direktionen skal være hurtigere For sen opstart i faggrupper presset forløb omkring SAB og mængder Fagnetværk Arealer & Udstyr fik ingen rolle Faggrupper manglede kompetence og skulle have været inddraget bedre i forhold til udbudsgrupper Nye kompetencer i Vejdirektoratet bør udnyttes bedre. Der var for lidt tid til SAB, men godt at der var et paradigma. Der var for lidt tid til rettelse af udbudsmaterialet. BUT en virkede måske afskrækkende på mindre entreprenørfirmaerfor få bydere Tvivl om, hvem der gør hvad hvornår. Rabatmulighed ved bud på flere entrepriser 24

25 Hvad var mindre godt fortsat Anbefalinger til næste udbud Lokal styring af processen (i vejcentre) Udbudsmaterialet gav ikke 5 bydere på hver entreprise. 50% s grænse kan give for høje enhedspriser Udbudsprocessen i VD kan blive meget tung, når så mange skal være enige, man får laveste fællesnævner Det er væsentligt, at den strategi, som fastlægges af ledelsen i VD mhp. konkrete udbud sker efter dialog med medarbejderne, og at strategien ikke fastlægger flere elementer end relevant som grundlag for udbuddet Fastlæggelse af definition (fælles retningslinjer) af udbudte kvalitetsniveauer (variable, skønnede mænger/frekvenser) Mere tid til udbudsprocessen. Byggesten skal være fagentrepriser. Valgmulighed for VC til sammensætning af fagentrepriser bør indgå Ændre formulering om antagelse af alternative bud Fysiske mængder skal være på plads inden næste udbud Bedre kvalitetssikring på tværs (SAB/TAG). Lokal ansvarlig for processen udpeges af projektleder i vejcentre KS af udbudsmaterialet udføres centralt måske uafhængig rådgiver Lad fagfolk håndtere jura. Materialet skal udarbejdes, så der bliver flere bydere. Forskudte kontraktperioder i de forskellige vejcentre. Tilbudslisterne behøver ikke være ens i de forskellige vejcentre Overveje at anvende laveste pris indeholdende partnering elementer, lean, åbne regnskaber (i stedet for økonomisk mest fordelagtige bud) på ukomplicerede og mindre entrepriser Faggrupper skal være mere aktive. SAB er: mulighed for fortolkningsmuligheder bør minimeres vdvejdrift.dk: fagopdeling kan evt. supplere vejcenteropdeling Afspærring i særskilt entreprise (i hvert vejcenter) bør overvejes I SAB/græsslåning bør det overvejes, at enhedsydelsen formuleres som incl. faste genstande i stedet for at pinde disse ud Elementbeskrivelser kunne samles i én bog fælles for alle vejcentre pr. entreprise. Herved forenkles udbudsmaterialet Det bør være et must, at der systematisk opsamles og deles erfaringer ved kommende udbud evt. bør der udarbejdes et paradigma for erfaringsopsamling Ved næste udbud bør der etableres en fælles, effektiv udbudsgruppe med 4-5 personer På et opfølgende møde den 4. maj 2009 med deltagelse af tre vejcentre og DRI blev der konsensus om hovedkonklusioner - og anbefalinger som anført i afsnit 1. 25

26 8. Kommentarer og anbefalinger fra de bydende Der er udarbejdet spørgeskemaer, som interesserede entreprenørfirmaer og de bydende er anmodet om at udfylde/besvare. Neden for vises en oversigt over de adspurgte entreprenører. 26 Entreprenør a. Deltog i orienterings- og/ eller spørgemøder b. Afgav tilbud c. Med i tildelingen Besvaret Arkil Hededanmark NCC DAV Naturbyg Kaj Bech LMK Nordprofil Gustav. H. Christensen + + Entreprise A/S + + ISS Kloak og Industriservice + + Inreco + Peder Grønne + LK gruppen + Hovholm Golf Byg Aps + Aalborg Kommune Enterprise + Skovdyrkerforeningen + NKT (Nordjysk Kloak- og Industriservice) + Kalundborg Anlægsgartner + Anlægsgartner Torben Jensen + TV Skilte + Buus Anlægsgartner + Sydslam + * RS Danmark + Skelskør Anlægsgartnere + Antal *Sydslam har svaret, at den pågældende medarbejder, som havde med udbuddet at gøre har forladt firmaet, hvorfor man ikke kan svare

27 Besvarelserne opdeles neden for i de tre grupper. a. Entreprenører, som viste interesse for udbuddet ved at deltage i orienterings og/eller spørgemøde (men som ikke afgav tilbud) Der var 14 entreprenører i denne gruppe. Der er modtaget svar fra 6 entreprenører. Besvarelserne fra denne gruppe er særlig interessant mhp. at vurdere, hvorledes der i kommende udbud kan komme flere tilbud. Der i spørgeskemaet anført en række udsagn, som entreprenørerne kunne afkrydse. Disse og de afgivne svar er vist neden for. Årsag til at tilbud ikke blev afgivet Afkryds Bem. Enig/Ja Uenig/Nej Entreprisens indhold passede ikke til mit firmas arbejdsområde 1 Entreprisen var for stor 1 Entreprisen var for kompliceret 1 Den forventede konkurrence var for stor 1 Tilbudsprocessen syntes for vanskelig/ ressourcekrævende Udbudsmaterialet var for uoverskueligt Vi var evt. (kun) interesserede i at blive underentreprenører Andre årsager til, at vi ikke afgav tilbud: Mulighed for nytænkning savnes. Sideanlæg i KBH. var ikke med i udbuddet. Af de afgivne svar fra tre af seks entreprenører synes en, at udbudsmaterialet var for uoverskueligt, og der var en, som syntes, at tilbudsprocessen var for ressourcekrævende. Det er overraskende, at der ikke var flere entreprenører, som markerede, at de finder udbudsmaterialet uoverskueligt. b. Bydere, som blev udelukket eller ikke udvalgt Der var tre bydere i denne kategori og ingen af disse har besvaret henvendelsen fra Vejdirektoratet. c. Bydere, som indgik i tildelingen Der var otte bydere i denne kategori og seks af disse har besvaret henvendelsen fra Vejdirektoratet. 27

28 Der er fra de fire bydende, som fik tildelt entrepriser, afgivet mange kommentarer og disse vises neden for. Efter skemaet anføres en række kommentarer fra to andre entreprenører. Generelt er besvarelser/kommentarer meget forskellige i form og indhold. Dette kommer fx til udtryk i kommentarer om BUT, orienterings/spørgemøder og tildelingsmodellen. Arkil Udbudsformen- Offentligt udbud Entrepriseopdelingen 8 fagentrepriser pr. vejcenter Vi finder at denne fremgangsmåde var både korrekt og den bedste. Det er set fra entreprenørens synspunkt helt naturligt, at entrepriserne med skilte, autoværn og beplantningspleje også var en del af udbuddet, idet disse opgaver med fordel kan kombineres med de øvrige entrepriser. Som nævnt finder vi det relevant, at udbuddet også omfatter skilte, autoværn og beplantningspleje. Man bør dog overveje at sammentænke udbuddet på renhold på strækninger (1.) og sideanlæg, arealer og bygninger (8) da disse 2 fagentrepriser med stor fordel kan udbydes som en. Vi undrer os over at drift af bygværker ikke er udbudt samtidigt med, som yderligere en fagentreprise. Denne fagentreprise kan også med fordel kombineres med de øvrige fagentrepriser. Opdelingen i vejcenter Nord kan det bestemt ikke anbefales bliver gentaget. Bør udbydes som ved de øvrige vejcentre. Udbuds-materialet BUT SAB er Tilbudsliste (TBL) TAG Andre kommentarer til udbudsmaterialet Brug af OK; vi mener at det var et yderst fornuftigt materiale. Tildelingsmodel og oplæg til partnering var meget tilfredsstillende Rigtigt godt materiale Tilbudslisten var meget detaljeret og kunne måske gøres mere enkel. Vi er ikke tilfredse med den manglende overensstemmelse mellem de forskellige centre. De har været med til at besværliggøre vores proces med afgivelse af tilbud, når vi ønsker at byde på flere centre. Meget tilfredsstillende Der har vist sig at være flere mængdeafvigelser end vi havde forestillet os. I enkelte tilfælde relativt store afvigelser. I forbindelse med næste udbud, bør alle vejcentre have opmålt alle mængder, så de passer præcist. Alt andet er ikke seriøst Det har været en meget god måde at få både overblik og adgang til informationer. Kan på det bestemte anbefales i forhold til fremtidige udbud. 28

29 Orienterings- og spørgemøder Besvarelse af spørgsmål og rettelsesblade Tilbuds-afleveringen Egnetheds-processen Tildelingen Andre kommentarer til tildelingen Andre kommentarer og anbefalinger Vi har haft stor glæde af både orienterings- og spørgemøder, og har fået konkrete og saglige svar på de spørgsmål vi har haft til udbudsmaterialet. Når man byder på flere entrepriser, og hvis materialet i højere grad var ens for alle vejcentre, kunne man med fordel afholde møderne samlet for alle entrepriser, med mulighed for skriftlige spørgsmål i forhold til det enkelte vejcenter. Det vil sikre, at der ikke kan forekomme fortolknings- eller misforståelser i forhold til svare fra hvert enkelt møde. Det vil også lette tilbudsgivningen, ved at der var færre svar, der skulle holdes for øje. Som ovenfor Ok, men gøres mere generelt (et fælles orienterings- og fælles spørgemøder) Ok, tilfredsstillende. Kunne måske gøres centralt af hensyn til de entreprenører, der byder på flere entrepriser Den er lang men fyldestgørende Tilfredsstillende, men vi undrer os over, at samme fremgangsmåde ikke blev benyttet ved det efterfølgende udbud af bygværker. Den endelige kontraktsum har været svær at gennemskue uden hjælp fra de enkelte vejcentre. Hvis vi ikke har misforstået det, så har udførsel enkelte steder kun været vurderet til en enkelt, som er sammenlignet med det tilsvarende tilstandskrav. Det er måske ikke helt retfærdigt. TBL bør være ens for alle vejcentre, således at det kun er mængderne der er forskellige. Vi finder det useriøst, at kontraktsummerne kan reduceres helt ned til 50 %. Den tidligere ramme, med en mulig nedsættelse af tilbudssummen til min. 75 % finder vi rimelig. Denne kam så kombineres med en nedsættelse til 50 % for enkeltposter, men hovedsummen må aldrig komme under 75 %. Det brugte princip strider i den grad imod seriøs forretningsskik, og ikke mindst imod den ånd om partnering der ligger i hele samarbejdet det er ikke foreneligt. Nedsættelse helt ned til 50 % gør entreprenøren til en taber og ikke en samarbejdspartner, ligesom det i den grad umuliggør både planlægning og optimering og skaber umulige forhold i den gensidige planlægning. Der bør indarbejdes en mulighed i kontrakterne for at overføre en del af budgettet til efterfølgende år, således at positive afvigelser ikke skal resultere i at der i slutningen af året bruges forholdsvis store beløb, som kunne har givet mere værdi, ved en bedre planlægning. 29

30 Endelig anbefaler vi de respektive ministerier, at budgettere seriøst fremover. Hvis man fra ministerierne side ønsker en discount model for vejdrift, så udbyd det således. DAV Andre kommentarer og anbefalinger Udbudsformen- Offentligt udbud Entreprise-opdelingen Udbuds-materialet BUT SAB er Tilbudsliste (TBL) TAG Andre kommentarer til udbudsmaterialet Brug af Orienterings- og spørgemøder Besvarelse af spørgsmål og rettelsesblade Tilbuds-afleveringen Egnetheds-processen Tildelingen Andre kommentarer og anbefalinger Udmærket Ikke relevant for Dansk Auto-Værn Meget omfattende, bør kunne effektiviseres Kan tildelingsmodellen ikke formuleres mere klart. Udmærket Udmærket Udmærket Det var for os nyt i forhold til andre udbud Udmærket Vi blev orienteret, men blev der lyttet? Udmærket Kan det ikke afholdes centralt? OK OK Kan det ære en ide at VD næste gang rådfører sig med entreprenør (Partnering)? Hededanmark Udbudsformen- Offentligt udbud Det var en succes at udbyde landsdækkende. Hos entreprenørerne sikrede det store volumen, at der tilførtes ressourcer til bud afgivelsen, men da en del materiale kunne genbruges var forbruget acceptabelt. 30

31 Entreprise-opdelingen Udbuds-materialet BUT SAB er Tilbudsliste (TBL) TAG Brug af Orienterings- og spørgemøder Besvarelse af spørgsmål og rettelsesblade Tilbuds-afleveringen Egnetheds-processen Tildelingen Generelt er opdelingen velgennemtænkt og gør det muligt for mellemstore entreprenører at byde ind. Det bør overvejes, om opdelingen på motorveje og hovedlandeveje har tilført processen en værdi, der modsvarer arbejdsindsatsen hos de bydende og VD. VD s mulighed for at reducere den samlede omsætning til 50% af budsummen er ret vidtgående og betyder en utilsigtet? fordel for den mest risikovillige entreprenør. Ellers har bestemmelserne skabt god gennemsigtighed. Tildelingsmodellen var udmærket, men der var alt for store forskelle i vægtningen hos de enkelte vejcentre. Det skabte usikkerhed om, hvad VD står for og hvilken type leverandør, der efterspørges. Det kan generelt siges, at det ikke virker rimeligt at afkræve entreprenørerne en større redegørelse for elementer i tildelingsmodellen, som ikke tillægges betydning ved tildelingen. Generelt er enkeltelementerne i partnering samarbejdet gode og konstruktive. Muligheden for at se dem som adskilte elementer er imidlertid ikke praktisk, da f.eks. partnering uden åbne regnskaber ikke giver mening og incitamentsordninger uden åbenhed er mindre produktive. Generelt var materialet godt og entydigt beskrevet, men der var mange usikkerheder vedrørende mængder. Beskrivelser var genbrugt i de forskellige delentrepriser, hvilket ikke altid gav mening. F.eks. genbrug af beskrivelser fra 06 i 08. ib. ib. Fungerede aldeles optimalt ib. ib. ib. ib. ib. 31

32 NCC Udbudsformen- Offentligt udbud Entreprise-opdelingen 8 fagentrepriser pr. vejcenter Udbuds-materialet BUT SAB er Tilbudsliste (TBL) TAG Andre kommentarer til udbudsmaterialet Brug af Orienterings- og spørgemøder Besvarelse af spørgsmål og rettelsesblade Tilbuds-afleveringen Andre kommentarer til Tilbudsprocessen Egnetheds-processen Tildelingen Andre kommentarer til tildelingen Andre kommentarer og anbefalinger OK OK Opdeling i vejcenter Nord på motorveje og hovedlandeveje af entrepriserne 01, 02, 03, 06, 07 og 08 syntes ikke relevant For uklart på meget vigtige områder For uklart på meget vigtige områder OK Ingen kommentarer Ingen relevante kommentarer OK For politiske og ikke direkte nok i dialogen Svar på spørgemøderne ikke fyldestgørende og ikke værdifulde, idet efterfølgende skriftlige svar er gældende OK Der gives ikke hurtige og tydelige svar undervejs, hvilket forsinker kalkulationsprocessen Ikke tilfredsstillende, der er mulighed for subjektivitet i vurderingerne Ikke tilfredsstillende, der synes at være mangel på objektivitet i tildelingen Der synes at være en alt for snæver kreds af personer omkring tildelingen, hvilket kan give den bydende fornemmelsen af vilkårlighed i tildelingen Ved næste udbud anbefales det at VD sætter en af de større rådgivende virksomheder til at assistere ved udbuddet. Det gennemførte udbud bærer præg af mangel på kvalificerede ressourcer. LMK Et firma som vores kan ikke afsætte 2-3 mand eller flere i en måned for at sætte sig ind i krav og vilkår, og efterfølgende regne priser. Det har vi ikke kapacitet til. Derfor måtte vi begrænse os til én entreprise (græsslåning), hvor vi egentlig godt kunne være interesserede i flere entrepriser. Altså, vi måtte af ressourcehensyn begrænse vores deltagelse meget. 32

33 Det var (jf. VD s egne kommentarer) hensigten med opdeling af sagen i de mange entrepriser at skabe øget konkurrencen, og få flere bydende. Jeg tror, at udbudsmaterialets omfang, og de krav til beskrivelse af LEAN, partnering m.v. der blev stillet allerede i tilbudsfasen, ville få mange mindre firmaer til at springe fra. Det var alt for kompliceret og ressource-krævende allerede i tilbudsfasen at skulle beskrive, hvorledes man havde tænkt sig at løse de ting. Det mener jeg også var en ting der ville favorisere store firmaer, der har prøvet LEAN og partnering før. Mindre firmaer kan ikke på den tid, man har til rådighed i tilbudsfasen, kunne sætte sig ind i LEAN m.v. og beskrive noget VD ville kunne bedømme som godt. Yderligere mener jeg, at det meget uigennemskuelige system for tildeling med point for dit og dat, reelt ville give VD mulighed for at vælge lige præcis den entreprenør de helst ville, idet point kunne tildeles på en måde ingen kunne kontrollere/gennemskue. Det alene kunne få mindre firmaer til at fravælge at byde. Nordprofil Økonomisk ville det være svært at få finansieret mange nye lastbiler og afspærringsmateriel (TMA er). Organisatorisk kræver det meget at drive autoværnsentrepriserne på statsvejene. Informationsmøderne/spørgemøderne ved hvert vejcentre lå datomæssigt i konkurrence med hinanden (Det var svært at nå). Kompliceret udbudsmateriale vedrørende tildelingen af entrepriserne, dels med at laveste pris ikke alene er afgørende og dels at man kan være afhængig af resultater og eventuelle rabatter fra andre vejcentre og afhængighed af at hovedentreprenørerne ikke blander sig i fagentrepriserne. Tilbudsliste sammensætningen vedrørende autoværn favoriserer virksomheder der både arbejder med autoværn af stål og beton. Det havde været lettere for de virksomheder som kun arbejder med stål at Vejdirektoratet stillede betonautoværnsmaterialerne til rådighed som en bygherreleverance og kun ønskede pris på arbejdslønnen. Konkurrencemæssige forhold: Hovedentreprenørerne Arkil og NCC har vedrørende autoværnsentrepriserne igennem en lang årrække haft et fast samarbejde med et større dansk firma som er svært at gennemskue, vi tvivler på at NCC og Arkil er interesseret i at andre end deres samarbejdspartere skal vedligeholde autoværnene. Det var godt, at entrepriserne var inddelt i vejcentre i forhold til sidste gang hvor der kun var 3 distrikter, mindre geografiske entrepriser gør det lettere. 33