Referat af organisationsbestyrelsesmøde onsdag 31. august 2016 kl i fælleshuset Blommegrenen, Ejby.

Transkript

1 Boligforeningen Lillebælt Bestyrelsen Referat af organisationsbestyrelsesmøde onsdag 31. august 2016 kl i fælleshuset Blommegrenen, Ejby. Til stede var: Alex Gren (AG), Karin Gregersen (KG), Lis Frankfurth (LF), Lene Jensen (L J) Lis Sørensen (LS), Mogens K. Hansen (MH), og Birte Just (BJ) Afbud:: Fra Boligkontoret Danmark: Paw Nielsen (PW), Finn Graversen (FG), Ruth Christensen (RC), og Margrethe Hansen (MH) Jan Olrik og Helle Duus Andresen Referent: Helle Duus Andresen Mødet hævet kl.: Velkomst ved organisationsbestyrelsesformand Alex Gren 1. Godkendelse af dagsorden af mødet den og referat af mødet den : Dagsorden af mødet den og referat af mødet den blev godkendt med følgende kommentarer til, at punktet omkring økonomi bliver opdelt, således at der er et punkt i forhold til hver beslutning. 2. Beslutnings- og aktivitetsoversigt Beslutnings- og aktivitetsoversigten er vedlagt. Bestyrelsen spurgte hvorfor de nyvalgte (maj/juni)afdelings formænd og afdelingsbestyrelsesmedlemmer ikke modtager noget fra kontoret, når de tiltræder deres poster. Lene Jensen kommer med input til, hvad de nye afdelingsformænd/afdelingsbestyrelsesmedlemmer skal have tilsendt : Beslutnings- og aktivitetsoversigten blev taget til efterretning. Administrationen sørger for at fremsende velkomstmateriale til nyvalgte afdelings- og organisationsbestyrelsesmedlemmer. De nyvalgte afdelingsbestyrelsesmedlemmer vil modtage velkomstmateriale. Niklas Ingerslev fremsender til Lene Jensen oversigt over, hvem der har været på hjemmesidekursus. På næstkommende fælles afdelingsformandsmøde drøftes ensartethed af afdelingsbestyrelsesmødereferaterne, hvor Lene Jensen er initiativtager. 1

2 Alle beboerorienteringer sendes til godkendelse til Forretningsudvalget, inden de evt. sendes til godkendelse ved afdelingsbestyrelsen eller omdeles til beboerne. På næstkommende Forretningsudvalgsmøde gennemgås Beslutnings- og aktivitetsoversigten samt referater siden fusionen. Der blev besluttet, at maxhuslejer i afdelingerne samt foreningsandele skal behandles på næstkommende organisationsbestyrelsesmøde. 3. Orientering ved formanden Formanden orienterede om: Boligforeningen har sendt bårebuket til Edith Rasmussen, der har været afdelingsformand og et aktiv for seniorbofællesskabet i Gelsted. Forslag til renovering af boliger ved fraflytning af Rønnebærhaven, Kirsebærhaven og Nørregade 21 i afdeling 007. Der har været mange henvendelser om renholdelsen i Bøgeparken : Orienteringerne blev taget til efterretning. Til forslaget om renovering af fraflytningsboliger i Rønnebærhaven, Kirsebærhaven og Nørregade 21 ønsker bestyrelsen en oversigt over nuværende huslejer samt fremtidig husleje ved renovering af boligerne, inden bestyrelsen træffer en endelig beslutning om forslaget. Bestyrelsen skal godkende forslaget, inden det behandles af afdelingsmødet, da bestyrelsen alene har kompetencen i forhold til huslejeniveauet i afdelingerne. Pendlerordning med Middelfart Kommune skal behandles på næstkommende bestyrelsesmøde. 4. Nybyggeri Formanden orienterede om status på nybyggeri: : Orienteringerne blev taget til efterretning. 5. Orientering ved administrationen Helle Duus Andresen orienterede om: Nyhedsbrev bliver pt. fremsendt med lejekontrakt enten i papirudgave eller elektronisk. Ved næste udgivelse vil Nyhedsbrevet blive udleveret af viceværten ved indflytningssyn. Skrivelse af til beboerne i Solgården efter møde med Landsbyggefonden. 2

3 Skrivelse af til beboerne i Solgården vedr. kort status og møde med OBH og møde i byggeudvalget. Skrivelse af til beboerne i Melfarparken vedr. opfølgning på renoveringen. Middelfart Kommunes bedømmelsesudvalg vedr. kommunens uddeling af arkitektur pris, har været på besøg i Melfarparken. Ekstraordinært afdelingsmøde Ved Skoven vedr. udlejning af fælleslokale. De besluttede at stå uden for de fælles vilkår for udlejning af fælleshuse i fht. hvem der kan leje deres fælleshus, og den fælles underskudsdækning. Ekstraordinært afdelingsmøde Melfarparken vedr. råderet, Trefor og status på gråt spildevand, varmeforbrug mv. Der har været afholdt fælles afdelingsbestyrelsesformandsmøde den Der holdes Åbent Hus i Solvænget 59 i Nr. Aaby den , hvor Jan Olrik deltager : Orienteringerne blev taget til efterretning. Administrationen sender beboerorientering vedr. Åbent Hus, Solvænget 59, Nr. Aaby til forretningsudvalget. Når Lene Jensen har godkendt orienteringerne, kan de udsendes. Referat fra organisationsbestyrelsesmøder sendes til godkendelse ved Forretningsudvalget, inden det sendes til den øvrige bestyrelse. Dagsorden til organisationsbestyrelsesmøder samt referat, det åbne, fra organisationsbestyrelsesmøder sendes til viceværterne af Helle Duus Andresen. Skiltene på fodboldbanen i Nr. Aaby er ikke fjernet, trods adskillige henvendelser. Det samme gør sig gældende i hallen I Nr. Aaby og Ejby. Karina Lauridsen tager endnu engang kontakt. 6. Udlejning Status på boliger i tomgang pr. 18. august 2016 (2. juni 2016) 0 (1) ledig bolig Margaardvej udlejet pr (1) ledig bolig Østergade 1 (4) ledige boliger i alt : Orienteringerne blev taget til efterretning. 7. Trækningsret Bestyrelsen er på bestyrelsesmødet den blevet orienteret om status på boligforeningens trækningsret. Vi kan efterfølgende orientere om, hvor der er ansøgt og modtaget tilsagn fra Landsbyggefonden om trækningsretsmidler: Afd kr. Opretningsarbejde vedr. renovering af kviste, udskiftning af døre og vinduer samt efterisolering i 34 lejemål. Tilsagn modtaget

4 Afd kr. Opretningsarbejder vedr. udskiftning og efterisolering af tage på Knorreløkken, udskiftning af gaskedler samt efterisolering af vandret loft på lejemålene beliggende på Bryggervej og udskiftning af døre og vinduer på lejemålene beliggende på Kirkevej Tilsagn modtaget Afd kr. Opretningsarbejder vedr. udskiftning af vinduer Tilsagn modtaget d Afd kr. Opretningsarbejder vedr. udskiftning af terrassedøre samt vinduer Tilsagn modtaget d Afd kr. Opretningsarbejder vedr. udskiftning samt efterisolering af tage på 16 lejemål beliggende Rønnebærhaven samt udskiftning af døre og vinduer i 15 lejemål beliggende Kirsebærhaven Tilsagn modtaget Saldoen på trækningsretten er pr kr ,80, hvor ovenstående beløb er fratrukket indestående på trækningsretten : Orienteringerne blev taget til efterretning. Organisationsbestyrelsen ønskede at se referatet fra Middelfart Andelsboligforeningen, hvoraf det fremgår, at afdeling 014 har fået bevilliget trækningsretsmidler. 8. Antenne I forbindelse med de opgjorte antenneregnskaber i afdeling 001, 002 og 003, der har været forelagt afdelingsbestyrelserne foreslås det, at organisationsbestyrelsen giver et tilskud fra dispositionsfonden: Afdeling 001 Underskud i henhold til ny opgørelse: Dækket af BDK Dækket af afdelingen resultatkonto (de seneste års underskud) Rest til dispositionsfonden Underskud i Underskud i Underskud i Underskuddene i årene Afdeling 2 Underskud i henhold til ny opgørelse: Dækket af BDK Dækket af afdelingen resultatkonto (mindre end de 3 seneste år) Rest til dispositionsfonden 0 Afdeling 3 Underskud i henhold til ny opgørelse: Dækket af BDK

5 Dækket af afdelingen resultatkonto (hele resultatkontoen) Rest til dispositionsfonden : Der blev besluttet, at organisationsbestyrelsen giver afdeling 001 et tilskud på kr samt afdeling 003 et tilskud på kr fra dispositionsfonden til dækning af afdelingernes opståede antenneunderskud. 9. Orientering fra afdelingerne og status på viceværterne Jan Olrik orienterede om afdelingerne og viceværterne. Orientering om LAR-projektet i Bøgeparken, herunder, at der er fremkommet ekstraregninger. Orientering om markvandringer. Har samlet det i en oversigt. Opgaverne der er beskrevet i markvandringerne, bliver løst nu. Viceværterne har fokus på det nu : Bestyrelsen ønskede at få klarhed over, hvad Middelfart Kommunes krav er til affaldshåndteringen i afdelingerne, samt udarbejdet en plan for affaldshåndtering i alle afdelinger, som forelægges bestyrelsen. Jan Olrik fremsender ajourført aktivitetsliste i forhold til afholdte markvandringer til bestyrelsen. Navnet på postkassen i Øresundsvænget i Middelfart skal ændres, da der står Middelfart Andelsboligforening. Der skal undersøges, hvilket m 2 tal der fordeles på, i fht. måling af driftsoptimering. Jan Olrik undersøger. Der udarbejdes beboerorientering til Bøgeparken samt afholdes garagemøde med beboerne omkring LAR-projektet. Christian R. Nielsen udarbejder beboerorientering og arrangerer garagemøde Nyt fra udvalg Nyt fra følgende udvalg: Forretningsudvalg: Der har været afholdt FU-møde den

6 Bygge- og renoveringsudvalg: Næste møde er den , hvor aktivitetsplanerne fra markvandringerne vil blive gennemgået. Markedsføringsudvalg, herunder nyhedsbrev, hjemmesider og Facebook: Næste Nyhedsbrev påbegyndes i næste uge. Der er indkommet forslag til nyt navn til Nyhedsbrevet, og de indkomne forslag er ikke behandlet endnu. Boligforeningen deltager på Bolig- og Livsstilsmesse den 15. og 16. oktober Lene Jensen har arbejdet meget med boligforeningens hjemmeside og har møde med Karina Lauridsen vedr. hjemmesiden i uge 37. Boliger i tomgang annonceres på Facebook. Aktivitets, arrangements- og generalforsamlingsudvalg: Der har været afholdt åbent hus den på det nye Værksted i Nr. Aaby. Visionsudvalg: Der har været afholdt møde den og Afdelingsbestyrelserne har på det fælles afdelingsbestyrelsesformandsmøde fået til opgave at komme med input til Boligforeningen Lillebælts vision og værdier. Der afholdes seminar med fokus på vision, værdier og målsætninger den 3. november 2016 på Fænø Park, Oddevejen 8, 5500 Middelfart, hvor bestyrelsen, viceværterne, driftsassistenten og administrationen deltager. Målsætningsudvalg: Alle målsætninger er behandlet i udvalget og de målsætninger, der ikke er behandlet af bestyrelsen behandles så vidt det er muligt på seminariet den Flygtningegruppen: Middelfart Kommune er ved at få oversat et par husordener og vedligeholdelsesreglementer til arabisk mv. Afdelingskontoret har i øjeblikket en praktikant, der kan oversætte til arabisk, så hvis der er brug for oversættelse af yderligere husordener og vedligeholdelsesreglementer, er der netop nu mulighed for at få det oversat. Råderetsudvalget: Udvalget har afsluttet deres opgaver. Fælleshusudvalget: : Orienteringerne blev taget til efterretning. 6

7 Lene Jensen skriver på boligforeningens hjemmeside, at lejerne har frit el-valg. Alle afdelingsbestyrelsesmedlemmers adresser og adresser på dem, der ikke har sendes til Karin Gregersen. Line Klelund Højsgaard fremsender. Revideret liste vedr. fælleshusene fremsendes. Line Klelund Højsgaard fremsender listen. Vicværterne indkaldes til visionsmøde den Helle Duus Andresen indkalder. Viceværterne får ligesom afdelingsbestyrelserne til opgave at komme med input til boligforeningens vision og værdier. Jan Olrik fremsender materialet. 12. Møderække Der afholdes følgende møderække: Onsdag den 28. september 2016 kl Tirsdag den 25. oktober 2016 kl Torsdag den 3. november 2016 Heldagsseminar Torsdag den 24. november 2016 kl Torsdag den 15. december 2016 kl Eventuelt Bestyrelsens underskrifter: Alex Gren Karin Gregersen Finn Graversen Formand Lene Jensen Paw Nielsen Lis Sørensen Mogens. K. Hansen Lis Frankfurth Ruth Christensen 7

8 Margrethe Hansen Birte Just Pedersen 8