Referat Den 18. april Godkendelse af referat Referat fra mødet 2. februar 2016 (nr. 34) godkendes og underskrives.

Transkript

1 Hvidovre, den 19. april 2016 Referat Den 18. april 2016 HVIDOVREBO Mødeart: Organisationsbestyrelsesmøde (OB) nr. 35 Mødested: Afd. 2 Mødelokalet i kælderen i nr. 406 B, Loppen Mødetid kl Palle sørger for at købe lidt mad til mødet Deltagere: Palle Christensen Jan Bo Rasmussen Christel Halberg Jette Wagner Finn Møller Finn Sternberg Anni Nielsen Lone Lund-Rasmussen Rasmus Nielsen formand næstformand bestyrelsesmedlem bestyrelsesmedlem bestyrelsesmedlem suppleant suppleant FA09 FA09 Dagsorden: 1. Godkendelse af referater 2. Godkendelse af regnskaber 2015 og budget Meddelelser fra formanden 4. Meddelelse fra direktøren a. Økonomi b. FA09 c. Afdelingerne d. Hvidovre Kommune 5. Orientering fra udvalgsposter 6. Lukket punkt 7. Beslutninger 8. Kløverprisvej 9. To do liste 10. Eventuelt 1. Godkendelse af referat Referat fra mødet 2. februar 2016 (nr. 34) godkendes og underskrives. Referatet blev godkendt og underskrevet. 1

2 2. Godkendelse af regnskaber 2015 og budget 2017 Regnskab for afdelinger og organisation med til mødet i original til underskrift. Beslutningsforslag vedrørende regnskab vedlægges som (bilag 1). Regnskab, revisionsprotokollat og budget vedlægges som (bilag 2, 3 og 4). Beslutningsforslag vedrørende godkendelse af årsregnskaber 2015, vedlagt dagsorden som bilag 1: Afdeling 1 Der er lavet en ekstraordinær henlæggelse konto 120 på kr Ultimo 2015 udgør afdelingens samlede henlæggelser kr Afdeling 2 Der er lavet en ekstraordinær henlæggelse konto 120 på kr Ultimo 2015 udgør afdelingens samlede henlæggelser kr Afdeling 3 Der er lavet en ekstraordinær henlæggelse konto 120 på kr Ultimo 2015 udgør afdelingens samlede henlæggelser kr Afdeling 4 Regnskabet udviser et overskud/underskud på kr svarende til 3 % af de samlede lejeindtægter. Overskuddet skyldes i al væsentlighed mindre vandforbrug. Overskuddet er brugt til ekstraordinær afskrivning, konto 303. Der er lavet en ekstraordinær henlæggelse konto 120 på kr Ultimo 2015 udgør afdelingens samlede henlæggelser kr Afdeling 5 Der er lavet en ekstraordinær henlæggelse konto 120 på kr Ultimo 2015 udgør afdelingens samlede henlæggelser kr Afdeling 6 Regnskabet udviser et overskud på kr svarende til 0,59 % af de samlede lejeindtægter. 2

3 Overskuddet skyldes i al væsentlighed mindre vandforbrug. Overskuddet er brugt til ekstraordinær afskrivning, konto 303. Der er lavet en ekstraordinær henlæggelse konto 120 på kr Ultimo 2015 udgør afdelingens samlede henlæggelser kr Afdeling 7 Regnskabet udviser et overskud kr. 0 svarende til 0 % af de samlede lejeindtægter. Der er lavet en ekstraordinær henlæggelse konto 120 på kr Ultimo 2015 udgør afdelingens samlede henlæggelser kr Afdeling 8 Der er lavet en ekstraordinær henlæggelse konto 120 på kr Ultimo 2015 udgør afdelingens samlede henlæggelser kr Afdeling 9 Der er lavet en ekstraordinær henlæggelse konto 120 på kr Ultimo 2015 udgør afdelingens samlede henlæggelser kr HvidovreBo Regnskabet udviser et overskud på kr mod et budgetteret overskud på kr Overskuddet skyldes i al væsentlighed besparelser på forretningsførelse, kontorholdsudgifter og mødeudgifter. Overskuddet er overført til arbejdskapitalen, der derefter udgør kr Der er ikke renteindtægter i Der er som aftalt opført et beløb til evt. skyldig moms. Dispositionsfonden er også blevet styrket, men der er brugt penge til tab ved fraflytning. Der er en eventualforpligtelse, således at hvis alle skyldige fraflytninger tabes, så har dispositionsfonden en udgift på godt kr Rasmus Nielsen gennemgik revisionsprotokollatet. Der er kr. 3 millioner i overskydende likviditet. Beløbet kan dække alle afskrivningsemner. 3

4 Overskuddet i afdelingerne er overført til konto 401, fordi kommunen i styringsdialogen har anført, at afdelingernes henlæggelser er for små. Det blev oplyst, at den negative rente skyldes både tab på obligationer og at der betales strafafgift på de likvide midler. Organisationsbestyrelsen havde ingen bemærkninger til afdelingernes regnskaber. Organisationsbestyrelsen godkendte enstemmigt afdelingernes og organisationens regnskaber 2015 samt revisionsprotokollat. Rasmus Nielsen gennemgik budgettet. Administrationshonoraret stiger med ca. 2%. Palle Christensen bemærkede, at der nok i 2017 bliver en del møder vedrørende samdrift. Man enedes om ikke at ændre budgettet. Organisationsbestyrelsen besluttede ikke at opsige kælderlokalet i afd. 4. Organisationsbestyrelsen godkendte herefter organisationens budget for Meddelelser fra formanden a. Forberedelse til generalforsamling: Generalforsamlingen er den 10. maj 2016, kl i Lille Friheden. Indkaldelse er omdelt og indkaldelse i Hvidovre Avis er sket i uge 14. Indkaldelsen vedlægges som (bilag 5). Finn Møller, Jan Bo Rasmusen og Jette Wagner er på valg. Organisationsbestyrelsens beretning skal godkendes (bilag 6). Bestyrelsens beretning skal sendes til organisationsbestyrelsen og afdelingsbestyrelserne. 4

5 Der laves SMS-service, når regnskaber og beretning er tilgængelig på hjemmesiden. Ejendomsfunktionærerne sikrer stemmesedler samt at der er noget at drikke til mødet. Finn Møller undersøger muligheden for, at en beboer, der før har fungeret som dirigent, kan klare opgaven, alternativt må FA09 stille med en dirigent. FA09 sørger for, at der tages referat. Der skal laves en beboerliste, sorteret efter adresser. Både organisationsbestyrelsesmødet før og efter generalforsamlingen holdes i lokale i Lille Friheden. 4. Meddelelse fra direktøren a. Økonomi Prognose for dispositionsfond og trækningsret (bilag 7 og 8). Rasmus Nielsen gennemgik reservationen og forbruget i b. FA09 Der afholdes bestyrelsesmøde og repræsentantskabsmøde i FA09 den 13. april HVIDOVREBOs nye hjemmeside er snart ved at være klar til at gå i luften. Der skal tages nye billeder, hvilket først vil ske når der er grønne blade på træerne. Der bliver holdt møde i bestyrelsen til juni med handlingsplan og målsætninger. c. Afdelingerne Afd. 1, Svendebjergvej Hvidovre kommune har godkendt udskiftning af vinduer og altandøre. Rådgiver er blevet bedt om udarbejdelse af projekt. Forberedelse af markvandring med ejendomsmester 31/

6 Afd. 2, Gl. Køge Landevej Markvandring med bestyrelse 30/3-16. Afd. 3, Hvidovregade Forberedelse af markvandring med ejendomsmester 31/3-16. Afd. 4, Hvidovrevej Markvandring med bestyrelse 11/4-16. Afd. 5, Gl. Køge Landevej 274 A-D På baggrund af møde med rådgivere og entreprenør begynder entreprenør at afhjælpe påtalte i uge 16. Beboerne er varslet om at der vil blive udført arbejder (tætning af stikkontakter) i deres lejemål i uge 16/17. Forberedelse til markvandring er sket med ejendomsmester. Afd. 6, Strandhavevej/Strandmarksvej Landsbyggefonden har meddelt at udskiftning af tag samt etablering af ventilation kan udføres uden at det medfører huslejestigning. Information om dette sendes ud til beboerne. Tidspunkt for markvandring er ved at blive aftalt med bestyrelsen. Afd. 7, Tavlekærsvej/Kærstykkevej På ekstraordinært beboermøde den 17/3-16 godkendte beboerne udskiftning af tag samt udskiftning af elforsyning frem til lejemålene incl. udskiftning af gruppetavle. Kreditforening er blevet bedt om lånetilbud samt om at oplyse om der skal gives kommunal garanti. Forberedelse af markvandring med ejendomsmester 19/4-16. Afd. 8, Vojensvej Parkeringskontrol i afdelingen starter den 11/4-16 j.f. beslutning truffet på beboermøde den 20/1-16. Istandsættelse af vinduer forventes at starte igen i løbet af april. Markvandring med bestyrelse 12/

7 Afd. 9, Tavlekærsvej 98 A-E Forberedelse af markvandring med ejendomsmester 19/4-16. d. Hvidovre Kommune Den indkaldte Styringsdialog 2016 med Hvidovre Kommune er flyttet fra 29. september 2016 til 20. september 2016, kl i mødelokalet Sollentuna 1 på 5. sal. 5. Orientering fra udvalgsposter Dana Lunds Ungdomshus og Strandmarkens Børnehave: Administrationen har udmeldt HvidovreBo af begge bestyrelser. Der er ingen økonomi forbundet med de to bestyrelser. Hvidovre Fjernvarme: Intet nyt. 6. Lukket punkt 7. Beslutninger: a. Boliggarantibevis (bilag 9) Skal HvidovreBo tilbyde boliggarantibeviser? Siden den 1. april 2007 har alle almene boligorganisationer haft mulighed for at tilbyde boliggarantibeviser til lejere, som fraflytter deres lejlighed. Et sådant bevis giver den fraflyttede lejer en maksimalt 3-årig fortrinsret på ventelisten til en ledig bolig af samme størrelse i den afdeling, lejeren er flyttet fra. Hvis boligorganisationen ikke inden rimelig tid efter lejerens ansøgning om tilbageflytning kan tilbyde en bolig, skal lejeren tilbydes en anden bolig i en anden afdeling. Bevisernes typiske anvendelsesområde er tiltænkt personer, hvor den pågældende lejer fx ønsker at flytte sammen med en kæreste, eller en pensionist ønsker at flytte permanent ud i sit sommerhus. Regler i forbindelse med udstedelse af boliggarantibevis vedlægges dette beslutningsforslag. 7

8 Organisationsbestyrelsen besluttede enstemmigt at tilbyde boligorganisationsbeviser til beboerne. b. Feriebytte/feriefremleje (bilag 10) Skal HvidovreBo tilbyde feriebytte/feriefremleje? Blandt såvel danske som udenlandske turister bliver det mere og mere populært, at bytte sig til en feriebolig i en 2-3 ugers ferieperiode, fremfor at købe dyre hotelovernatninger. Der findes i dag en lang række hjemmesider (eksempelvis og hvor det at bytte sig til en ferieboliger udbydes under ordnede forhold. De nuværende regler omkring fremleje og bytte af almene boliger betyder, at når man bor til leje i en almen bolig, er det først en mulighed lovligt at feriebytte/feriefremleje sin bolig, når organisationsbestyrelsen i den respektive boligorganisation har givet tilladelse til dette. Forslag til regler vedlægges dette beslutningsforslag. Organisationsbestyrelsen besluttede, at HvidovreBo ikke skal tilbyde mulighed for feriebytte/ feriefremleje. c. Tagrenovering afd. 6 Strandhavevej/Strandmarksvej (bilag 11) Afdeling 6 fik i april/maj 2013 det rådgivende ingeniørfirma A/I-gruppen til at udarbejde et teknisk notat, der skulle afdække afdelingens problemer med tagene og indeklimaet der havde været/er stødt stigende hen over de seneste år. Det tekniske notat, påviste en del byggeskader og vedligeholdelsesefterslæb, samt at en udskiftning af taget og problemerne med indeklimaet, ville nødvendiggøre at der etableres mekanisk udsugning. Sagen i dets umiddelbare form blev fremlagt for beboerne og godkendt på et ekstraordinært afdelingsmøde den 7. november Det blev efterfølgende vurderet, at disse arbejder ikke ville være mulige at gennemføre uden støtte fra Landsbyggefonden (LBF), da huslejen ville blive alt for høj. Derfor udarbejdede det rådgivende ingeniør firma A/Igruppen i samarbejde med afdelingsbestyrelsen og administrationen i marts 2014 et foreløbig byggeprogram med tilhørende budget. Dette blev indsendt til LBF med henblik på at ansøge om en helhedsplan for afdelingen. LBF har efter besigtigelse af afdelingen og en dialog med rådgiver og bygherre godkendt budgettet og fremsendt en skitse til HvidovreBo, hvoraf finansieringen fremgår: 8

9 Driftslån fra dispositionsfonden/lbf på kr årligt i lånets løbetid. Kapitaltilførsel på kr (HvidovreBo skal bidrage med 1/5). Fritagelse for indbetaling af pligtmæssige bidrag i lånets løbetid på kr og uamortiserede ydelser på kr Trækningsret tilskud på kr Fællespuljetilskud LBF på kr Sagsfremstilling vedhæftes dette beslutningsforslag. Organisationsbestyrelsen besluttede enstemmigt at godkende finansieringsplanen med lån fra dispositionsfonden, brug af egen trækningsret, låneoptagelse og kapitaltilførsel. d. Tagudskiftning afd. 7 Tavlekærsvej/Kærstykkevej (bilag 12) Udskiftning af tag samt etablering af ny elforsyning på lofter incl. udskiftning af gruppetavler i lejemål i HvidovreBo afdeling 7. Afdelingens tage er meget dårlige og senest var der mellem jul og nytår vandskader som følge af de dårlige tage. I 2012 udarbejdede Teknologisk Institut en rapport vedr. afdelings tage. I 2014 udarbejdede ingeniørfirmaet Holmsgaard en tilstandsrapport en tilstandsrapport omhandlende hele afdelingen. Begge rapporter konkluderer at tagene er i en stand så de bør skiftes hurtigst muligt. Holmsgaards rapport påpeger yderligere at elforsyning på loft samt gruppetavler bør skiftes. I.f.m at taget fjernes er der let adgang til installationen på loftet hvorfor det er en yderst fornuftig disposition at skifte installationen. Projektet er godkendt på ekstraordinært beboermøde den 17. marts De samlede udgifter til projektet er budgetteret til kr ,- og medfører en huslejestigning på 10,9%. Arbejdet skal finansieres via optagelse af realkreditlån. Organisationsbestyrelsen besluttede enstemmigt at godkende forslaget og den deraf følgende låneoptagelse. 9

10 8. Kløverprisvej Organisationsbestyrelsen drøftede om den ønsker at påtage sig bygherrerollen for projektet med ældreboliger og ungdomsboliger. Der er fordele og ulemper. Der er en økonomisk risiko. Der er kun få millioner kroner i dispositionsfond og arbejdskapital. Der er 100% kommunal anvisning på ældreboligerne. Der er almindelig venteliste på ungdomsboligerne. Det undersøges, om der kan laves en aftale med Hvidovre Kommune, så beboere eller medlemmer af Hvidovrebo, kan få en fortrinsret til ældreboligerne. Ligeledes skal tildelingskriterierne af ungdomsboliger aftales med Hvidovre Kommune. Til næste møde skal der laves beslutningsforslag og Lone Lund-Rasmussen drøfter sagen med PAB s bestyrelse, idet den samlede sag muligvis er for stor for Hvidovrebo. Det blev drøftet om sagen fornuftsmæssigt kunne deles med PAB. 9. To do liste Der som aftalt fælles seminar den 26. april Eventuelt Næste møde afholdes i lokale i Lille Friheden tirsdag den 10. maj 2016, kl inden generalforsamlingen. Efter generalforsamlingen holdes kort møde i lokalet. Ejendomsfunktionærer sikrer noget at spise til mødet. Organisationsbestyrelsen konstaterede, at afd. 2 s beboerlokale ikke har systemnøgle i fællesrum. Lone Lund-Rasmussen kontakter afdelingsbestyrelsen og ejendomsmester. 10