Referat af Almenbos forretningsudvalgsmøde den 27. april 2016 kl i Almenbos lokaler Hold-an Vej 16

Transkript

1 4. maj 2016 Referat af Almenbos forretningsudvalgsmøde den 27. april 2016 kl i Almenbos lokaler Hold-an Vej 16 Deltagere Per Kloster Andersen og Marie-Louise Scharling Claus Sieben Hansen, Lisbet Schaltz og Lotte Schultz (referent) Afbud Erik Frikke Dagsorden 1. Godkendelse af dagsordenen 2. Godkendelse af referatet fra forretningsudvalgsmødet den 3. februar Orientering om virksomhedens drift siden sidste møde a. Igangværende og kommende renoveringsprojekter / byggesager b. Meddelelser c. Status Almenbos økonomi 4. Almenbos regnskab Årsberetning 6. Forslag til ændring af Almenbos vedtægter 7. Tilfredshedsanalyse 8. Sommerarrangement i Almenbos have 9. Planlægning af den ordinære generalforsamling den Bestyrelsesmødet den 18. maj Eventuelt Ad 1. Godkendelse af dagsordenen Dagsordenen blev godkendt uden bemærkninger. Ad 2. Godkendelse af referatet fra forretningsudvalgsmødet den 3. februar 2016 Referatet blev godkendt uden bemærkninger. Ad 3. Orientering om virksomhedens drift siden sidste møde a. Igangværende og kommende renoveringsprojekter / byggesager Afdeling I, Bispebjerg Bakke Fjernvarme: Gaden er gravet op og stik er gravet ind. Den præcise dato for overgang til fjernvarme er endnu ikke meldt ud.

2 Køkkener: Der er udført et prøvekøkken i en af de lejligheder, som der er flest af i afdelingen. Der er indhentet tilbud fra HTH samt tilbud i fagentreprise fra afdelingens håndværkerne. Afdeling III, Kronprinsessegade Udskiftning af vinduer, opgangsdøre samt terrassedøre: Der har været afholdt licitation og projektet er blevet noget dyrere end forventet. Med en forhøjelse af tilskuddet fra LBF egne trækningsret kan projektet gennemføres uden yderligere lejeforhøjelse for beboerne. Projektet forventes færdigt til efteråret. Afdeling Lundebjerg Udskiftning af faldstammer og brugsvandsrør samt fornyelse af badeværelser: Projektet kører i store træk som planlagt og byggemøderne vil fremover kun blive afholdt hver 2. uge i stedet for hver uge. Opførelse af ældreegnede rækkehuse og nyt ejendomskontor: På Boligorganisationen Lundebjerggårds bestyrelses- og repræsentantskabsmøde den 12. april 2016 blev der udleveret skitseforslag på opførelse af 14 ældreegnede rækkehuse samt nyt ejendomskontor på den nuværende institutions område. Bestyrelsen var enige i anvendelsen af arealet til ældreegnede boliger samt nyt ejendomskontor, men mente boligerne skulle være mindre end skitseret. Afdeling Kirstinelund Udskiftning af entredøre: Arbejdet er nu afsluttet og der er kun modtaget positiv respons fra beboerne. Børneinstitutionen i Kirstinelund Renovering af Børneinstitutionen går i gang om cirka 1 uge. Der er udarbejdet en model af byggeriet, som har været fremvist for Ballerup Kommune. Renoveringen skulle have været færdig til august 2016, men idet projektet er blevet dyrere, og dermed har krævet en ny godkendelse af kommunalbestyrelsen, kan det først blive færdigt til november Afdeling Nordre Munkegård Nødvendige renoveringsarbejder: Der har været afholdt licitation og renoveringen kan holdes inden for det budgetterede. Arbejdet omfatter nye indgangsdøre og kælderdøre samt ny belægning ved indgangspartierne, dørsamtaleanlæg, nye vinduer inkl. kældervinduer, udvendig isolering af gavle og tagpap på de 4 blokke. I budgettet var der ikke indregnet tagpap, ligesom der kun var budgetteret med isolering af nordgavlene, men det er lykkedes at få isoleret alle gavle og udskiftet tagpap på de 4 blokke inden for budgettet. 2

3 Der er tegnet kontrakt med entreprenøren og beboerinformation omkring projektet og opstart vil snarest blive udsendt. Projektet forventes at være afsluttet primo Alle afdelinger: Bygningsgennemgang i afdelingerne for udarbejdelse af budget 2017 er godt i gang. Afdeling Etagehusene Nye opgangsdøre m.m.: Projektet med udskiftning af opgangsdøre, etablering af dørsamtaleanlæg med kamera samt aflukning af kælderdørene er godkendt af Lyngby-Taarbæk Kommune og kan nu igangsættes. Nye køkkener og badeværelser: Afdelingsbestyrelsen har ønske om forbedring af køkken og bad i afdelingen med individuelle løsninger og forbedringslejeforhøjelser. Afdeling Rækkehusene Udskiftning af de resterende vinduer pågår. Afdeling Højhuset Udskiftning af indgangspartier er planlagt udført i Etablering af Letbanen er blevet udskudt til 2023, idet Folketinget har sendt anlægsloven til 3. behandling. b. Meddelelser Personale: Lisbet Schaltz har afholdt medarbejderudviklingssamtaler med alle medarbejder i administrationen. Alle har givet udtryk for, at de er glade for deres arbejde. Lotte Schultz har valgt at fratræde sit job som administrationssekretær pr. 31. august Der vil blive søgt efter en ny medarbejder på fuld tid, som både skal være god til at skrive og have økonomiske kompetencer. Ejendomskontor: På bestyrelsesmødet i Boligselskabet Kirstinevang den 26. april 2016 blev mulighederne for det fremtidige ejendomskontor drøftet. Penneo: Almenbo har implementeret Penneos digitale underskriftsløsning. Det betyder, at lejekontrakter, regnskaber og referater mv. kan underskrives via NemID. På Almenbos hjemmeside kan der læses mere om digitale underskrifter. Kursusportal: Almenbo har indgået et samarbejde med CPH West, der er en kursusportal for både ansatte og bestyrelser. 3

4 Tilbud på administration: Almenbo har givet et tilbud på fuld administration af 63 almene boliger. KAB/3B: KAB Bolig og 3B har pr. 1. april 2016 indgået et strategisk samarbejde. De administrerer tilsammen mere end boliger. c. Status Almenbos økonomi Til mødet var udsendt budgetkontrol for perioden Forretningsudvalget havde ingen bemærkninger hertil. Ad 4. Almenbos regnskab 2015 Til mødet var fremsendt Almenbos regnskab Regnskabet er endnu ikke underskrevet af revisor, så der kan komme ændringer. Lisbet Schaltz gennemgik kort regnskabet, der anviser et overskud på kr. Ad 5. Årsberetning Årsberetning for 2015 er endnu ikke udarbejdet. Den vil blive udsendt til forretningsudvalgets bemærkninger snarest. Ad 6. Forslag til ændring af Almenbos vedtægter Et bestyrelsesmedlem har tidligere gjort opmærksom på, at formuleringen i Almenbos vedtægter 13, stk. 4 ikke stemmer overens med den procedure der anvendes for valgperiode i Almenbos bestyrelse. For ikke at skulle ændre vedtægterne foreslog administrationen, at valg af medarbejdernes repræsentant kun vælges for 1 år på generalforsamlingen den 1. juni Dermed vil 4 af bestyrelsens medlemmer fremover blive valgt i ulige år og 4 af bestyrelsens medlemmer blive valgt i lige år. For det kommunalbestyrelsesudpegede medlem finder reglerne i lov om kommunernes styrelse anvendelse. Procedure for valgperiode vil dermed stemme overens med formuleringen i vedtægterne. Forretningsudvalget var enige i administrationens forslag og punkt 6 udgår dermed af dagsordenen på bestyrelsesmødet den 18. maj Ad 7. Tilfredshedsanalyse Til mødet var fremsendt resultatet af tilfredshedsanalysen i Administrationen foreslog, at tilfredshedsanalysen/spørgeskemaet i 2016 udfyldes via Almenbos hjemmeside f.eks. ved indtastning af lejemålsnummer. Forretningsudvalget indstiller til bestyrelsen på bestyrelsesmødet den 18. maj 2016, at det bliver de samme spørgsmål der anvendes, som i 2010, samt at der ikke bruges alt for mange ressourcer eller penge på analysen. Ad 8. Sommerarrangement i Almenbos have Lisbet Schaltz meddelte, at der snarest vil blive sendt en invitation ud til arrangementet den 15. juni. Arrangementet vil være sommerhygge i haven og afskedsreception for Lotte Schultz. Invitationen udsendes til alle beboerdemokrater, alle ansatte og pensionister. 4

5 Ad 9. Planlægning af den ordinære generalforsamling den Indkaldelse udsendes den 2. maj 2016 til de 5 formænd for boligorganisationerne og Almenbos bestyrelse. Formanden melder herefter tilbage med navne på deltagere. Endelig dagsorden udsendes personligt til deltagerne. Generalforsamlingen forventes afholdt i Almenbos lokaler på Hold-an Vej. Såfremt der ved tilmeldingsfristen viser sig, at være flere tilmeldte end der er plads til, vil generalforsamlingen blive flyttet til andre lokaler. Alle ansatte i afdelingerne og i administrationen er skriftligt blevet orienteret om muligheden for at opstille til posten som medarbejderrepræsentant til Almenbos bestyrelse. Allan Fabritius har valgt at gå på pension med udgangen af 2016 og genopstiller derfor ikke til posten. Frist for opstilling er den 2. maj. Ad 10. Bestyrelsesmødet den 18. maj 2016 Bestyrelsesmødet den 18. maj 2016 vil følge dagsordenen for forretningsudvalgsmødet, dog vil punkt 6 Forslag til ændring af Almenbos vedtægter udgå og punkterne spørgeskema og revisionsprotokollat tilføjes under punkt 4 Almenbos regnskab Ad 11. Eventuelt Der var ingen bemærkninger til punktet. Mødet sluttede kl