Menighedsrådsmøde. Referat. Dagsorden. Ad pkt. 1. Pkt. 1. Ad pkt. 2. Pkt. 2. Holbæk, den. 10. september Der indkaldes herved til

Transkript

1 Der indkaldes herved til Menighedsrådsmøde Tirsdag, den 10. september 2013 kl Afholdes i Sortebrødreklostret Klosterstræde 7, 4300 Holbæk. Tilstedeværende: Ove Nygaard Madsen (fm), Lis Grove- Rasmussen (nfm), Vibeke Beierholm (ks), Flemming Erland Christensen (kp), Søren Waage-Jensen (kv), Henning Petersen, Kristine Høffding, Bjarne Heegaard Albrechtsen, Per Buttenschøn, Vilmer Thorsen, Vita Yvonne Fischer, Allan Hvid Olsen (ref), Hanne Mejlhede (kbf) Nana Schiøtt Hansen (sp), Michael Rosendal (sp), Hanne Norre (mrep) Fraværende med afbud: Ole Frank Jørgensen Dagsorden Pkt. 1. Bemærkninger til referat fra sidste møde Pkt. 2. Siden sidst Referat fra bygningssyn (rundsendes på mail). Henvendelse fra KVIST skoletjenesten vedr. tilbud om at komme til menighedsrådsmøde for at fortælle om skoletjenesten. Henvendelse med invitation fra FDF vedr. 100 års jubilæum 29. september, kl Brev fra ministeren for ligestilling og kirke, vedr. indhentelse af børneattester. Takkekort fra Andrew Martin i anledning af hans 60 års fødselsdag. Opstillingsmøde til provstiudvalg. Flemming Christensen er opstillet som lægt medlem på en fælles liste. Michael Rosendal er opstillet som gejsteligt medlem til provstiudvalget. Referat. Ad pkt. 1. Ingen bemærkninger Ad pkt. 2. Bygningsudvalget arbejder videre. Vi vil gerne have besøg af KVIST. Invitationen til FDF er givet videre til medlemmerne af MR. Vi giver ingen gave. For alle nyansatte og frivillige, der arbejder med børn, skal der indhentes børneattest. Den øverste administrative chef er ansvarlig for at dette bliver gjort. Takkekort modtaget. Flemming Christensen og Michael Rosendal er valgt til provstiudvalget, da der ikke er indkommet andre lister til valget. Der er bevilget kursus til: Intet denne gang

2 Pkt. 3. Sager behandlet i forretningsudvalget den 3. september Ingen beslutninger ud over vedtagelse af dagsorden. Intet behandlet Pkt. 4. Referater fra stående udvalg. Modtaget referater fra Aktivitetsudvalget, Gudstjenesteudvalget, Kirkegårdsudvalget, Særudvalg for Østre Kapel Formanden/næstformanden for udvalget anmodes om at uddybe udvalgets beslutninger. Pkt. 4. Aktivitetsudvalg: Vi er blevet opmærksomme på, at vi skal blive bedre til holde øje med og gøre opmærksom overfor hinanden om aktiviteter som MR deltager i. Vi ønsker at gøre forsøg med aftenkirke første fredag i hver måned. Nye tiltag med påskegudstjenesterne. Gudstjenesteudvalget: Ad pkt. 5: Ændringer vedr. konfirmation og barnedåb kan først ændres fra 2016, fordi datoerne i 2014 og 2015 er meldt ud. Formanden svarer brevskriveren. Ny plan lagt, men skal behandles af personalet. Andre punkter kommer frem senere i MRdagsordenen. Gudstjenesteudvalget forbeholder sig ret til også at mene noget om Margrethekapellet. Kirkegårdsudvalget: Udvalget har haft gennemgang af kirkegårdene. Udvalget ønsker at kunne vedtage en beslutning om hvorledes man kan forlange vedligeholdelse af grave, som vedligeholdes af gravfæsterne selv. Udvalget har arbejdet meget med registrering af historiske gravsteder. Problemer med varmestue på kirkegården. Der arbejdes med løsningsforlag. Særudvalg for Østre Kapel: Et enigt udvalg indstiller at Østre Kapel skal være et aktivitetshus for hele provstiet.

3 Pkt. 5. Orientering fra tillidsfolk Nyt fra kassereren Nyt fra kirkeværgen Nyt fra kontaktpersonen Nyt fra medarbejderrepræsentanten. Pkt. 5. Kassereren: Intet udover kvartalsrapporten, som kommer senere i dagsordenen. Kirkeværgen: Kalkningsordningen skal vedtages på et menighedsrådsmøde. Skt. Nikolai Sogn modtager i år kr ,- til energiforbedrende foranstaltninger. Næste år er der også 2 mill. kr. til uddeling i provstiet. Skal vi søge? Vi har modtaget kr ,- til sparepærer. Der er lavet forsøg, men de er ikke gode. Vi vælger dog at bruge nogle af dem på korets repos. Der bliver gravet op til parkeringslyset på kirkepladsen i næste uge. Vinduerne på mandskabsbygningen males i næste uge. Tagrenderne på Margrethekapellet bliver skiftet. Der er lavet automatisk dørlukning på kølerummene i kapellet. Dørene til modtagelsesværelset, kapellet og toilettet bliver olieret. Varmtvandsbeholder skiftet. Fuger ved vandspejlet repareres. Overvejelser vedr. alarmsikring. Orientering: Ny syddør i Østre Kapel koster kr ,-, ikke iværksat. Inventarlisterne er næsten i hus. Kontaktpersonen: Henning Petersen sidder som medlem i AMU og SU, fra nu overtager Stephen pladsen i SU. Al Bøwig får barselsorlov 1/11 13 til 1/9 14, der er pt. 11 ansøgninger. Der arbejdes videre med kontaktpersonens opgave i forhold til personalet, rengøring på gartnerområdet styrkes. Flemming holder ferie 25/9 1/11, Ove Madsen overtager i mellemtiden. Medarbejderrepr.: Hanne Norre efterspørger om folderen om kirken skal genoptrykkes. Kommunikationsudvalget overtager opgaven.

4 Pkt. 6. Orientering fra præsterne. Ad pkt.6. Hanne Mejlhede: I år er der 120 konfirmander mod sidste års 150. Undervisningen er netop startet. Michael Rosendal: Ros til personalet ved aftenkirken under Natsalget, ca. 200 besøgende aftenen igennem. Dejlig aften! Nana Schiøtt Hansen: Flot kulisse i Strandparken ved Kildemarkedsgudstjenesten. Efteruddannelse på Liselund og kursus i Cambridge. Lidt om Kirke på vej. Pkt. 7. Kvartalsrapport pr. 30/6. (rundsendes på mail) Ad pkt. 7. Vibeke udtrykker bekymring vedr. nogle poster med lønninger. Budgetfejl forplanter sig. Der ønskes budgettal vedr. indtægter og lønudgifter for resten af året. Menighedsrådet tager kvartalsrapporten til efterretning. Pkt. 8. Ændring af kordegnefunktionen. (rundsendes som mail) Som følge af dette er beslutningen om opslag af stilling som administrationschef udsat. Ad pkt. 8. Diskuteret. Beslutning udsat til lukket møde. Pkt. 9. Orientering fra budgetudvalget Budgetudvalget orienterer om de overordnede tanker ved Budget Budgettet vedtages endeligt på et følgende møde. Ad pkt. 9. Oplæsning af udvalgets notat. Udleveres på SU-møde. Kommer på mødet igen til oktober.

5 Pkt. 10. Forslag om, at de offentlige toiletter på kirkegårdene lukkes udenfor normal arbejdstid. Ad pkt. 10. Prisen for elektronisk låsning ligger i størrelsesordenen kr ,-. MR er velvilligt indstillet. Kirkeværgen iværksætter.(tidsstyring og lysstyring) Pkt. 11. Arbejdsbeskrivelse for kirkegårdsassistenten ved Sct. Nikolai Sogn Ad pkt. 11. Flyttes til lukket møde. Pkt. 12 Beslutning om evt. ny leverandør af kirkebladet. Vores egen juni-juli-august sammenholdt med en dummi -udgave fra en ny leverandør. (Vores eget og en ny udgave af kirkebladet rundsendes.) Ad pkt stemmer for ny leverandør 1 stemmer imod 10 stemmer for ny omdeling med Post Danmark. 3 stemmer for at beholde spejderne som omdelere. Hermed beslutter menighedsrådet at Team Lynderup, Videbæk Bogtrykkeri bliver ny leverandør og Post Danmark overtager omdelingen. Pkt. 13. Beslutning vedr. ny IT-leverandør. (Kirkesys stopper ved nytår) Ad pkt. 13. Menighedsrådet beslutter at bruge DKM som ny hjemmeside og kalendersystem. Pkt. 14. Beslutning vedr. brug af altervin/druesaft. Gudstjenesteudvalget indstiller, at der fremover vil være både altervin og druesaft. Ad pkt. 14. Menighedsrådet vedtager gudstjenesteudvalgets indstilling. Beslutningen træder i kraft med det nye kirkeår.

6 Pkt. 15. Beslutning vedr. tidsplan for vielser. Gudstjenesteudvalget indstiller at vielser kan ligge på fire tidspunkter: 11.30; 13.00; 14,30 og Ad pkt. 15. Menighedsrådet vedtager gudstjenesteudvalgets indstilling. Pkt. 16. Beslutning vedr. fremtidig brug af Østre Kapel. Særudvalget vedr. brug af Østre Kapel indstiller til at menighedsrådet vil medvirke til at overdrage Østre Kapel til provstiregi. Herunder bygningsmæssige ændringer så Østre Kapel kan blive brugbart hele året i Provstiets regi. Pkt. 17. Eventuelt. Ad pkt. 16. Menighedsrådet tilslutter sig særudvalgets indstilling, men forudsætter en kontakt til Tveje Merløse Sogn. Menighedsrådsformanden underskriver brevet til provstiet. Ad pkt. 17. Kopipapir og printertoner kan hentes på kirkegårdskontoret. Ønske om besøg af kriminalpræventivt råd ved Margrethekapellets p-plads. Lukket møde Med venlig hilsen Ove Nygaard Madsen Medarbejderrepræsentanten bedes medvirke ved det lukkede punkt Referatet er udarbejdet under mødet og løbende konfereret med mødedeltagerne via storskærm. Ref.: Allan Hvid Olsen Referatet underskrives på menighedsrådsmødet i oktober. Punkter til næste menighedsrådsmøde: Tilmelding til kalkningsordning. Budget 2014.