BESTEMMELSER OM UDBUD OG TILBUD LEVERING OG MONTERING AF VEJ- VISNINGSTAVLER I VESTDANMARK APRIL 2013

Transkript

1 BESTEMMELSER OM UDBUD OG TILBUD LEVERING OG MONTERING AF VEJ- VISNINGSTAVLER I VESTDANMARK APRIL 2013

2 DATO DOKUMENT SAGSBEHANDLER MAIL TELEFON BUT SG BESTEMMELSER OM UDBUD OG TILBUD Udbud af rammeaftaler til levering og montering af vejvisningstavler i Vestdanmark

3 Levering og montering af vejvisningstavler i Vestdanmark Side 2 af 13 BESTEMMELSER OM UDBUD OG TILBUD 1 ORIENTERING 1.1 Alment Bestemmelser om udbud og tilbud (BUT) indeholder orienterende oplysninger om udbuddet og bindende bestemmelser for udbud og tilbud. BUT er gældende frem til indgåelse af rammeaftaler, hvorefter BUT bortfalder. 1.2 Rammeaftale Den udbudte rammeaftale omfatter udskiftninger af skadede og nedslidte Vejvisningstavler samt nye Vejvisningstavler af typerne G, I, J og K samt H41 og H42 i Vestdanmark. Udbuddet indeholder ikke portaler inkl. fundamenter og portaltavler > 22 m2 (vejvisningstavler). Portaler og de nævnte portaltavler udbydes separat. 1 Samtidigt med udbud af 3 rammeaftaler i Vestdanmark udbydes 3 tilsvarende rammeaftaler i Østdanmark. Der agtes tildelt således 3 parallelle rammeaftaler i Øst og 3 parallelle rammeaftaler i Vestdanmark. Rammeaftaler Øst Rammeaftaler Vest RA-OD-1 RA-SD+ND-1 RA-OD-2 RA-SD+ND-2 RA-OD-3 RA-SD+ND-3 Rammeaftalen er et stående tilbud og entreprenørerne er ikke garanteret nogen minimumsomsætning iht. rammeaftalen. Rammeaftalen giver ikke entreprenørerne ret at udføre reparationer som følge af skader, mv. på vejvisningtavler. Rammeaftalen løber i 4 år. Rammeaftalen omfatter ikke løbende drifts- og vedligeholdsarbejder. 1 Disse portaler er konstruktioner, der består af 2 søjler og en bjælke, hvor søjlerne er placeret ved bjælkens ender. Portalerne og de dertilhørende portaltavler (vejvisningstavler) bruges over to eller flere vognbaner.

4 Levering og montering af vejvisningstavler i Vestdanmark Side 3 af Vejdirektoratet Ordregiver er: Vejdirektoratet Niels Juels Gade København K I det følgende benyttes om ordregiver enten betegnelsen Vejdirektoratet, VD eller driftsherren, mens de bydende og den virksomhed, der senere indgås aftale med, benævnes tilbudsgiver, entreprenør eller virksomhed. Vejdirektoratets driftsdivision er organiseret i 3 driftsområder: Norddanmark (ND) Syddanmark (SD) Østdanmark (OD) Denne rammeaftale omfatter Vestdanmark SD og ND. Der udbydes en tilsvarende rammeaftale for Østdanmark OD. Afgræsning af driftsområderne fremgår af SAB-Teknik. Rammeaftalen kan anvendes af både Vejdirektoratets Driftsdivision og Anlægsdivision. 2 BESTEMMELSER OM UDBUD OG TILBUD 2.1 Udbudsform og udbudsbekendtgørelse Rammeaftalen udbydes som offentligt udbud i henhold til EU's udbudsdirektiv som et vareindkøb. Vejdirektoratet har offentliggjort udbudsbekendtgørelse om "Levering og montering af Vejvisningstavler ved fremsendelse til Den Europæiske Unions Tidende den 16. marts Udbudsbekendtgørelsen er ligeledes offentliggjort på Vejdirektoratets leverandørportal: Alt udbudsmateriale er fra den 18. april 2013 tilgængeligt på Vejdirektoratets leverandørportal Tilbudsgrundlag Tilbud afgives på følgende grundlag: Eventuelle rettelsesblade udarbejdet i tilbudsfasen, jf. afsnit 2.3 Tilbudsfasen Disse Bestemmelser om udbud og tilbud (BUT) Rammeaftale (RAM) med de heri anførte dokumenter, SB, SAB-SOS, SAB-Teknik, TABG, mv. 2 Leverandørportal er det samme som betegnelsen køberprofil i udbudsbekendtgørelsen

5 Levering og montering af vejvisningstavler i Vestdanmark Side 4 af 13 Tilbudslisten Tilbudslisten kan down loades både som pdf-fil og som excel-regneark. BUT, bilag 1 kan endvidere downloades som wordfil. 2.3 Tilbudsfasen Alle spørgsmål og henvendelser skal ske skriftligt via til Vejdirektoratet, Søren Gludsted på adressen: sg@vd.dk med kopi til Niels Albrechtsen na@vd.dk og til bygherrerådgiver Mogens Høgsted, mh@viveconsult.dk. Alle henvendelser og spørgsmål (i anonymiseret form) samt svar herpå vil blive lagt på Vejdirektoratets leverandørprofil. Rettelsesblade og meddelelser til de bydende vil blive lagt på leverandørportalen, såfremt spørgsmål eller forholdene i øvrigt giver anledning til ændring eller supplering af udbudsmaterialet. Spørgsmål, der modtages senest 10 arbejdsdage før tilbudsfristens udløb, kan påregnes besvaret senest 6 kalenderdage før tilbudsfristens udløb. Efter denne frist vil spørgsmål blive besvaret, hvis det er muligt at lægge svar på leverandørportalen senest 6 kalenderdage før tilbudsfristens udløb. Spørgsmål, der modtages senere end 6 kalenderdage før tilbudsfristens udløb, vil ikke blive besvaret. Rettelsesblade og meddelelser til de bydende lægges på leverandørportalen senest 6 kalenderdage før tilbudsfristens udløb. Vejdirektoratet forbeholder sig ret til at offentliggøre supplerende meddelelser, der erstatter eller supplerer dele af udbudsmaterialet, indtil 6 kalenderdage før tilbudsfristens udløb. Supplerende meddelelser offentliggøres på Vejdirektoratets eget initiativ eller som følge af afklarende spørgsmål rejst af de bydende. 2.3 Alternative tilbud Der modtages ikke alternative tilbud 2.4 Forbehold Der kan ikke tages forbehold for grundlæggende eller ufravigelige udbudsbetingelser og krav. Tilbud med forbehold over for grundlæggende eller ufravigelige udbudsbetingelser og krav vil blive afvist som ikke konditionsmæssige. I tilfælde af usikkerhed med hensyn til, om et påtænkt forbehold vil medføre afvisning af tilbuddet i henhold til dette punkt, opfordres tilbudsgiver til inden tilbudsafgivelsen at stille afklarende spørgsmål til udbudsmaterialet, jf. afsnit 2.4. Det skal bemærkes, at organisationernes standardforbehold kan indeholde forbehold vedr. prisreguleringer og betaling for vinterforanstaltninger, hvilke forhold er eksempler på ufravigelige udbudsbetingelser og krav. Et tilbud med et sådant forbehold vil blive erklæret ukonditionsmæssigt. Ved forbehold skal tilbudsgiver klart angive, hvad der tages forbehold overfor og anføre, hvilke konkrete formuleringer tilbudsgiver i stedet vil indgå på. Tilbudsgivers forbehold vil blive kapitaliseret af Vejdirektoratet, dog ikke forbehold over for grundlæggende eller ufravigelige udbudsbetingelser og krav, der som anført ovenfor vil medføre forkastelse af tilbuddet. Ved kapitalisering menes, at der vil blive foretaget en saglig/realistisk prissæt-

6 Levering og montering af vejvisningstavler i Vestdanmark Side 5 af 13 ning af forbeholdets betydning, så det sikres, at den pågældende tilbudsgiver ikke opnår en økonomisk fordel ved forbeholdet, og at der således skabes sikkerhed for, at tilbuddet med forbehold bliver sammenligneligt med tilbud, der ikke indeholder forbehold. Såfremt Vejdirektoratet ikke er i stand til at kapitalisere tilbudsgivers forbehold på sikker og saglig vis, er Vejdirektoratet forpligtet til at afvise tilbuddet som ikke-konditionsmæssigt. Såfremt tilbuddet indeholder forbehold eller oplysninger, der strider mod grundlæggende elementer i udbudsmaterialet, vil dette medføre, at tilbuddet afvises af Vejdirektoratet. Ikke-væsentlige forbehold kan afvises eller prissættes. 2.5 Fejl i den udfyldte tilbudsliste Ved forskel mellem tilbudssum anført på tilbudslistens forside og sum af tilbudspriser på delposter vil det være tilbudssummen anført på tilbudslistens forside (Samlet tilbudssum), der er gældende. 2.9 Vedståelse Vedståelsesfristen er 60 arbejdsdage. Dette er en fravigelse fra AB 92, 5, stk BESTEMMELSER OM TILBUD 3.1 Tilbuddets indhold og form Tilbud skal mærkes: Vejdirektoratet, Tilbud på rammeaftale til levering og montering af Vejvisningstavler i Vestdanmark. Alt tilbudsmateriale skal mærkes med tilbudsgivers navn. Tilbuddet skal indeholde: Udfyldt og underskrevet tilbudsliste (underskrift indscannes) med Tro og love-erklæring (tro og love erklæringen er anført på TBL forside, og underskrives ved underskrift af tilbudslisten) Udfyldt skema Bilag 1 til BUT, heri: Oplysninger om tilbudsgivers personlige forhold, jf. afsnit 3.3, Tilbudsgivers personlige forhold Oplysninger om tilbudsgivers organisering, jf. afsnit 3.4 Tilbudsgivers organisering Oplysninger om økonomisk og finansiel kapacitet, samt redegørelse for opfyldelse af mindstekrav, jf. afsnit 3.5 Oplysninger om teknisk kapacitet, samt redegørelse for opfyldelse af mindstekrav jf. afsnit 3.6 Teknisk og faglig formåen Oplysninger iht. afsnit 3.3, 3.4, 3.5 og 3.6 afgives på skemaet vedlagt som bilag 1. Bilag 1 er uploadet i word-format på Vejdirektoratets Leverandørportal. Manglende eller ikke gyldige krævede oplysninger kan medføre udelukkelse. Tilbudsgiverne opfordres derfor til omhyggeligt at sikre sig, at de krævede dokumenter og oplysninger vedlægges og er i orden.

7 Levering og montering af vejvisningstavler i Vestdanmark Side 6 af 13 Tilbud skal være modtaget hos: Vejdirektoratet Niels Juels Gade København K senest den 3. juni 2013, klokken Tilbud skal afleveres enten: på USB stik, CD rom, DVD eller tilbud kan fremsendes: pr. eller uploades i en dropbox, som tilbudsgiver mailer link til. Fremsendes tilbud med post eller med bud som USB stik, CD rom, DVD, skal det være modtaget i receptionen på ovennævnte adresse senest tilbudsdagen kl Ved aflevering pr. bud skal tilbudsgiver sørge for at få kvittering for modtagelsen. Fremsendes tilbud pr. eller hvis tilbud - via en med et adgangslink - uploades i en dropbox, skal være modtaget på adressen: sg@vd.dk med kopi til: na@vd.dk senest tilbudsdagen kl Tilbudsgiver skal anmode om kvittering for modtagelse. Fra kl til kl vil Vejdirektoratet konstatere indkomne tilbud. Åbning af tilbuddene vil ikke ske i overværelse tilbudsgiverne. For alle modtagne tilbud vil tilbudspriser (Samlet tilbudssum) blive offentliggjort på leverandørportalen umiddelbart efter fristen for tilbudsafleveringen. 3.2 Tilbudssprog Tilbud skal afgives på dansk. Følgende dokumenter (filer) kan afgives på dansk, svensk, norsk bokmål eller engelsk: Dokumenter med oplysninger vedr. økonomisk og finansiel formåen Dokumenter med oplysning om teknisk og faglig formåen. 3.3 Tilbudsgivers personlige forhold I BUT, bilag 1 anføres: Kontaktperson vedr. tilbuddet hvortil ordregivers underretning kan sendes om der til tilbuddet er knyttet forbehold (se pkt. 2.4 om konsekvensen af forbehold) Tilbudsgivers organisering, jf. pkt Tilbudsgivers organisering Tilbud kan afgives af: en enkelt virksomhed uden navngivne underentreprenører en enkelt virksomhed med navngivne underentreprenører

8 Levering og montering af vejvisningstavler i Vestdanmark Side 7 af 13 flere virksomheder i forening (konsortium) uden navngivne underentreprenører. flere virksomheder i forening (konsortium) med navngivne underentreprenører. En virksomhed kan indgå i flere konsortier samt være underentreprenør til flere tilbudsgivere. En tilbudsgiver kan, efter tilbuddets afgivelse, og inden kontraktens underskrivelse, efter Vejdirektoratets godkendelse, overdrage kontraktforpligtelsen til et 100 % ejet datterselskab, såfremt dette får tilført egenkapital som krævet under "økonomisk og finansiel formåen" (alternativt en moderselskabshæftelse) samt selv eller med underentreprenører opfylder kravene til "teknisk og faglig formåen". Tilbudsgiver angiver i skemaet i bilag 1, hvorledes tilbudsgiver er organiseret. 3.5 Økonomisk og finansiel formåen Såfremt en tilbudsgiver i relation til vurderingen af økonomisk og finansiel formåen ønsker at basere sig på andre enheders formåen (f.eks. underentreprenører eller andre enheder i koncernen), skal tilbudsgiver godtgøre, at tilbudsgiver fuldt ud kan råde over de ressourcer, der er nødvendige til opfyldelse af rammeaftalen, f.eks. ved at fremlægge erklæring eller anden dokumentation for disse enheders tilsagn om at stille de nødvendige ressourcer til rådighed. Egenkapital Tilbudsgiver vedlægger oplysning om sin egenkapital iht. senest disponible regnskabsår. Tilbudsgivers egenkapital iht. seneste disponible regnskabsår skal mindst have udgjort 2 mio. kr. Omsætning Tilbudsgiver vedlægger oplysning om sin omsætning i hvert af de seneste 3 disponible regnskabsår inden for vejtavlearbejder 3. Tilbudsgivers årlige omsætning skal i mindst et af de tre seneste disponible regnskabsår mindst have udgjort 2 mio. kr. på levering og montering af vejtavler. Tilbudsgiver angiver oplysningerne i skemaet i bilag Teknisk og faglig formåen Tilbudsgiver vedlægger oplysninger om sin tekniske og faglige formåen. Såfremt en tilbudsgiver i relation til vurderingen af teknisk og faglig formåen ønsker at basere sig på andre enheders formåen (f.eks. underentreprenører eller andre enheder i koncernen), skal tilbudsgiver godtgøre, at tilbudsgiver fuldt ud kan råde over de ressourcer, der er nødvendige til opfyldelse af kontrakten, f.eks. ved at fremlægge erklæring eller anden dokumentation for disse enheders tilsagn om at stille de nødvendige ressourcer til rådighed. Referencer Tilbudsgiver skal ved angivelse af referencer dokumentere at have gennemført levering og montering af vejtavler. Opsætning og fjernelse af midlertidige tavler ifm. vejarbejder betragtes ikke som levering og montering af vejtavler. 3 Vejvisningstavler er en delmængde at de foreliggende typer vejtavler, og kravet refererer ikke specifikt til vejvisningstavler

9 Levering og montering af vejvisningstavler i Vestdanmark Side 8 af 13 For hver reference anføres: navn på udførende firma (hovedentreprenør/underentreprenør/konsortiemedlem) navn på ordregiver/kunde arbejdets indhold arbejdets værdi (fx ved entreprisesum opdelt på indhold) sammenlagt og pr. år tidspunkt og sted for udførelsen Mindstekrav til omfang af referencer, som tilbudsgiver har udført inden for de seneste 3 år, er, at summen af relevant omsætning på disse er større end 1,5 gange krav til omsætning i et enkelt år (dvs. 3 mio. kr.). Kvalitetsstyring Tilbudsgiver skal dokumentere at have et indarbejdet kvalitetssikringssystem, som bygger på og opfylder den europæiske standarder DS/EN ISO 9001 eller tilsvarende. Som dokumentation vedlægges certifikat eller Kvalitetssikringsmanual. Dette krav gælder både produktion af Vejvisningstavler og monteringsarbejder på vejene. Uddannelsesmæssige og faglige kvalifikationer Tilbudsgiver skal give oplysning om de uddannelsesmæssige og faglige kvalifikationer hos de medarbejdere, der hos entreprenøren er ansvarlige for udførelsen af vejtavlearbejder. Oplysninger skal anføres i bilag 1. Der anføres oplysninger om medarbejdere til: kvalitetssikring af leverede tavler og på monteringsarbejder entrepriseledelse for monteringsarbejder (min 2 CV ere) specialarbejdere (min. 2 CV ere) Mindstekrav til entrepriseledelse er: Supplerende lederuddannelse ved deltagelse i kurser af minimum samlet 6 dages varighed Mindst 5 års erfaring med entrepriseledelse af montering af vejtavler Vejen som arbejdsplads, trin I og II Mindste krav til specialarbejder: Uddannet eller tillært inden for arbejder med montering af vejtavler Mindst 2 års erfaring med arbejde i marken med montering, mv. af vejtavler Vejen som arbejdsplads, trin I Tilbudsgiver angiver oplysningerne i skemaet i bilag 1. 4 BESTEMMELSER OM TILDELING 4.1 Kontrol for egnethed og konditionsmæssighed Tilbuddene vil blive gennemgået for at konstatere, om den krævede dokumentation foreligger. Tilbuddene vil blive gennemgået for at konstatere, om mindstekrav til egnethed er opfyldt. Tilbuddene vil blive gennemgået for at konstatere, om de er konditionsmæssige.

10 Levering og montering af vejvisningstavler i Vestdanmark Side 9 af 13 Vejdirektoratet vil herudover forbeholde sig ret til at udelukke de tilbudsgivere der er omfattet af "Udbudsdirektivets" artikel 45 stk. 2 vedr. udelukkelse af en økonomisk aktør. 4.2 Tildeling af rammeaftaler Kriterium for tildeling er laveste pris. Efter udløb af stand still-perioden indgås rammeaftaler med op til 3 med tilbudsgivere (såfremt der er afgivet min. 3 konditionsmæssige tilbud fra tilbudsgivere, som opfylder krav til egnethed - økonomisk og finansiel samt teknisk formåen). Rammeaftaler tildeles de 3 tilbudsgivere med laveste, næstlaveste og tredje laveste tilbudssum. 4.3 Tildeling af rekvisitioner Opgaverne vil blive rekvireret enten som enkelttavler eller ved samlet rekvisition af flere tavler. VD vil søge at pulje opgaver, så der opnås de samlet set laveste priser. Generelt gælder, at VD sørger for, at der foreligger et detailprojekt til arbejdets udførelse Detailprojektet kan være baseret på typetegninger eller et individuelt projekt (eller ved flere tavler en kombination). Detailprojektet fastlægger de fysiske mængder (fx m 2 tavleflade). Ved rekvisition af enkelttavler (én tavle) tildeles rekvisition til den rammeaftaleholder, som har laveste samlet pris ved tilbud på rammeaftalen. Prisen er fastlagt ved enhedspriserne i rammeaftalen for det aktuelle tavlejob. VD entreprisestyrer udtrækker det relevante udsnit af TBL på jobbet og påfører fysiske mængder og skønnede mængder til fx regningsarbejde. Prisen indgår i det job VD entreprisestyrer opretter i JobManager. Ved rekvisition af flere tavler tildeles opgaven efter miniudbud blandt de 3 rammeaftaleholdere. Tildelingskriteriet er laveste pris udtrykt som sum af tilbudsliste enhedspriserne i rammeaftalen - for den aktuelle opgave - fratrukket en procentuel rabat ( 0%). Tilbudsgrundlag er ud over detailprojektet (jf. ovenfor) - det relevante udsnit af tilbudslisten med tilbudte priser. Dette udsnit udarbejdes af VD entreprisestyrer med de aktuelle fysiske og skønnede mænger og mailes til rammeaftaleholderne. Den tilbudte rabat reducerer alle de aktuelle tilbudsliste enhedspriser med rabatprocenten. 5. OPLYSNINGER OM SKATTER, MILJØBESKYTTELSE, ARBEJDSMILJØ MV. Oplysning om skatter og afgifter, samt kørsel med udenlandsk registrerede køretøjer: Officielt navn: Skat Adresse: Østbanegade 123, DK 2100 København Ø Telefon: Fax: skat@skat.dk Internetadresse (URL):

11 Levering og montering af vejvisningstavler i Vestdanmark Side 10 af 13 Oplysning om miljøbeskyttelse og arbejdsmiljø: Officielt navn: Miljøstyrelsen Adresse: Strandgade 29, DK 1401 København K Telefon: Fax: mst@mst.dk Internetadresse (URL): Oplysninger om sikkerhed på arbejdspladsen, arbejdsmiljø og arbejdsvilkår: Officielt navn: Arbejdstilsynet Adresse: Landskronagade 33, DK 2100 København Ø Telefon: Fax: at@at.dk Internetadresse (URL): Oplysninger om kørsel med udenlandsk registrerede køretøjer: Officielt navn: Trafikstyrelsen Adresse: Gammel Mønt 4, DK 1117 København K Telefon: INFO@trafikstyrelsen.dk

12 Levering og montering af vejvisningstavler i Vestdanmark Side 11 af 13 TILBUDSOPLYSNINGER BUT-bilag 1 TILBUDSGIVERS PERSONLIGE FORHOLD Tilbudsgiverens personlige forhold (ved konsortier den virksomhed, der med bindende virkning for alle kan tegne ansøger): Tilbudsgivers navn Adresse CVR nummer Telefonnummer Kontaktperson, navn Kontaktperson, adresse TILBUDSGIVERS ORGANISERING Retlig form af tilbudsgiver Tilbudsgiver er en enkelt virksomhed uden navngivne underentreprenører/ underrådgivere Tilbudsgiver er en enkelt virksomhed med navngivne underentreprenører/ underrådgivere Tilbudsgiver er flere virksomheder i forening (konsortium) uden navngivne underentreprenører/ underrådgivere Tilbudsgiver er flere virksomheder i forening (konsortium) med navngivne underentreprenører/ underrådgivere Udfyldes af tilbudsgiver Sæt kryds for gældende Noter Skema I og II skal ikke udfyldes. Skema I skal udfyldes Skema I og II skal udfyldes Tro og love erklæring vedlægges for Tilbudsgiver ifm. underskrift af TBL.

13 Levering og montering af vejvisningstavler i Vestdanmark Side 12 af 13 Skema I - Oplysninger om konsortier og erklæringer fra deltagere i konsortier Virksomhed, der med bindende virkning for alle kan tegne tilbudsgiver: [anfør navn] Navne på samtlige deltagere i konsortiet Vi accepterer gensidig hæftelse for alle deltagere i konsortiet [anfør ja] Skema II Oplysninger om og erklæring fra underentreprenører/underrådgivere Tilbudsgiver erklærer ved udfyldelsen, at de anførte virksomheders tekniske kapacitet står til rådighed Navn på underentreprenører/ underrådgivere Opgaver der udføres: ØKONOMISK OG FINANSIEL FORMÅEN Oplysninger om tilbudsgivers økonomiske og finansielle formåen Omsætning i de seneste 3 regnskabsår. År: År: År: Mio. kr.: Mio. kr.: Mio. kr.: Egenkapital iht. seneste regnskab Mio. kr.:

14 Levering og montering af vejvisningstavler i Vestdanmark Side 13 af 13 TEKNISK FORMÅEN Referencer Referenceprojekt/ sted Udførende firma Ordregiver/ kunde Arbejdets indhold Omsætning I kr. Tidspunkt for udførelse Kvalitetsstyring Følgende er vedlagt: (sæt kryds) Medarbejdere Certifikat: KS manual: Navn Funktion (anfør: Kvalitetsmedarbejder, Entrepriseleder eller Vejtavlefaglig) Uddannelse Beskrivelse af erfaringer med den angivne funktion og med angivelse af samlet tidsperiode

15 Vejdirektoratet har lokalkontorer i Aalborg, Fløng, Middelfart, Næstved og Skanderborg samt hovedkontor i København. Find mere information på vejdirektoratet.dk. VEJDIREKTORATET Niels Juels Gade 13 Postboks København K Telefon vd@vd.dk vejdirektoratet.dk