Lector Uddannelse Kursusmateriale standard brugerkursus TS 2.0

Transkript

1 Kursusmateriale standard brugerkursus TS 2.0 Copyright Lector ApS. All rights reserved

2 Revision log Dato Forfatter Version KFH KFH 3.03 Lector Uddannelse Page 2 of 42

3 Indhold 1.0 Introduktion til TeamShare 2.0 (TS 2.0)... 4 Integration til TeamShare fra MS Office... 4 TS web klientens startvindue... 5 Arbejdsområde sag/projekt... 7 Vis og åbn et dokument... 8 Opgaver Oprettelse af arbejdsområde og mapper fra TS web... 9 Oprettelse af arbejdsområde Oprettelse af mapper Tilknytning af kontakter til et arbejdsområde Giv de rigtige rettigheder til et arbejdsområde Abonnér på et arbejdsområde Opret notifikation på et arbejdsområde Opgaver Opret en opgave på et arbejdsområde med notifikation Opgaver Oprettelse, redigering samt låsning af dokumenter fra TS web Opret et nyt dokument Versionsstyring og rediger i dokumentet Lås dokument Opret et nyt dokument via Word Opgaver Arbejd med Outlook integrationen og håndtér s Arkiver en indgående i Outlook ved simpel træk og slip Send i Outlook og arkiver Send med link til dokument fra TS web Mine arbejdsrum og mapper i Outlook Dokumenter i Outlook Opgaver Søgninger Faste søgninger/genveje Søg arbejdsområder Søg dokumenter Avanceret søgning Opgaver Bilag A, TS Skanningsmodul Bilag B, Tasteturgenveje Bilag C, Konfigurering af TS agenten Bilag D, Brevflet til mange modtagere Dette undervisningsmateriale er skrevet til Office version 2007, og der er anvendt en dansk standardopsætning af TS 2.0. Der kan forekomme mindre forskelle i forhold til den opsætning, du finder i din virksomhed Lector Uddannelse Page 3 of 42

4 1.0 Introduktion til TeamShare 2.0 (TS 2.0) Lector Uddannelse Integration til TeamShare fra MS Office TS 2.0 er et webbaseret ESDH system som er udviklet med en tæt integration til Officespakkens programmer (Outlook, Word, Excel og Powerpoint). De fleste af de funktioner du har behov for at udføre, vil du både kunne udføre i web klienten (TS web) og i en af Officespakkens programmer. Det er op til dig at vælge, hvad du synes er det nemmeste program at arbejde med, når du skriver breve eller arbejder med sager. Eksempel, opret ny dokument fra Outlook Ønsker du eksempelvis at oprette af et nyt Word dokument, som skal gemmes din virksomheds ESDH arkiv, og du foretrækker at arbejde i Outlook, så skal du blot klikke på knappen Nyt dokument i Outlook. Se skærmbillede nedenfor af Outlook. Hvis du klikker på denne knap, vil du få adgang til din virksomheds skabeloner og kan derved oprette et nyt dokument, som vil blive arkiveret på det arbejdsområde (sag/projekt), som du stod på, da du klikkede på knappen. Samme funktionalitet kan udføres fra Word, Excel, Powerpoint eller TS web klient, men det er altså som før nævnt et spørgsmål om, hvilke program du foretrækker at arbejde i. Lector Uddannelse Page 4 of 42

5 TS web klientens startvindue Du åbner TS 2.0 ved at indtaste URL adressen i Explorers adressefelt (udleveres af superbruger i din virksomhed). Startvinduet i TS 2.0 web klient ses nedenfor. Bemærk dog, at der kan være forskel i forhold til den opsætning som din virksomhed har valgt at anvende. Dette kan eksempelvis dreje sig om forskellige typer af Genveje (mere om dette nedenfor) eller de begreber som er anvendt i brugergrænsefladen. Et arbejdsområde, som er en slags mappe der indeholder relevante dokumenter, s og kontakter om et emne eller en aktivitet, kan eksempelvis hedde en sag eller et projekt. Dette afhænger af den opsætning af TS 2.0 som er valgt. I dette undervisningsmateriale vil vi anvende begrebet arbejdsområde. 2 1 Startvinduet er opbygget af et navigationsvindue og et visningsvindue. Derudover er der Eksplorers kendte menuer og adressefelt til indtastning af internetadresse, som du kan tilpasse, hvis du ønsker dette. Startvinduet viser altid genvejen Mine arbejdsområder ved opstart. Denne genvej finder alle de åbne arbejdsområder, som den påloggede bruger har ansvaret for, eller som en kollega har givet påloggede bruger adgangskontrol til. Desuden vises arbejdsområder, som du abonnerer på i denne liste. 1 Navigationsvinduet indeholder, udover Mine Arbejdsområder, genvejene: Mine opgaver, Mine kontakter, Mine dokumenter og Mine udcheckede dokumenter. Der kan desuden Lector Uddannelse Page 5 of 42

6 være opsat andre genveje, men dette afhænger af den opsætning som din virksomhed har valgt. Desuden er der via Søgning mulighed for at søge efter arbejdsområder, dokumenter eller kontakter. Arkivet, som der arbejdes i, kan også ses i navigationsvinduet. Er der såkaldte historiske arkiver, vil de kunne ses under Arkiver. 2 Hvis du har valgt en af genvejene i navigationsvinduet, vil visningsvinduet vise resultatet af listen. I ovenstående skærmbillede, står brugeren på Mine arbejdsområder, og man kan se, at resultatet er 5 arbejdsområder (sager/projekter). Ikonet ud for et arbejdsområde, giver information om, hvilket forhold du har til arbejdsområdet. Følgende ikon viser, at du er ansvarlig for arbejdsområdet, og ikonet viser, at du abonnerer på arbejdsområdet. Hvis du har valgt Søg arbejdsområde i navigationsvinduet vil visningsvinduet vise indtastningsfelter til at søge efter arbejdsområder. Her er vist en lille del af søgefelterne for arbejdsområder som vises, hvis du står på Søg arbejdsområde: Kort og godt at vide Hvis der er flere poster i visningsvinduet, end det er muligt at vise på en side, kan du bladre mellem de enkelte sider, ved brug af bladringsfunktionaliteten, som er vist øverst på startvinduet. Du kan også blot indtaste sidenummer og klik Enter. Hvis du har markeret et arbejdsområde i resultatlisten, kan du bruge piletaster til at bevæge op og ned i listen Du kan udskrive rapporter for arbejdsområder, dokumenter og kontakter via søgeknapperne Søg arbejdsområde, Søg dokument eller Søg kontakt. Dette kræver dog at din virksomhed har købt dette tillægsmodul. Fremsøg eksempelvis et antal dokumenter via Søg dokument og klik på knappen Udskriv eksporteres eksempelvis til Excel.. Der vil derefter dannes en rapport som kan udskrives eller Du kan til- eller fravælge kolonner via knappen Vælg felter med følgende ikon. Der er også mulighed for at flytte rundt på kolonnerne (ved klik og træk), så de passer præcist til dit behov Du kan oprette nye arbejdsområder via knappen Nyt arbejdsområde Outlook, Officespakken eller TS web. Dette kan gøres både fra Du har adgang til TS 2.0 s on-line hjælp alle steder i systemet via ikonet. Hjælpen er contextsensitiv hvilket vil sige, at den finder frem til lige præcis den hjælp, du har brug for i den situation, du står i Bemærk, at hvis du står på en af genvejene på startvinduet, så vil knapperne på TS 2.0 s værktøjslinie tilpasse sig efter, hvilken liste du har valgt. Vælges eksempelvis Mine Arbejdsområder, vil du kunne oprette et arbejdsområde via knappen Nyt arbejdsområde Lector Uddannelse Page 6 of 42

7 (som nu er synlig), vælges Mine dokumenter, vil du kunne oprette et nyt dokument via knappen Opret -> Ny (som nu er synlig) Arbejdsområde sag/projekt I TS 2.0 kan anvendes begrebet Arbejdsområde, som er identisk med et projekt eller en sag. Din virksomhed kan, som før beskrevet, selv bestemme hvad begrebet skal hedde, idet det er konfigurerbart. Du har mulighed for at oprette mapper inden for et arbejdsområde, hvilket er med til at give ekstra struktur, når du skal skabe overblik over dine dokumenter. Hvis man fra startvinduets visningsliste klikker på arbejdsområdets nummer, vil området åbnes (eller markér og klik på knappen Åbn arbejdsområde ). Når arbejdsområdet åbnes, kan du bl.a. se, hvilke dokumenter, kontakter og opgaver som er tilknyttet arbejdsområdet. Du kan også se de detailoplysninger, der er registreret på arbejdsområdet Skærmbilledet ovenfor viser et åbent arbejdsområde med tilknyttede dokumenter. Det er altid arbejdsområdets tilknyttede dokumenter som vises default, når området åbnes. Bemærk, at arbejdsområdets nummer og titel vises øverst i skærmbilledet (i venstre side). 1 Et arbejdsområde indeholder fanebladene Arbejdsområde, Dokumenter, Kontakter, Opgaver, Notater og Historik: Arbejdsområde indeholder detailoplysninger om området, eksempelvis Titel og Status. Det er også her, at du redigerer i arbejdsområdets metadata Dokumenter, viser de tilknyttede dokumenter til arbejdsområdet. Det kan eksempelvis være Word og Exceldokumenter - men også indskannede dokumenter Kontakter, viser de tilknyttede kontakter til arbejdsområdet. Det kan eksempelvis være en person, firma eller offentlig institution. Kontakter er oprettet i adressebøger Opgaver, viser de tilknyttede opgaver til arbejdsområdet. Fx er der opgaver på arbejdsområdet som skal udføres af forskellige medarbejdere? Lector Uddannelse Page 7 of 42

8 Historik, her logges bl.a., hvem der har set arbejdsområdet, eller lavet ajourføring på området 2 Der kan tilknyttes mapper til et arbejdsområde, hvor dokumenter kan gemmes. Derved kan du nemt skabe struktur i dine dokumenter. 3 Her vises en liste over de tilknyttede dokumenter (dokumentlisten). Er der mange dokumenter tilknyttede, er der mulighed for at få dem sorteret ved at klikke på en af kolonnerne (både stigende og faldende sortering). Kort og godt at vide Hvis du står på en af fanerne, og ønsker at komme tilbage til TS 2.0 s startside, eksempelvis for at søge, kan du altid klikke på TS 2.0 ikonet øverst i venstre side Vis og åbn et dokument Ønsker du, at læse et dokument, når du står på et arbejdsområdes dokumentfane, skal du blot højreklikke på dokumentlisten og vælge Vis i menuen. Derved åbnes dokumentet i read-only mode. Ønsker du, at redigere et eksisterende dokument, vælger du Åbn i menuen. Bemærk i øvrigt, at hvis du højreklikker på et dokument i dokumentlisten, så sættes der automatisk et flueben i afkrydsningsboksen. I listen med dokumenter, har du mulighed for at få et overblik over dokumentets detaljer ved at klikke på Dokument detaljer. Her kan du bl.a. se versionen af dokumentet, samt hvem der sidst har opdateret det. Bemærk, at der skal være flueben i afklikningsboksen, ved det dokument som du ønsker at se detaljer for. Kort og godt at vide Lector Uddannelse Page 8 of 42

9 Når du står på fanen Dokumenter, har du mulighed for at søge specifikt på de dokumenter, som et arbejdsområde har tilknyttet. Dette gøres via Søg dokumenter med følgende ikon (se øverst i navigationsvinduet) Du kan markere alle dokumenter på en side ved at højre-klikke på dokumentlisten og vælge Vælg alt på siden i menuen. Du kan også fjerne markeringen igen ved at vælge Fravælg alt på siden i samme menu Der er steder, hvor der er mulighed for at få adgang til flere metadata ved at klappe-ud eller eventuelt klappe-ind for at opnå det modsatte. Dette gælder eksempelvis, når du står på fanen Arbejdsområder. Klap ind Klap ud Opgaver I. Stå på startsiden og undersøg hvor mange arbejdsområder der findes i din genvej Mine arbejdsområder Til- og fravælg et par af kolonnerne via knappen Vælg felter passer til dit behov. Ryk evt. rundt på dem, så de Sorter på titel (både stigende og faldene) II. III. IV. Åbn et af dine arbejdsområder. Vis et af de tilknyttet Word dokumenter (højreklik på dokumentlisten). Check dokumentets detaljer. Hvilken version er der tale om? Stil dig igen på TS 2.0 s startside. Lav en søgning via Søg arbejdsområde på et arbejdsområde, som du ved eksisterer i arkivet. Finder du det forventede? V. Rediger lidt i metadata på det arbejdsområde du netop har fremsøgt og gem VI. Vis et dokument fra Outlook ved at stille dig på et arbejdsområde eller en mappe 2.0 Oprettelse af arbejdsområde og mapper fra TS web Ønsker du at oprette et nyt arbejdsområde, kan dette gøres fra Outlook, Officespakkens programmer eller fra TS 2.0 s startside. I nedenstående eksempel skal du stå på TS 2.0 s startside. Hvis du ikke gør det, så kan du klikke på TS 2.0 ikonet Lector Uddannelse Page 9 of 42

10 Oprettelse af arbejdsområde 1) Klik på knappen Nyt arbejdsområde og udfyld forregistreringen. Bemærk, at arkiv og type er tvungne felter. Afslut registreringen med at klikke på knappen Frem. 2) Der fremkommer et pop-up vindue som viser emneplanen Bemærk, at der kan søges i journalplanen via fanen Søg emne. Hvis følgende ikon vises ud fra et emne i ovenstående vindue, vil der være oprettet særlige rettigheder på dette emne. Det betyder at sager som oprettes under sådan et emne vil have særlige rettigheder. Dette kan eksempelvis være personalesager eller mødesager for bestyrelsen. 3) Vælg et relevant emne og klik på Opret 4) Arbejdsområdet er nu oprettet og klar. Bemærk, at området efter oprettelsen åbnes med fanen Dokumenter i fokus. Er der behov for at registrere yderligere metadata på arbejdsområdet, skal dette ske via fanen Arbejdsområde. Lector Uddannelse Page 10 of 42

11 Kort og godt at vide Afhængig af den opsætning som er valgt hos din virksomhed, så kan der være tilknyttet kundespecifikke metadata til et arbejdsområdes type (Se under Øvrige informationer ). Kundespecifikke metadata kan eksempelvis være påloggede brugers afdeling, som automatisk tilbydes brugeren ifm. oprettelse af arbejdsområdet, men det kan også være data som synkroniseres til TS 2.0 og vises under Øvrige informationer for brugeren. Er der tilknyttet kundespecifikke metadata til et arbejdsområdets type, vil du se dette via en pop-up ifm oprettelsen. Der kan være følgende ikoner i denne pop-up: Påkrævet og ikke udfyldt, Påkrævet og udfyldt, Låst Oprettelse af mapper Hvis du ønsker det, er der nu mulighed for at oprette en mappestruktur, hvor der kan gemmes dokumenter. Dette kan være med til at give mere struktur på dine arbejdsområder, hvis du arbejder med mange dokumenter. 1) Højreklik på rodmappen (den øverste mappe) i navigationsvinduet (stå på fanen Dokumenter) 2) Navngiv mappen og klik Ok. Kort og godt at vide Du kan oprette lige så mange mapper, som du har brug for. Har du brug for at opdele en mappe i et hierarki, skal du stå på den mappe, som skal være over-mappe, når du opretter en undermappe Du har mulighed for at registrere rettigheder på mapper, og disse rettigheder arves videre til de tilknyttede dokumenter (se afsnit nedenfor om rettigheder) Hvis du registrerer søgeord på en mappe, vil disse nedarves til dokumenter der placeres i mappen, således at de kan fremsøges via dokumentsøgesidens Brug nedarvning af data ved Søgning (dette er en checkboks på søgesiden som skal klikkes i) Tilknytning af kontakter til et arbejdsområde 1) Klik på fanen Kontakter 2) Klik på knappen Tilføj kontrakt Lector Uddannelse Page 11 of 42

12 3) Nu åbnes en pop-up, hvor du har mulighed for at søge og vælge en kontakt som allerede er oprettet i en af adressebøgerne (via knappen Vælg ), eller du kan oprette en helt ny kontakt (via knappen Opret ). Bemærk, at Type er et tvunget felt. Giv de rigtige rettigheder til et arbejdsområde Er der behov for at registere særlige rettigheder på et arbejdsområde, skal dette ske via Adgangskontrol, som er et metadatafelt der findes, når du står på fanen Arbejdsområde. Rettigheder, som er registreret på et arbejdsområde nedarves automatisk til mapper og dokumenter. I TeamShare 2.0 Administration er der mulighed for at oprette roller der prædefinerer rettigheder. Dette gøres af superbrugerne i din virksomhed, og du kan så anvende disse roller i TS 2.0, når du har behov for at styre rettigheder til et arbejdsområde. Det kan eksempelvis være, at man i din virksomhed har brug for, at kun bestemte medarbejdere må se eller redigerere i særlige arbejdsområder. Ved at tilknytte medarbejdere (eller sikkerhedsgrupper) til disse særlige arbejdsområder, og give dem en prædefineret rolle, kan du på en nem måde styre rettigheder. Som udgangspunkt vil rettigheder, der er sat på arkivet, automatisk nedarves til arbejdsområder (og derved videre til mapper og dokumenter). Ønsker du at fravige dette, skal du afklikke Rettigheder fra arkivet er også gældende på arbejdsområdet, som findes på fanen Arbejdsområder. Derefter skal du tildele nye rettigheder via Adgangskontrol. Eksempel Du ønsker at fjerne de rettigheder der automatisk nedarves fra arkivet og tildele helt nye rettigheder til et arbejdsområde, som du selv har oprettet. Når du selv har oprettet et arbejdsområde får du automatisk systemrollen CaseOwner på arbejdsområdet. Denne rolle giver fuld adgang til arbejdsområdet. Udover dig selv, er det kun Direktionen i dit firma, som må kunne se dette arbejdsområde. Direktionen skal, ligesom dig, have fuld adgang til arbejdsområdet (CaseOwner). 1) Stå på fanen Arbejdsområde og klik på knappen Rediger 2) Klik Rettigheder fra arkivet er også gældende på arbejdsområdet fra 3) Klik på Tilføj deltager. Her har du mulighed for at fremsøge den medarbejder eller den sikkerhedsgruppe, som du vil give rettigheder til (og derved også mapper og dokumenter) 4) Fremsøg Direktionen via knappen Adressebog eller indtast direkte i feltet Bruger Følgende pop-up vises Lector Uddannelse Page 12 of 42

13 5) Vælg en rolle som passer til de rettigheder, du ønsker og klik Tilføj Du har nu fået sat følgende rettigheder på dit arbejdsområde: Kun Direktionen og dig selv kan se arbejdsområdet samt mapper og tilknyttede dokumenter. I har systemrollen CaseOwner, som giver fuld adgang. Hvis du har brug for at vide mere om TS 2.0 sikkerhedsstruktur, og hvorledes roller kan oprettes, kan du finde en udførlig beskrivelse i kursusmaterialet til TS 2.0 Administration. Abonnér på et arbejdsområde Hvis du har behov for, at holde dig orienteret om, hvad der sker på et arbejdsområde, som du ikke er ansvarlig for eller er sagsbehandler på, har du mulighed for at abonnére. Derved vil arbejdsområdet findes i genvejen Mine arbejdsområder, og vil få et særligt ikon. 1) Fremsøg arbejdsområdet og stå på fanen Arbejdsområde 2) Klik på knappen Rediger og derefter på knappen Se abonnenter. Ønsker du at fjerne abonnementet igen, kan det gøres via knappen Se abonnenter tilføjet bruger i pop-up en og vælg Fjern) Opret notifikation på et arbejdsområde (Højreklik på den Du kan oprette notifikation på et arbejdsområde, således at du orienteres via en , når der sker hændelser på området. Hændelser kan eksempelvis være, at en af dine kollegaer opretter et nyt dokument eller redigerer i et allerede eksisterende dokument. Det kan også være, at der er ændret status eller fristdato på arbejdsområdet, og hvis du har oprettet notifikation på arbejdsområdet, vil du automatisk modtage en med oplysninger om ændringerne. Du kan selv opsætte notifikationen, således at du modtager den øjeblikkeligt, når hændelsen er sket, eller du kan vælge at få den dagligt (sidst på dagen og i en samlet ) eller ugentlig (sidst på ugen og i en samlet ). 1) Stå på fanen Arbejdsområde 2) Klik på knappen Notifikation Lector Uddannelse Page 13 of 42

14 Følgende dialogbillede fremkommer: 3) Vælg hvor ofte du vil notificeres via en og klik på OK Notifikationer kan også opsættes på mapper eller dokumenter. Kort og godt at vide Opgaver Ligesom du har muligheder for at registrere rettigheder på et arbejdsområde, har du også mulighed for at gøre dette specifikt på en mappe. Højreklik på mappen og vælg Egenskaber. Du kan også registrere rettigheder på et dokument. Det gøres fra fanen Dokumenter ved at højreklikke på dokumentet i dokumentlisten og vælge Egenskaber Du kan afslutte/lukke et arbejdsområde ved at stå på fanen Arbejdsområde og vælge Afslut arbejdsområde. Derved vil alle dokumenter som er tilknyttet arbejdsområdet automatisk blive låst Har du brug for at redigere et arbejdsområdes metadata, skal du stå på fanen Arbejdsområde. Derefter skal du klikke på knappen Rediger. Her kan du bl.a. lave referancer til andre arbejdsområder, og du kan tilknytte søgeord Du har mulighed for at oprette et nyt arbejdsområde via Word eller Outlook. Du behøver altså ikke at gøre dette fra TS 2.0. Hvis du klikker på Gem eller Gem som i Word, vil du via TS 2.0 knappen Nyt arbejdsområde få mulighed for at oprette et nyt arbejdsområde Du kan fra fanen Arbejdsområde via sende links til et arbejdsområde til dine kollegaer. Dette gøres fra knappen Send Lector Uddannelse Page 14 of 42

15 I. Opret et nyt arbejdsområde i TS 2.0 web. Forregistrer metadata på arbejdsområdet efter eget valg II. III. IV. Tilknyt et par kontakter til dit arbejdsområde Stå på fanen Arbejdsområde og giv adgangskontrol til en af dine kollegaer. Check, at han kan se dit netop oprettet arbejdsområde Opret et mappehiraki under arbejdsområdet V. Opret et nyt arbejdsområde via Word og registrer metadata efter eget valg 3.0 Opret en opgave på et arbejdsområde med notifikation I TS 2.0 er det nemt for flere medarbejdere, at arbejde sammen på det samme arbejdsområde. Der kan oprettes opgaver med frister til dette formål, og disse opgaver kan automatisk knyttes til området, så du hele tiden bevarer overblikket. Der skal registreres en ansvarlig på opgaven. Den person som bliver ansvarlig for opgaven, vil automatisk modtage en notifikation i form af en , hvor der er et link til opgaven. 1) Fremsøg et arbejdsområde og klik på fanen Opgaver 2) Klik på Ny opgave 3) Giv opgaven en sigende titel og beskriv opgaven 4) Registrer Fristdato og Ansvarlig 5) Klik på Gem Opgaven vil nu ligge i den ansvarliges genvej Mine opgaver, og denne medarbejder vil også automatisk modtage en med et link til opgaven. Dog sendes der ikke en , hvis den opgaveansvarlige er dig selv (altså påloggede bruger). Hvis opgaven får en ny ansvarlig medarbejder eller fristen overskrides, vil der automatisk fremsendes en til den opgaveansvarlige. Du kan holde styr på opgaverne og deres frister, idet opgavelisten som listes op, når du står på fanen Opgaver, vil være røde, når en frist er overskredet. Opgaver I. Opret en ny opgave på et af dine arbejdsområder og registrer dig selv som ansvarlig II. Check at den netop oprettet opgave kan genfindes i genvejen Mine opgaver på startsiden 4.0 Oprettelse, redigering samt låsning af dokumenter fra TS web Opret et nyt dokument 1) Fremsøg dit arbejdsområde som du netop har oprettet og stå på fanen Dokumenter 2) Hvis du ønsker at placere dokumentet i en bestemt mappe, skal du nu stå på denne mappe Lector Uddannelse Page 15 of 42

16 3) Klik på knappen Opret -> Ny Pop-up til forregistrering åbnes 4) Indtast Titel på dokumentet, vælg en skabelon, og klik Opret Pop-up til registrering af metadata åbnes 5) Indtast Titel (krævet felt), og eventuelt Retning og Fristdato og afslut med Ok Dokumentet er nu klar til at blive skrevet, og er der flettefelter i brevskabelonen, vil de automatisk blive flettet ind i brevet Lector Uddannelse Page 16 of 42

17 6) Når dokumentet er færdigt, klikker du på knappen Gem i TS 2.0 værktøjslinie og lukker derefter Word (Words gem knap eller Ctrl+S kan også anvendes) 7) Du vil derefter blive spurgt, om du ønsker at checke dit dokument ind i TS 2.0. Dette skal ske, før dine kollegaer kan se dit dokument 8) Klik på Yes 9) Tilsidst vil du blive bedt om at give en kommentar om indcheckningen. Dette er dog ikke krævet. Kort og godt at vide Har du brug for at vedhæfte et bilag til et dokument, kan dette gøres meget enkelt. Stå på fanen Dokumenter og højreklik på det dokument, som bilaget skal vedhæftes til. Vælg Opret -> Vedhæft fil og angiv, hvor bilaget er placeret på din harddisk eller eksternt drev. Du kan også vælge at oprette og skrive bilaget direkte på et dokument (kan være at din virksomhed har særlige skabeloner til bilag). Dette gøres på samme måde som Vedhæft fil, men her skal vælges Opret vedhæftet fil Har du brug for at indlæse et dokument (importere), kan du gøre det på følgende måde: Stå på fanen Dokumenter og klik på knappen Opret og vælg Indlæs. Angiv, hvor filen er placeret på din harddisk eller eksternt drev. Bemærk, at Titel automatisk udfyldes med filnavn (Kan naturligvis ændres). Har du brug for, at flytte et dokument, skal du stille dig på dokumentet, højreklik og vælg Flyt. Angiv i den pop-up som åbnes, hvortil du ønsker at flytte dit dokument. Dette kan også gøres på det enkelte arbejdsområde ved drag and drop af dokumenter mellem mapper Lector Uddannelse Page 17 of 42

18 Har du brug for, at kopiere et dokument, skal du stille dig på dokumentet, højreklik og vælg Kopier. Angiv i den pop-up som åbnes, hvortil du ønsker at kopiere dit dokument Har du brug for at lave Genvej (reference) til et dokument fra et arbejdsområde, kan du gøre det på følgende måde. Stå på det arbejdsområde eller den mappe, hvor du vil have dokumentetgenvejen placeret. Klik på knappen Opret og vælg Genvej. Derefter fremsøger du dokumentet, markerer det, og klikker Ok Har du brug for at tilføje en reference fra et dokument til et andet dokument, kan du gøre det fra fanen Dokumenter ved at højreklikke på dokumentet i dokumentlisten og vælge Egenskaber. Klik på knappen Tilføj reference. Derefter fremsøger du dokumentet, markerer det, og klikker Ok. Du kan registrere specifikke rettigheder på et dokument, men det skal gøres fra fanen Dokumenter ved at højreklikke på dokumentet i dokumentlisten og vælge Egenskaber Du kan tilknytte Opgaver til et dokument ved at højreklikke på dokumentet fra fanen Dokumenter i dokumentlisten Versionsstyring og rediger i dokumentet TS 2.0 er underlagt Sharepoints versionsstyring, så bemærk, at når et dokument åbnes for redigering, så opfatter TS 2.0 det som checket ud, og TS 2.0 vil generere en ny version af dokumentet. Det vil sige, at hvis der er andre, som ønsker at åbne det samme dokument, så vil de få en besked om, at det er checket ud. De kan derfor ikke redigere i det samme dokument. De vil kunne se følgende ikon i Dokument detaljer og i dokumentlisten tilknyttet et arbejdsområde, som viser at dokumentet er checket ud. Det er derfor vigtigt, når man er færdig med at skrive i et dokument, at man husker at checke det ind. 1) Stå på fanen Dokumenter og højreklik på det dokument, som du ønsker at redigere i (i dokumentlisten) 2) Vælg Åbn i menuen 3) Når du færdig med din redigering, gemmer du på sædvanlig vis. Der vil komme følgende meddelse, som du kan svare Yes til 4) Tilsidst vil du blive bedt om at give en kommentar om indcheckningen. Dette er ikke krævet. Nu kan andre brugere i virksomheden se dine ændringer, og dokumentet er checket ind. Du kan se hvilken version et dokument er under Dokument detaljer (se evt. kap. 1). Alle tidligere versioner af et dokument kan vises og genskabes. Dette gør du fra fanen Versioner (højreklik på dokumentlisten og vælg Egenskaber). Hvis du vælger at genskabe en tidligere version af et dokument, hvilket betyder at du ønsker, at det skal være denne version som der skal arbejdes på, skal du vide, at alle ældre versioner end den du genskaber slettes. Så her skal man virkelig tænke sig om. Indlæs ny version af eksisterende dokument Du kan indlæse en ny version af et eksisterende dokument. Hvis du eksempelvis sender et dokument til ekstern redigering, kan du få det læst ind som en ny version af det originale dokument. Dermed fastholdes historikken for dokument redigeringen. Lector Uddannelse Page 18 of 42

19 1) Højreklik på dokumentet og vælg Indlæs ny version 2) Fremfind det dokument som skal indlæses som ny version og giv evt. en beskrivelse Bemærk, der kan ikke indlæses nye versioner på dokumenter som er tjekket ud. For at opdatere et dokument der i forvejen er tjekket ud, skal det tjekkes ind, eller udtjekningen skal fortrydes. Lås dokument Er du færdig med dokumentet, kan du låse det fra TS 2.0, således at det ikke mere er muligt at redigere i det. Det vil heller ikke være muligt at redigere i dokumentets metadata. Er et dokument låst, vil det ikke fremgå af genvejen Mine dokumenter. Når et arbejdsområde afsluttes, låses alle dokumenter automatisk på området. 1) Stå på dokumentets arbejdsområde, højreklik på dokumentet og vælg Lås Nu er der ingen som kan redigere i dokumentet eller i dokumentets metadata. Opret et nyt dokument via Word Du har også mulighed for at oprette dokumenter fra Word, Excel og Powerpoint uden at åbne TS 2.0. Hvis du åbner Word 2007, vil du se følgende TeamShare specifikke knapper (i venstre side): Knapperne har følgende betydning: Tabel I Knap TeamShare Betydning Link til TS 2.0 web klient Ny Gem Åbn Gem som Giver mulighed for at oprette et nyt dokument ud fra en af virksomhedens egne skabeloner Gemmer dokumentet på et forudvalgt arbejdsområde, mappe eller kontakt i TS 2.0. Du kan også bruge Microsofts gem knap eller Ctrl+S Hvis du har behov for at åbne et andet dokument end det, som du arbejder på. Giver også mulighed for at oprette en ny sag Giver mulighed for at gemme dokumentet på en anden (end det forudvalgte) arbejdsområde, mappe eller kontakt i TS 2.0. Giver også mulighed for at oprette en ny sag Lector Uddannelse Page 19 of 42

20 Egenskaber Opdater data Giver mulighed for at se eller registrere metadata på dokumentet. Giver også mulighed for at hvilken version der arbejdes på. Det er også muligt at oprette en opgave herfra Opdaterer, hvis du ønsker at flette igen (evt. nye data) Start brevflet Brevfelt til mange modtagere (der en vejledning sidst i dette undervisningsmateriale) 1) Åbn Word og klik på TS 2.0 knappen Ny 2) Vælg en relevant skabelon 3) Skriv dokumentet og klik på TS 2.0 knappen Gem Følgende windows dialog fremkommer: 4) Vælg eller fremsøg det arbejdsområde, som dokumentet skal gemmes på. Er der mapper oprettet under et arbejdsområde, vælger du den relevante mappe. Du har også mulighed for at gemme dit dokument på en kontakt eller direkte på arkivet (uden tilknytning til et arbejdsområde). 5) Klik på Gem. Dokumentet, som er skrevet udfra en skabelon, er nu gemt i arkivet på det arbejdsområde, mappe eller kontakt du har valgt. Kort og godt at vide Pdf filer som er signerede med gyldig digital signatur vil blive genkendt i TS 2.0 og automatisk låst. Samtidig vil dokumentets metadata samt ikonet vise, at der er tale om en pdf fil med gyldig signatur. Lector Uddannelse Page 20 of 42

21 Hvis dit Officeprogram er sat op til at kunne gemme i pdf format, vil du kunne gemme din Wordfil (eller Exel/Powerpoint) direkte i TS arkivet, når du klikker på TS knappen Gem. Du skal blot vælge filtypen pdf i Windows dialog boks som fremkommer, når du klikker på Gem (kræver Office 2007 med servicepack 2) Opgaver Via TS 2.0 knappen Åbn har du mulighed at navigere i TeamShare direkte fra Office programmet. Dialogen er opbygget som en standard Office dialog, blot med nem adgang til brugerens arbejdsområder og dokumenter I. Fremsøg det arbejdsområde som du tidligere har oprettet og stå på fanen Dokumenter i TS 2.0 Opret et nyt Worddokument og vælg en relevant skabelon Skriv dit brev og Gem. Luk Word II. Åbn dit netop oprettede dokument og rediger lidt i brevet Luk Word og Lås brevet Check at der ikke kan redigeres i dokumentet III. Anvend samme arbejdsområde som ovenfor Indlæs Flyt Kopier et Exceldokument til en af de understående mapper det netop oprettede dokument til en anden mappe (evt. drag and drop) det netop oprettet dokument til en anden mappe Opret en vedhæftet fil til det netop oprettede dokument IV. Opret et nyt dokument via Word (udfra en skabelon) Skriv dit brev og arkiver det i TS Arbejd med Outlook integrationen og håndtér e- mails Det er særdeles nemt at arkivere s i TS 2.0. En af de helt store styrker er, at du kan trække og slippe en over et af dine Mine arbejdsområder direkte fra Outlook. Det kan næsten ikke være nemmere. Udover at arbejde og arkivere s i Outlook kan du foretage de fleste af dine almindelige arbejdsopgaver direkte fra Outlook. Det gælder eksempelvis oprettelse af nye sager, mapper og dokumenter og visning af disse. Lector Uddannelse Page 21 of 42

22 I Outlooks navigationsvindue kan du se genvejen Mine arbejdsområder samt de mapper som er oprettet under et arbejdsområde. Hvis et arbejdsområde afsluttes, vil det automatisk fjernes i Outlooks navigationsvindue. 2 1 Der er tre TS 2.0 knapper: Lector TeamShare 2.0 Lector Uddannelse Page 22 of 42, Journaliser og Genindlæs mapper. Lector TeamShare 2.0 kalder blot TS 2.0 web klienten. Journaliser giver mulighed for at søge efter arbejdsområder og mapper som en skal arkiveres på. Genindlæs mapper gennemtvinger en genindlæsning og opretning af TS 2.0 mappernes indhold Arkiver en indgående i Outlook ved simpel træk og slip Hvis du ikke har behov for at fremsøge et arbejdsområde, som en skal arkiveres på, men kan se arbejdsområdet i Outlooks navigationsvindue (svarer til den faste liste Mine arbejdsområder), er den nemmeste måde at gemme en , ved simpel træk og slip. 1) Markér en, og træk den over på det arbejdsområde eller den mappe (navigationsvinduet), hvor den skal arkiveres

23 en er nu gemt i arkivet på arbejdsområdet sammen med defaultoplysninger som eksempelvis: Modtaget dato, Afsender, Til, CC, titel (emne) samt retning. Ønsker du, at registrere yderligere metadata på dokumentet, kan du markere en og klikke på knappen Egenskaber kan du registrere yderligere metadata.. Via det vindue som fremkommer, når du klikker på denne knap, Hvis du blot ønsker, at gemme en vedhæftet fil som sendes med , kan du også anvende træk og slip. Derved opnår du, at det kun er den vedhæftet fil som arkiveres og ikke en. Bemærk, at en blev slettet fra Outlooks indboks, da du arkiverede den i TeamShare. Der anbringes dog et kopi i mappen Journalized item. Her vil din ligge i en periode inden den slettes (perioden kan opsættes i din virksomhed så spørg superbrugeren i din virksomhed, hvor lang perioden er sat til). Hvis du ikke ønsker, at en skal slettes, når træk og slip anvendes, skal du vælge Outlooks Kopier til folder og i den fremkomne dialogboks angive, hvilket arbejdsområde en skal gemmes på. Denne funktionalitet findes eksempelvis i Outlook menuen Edit. Endelig kan bruge almindelig Windows genveje CONTROL + C og CONTROL + V Send i Outlook og arkiver Du ønsker at sende en og samtidig arkivere den på et bestemt arbejdsområde i TS ) Skriv din og klik på feltet Journaliser i 2) Fremsøg og vælg dit arbejdsområde eller mappe 3) Klik på Outlooks Send knap og din er nu arkiveret på det fremsøgte arbejdsområde eller mappe 4) Du har naturligvis altid mulighed for at arkivere den ved træk og slip, efter du har sendt e- mailen. Du skal blot gå ud i Outlooks Send bakke og markére en og derefter slippe den over det arbejdsområde eller mappe, som du ønsker at arkivere den i. Lector Uddannelse Page 23 of 42

24 Du vil ofte have brug for at vedhæfte dokumenter som allerede er arkiveret i TS 2.0. Dette gøres nemt ved at klikke på knappen Vedhæft. 1) Klik på knappen Vedhæft Derved fremkommer følgende søgebillede 2) Fremsøg dokumentet 3) Markér dokumentet og klik på Gem Dokumentet overføres til din . Send med link til dokument fra TS web Du ønsker, at fremsende en med et link til et dokument som allerede er oprettet i TS 2.0 arkivet. I er flere kollegaer som skal redigere i det samme dokumentet, og ved at sende et link sikrer du, at I arbejder med det samme dokument. 1) Stå på fanen Dokumenter og højreklik på det dokument, som du gerne vil sende et link til. 2) Vælg Send som link og afvent at Outlook åbnes med link til dokumentet Bemærk, at der oprettes to link til dokumentet i Outlook. Et link til en redigerbar version (svarer til Åbn ) og et link til en skrivebeskyttet version (svarer til Vis ). Dette har du tidligere lært om. Hvis du ønsker, at sende dokumentet som en vedhæftet fil fra TS 2.0, kan du gøre dette efter samme fremgangsmåde som ovenfor, men du skal blot vælge Send med i stedet for Send som link Mine arbejdsrum og mapper i Outlook Du ønsker, at få et overblik over dine åbne arbejdsområder i Outlook og vil gerne registrere en fristdato på et bestemt arbejdsområde 1) Klik på TeamShare mappen i Outlooks navigationsvindue Lector Uddannelse Page 24 of 42

25 2) Marker den sag hvor du vil registrere fristdato på og klik på knappen Egenskaber 3) I det vindue, som nu vises, kan du bl.a. registrere fristdato Ønsker du at åbne dit arbejdsområde, skal du blot dobbeltklikke på området. Dokumenter i Outlook Du ønsker, at redigere i et dokument som allerede er arkiveret på et af dine arbejdsområder 1) Klik på det arbejdsområde eller den mappe som dokumentet befinder sig i 2) Marker dokumentet som du ønsker at redigere. Se skærmbillede nedenfor. 3) Højreklik og vælg Åbn dokument 4) Rediger dit dokument og gem Kort og godt at vide Har du brug for at registrere en på et arbejdsområde eller mappe, som du ikke kan se i Outlooks navigationsrude (er ikke din faste liste Mine arbejdsområder), kan du gøre det via knappen Journaliser arkivere din mail på Lector Uddannelse Page 25 of 42. Her vil du kunne søge efter arbejdsormåder, som du kan Du kan besvare en fra TS web som allerede er arkiveret. Du skal blot højreklikke på en og vælge Åbn og derefter Besvar. Hvis du i denne arbejdsgang også ønsker at arkivere din besvarelse, skal du fremfinde arbejdsområdet som en skal gemmes på via Journaliser i

26 . Når du så er færdig med at skrive og klikker på Outlooks Send vil en blive gemt på dit fremfundne arbejdsområde Navne som bæres med en (Fra, Til, CC), vil kunne ses, hvis man højreklikker på en og vælger egenskaber (fra fanen Dokumenter). Her ses en del af skærmbilledet: Kopi svarer til CC på en. Hvis navnene som bæres med en ikke er kendt i TS 2.0 s kontaktadressebog, vil de automatisk blive oprettet men dog kun med personens adresse. Knappen Opdater listen opdaterer mappernes lister manuelt. Du har mulighed for at vedhæfte dokumenter fra TS 2.0 arkivet til en kalenderaftale i Outlook. Dette gøres via knappen Vedhæft som fremkommer, når du laver en ny aftale. Du kan synkronisere "Mine Kontakter" fra TS 2.0 til Outlook. Dette gøres ved at klikke på knappen "Synkroniser kontakter", som findes i Outlook. Dette opretter en ny undermappe til Kontakter, kaldet "Mine Teamshare kontakter", der indeholder en Outlook kontakt per TeamShare kontakt. Opgaver Bemærk dog, at synkroniseringen kun er 1-vejs. Dvs. det er kun fra TS 2.0 til Outlook. Ændringer foretaget i Outlook mistes ved næste synkronisering I. Arkiver en på et af dine arbejdsområder ved drag and drop metoden Check, hvilke defaultoplysninger der er registreret, da du gemte en II. III. Send og arkiver en hvor du først henter et dokument fra TS 2.0 via TS 2.0 knappen Vedhæft Arkiver en på et arbejdsområde, som du ikke er ansvarlig for eller har fået adgang til via adgangskontrol (brug TS 2.0 knappen Journaliser) Lector Uddannelse Page 26 of 42

27 IV. Send en med et link til et dokument til en kollega og check linket V. Opret et nyt arbejdsområde fra Outlook og tilknyt et antal mapper VI. Opret et nyt dokument i Outlook i en af de mapper du netop har oprettet 6.0 Søgninger Søgninger udføres fra startsidens navigationsvindue. Der er forskellige muligheder for søgninger: Der er faste søgninger eller genveje, hvor søgekriterierne allerede er givet på forhånd (eksempelvis Mine arbejdsområder) Søgninger på eksempelvis et arbejdsområdets metadata Fritekstsøgninger kombineret med metadata på dokumenter Avanceret søgninger du selv opretter og gemmer til senere brug (kan deles i din virksomhed, hvis du har rettigheder til det) Faste søgninger/genveje De faste søgninger/genveje er Mine arbejdsområder, Mine opgaver, Mine kontakter, Mine dokumenter og Mine udcheckede dokumenter. Bemærk, at der kan være opsat flere genveje i din virksomhed end dem som er nævnt ovenfor. Nedenfor vises genvejene Afd. Indbakke og Afd. Sager der er eksempler på genveje som er opsat til en specifik kunde. Afd. Indbakke, som altså er en særlig genvej der skal opsættes af Lector, viser indskannede dokumenter til påloggede brugers afdeling, der endnu ikke er tilknyttet en sag. Afd. sager, som også er en særlig genvej, viser påloggede afdelings åbne sager. Tabel II (faste søgninger/genveje). Standard opsætning Fast søgning/genvej Mine arbejdsområder Finder Alle de arbejdsområder, hvor påloggede bruger er: Ansvarlig Har fået adgangskontrol til Har oprettet abonnement til Fjernes fra listen, når arbejdsområdet afsluttes Mine opgaver Alle de opgaver som påloggede bruger er ansvarlig for Fjernes fra listen, når opgaven lukkes Mine kontakter Alle de kontakter som påloggede bruger har Lector Uddannelse Page 27 of 42

28 adgangskontrol til Mine dokumenter Alle de ikke låste dokumenter som påloggede bruger er forfatter til Fjernes fra listen, når dokumentet låses s vises ikke i denne liste Mine udcheckede dokumenter Alle påloggede brugers udcheckede dokumenter Søg arbejdsområder Du ønsker, at finde et åbent arbejdsområde, som er oprettet i indeværende år, med en bestemt kontaktperson tilknyttet, og du har et bud på en titel. Du er i dog tvivl om, hvorledes fornavnet på kontaktpersonen som er tilknyttet arbejdsområdet staves. Hedder hun Kristina Hansen eller Kristine Hansen? Du er også i tvivl om titlen på arbejdsområdet. Er det Bestyrelsesmøde angående personalerekrutering, eller er det Bestyrelsesmøde angående medarbejderrekrutering Eksempel 1) Stå på startsiden og klik på Søg arbejdsområde i navigationsvinduet (under Søgning) 2) Indtast følgende i søgevinduet: Titel: Bestyrelsesmøde angående %rekrutering Oprettet fra: Oprettet til: her skal ikke indtastes, idet der søges frem til dags dato Kontakt: Kristin_ Hansen Kun åbne arbejdsområder: Flueben Procent tegnet (%) er et wildcard (trunkering), som kan være godt at anvende, når man ikke kender den eksakte søgeværdi inde i en søgestreng. En søgestreng er eksempelvis følgende indtastet i titelfeltet: Bestyrelsesmøde angående %rekrutering. Underscore tegnet (_) kan bruges som et wildcard for et enkelt tegn, eksempelvis Kristin_, som anvendt ovenfor, som både vil finde Kristina og Kristine. Hvis der er behov for det, kan der anvendes flere underscore tegn (et for hvert tegn). Ovenstående søgning vil eksempelvis finde Bestyrelsesmøde angående personalerekrutering og Bestyrelsesmøde angående medarbejderrekrutering. Lector Uddannelse Page 28 of 42

29 Felter som eksempelvis titel, nummer og kontakt, søger med automatisk højre og venstre trunkering i forhold til den streng, som du har indtastet. Har du eksempelvis indtastet møde angående rekrutering i titelfeltet findes Bestyrelsesmøde angående rekruteringsstrategi. Der sættes automatisk højre og venstre trunkering i din søgestreng. Denne form for søgning vil vi i det følgende kalde automatisk trunkering. Bemærk, at hvis du indsætter trunkering inde i en søgestreng, så fjernes den automatiske trunkering. Hvis du eksempelvis indtaster møde angående %arbejder i titelfeltet, så findes ikke Bestyrelsesmøde angående medarbejderrekrutering. Hvis du ønsker trunkering inde i en søgestreng og samtidig også ønsker automatisk trunkering, skal du indtaste % eksplicit således: %møde angående %arbejder% Nedenstående tabel forklares udvalgte felter, når du søger efter arbejdsområder: Tabel III (udvalgte søgefelter, arbejdsområder) Søgefelt Nummer Forklaring Dette er nummer på arbejdsområdet (sags- eller projektnummer). Dette er et felt med automatisk trunkering % og _ kan anvendes Eksempel, hvis der indtastes finders Titel Titel på arbejdsområdet Skelner ikke mellem store og små bokstaver Dette er et felt med automatisk trunkering % og _ kan anvendes Du kan anvende trunkering (%) i titelsøgning, hvis du har brug for dette inde i en søgestreng Beskrivelse Beskrivelse/note på et arbejdsområde Skelner ikke mellem store og små bokstaver Dette er et felt med automatisk trunkering % og _ kan anvendes Oprettet fra Periode hvor arbejdsområdet er oprettet Oprettet til Ansvarlig Initialer på arbejdsområdets kan indtastes eller fremsøges via knappen Adressebog Afdeling Søgeord Søgeord som er registret på arbejdsområdet Søg i Der kan søges i specifikke arkiver, eksempelvis historiske, eller der kan søges på tværs af alle Lector Uddannelse Page 29 of 42

30 arkiver Kontakt Her kan der søges på en kontakt som er knyttet til et arbejdsområde Skelner ikke mellem store og små bokstaver Dette er et felt med automatisk trunkering % og _ kan anvendes Du kan eksempelvis indtaste fornavn, efternavn, firma i nævnte rækkefølge Eksempelvis Jens Jensen Lector Eksempelvis finder k%re Jensen både arbejdsområde med kontakterne Kaare Jensen og Kåre Jensen tilknyttet Reference Der kan søges på en kontakt med partsref. registreret og som er knyttet til arbejdsområdet Skelner ikke mellem store og små bokstaver Dette er et felt med automatisk trunkering % og _ kan anvendes Kun åbne arbejdsområder Notat Arbejdsområder der ikke er afsluttet Det kan søges i de notater der oprettes på et arbejdsområde Skelner ikke mellem store og små bokstaver Dette er et felt med automatisk trunkering % og _ kan anvendes Søg dokumenter Du ønsker, at finde alle dokumenter i indeværende år, som er fremsendt til en bestemt modtager. Dokumenterne er forfattet af en af dine kollegaer og har status af at være godkendt. Eksempel Forfatter: KFH Oprettet fra: Status: Godkendt Oprettet til: her skal ikke indtastes, idet der søges frem til dags dato Kontakt: Thomas Bargholz Lector Uddannelse Page 30 of 42

31 Nedenfor finder du en oversigt over udvalgte søgefelter, når du søger efter dokumenter: Tabel IV (udvalgte søgefelter, dokumenter) Søgefelt Arbejdsområdenr. Forklaring Dette er nummer på det arbejdsområde (sagsnummer) som dokumentet er knyttet til Dette er et felt med automatisk trunkering % og _ kan anvendes Dokumentnr. Titel Søg i Fritekst Princippet er det samme som beskrevet ovenfor under arbejdsområdenr. Virker som beskrevet i afsnittet Søg på arbejdsområde Du har mulighed for at søge i forskellige arkiver. Er der eksempelvis historiske arkiver der ønskes at søges i, kan arkivet vælges her Du kan søge på dokumenter som er indexeret og samtidig kombinere dem med metadatasøgning SKAL OPDATERES Kontakt Kan søges efter en kontakt der er tilknyttet dokumentet som afsender, modtager (Til) eller kopi Dette er et felt med automatisk trunkering % og _ kan anvendes Brug nedarvning i data ved Søgning Søg kun i åbne arbejdsområder Søgeord som er registreret på en mappe vil kunne bruges til at fremsøge de dokumenter der er placeret i mappen. Er der fx registreret søgeordet Kundeklage på mappen, vil alle de dokumenter som er placeret i mappen fremsøges, hvis der søges på dette søgeord og fluebenet af sat. Derved slipper brugeren for at registrere søgeord på hvert eneste dokument Søger kun på dokumenter som er tilknyttede åbne arbejdsområder Lector Uddannelse Page 31 of 42

32 Hvis man i din virksomhed bruger søgeord på arbejdsområder, så bemærk, at du har mulighed for at anvende disse som søgekriterie Du har mulighed for at gemme dine søgninger ved at klikke på knappen Gem søgning. Du genfinder dine egne private søgninger i mappen Private søgninger. Har du rettigheder til det, kan du også dele disse søgninger med andre i din virksomhed. Fælles søgninger der deles i virksomheden, findes i mappen Fælles søgninger. Avanceret søgning Under Avanceret søgning har du mulighed for at søge på alle felter for arbejdsområder, dokumenter og navne. Du ønsker at finde alle afsluttede arbejdsområder i indeværende år, som har søgeordet Teknologier og produkter registreret. Det er en vigtig søgning for hele virksomheden, så den skal gemmes og deles med resten af din virksomhed (og du har rettigheder til dette). 1) Stå på Avanceret søgning 2) I drop-down Søg efter vælger du Arbejdsområder 3) I drop-down Søgefelt vælger du Arbejdsområde lukket Bemærk, at dette søgefelt automatisk henter de muligheder der er for Arbejdsområde lukket, hvilket i dette tilfælde vil sige Ja/Nej (i Værdifeltet). 4) I Søgeområde vælger du Er lig med 5) Så vælges Ja i Værdi 6) Derefter vælges Og i drop-down med Og/Eller 7) Du afslutter dette søgetrin med at klikke på knappen Tilføj 8) Du starter et nyt søgetrin og vælger Sag oprettet dato i Søgefelt 9) Dernæst vælges Efter dato i Søgeområde Bemærk, at der automatisk fremkommer et datofelt i Værdifeltet 10) Vælg i Værdifeltet 11) Derefter vælges Og i drop-down med Og/Eller 12) Tilsidst klikker du på Tilføj 13) Så vælges Søgeord i Søgefelt 14) I Søgeområde vælger du Er lig med 15) Vælg søgeordet Teknologier og produkter i Værdi 16) Derefter vælges Og i drop-down med Og/Eller 17) Til sidst klikker du på Tilføj Nu er søgningen klar til at blive udført. Se nedenstående skærmbillede. Lector Uddannelse Page 32 of 42

33 18) Klik på Søg og derefter på Gem søgning Der fremkommer nu følgende pop-up, hvor du indtaster titlen på søgningen. Ved at klikke på knappen Tilføj kan du tilføje den sikkerhedsgruppe, som hele virksomheden er medlemmer af (kræver at du har rettigheder til det). 19) Klik på Ok Nu kan alle i din virksomhed se søgningen. I bilag I, finder du en oversigt over alle søgefelter, som der er adgang til via avanceret søgning. Lector Uddannelse Page 33 of 42

34 Opgaver I. Undersøg hvor mange arbejdsområder som er oprettet i indeværende måned, og som du er Ansvarlig for II. III. IV. Fremsøg det arbejdsområde som du tidligere har oprettet og tilknyttet kontakter til. Du skal gøre det via søgefeltet Kontakt Fremsøg et par af dine oprettede arbejdssområder via søgefeltet Titel. Fremsøg et af dine oprettede dokumenter via søgefeltet Fritekst. Kombiner denne søgning med metadatasøgning V. Check op på hvor mange arbejdsområder din sidemand i alt har oprettet på kurset (hint: Avanceret søgning, søgefelt= Sag oprettet af) Bilag A, TS Skanningsmodul TS skanningsmodul er særligt modul som skal købes ved siden af TS 2.0. Mange virksomheder vælger desuden at tilkøbe en såkaldt Kofax skanningslicens, som gør at der kan skannes med skilleblade og de indskannede dokumenter efterfølgende vil blive OCR behandlet, således at de kan fritekstsøges. Der er mange forskellige måder som TS skanningsmodul kan opsættes på, og i følgende eksempel er valgt en simpel opsætning, hvor der via skilleblade er skannet til virksomhedens forskellige afdelinger. Der er desuden valgt en opsætning med forskellige defaultværdier, og disse værdier kan være meget forskellige i forhold til den opsætning der er valgt i din virksomhed. Eksempel, fordel skannet dokument til en afdeling Du har via skilleblade skannede et antal dokumenter til forskellige afdelinger i din virksomhed. Disse skannede dokumenter kommer først ned i arkivet, når du har registreret de nødvendige metadata og klikket på knappen Journaliser i skanningsklienten. 1) Åbn skanningsklienten Nedenstående startbillede vises. Bemærk, at der i venstre side vises afdelinger, og der er et lille (+) der viser, at der er skannede dokumenter til de enkelte afdelinger Lector Uddannelse Page 34 of 42

35 2) Klik på et af de nye skannede dokumenter i venstre side under en afdelingsfolder Bemærk, at der nu vises en række default værdier, eksempelvis Placering, Retning, Type og Afdeling (disse default værdier kan som tidligere skrevet opsættes specifikt til den enkelte virksomhed). Bemærk også, at Placering er registreret til en specifik afdeling. Det er dokumentet i den afdeling, som der blev klikket på under Nye skannede Dokumenter, og er den afdeling som det skannet dokument skal fordeles til (placeres), men der kan evt. vælges en anden afdeling via knappen arbejdsområde eller kontakt). (eller et Lector Uddannelse Page 35 of 42

36 Når brugeren klikker på Journaliser, vil det skannet dokument fordeles (placeres) til afdelingen, som er registreret i Placering. Dokumentet kan evt. fremsøges af brugeren via genvejen Afd. Indbakke, som viser dokumenter fordelt til påloggede brugers afdeling, og som ikke er registreret på et arbejdsområde endnu. Hvis skanningsbrugeren havde registreret Forfatter på dokumentet, ville denne bruger bl.a. kunne tilgå det indskannet dokument via sin genvej Mine dokumenter Hvis der er behov for at registrere særlige rettigheder på et indskannet dokument inden det gemmes i arkivet, skal det gøres via Nedarv rettigheder fra folderen. Eksempel, registrer rettigheder på et skannet dokument inden det gemme i arkivet Du ønsker at registrere særlige rettigheder på et dokument inden det gemmes i arkivet. Der er kun nogle brugere, som må se det skannet dokument. 1) Klik på dokumentet under Nye skannede dokumenter. Registrer metadata på dokumentet 2) Klik på Tilføj (nederst i højre side) Følgende søgevindue, Vælg rettigheder fremkommer: Du ønsker at tilknytte en bestemt gruppe (AD gruppe) 3) Klik på fanen Grupper og fremsøg gruppen 4) Vælg den rolle som gruppen skal have på dokumentet og klik Ok 5) Fjern fluebenet fra Nedarv rettigheder fra folderen 6) Klik på Journaliser Lector Uddannelse Page 36 of 42

37 Nu er det skannet dokument nede i arkivet, og kan tilgås af de brugere som er tilknyttet gruppen, som du valgte via søgevinduet Vælg rettigheder Eksempel, registrer skannet dokument på et arbejdsområde Du ønsker, at registrere et skannet dokument på et arbejdsområde 1) Klik på dokumentet under Nye skannede dokumenter. Registrer metadata på dokumentet 2) Klik på knappen i Placeringsfeltet Følgende søgevindue, Valg af placering fremkommer: Fremsøg dit arbejdsområde via søgeknappen Udfør søgning, men bemærk at der skal være klikket i et checkboks før søgefelt aktiveres. 3) Marker arbejdsområdet og klik Næste for evt. at vælge mappe. Afslut valg af placering med Ok 4) Afslut registreringen og klik Journaliser Det skannede dokument er nu registreret (placeret) på et arbejdsområde i arkivet og kan tilgås dér. Kort og godt at vide Alle ovenstående eksempler er foregået fra fanen Dokument. Hvis du skal registrere (placere) et skannet dokument på et arbejdsområde, kan du også vælge fanen Arbejdsområde. Det er en smagssag, hvilke vindue man foretrækker at arbejde i (fanerne kan i øvrigt til- eller fravælges) Du har også mulighed for at fordele (placere) et skannet dokument til en kontakt eller direkte på arkivet uden tilknytning til et arbejdsområde eller kontakt Bilag B, Tasteturgenveje Tabel V Vindue Tastetur Funktion Arbejdsområde Lector Uddannelse Page 37 of 42

38 SHIFT + F2 SHIFT + F3 SHIFT + F4 SHIFT + F5 SHIFT + F6 SHIFT + F7 Gå til Arbejdsområde fanebladet Gå til Dokumenter fanebladet Gå til Kontakter fanebladet Gå til Opgaver fanebladet Gå til Notat fanebladet Gå til Historik fanebladet Mine Arbejdsområder Alt+N Alt+O Opret nyt arbejdsområde Åbn valgte arbejdsområde Søgesider ENTER Start søgning Dokumenter Ctrl+Shift+B Ctrl+Shift+V Ctrl+Shift+N Ctrl+U Rediger dokument Vis dokument Nyt Document Indlæs dokument Lister Pil op/pil ned Bladrer mellem poster i en liste Andre Ctrl+R Opdaterer TeamShare Bilag C, Konfigurering af TS agenten På den enkelte PC kan der indstilles hvordan TeamShare arbejder med data og især med Outlook. Du åbner TS agenten her: 1) Højreklik på TS ikonet nederst på din proceslinie 2) Vælg Vis i den menu som fremkommer og derefter fanen Indstillinger Lector Uddannelse Page 38 of 42

39 Der vil her blive gennemgået hvad indstillingerne betyder, samt anbefalinger til indstillingerne. Sprog sætter sprog til Dansk eller Engelsk. Gælder for alle Office programmerne. Indstilling afhænger af kundens og/eller brugerens præferencer. Vis Notifikationer om popup notifikationer vises i nederste højre hjørne, når der sker noget i TeamShare agenten. Har man et langsomt netværk, kan det være en fordel at slå dette fra. Automatisk hent ny kopi af data ved start om TeamShare agenten skal hente alt brugerens data ned på PC'en ved start. Hvis sat til ja, så har det fordelen, at data er helt opdateret, men ulempen, at TeamShare serveren og netværket er belastet ved start, hvor alle typisk logger på inden for kort tid. Hvis sat til Nej er fordelen at TeamShare server og netværk ikke belastes, men den ulempe, at brugerens data kan risikere ikke at passe 100% med serveren. Normal indstilling er Ja. Outlook bruger lokalt data om Outlook skal vise data i mapperne ud fra det lokale data eller fra TeamShare serveren. Hvis den sættes til Nej, så hentes data fra TeamShare serveren hver gang brugeren vælger en mappe. Fordelen er, at data er helt opdateret. Ulempen er, at TeamShare serveren belastes hårdere. Normal indstilling er Ja. Opfrisk data sætter hvorledes TeamShare agenten på brugerens PC henter data. Der er tre indstillinger: Automatisk henter kun data når der er nye på serveren Manuelt henter kun hvis brugeren eksplicit højreklikker TeamShare agenten og vælger synkroniser data Løbende hver X minut henter alt data med løbende interval. Normalt indstilles til Automatisk. Kun hvis dette giver problemer sættes til andet. Hvis der vælges Løbende, bør antallet af minutter være højt, gerne > 60 minutter. Opdater Outlook sætter om hvordan TeamShare opdateret mapperne i Outlook. Hvis sat til automatisk sker dette hvergang Outlook starter. Manuelt betyder at brugeren selv har ansvar for at genindlæse TeamShare mapperne i Outlook. Hvis brugeren ofte har ændringer med nye arbejdsområder og mapper, bør denne sættes til automatisk. Ulempen er dog, at Outlook bruger tid på at genopbygge TeamShare mappen hver Lector Uddannelse Page 39 of 42

40 gang Outlook starter. Hvis brugeren sjældent får nye arbejdsområder eller mapper, kan denne ved indstilling med fordel sættes til manuelt, da Outlook så starter hurtigere. Tjek for nye mails hvordan TeamShare skal identificere at brugeren har trukket en mail eller et dokument til en mappe under TeamShare mappen. Indstillingerne her, afhænger af, om brugerens Exchange profil er sat til at køre Cached Mode eller Connected Mode. Hvis Cached Mode bør indstillingen være Automatisk. Her identificerer TeamShare øjeblikkeligt, at der er kommet en mail, som journaliseres med det samme. Hvis Connected Mode kan indstillingen kun være Løbende. Sættes den til automatisk ignoreres dette. Når sat til løbende gennemgår TeamShare alle TeamShare mapperne med jævne mellemrum. Da dette er en ressourcekrævende proces, bør antallet af minutter være relativt højt, fx 120 minutter. Jo lavere tid, jo hurtigere kommer s over, men jo højere belastning er der af Outlook. Bemærk, at hvis brugeren har brug for at få en journaliseret hurtigt, kan dette gøres fra en menu under TeamShare mappen. Bilag D, Brevflet til mange modtagere I TS web kan du skrive og flette et brev til en enkelt modtager. Dette er beskrevet i kapitel 4. Ønsker du at skrive breve til flere modtagere, skal dette ske i Word på følgende måde: 1) Opret det dokument som du gerne vil flette modtagere til i TS 2.0 2) Åbn Egenskabsvinduet og klik på Tilføj Adresse. Se skærmbillede nedenfor: 3) Følgende vindue åbnes og modtagere tilknyttes dokumentet ved klik på knappen Til. Se skærmbillede nedenfor: Lector Uddannelse Page 40 of 42

41 4) Åbn dokumentet i Word. Tjek evt. modtagernavnene via knappen Egenskaber i Word 5) Klik på menuen Mailings i Word og derefter på knappen Start Brevflet. Se skærmbillede nedenfor: Derved sættes modtagere op i flettekilde og de knyttes til dit Word dokument 6) Marker de steder i dit Word dokument, hvor modtagerne skal indflettes og klik på knappen Insert Merge Field i Word. Se skærmbillede nedenfor: Lector Uddannelse Page 41 of 42

42 7) Klik afslutningsvis på Word knappen Preview Results. Dine modtagere flettes ind i brevene. Du kan bladre i brevene via Lector Uddannelse Page 42 of 42