Randers Kommune havde indkaldt til styringsdialogmøde den 7. oktober 2014 med følgende dagsorden:

Transkript

1 Referat Forvaltning: Forvaltningen Miljø og Teknik Møde vedr.: Referat af styringsdialogmøde 7. oktober 2014 Mødested: Laksetorvet, E.2.72 Mødedato: Sendes til: RandersBolig, Gitte Vesti og Stine Serup Deltagere: RandersBolig: kontorchef Dennis Larsen, forvaltningskonsulent Mai Ligaard Bestyrelsesmedlemmer: Jan Guldman, Mogens Vive, Thorkild Westergaard Andersen Randers Kommune: sekretariatschef Gitte Vesti, jurist Stine Serup, sektionsleder Søren Fonseca, jurist Inge Qvortrup, fuldmægtig Lone Annette Topping. Randers Kommune havde indkaldt til styringsdialogmøde den 7. oktober 2014 med følgende dagsorden: 1. Præsentation af deltagerne 2. Forløbet og forventningerne til styringsdialogen 3. Administrationsselskabets økonomi, herunder a. Gennemgang af regnskab b. Udviklingen i økonomien i 2014, budgetopfølgning c. Opfølgning på genopretning af økonomien d. Status på løbende retssager 4. RandersBolig og boligorganisationerne a. Forvaltningsrevision b. Status på administration af boligforeninger med økonomiske udfordringer c. Samarbejdet generelt med boligorganisationerne 5. Boligorganisationernes økonomi a. Budgetopfølgning - planmæssigt i forhold til aftalte strategi b. Udfordringer i forhold til boligforeningerne - lejeledighed 6. Boligsocial opdatering, herunder drøftelse af boligkonference Eventuelt. Punkt 2, Forløbet og forventninger: Forløbet er, at Tilsynet efter dialogmødet udarbejder referat, som sendes til boligorganisationen til kommentering, inden det endelige referat uploades på Almenstyringsdialog og kommunens hjemmeside, som påkrævet i loven. Kommunen forventer et fortsat godt samarbejde mellem administrationsselskabet og tilsynet. Punkt 3, Administrationsselskabets økonomi: A) Der har i regnskabsåret været et overskud på kr. Hertil kommer overført indskudskapital fra Randersegnens Boligforening på kr., og der har dermed været en tilgang til arbejdskapi-

2 talen på i alt kr. Af årsager til fremgangen peges på: a. Mødeudgifter er reduceret med ca kr. b. Personaleudgifter er reduceret med knapt kr. c. Ekstern bistand er reduceret med knap kr. d. Administrationsbidraget er væsentlig højere end antaget på grund af administrationsbidrag fra afdelingerne under Randersegnens Boligforening. Dette var ikke medtaget i budgettet. Selv uden sidstnævnte boligforening, ville resultatet dog have været positivt. Afskrivninger er mindre end budgetteret på grund af et mindre behov for afskrivninger på driftsmateriel. Der er afskrevet på IT fuldt ud, og der er afskrevet på administrationsbygningen, hvilket tilsynet finder positivt. Egenkapitalen er fortsat negativ med knap 5 mio. kr., men den er dog forbedret markant i forhold til året før, hvor den var negativ med knap 7,5 mio. kr. Afskrivninger er nu generelt mere retvisende. Dog er administrationsbygningen fortsat bogført til en værdi af tkr. Administrationsbygningen er i 2013 vurderet til 13 mio. kr. Der vil i årene fremover ske afskrivning i samme størrelsesorden som indeværende regnskabsår. Revisionspåtegningen er uden forbehold, men dog med en generel supplerende oplysning om ikke reviderede budgettal. Der er en væsentligt forbedret økonomistyring, men dog fortsat for svag intern kontrol i forbindelse med regnskabsafslutning. Der arbejdes med sidstnævnte, blandt andet ved at opdatere forretningsgange. Omkonteringer giver problemer på grund af tidspresset. Der sker p.t. en omorganisering, og der har været en udskiftning af personale. Vedrørende debitorer på ca. 920 tkr., hvoraf tilgodehavende moms udgør ca. 685 tkr., så vender RandersBolig tilbage med en status for denne post. Forventet tilbagebetaling af tålmodig lånekapital, aftales denne endeligt inden 31. december Der lægges en afviklingsplan for gælden. Det forventes at tilbagebetaling af den tålmodige lånekapital kan ske i løbet af 4 år. Der afvikles p.t. 3 mio. kr. om året. Der forventes en yderligere afvikling på 2,5 mio. kr. primo januar 2015 til Randers Boligforening af Herefter afvikles banklånet forud for lånekapitalen grundet de dyre renter. Det forventes at gælden på de 15 mio. kr. samt banklånet er afviklet om fire år. Endelig godkendelse af afviklingsplan forventes at ske på bestyrelsesmøde i marts Man har indregnet indtægterne fra Randersegnens Boligforenings afdelinger beliggende i Randers i budgettet og hermed i gældsafviklingsplanen. I november/december måned skal situationen vedrørende Randersegnens Boligforenings afdelingers fremtid behandles politisk. Der arbejdes fortsat med oprydning, men specialistfunktionerne kan nednormeres på de mere komplicerede sager.

3 B) Der forventes en positiv likviditet på 2,5 mio. kr., og ved årets udgang forventes en kassebeholdning på ca. 10 mio. kr. til nedbringelse af gæld til Randers Boligforening af 1940 samt banklån. C) Vedrørende udviklingen i økonomien, ligger man foran planen. Administrationsbygningen er p.t. fuldt udlejet, og indtægten herfor, der hidtil har været ca kr., forventes at stige til ca kr. årligt. D) Status på løbende retssager, der involverer RandersBolig, er, at der er forventes at blive indgået forlig i sagen mod Randersegnens Boligforening under konkurs, hvis forsikringsselskaberne vil være med hertil. Det forventes, at man ved forlig lander væsentligt lavere end 10 mio. kr. RandersBolig arbejder fortsat intenst på en forligsløsning. Punkt 4, RandersBolig og boligorganisationerne: A) Randers Bolig fremlagde Plan for Forvaltningsrevision i RandersBolig 2014, og nye fokuspunkter er: at beboernes rettigheder sikres, at trufne beslutninger i såvel afdelinger som boligorganisationer udføres, at beboerdemokratiet understøttes på faglig og saglig vis i alle beslutningsprocesser. Derudover foretages periodiske markvandringer med henblik på en langsigtet planlægning af renoveringer og udbedringer. Der har været en positiv feedback fra beboerdemokratiet. Der er en god kommunikation, tilfredshed og forståelse, også for begrænsningerne og prioriteringerne. Der er fra kommunens side et ønske om at overveje at friholde nogle af lejemålene fra renovering i forbindelse med renoveringsprojekter, således at lejen kan holdes lav. Kommunen oplever et stort behov for små billige boliger til anvisning. Det er dog sværere for boligforeningerne at udleje sådanne lejemål, så det er en balancegang. Der arbejdes på at forbedre dialogen og afstemme behovene mellem Randers Kommune som anvisningsberettiget og boligorganisationerne som udlejer. B) Status på administration af boligforeninger: dette er grebet forskelligt an i boligforeningerne. Generelt set er renoveringer suspenderet kollektivt. I stedet udfærdiges et overblik over renoveringsbehov ud fra byggetekniske behov. Der er til afdelingsmøderne generelt oplyst om, at man prioriterer de mest presserende renovationsopgaver. Forståelsen herfor er stor i afdelingsbestyrelserne, men det

4 er svært at videreformidle til de øvrige beboere. I Møllevænget Storgården er der fuld opbakning til tilbageholdenheden i forhold til renovering m.m. Det er et problem med lånehjemtagelse fra realkreditforeninger (en trend på landsplan), hvilket forsinker igangsættelsen af renoveringsprojekter. RandersBolig meddeler, at en mellemfinansiering via bankerne kan komme på tale. Tilsynet gjorde opmærksom på, at det er dyrere finansiering, og at man i så fald skal være sikker på, at projektet og huslejen kan bære dette. Udgangspunktet må være at prøve at få realkreditbelåning. C) Samarbejdet, generelt med boligorganisationerne vurderes positivt. Der arbejdes på, at de stiftende generalforsamlinger i boligorganisationerne afholdes samtidigt, så der kan lægges en samlet strategi for alle. Driftskontorerne fungerer rigtigt godt. Disse bemandes/drives fra et ejendomscenter, hvor der også er ansat kontorpersonale til det administrative, hvilket giver visse stordriftsfordele. Et ejendomscenter er opstartet, og endnu et er i opstartsfasen. Totalbesparelsen på sigt anslås til 1,6 mio. kr. Der er fælles tiltag om nedbringelse af energiforbruget på op til anslået 20 procent. Installation af nye målere kan tidligere afdække fejl, og der kan ske en regulering af a conto betalinger. Punkt 5, Boligorganisationernes økonomi: A) Budgetopfølgningerne er ikke iværksat fuldt ud med et halvårligt regnskab. I stedet er der opfølgning ved grundigt konti udtræk og et regnskabsestimat. Dette skal henses til, at et fuldt halvårligt regnskab ville være meget ressourcekrævende med det nuværende antal afdelinger. Der er sket konvertering til DAB s system med kontoplaner, så det er teknisk muligt at udarbejde halvårsregnskaber. Man forventer opstart af et pilotprojekt, formentligt med Møllevænget Storgården, men ikke i det førstkommende år. Målet er at tilbyde alle boligorganisationerne, at der udarbejdes et halvårligt regnskab. Ved at slå afdelingerne sammen kan der også opnås stordriftsfordele. Som det er i dag ligger regnskabsårets afslutning for alle boligorganisationerne den 30. september. En spredning af disse ville ligeledes kunne lette arbejdsbyrden med udarbejdelse af halvårsregnskaber. I praksis sker budgetopfølgningerne ved en overvågning af driftskonti og det løbende ressourcetræk. Her indikeres potentielle problemområder, og det giver et rimeligt overblik over det forventede resultat i forhold til budget. B) Der er ingen problemer i forhold til lejeledighed. Kun enkelte lejemål kan være svære at udleje, enten grundet lejemålets utidssvarende stand eller en dyr husleje. Møllevænget Storgården har ca. 3-4 ledige lejemål lige nu, og det samme gør sig gældende for Randersegnens Bolig forening af 1940 (4-5 boliger). I Fælleskontorets regi er der ikke strukturelle tomgangsboliger. Lejeledigheden er dermed meget lav, og ligger under landsgennemsnittet ifølge Landsbyggefondens tal.

5 Der er positiv fremgang i dispositionsfonden på grund af et højt udlejningsniveau. Gitte Vesti påpegede, at en af udfordringerne ved boligerne på Fabersvej er, at de er for dyre i forhold til deres udformning, også ifølge Dennis Kristensen. Det er dyrt for Randers Kommune at betale for tomgangsleje til lejemålene, og løsningen med indsættelse af kommunens kvoteflygtninge er ikke en langtidsholdbar løsning. Der efterspørges en styrket dialog for en langsigtet løsning på Fabersvej. Punkt 6, Boligsocial styringsdialog: Gitte Vesti orienterede om indsatser og initiativer indenfor det boligsociale område, som har fundet sted siden styringsdialogmøderne i Det vedlagte notat blev gennemgået. Vedrørende huslejenedsættelse har forvaltningen og boligorganisationerne fået politisk opbakning og ros for den indgåede aftale for ungdomsboligerne i Stemannsgade og Adelgade. I forhold til tomgangsleje påpegede Gitte, at der har været et godt samarbejde mellem kommunen og Dennis Christensen, DAB, hvilket har resulteret i et kompromis omkring betaling af tomgangsleje for perioden 1. juli 2010 til 30. april Endvidere er der blevet aftalt en fremtidig procedure for tomgangsleje. Gitte orienterede om den kommende boligstrategi. Styregruppen for boligstrategien har nedsat en arbejdsgruppe bestående af repræsentanter fra forskellige afdelinger i kommunen og repræsentanter fra boligorganisationerne og Bysekretariatet. Kommunen ansættelser en ny boligsocial medarbejder pr. 1. januar 2015, der forankres i Socialafdelingen. Medarbejderen skal arbejde tæt med kommunens samarbejdspartnere som Fogedretten, boligorganisationerne, driftskontorer mv. omkring forebyggelse af udsættelser og øvrige udfordringer på boligområdet. Det blev fastslået, at kommunen har optimeret indsatsen med forebyggelse af udsættelser, idet Randers retskreds rangerer højest på statistikken over effektive udsættelser i Danmark. Opgørelsen for første halvår af 2014 viser, at 34,7 % af de varslede udsættelser i Randers retskreds ender med en effektiv udsættelse, hvilket er en stigning i forhold til det samlede tal for 2013, der udgjorde 29,3 %. Dennis Larsen fortalte, at RandersBolig ligeledes ansætter en ny medarbejder, der bl.a. skal fungere som gældsrådgiver. Medarbejderen forankres i Bysekretariatet i Nordbyen. Dennis Larsen fastslog, at RandersBolig ligeledes har optimeret arbejdet med forebyggelse af udsættelser. RandersBolig ønsker at indgå i et tættere samarbejde med kommunen omkring udsættelser. Afholdelse af en boligkonference i 2015 blev drøftet. Dennis Larsen påpegede, at RandersBoligs lokaler kan anvendes til boligkonferencen. Det blev foreslået, at bosætningsudvikling, herunder fremtidens boligbehov i Randers, kunne være emner for næste års konference. I den forbindelse blev muligheden for at friholde enkelte lejemål for renovering drøftet. Som opfølgning på dette års konference blev det aftalt, at der udarbejdes et nyhedsbrev, som opfølgning på konferencen. Nyhedsbrevet forventes udsendt til deltagerne ultimo 2014.

6 Punkt 7, Eventuelt: Randers Kommune henstiller til, at samarbejdssaftalen mellem DAB og RandersBolig ikke opsiges uden forudgående dialog med Randers Kommune. RandersBolig forsikrede, at Randers Kommune i så fald ville blive inddraget. Kommunens indsigelse vedrørende ændring af vedtægter er taget til efterretning, og de gamle vedtægter består. Randers Kommune orienterede om budgetforliget, og at byrådet forventes at vedtage boligstrategien Byen til vandet, hvilket blandt andet betyder et ønske om ca. 500 nye boliger i bymidten, hvoraf et ikke defineret antal boliger kan være almene boliger. Udover nybyggeri kan der være tale om ombygninger af eksisterende erhvervsejendomme. RandersBolig er interesserede i at deltage på lige fod med de andre boligorganisationer. Der er i kommunens budget forlig afsat 9 mio. kr. årligt til almene boliger mod hidtidigt 8 mio. kr. I budgetforliget er der også en målsætning om færdiggørelse af Thors Bakke. RandersBolig oplyste, at der arbejdes med momsproblematikken, men at det nu er taget op i BL, så vilkårene kan gøres ens for alle boligorganisationer. En afklaring heraf kan betyde en yderligere forbedret økonomi.