Referat af forretningsudvalgsmøde i Brøndby Boligselskab, Nygårds Plads 9, Brøndby Tirsdag den 14. august 2012 kl. 17:00

Transkript

1 Referat af forretningsudvalgsmøde i Brøndby Boligselskab, Nygårds Plads 9, Brøndby Tirsdag den 14. august 2012 kl. 17:00 Tilstede: Forretningsudvalg: Michael Buch Barnes, Tanne Hjerteborg, Eva Leander Mikkelsen Administrationen: Christen Jensen, Søren Andresen, Henrik Kristensen, Mette Rossum (ref.) Ekstern: kommunikationskonsulent Kim Tverskov Fravær: Dagsorden: 1. Velkommen til Kim Tverskov. Oplæg til Brøndby Boligselskab vision og mål (Bilag 22 og ) 2. Meddelelser fra formanden v/michael 3. Meddelelser fra administrationen v/christen 4. Letbanemøde med borgmester Ib Terp d. 22. august kl på rådhuset v/eva. (bilag 23 og ) 5. Hjemmesiden i Brøndby Boligselskab v/eva. (bilag ). 6. Studieophold / Formands tur i Firenze d september 2012 v/michael. 7. Ekstra ordinære repræsentantskabsmøde nov Ny administrationsaftale v/michael. 8. Program til Klinten i november 2012 v/michael. 9. Klimatilpasning v/michael.(bilag ). 10. Byggeforhold i Brøndby Nord og økonomien v/ Tanne. 11. Oplæg til forretningsorden for styregruppen i Perlen v/michael.(bilag 26 og ). 12. Oplæg til kommissorium for aktivitetsudvalget v/michael.(bilag ). 13. Referater fra afdelingsbestyrelserne til OB v/michael. 14. Økonomisk afrapportering til FU og OB v/michael. 15. Byggeudvalgene i Brøndby Boligselskab v/ Michael.(bilag 28 og ). 16. Social Dumping v/michael.(bilag ). 17. Afslag på prækvalifikation til støtte til Brøndby Nord v/michael.(bilag ). 18. Rammeaftale på håndværkere 2012.(bilag ). 19. Danmarks Statistik.(bilag ). 20. Bestyrelsesmappen for OB-medlemmerne v/michael(bilag ). 21. Julefrokost med OB og administrationen. 22. Eventuelt. Punkt. Beslutning/konklusion Ansvarlig Pkt. 1. Michael præsenterede kommunikationskonsulent Kim Tverskov og Visioner orienterede lidt om Kims opgave ifm. præsentation af forprojekt for

2 2 nye visioner og mål for BB. Kim fortalte lidt om hans baggrund og erfaringer i den almene sektor mm., inden han præsenterede forprojektet for BB Vision og Mål 2018: Proces: Fornyelse og ændringer, BBs Visioner og Mål 2018, bestyrelsens opgaver og kommunikation. Projektbeskrivelse i tre faser: Vision og mål 2018, Handleplan BB, Udviklingsværktøj for bestyrelserne. Inddragelse af kommunen blev drøftet. Vigtigheden af, at vi selv er forberedte, før vi inddrager kommunen blev nævnt. Vision og Mål: Hvilke mål? F.eks. nærhed. Eksempler på nærhed fra FU: Eget kontor, kontaktoplysninger til bestyrelsen, nærhed = vi kender hinanden ved hvem hinanden er. Udfordringer: F.eks. befolkningsudvikling og miljø og klima. eksempler fra FU: Mangfoldigheden er vigtig at værne om og sikre, så de ældre f.eks. ikke bliver isoleret. Vigtighed af at være opmærksom på tilgængelighed blev nævnt. Politikområder: Formulere nogle politikområder Kommunikationsredskaber: hjemmesider, beboerblade mv. Handleplan: Vision skal følges op af en handleplan af 1 eller 2 års varighed med fokus på indsatsområder: f.eks. til og fra flytninger, deltagelse i afdelingsmøder m.v. Implementering: f.eks. udvalg Bestyrelsesværktøj: F.eks. lokale visioner og handleplaner i afdelingerne, samarbejde med ejendomsfunktionærerne, der skal hjælp til at synliggøre, hvilke roller vi har. Ifølge MBB, vil bestyrelsesarbejdet i OB blive evalueret af under hele forløbet. Økonomien blev drøftet, og der vil blive taget højde for omkostninger i forbindelse med nye visioner og mål i OB. Vigtigheden af, at vi er forberedte med eksempler, som afdelingerne kan arbejde videre med det samme, blev drøftet - f.eks. en skabelon til referater af afdelingsmøderne og evt. anvende SMART-metoden: Specifikt, Målbart, Attraktivt, Realistisk, Tidsbestemt og evt. mentorordninger til de dårligt fungerende afdelingsbestyrelser og nærhed til afdelingerne. Proces : proces for visioner, handleplaner og udviklingsværktøj mv. på bestyrelsesseminarerne. Proces styres undervejs: man kan gøre det dynamisk og rette til undervejs. Aftale om konsulentbistand: honorar, tidsforbrug, udviklingsprojekt i 3 faser og nye ting undervejs. Konklusion: FU er enige om, at det er et godt oplæg, og indstiller til OB, at BB starter med at købe første del, og at der skal arbejdes med første del på bestyrelsesseminaret på Klinten i år.

3 3 Tanne opfordrede til, at sende en reminder om seminaret og opfordrede til, at så mange som muligt deltager i seminaret. Mette Rossum sender reminder med opfordring til afdelingsformænd. Pkt. 2 Meddelelser fra formanden Pkt. 3. Meddelelser fra FF Pkt. 4. Letbanemøde 1. Der er rejseglide I Brøndby Nord d. 17/ kl HB skal ud og køre en tur den 27. august, de skal bl.a. se rækkehusene og evt. Brøndby Nord og afd Michael har fået en liste over faglige arbejdsområde for administrationen i BB 4. BLs arbejdsweekend i Kreds 9 den 31. august og 1. september Byggeudvalget HP 4 møde 30/ Kl i Brønden 6. Kursus for Beboerdemokrati i praksis i Perlen den 9. oktober 2012 MBB har fået funktionsbeskrivelse for administrationen. Stadig to personer på ferie SOA orienterede om sager i afdelingerne: - BB vandt sag om ødelagt gulv i Perlen i byretten. Sagen er anket til landsretten. - Der er tidligere afdelingsbestyrelsesmedlemmer der ikke vil aflevere deres pc ere. Hvad er der af aftaler på området? MBB bad SOA om at udfærdige etiske regler. - Erhvervslejemål i Kirkebjerg: Vi har fået erhvervslejemålet uden omkostninger. MBB vil gerne informeres af adm. om sager i afdelingerne. Der er aftalt et letbane møde den 22. august 2012 med repræsentanter fra afdelingsbestyrelsen, beboergruppen, kommunen, MBB og Henrik Kristensen. Henrik har lavet en skitse over nyt stop. FU indstiller skitse til godkendelse i OB. Henriks tegninger uddybes og afleveres til borgmester Ib Terp, som får til opgave at præsentere den for letbaneselskabet. Henrik Kristensen vil repræsentere administrationen ved mødet. Henrik mener, det vil højne udviklingsplanen i Brøndby at letbanen bliver inddraget i planen. Pkt. 5 Hjemmeside BB Pkt. 6 Formandstur SOA foreslår, at der kommer et forløb mere efter mødet den 23. august 2012, da driftskontorerne er kommet med. Det blev efterspurgt, at der kommer oplæg ud til afdelingsbestyrelserne inden det kommer op på OB mødet til endelig beslutning. Det ekstra udkast, vil holde sig inde for det bevilligede rammebeløb på kr. Kravspecifikation. Skal danne grundlag for et ca. tilbud på hjemmesiden. Fagligt indhold til formandsturen: Christen orienterede om det faglige indhold i programmet og FU indstiller programmet til godken-

4 4 delse i OB. Pkt. 7 Ekstraordinært repræsentantskabsmøde Pkt. 8 Program Klinten 2012 Pkt. 9 Klimatilpasning Pkt. 10 Byggeforhold i Brøndby Nord Pkt. 11 Oplæg til forretningsorden Pkt. 12 Oplæg til kommissorium f/aktivitetsudvalg Pkt. 13 Referater fra afd.bestyrelser Pkt. 14 FU indstiller til, at OB indkalder til et ekstraordinært repræsentantskabsmøde den 30. oktober 2012, hvor Palle Adamsen deltager og forklarer om kontraktens indhold. FU indstiller til godkendelse i OB, at Kim Tverskov kommer med sit indlæg. FU laver programmet. Christen står for det sjove. Eva Afd havde et godt skybrudsmøde, men når den enkelte beboer har fået ordnet sin egen lejlighed, falder interessen. MBB foreslog, at Christen indkalder tekniske direktør Søren Johnsen fra Brøndby Kommune og direktør Frank Brodersen fra vandselskabet til møde, hvor de kan redegøre for, hvad de vil med deres informationsbrev. Der er temadag om skybrud FU indstiller til at vi holder en temadag i BB for drift og bestyrelsen. Alt om vinduesudskiftningen er gået galt. Byggepladsen er farlig igen, selvom AT lige har været ude. En beboer var ved at blive ramt af en tabt genstand, som faldt ned i hans have. Der bliver ikke taget hensyn til legene børn maskinerne kører hurtigt i afdelingen. Der går lang tid mellem byggeudvalgsmøderne. Nordlys: Udgang til legepladssiden? Der er ikke blevet lyttet til Søren Thiessen, med de ting han har påpeget. Tanne kan ikke anbefale Nova 5. F.eks. er der kommet dårligere adgangsforhold trapper og ramper er blevet meget stejle. Der er mange praktiske ting, der ikke fungere. Ved spørgsmål på hvad man kunne have gjort, svarede Tanne, at man skal have en projektmedarbejder med fra starten, der både kan tale beboernes og rådgivernes sprog f.eks. som Henrik Kristensen. og have flere mug-up s. Det er ikke nok med en tegning på papir.der har været tre forskellige projektledere fra Nova 5, og det har fungeret dårligt. Det bliver foreslået, at BB får en projektmedarbejder der kun er BB s mand. Vi har tre store sager, der er gået galt. Standen, Kirkebjerg og Brøndby Nord. FU indstiller til OB, at Henrik Kristensen bliver projektleder og at der bliver indsat en ny driftschef i stedet for Henrik. Oplæg til forretningsorden indstilles til godkendelse i OB Oplæg til kommissorium for aktivitetsudvalg indstilles til godkendelse i OB Referater skal sendes til Mette Rossum som videresender til Christen og OB medlemmerne, indtil der findes en elektronisk løsning FU indstiller forslaget til godkendelse i OB. Kvartalsmæssig økonomrapportering til FU og OB indstilles til

5 5 Økonomisk afrapportering Pkt. 15 Byggeudvalg i BB Pkt. 16 Social Dumping Pkt. 17 Afslag om prækvalifikation i Brøndby Nord Pkt. 18 Rammeaftaler håndværkere Pkt. 19 Danmarks Statistik Pkt. 20 Bestyrelsesmappe t/ob medlemmer Pkt. 21 Julefrokost Pkt. 22 eventuelt godkendelse i OB. OB medlemmer skal have referater fra byggeudvalg. Det blev foreslået, at alle OB medlemmer får adgang til Byggeweb på alle BB s sager. Forslaget indstilles til godkendelse i OB BB skal have en holdning til Social Dumping og FU indstiller 3F s skrivelse til godkendelse i OB. MBB mente, at BB skal sende en svarskrivelse der takker 3F for brevet og som giver udtryk for BB s opbakning til sagen. Jf. afslag fra LBF til afd ,indstillede FU til godkendelse i OB, at organisationen yder tilskud til Nordlys. Tanne var inhabil og deltog ikke i behandling af punktet. Christen informerede om Lejerbos indkøbscentral med mulighed for store besparelser for afdelingerne. FU er skeptisk omkring kvalitet og nærhed hos håndværkerne ved rammeaftaler og indstiller til OB, at BB venter et år med at koble sig på indkøbscentralen. FU indstiller til OB, at organisationen betaler for nye nøgle tal. MBB foreslog, at der bliver lavet mapper til organisationsbestyrelsen. Det blev foreslået, at der bliver lavet en mappe man kan kigge i til OB møder på NP og muligheden for at lave elektronisk udgave fremadrettet. Christen undersøger. FU indstiller julearrangement 2012 med OB og administrationen i Wallmanns til godkendelse i OB MBB var glad for at mødet forløb godt og var glad for formen, som vil bliver den samme på OB møderne. Dvs. bilag og dagsorden bliver sendt ud elektronisk i god tid, og dem der ønsker det, kan få dagsorden og bilag sendt i papirform fra Mette Rossum. MRO/16. august 2012 Næste FU møde 17. september 2012 kl. 17:00 Næste OB møde 8. oktober 2012 kl. 17:00 Ekstraordinært rep. møde 30. oktober 2012 kl. 17:00 MBB indkalder