Udkast til K O N T R A K T. levering og vedligeholdelse og driftsafvikling af [beskrivelse af Systemet og / eller Systemets navn] Mellem

Transkript

1 Udbud af elektronisk omsorgsjournal og sagsbehandlingssystem i Silkeborg Kommune Bilag M Kontraktudkast Kontraktdokument Til tilbudsgiverne: Kontraktudkastet skal ikke udfyldes i forbindelse med tilbudsgivningen Tekst markeret med grønt skal tilpasses i forbindelse med kontraktindgåelsen Udkast til K O N T R A K T om levering og vedligeholdelse og driftsafvikling af [beskrivelse af Systemet og / eller Systemets navn] Mellem Silkeborg Kommune Sundheds og Omsorgsafdelingen Søvej 3, 8600 Silkeborg CVR-nr (i det følgende kaldet Kommunen ) og [navn] [adresse] [CVR-nr] (i det følgende kaldet Leverandøren) er indgået følgende aftale: Laila Sejersen LailaSejersen@silkeborgdk Sundheds- og Omsorgsafdelingen Økonomi, IT og Administration 12/ Søvej Silkeborg Tlf: wwwsilkeborgkommunedk

2 Kontraktdokument B I L A G S F O R T E G N E L S E Bilag 1: Bilag 2: Bilag 3: Bilag 4: Bilag 5: Bilag 6: Bilag 7: Bilag 8: Bilag 9: Bilag 10: Bilag 11: Bilag 12: Bilag 13: Tids-, aktivitets- og betalingsplan Kravspecifikation Etableringsomkostninger Kommunens it-miljø Optioner Løbende ydelser Fejlretning Prøver Licenser Servicemål Samarbejdsorganisation Ændringsprocedure Underleverandører 2

3 Kontraktdokument Præambel Denne aftale er indgået efter afholdt udbud efter udbudsdirektivet (direktiv nr 2004/18/EF af 31 marts 2004) Parterne er enige om i hele forløbet at samarbejde med en positiv, professionel og ansvarlig hol d- ning og yde en særdeles betydelig indsats for at opnå det bedst mulige resultat Parterne skal herunder udvise den fleksibilitet, som må anses for rimelig og sædvanlig ved gennemførelse af tilsvarende it-kontrakter Parterne skal løbende informere hinanden om ethvert forhold, som skønnes at have betydning for gennemførelse af et hensigtsmæssigt kontraktforløb Der etableres en samarbejdsorganisation i overensstemmelse med bilag 11 1 Denne aftale består af 1) dette kontraktdokument, 2) bilag 1 13 til kontraktdokumentet, samt 3) eventuelle tillægsaftaler, jf 41 Kapitel 1 Indledende bestemmelser Aftalegrundlag og definitioner Stk 2 I tilfælde af uoverensstemmelser mellem aftalens dokumenter har dokumenterne forrang i omvendt rækkefølge Stk 3 Bestemmelser i Leverandørens tilbud, tidligere korrespondance mv, som ikke er ge ntaget i denne aftale, kan ikke efterfølgende påberåbes som en del af aftalen eller som fortolkningsgrundlag Leverandørens eventuelle almindelige salgs- og leveringsbetingelser finder ikke anvendelse i forhold til ydelser efter denne aftale Stk 4 I denne aftale skal følgende udtryk forstås således: 1) Arbejdsdag: Mandag til fredag bortset fra helligdage, juleaftensdag, nytårsaftensdag og grundlovsdag 2) Dag: Kalenderdag 3) Kravspecifikation: Den af Kommunen udarbejdede kravspecifikation med indarbejdede ændringer og tilføjelser, der følger af Leverandørens tilbud Fremgår af bilag 2 4) Overtagelsesdag: Den dag, hvor Kommunen godkender overtagelsesprøven for Systemet I forbindelse med efterfølgende ændringer forstås overtagelsesdag som den dag, hvor Kommunen godkender overtagelsesprøven for ændringen Hvis kontrakten omfatter konvertering, omfatter udtrykket tillige den dag, hvor Kommunen godkender konverteringen 3

4 Kontraktdokument 5) Systemet: Hele det it-system, der skal leveres i henhold til nærværende kontrakt, samt de til enhver tid værende ændringer af Systemet, som er foretaget efter overtagelsesdagen i overensstemmelse med denne aftale 6) Aftalt driftstid:[udfyldes i forbindelse med kontraktindgåelsen på baggrund af leverandørens tilbud, jf bilag K, pkt 1] 7) Version: En udgave af Systemet, der indeholder væsentligt ændret funktionalitet Almindeligvis er en ny version kendetegnet ved, at hovednummeret for versionen ændres (feks fra 51 til 60) 8) Release: En mindre opdatering af programmellet, herunder fejlrettelser, som kan være kendetegnet ved, at versionsnummeret for programmellet ændres med en decimal (for eksempelvis fra 50 til 51) Leverandørens leveringsforpligtelser Systemet [og konvertering] 2 Leverandøren skal levere det programmel samt den dokumentation, der er specificeret i bilag 2 Stk 2 Systemet og dets enkelte dele skal besidde de egenskaber og opfylde de krav, der fremgår af nærværende kontrakt, navnlig af bilag 2 Ved ændringer af Systemet foretaget efter overtagelsesdagen, skal bilag 2 opdateres Stk 3 Leverandøren [leverer Systemet / stiller Systemet til rådighed] på den eller de lokaliteter, som fremgår af bilag 2 Stk 4 Leverandøren foretager konvertering af data, jf bilag 2, pkt xx Kommunens it-miljø 3 Det er i bilag 4 specificeret, hvilke krav Leverandøren stiller til Kommunens it-miljø Stk 2 I løsningsforslag i forbindelse med ændringsanmodninger skal Leverandøren beskrive eve n- tuelle ændrede krav til Kommunens it-miljø Stk 3 Såfremt Leverandørens krav til Kommunens it-miljø er opfyldt, skal det programmel og dokumentation, som Leverandøren leverer være tilstrækkeligt til sammen med Kommunens it-miljø at opfylde kravene i nærværende kontrakt Det er en forudsætning herfor, at der ikke i Kommunens it-miljø forekommer fejl, der har betydning for Leverandørens opfyldelse af kravene i nærværende kontrakt Kapitel 2 Implementering 4

5 Kontraktdokument Afklaringsfase [ 4 5 udgår, hvis der ikke skal ske systemskifte] 4 Umiddelbart efter kontraktens indgåelse igangsættes en afklaringsfase, hvor det er formålet at undersøge, om det er hensigtsmæssigt at præcisere eller supplere kravspecifikationen, samt om Kommunens it-miljø lever op til kravene i bilag 4 Der kan dog ikke ske væsentlige ændringer i forhold til de leverancer, som fremgår i udbuddet af Systemet Stk 2 Afklaringsfasen gennemføres som et samarbejde, hvor Leverandøren iværksætter de aktiviteter, der anses nødvendige for at Leverandøren kan opnå en yderligere detaljeret indsigt i Kommunens forretningsgange, behov og it-miljø Samtidig bibringes Kommunen en detaljeret indsigt i Systemets funktioner og muligheder På grundlag heraf skal hver part fremkomme med eventuelle forslag til præciseringer og suppleringer af kravspecifikationen Stk 3 Afklaringsfasen er et kort og intensivt forløb, hvor hver af parterne skal yde en betydelig indsats, herunder deltage i analyser, workshops og demonstrationer Aktiviteterne i afklaringsf a- sen er nærmere beskrevet i bilag 1 Stk 4 I det omfang parterne foreløbig opnår enighed om præciseringer og suppleringer, skal Leverandøren udarbejde udkast herom, og der skal i den forbindelse tages stilling til, i hvilket o m- fang disse præciseringer og suppleringer vil få konsekvens for tidsplan, vederlag til Leverandøren og eventuelle andre vilkår Stk 5 Efter eventuelle nødvendige iterationer og korrektioner forelægger Leverandøren det samlede udkast til tilrettet kravspecifikation med beskrivelse af konsekvenser for Kommunen til godkendelse Kommunen skal herefter inden 10 arbejdsdage skriftligt meddele, om det modtagne kan godkendes Stk 6 Såfremt der ikke opnås enighed om at præcisere eller supplere kravspecifikationen, jf d e- finitionen heraf, gælder denne uændret Udtrædelsesadgang 5 Frem til Kommunens godkendelse efter 4, stk 5, eller til 10 arbejdsdage efter endelig konstatering af, at der ikke kan opnås enighed om at præcisere eller supplere kravspecifikationen, har Kommunen ret til ved skriftlig meddelelse til Leverandøren at udtræde af nærværende kontrakt Stk 2 Ved sådan udtræden bortfalder begge parters forpligtelser til videre opfyldelse af nærværende kontrakt Stk 3 Materiale, så som rapporter, skemaer og diagrammer, samt viden, der er frembragt i afklaringsfasen frem til udtrædelsestidspunktet, kan Kommunen anvende til alternativ opfyldelse af Kommunens behov Retten omfatter dog ikke prototyper eller forretningshemmeligheder, der er relateret til de produkter, der skulle leveres i henhold til kontrakten Stk 4 For udtræden betaler Kommunen et vederlag til Leverandøren Vederlaget er fastsat i bilag 3 5

6 Kontraktdokument Levering Tidsplan og overtagelse 6 Leverandøren skal levere sine ydelser i overensstemmelse med tidsplanen i bilag 1 Stk 2 Levering anses for sket på overtagelsesdagen Stk 3 Leverandøren bærer risikoen for Systemet indtil overtagelsesdagen Stk 4 Ejendomsrettigheder, brugsrettigheder og andre rettigheder overgår på overtagelsesdagen Dog overgår rettighederne på betalingstidspunktet i de tilfælde, som er beskrevet i 9, stk 2 og 3 Stk 5 Ovennævnte bestemmelser gælder tilsvarende ved ændringer af Systemet, som foretages efter overtagelsesdagen Kommunens udskydelsesret 7 Med et skriftligt varsel til Leverandøren på mindst 20 arbejdsdage har Kommunen ret til 3 gange efter drøftelse med Leverandøren at udskyde enhver i tidsplanen fastsat tidsfri st, dog således at Kommunens samlede udskydelser af tidsplanen højest kan udgøre 60 arbejd sdage Stk 2 Såfremt Kommunen udskyder en eller flere tidsfrister, er Leverandøren berettiget til at kræve alle efterfølgende tidsfrister udskudt med et tilsvarende antal arbejdsdage, dog i alle tilfælde mindst 20 arbejdsdage Stk 3 Betalinger udskydes tilsvarende, og der påløber rente efter rentelovens regler i udskyde l- sesperioden Stk 4 I det omfang Leverandøren påføres dokumenterede meromkostninger, skal disse godtgøres af Kommunen Stk 5 Ovennævnte bestemmelser gælder tilsvarende ved ændringer af Systemet, som foretages efter overtagelsesdagen Kommunens deltagelse 8 I bilag 1 er det angivet, i hvilket omfang Kommunen er forpligtet til aktivt at medvirke til Leverandørens opfyldelse af nærværende kontrakt, herunder ved at stille oplysninger til rådighed, at stille medarbejdere til rådighed, at stille lokaler og andre faciliteter til rådighed, at deltage i ove r- tagelsesprøven og afvikle driftsprøven Stk 2 Angivelserne i bilag 1 skal opfattes som estimater for Kommunens medvirken, og der kan under forløbet opstå behov for justeringer heri, både hvad gælder omfang og indhold Ingen af disse justeringer må påføre Kommunen væsentligt forøgede omkostninger Stk 4 Leverandøren skal straks give skriftlig besked til Kommunen, såfremt Kommunen ikke medvirker som aftalt 6

7 Kontraktdokument Afprøvning [Omformuleres, hvis der ikke skal ske systemskifte, således at bestemmelserne kun gælder a f- prøvning af fremtidige ændringer af Systemet] 9 Afprøvning af Systemet sker ved en overtagelsesprøve og en driftsprøve, jf bilag 8 Stk 2 Såfremt Kommunen før overtagelsesprøven tager hele eller dele af Systemet i brug for at løse Kommunens forretningsopgaver, har Leverandøren ret til skriftligt at anmode Kommunen om at ophøre med denne brug Såfremt Kommunen ikke efterkommer anmodningen inden 20 arbejd s- dage, anses de ibrugtagne dele af Systemet for overtaget af Kommunen Stk 3 Såfremt overtagelsesprøven ikke kan bestås i overensstemmelse med tidsplanen i bilag 1 grundet Leverandørens forhold, kan Kommunen vælge at ibrugtage hele eller dele af Systemet fra den oprindeligt aftalte overtagelsesdag Kommunen er i så fald forpligtet til at e rlægge en rimelig del af betalingen, der er knyttet til godkendelsen af overtagelsesprøven i overensstemmelse med betalingsplanen i bilag 1 Kommunens ibrugtagning kan alene ske, såfremt dette ikke medfører hindringer for Leverandørens færdiggørelse af leverancerne og gennemførelse af den aftalt e overtagelsesprøve Optioner til levering til overtagelsesdagen 10 Kommunen kan bestille de i bilag 5 angivne optioner på funktionaliteter mv til levering samtidig med og som en del af Systemet eller i forbindelse med implementeringen af Systemet Kommunens bestillinger skal ske inden for de i samme bilag eventuelle angivne frister herfor S å- fremt Kommunen rettidigt bestiller en af optionerne, bliver det af optionerne omfattede en del af Systemet og skal i øvrigt i enhver henseende behandles, som om det oprindeligt havde indgået i kontrakten som en del af Systemet, herunder med hensyn til afprøvning og aftalt overtagelsesdag, medmindre andet er angivet i bilag 5 Kapitel 3 Senere ændringer 11 I perioden efter afklaringsfasen kan begge parter fremsætte anmodninger om ændringer efter reglerne i bilag 12 Stk 2 Også efter ændringer sker levering på nærværende kontrakts vilkår, medmindre andet er aftalt 12 Kommunen kan bestille de i bilag 5 angivne optioner til levering efter overtagelsesdagen, medmindre andet fremgår af bilag 5 Kommunens bestillinger skal ske inden for de i samme bilag angivne eventuelle frister herfor Stk 2 Leverandøren er herefter forpligtet til at levere de pågældende optioner gennem levering af yderligere ydelser, udstyr, programmel og/eller dokumentation, i overensstemmelse med det i bilag 5 angivne, herunder eventuelle særlige vilkår Forhold, hvorom der ikke er angivelser i bilag 5, 7

8 Kontraktdokument reguleres i overensstemmelse med kontraktens bestemmelser I det omfang der er behov for udarbejdelse af et løsningsforslag, såfremt en option bestilles, sker dette efter 11 og bilag 12 Kapitel 4 Løbende ydelser Vedligeholdelse og support 13 Leverandøren påtager sig fra overtagelsesdagen at forestå vedligeholdelse og support af Systemet og den dokumentation, som er omfattet af denne aftale, med de undtagelser der er specificeret i bilag 6 Det nærmere omfang af vedligeholdelsen og supporten og dennes udførelse fremgår af bilag 6 Dog foretages fejlretning efter reglerne i bilag 7 Stk 2 Parternes eventuelle mulighed for at opsige eller ophæve vedligeholdelses- og supportordningen, uden at opsige eller ophæve de øvrige dele af denne aftale, fremgår af bilag 6 Driftsafvikling og dataansvar 14 [Leverandøren er ansvarlig for driftsafviklingen, jf bilag 6 Driftsafviklingen kan ske ved leverandøren selv eller ved en underleverandør, jf bilag 13 Eller: Driftsafviklingen foretages af Kommunen eller en tredjepart, som Kommunen har indgået aftale med herom] Stk 2 Kommunens eventuelle adgang til at opsige, ophæve eller tilkøbe driftsafvikling via Lev e- randøren, uden at opsige eller ophæve de øvrige dele af denne aftale, fremgår af bilag 6 Brugsret (licenser) 15 Leverandøren stiller Systemet og dokumentationen til rådighed for Kommunen, jf kapitel 7 Kapitel 5 Servicemål 16 I bilag 10 er beskrevet de servicemål, der skal opfyldes Stk 2 Disse servicemål skal være opfyldt fra overtagelsesdagen, med mindre andet fremgår af b i- lag Alle priser er i danske kroner Kapitel 6 Priser, fakturering og betaling Priser Generelt om priser 8

9 Kontraktdokument Stk 2 I priserne er inkluderet told og øvrige afgifter bortset fra moms Ved ændring af danske a f- gifter skal priserne reguleres med den økonomiske nettokonsekvens heraf, således at Leverandøren stilles uændret Stk 3 Priserne er faste, medmindre andet er angivet Stk 4 I priserne er inkluderet forsikring indtil overtagelsesdagen, for udstyr dog kun indtil insta l- lationsdagen Stk 5 I priserne er inkluderet transport, jf dog eventuelt bilag 5 Stk 6 Alle priser efter denne aftale reguleres hvert år pr 1 januar på grundlag af udviklingen i nettoprisindekset fra november til november Således sker reguleringen pr 1 januar 2014 på grundlag af udviklingen fra november 2012 til november 2013 Reguleringen sker dog første gang pr 1 januar 2015 med udviklingen i nettoprisindekset fra [den måned, kontrakten træder i kraft] ([indeks]) til november 2014 Stk 7 Med nettoprisindekset menes det af Danmarks Statistik offentliggjorte nettoprisindeks, jf lovbekendtgørelse nr 76 af 3 februar 1999 Ophører beregningen af nettoprisindekset, skal reg u- lering foretages på baggrund af et andet indeks, der svarer dertil Etableringsomkostninger 18 Etableringsomkostningerne er specificeret i bilag 3 Stk 2 Der skal laves tillæg til bilag 3 ved ændringer af Systemet, som foretages efter overtagelsesdagen, såfremt der er etableringsomkostninger forbundet med disse Løbende ydelser 19 Priser for løbende ydelser (vedligeholdelse, support, brugsrettigheder og eventuel driftsafvikling) er specificeret i bilag 6 Stk 2 Ved efterfølgende ændringer, som har konsekvenser for de løbende ydelser, revideres bilag 6 Optioner 20 Priser på optioner, herunder tilkøbsydelser, til levering i forbindelse med levering og implementeringen af Systemet eller efterfølgende er specificeret i bilag 5 Fakturerings- og betalingsbetingelser 21 Leverandøren kan fakturere etableringsomkostningerne i overensstemmelse med betalingsplanen i bilag 1 under forudsætning af, at Leverandøren på faktureringstidspunktet har udført alt, hvad Leverandøren i henhold til tidsplanen i bilag 1 skal have udført på dette tidspunkt Stk 2 Leverandøren kan fakturere for de løbende ydelser som angivet i bilag 6 9

10 Kontraktdokument Stk 3 Leverandøren kan fakturere køb af optioner på leveringsdagen / overtagelsesdagen for di s- se optioner Stk 4 Leverandøren kan fakturere vederlag for udarbejdelse af løsningsforslag, der ikke accepteres af Kommunen, når Kommunen har afvist løsningsforslaget Stk 5 Fakturaer skal indeholde oplysninger om - leverandørens navn - periode - vores reference/anmelder af fejl - beskrivelse af opgaven/job - antal konsulenttimer, hvis ikke fast aftalt beløb - EAN nummer Stk 6 Betaling skal ske senest 30 dage efter modtagelse af fyldestgørende e-faktura efter lovgivningen herom Kapitel 7 Rettigheder mv Rettigheder (licenser) til Systemet og dokumentationen 22 Kommunen erhverver alene en brugsret til Systemet og dokumentationen Dette gælder såvel standardprodukter som tilretninger, specialudviklinger og lignende De nærmere vilkår for brugsretten fremgår af bilag 9 Stk 2 Brugsretten er [udfyldes i forbindelse med kontraktindgåelse] Stk 3 Kommunen får tilsvarende brugsret til enhver ændring, herunder opdatering, af Systemet og dokumentationen, der leveres under nærværende kontrakt, feks som led i vedligeholdelse s- ordningen Tredjemands rettigheder 23 Leverandøren indestår for, at det leverede ikke krænker andres rettigheder, herunder patenter eller ophavsrettigheder Stk 2 Indeståelsen forudsætter, at Kommunen straks giver Leverandøren skriftlig meddelelse, når Kommunen bliver opmærksom på eventuelle rettighedskrænkelser, og at Kommunen bistår Lev e- randøren under sagen i fornødent omfang Ændringer uden Leverandørens samtykke 24 Såfremt Kommunen uden Leverandørens samtykke udfører ændringer i Systemet eller foretager ændringer i it-miljøet i strid med kravene i bilag 4, og dette øver betydende indflydelse på Systemets rette funktioner, er Leverandøren berettiget til for fremtiden at kræve sig fritaget for 10

11 Kontraktdokument enhver forpligtelse i relation til det leverede, herunder afhjælpning af mangler og udførelse af anden vedligeholdelse, i den udstrækning det er rimeligt begrundet Genskaber Kommunen den oprindelige situation, genopstår Leverandørens forpligtelser Stk 2 Leverandøren er berettiget til at kontrollere, at den oprindelige situation er genskabt samt til at kræve rimelig betaling herfor opgjort efter medgået tid Stk 3 Leverandøren giver på forhånd samtykke til, at Kommunen og/eller dennes driftsoperatør udfører sædvanlig vedligeholdelse og drift, forudsat der ikke herved foretages indgreb i strid med bilag 9 Rettigheder til data 25 Kommunen er dataansvarlig for alle data i Systemet, som hidrører fra Kommunen Kommunen er ansvarlig for om nødvendigt at foretage anmeldelse til Datatilsynet Data tilhører Kommunen, og Kommunen er til enhver tid berettiget til at få adgang til disse data Kapitel 8 Misligholdelse Leverandørens misligholdelse Forsinkelse 26 Såfremt den aftalte overtagelsesdag overskrides som følge af forhold, som Leverandøren hæfter for, betaler Leverandøren en dagbod Boden beregnes pr arbejdsdag af systemvederlaget [Hvis tilbudsgiver ikke opkræver systemvederlag, men alene tilknyttede ydelser og løbende ydelser, beregnes dagbodsbeløbet i stedet af summen af de tilknyttede ydelser samt de løbende ydelser i 2 år] Boden udgør 0,25 % pr arbejdsdag Stk 2 Såfremt driftsprøven ikke er afsluttet med det aftalte resultat inden for den i bilag 8 herfor fastsatte frist som følge af forhold, som Leverandøren hæfter for, svares bod for hver arbejdsdag derudover efter samme retningslinjer som ved overskridelse af overtagelsesdagen Stk 3 Alle dagbodsbeløb for forsinkelse kan dog tilsammen ikke overstige 10 % af systemvederlaget [Hvis tilbudsgiver ikke opkræver systemvederlag, men alene tilknyttede ydelser og løbende ydelser, beregnes dagbodsbeløbet i stedet af summen af de tilknyttede ydelser samt de løbende ydelser i 2 år] Påløbet dagbod betales ugevis efter forsinkelsens opståen efter skriftligt krav fra Kommunen Har Leverandøren ikke senest 12 måneder efter den aftalte overtagelsesdag modtaget skriftligt påkrav fra Kommunen, bortfalder Kommunens ret til boden Stk 4 Bestemmelserne gælder tilsvarende ved forsinkelse af ændringer af Systemet efter overt a- gelsesdagen 27 Ud over 26 gælder dansk rets almindelige regler om beføjelser i anledning af forsinket eller udeblevet levering, jf dog 35 (force majeure) Det anses altid for væsentlig misligholdelse, der berettiger Kommunen til straks at hæve kontrakten helt eller delvis efter Kommunens valg, så- 11

12 Kontraktdokument fremt den aftalte overtagelsesdag eller fristen for afslutning af driftsprøven overskrides med mere end 40 arbejdsdage Stk 2 Reglerne i 32 om gennemførelse af ophævelse finder anvendelse Mangler 28 En mangel ved det leverede foreligger, såfremt det ikke opfylder de af Leverandøren givne garantier, eller det i øvrigt ikke er eller fungerer, som Kommunen med føje kunne forvente på grundlag af indholdet af nærværende kontrakt Afhjælpning 29 Leverandøren foretager afhjælpning af mangler ved Systemet (fejlretning) i overensstemmelse med bilag 7 Reduktion af vederlag for løbende ydelser / løbende licensafgifter 30 For hver påbegyndt procentpoint, som driftseffektiviteten ligger under det aftalte i en mål e- periode, reduceres vederlaget for de løbende ydelser i måleperioden med 10 % Måling og beregning reguleres af bilag 10 Vederlaget kan ikke blive negativt Reduktionen udelukker forholdsmæssigt afslag i vederlaget Såfremt samme forhold medfører såvel reduktion i vederlag som dagbod for forsinket afslutning af driftsprøven, skal Kommunen alene godskrives det største af disse to beløb Forholdsmæssigt afslag 31 Dansk rets almindelige regler om forholdsmæssigt afslag finder anvendelse Ophævelse 32 Kommunen kan alene hæve kontrakten, såfremt der konstateres væsentlige mangler, og såfremt manglerne ikke inden for rimelig tid er afhjulpet, jf bilag 6 Kommunen er berettiget til at begrænse ophævelsen til en del af kontrakten Stk 2 Ved ophævelse skal Leverandøren straks tilbagebetale de af Kommunen indbetalte etableringsomkostninger uden fradrag for værdinedgang eller almindelig brug [Hvis kommunen forestår driftsafviklingen:] Kommunen skal tilbagelevere de dele af Systemet, der omfattes af ophævelsen, i den stand, hvori det findes hos Kommunen Leverandøren skal varetage demontering Stk 3 Kommunen er dog berettiget til at benytte dele af Systemet, indtil alternative delsystemer kan anskaffes I så fald tilbagebetales de af Kommunen indbetalte beløb for det som omfattes af ophævelsen først, når tilbagelevering finder sted For perioden fra ophævel se og indtil tilbagelevering betaler Kommunen et rimeligt vederlag for den nytte som Kommunen har haft Stk 4 For den del af Systemet, der omfattes af ophævelsen, bortfalder aftale om vedligeholdelse ved tilbagelevering Stk 5 En eventuel ophævelse af vedligeholdelses- og supportordningen eller driftsafviklingen uden at ophæve de øvrige dele af denne aftale reguleres af i bilag 6 12

13 Kontraktdokument Kommunens misligholdelse 33 Såfremt Kommunen misligholder sine betalingsforpligtelser i henhold til nærværende kontrakt, er Leverandøren berettiget til rente i overensstemmelse med rentelovens regler Stk 2 Leverandøren er endvidere berettiget til at ophæve nærværende kontrakt, såfremt Leverandøren overfor Kommunen skriftligt har afgivet påkrav om, dels at Kommunen på nærmere specificeret måde har misligholdt sine betalingsforpligtelser, dels at manglende betaling inden 40 a r- bejdsdage vil medføre, at kontrakten ophæves, og såfremt Kommunen ikke har opfyldt sine betalingsforpligtelser inden fristens udløb Stk 3 Såfremt en eller flere tidsfrister i tidsplanen overskrides som følge af Kommunens forhold, reduceres Kommunens udskydelsesadgang tilsvarende Stk 4 Såfremt Kommunen ikke yder den i bilag 1 beskrevne medvirken til projektet, og dette medfører forsinkelse af en eller flere tidsfrister i tidsplanen, jf bilag 1, skal Leverandøren have ret til en saglig begrundet udskydelse af sine tidsfrister samt renter af eventuelle udskudte betali nger Stk 5 Kommunen godtgør løbende Leverandørens dokumenterede meromkostninger forårsaget af Kommunens manglende medvirken Erstatning og forsikring 34 Parterne er erstatningspligtige efter dansk rets almindelige regler For forhold, der udløser betaling af bod, kan erstatning kun kræves, i det omfang Kommunen dokumenterer et tab ud over bodsbeløbet Erstatning og eventuelt bodsbeløb tilsammen er dog under alle omstændigheder b e- grænset til systemvederlaget [Hvis tilbudsgiver ikke opkræver systemvederlag, men alene tilknyttede ydelser og løbende ydelser, beregnes dagbodsbeløbet i stedet af summen af de tilknyttede ydelser samt de løbende ydelser i 2 år] Stk 2 Parterne er ikke i noget tilfælde ansvarlig for driftstab, følgeskader eller andet indirekte tab Tab af data anses for indirekte tab Køb af ydelser ved tredjemand betragtes som direkte tab, hvis der er tale om ydelser, som Kommunen køber som en umiddelbar følge af, at Leverandøren ikke opfylder sine forpligtelser i overensstemmelse denne kontrakt, og ydelserne har væsentlig b e- tydning for Kommunen Stk 3 Foranstående begrænsninger gælder kun, såfremt tabet ikke kan henføres til grov uag t- somhed eller forsætlige forhold hos den skadevoldende part Stk 4 Såfremt Systemet er omfattet af produktansvarsloven, så følger Leverandørens produktansvar dansk rets almindelige regler Leverandøren er i så fald forpligtet til at opretholde produktansvarsforsikring i 5 år efter overtagelsesdagen Ansvaret for tingsskade er beløbsmæssigt begræ n- set til kr 5 millioner pr skadestilfælde For de dele af Systemet, for hvilke der er tegnet vedligeholdelsesaftale, opretholdes produktansvarsforsikringen i hele vedligeholdelsesperioden Stk 5 Leverandøren er derudover forpligtet til at have sædvanlig erhvervsansvarsforsikring, som kan dække eventuelt erstatningsansvar efter denne aftale Forsikringen skal løbe, indtil Systemet 13

14 Kontraktdokument er implementeret, og hvis kontrakten omfatter vedligeholdelse, support og / eller driftsafvikling indtil leveringen af disse ydelser ophører efter aftalen Force majeure 35 Hverken Leverandøren eller Kommunen skal i henhold til nærværende kontrakt anses for erstatningsansvarlig over for den anden part, for så vidt angår forhold, der ligger udenfor partens kontrol, og som parten ikke ved kontraktens underskrift burde have taget i betragtning (herunder strejker) og ej heller burde have undgået eller overvundet Forhold hos en underleverandør anses kun for force majeure, såfremt der for underleverandøren foreligger en hindring, der omfattes af l punktum, og som Leverandøren ikke burde have undgået eller overvundet Stk 2 Force majeure ved forsinkelse kan højst gøres gældende med det antal arbejdsdage, som force majeure situationen varer Såfremt en tidsfrist for Leverandøren udskydes på grund af force majeure, udskydes de betalinger, der knytter sig dertil, tilsvarende Stk 3 Force majeure kan kun påberåbes, såfremt den pågældende part har givet skriftlig medd e- lelse herom til den anden part senest 5 arbejdsdage efter, at force majeure er indtrådt Stk 4 Den part, der ikke er ramt af force majeure situationen, er berettiget til at annullere kontrakten, såfremt den aftalte overtagelsesdag overskrides med 60 arbejdsdage som følge af force majeure I tilfælde af sådan annullation tilbageleverer begge parter snarest muligt, hvad de har modtaget fra den anden part, og der består derefter ingen yderligere krav mellem parterne Tvistigheder 36 Nærværende kontrakt er undergivet dansk ret Stk 2 Såfremt der opstår en uoverensstemmelse mellem parterne i forbindelse med nærværende kontrakt, skal parterne med en positiv, samarbejdende og ansvarlig holdning søge at indlede fo r- handlinger med henblik på at løse tvisten Om nødvendigt skal forhandlingerne søges løftet op på højt plan i parternes organisationer Stk 3 Hvis uoverensstemmelsen vedrører, hvorvidt kravene til servicemål er opfyldt i en bestemt periode, og uoverensstemmelse ikke kan afklares, jf stk 2, kan hver af parterne anmode Dansk IT om at udmelde en uvildig sagkyndig, der da afgør dette spørgsmål og størrelsen af afvigelserne endeligt og bindende for begge parter Den sagkyndige træffer afgørelse om fordelingen af sit h o- norar på parterne under hensyntagen til afgørelsens udfald Stk 4 I andre tilfælde end de i stk 3 nævnte, og hvor det ikke er muligt at løse uoverensste m- melsen, jf stk 2, skal tvisten søges løst ved mediation i overensstemmelse med Danske ITadvokaters (DITA) mediationsprocedure (wwwdanske-it-advokaterdk) Stk 5 Mediation indledes ved, at en af parterne sender et skriftligt påkrav om mediation til den anden part med kopi til DITA Mediator skal udpeges af DITA senest 8 (otte) arbejdsdage efter D I- TAs modtagelse af påkravet om mediation En part er uberettiget til at søge tvisten løst retslig før parterne har søgt tvisten løst ved mediation Som minimum har en part pligt til at deltage i det første møde, som mediator indkalder til En part er dog berettiget til at indlede retssag, såfremt en udsættelse deraf kan føre til retsfortabelse, feks på grund af forældelse 14

15 Kontraktdokument Stk 6 Når det i stk 5 beskrevne har været forsøgt, er hver af parterne berettiget til at kræve uoverensstemmelsen afgjort endeligt ved de ordinære domstoles mellemkomst, idet parterne er enige om, at Viborg Byret skal være værneting i første instans Kapitel 9 Afsluttende bestemmelser Tavshedspligt mv 37 Kommunens medarbejdere er undergivet tavshedspligt efter forvaltningsloven og straffeloven, og Kommunen er undergivet reglerne om aktindsigt i offentlighedsloven Ved anmodninger om aktindsigt i denne aftale vil Kommunen være opmærksom på, om der i aftalen indgår oplysninger, som er undtaget fra aktindsigt, herunder forretningshemmeligheder Kommunen kontakter om fornødent Leverandøren for at afklare dette, inden der gives aktindsigt Stk 2 Leverandøren skal iagttage tavshed i sædvanligt omfang for forhold, som ikke er alment kendte Kommunen kan i fornødent omfang pålægge Leverandøren tavshedspligt efter forval t- ningsloven Kommunen vil endvidere om fornødent indgå databehandleraftale, VPN-aftale eller lign med Leverandøren, såfremt Leverandøren via denne aftale bliver bekendt med fortrolige personoplysninger Stk 3 Leverandøren må medtage Kommunen på sin referenceliste, men må derudover ikke bruge Kommunens navn i markedsføringsøjemed Stk 4 Kommunen offentliggør denne kontrakts indgåelse på kommunens hjemmeside Endvidere sker der offentliggørelse efter udbudsdirektivets regler herom Overdragelse 38 Kommunen har ret til at overdrage sine rettigheder og forpligtelser efter nærværende ko n- trakt til en anden offentlig institution, når de opgaver, som Kommunen hidtil har varetaget, overgår til denne anden institution, uanset hvad der måtte fremgå af bilag 9 Stk 2 Leverandøren kan ikke uden Kommunens skriftlige samtykke overdrage sine rettigheder og forpligtelser ifølge nærværende kontrakt til tredjemand Kommunen kan ikke nægte sådant samtykke uden saglig grund Benyttelse af underleverandører 39 Leverandøren benytter sig på tidspunktet for kontraktens indgåelse[ikke af underleverandører] eller: [af de underleverandører, som fremgår af bilag 13] Stk 2 Ønsker leverandøren at benytte [yderligere eller andre] underleverandører, kræver det kommunens forudgående, skriftlige samtykke Kommunen kan ikke nægte samtykke uden saglig grund Stk 3 Leverandøren har samme ansvar efter denne aftale, uanset om der benyttes underleverandører Leverandører indestår for, at underleverandører lever op til alle krav i denne aftale 15

16 Kontraktdokument Stk 4 Forholdet mellem Leverandøren og underleverandører er Kommunen uvedkommende Kommunen fraskriver sig ved afgivelse af samtykke til brug af underleverandører ikke retten til ti l- bageholdelse af eller modregning i forfaldent vederlag i tilfælde af leverandørens mangelfulde opfyldelse af kontrakten Al betaling, kontakt mv sker til Leverandøren Forbehold 40 Nærværende kontrakt er kun bindende for Kommunen under forudsætning af, at der opnås fornøden bevillingsmæssig hjemmel Fornøden bevillingsmæssig hjemmel skal være opnået senest på det i bilag 1 angivne tidspunkt, ellers er Leverandøren fritstillet Tillægsaftaler 41 Eventuelle tillægsaftaler indgås skriftligt og underskrives af begge parter Det skal fremgå af tillægsaftalerne, at de er et tillæg til denne aftale 42 Aftalen træder i kraft ved indgåelsen Ikrafttræden og varighed Stk 2 Aftalen løber indtil [1 januar 2019] Kommunen kan forlænge aftalen på samme vilkår i år Kommunens ønske om forlængelse i en 1 årig periode skal meddeles senest 3 måneder i n- den, perioden påbegyndes Stk 3 Kommunen er berettiget til at få udleveret alle data i Systemet ved kontraktens ophør, jf bilag 2, pkt XX Dette skal ske [vederlagsfrit, hvis leverandøren ikke i forbindelse med tilbudsgiveren har angivet, at dette koster noget Ellers henvises til den pris, som tilbudsgiveren har o p- lyst] Således indgået Underskrifter For Leverandøren: (sted) (dato) (underskrift) For Silkeborg Kommune: (sted) 16

17 Kontraktdokument (dato) (underskrift) 17

18 Kontraktbilag 1 Implementering BILAG 1 IMPLEMENTERING I henhold til kontraktdokumentets 6, 8, 21, 40 og kap 8 aftales følgende: [Skemaerne udfyldes i forbindelse med kontraktindgåelsen på baggrund af tilbudsgivers tilbud] Tidsplan Aktiviteter i forbindelse med kontraktens gennemførelse 1 Hvor en aktivitet gennemføres over en periode, anføres periodens start og sluttidspunkt i k o- lonnen Tidsangivelse Stk 2 Nedennævnte aktiviteter iværksættes af den anførte initiativtager for den pågældende a k- tivitet I det omfang at der er angivet flere initiativtagere, er det den førstnævnte, der er den primære initiativtager "K" = Kommune; "L" = Leverandør [Her indsættes skema fra tilbudsgiver tilbud, jf bilag E, pkt 1] Ændring af tidsplanen 2 Ændring af tidsplanen kan kun ske efter behandling og godkendelse i henhold til bilag 11, eller ved Kommunens udskydelse af en tidsfrist i medfør af kontraktdokumentets 7 Ved eventuelle ændringer af tidsplanen udarbejdes en ny tidsplan eller tillæg dertil til erstatning af det, der ændres [ 3 4 udgår, hvis der ikke skal ske systemskifte] Afklaringsfasen Afklaringsfasens formål 3 Afklaringsfasens formål er i overensstemmelse med kontraktdokumentets 4 at undersøge, om det er hensigtsmæssigt at præcisere eller supplere kravspecifikationen, samt om Kommunens it-miljø lever op til kravene i bilag 4 Afklaringsfasens indhold 4 Hvor en aktivitet gennemføres over en periode, anføres periodens start og sluttidspunkt i k o- lonnen Tidsangivelse Stk 2 Nedennævnte aktiviteter iværksættes af den anførte initiativtager for den pågældende a k- tivitet I det omfang der er angivet flere initiativtagere, er det den førstnævnte, der er den prim æ- re initiativtager [Her indsættes skema fra tilbudsgiver tilbud, jf bilag E, pkt 2] 18

19 Kontraktbilag 1 Implementering Kommunens deltagelse Generelt om Kommunens deltagelse 5 Uanset Leverandøren er ansvarlig for gennemførelsen af en aktivitet, er det inden for ra m- merne af det i kontraktdokumentets 8 og nærværende bilag anførte en forudsætning for gennemførelsen, at Kommunen medvirker aktivt dertil Stk 2 Kommunen skal i den forbindelse sørge for, at de nødvendige ressourcer med den aftalte kompetence samt de fysiske forhold beskrevet nedenfor vil være til rådighed og opfyldt i forbinde l- se med kontraktdokumentets gennemførelse Kommunens projektleder 6 Kommunens projektleder skal i implementeringsforløbet anvende ca [udfyldes ved kontraktindgåelsen i overensstemmelse med tilbudsgiverens tilbud] % af sin almindelige arbejdstid til gennemførelse af aftalen Hvis der er perioder, hvor det er nødvendigt, at Kommunens projektleder deltager i videre omfang end nævnt, skal Leverandøren orientere Kommunen derom i god tid fo r- inden Stk 2 Andre centrale personer, som Kommunen skal stille til rådighed i forbindelse med aftalens gennemførelse, fremgår af nedenstående oversigt [Her indsættes skema fra tilbudsgiver tilbud, jf bilag E, pkt 3] Stk 3 Herudover må Kommunen påregne, at andre personer i organisationen skal frigøres for d e- res sædvanlige arbejde i det omfang dette er nødvendigt for projektets gennemførelse, eksempe l- vis i forbindelse med gennemførelse af prøver, som nærmere angivet i 7 nedenfor Ressourcekrævende aktiviteter 7 En oversigt over ressourcekrævende aktiviteter fremgår nedenfor [Her indsættes skema fra tilbudsgiver tilbud, jf bilag E, pkt 3] Fysiske forhold 8 I Kommunens almindelige arbejdstid gives Leverandøren fysisk adgang til Kommunens lokaler, udstyr og systemer i det omfang, at det er nødvendigt for kontraktens gennemførelse, og forudsat Kommunens til enhver tid værende sikkerhedsforskrifter overholdes Stk 2 Kommunen stiller i sædvanligt omfang kontorfaciliteter til rådighed for Leverandørens pe r- sonale i forbindelse med udførelse af arbejde hos Kommunen Stk 3 Såfremt Systemet forudsætter særlige krav til de fysiske forhold, herunder indretning af lokaler, el, temperatur/udluftning, kommunikationsfaciliteter mv, er sådanne krav angivet nede n- for [Her indsættes skema fra tilbudsgiver tilbud, jf bilag E, pkt 3] 19

20 Kontraktbilag 1 Implementering Manglende medvirken 9 Hvis Kommunen ikke yder den ovenfor beskrevne medvirken, skal Leverandøren straks gøre Kommunens projektleder opmærksom på dette Hvis Kommunen herefter fortsat ikke deltager som forudsat, skal Leverandøren skriftligt orientere styregruppen derom Kontinuitet i projektledelsen 10 Ingen af parterne kan frem til driftsprøvens godkendelse uden den anden parts samtykke udskifte sin projektleder, medmindre udskiftningen skyldes projektlederens personlige forhold, herunder ophør af ansættelsesforhold, eller lignende omstændigheder Den nye projektleder skal mindst have samme kvalifikationer samlet set 20

21 Kontraktbilag 2 - Kravspecifikation BILAG 2 KRAVSPECIFIKATION I henhold til kontraktdokumentets 2 aftales følgende: [Udfyldes ved kontraktindgåelse med en systembeskrivelse, som udarbejdes ud fra kravspecifikat i- onerne, tilbudsgiverens tilbud og evt supplerende beskrivelser af systemet] 21

22 Kontraktbilag 3 Etableringsomkostninger BILAG 3 ETABLERINGSOMKOSTNINGER I henhold til kontraktdokumentets 18 og 21 aftales følgende: Etableringsomkostninger 1 Med etableringsomkostninger sigtes til det samlede beløb, som Leverandøren opkræver i forbindelse med leveringen og implementeringen af Systemet, herunder systemvederlag (opstartsbetaling for Systemet og dokumentationen) samt tilknyttede ydelser Stk 2 Etableringsomkostningerne omfatter ikke løbende ydelser, jf bilag 6 Etableringsomkostninger omfatter endvidere ikke optioner, uanset om de måtte være bestilt til levering i forbi ndelse med implementeringen Stk 3 De enkelte ydelser samt priserne derfor kan være nærmere specificeret i underbilag til dette bilag 3, som benævnes bilag 31, 32 osv 2 Etableringsomkostninger udgør: [Her indsættes skema fra tilbudsgiver tilbud, jf bilag C, pkt 1] Fakturering af de samlede etableringsomkostninger 3 Leverandøren er berettiget til at fakturere Kommunen for de samlede etableringsomkostninger således: [Her indsættes skema fra tilbudsgiver tilbud, jf bilag C, pkt 1] 4 Udgår Garanti Vederlag ved udtræden [Bestemmelsen udgår, hvis der ikke skal ske systemskifte] 5 Ved udtræden, jf kontraktdokumentets 5, stk 4, betaler kommunen [udfyldes ved kontraktindgåelsen på baggrund af tilbudsgivers tilbud] kr Efterfølgende ændringer 6 Ved aftaler om ændring af Systemet (optioner, jf bilag 5, eller andre ændringer) efter overtagelsesdagen, til hvilke der er etableringsomkostninger forbundet, udarbejdes underbilag til dette bilag med et indhold, som svarer til dette bilag 22

23 Kontraktbilag 3 Etableringsomkostninger Stk 2 Underbilagene benævnes bilag 31 (for Ændringsaftale nr 1), 32 (for Ændringsaftale nr 2) osv I disse bilag fremgår i forhold til de pågældende ændringer de samme oplysninger, som i ø v- rigt fremgår af dette bilag 3 Eventuelle nærmere specifikationer af prisen for en ændring indgår som underbilag, som benævnes bilag 311, 312, 321, 322 osv 23

24 Kontraktbilag 4 Krav til kommunes it-miljø BILAG 4 KOMMUNENS IT-MILJØ I henhold til kontraktdokumentets 3 aftales følgende: 1 Kommunens it-miljø ved kontraktindgåelsen Organisering IT-Centret er organisatorisk placeret i Økonomi- og IT staben Centeret er opdelt i et supportteam og et drifts- og udviklingsteam Leder af centeret er IT-chef Henrik Willumsen Kontorplatform, ESDH, fagsystemer øvrige systemer Nedenstående oplistning af systemer giver et overblik over Silkeborg Kommunes valg af de forskellige platforme Som udgangspunkt vil dette billede være uændret i forhold til systemer, men versionsskift kan forekomme inden driftsstart Kontorplatform: Microsoft Office 2010 E-post/kalender: Microsoft Outlook Internetløsning: Sitecore fra Display Intranet-løsning: IntraNote Antivirus: MS Forefront Økonomisystem: Prisme Løn- Personale- og Vagtplansystem: SD Debitorsystem: Prisme ESDH: Er under udbud og der forventes afgørelse i uge 25 Operativsystem: Windows 7 Server platform Der anvendes i dag 180 servere i den centrale serverpark Den centrale serverpark består primært af virtuelle servere og enkelte fysiske servere Derudover drifter vi et SAN på 20 Tera med inhouse backup Vi har 3270 Hosting Vi har Exchange som mail-server Vi har fravalgt clusterløsninger Vi foretrækker, at arbejde med Microsoft og Oracle databaser 24

25 Kontraktbilag 4 Krav til kommunes it-miljø Arbejdsstationer De PC'ere der er på Silkeborg Kommunes netværk er af forskellig størrelse og styrke De ældste der er i drift er: Stationær PC: Hovedparten af de stationære Pc-er er HP DC7900 med 3 GB Ram Bærbare PC ere: Hovedparten er Lenovo T420s 2 Leverandørens krav til Kommunens it-miljø [Udfyldes i forbindelse med kontraktindgåelsen i overensstemmelse med tilbudsgiverens tilbud, jf bilag F] 25

26 Kontraktbilag 5 Optioner BILAG 5 OPTIONER I henhold til kontraktdokumentets 11, 20 og 22, stk 3, aftales følgende: [Skemaerne udfyldes i forbindelse med kontraktindgåelsen i overensstemmelse med tilbudsgiverens tilbud] Optioner på ydelser (tilkøbsydelser) 1 Kommunen kan købe følgende tilkøbsydelser: Ydelser Pris / rabat Evt beskrivelse, bestillingsfrister, betingelser eller bemærkninger Herunder frister for bestilling til levering i forbindelse med levering og implementering af Systemet Teknisk konsulent [beløb] kr pr time Projektleder [beløb] kr pr time Tillæg for teknisk konsulent [beløb] kr eller projektleder, som efter Kommunens anmodning udføres på ikke-arbejdsdage, eller på arbejdsdage mellem kl 1600 og 830 Rabat ved køb af 50 timer [procentsats] % Rabat ved køb af 100 timer [procentsats] % Undervisning af 5 systemadministratorer + 24 timer = 3 [beløb] kr pr kursus arbejdsdage Undervisning af superbrugere [beløb] kr pr kursus 40 brugere + 16 timer = 2 arbejdsdage Undervisning af almindelige brugere i alt 2955 brugere + 8 timer = 1 arbejdsdag Rabat ved afholdelse af flere kurser på samme dag Transporttid Transportomkostninger [beløb] kr pr kursus [procentsats] % [procentsats] % af timepris for den pågældende medarbejder [feks statens høje sats] 26

27 Kontraktbilag 5 Optioner 27

28 Kontraktbilag 6 Løbende ydelser BILAG 6 LØBENDE YDELSER I henhold til kontraktdokumentets 19 og 21 aftales følgende: [Udfyldes i forbindelse med kontraktindgåelse på baggrund af leverandørens tilbud] Løbende ydelser efter denne aftale 1 Leverandøren leverer følgende løbende ydelser efter denne aftale: 1) Vedligeholdelse af a Systemet b Dokumentation 2) Support 3) Driftsafvikling 4) Brugsrettigheder Generelt om vedligeholdelse Omfanget af vedligeholdelsen 2 Leverandøren forestår vedligeholdelsen fra overtagelsesdagen med de nedenfor anførte undtagelser Forholdet til tredjemand 3 Såfremt Kommunen som følge af krav fra underleverandører skal underskrive ved ligeholdelsesbetingelser direkte over for disse, skal der i alle forhold mellem Leverandøren og Kommunen ses bort fra disse vedligeholdelsesbetingelser i det omfang, bestemmelserne ikke er sammenfa l- dende med bestemmelserne i dette bilag Leverandøren skal således også skadesløsholde Kommunen for eventuelle krav fra underleverandører, der støttes på de nævnte vedligeholdelsesbetinge l- ser, og som ikke påhviler Kommunen efter nærværende kontrakt Udførelse af vedligeholdelse 4 Vedligeholdelse af Systemet skal udføres af kvalificeret personale, der har kendskab til Systemet, og i overensstemmelse med god it-skik Stk 2 Vedligeholdelsesarbejder skal planlægges og udføres, så de er til mindst gene for Komm u- nen Kommunen kan kræve, at vedligeholdelsesarbejder finder sted uden for den aftalte driftstid Kommunen betaler i overensstemmelse med bilag 5 et ekstra vederlag derfor, uanset årsagen til vedligeholdelsesarbejdet 28

29 Kontraktbilag 6 Løbende ydelser Stk 3 I tilfælde af vedligeholdelsesarbejder, der udføres på Leverandørens initiativ, og i de tilfælde, hvor det ikke på forhånd er fastlagt, hvornår Leverandøren skal udføre vedligeholdelse i he n- hold til dette bilag, skal Kommunen i videst muligt omfang varsles derom mindst [udfyldes i forbindelse med kontraktindgåelsen efter forhandling mellem parterne] dage i forvejen Ifald vedligeholdelsesarbejder nødvendiggør en hel eller delvis afbrydelse af Systemet, skal Leverandøren in d- hente Kommunens tilladelse dertil, forinden afbrydelse finder sted Stk 4 Nægter Kommunen at tillade en hel eller delvis afbrydelse af Systemet straks efter Leverandørens anmodning derom, er dette at betragte som en af Kommunen anmodet udskydelse af det pågældende vedligeholdelsesarbejde Ifald den udskudte vedligeholdelse er årsag til en forri n- gelse af opfyldelsen af servicemålene, jf bilag 10, eller i øvrigt aftalte krav, er Leverandøren ikke ansvarlig derfor i den periode, som vedligeholdelsen udskydes Stk 5 I det omfang driftsafviklingen sker på Kommunens servere forudsætter vedligeholdelse via fjernadgang, at der indgås en VPN-aftale mellem parterne Vedligeholdelse af Systemet Indholdet af vedligeholdelsen 5 Vedligeholdelse af Systemet omfatter: 1) Lovvedligeholdelse: Løbende ændringer forårsaget af ændret lovgivning, afgørelser mv, herunder ekstraordinær lovvedligeholdelse som følge af større reformer 2) Udvikling: Løbende udvikling og ændring af Systemets funktionalitet og / eller grænsefl a- der, så effektiviteten og kvaliteten i Kommunens opgaveløsning forbedres 3) Forebyggende vedligeholdelse: Løbende tilpasning af Systemet for at udgå eller minimere risikoen for mangler eller konsekvenser af mangler og / eller for at sikre at Systemet fortsat kan leveres i henhold til servicemålene Herunder tilretning eller omlægning af funkti o- nalitet til nye software- eller hardwareplatforme eller versioner heraf 4) Fejlretning: Teknisk og funktionel afhjælpning af mangler, som er fejlmeldt af Kommunen eller andre brugere af Systemet Stk 2 Fejlretning reguleres af bilag 7, bortset fra prisen, som er omfattet af prisen for vedligeholdelse i øvrig, jf 18 Vedligeholdelsesydelser Vedligeholdelsesbeskrivelse 6 Leverandørens vedligeholdelse af leverandørudviklet programmel og tredjepartsprogrammel omfatter de nedenfor nævnte ydelser [Her indsættes skema fra tilbudsgivers tilbud, jf bilag H, pkt 2] Stk 2 I det omfang vedligeholdelsen omfatter forskellige typer programmel, udarbejdes der en vedligeholdelsesbeskrivelse for hver type 29

30 Kontraktbilag 6 Løbende ydelser Stk 3 Systemtilretning som følge af ændring af lovgivningen sker inden for [her angives tidshorisont, jf tilbudsgiver tilbud, jf bilag H, pkt 2] Forebyggende vedligeholdelse 7 Leverandøren er berettiget til at udføre op til [udfyldes i forbindelse med kontraktindgåelsen efter forhandling] timers forebyggende vedligeholdelse pr kvartal for at undgå eller minimere risikoen for mangler eller konsekvenser af mangler Leverandøren er efter nærmere aftale med Ko m- munen berettiget til for egen regning at installere og afinstallere relevant diagnosticeringspr o- grammel på Systemet til brug derfor Versioner og releases 8 Leverandøren leverer nye versioner og releases af henholdsvis tredjepartsprogrammel og l e- verandørudviklet programmel så snart og i det omfang, at sådant programmel er frigivet til distr i- bution i Danmark, forudsat programmellet er omfattet af nærværende vedligeholdelsesordning, jf 6 Stk 2 Leverandøren orienterer uden ugrundet ophold Kommunen om nye versioner og releases, herunder om væsentlige ændringer i forhold til tidligere versioner og releases, nå r sådanne foreligger Stk 3 Installation af nye releases og versioner må ikke fjerne/forstyrre udførte tilpasningers funktionalitet Forholdet til servicemålene 9 Så længe Systemet eller dokumentationen er omfattet af den i dette bilag beskrevne vedligeholdelsesordning, garanterer Leverandøren, at de i dette og bilag 11 anførte krav og servicemål for Systemet opretholdes Hvis dele af denne vedligeholdelsesordning opsiges, bortfalder Leverand ø- rens indeståelse for opretholdelse af krav og servicemål i det omfang, at det er sagligt begrundet Stk 2 I tilfælde af manglende overholdelse af krav eller servicemål forholdes der som fastsat i bilag 10 Stk 3 Opfyldelse af krav og servicemål i henhold til denne aftale forudsætter, at Kommunen maksimalt er [ ] udgaver bagud i forhold til senest frigivne version og [ ] udgaver bagud i forhold til senest frigivne release af det programmel, som vedligeholdelsen omfatter Uanset førnævnte skal krav og servicemål dog opfyldes, så længe den af Kommunen benyttede version eller release er modtaget af Kommunen indenfor de seneste [ ] år [Parenteserne udfyldes i forbindelse med kontraktindgåelsen på baggrund af tilbudsgiverens tilbud] Vedligeholdelse af dokumentation Vedligeholdelsesydelser 30