Boligorganisationen: Formand Jan Guldmann, næstformand Mogens Vive og bestyrelsesmedlem Kaj Herholdt Madsen

Transkript

1 Redegørelse Vedrørende: Styringsdialog 2016, RandersBolig Forvaltning: Sekretariat Mødedato: Sendes til: RandersBolig Deltagere: Boligorganisationen: Formand Jan Guldmann, næstformand Mogens Vive og bestyrelsesmedlem Kaj Herholdt Madsen Administrationen: Jette Halkjær, teamleder økonomi, Jørgen Henriksen, teamchef DAB, samt Ulla Gregor, sekretariatschef DAB. Randers Kommune: Lene Andersen, direktør for miljø og teknik, Sidsel Homann Jørgensen, sekretariatschef, Tine Bräuner Jung, Den boligsociale enhed, samt jurist Inge Qvortrup og jurist Lene Holdtdal, Tilsynet med almene boliger Randers Kommune har inviteret RandersBolig til styringsdialogmøde med følgende dagsorden: 1. Kort velkomst 2. Administrationsselskabets økonomi, herunder a. Regnskab 2015 b. Udvikling i økonomien i 2016, budgetopfølgning og status på genopretning 3. RandersBolig og boligorganisationerne a. Forvaltningsrevision b. Status på administration af boligforeninger med økonomiske udfordringer c. Samarbejdet generelt med boligorganisationerne, herunder arbejdet med renoveringsprojekter og helhedsplaner 4. Boliorganisationernes økonomi a. Budgetopfølgning, status b. Status på tab ved lejeledighed og tab ved fraflytning 5. Status på ophør af samarbejdsaftale mellem RandersBolig og DAB 6. Orientering om ny sociale boligstrategi i Randers kommune 7. Eventuelt 2. Boligorganisationens økonomi a. Regnskab 2015 Årets resultat er et overskud på 2,6 mio. kr. Der var budgetteret med et overskud på kr. Årsagen til den store afvigelse skal findes i, at udgifter til møder, kontingenter, kontorhold m.m. var væsentligt lavere end budgetteret, mens udgifter til personale var større end budgetteret som følge af udskiftning af ledelse i Endelig er indtægterne fra 1

2 administrationsbidrag indbetalt af Boligselskabet af 2014 højere end budgetteret, da der ikke var budgetteret med, at alle afdelinger fortsat er tilknyttet RandersBolig. Budgetterne er tilrettet i budget Ud over det almindelige regnskab, er der tillige udarbejdet halvårligt regnskab, da RandersBolig overgik til momsfri administration pr. 1. juli Overskud i første halvår er på 1,7 mio. kr., mens overskud i andet halvår er på 1 mio. kr., som stammer fra indtægter fra ikke-ejerkredsen (Boligselskabet af 2014, Typografernes Stiftelse), samt indtægter fra forbrugsregnskaber, byggesager mv. RandersBolig har i forbindelse med overgangen til momsfri administration tilbagebetalt 3,9 mio. kr. til ejerne via administrationsbidraget. Ejerne har anvendt besparelsen til at afvikle lån og kapitalindskud. Egenkapitalen udgør ved udgangen af regnskabsåret 10,5 mio. kr., hvilket er en markant forbedring siden 2014, hvor egenkapitalen var i minus. Forbedringen af egenkapitalen fremkommer af årets resultat, samt konvertering af tålmodig lånekapital til indskudskapital i forbindelse med overgangen til momsfri administration. Gæld til ejerne er dermed nedbragt til 0 kr. Bankgæld i Danske Bank er nedbragt med godt kr. i regnskabsåret. Administrationen oplyser, at RandersBolig har skiftet bank til Arbejdernes Landsbank, og at restgælden er indfriet ultimo maj 2016, hvilket er tidligere end forventet. Det finder tilsynet positivt. Likviditeten er på 18 mio. kr., hvilket er en forbedring på 3,6 mio. kr. siden sidste regnskabsår. Det er positivt, at det har været muligt at forøge egenkapitalen så væsentligt, når det samtidigt tages i betragtning, at der er afdraget 6 mio. kr. til ejerne. Der foreligger revisionsprotokollat uden forbehold. Tilsynet finder det særligt positivt, at tidligere års forbehold vedrørende going concern er væk. b. Udviklingen i økonomien i 2016, budgetopfølgning og status på genopretning Genopretningsplanen følges og forløber som forventet. Der betales fortsat fuldt administrationsbidrag til RandersBolig, hvorefter det overskud, der følger af momsfri administration, tilbagebetales til ejerne. Administrationen oplever, at selve administrationen af den momsfrie administration håndteres smidigt, og der sker hensigtsmæssig styring ved hjælp af særskilte regneark. 2

3 3. RandersBolig og boligorganisationerne a. Forvaltningsrevision I 2015 blev der foretaget revision af 5 forskellige områder; inkassoprocedurer, trækningsretspolitik, renoveringsoversigt, dispositionsfondsprognose samt forbrugsregnskaber. Alle gennemgange viste, at sagerne håndteres hensigtsmæssigt. Forvaltningsrevisionen for 2016 har været forelagt bestyrelsen for RandersBolig i september 2016, og er videregivet til revision. Årets gennemgang af procedurer har omfattet rykkerkørsler for huslejebetaling, genudlejning, fakturabetaling, markvandring og drifts- og vedligeholdelsesplaner samt procedure for udsendelse af budget til afdelingerne. Der viser sig et generelt billede af, at der ved udarbejdelse af forretningsgange og opfølgning derpå, er kommet styr på procedurerne, og der sættes fokus på mulighederne for optimering. Der er alene i 2016 udarbejdet 22 forretningsgange. Tilsynet finder det meget positivt, at forvaltningsrevisionerne viser så flot et billede, herunder at arbejdet med udarbejdelse af forretningsgange skrider godt fremad. Bestyrelsen oplyser, at forvaltningsrevisionen også anvendes som idekatalog til ændring af procedurer ud fra nye behov. Fx er det som opfølgning på gennemgang af genudlejningsprocedure besluttet, at såfremt lejere ikke reagerer på 3 på hinanden følgende tilbud om lejemål, bliver lejer sat i bero på listen. Dette gælder alle boligorganisationerne under RandersBolig. Der orienteres om dette på hjemmeside og i nyhedsbrev. Det kan konkluderes, at RandersBolig har en god og sikker basisadministration. b. Status på administration af boligforeninger med økonomiske udfordringer Møllevænget & Storgaarden, A/B Gudenå og Boligselskabet af 2014 kan alle karakteriseres som boligorganisationer med økonomiske udfordringer. De pågældende boligorganisationer gennemgås enkeltvist herunder. Boligselskabet af 2014: Boligorganisationen er bygget op fra bunden, ligesom afdelingerne ligeledes har krævet stort fokus som følge af store renoveringsbehov og massive efterslæb på vedligeholdelse. Den seneste budgetopfølgning viser, at driften er i balance. I efteråret 2016 er der lanceret løbende driftsstøtte, hvorefter næste trin er gennemførelse af fysiske arbejder, som forventes igangsat i De første afdelinger vil blive afdeling 4 (Norddjurs Kommune), afdeling 5 (Mariagerfjord Kommune) og afdeling 14 (Assentoft, Randers Kommune). Beboerdemokratiet er i det væsentligste genopbygget, men der mangler dog afdelingsbestyrelse i afdeling 13, Purhus. 3

4 Boligorganisationens økonomi er i en positiv udvikling, og boligorganisationen vil have en vis evne til at hjælpe afdelingerne ved fremtidig lejeledighed, men der er fortsat ikke midler til dækning af tab ved fraflytning. Møllevænget & Storgaarden: Boligorganisationen følger genopretningsplanen, og RandersBoligs overgang til momsfri administration og deraf følgende afdrag på gæld har medført, at boligorganisationen har fået luft i økonomien. Boligorganisationen har nu mulighed for at yde økonomisk tilskud til afdelingerne, hvor fx afdeling 56 og afdeling 57 forventeligt vil modtage støtte. Der er udarbejdet prioritering af renoveringssager i alle afdelinger, og arbejderne vil blive igangsat i løbet af de næste par år. Afdelingerne har balance i driften, og kun 3 afdelinger har tilbageværende trappestigninger til forøgelse af henlæggelsesniveauet. Disse trappestigninger forventes at være væk i kommende budgetter. Den forbedrede økonomi giver rum til at udføre renoveringsarbejder, hvilket er meget positivt. Boligorganisationen kræver fortsat stram økonomistyring og politisk fokus fra RandersBolig. A/B Gudenå: RandersBolig fremsendte i april 2016 redegørelse for status i boligorganisationen inklusiv plan for genopretning af økonomien. Der er sket yderligere fremgang siden april 2016, og dispositionsfonden har nu nået et niveau, hvor der ikke skal opkræves særlige bidrag længere. Trækningsretten er udnyttet fuldt ud. Der er 5 renoveringsprojekter i gang, som forventes afsluttet inden for nærmeste fremtid. Renoveringsoversigten viser, at der er 3 store renoveringssager tilbage, som endnu ikke er igangsat. Udfordringen er, at lejeniveauet i særligt afdelingerne 17 og 18, der er beliggende i Langå, er meget højt, og at der ikke er plads til lejestigninger til finansiering af renoveringssagerne. Boligorganisationen vil derfor være nødsaget til yde tilskud for at gennemføre renoveringerne. Boligorganisationen har haft udfordringer med store udsving i regnskabets resultater, hvilket primært skyldes, at der ikke har været styr på udgiftsniveauet til vedligeholdelse, løn og forbrugsrelaterede udgifter. Der arbejdes på at udarbejde mere præcise budgetter, og dette skulle gerne være på plads i regnskab Redegørelse fra april 2016 følges og tilsynet anerkender den store indsats til genopretning af økonomien, som ligeledes har været drøftet på boligorganisationens styringsdialog. Derudover blev huslejeniveau på tværs af boligorganisationer drøftet. Det oplyses, at særligt Norddjurs Kommune er udfordret af høje huslejeniveauer i afdelingen under Boligselskabet af 2014, samtidigt med, at beliggenheden ikke er så attraktiv. Dette har givet grobund for 4

5 spørgsmål fra lejerne vedr. lejens størrelse. Huslejeniveau i afdelinger under Boligselskabet af 2014 er fastlagt af Landsbyggefonden som led i helhedsplanerne for afdelingerne. Huslejen følges nøje og stiger kun, såfremt der er behov for fx forøgelse af henlæggelser. Afdelingsbestyrelserne har enstemmigt stemt ja til budgettet ved seneste behandling deraf, efter at administrationen og selskabsbestyrelsen har gjort en særlig indsats for at forklare baggrunden for lejens størrelse og sammensætningen deraf. RandersBolig har fokus på at agere på de små udfordringer, som lejerne kan opleve i hverdagen, for at sikre, at beboerne er tilfredse med at bo i afdelingen. Der foreligger fortsat en myte i visse afdelinger om, at årsagen til, at der ikke sker istandsættelse i afdelingerne er konkursen i Randersegnens Boligforening, hvilket ikke er korrekt. RandersBolig og tilsynet med almene boliger gør begge en indsats for at fortælle, at årsagen i stedet skal findes i, at afdelingerne tidligere ikke har henlagt tilstrækkeligt til vedligeholdelse, ligesom der i flere tilfælde er sket en fejlagtig anvendelse af henlæggelser. Bestyrelsen oplyser, at der ikke opleves utilfredshed fra lejerne vedrørende administrationen, ligesom der ikke ytres ønske om at skifte boligselskab. Tilsynet gør opmærksom på, at afdelingerne under Boligselskabet af 2014 kan skifte administrationsselskab fra 2018, hvorfor det er vigtigt med fokus derpå. c. Samarbejdet generelt med boligorganisationerne, herunder arbejdet med renoveringsprojekter og helhedsplaner Der er udarbejdet renoveringsoversigt, som giver et godt overblik over fremtidige renoveringsopgaver i boligorganisationerne. Tilsynet finder dette meget positivt. Administrationen oplyser, at renoveringsprojekter generelt forløber hensigtsmæssigt, og der er fokus på, at finansiering er på plads. Arbejdet med helhedsplaner forløber ligeledes godt, men der er tale om et omfangsrigt arbejde for administrationen, selvom Kuben Kolding er indkøbt til at yde konsulentbistand på opgaverne. Arbejdet med helhedsplaner er spredt ud på flere medarbejdere på tværs af administrationen for at sprede viden og hindre sårbarhed. Tilsynet har opfattelsen af, at det produkt, som Kuben Kolding leverer, ikke altid fremtræder professionelt. Der opleves generelt fejl og/eller mangler i det materiale, som Kuben Kolding fremsender til Tilsynet, hvilket Tilsynet ikke er betrygget i, ligesom det skaber uhensigtsmæssigt mérarbejde for Tilsynet. Administrationen er opmærksom på problematikken, og der afholdes jævnligt møder mellem RandersBolig og Kuben Kolding til sikring af, at processen forløber hensigtsmæssigt. Administrationen giver udtryk for, at den høje standard i tilsynet med almene boliger i Randers Kommune også medfører, at barren er sat højt i forhold til krav, der ellers stilles i andre kommuner. RandersBolig har ikke til hensigt at skifte rådgiver på igangværende projekter, da arbejdet findes tilfredsstillende. Tilsynet er enig i, at det ikke vil være 5

6 hensigtsmæssigt at skifte rådgiver på igangværende projekter. Det overvejes dog, om der skal skiftes til Kuben Aalborg i forbindelse med kommende projekter i Boligselskabet af Der opleves generelt færre klager fra utilfredse lejere, hvilket er særdeles positivt. RandersBolig afholder fortsat kurser for beboerdemokraterne, hvor der generelt opleves positive tilbagemeldinger. Der er generelt bedre forståelse for økonomien blandt beboerdemokraterne, hvor bl.a. ensretning i alle boligorganisationer har givet et bedre overblik for administrationen. Beboerdemokraterne har taget godt imod de halvårlige budgetkontroller, og beboerne udtrykker generelt glæde over, at RandersBolig har gjort en indsats for udarbejdelse af et mere pædagogisk regnskabsmateriale, der giver bedre indsigt og mere ejerskab blandt beboerdemokraterne. RandersBoligs hjemmeside er i drift, men der udvikles fortsat på platformen. Det er planen, at der skal laves hjemmeside for hver boligorganisation, således at de får bedre muligheder for at profilere boligorganisationen. 4. Boligorganisationens økonomi a. Budgetopfølgning, status Der er for første gang gennemført halvårlig budgetopfølgning i alle boligorganisationer og i de fleste afdelinger. I 2017 vil der også være halvårlige budgetopfølgninger i alle afdelinger. Budgetopfølgningen er taget godt imod i afdelingerne, og medfører også, at RandersBoligs økonomiafdelingen har et bedre overblik og større mulighed for at agere på udfordringer eller muligheder i løbet af regnskabsåret. Dette giver også mindre pres ved årsafslutningerne, hvilket er meget positivt. RandersBolig har et positivt billede af årsresultaterne for regnskabsåret 2016, som dog ikke er afsluttede endnu. b. Tab ved lejeledighed og tab ved fraflytning Der er fortsat reduktion i begge udgiftsposter, hvilket er positivt. RandersBolig har stort fokus på nedbringelse af lejetab, og særligt ansættelse af den boligsociale medarbejder, Diana Kristensen, har givet positive resultater. De 6 boligorganisationer har besluttet at forlænge ansættelsen af Diana Kristensen for yderligere en 2-årig periode, så ansættelsen er gældende frem til og med Der er generelt lav lejeledighed, og hvor der er lejeledighed, skyldes det primært strukturelle problemer. 6

7 Den boligsociale enhed oplyste, at de nyeste fogedtal fra Randers Kommune viser, at der har været 28 effektive udsættelser i første halvår af Dette tal dækker ikke kun RandersBoligs boliger, men hele Randers kommune. Der er stort fokus på følgevirkninger af kontanthjælpsloftet, der trådte i kraft 1. oktober Randers Kommune har fået frikommunestatus på 3 konkrete ansøgte projekter, hvoraf ét projekt vedrører afprøvning af muligheder for at skabe billigere boliger. Randers Kommune er en af de deltagende kommuner i Frikommuneprojektet. For nuværende er der ingen afklaring på den endelige udmøntning af projekterne. Frikommuneforsøget skal holde sig indenfor rammerne for det ansøgte projekt. Det var på mødet ikke klarlagt, hvad projektet nærmere kommer til at indebære, men der er naturligvis fokus på projektets gennemførelse. 5. Status på ophør af samarbejdsaftale mellem RandersBolig og DAB Tilsynet orienterede om, at Byrådet senere på dagen skulle tage stilling til sag vedrørende ophør af samarbejde mellem RandersBolig og DAB, herunder varetagelse af fremtidig administration af Boligselskabet af Der er politisk meget stor opmærksomhed omkring sagen, og der lægges op til et proaktivt samarbejde mellem Randers Kommune og RandersBolig, men forvaltningen har samtidigt gjort Byrådet opmærksom på, at Tilsynet med almene boliger alene er et bagudrettet tilsyn, hvorfor det forventes, at RandersBolig bidrager konstruktivt og aktivt til samarbejdet med henblik på sikring af fremtidig drift. Vedrørende Boligselskabet af 2014 er det en forudsætning, at konstellationen godkendes af de parter, der godkendte den oprindelige oprettelse af Boligselskabet af Det betyder, at Randers Kommune, Mariagerfjord Kommune, Favrskov Kommune, Norddjurs Kommune og Syddjurs Kommune skal have sagen til politisk godkendelse. Alle kommuner har sagen politisk behandlet senest medio december Aftalt, at Tilsynet fremsender oversigt over endelige datoer for politisk behandling i alle kommuner til RandersBolig sammen med kontaktoplysninger på kontaktpersoner i de 4 andre kommuner. RandersBolig og DAB er i positiv dialog vedrørende tillægsaftale, der skal igangsættes, når den oprindelige samarbejdsaftale ophører pr. 31. december Aftalt, at tillægsaftaler fremsendes til Tilsynet hurtigst muligt efter aftaleindgåelse. RandersBolig har via BL fået udarbejdet tidsplan for ansættelse af ny direktør i RandersBolig. Formand Jan Guldmann udtrykker bekymring for igangsættelse af ansættelsesprocedure, forinden alle kommunerne har godkendt. Problemstilling blev drøftet, men det blev understreget af direktør Lene Andersen, at der ikke er noget til hinder for at igangsætte ansættelsesproceduren straks, hvorfor Randers Kommune opfordrer hertil. 7

8 Det blev aftalt, at RandersBolig fremsender tidsplan for ansættelsesprocedure til Tilsynet, straks denne har været forelagt bestyrelsen. Formand Jan Guldmann oplyser, at der ikke er indkaldt til ekstraordinært bestyrelsesmøde, men at dette vil ske snart. Aftalt, at RandersBolig orienterer de øvrige kommuner om tidsplan for ansættelsesprocedure og stillingsopslag. RandersBolig forventer, at kommende direktør kan tiltræde stillingen 1. februar eller 1. marts Orientering om ny social boligstrategi i Randers Kommune Tine Bräuner Jung fra Den boligsociale enhed orienterede om, at der arbejdes med en ny social boligstrategi for Randers Kommune, hvor RandersBolig også er repræsenteret ved både en administrativ og en politisk repræsentant. Arbejdsgrupperne arbejder med konkrete fokuspunkter, herunder mulighederne for etablering af små billige boliger, hvor der er fokus på afklaring af fremtidens behov. Der er udarbejdet udkast til kommissorium, som skal behandles af styregruppen medio december. Det forventes, at kommissoriet skal anvendes som grundlag for boligkonferencen i Den sociale boligstrategi vil ligeledes danne grundlag for endelig beslutning om, hvorvidt der skal opføres små billiger boliger med statstilskud i Randers Kommune. Dette medfører samtidigt, at prioritering af midler til opførelse af nye almene boliger er udsat. 7. Eventuelt Intet. 8