Kommunal høring af kravmateriale for Kommunerne Ydelsessystem. Kære høringskoordinator (projektleder)

Størrelse: px

Starte visningen fra side:

Download "Kommunal høring af kravmateriale for Kommunerne Ydelsessystem. Kære høringskoordinator (projektleder)"

Thea Ida Holm
7 år siden
Visninger:

1 Kommunal høring af materiale for Kommunerne Ydelsessystem Kære høringskoordinator (projektleder) I dette notat skitserer vi det arbejde, du er blevet udpeget som ansvarlig for at koordinere i forbindelse med høringsprocessen af KY's specifikation i din kommune i perioden 15. maj til 4. juni Jeg håber, det vil være en god hjælp til din planlægning af processen. Da selve høringsperioden kun varer tre uger, bør du allerede nu orientere og reservere tid hos de personer i din kommune, der skal involveres i processen. Det kan du læse mere om i notatet her. Review af hele materialet er en stor proces, som de største kommuner opfordres til at gå ind i. Mindre kommuner opfordres til som minimum at deltage i reviewet af de funktionelle og desuden gerne reviewe mindst ét af specialområderne (gerne hvis en kommune har særlige interesser, erfaringer eller kompetencer på netop dette område). På netværksmøderne den 14. maj i Vejle og den 15. maj i København gennemgår og udleverer vi en drejebog for høringsprocessen, hvori du vil kunne genkende dele af dette notat. Er du ikke allerede tilmeldt et af møderne sammen med din ydelseschef og eventuelt en kollega, der har viden om KMD Aktivs systemmæssige opsætning eller anvendelse, vil jeg bede dig gøre det snarest. Se invitationen på KOMBITs hjemmeside her. Venlig hilsen Mikael Skilbreid Projektleder Kommunernes Ydelsessystem 1

2 1. Overordnet proces for den kommunale høring: 1. Frem til 15. maj: Hver kommune udpeger en såkaldt høringsansvarlig eller "projektleder", der skal være tovholder på høringsprocessen i kommunen i høringsperioden. Som høringsansvarlig laver du forhåndsaftaler med relevante fagpersoner i kommunen (se afsnit 3) om, hvem der skal inddrages i de respektive kapitler i specifikationen. 2. I høringsperioden, der varer i 3 uger (15/5-4/6 2013), driver den høringsansvarlige høringsprocessen i egen kommune og forbereder indsamling af høringssvar og én samlet tilbagemelding til KOMBIT senest den 4. juni. 3. KY-projektet udarbejder et elektronisk skema, som høringssvarene skal indtastes i. Dette får I sammen med materialet i forbindelse med møderne. Læs mere om tilbagemeldingen af jeres høringssvar i afsnit Den 10. juni afholder vi to korte feedback-møder, hvor vi fremlægger de indkomne høringssvar, og hvor du på din kommunes vegne har mulighed for at knytte uddybende kommentarer til jeres indsendte høringssvar. Møderne bliver holdt i Østjylland kl og på Sjælland kl Invitation og adresse udsendes senere. 2. Hvad kan I som kommune afgive høringssvar på? Da kommunerne er forskellige i størrelse, kompetencer og ressourcer, vil der være forskel på om I vælger at give høringssvar på hele KY- specifikationen eller vælger nogle særlige fokusområder. I kan eksempelvis kommentere på: Manglende indhold Overflødigt/irrelevant indhold Uforståeligt indhold Modstrid med eller faresignaler i forhold til kommunal praksis Strukturelle mangler 3. Forslag til review-personer i kommunerne KY's udbudsmateriale består af to hoveddele en specifikation og en række øvrige bilag. Det er specifikationen, herunder relaterede underbilag, der er i høring. Materialet omhandler alle aspekter af løsningen, hvilket betyder, at materialet bør blive reviewet af folk med forskellig baggrund, faglig viden og interesser. Nedenfor finder du et forslag til, hvem du som projektleder kan inddrage i høringsprocessen. 2

3 Relevante reviewere ude i kommunerne kan være: Kommende brugere: Herunder eksempelvis sagsbehandlere og teamleder, der typisk (men ikke nødvendigvis) bruger KMD aktiv i dag og i fremtiden vil bruge KY-løsningen. Reviewerne bør have god faglig indsigt i kommunens nuværende brug af KMD Aktiv og behovene. Fagchefer: Herunder eksempelvis ydelseschefer og lignende. specialister: Herunder it-projektledere, systemejere, digitaliseringskonsulenter, itchefer, jurister, arkitekter og lignende, der arbejder med implementering og drift af it-systemer i kommunen. Reviewerne bør være godt inde i, hvordan kommunen arbejder med implementering og drift af nye løsninger og de udfordringer, der er i dette arbejde. Det er også en fordel (men ikke et ) hvis reviewerne tidligere har deltaget i udarbejdelse af specifikationer eller i brug af kontrakter/specifikationer i forbindelse med leverandørstyring. 4. Oversigt over specifikationen Til brug for planlægningen af arbejdet er her en oversigt over, hvilke kapitler de enkelte reviewere med fordel kan have særligt fokus på. Kapitelnummerering i det endelige reviewmaterialet kan afvige fra oversigten. KY specifikation Kapitel Beskrivelse Reviewer Note 1. Indledning Indledende afsnit Alle reviewere De fire indledende afsnit bør læses af alle reviewere, da 2. Baggrund, Indledende afsnit de giver en vigtig formål og baggrundsforståelse for succeskriterier projektet og løsningen. 3. Introduktion til Indledende afsnit områdets processer, begreber og aktører 4. Funktionelle Krav til hvad løsningen skal kunne, herunder til selvbetjening Kommende brugere og fagchefer 5. Ikke-funktionelle Afsnit om arkitektur Arkitekturprincipper og om itarkitektur især arkitekter Brugervenlighed og look & feel Krav til brugervenlighed Alle I afsnittet er der af både brugsmæssig og teknisk 3

4 karakter. Lovmæssige Integrationer Krav til overholdelse af lovgivning Krav til integrationer til øvrige løsninger især jurister specialister Sikkerhed og logning Bitemporalitet Krav til sikkerhed, brugerstyring og logning Krav til anvendelse af historiske versioner af løsningen, og dermed mulighed for at anvende et historisk lovgrundlag især sikkerhedsledere, brugeradministratorer og itarkitekter/teknikere specialister 5. Forslag og ideer til jeres lokale reviewproces i kommunen De forskellige reviewere skal ikke nødvendigvis inddrages i læsning og feedback på materialet på samme måde. I afsnittene nedenfor følger ideer til, hvordan de enkelte reviews kan gribes an. Review af de funktionelle foretages fx af gruppen af fagfolk: Kapitlet består af både prosatekst om kommunernes behov, ønsker og. Alle dele bør blive reviewet. En proces omkring de funktionelle kan fx se sådan ud: Som KY-kontaktperson finder du 5-10 fagfolk, der repræsenterer forskellige fagområder i din kommune. Du sender specifikationen til disse medarbejdere med henblik på at læse kapitel 1-4. Du indkalder til en heldagsworkshop. o Du indleder workshoppen med at fortælle om formålet med høringen, og kort introducere KY. o Størstedelen af workshoppen foregår ved at gennemgå afsnit for afsnit i kapitel 4 og i fællesskab blive enige om, hvilke kommentarer, I vil give til hvert afsnit. Det er en fordel at sætte en projektor til pc en, så alle kan følge med i materialet og kommentarerne. o Under hele workshoppen er det vigtigt at holde fokus på de kritiske punkter hvad der virkelig betyder noget for jer som kommune - så det ikke kommer til at handle om småfejl og detaljer. 4

5 Når du er klar med kommunens høringssvar for samtlige områder ad specifikationen, din Review af de ikke-funktionelle foretages fx af gruppen af specialister: Kapitlet består af både prosatekst om og til it-arkitektur, sikkerhed, lovgivning m.m. Det er formentlig folk med forskellig funktion og baggrund, der skal reviewe disse afsnit. En proces omkring de ikke-funktionelle kan fx se sådan ud: Som projektleder finder du de personer i din kommune, der kan lave et kvalificeret review af hvert emne. Du sender specifikationen til disse medarbejdere med henblik på at læse de relevante kapitler. Hver enkelt reviewer gennemgår de relevante dele og skriver kommentarer i dokumentet. Når du er klar med kommunens høringssvar for samtlige områder af specifikationen, din Samlet review af alt materialet foretages af fx af gruppen af it-generalister: Det vil være en fordel, hvis en eller flere har mulighed for at reviewe hele materialet i sammenhæng, og det kan fx ske af medarbejdere med it-generalistbaggrund. Som projektleder finder du en eller flere personer i din kommune, der har en tilstrækkelig bred baggrund til at kunne læse og reviewe specifikationen i sammenhæng. Du sender specifikationen til disse medarbejdere med henblik på at læse hele specifikationen. Du indkalder til en halvdags workshop, hvor I samler op på de generelle kommentarer og evt. dykker ned i specifikke afsnit, hvis I finder noget, der er problematisk. Når du er klar med kommunens høringssvar for samtlige områder ad specifikationen, din 6. Aflevering af jeres høringssvar til KOMBIT Høringssvaret afgives elektronisk til KOMBIT senest den 4. juni Høringssvaret skal gives ved at udfylde det elektroniske skema, du modtager fra KOMBIT den i forbindelse med netværksmøderne den 14./15. maj sammen med specifikationsdokumentet. Som projektleder skal du samle alle høringssvar fra processen og indtaste dem samlet i skemaet, så KOMBIT får én tilbagemelding fra hver kommune. Det elektroniske skema vil følge specifikationens opbygning i kapitler og afsnit. 5

Relaterede dokumenter

Kommunernes Ydelsessystem: Vejledning i kommunal høring af kravmateriale, maj 2013

Kommunernes Ydelsessystem: Vejledning i kommunal høring af kravmateriale, maj 2013 Drejebogen kommer med input, ideer og forslag til, hvordan kommunerne kan gribe en lokal høringsproces an med indsamling