Referat fra bestyrelsesmøde, tirsdag den 25. marts 2014

Transkript

1 Referat fra bestyrelsesmøde, tirsdag den 25. marts 2014 Deltagere: David Møller (DM) form. Lars Bang (LB) Dan Skovgaard Larsen (DS) Lene Schütter (LS) Sebastian Torst Iversen (SI) Mette Jespersen (MJ) tilforordnet Bent Vinther Sørensen (BV) referent Revisor Helle Lorentzen deltager under punkt 2. Controller Jonna Ranch Jensen deltager under punkt 2. Informationsmedarbejder Linda Handrup deltager under punkt 3 Afbud: Susanne Markussen (SM), Torben Bugge (TB) og Kim Kristensen (KK) DAGSORDEN REFERAT 1. Referat fra mødet Til underskrift Referatet blev underskrevet Bilag 1: Referat fra mødet Regnskab 2013 Revisor Helle Lorentzen gennemgår årsrapport og revisionsprotokollat for 2013 Til godkendelse Bilag 2: Årsrapport 2013 Bilag 3: Revisionsprotokollat til regnskab for 2013 Helle Lorentzen gennemgik årsregnskabet og kommenterede årsrapporten. Der er ingen anmærkninger eller forbehold. Aktiviteten er steget med 57 årskursister siden Omsætningen er steget fra 69 mio. kr. til 74 mio. kr. Væksten i omkostninger skyldes først og fremmest lønninger. Dels har OK13 betydet ekstra udbetalinger i foråret, dels har rektorskiftet givet forskydning af lønudgifter til Øvrige omkostninger er holdt nogenlunde konstant. Anlægsposter er vinduesudskiftning, udskiftning af dele af ventilationsanlægget, ny tagbelægning, nye

2 kopimaskiner og IT udstyr. Udgiften pr. kursist var kr. i 2013 mod kr. i Antal medarbejderårsværk pr. 100 kursister er faldet fra13,8 til13,5 fra 2012 til Antal kursister pr. lærer er uændret 9,8. Helle Lorentzen kunne fortælle, at gymnasier ligger på ca. 11 elever pr. lærer. VUC ligger generelt lavere. Årets resultat endte på 3,0 mio. kr. med en overskudsgrad på 4,0 mod 5,2 sidste år, hvilket Helle Lorentzen betegnede som stor for en velkonsolideret virksomhed. Det er ikke ualmindeligt at opleve, når aktiviteten stiger. Egenkapitalen er vokset fra 14,7 mio. kr. til 17,8 mio. kr. Soliditetsgraden er på 20,7 %, finansieringsgraden 112,9 og likviditetsgraden 166,4. Det er fine tal ifølge revisoren. Der er ingen anmærkninger i protokollen. Helle Lorentzen gjorde opmærksom på, at der kan blive nogle skattemæssige forhold i forbindelse med solcelleanlægget. Ligeledes skal vi være opmærksomme på at opsætte måltal og politik for sammensætning af bestyrelse og ledelse. Helle Lorentzen spurgte medlemmerne i bestyrelsen, om der er kendskab til besvigelser det var der ikke. Overarbejde og feriepengeforpligtigelsen indeholder de største usikkerheder, da de er opgjort ud fra vurderinger frem i Der skal være særlig fokus på disse områder plus den begrænsede funktionsadskillelse, vi har i administrationen. Der er en særdeles god overensstemmelse imellem regnskabet for 2013 og seneste estimat. Samlet set blev der afsluttet med en glad smiley fra revisoren! Bestyrelsen udpegede MJ til på bestyrelsens vegne at signere den elektroniske indberetning digitalt. I notatet til ministeriet om bestyrelsens stillingtagen til årsrapporten blev formuleringen:

3 Der var i revisionsprotokollatet ingen kritiske bemærkninger eller forbehold. Revisoren har anbefalet, at vi snarest muligt opstiller måltal og politikker i forbindelse med bekendtgørelse nr. 341 af 22. marts 2013 om at fremme en ligelig kønsmæssig sammensætning i bestyrelse og ledelse. Randers HF & VUC har behandlet emnet på bestyrelsesmødet, den 25. marts 2014, hvorefter der indberettes til ministeriet. Bestyrelsen godkendte årsrapporten. Helle Lorentzens præsentation er vedlagt som bilag til referatet. 3. Strategi for informationsarbejdet Informationsudvalget har udarbejdet forslag til en kommunikationsstrategi. Informationsmedarbejder Linda Handrup orienterer. Drøftelse og beslutning Bilag 4: Kommunikationsstrategi. Ændringer er tilføjet med grønt LH orienterede om ændringerne i kommunikationsstrategien siden sidste år. Ændringer omhandler - omtale af hvilke muligheder vi giver folk efterfølgende - fremhævelse af, at der er plads til forskellighed - at vi igen vil deltage i Randers Messen i uge 7 - at vi producerer flere film til hjemmesiden og til Facebook, film som vi selv laver - opdatering af hjemmesiden LH fortalte om mere annoncering på FB og om de målbare besøg. Et voksende antal synes godt om. Vi bruger FB i stigende grad, hvilket er oplagt for vores kursistgrupper. Også tidligere kursister kan på denne måde være ambassadører for skolen. DP spurgte ind til, om vi bruger forskningens døgn. Det har vi ikke gjort, og det skal tænkes ind i undervisningen på et tidligt tidspunkt. Til fornyelse af hjemmesiden er afsat kr.. Der laves forinden brugeranalyse om brug af vores hjemmeside, hvorefter vi tilretter designet plus laver den responsiv, således at den også tilpasses brugernes mobile enheder. DP nævnte, at oplevelsesdimensionen kunne være værd at tænke på ved justering af hjemmesiden. DP

4 kan formidle kontakt til en ressourceperson. LH kunne dokumentere med statistik, hvordan indgang til hjemmesiden i stigende grad sker via tablet og mobiltelefon. LH rundede af med at fortælle om, hvordan en bred målgruppe kræver en bred annoncering, for eksempel via lokalaviser, radio, biograf, bybusser, brochurer, vejledning, netværk, familie og venner. 4. Alkoholpolitik Efter aftale med bestyrelsen på seneste møde har ledelsen undersøgt mulighederne for en låneordning, hvilket ifølge revisor ikke kan lade sig gøre. Forslag til alkoholpolitik genfremsættes. Beslutning Alkoholpolitikken blev vedtaget. Bilag 5: Alkoholpolitik for Randers HF & VUC 5. Nye krav til ligestillingstiltag Orientering om ændrede krav til ligestilling og forslag til plan for arbejdet med måltal og politik. Beslutning MJ fortalte om det krav, der er kommet fra ministeriet om måltal for bestyrelsen og politik for ledelsen. For bestyrelsen er det kun gældende for de eksterne medlemmer. Måltallet er 40/60. For ledelsen tilstræber vi det samme måltal. Bilag 6: Nye krav til ligestillingstiltag på institutioner for almengymnasiale uddannelser og almen voksenuddannelse Bilag 7: Forslag til plan for arbejdet med måltal og politik i forbindelse med ligestilling Bestyrelsen godkendte oplægget. 6. Øvrig orientering a. Nyt fra kursistrådet Bilag 8: Nyt fra kursistrådet a. SI fortalte om kursistsuperbrugerne inden for IT-området. Kursisterne finder, at det er en god ide. Kursisterne er meldt ind i et fælles

5 kursistråd i Randers. LB fandt det meget tilfredsstillende at læse om kursisternes positive udsagn om skolen. b. Fastholdelse Bilag 9: Fravær og frafald ultimo februar 2014 c. Ny bestyrelse Mundtlig orientering om, hvor langt Vi er med processen d. Vurdering af målopfyldelse for resultatkontrakt pr. 31. januar 2014 Orientering ved formandsskabet Bilag 10: Resultatkontrakt for rektor ved Randers HF & VUC for perioden 1.aug til 31. juli Vurdering af målopfyldelse pr. 31. jan b. MJ bemærkede, at der er meget stor spredning på klasserne, så det er ikke dækkende med en gennemsnitsbetragtning. Den overvejende del har et tilfredsstillende fremmøde, og så er der nogle med meget stort fravær, som følges tæt. Hvis vi skal gøre noget ved det, skal vi differentiere imellem målgrupperne. c. LB er udpeget af Randers og Favrskov Kommune, TB er udpeget af Randers Kommune for de afgivende skoler, hvilket vi indtil videre kun har set via et referat. SM er udpeget af Via University. De to lærerrepræsentanter er udpeget, nemlig Henrik Nygaard og Henrik Mikkelsen. Vi mangler at udpege de to selvsuppleringsmedlemmer, hvilket sker på næste møde den 22. april 2014, hvor vi samler den nye bestyrelse bortset fra selvsuppleringsmedlemmer. d. Vi har foretaget et skøn efter aftale med revisor, hvorefter vi kunne beregne beløbet til BP. Vi kom denne gang i en lidt højere ramme p.g.a. større antal årskursister. e. Nyt fra bestyrelsesforeningerne Mundtlig orientering e. Intet nyt 7. Orientering af personalet Intet til orientering 8. Eventuelt DM takkede LS for samarbejdet og overrakte en gave. DM takkede generelt bestyrelsen for samarbejdet,

6 ønskede MJ held og lykke og sagde: Pas godt på skole. LB takkede DM for indsatsen. Det har været betryggende for bestyrelsen, at DM har solid indsigt i finansielle forhold, hvilket har givet sig udslag i skolens nuværende økonomiske situation. Denne linie vil LB gerne være med til at fortsætte. LB nævnte reduktionen i HF2 tilmeldinger og de konsekvenser, det umiddelbart kan få for økonomien. MJ nævnte, at vi hurtigst muligt giver en udmelding om, hvordan situationen er i forhold til ansættelser. Vi tager det op på SU møde, den 2. april. Underskrifter: David Møller Lars Bang Susanne Markussen Dan Skovgaard Larsen Kim Kristensen Lene Schütter Torben Bugge Mette Jespersen Sebastian Torst Iversen