Assens Kommune Spørgsmål & Svar I

Transkript

1 Assens Kommune Spørgsmål & Svar I Spørgsmål 1 Vedr. punkt 1.4 Opsigelse Vil kommunen ændre udbuddet, så begge parter i stedet kan opsige aftalen med 6 måneders varsel uden særlig årsag, også i en eventuel forlængelsesperiode? Svar: Det er kommunen desværre ikke i stand til at imødekomme da opsigelsesfristen skal tage højde for den tid det tager at gennemføre et nyt udbud af de daglige bankforretninger. Spørgsmål 2 Vedr. punkt 4.2 Rentesatser og renteberegning Spørgsmål 2a Vil kommunen ændre udbuddet, så det også bliver tilladt at tilbyde forrentning på basis af CIBOR 3M - udover Nationalbankens Indskudsbevisrente/NIB? - CIBOR vil på samme måde som NIB give gennemskuelige og sammenlignelige tilbud til kommunen, - og er en mere retvisende referencerente i forhold til markedsprisen end NIB. - CIBOR rentesatsen kvoteres dagligt og oplyses blandt andet på denne hjemmeside: Reglerne for fastsættelse af CIBOR fremgår af hjemmesiden fakta/pages/satser/regler-for-fastlaeggelse-af-cibor.aspx Svar: Det vil ikke være konditionsmæssigt i orden at afgive et tilbud i forhold til en anden referencerente end Nationalbankens Indskudsbevisrente (NIB). Spørgsmål 2b Kan kommunen acceptere følgende: Skulle Nationalbankens indskudsbevisrente udgå som renteinstrument, eller står NIB gennem længere tid i væsentligt misforhold til renten på det korte pengemarked, vil banken i disse tilfælde - kunne suspendere indskudsbevisrenten og fastsætte ind- og udlånsrenten på basis af en vurdering af det korte pengemarked på det pågældende tidspunkt." Svar: Kommunen ønsker at fastholde formuleringen fra punkt 4.2 i udbudsmaterialet der lyder "Skulle Nationalbankens indskudsbevisrente udgå som renteinstrument, eller står NIB gennem længere tid i væsentligt misforhold til renten på det korte pengemarked, er parterne berettiget til at optage forhandling om fastsættelse af et andet rentegrundlag på baggrund af det korte pengemarked.

2 Spørgsmål 3 Vedr. punkt Kontanthåndtering og valutaveksling Kan kommunen oplyse beløb (fordelt på hhv. sedler og mønter) der typisk vil skulle udbringes/afhentes på rådhuset hver uge? Svar: 1 gang om måneden rekvirerer kommunen et kontantbeløb på kr i sedler som udbringes til rådhuset. Kommunen har behov for, at der på rådhuset hver uge afhentes kr i både sedler og mønter. Desuden har kommunen et behov for at få afhentet kr i både sedler og mønter 2 gange om måneden. Ca. 6 gange årligt bestiller kommunen valuta, hvilket typisk er for modværdien af kr i euro. Spørgsmål 4 - Punkt Kundeansvarlig Alle henvendelser til tilbudsgiver vil som oftest besvares inden for 1-2 dage, men i nogle tilfælde, hvor andre banker skal involveres, kan der tage længere tid, fx ved fremskaffelse af informationer om indbetalinger via Fællesindbetalingskort. Vil kommunen derfor ændre kravet om at: Tilbudsgiver bedes bekræfte, at Kommunen senest får svar 3 bankdage efter, at Kommunen har kontaktet tilbudsgiver (dagen for kontakt tæller som første dag) til Tilbudsgiver bedes bekræfte, at Kommunen senest får svar 3 bankdage efter, at Kommunen har kontaktet tilbudsgiver (dagen for kontakt tæller som dag 0)? Svar: Ja, det vil være konditionsmæssigt i orden. Spørgsmål 5 Vedr. udbuddets afsnit bilag 2 Tilbudsark I afsnit 4.7 står Der skal sikres sammenhæng med det til enhver tid tilknyttede udbetalingssystem. Er kommunen indforstået med, at tilbudsgiver ikke kan indestå for integration med eventuelle fremtidige systemer? Svar: Ja, det er kommunen indforstået med.

3 Spørgsmål 6 Punkt 4.9 Kommunens legater samt tilhørende konti Spørgsmål 6a Hvor stor er den bundne kapital for de to legater, der er over 1 mio.? Svar: Legat 1 har en bunden kapital på kr ,00 og legat 2 har en bunden kapital på kr ,00. Spørgsmål 6b Er der mulighed for at fremsende de seneste regnskaber for de to fonde over 1 mio.? Dette vil samtidig besvare spørgsmål 1. Svar: Regnskaberne for de 2 legater bliver offentliggjort som bilag til udbudsmaterialet. Spørgsmål 6c Som udgangspunkt vil omkostningerne blive trukket på de enkelte legaters konti. Vil det være konditionsmæssigt i orden? Svar: Ja det vil være konditionsmæssigt i orden. Spørgsmål 6d Vi antager, at de 8 legater, som er over også er under 1 mio. Disse er derfor ikke omfattet af fondsloven. Derfor er det som udgangspunkt ikke krav om at disse ligger i en godkendt forvaltningsafdeling hvis det ikke er nævnt i de enkelte legaters fundats. Vi vil derfor gerne vide, om der er krav om godkendt forvaltningsafdeling eller ej. Om muligt ønskes de 8 fundatser fremsendt, så vores jurister foretage vurderingen. Svar: Ved ét af legaterne stilles der krav om, at kapitalen står urørt men, at det årlige udbytte udloddes. Legatkapitalen er kan være bundet i korte obligationer, hvilket kan ske gennem investeringsforeningsbeviser.

4 Spørgsmål 7 Vedr. bilag 1 13 om misligholdelse Kan kommunen acceptere, at afsnit 7 under kontraktudkastets 13 (Misligholdelse) udgår, idet regulering af pengeinstitutters konkurs følger af danske rets almindelige regler herom? Afsnittet har følgende ordlyd: Såfremt kontrakthaver erklæres konkurs har konkursboet ret til at indtræde i kontrakten i medfør af konkurslovens bestemmelser. Kurator skal efter forespørgsel inden 5 arbejdsdage give skriftlig meddelelse om, hvorvidt boet vil indtræde. I øvrigt er pengeinstituttet ansvarlig efter dansk rets almindelige regler om misligholdelse. Svar: Ja, det kan kommunen acceptere Spørgsmål 8 Vedr. bilag 1 15 om tavshedspligt Er Kommunen indforstået med 15 ikke er gældende, hvis banken iht. lovgivningen eller en domstolsafgørelse bliver forpligtet til at fremkomme med oplysninger? Svar: Ja, det er kommunen indforstået med. Spørgsmål 9 Vedr. bilag 1 18 Ændringer i lov Både Kommunen og banken er underlagt dansk- og EU lovgivning og regulering, samt myndighedskrav. Kan Kommunen derfor accepter følgende: Sker der i kontraktperioden ændringer af EU forordninger, love, bekendtgørelser, myndigheds-krav, regler/påbud og regulativer eller praksis på det finansielle marked m.v., der på væsentlige områder ændrer kravene til kontrakthavers virksomhed, kan en part kræve aftalen tilpasset med 3 mdrs. varsel. Tilsvarende er gældende, såfremt kommunen af strukturmæssige årsager ændrer den udbudte opgave/ydelse væsentligt, og dette ikke er i strid med udbudsreglerne. Svar: Kommunen vil kunne acceptere følgende formulering: Sker der i kontraktperioden ændringer af EU forordninger, love, bekendtgørelser, myndighedskrav, regler/påbud og regulativer m.v., der på væsentlige områder ændrer kravene til kontrakthavers indsats, kan en part kræve aftalen tilpasset med 3 måneders varsel. Tilsvarende er gældende, såfremt kommunen af strukturmæssige årsager ændrer den udbudte opgave/ydelse væsentligt, og dette ikke er i strid med udbudsreglerne.

5 Spørgsmål 10 Vedr. bilag 5 punkt 1.2, afsnit 2 Kan kommunen acceptere at nedenstående afsnit udgår, eller at det ændres til: Leverandøren skal endvidere, på anmodning, på bygge-, drifts-, statusmøder eller lignende oplyse Kommunen om, hvilke underleverandører, der befinder sig på arbejdspladsen i en forud defineret periode samt eventuelt hvilket arbejde, de udfører Svar: Bestemmelsen er i sin formulering primært rettet mod opgaver, hvor arbejdet udføres fra en fysisk plads. I det konkrete udbud vil tilbudsgiver ved anvendelse af underleverandører, som arbejder direkte med Assens Kommunes bankforretninger være forpligtet til at oplyse herom af egen drift. Kommunen kan ikke acceptere at afsnittet udgår eller ændres som foreslået. Spørgsmål 11 Vedr. bilag 5 punkt 1.3 Kan kommunen acceptere at nedenstående afsnit udgår, eller at det ændres til: Leverandøren er forpligtiget til at sikre, at såfremt Leverandøren eller dennes underleverandører har anmeldelsespligt til RUT-registret, overholder deres forpligtigelse og på anmodning fra Kommunen og på eget initiativ, sender en kvittering for anmeldelsen til Kommunen straks efter anmeldelsen. Svar: Forslaget til ændringen kan kommunen ikke imødekomme. Med henvisning til svaret i punkt 10, vil forpligtigelsen gælde for underleverandører som direkte arbejder med Assens kommune. Spørgsmål 12 Vedr. bilag 5 punkt 2.3 Kan Kommunen acceptere at 5 og 10 arbejdsdage ændres til 14 og 21 arbejdsdage? Dokumentationen skal være Kommunen i hænde senest 5 14 arbejdsdage efter påkravets modtagelse. Redegørelsen skal være Kommunen i hænde senest arbejdsdage efter påkravets modtagelse. Svar: Kommunen accepterer forslaget om de ændrede tidsfrister

6 Spørgsmål 13 Vedr. bilag 5 punkt 3.1, afsnit 1. Kan kommunen acceptere at boden maksimum kan være 1000 kr. pr. dag, indtil overtrædelsen er bragt til ophør? Leverandøren ifalder bod pr. overtrædelse af klausulens afsnit 1. Boden pr. påbegyndt arbejdsdag svarer til op til 2 promille af kontraktsummen, dog minimum maksimum1000 kr. pr. dag, indtil overtrædelsen er bragt til ophør. Beløbet kan modregnes i Leverandørens vederlag. Svar: Forslaget til ændringen kan kommunen ikke imødekomme Spørgsmål 14 Vedr. bilag 5 punkt 3.2, afsnit 2 Kan kommunen acceptere, at boden maksimum kan være 1000 kr. pr. dag, indtil Leverandøren har imødekommet Kommunens påkrav? Leverandøren ifalder bod ved overtrædelse af klausulens afsnit 2. Boden pr. påbegyndt arbejdsdag svarer til 2 promille af kontraktsummen, dog minimum maksimum kr. pr. dag indtil Leverandøren har imødekommet Kommunens påkrav. Beløbet kan modregnes i Leverandørens vederlag. Svar: Forslaget til ændringen kan kommunen ikke imødekomme Spørgsmål 15 Vedr. punkt 1.3 Kontraktperiode Spørgsmål: Med henvisning til udbudsmaterialets punkt 1.3 om kontraktperioden ønskes det oplyst om kommunens ensidige ret til forlængelse kan gøres gensidig? Svar: Skulle tilbudsgiver ønske dette kan kommunen imødekomme ønsket. Spørgsmål 16 Vedr. punkt Kundeansvarlig Spørgsmål: Hvilke spørgsmål/områder tænkes der her på, at tilbudsgiver anmodes om at besvare og hvordan defineres et svar? Svar: Punkt omhandler den almindelige kontakt som kommunen har til den vindende tilbudsgiver, herunder de løbende forespørgsler som kommunen har til sit pengeinstitut. Er bankens svartid afhængig af en videre forespørgsel til tredjemand er der naturligvis forståelse for det.