Evalueringsplan. MUS vejen til bedre arbejdsmiljø - Et projekt der skal støtte faglighed og fastholdelse gennem lederudvikling

Transkript

1 Evalueringsplan Navn på projektet Kontaktperson, herunder afdeling, afsnit, telefonnummer og Konklusion på projektet, herunder en angivelse af, hvorvidt projektet kan udbredes til andre afdelinger MUS vejen til bedre arbejdsmiljø - Et projekt der skal støtte faglighed og fastholdelse gennem lederudvikling Projektleder: Forskningssygeplejerske Trine Schifter Larsen Ortopædkirurgisk afdeling. tlf.: , trine.schifter.larsen.01@regionh.dk Forløbet har løftet ledelse på tre niveauer: 1. Har skærpet ledernes refleksive bevidsthed og handlerepertoire i forhold til eget lederskab (Lederskab i praksis/6styles) 2. Har understøttet det strategiske perspektiv hos lederne samt mulighed for at inddrage medarbejderne. Gennem indførsel af GRUS, en gruppeudviklingssamtale, står lederen for at skabe ramme og retning, og inviterer medarbejderne ind til at diskutere indhold (GRUS før MUS). 3. Har revitaliseret MUS gennem fokus på ledelse af samtalen, en anerkendende tilgang, aktuel feedback samt inddragelse af sammenhæng mellem afdelingens strategi og den enkelte medarbejders behov for kompetenceudvikling. MUS tager således også udgangspunkt i en fælles retning, etableret gennem GRUS. Udover at klæde den enkelte leder på, har forløbet også givet mulighed for at udvikle sig sammen i ledergruppen gennem makkerpar, coaching af makkerpar, undervisning og gruppeøvelser og fælles opgaveløsning. Herigennem skabes der i højere grad mulighed for at sparre om daglig ledelse og dele viden på tværs. Mulighed for udbredelse til andre afdelinger: Forløbet vil med fordel kunne tilbydes andre mellemledergrupper evt. med titlen: At revitalisere MUS i et strategisk perspektiv. Man kan overveje at tænke lederbegrebet bredere - så deltagerne udover afdelingssygeplejerskerne også kan være afdelingslæger, ledende lægesekretærer, ledende overlæge og ledende oversygeplejersker. Mulighed for videreudvikling af MUS, også relateret til andre afsnit: Inspireret af arbejdet med dette MUS- udviklingsprojekt, ser vi også et stort potentiale i at styrke samarbejdet mellem de forskellige faggrupper i et afsnit, særligt med henblik på udvikling af de komplekse patientforløb. I det igangsatte MUS-projekt er GRUS en vigtig del. GRUS står for gruppeudviklingssamtale, som den nærmeste leder (afdelingssygeplejersken) afholder med sine medarbejdere (plejepersonalet) med henblik

2 Projektets effekt på arbejdsmiljøet eller/og arbejdsmiljøarbejdet og projektets øvrige resultater på at identificere gruppens udviklingsbehov og skabe en fælles målsætning. For også at skabe en fælles tværfaglig retningsgivende platform kunne GRUS udfoldes til at være for den tværfaglige gruppe, som afsnitsledelsen (afdelingslæge og afdelingssygeplejersken) afholder sammen. Herved kan der arbejdes med at identificere en fælles tværfaglig målsætning og retning i de enkelte afsnit, og styrke koordinering og kommunikation i arbejdsprocesser - og integrere egen opgaveløsning ind i den store opgaveløsning. Ved at arbejde ud fra et fælles og synligt videngrundlag, kan der i større omfang skabes indbyrdes forståelse for, hvordan egen udførsel af opgaven har betydning for de øvriges udførsel af deres del af opgaven og det samlede udkomme af arbejdsprocessen, og sætte fokus på videndeling mellem faggrupperne. Dette vil styrke sammenhængen i pleje og behandling og skabe et optimalt forløb for patienterne. Projektet kan tænkes ind i forlængelse af afdelingens arbejde med Productive ward, og derved være med til at forankre resultaterne herfra og de 4 centrale elementer, patientsikkerhed, patientoplevet kvalitet, medarbejder tilfredshed, og forbedre effektivitet af pleje og behandling. Der her med GRUS, det synes jeg man skal have (afdelingssygeplejerske i Ort.kir.) Der er ikke lavet noget konkret effektmåling på projektet i det projektet netop er afsluttet, men der er mange kvalitative oplevelser og udsagn, som peger mod en positiv effekt på arbejdsmiljøet. Fra vores evalueringsseminar d. 29. april meldte samtlige afdelingssygeplejersker tilbage, at afholdelse af GRUS har været en stor succes for dem som ledere og for medarbejderne, som har følt sig ansvarliggjort og medinddraget i afdelingens strategi og fokusområder, en afdelingssygeplejerske beskriver GRUS som et øget fokus på at se sig selv i en sammenhæng som en del af en afdeling. GRUS har ligeledes gjort det muligt, at basere den enkelte medarbejders udviklingsønsker og behov med udgangspunkt i afdelingens behov. Med GRUS i ryggen, var det kendetegnet ved de efterfølgende MUS, at de tog udgangspunkt i kerneopgaven og fagligheden, og hvordan den enkelte så sig selv i forhold til denne, at gøre kerneopgaven til essensen i det vi laver, at det er grunden til vi er her, fortæller en afdelingssygeplejerske, om det der blev et tydeligere fokus for samtalen. GRUS har handlet om at tage bestik af organisationen, hvorfor hospitalets strategi er blevet præsenteret på GRUS. Herefter har afdelingssygeplejersken, gjort status på, hvordan der er arbejdet med de strategiske områder i afsnittet det forgangne år, og har herefter faciliteret en dialog med medarbejderne om, hvad afsnittet fremadrettet skal have fokus på og hvordan. Denne del har bl.a. foregået som gruppearbejde med fælles opsamling, og nogle har lavet en konkret tidsplan og årshjul i fællesskab. Der har været utrolig positiv opbakning og respons fra medarbejderne omkring GRUS. En afdelingssygeplejerske kunne fortælle, at alle som havde deltaget sagde: Det har været den fedeste dag, hun oplevede en øget arbejdsglæde og tilfredsstillelse blandt medarbejderne ved, at de selv har valgt indsatsområderne i relation til hospitalets overordnede strategi. Herudover er hendes erfaring jeg skal bruge (faciliteret) gruppearbejde noget mere, for at få de faglige diskussioner, i stedet for at styre det hele selv. En anden afdelingssygeplejerske siger om afholdelse af GRUS Det var vildt intenst, og alle var vildt høje. Her kan også nævnes, at det har været en god idé, at holde MUS ude af afdelingen, enten privat eller i et lokale i tagetagen eller f.eks. i UUA, der blev bl.a. sagt, når du tager kitlen af får du en anden respekt for hinanden.

3 Vi har forsøgt at lave noget skriftligt MUS-materiale, som tager udgangspunkt i det nye koncept 1. Det er ikke helt færdigudviklet, men afdelingssygeplejerskerne har prøvet det af til hver fem MUS. Materialet tager udgangspunkt i elementerne Siden sidst - Kort opsamling af det forgangne år. Dine arbejdsopgaver - Kort opsamling på dine arbejdsopgaver og hvad du trives med, hvad du gerne vil arbejde mere med, og hvor du ser udfordringer i fht. dine arbejdsopgaver. Fagligt og socialt fællesskab med underpunkterne; trivsel, samarbejde og læringsmiljø. Her er nøgleordene trivsel, samarbejde, anerkendelse, indflydelse og det faglige læringsmiljø. Disse nøgleord er identificeret som medvirkende til et godt arbejdsmiljø for plejepersonalet i Ortopædkirurgisk afdeling. Organisation og strategisk fokus - her handler samtalen om at arbejde i organisationen og hvordan dine arbejdsopgaver og ønsker for fremtidige opgaver hænger sammen med arbejdspladsens samlede mål og arbejdsopgaver, samt dit bidrag til afsnittets strategiske fokus. Kompetenceudvikling - evaluering og fremtidige udviklingsområder. Din udviklingsplan - læringsmål, plan for hvordan de opnås, og hvordan der følges op. Der er således udarbejdet en række spørgsmål til forberedelse for henholdsvis leder og medarbejder. Herudover gennemgås kompetenceprofil, kvalifikationsevaluering samt det regionale skema for dokumentation af MUS. Både afdelingssygeplejersker og medarbejdere har haft et godt udbytte af, at anvende det skriftlige materiale, som giver en dynamisk dialog, og har gjort det nemmere for afdelingssygeplejerskeren at facilitere en både evaluerende og udviklingsorienteret dialog. På bordet mellem leder og medarbejder, ligger en proces og indholdsmodel, som bl.a. har gjort det nemmere at fastholde medarbejderen i samtalen og dens proces. Et af målene for evalueringen var at afdelingssygeplejersken havde sin makker med til to MUS, for at give feedback på samtalens proces og form. Ikke alle har haft muligheden herfor, men der hvor det har været muligt, har det været meget givende. Derfor er det et fortsat mål at der samarbejdes med hinanden om afholdelse af MUS og gives feedback på samtaler. Afrapportering på projektets succeskriterier Projektets succeskriterier 1. At resultatet for TrivselOP (arbejdsmiljø og udbytte af MUS) opnår en 50 % forbedring i forhold til udgangspunktet, seneste 6 måneder efter projektets afslutning. 1 MUS-konceptet indeholder: GRUS - gruppeudviklingssamtalen GRUS er en fælles strategisk rammesætning, som laves forud for de individuelle MUS samtaler. Sammen drøfter afsnittets leder og personale det kommende års udfordringer samt organisationens og afsnittets mål og strategier. Denne drøftelse kobles sammen med fokus på, hvilke kompetencer, der er nødvendige for at kunne opfylde afsnittets mål og strategier - samt hvor der er behov for nødvendig kompetenceudvikling. På den måde skabes en fælles forståelse for, hvordan afsnittet indgår i en større sammenhæng samt hvordan indsatsområder kan identificeres i en fælles proces. MUS - medarbejderudviklingssamtalen Drøftelserne i GRUS danner rammen for MUS. I MUS er den enkelte medarbejders trivsel, opgaveløsning og udviklingsmuligheder i fokus. Håbet er at skabe vedkommende og fokuserede MUS samtaler, hvor det bliver tydeligt for den enkelte, hvilken strategi der er i fokus, og hvordan den enkelte medarbejder kan give sit særlige bidrag.

4 2. At afdelingssygeplejersker og medarbejdere evaluerer projektet som udbytterigt i forhold til at kunne anvende MUS i et evaluerings og udviklingsperspektiv, som både rummer den enkelte, gruppen og organisationen. 1. Vi kan endnu ikke konkludere på baggrund af Trivsel Op, da vi ikke har resultaterne herfra endnu. Herudover skal det siges, at der kun er blevet afholdt ca. 5 MUS per afdelingssygeplejerske indtil nu, hvorfor det nok er vanskeligt at se den store effekt på evaluering af selve MUS i Trivsel Op fra i år. Gennemførte aktiviteter Regnskab for projektet (i hovedtal) Hvordan er projektet blevet evalueret? 2. Mht. punkt to har vi haft evalueringsseminar d. 29. april, hvor vi netop evaluerede dette punkt (se bilag og tidligere afsnit) Undervisning, teamarbejde (makkerpar), praksisøvelser og supervision. Organisationspsykolog Birgitte Svinth er ansat til at gennemføre projektet, med undervisning, facilitering af makkerpar og praksisøvelser og supervision. November: Kick off dag torsdag d. 7. november Temadag 1, Lederskab i praksis, fredag d. 8. november 1. session med coaching af makkerpar, tirsdag og onsdag d. 19. og d. 20. nov 1. statusmøde d. 20. november December: Temadag 2, Den gode GRUS, fredag d. 13. december. Januar: Gennemførelse af GRUS i eget afsnit fortsat, 2. session med coaching af makkerpar Udarbejdelse af skriftligt materiale til MUS Februar: Fortsat: Gennemførelse af GRUS i eget afsnit Temadag 3, Den gode MUS, 4. feb Marts- april: Gennemførsel af MUS i eget afsnit, samt 2. session med coaching af makkerpar, og evalueringseminar Prisen for det samlede konsulentforløb vil være kr + moms Prisen omfatter (beløb uden moms) Afholdelse og forberedelse af 3,5 temadage (56.000) Supervision af makkerpar i alt 16 timer (24.000) Ophold og forplejning på 3 temadage (8.000) Materialer (6styles)mv (5.000) Møder og administration (10.000) Kitteldag (uden beregning) Trivsel Op vil være overordnet evalueringsværktøj. Derudover har vi konkret evalueret udbyttet af samtalen efter afdelingssygeplejerskerne havde gennemført forløbet og afholdt MUS. Fem samtaler for hver afdelingssygeplejerske skulle evalueres med medarbejderne når de har holdt samtalen, ud fra hvad har været godt, hvad har adskilt den fra andre samtaler, hvad skal der gøres til næste år. Planen var at medarbejderen og afdelingssygeplejersken gennemgik spørgsmålene sammen i slutning af samtalen, så evalueringen blev fremadrettet og anvendelsesorienteret. Hvert makkerpar skulle sammenfatte deres evalueringer og

5 Hvordan er projektets resultater blevet formidlet? fremlægge for gruppen, projektejer, oversygeplejerske Helle Tvedeskov og Den sygeplejefaglige forskningsenhed på evalueringsseminaret. Fokus i oplægget var hvad der gik godt i de første samtaler i fht. målsætningen med MUS, og hvad de skal øve sig mere på. Herudover fremlagde afdelingssygeplejerskerne deres oplevelser med at afholde GRUS, medarbejdernes respons og afsnittets udbytte, og hvorledes de kunne anvende den fælles etablerede målsætning i de individuelle MUS. (Se vedlagte bilag) Projektets resultat vil blive formidlet i en rapport og ved oplæg i egen afdeling, samt i oversygeplejerskeråd på Hvidovre Hospital. Herudover vil der blive udformet en lokal guide som ledere og medarbejdere kan gøre brug af som forberedelse til MUS samtalen. Der udarbejdes muligvis en artikel i samarbejde med Birgitte Svinth. Bilag 1 Evaluering af MUS-projektet Rammen: - Alle holder Grus inden 1. marts - Alle afholder 5 MUS inden 1. april - Makkerpar sparrer tæt omkring disse afholdelser - Man deltager som observatør i minimum 2 MUS hos makker - Som observatør giver man feedback til makker - Leder indhenter feedback fra medarbejder/evaluerer med medarbejder - Vigtigt at formidle til medarbejdere, at det ikke er dem, der holdes øje med, man at observationen sker ifm ledertræning Evalueringsspørgsmål til medarbejder: Hvad var det vigtigste for dig i denne MUS? I hvilken grad følte du dig anerkendt? I hvilken grad var MUS præget af åbenhed? I hvilken grad oplevede du at have medindflydelse? I hvilken grad var jeg tydelig som leder i denne MUS? Hvilken følelse sidder du tilbage med efter vores MUS? Hvad satte du mest pris på, at jeg som leder gjorde/sagde i denne MUS? Hvad vil du foreslå at jeg som leder gør mere/mindre af i næste MUS Hvad kan jeg som leder med fordel gøre anderledes? Evalueringsseminar vil foregå d. 29. april Her fremlægger hvert makkerpar en evaluering, som skal indeholde: Beskrivelse af, hvordan GRUS blev afholdt

6 læring i den forbindelse Sammenfatning af evaluering af de 5 første afholdte MUS samt hvilke tanker det giver anledning til ift øvrige MUS Refleksioner og læring som man måtte ha lyst til at dele Behov ift videre proces med MUS og GRUS Bilag 2 Projektplan: MUS vejen til bedre arbejdsmiljø - Et projekt der skal støtte faglighed og fastholdelse gennem lederudvikling Baggrund På baggrund af TrivselOp, samt en kvalitativ og kvantitativ undersøgelse i afdelingen omhandlende sygefravær og arbejdsmiljø, er der identificeret et behov for at udvikle og styrke MUS samtalen. Derfor sendte den sygeplejefaglige forskningsenhed i Ort.kirg en projektansøgning i januar 2013 til arbejdsmiljøenheden, og fik tildelt midler til at gennemføre et udviklingsprojekt om MUS. Resultater fra TrivselOp, peger på dårligt udbytte af MUS. Vores egen undersøgelse og resultater af analysen, peger på, at der er meget lidt fokus på faglig udvikling, uddannelse og fastholdelse, hvorfor vi mener udvikling af MUS, kan være med til at lederen får større fokus herpå, prioriterer det, og styrkes i at kunne gøre det. Samtidig peger rapporten på, at medarbejderne er sårbare pga. et højt arbejdspres med en øget kompleksitet af plejen, og mange kritisk syge patienter. Derfor er det nødvendigt at sætte fokus på kompetenceniveau og faglig refleksion. Vi mener at disse elementer kan være med til at styrke motivation, ansvars- og sikkerhedsfølelse samt faglighed, hvilket igen påvirker trivsel. At blive mødt af anerkendelse i - og have indflydelse på eget arbejdsliv, er også nøgleord fra rapporten og fokusområder i implementeringen, hvilket MUS også kan styrke. Formål Formålet med projektet er at udvikle afdelingssygeplejerskernes kompetencer i forhold til kommunikation, således at både medarbejder og leder opnår et større udbytte af MUS samtalen. Gennem en opkvalificering af dialogen er formålet, at styrke arbejdsmiljøet og herunder forebygge sygefraværet. Projektets vision er at skabe en udviklingsorienteret tilgang til medarbejdernes kompetencer. En tilgang som balancerer mellem et individuelt og strategisk perspektiv, for at kunne rekruttere og fastholde kvalificerede medarbejdere og øge fokus på faglighed, kerneopgaver og samarbejde. Projektets succeskriterier At resultatet for TrivselOP (arbejdsmiljø og udbytte af MUS) opnår en 50 % forbedring i forhold til udgangspunktet, seneste 6 måneder efter projektets afslutning.

7 At afdelingssygeplejersker og medarbejdere evaluerer projektet som udbytterigt i forhold til at kunne anvende MUS i et evaluerings og udviklingsperspektiv, som både rummer den enkelte, gruppen og organisationen. Metode Balance mellem undervisning, teamarbejde (makkerpar), praksisøvelser og supervision. Organisationspsykolog Birgitte Svinth er ansat til at gennemføre projektet, med undervisning, facilitering af makkerpar og praksisøvelser og supervision. Forskningssygeplejerske Trine Schifter Larsen er overordnet tovholder og projektleder og skal sikre at projektet når i mål. Der bliver lagt vægt på, at projektet generelt skal løfte ledernes kommunikative kompetencer, og at kompetencerne skal være overførbare i forhold til andre former for samtaler med enkeltmedarbejdere og dialog med medarbejdergruppen. På den måde ses MUS ikke som en enkeltstående samtale som lederen har med den enkelte medarbejder, men MUS bliver indlejret i en organisatorisk/strategisk sammenhæng, som også indebærer dialog med hele gruppen (GRUS - gruppeudviklingssamtale). Den kollegiale forpligtelse overfor gruppen er med til at styrke nærvær og trivsel hvorfor det er vigtigt at adressere gruppen også. Med denne vinkel på MUS, som overførbar til andre samtaler, samt fokus på både individ, gruppe og organisation, mener vi projektet også kan være med til at støtte nøgleelementerne fra sygefraværsrapporten og vores overordnede fokus i implementeringen. Disse er åbenhed om sygefravær, anerkendelse fra leder og medarbejdere imellem, medindflydelse på egne opgaver og vagtplanlægning, faglighed, fællesskab, hvor medarbejdernes indstilling og væremåde i fht. arbejdet og kerneopgaverne, kollegerne og samarbejdet gør en afgørende forskel for arbejdsglæden og fremmødet i afdelingen, samt fastholdelse. Aktiviteterne i projektet

8 Tidsramme August - september November December Januar februar Marts/april Forberedelse Kick off dag torsdag d. 7. november Temadag 1, Lederskab i praksis, fredag d. 8. november 1. session med coaching af makkerpar, tirsdag og onsdag d. 19. og d. 20. nov 1. statusmøde d. 20. november Temadag 2, Den gode GRUS, fredag d. 13. december 2. session med coaching af makkerpar den er ikke fastlagt endnu, da det er vanskeligt helt at sige på nuværende tidspunkt, hvor i forløbet det er vigtigt den ligger. Birgitte koordinerer med afdelingssygeplejerskerne. Gennemførelse af GRUS i eget afsnit Gennemførelse af GRUS i eget afsnit fortsat Temadag 3, Den gode MUS, onsdag d. 23. januar. Flyttet til 4. feb Gennemførelse af MUS i eget afsnit og evaluering Evalueringssamtale og oplæg Der afholdes tre statusmøder undervejs samt et afsluttende evalueringsmøde med konsulent Birgitte Svinth, Oversygeplejerske og projektejer Helle Tvedeskov og Den sygeplejefaglige forskningsenhed. 1. statusmøde afholdes d. 20. november. Evaluering Trivsel Op vil være overordnet evalueringsværktøj. Derudover vil vi konkret evaluere udbytte af samtalen når afdelingssygeplejerskerne har gennemført forløbet og skal holde MUS. Her vil vi udlevere et spørgeskema til medarbejderne, når de har holdt samtalen, hvad har været godt, hvad har adskilt den fra andre samtaler, hvad skal der gøres til næste år. Medarbejderen gennemgår herefter spørgsmålene/evalueringen sammen med afdelingssygeplejersken i slutning af samtalen, så evalueringen bliver fremadrettet og anvendelsesorienteret. Evaluering fra 3-5 samtaler fra hver afdelingssygeplejerske. Hvert makkerpar sammenfatter deres evalueringer og fremlægger for gruppen, projektejer, Oversygeplejerske Helle Tvedeskov og Den sygeplejefaglige forskningsenhed. Fokus i oplægget er hvad der gik godt i de første samtaler i fht. målsætningen med MUS, og hvad de skal øve sig mere på. Evaluering efter 6 måneder, fokus på udvikling for den enkelte og for afdelingen/gruppen, også med fokus på hvorvidt MUS-projektet har rummet nøgleelementer fra rapporten. Dette foretages som en spørgeskemaundersøgelse, evt. opfulgt eller indledt af få kvalitative interviews med medarbejdere og afdelingssygeplejerskere. Herudover vil vi i foråret lave et aktionsforskningsprojekt i et afsnit. Fokus vil være på fællesskab og faglighed, hvor der både vil være observationer og interviews, samt demokratiske udviklingsseancer med medarbejderne. Hele implementeringsprocessen skal også evalueres samlet, her vil data om sygefravær også indgå. Formidling Projektets resultat vil blive formidlet i en rapport til arbejdsmiljøenheden og i egen afdeling samt i oversygeplejerskeråd på Hvidovre Hospital. Herudover vil der blive udformet en lokal guide som ledere og medarbejdere kan gøre brug af som forberedelse til MUS samtalen. Der udarbejdes muligvis en artikel i samarbejde med Birgitte Svinth.

9 Økonomi Prisen for det samlede konsulentforløb vil være kr + moms Prisen omfatter (beløb uden moms) Afholdelse og forberedelse af 3,5 temadage (56.000) Supervision af makkerpar i alt 16 timer (24.000) Ophold og forplejning på 3 temadage (8.000) Materialer (6styles)mv (5.000) Møder og administration (10.000) Kitteldag (uden beregning) Efterfølgende arbejde med udarbejdelse af materiale til MUS og kompetencekort - ikke beregnet endnu Bilag 3 Programoplæg ved Birgitte Svinth

10

11

12