Vedr.: Vejledning til efond. Sagsbehandler: Dorthe Vejen Hansen Hvordan fungerer det internetbaserede ansøgningssystem efond?

Transkript

1 D E T H U M A N I S T I S K E F A K U L T E T K Ø B E N H A V N S U N I V E R S I T E T S A G S N O T A T Vedr.: Vejledning til efond Sagsbehandler: Dorthe Vejen Hansen Hvordan fungerer det internetbaserede ansøgningssystem efond? Du kan løbende arbejde med og ændre din ansøgning indtil du vælger at afsende den. Rettelser og opdateringer af ansøgningen foregår på siden "oversigt", ved at klikke på "rediger". Husk at gemme hver gang du har skrevet eller rettet i din ansøgning inden du forlader pågældende side - klik på "gem ændringer" som findes både foroven og forneden på hver side. Du kan løbende følge med i, hvilke obligatoriske punkter, du mangler at udfylde under hvert trin. Dels ved farven på kvadratet (rød/grøn) i overskriften, dels ved at manglerne er anført med rødt under det pågældende trin i venstre margin. 5. NOVEMBER 2009 PH.D.-SKOLEN NJALSGADE KØBENHAVN S. TLF DIR phdcenter@hum.ku.dk REF: DVH SAG: Ansøgningen kan ikke sendes før alle obligatoriske punkter er udfyldt. I flere rubrikker er der anført et maksimalt antal karakterer (mellemrum tælles med dvs. alle anslag). Overskrides dette, kan ansøgningen ikke sendes. Opbygningen af ansøgningen Ansøgningen er opdelt i 5 trin. n:\fakultetsadministrationen\h.phd\ph. d.-opslag\vejledning til efond (lang).doc

2 Trin 1-3 omfatter selve ansøgningen. Trin 4 giver mulighed for at se ansøgningen i en samlet form og printe en pdffil. Trin 5 anvendes til at afsende den færdige ansøgning. SIDE 2 AF 5 Trin 1 - personlige oplysninger Disse oplysninger skal bruges til hurtigt og sikkert at identificere din ansøgning og til ph.d.-centerets kommunikation med dig om din ansøgning. Oplysningerne i dette trin kan du genbruge og opdatere ved evt. senere ansøgninger. Feltet Tidligere ph.d.-studier institution skal kun udfyldes, hvis du tidligere har været indskrevet som ph.d.-studerende.

3 SIDE 3 AF 5 Trin 2 - Projektbeskrivelsen I feltet Hvornår ønsker du at begynde angives dato for ønskede påbegyndelse af ph.d.-uddannelsen, som enten kan være til februar eller september. Hvis du har projektbeskrivelsen liggende i et worddokument kan du overføre den til ansøgningsskemaet ved at kopiere teksten ind. Vejledning i at kopiere tekst til ansøgningsskema Åbn Word-dokumentet. Marker den ønskede tekst. Tryk Ctrl+C for at kopiere teksten. Klik derefter på feltet i ansøgningsskemaet hvor teksten skal sættes ind. Tryk Ctrl+V Går det galt med at kopiere fra Word til ansøgningsskemaet må du gemme din Word-fil som i opskriften herunder. Derefter vil det være muligt at kopiere teksten over i ansøgningen. 1. Gem din ansøgning som ren tekst. Vælg menuen Filer > Gem som og vælg filtype: Almindelig tekst (*.txt). 2. Vælg tekstformat Windows eller MS-DOS og klik OK. 3. Luk dokumentet. Det er vigtigt fordi dokumentet har mistet tekstformatering og kommer til at se anderledes ud, hvilket man ikke umiddelbart kan se. 4. Åbn dokumentet - den version der er ren tekst. 5. Kopier teksten vha Ctr C, Ctr V som beskrevet ovenfor

4 Trin 3 Dokumenter Dokumenter omfatter billeder/tabeller/fotos/tegninger og indføjes ikke i projektbeskrivelsen, men overføres særskilt som detaljeret beskrevet under trin 3. Hver ansøgning må indeholde op til 4 dokumenter. Husk at skrive en følgetekst til alle dokumenter. Dokumenter med tilhørende tekst medregnes ikke indenfor maksimum af karakterer i projektansøgningen. SIDE 4 AF 5 Ansøgningen skal indeholde en attesteret kopi af kandidat- eller eksamensbevis, en specialeudtalelse eller tilsvarende skriftlig vurdering af afhandling svarende til speciale samt karakterudskrift. Ansøger skal på ansøgningstidspunktet have afleveret sit speciale således at specialeudtalelse eller forhåndsgodkendelse af specialet kan vedlægges ansøgningen. Selve kandidatbeviset og specialeudtalesen eftersendes til ph.d.- centeret. Attesteringen af kandidat- eller eksamensbevis skal foretages af en offentlig myndighed, f.eks. kommune, jobcenter eller den uddannelsesinstitution, der har udstedt dokumentet. Ansøger kan senere blive bedt om at fremsende den originale attesterede kopi af kandidat- eller eksamensbevis. Trin 4 - Den samlede ansøgning Her er alle oplysninger samlet og man kan se ansøgningen som en printervenlig pdf-fil. Trin 5 afslut ansøgning Her kan du se om ansøgningen er udfyldt i overensstemmelse med de felter der skal udfyldes og de felter som har et maksimum. Er ansøgningen klar til at sendes skal du printe underskriftssiden og derefter trykke på send-knappen. Når ansøgningen er sendt bliver den registreret som indleveret og ansøgeren kan ikke længere redigere i ansøgningen. Der må ikke eftersendes dokumenter til ph.d.-centeret, på nær specialeudtalelse og attesteret kandidatbevis, såfremt ansøgeren har vedlagt en forhåndsgodkendelse til selve ansøgningen. Efter ansøgningsfristens udløb vil ansøgere snarest muligt modtage information om bedømmelsesprocessens videre forløb.

5 SIDE 5 AF 5 Ansøgninger vil blive afvist uden realitetsbehandling, såfremt de tidsfrister og krav, der fremgår af skema og opslag ikke overholdes, eller ansøgningsskemaet ikke er udfyldt korrekt.