Bestyrelsens beretning for 2014

Transkript

1 Foreningen og administrationen: Bestyrelsens beretning for 2014 Bestyrelsen og dens sammensætning Efter generalforsamlingen i 2014 mødtes bestyrelsen første gang den 8. april. Nye var Finn Fredelund og Mads Sørensen som bestyrelsesmedlemmer og Kenneth Schroeder som ny suppleant. Gengangere var Poul Permin, Peter Høi-Hansen, Bo Helbæk Thomsen og Henrik Norit. Bestyrelsen har mødtes en gang om måneden hovedsagelig den første mandag i måneden. Referater af møderne er oftest gjort tilgængelige på foreningens hjemmeside hurtigt derefter. I løbet af året ændredes bestyrelsens sammensætning, fordi Finn Fredelund efter eget ønske trådte ud. Kenneth Schroeder overtog pladsen som bestyrelsesmedlem. Kontaktinformationer/ Facebookside Foreningen har som allerede nævnt en hjemmeside på internettet, men den er ikke særlig anvendelig til kontakt mellem alle beboere og bestyrelsen. Derfor oprettede bestyrelsen i løbet af året en Facebookgruppe og opfordrede via opslag i opgangene alle beboere til at melde sig ind i gruppen. Det er desværre ikke blevet til det store antal medlemmer i gruppen. Ligeledes har bestyrelsen anmodet alle husstande om at sendes os deres adresse, så vi kan oprette en mailliste, som vi kan sende fælles beskeder til. Det er desværre heller ikke mange kontaktadresser, vi har indhøstet. På GF vil vi sende en seddel rundt, så alle får chancen igen for at oplyse deres adresse. Ansættelse af viceværtsfirma Som det første store emne, bestyrelsen skulle forholde sig til efter sidste års generalforsamling, var beslutningen om hvilket firma, vi skulle vælge som viceværtsfirma. Vi havde indhentet tilbud fra tre firmaer, og vi besluttede at tegne kontrakt med Egedal Ejendomsservice, som havde givet det billigste tilbud samlet set for hhv. varmemester, trappevask, gårdmand og snerydningsopgaverne. Egedals tilbud omfatter også, at både bestyrelsen og alle beboere kan kontakte dem hele døgnet for at varsko dem om problemer og ting, der skal udføres eller repareres. Samarbejdet med viceværtfirmaet har løbende skullet justeres. Således har haft en række møder med dem for at indskærpe vores krav til dem. Opfølgning på opsigelsen af den tidligere vicevært Der har været en række ting, der har skullet ændres, opsiges eller afsluttes efter vores tidligere viceværts opsigelse: Indbetalinger til hans pensionsordning og godtgørelse af løn i opsigelsesperioden samt opsigelse af hans firmatelefon har alle været ting, der har indebåret flere udgifter end forventet. Det tidligere viceværts- eller ejendomslokale anvendes nu kun til de månedlige møder i bestyrelsen samt til gårdlaugets kvartalsvise møder. Derfor har vi i bestyrelsen i flere omgange diskuteret hvad lokalet kan eller skal anvendes til fremover. Vi opfordrer alle 1

2 andelshavere til at overveje hvad foreningen skal anvende viceværtslokalet til fremover udover bestyrelsesmøder. Fælles billardrum? Hobbyrum? Eller noget andet? Opsigelse og nytegning af andre aftaler Som vi oplyste i sidste års beretning, har vi for nogen tid siden opsagt vores ejendomsforsikring hos Codan, fordi vi har tegnet en aftale med stor besparelse for os, men desværre har vores forsikring en lang opsigelse og udløber først i YouSee: Vi har i løbet af året undersøgt mulighederne for at få en billigere aftale med YouSee for internet og fjernsyn. Enten med større rabat eller opsigelse af aftalen og evt. ved at frikøbe de kabler, som YouSee har liggende i vores ejendom. Det har vist sig umuligt at skaffe en billigere løsning for beboerne. I stedet ender det - måske - med en mulighed for at få opgraderet internetforbindelsen. Aflysning af deklarationer Gennem mange år var vores forening forbundet med naboforeningen Valby Langgade 84 via fælles vaskekælder og fælles fjernvarmesystem. Begge fællesskaber er ophørt, men de har begge været tinglyst i begge foreningers skøder. Dette har vi i løbet af året fået ryddet op i sammen med VL 84. Dvs. vi har fået aflyst de deklarationer, som ikke længere var korrekte. VL84 har stået for kontakten til Tinglysningsretten. Vurdering af erhvervslejemålene/ forhøjelse af erhvervslejen Foranlediget af at både solcentret og Punkt1 havde klaget over deres husleje, som de hver især mente var for høj, har vi taget kontakt til en erhvervsmægler hos NyBolig og bedt om at få en udenforståendes vurdering af det rette huslejeniveau. Helt konkret er det en markedsbestemt vurdering af det sandsynlige genudlejningsniveau, hvis nye butikker skulle være interesserede i at overtage butikslokalerne. NyBolig har besigtiget alle butikslokalerne, og har fået tilsendt forretningernes lejekontrakter samt en række andre oplysninger. På baggrund heraf har de udarbejdet en rapport til os med en anbefaling af hvor høj husleje, vi burde kunne opkræve for hver af butikkerne. Det har medført at vi har sendt butikkerne et varsel om huslejestigning (bortset fra solcentret, som har fået nedsat sin husleje). Vi har valgt at være forsigtige og kun varslet en stigning på halvdelen af, hvad NyBolig havde rådgivet os til. Alligevel har Punkt1 protesteret mod lejeforhøjelsen, som medførte en klagesag i boligretten. Sagen er dog trukket tilbage i sidste øjeblik, da Punkt1 har accepteret den varslede lejestigning. Byggeprojektet og andre initiativer: Tag- og vinduesprojektet Så kommer vi til det store og spændende renoveringsprojekt, som blev vedtaget på sidste års generalforsamling. Hen over året har der været gang i en række aktiviteter, som har forberedt eller igangsat projektet. I maj måned gennemførte vi en udbudsforretning, hvor havde indbudt hhv. Boligexpertens byggesagsafdeling, Konsulentfirmaetfirmaet Gaihede samt arkitektfirmaet Peter Jahn & Partnere (PJP) til at afgive bud på opgaven som byggesagsrådgiver. Valget faldt på PJP. I juni har bestyrelsen sammen med PJP kigget på vinduer og valgt en type med de rette kvaliteter. Det indebærer bl.a. trelags glas, som har træramme på indersiden og aluminium på ydersiden, åbningsfunktionen er kip rundt om vinduets egen akse i stedet for åbning sidevers, som er ønsket af 2

3 mange andelshavere ifm. vinduespudsning. Altandørene kommer som i dag til at åbne udad på VL men indad på Sylviavej, og de kommer på Sylviavej til at kunne åbne i hele døråbningen. Undervejs har PJP ansøgt kommunen om byggetilladelse, herunder om tilladelse til at ændre vinduerne på Sylviavej, så de ikke får en vandret sprosse fremover. I juni udarbejdede PJP også samarbejdsaftale, og der blev gennemført en undersøgelse for PCB forurening i fugningen omkring vores eksisterende vinduer. Undersøgelsen viste heldigvis, at fugerne ikke er forurenede. Hen over sommeren og efteråret udarbejdede PJP byggetegninger og kontraktudkast til projektet. I november har PJP i samarbejde med bestyrelsen gennemført en udbudsforretning, hvor der er valgt entreprenørfirma til udførelse af byggeprojektet. I februar har der været foretaget opmåling af vinduerne på Sylviavej, hvor de første udskiftninger kommer til at ske. Opmålinger sker senere på Valby Langgade. Det videre forløb i byggeriet er beskrevet i en orientering, der er uddelt til alle husstande i foreningen. Processen kommer også til omfatte opsamling af nøgler til lejlighederne. På generalforsamlingen deltager PJPs projektleder Mikkel Spietz, som vil svare på spørgsmål om forløbet af byggeprojektet mv. På den økonomiske side er vilkårene ændret ganske meget: Det vindende tilbud har vist sig at være 2½ mio. kr. billigere end vurderet oprindeligt af PJP. I stedet for de forventede ca. 13 mio.kr. er tilbuddet fra entreprenøren endt på kun 10,2 mio. kr. Samtidig er vilkårene for optagelse af lån til finansiering af projektet er ikke de samme som ved sidste års generalforsamling: Renteniveauet har ændret sig meget, og de lånetyper, der kan optages er ikke de samme. Bestyrelsen fremlægger derfor et ændret finansieringsforslag ved dette års generalforsamling. Ift. det lån (F5 uden afdrag, som blev vedtaget sidste år), så vil det nye forslag betyde en yderligere stigning i boligafgiften på 3,15 % udover hvad der blev godkendt ifm. Afstemningen. Till gengæld indebærer det nye lån, at vi afdrager på gælden fra starten af i stedet for at udskyde afdragene. Samtidig er der i lånet også finansiering af den stærkt ønskede udvendige gavlisolering på Sylviavej/Horsekildevej. Gavlisolering Sideløbende med tagog vinduesprojektet har PJP ansøgt kommunen om tilladelse til at isolere gavlen ved Sylviavej/Horsekildevej udvendigt. Som bekendt er der fundet skimmelsvamp i de pågældende lejligheders vægge ud mod gavlen. Vi har tidligere haft en byggeansøgning om dette inde hos kommunen og fået afslag. Nu har vi så forsøgt igen. Efter at kommunen havde givet tilladelse til at vinduerne på Sylviavej godt må blive uden sprosser, forespurgte PJP også kommunen, om vi ifm. byggeprojektet må foretage udvendig isolering af gavlen. Denne gang har vi fået en foreløbig tilladelse, som dog skal følges op af en konkret beskrivelse af isoleringstiltaget, som PJP er i gang med i skrivende stund i februar 2015, før kommunen vil give en endelig tilladelse. Vi håber at få den tilladelse, så gavlisoleringen kan blive udført i forlængelse af tagog vinduesudskiftningen på Sylviavej. Det forventes en isolering af gavlen vil koste omkring kr., men vi afventer et konkret pristilbud fra den entreprenør, som udfører vores tagog vinduesprojekt. Fugtskader og andre byggeskader Vi har foreningen haft flere skader i lejligheder med indsivende vand fra huller i taget på Sylviavej. De sager har vi kæmpet med, og bl.a. har vi i bestyrelsen måttet sørge for at få repareret taget 3

4 nødtørftigt, og der har været en sag med noget el-sjusk, hvor en tidligere el-synsrapport ikke havde afdækket ulovlige forhold. På nuværende tidspunkt er der stadig en verserende sag med en fugtskade fra en renovering af et badeværelse, som tilsyneladende ikke er udført korrekt. Lys i opgangene Vi lider i foreningen med gamle stofbeklædte kabler i opgangene og i kælderen. Strømmen går ofte i en eller flere opgange og mørklægger opgangen og forhindrer dørtelefonen i at virke. Bestyrelsen skifter selv sikringer ofte i denne anledning, og vi har haft elektriker på mange gange i løbet af året. Vi har fået adskilt kablerne, så problemerne begrænses til en enkelt opgang ad gangen. Evt. udskiftning af el- og vvs-firmaerne Bestyrelsen har efterspurgt et tilbud på en større kabeludskiftning til afhjælpning af de mange strømafbrydelser i opgangene, men har ikke modtaget et tilbud endnu. Det har ført til, at vi i bestyrelsen overvejer at udskifte det elektrikerfirma, som vi har aftale med. Og nu vi er ved overvejelser om udskiftning af håndværkere, så overvejer vi i bestyrelsen også at skifte til et nyt vvs-firma, fordi det nuværende firma afleverer alt for uspecificerede fakturaer, så vi ikke kan se, hvad vi betaler for. Bytterum På sidste års generalforsamling blev der vedtaget et beboerforsalg om indretning af et bytterum i kælderrummet med egen indgang fra gården under Sylviavej 21. Bestyrelsen har fået udført den planlagte ombygning af lokalet med loftsisolering og afskærmning ud mod gården, men initiativtageren til projektet er ikke gået videre med indretning af lokalet med reoler etc. Derfor tyder det på at projektet er droppet, og bestyrelsen foreslår at lokalet anvendes til andre formål. Nye kælderrum Der har været efterspørgsel efter flere pulterrum i foreningen. Især lejlighederne på femte sal på Valby Langgade har manglet pulterrum. Derfor besluttede bestyrelsen at få indrette fem nye kælderrum i enderne af cykelkælderen under Valby Langgade 86. Indretning af solcentrets tidligere kælderrum? I forbindelse med udarbejdelse af nye lejekontrakter til forretningerne på Valby Langgade aftalte vi i bestyrelsen med ejeren af solcentret, at han kunne afgive sit kælderrum mod et nedslag i huslejen. Bestyrelsen undersøger forskellige muligheder for ny anvendelse af det kælderlokale. Det kan fx være til et ekstra tørrerum til vaskeriet under Valby Langgade. Ændring af vasketider på Valby Langgade Efter vedtagelse af et beboerforslag på sidste års generalforsamling har bestyrelsen justeret vasketiderne i vaskeriet på Valby Langgade. Maling af mur ved Punkt1 i gården I begyndelsen af sommerferien malede bestyrelsen sammen med to øvrige beboere muren foran Punkt1 i gården. Tak til de få, der kom! Ny grundvandspumpe Grundvandspumpen i skuret ved siden af Punkt1s baglokale har været i stykker, men en ny pumpe er blevet installeret. Der vil også blive installeret en ekstra pumpe i fyrkælderen. Pumperne er vigtige for at modvirke oversvømmelse i vores kælder. Der vil blive tilkoblet en sms-service, så vi kan modtage advarsler, hvis oversvømmelser er ved at ske. 4

5 Huller i vejbelægningen på Sylviavej Vi er kommet kommunen i forkøbet ved at reparere hullerne i asfalten på Sylviavej ud for vores blok. Hvis ikke vi selv havde sat det i værk, havde vi fået et pålæg af kommunen uden at kunne styre hvor stor reparationen (og den tilhørende regning), af vejen så ville blive. Anbefalinger: Affald i gården Husk at foretage affaldssortering og benyt de rette containere. Køkkenaffald må ikke kommes i de containere til almindeligt affald, som hører til Sylviavej 7-13 eller i den, der tilhører Valby Langgade 84. Alle andre containere må og skal bruges korrekt. Husk at klappe/folde papkasser sammen og tøm dem forinden. Pap-rummet er kun til pap ikke til papkassens indhold! Kontakt til vicevært eller håndværker Har du en reparation eller noget der skal serviceres, og som skal udføres af vores viceværtfirma eller af en håndværker (på foreningens regning), så skal du kontakte viceværtsfirmaet. Du behøver ikke kontakte bestyrelsen først, men du skal heller ikke i sådanne sager selv rekvirere en håndværker. Hvis det ender med en regning for den udførte service, som du forventer skal betales af foreningen, må du ikke selv rekvirere håndværkeren. Proces ved klagesager Har du oplevet noget, som du mener det er nødvendigt at klage over (og nu taler vi altså ikke om noget der skal repareres), så skriv til bestyrelsen via foreningens hjemmeside. For at kunne følge op på klager, er vi nødt til at kende afsenderen. Og hvis du klager over forhold i din opgang, fx støj fra andre beboere i opgangen, som bl.a. blev omtalt på sidste års generalforsamling, så sørg først for at høre, om der er andre i opgangen, der har oplevet det samme som dig selv. Vi vil i bestyrelsen ikke forholde os til en klage, der ikke er underbygget af andre beboere. Istandsættelse af lejligheder Bestyrelsen skal indskærpe, at ombygninger skal udføres håndværksmæssigt korrekt og lovligt. Skal du have ombygget dit badeværelse eller lavet noget el-arbejde, så skal det udføres af en autoriseret håndværker. Ombygninger af vådrum skal anmeldes til kommunen og til bestyrelsen. Og du må ikke få det udført uden en godkendelse. Hvis arbejdet er sjusket udført eller gået galt på anden måde, kan det blive dyrt at rette op på. Husk at en senere andelshaver kan føre et økonomisk krav tilbage mod den andelshaver, der har udført ombygningen, hvis den er ulovligt udført. Beboerforslag til generalforsamlinger Vi oplevede på sidste års generalforsamling at en række beboerforslag blev afvist uden at komme til afstemning, fordi de ikke var tilstrækkeligt underbyggede. Har du et forslag, som du ønsker vedtaget, og dit forslag indebærer udgifter for foreningen, så skal du undersøge på forhånd hvor dyrt dit forslag vil blive og beskrive det i forslaget. Vi vil fra bestyrelsens side gerne hjælpe dig med at fremlægge dit forslag på mødet, hvis du beder os om det på forhånd. Vel mødt til årets generalforsamling i AB Remisen 5