Høringsudgave Vejledning om prissætning af personlig og praktisk hjælp herunder madservice

Transkript

1 Høringsudgave Vejledning om prissætning af personlig og praktisk hjælp herunder madservice 27. Juni 2002

2 Indholdsfortegnelse 1. Indledning Procesmodel Definition af prismodel Prismodel og delelementer i model Beregning af pris Afskrivninger og forrentning af drifts- og anlægskapital Opgørelse af omkostninger Fordeling af omkostninger på tid og praktisk og personlig hjælp Opgørelse og fordeling af brugerrettet tid Regulering af priser...16 Bilag 1. Myndighedsopgaver...17 Bilag 1. Myndighedsopgaver...17 Bilag 2. Beregning af madpriser...19 Bilag 3. Organisatorisk afgrænsning...20 Bilag 4. Oversigt over typiske omkostningsarter direkte og indirekte omkostninger...21 Bilag 5. Oversigt over typiske omkostningsposter indirekte omkostninger og fællesomkostninger...23 Bilag 6. Eksempel på fordeling af omkostninger på praktisk hjælp, personlig hjælp dag mandag-fredag og personlig hjælp ubekvemme tider...24 Side 2 af 26

3 1. Indledning Folketinget vedtog den 29. maj 2002 lovforslaget L 130 om ændring af lov om social service, lov om hjemmeservice, lov om retssikkerhed og administration på det sociale område og lov om individuel boligstøtte (Frit valg af leverandør af personlig og praktisk hjælp m.v.), jf. lov nr. 399 af 6. juni Loven træder kraft den 1. juli Bestemmelserne om frit leverandørvalg ( 75 c-75 e), træder i kraft den 1. januar Efter loven skal de kommunale myndigheder sørge for, at kvalificerede leverandører af personlig og praktisk hjælp får adgang til at levere denne hjælp. Med lovændringen skal modtagerne af personlig og praktisk hjælp kunne vælge mellem forskellige godkendte leverandører af hjælp. For at skabe de nødvendige rammer for det frie leverandørvalg og få en sund konkurrence på dette område er det en forudsætning, at de kommunale myndigheder kan udskille og synliggøre omkostningerne ved at drive hjemmehjælpsvirksomhed. Det skal understreges, at begrebet leverandører dækker såvel kommunale som private leverandører. Dette udkast til en vejledning om prissætning af personlig og praktisk hjælp herunder madservice har til formål at hjælpe kommunerne med en kvalitets- og prismodel og derved give et metodisk grundlag for at udregne priser på ydelser inden for områderne personlig og praktisk hjælp i henhold til servicelovens 75 c, stk. 1-5, jf. stk. 7. Udkastet skal således for det første tjene til at give landets kommuner viden og en tidlig inspiration til mulige principper til beregning af priserne på de kommunale leverandørydelser inden for områderne personlig og praktisk hjælp. Kommunerne får dermed mulighed for at forberede sig på de nye regler om det frie leverandørvalg og betydningen for den kommunale administration og tilrettelæggelse af hjemmehjælpsområdet. For det andet skal oplægget tjene til, at de kommunale erfaringer kan indgå i arbejdet med at fastlægge de nærmere regler for opgørelse af kommunernes kvalitets- og priskrav til de offentlige og private leverandører, som vil blive udsendt i efteråret. I henhold til lovens 75, stk. 7, fastsætter socialministeren de nærmere regler for opgørelse, offentliggørelse m.v. af de kommunale kvalitets- og priskrav m.v., der stilles til leverandører af personlig og praktisk hjælp. Til det formål sendes udkastet til vejledning derfor i høring over sommeren til alle landets kommuner. Vejledningen illustrerer, hvorledes kommunerne kan indarbejde lovgivningens forudsætninger i en omstillingsfase, hvor kravene til den kommunale tilrettelæggelse af hjemmehjælpsområdet er under forandring. Det er et således et hovedprincip i den ny lovgivning, at der klart kan skelnes mellem den kommunale myndighedsopgave og den kommunale leverandøropgave, så de faktiske omkostninger ved den kommunale leverandørvirksomhed kan gøres op dette er en forudsætning for at der skabes lige konkurrencevilkår for private og kommunale leverandører. Side 3 af 26

4 Desuden skal de kommunale myndigheder I henhold til 75 c offentliggøre såvel prissom kvalitetskrav til leverandørerne. De kommunale myndigheder skal herefter indgå kontrakt med alle leverandører, der opfylder disse krav, og som ønsker adgang til at tilbyde deres ydelser til hjemmehjælpsmodtagerne i kommunen. Der skal stilles samme krav til kvalitet hos alle leverandører kommunale såvel som private. Kvalitetskravene i form af primært kvalitetsstandarder skal bl.a. indeholde lovgivningsmæssige og kommunalpolitiske beslutninger til ældreplejen, eksempelvis beslutninger om serviceniveau, værdier i ældreplejen, leverancesikkerhed, arbejdsmiljø, uddannelse m.m. Det bærende princip i lovgivningen om det frie leverandørvalg, og som vejledningen skal være med til at sikre implementeringen af, er, at der sikres lige konkurrencevilkår mellem alle leverandører, ligesom omkostningerne ved den kommunale leverandørvirksomhed skal synliggøres. De kommuner, der allerede har et metodisk grundlag for udregning af priser på ydelser eller på anden måde har prisfastsat deres ydelser, kan finde inspiration i udkastet til vejledning og derved kvalitetssikre deres eksisterende beregninger. Der er således tale om en vejledende metodetilgang. Den enkelte kommune kan bruge alternative beregningsmetoder, så længe disse er i overensstemmelse med lovgivningen. Det bemærkes, at den foreliggende vejledning i vidt omfang tager udgangspunkt i den nuværende organisering af ældreplejen, og dermed vil vejledningen primært have værdi i en overgangsfase, hvor kommunerne skal omstille forvaltningen af hjemmeplejen til lovgivningens ikrafttræden den 1. januar Det må derfor forventes, at kravene til kommunernes kvalitets- og prisfastsættelse løbende vil blive justeret i takt med, at kommunerne får etableret de fornødne regnskabstekniske og administrative forudsætninger for at adskille myndigheds- og leverandøropgaverne af hensyn til det frie leverandørvalg. Endelig skal det understreges, at denne vejledning ikke omfatter reglerne om udbud m.v., jf. lovens 75 e. Vejledningen om prissætning af personlig og praktisk hjælp herunder madservice indledes med en procesbeskrivelse fra visitation til leverancen af en ydelse for at give en fælles forståelsesramme for prisudregningen. Efterfølgende udregnes priser på praktisk hjælp, personlig hjælp dagtimer mandag til fredag, personlig hjælp ubekvemme tider samt på fremstilling og levering af mad. Ved ubekvemme tider forstås pleje, der leveres før kl og efter kl mandag-fredag, lørdag og søndag samt helligdage og andre dage, hvor der ifølge overenskomster typisk ydes tillæg. Side 4 af 26

5 2. Procesmodel I sin grundform kan kvalitets- og prismodellen illustreres som procesmodel. Modellen viser samtidig sammenhængen mellem kvalitet og pris. I denne model indgår levering af mad ikke. Bruger Pris/afregningsgrundlag Kvalitetsstandard Visitation Afgørelse Leverance Leverandør Omdrejningspunktet i procesmodellen er visitationsprocessen. Visitationen af den enkelte bruger foretages på baggrund af kommunens offentliggjorte kvalitetsstandarder. Det forudsættes, at kvalitetsstandarderne direkte udtrykker kommunens serviceniveau, eventuelt sammen med anden relevant og offentliggjort materiale, som f.eks. uddybende ydelsesbeskrivelser eller lignende. Modellen foreskriver, at visitationen, der i alle tilfælde foretages af myndigheden, fører til en afgørelse. Afgørelsen om, hvilke ydelser der er visiteret til, sendes såvel til brugeren som til den kommunale eller private leverandør. Side 5 af 26

6 I de situationer, hvor den kommunale myndighed på afgørelsestidspunktet ikke er bekendt med, hvilken leverandør brugeren ønsker at anvende, skal dette naturligvis afklares, førend afgørelsen kan sendes til leverandøren. I den afgørelse der sendes til leverandøren, kan myndigheden oplyse den konkrete afregningstid, der følger af de ydelser, der er visiteret til. Af ovenstående følger, at afgørelsen om de visiterede ydelser giver grundlaget for beregningen af den pris, som den kommunale myndighed skal afregne i forhold til leverandøren. Der vil dog opstå situationer, hvor de leverede ydelser vil afvige væsentligt fra afgørelsen, hvilket kan føre til, at afgørelsen ikke er fyldestgørende som afregningsgrundlag. Det kan være i de situationer, hvor der akut eller vedvarende viser sig at være et større behov for hjælp hos brugeren, end der er visiteret til, eller brugeren gentagende gange ønsker andre ydelser end dem, der er truffet afgørelse om.. I sådanne situationer bør myndigheden kræve, at leverandøren foretager indberetning, dels af hensyn til betalingen for eventuelle ydelser, der ikke er beskrevet i afregningsgrundlaget (afgørelsen), dels for at give myndigheden mulighed for at foretage revisitation, jf. lovreglerne herom. For at sikre den fornødne fleksibilitet i forholdet mellem myndighed og leverandør kan der være behov for at definere en bagatelgrænse for, hvornår der er grundlag for at afvige i forhold til den afregningspris, der er begrundet i afgørelsen. I den forbindelse skal det fremhæves, at afregningstiden er baseret på den gennemsnitlige tid for den faktiske levering af ydelser hos brugeren, at der derfor må forventes afvigelser herfra i perioder. Det er op til den kommunale myndighed at definere en sådan bagatelgrænse, inden for hvilken der ikke ændres i afregningsprisen. Bagatelgrænsen bør som minimum beskrive omfang og karakter af ydelser, der kan være omfattet, og grænsen skal ses i sammenhæng med de krav der stilles til leverandørerne om indberetning til den kommunale myndighed. Side 6 af 26

7 3. Definition af prismodel Den kommunale myndighed skal senest den 1. januar 2003 have fastsat og offentliggjort de kvalitets- og priskrav, der stilles til leverandører af personlig og praktisk hjælp i kommunerne fra den 1. januar De pris- og kvalitetskravene skal være saglige, konkrete og velunderbyggede. Herudover skal priskravene afspejle de samlede, reelle og faktiske udgifter, der er forbundet med at levere ydelserne for den kommunale leverandørvirksomhed. Det indbefatter, at samtlige udgifter til administration, husleje, løn mv., der er forbundet med leverandørvirksomheden, skal medregnes. Udgifterne skal opgøres efter omkostningsbaserede principper. Det betyder, at der skal foretages en beregning af de gennemsnitlige langsigtede omkostninger ved den kommunale leverandørvirksomhed for personlig og praktisk hjælp herunder afskrivning og forrentning. Det indebærer desuden, at kommunerne klart skal kunne skelne mellem de kommunale aktiviteter, der knytter sig til myndighedsfunktionen, og den kommunale leverandørvirksomhed af personlig og praktisk hjælp. Omkostningskalkulationen er således en forudsætning for at undgå, at der sker kommunal konkurrenceforvridning over for de private leverandører. Der henvises til bilag 1 for en redegørelse af opgaver relateret til myndighedsfunktionen. Sammen med de konkrete myndighedsopgaver kan der være tale om generelle opgaver og krav af lovgivningsmæssig og/eller politisk karakter, der er helt uafhængige af driftsopgaver og derfor ikke skal medtages. Det forudsættes, at kommunerne som minimum udregner fire priser: Pr. måltid mad leveret i hjemmet Pr. time praktisk hjælp Pr. time personlig hjælp i dagtimerne mandag til fredag kl Pr. time personlig hjælp ubekvemme tider, dvs. en pris for alle andre tider end mandag til fredag kl De fire priser afspejler, hvilke hovedområder der må anses for de centrale i forhold til leveringen af den personlige og praktiske hjælp, og skal derfor prissættes individuelt for at sikre det frie leverandørvalg. Ved levering af integrerede ydelser, der omfatter både praktisk og personlig hjælp må prisen fastsættes med det udgangspunkt, at begge ydelsestyper skal udføres af personale med kompetence til at udføre såvel personlig og praktisk hjælp, hvilket vil afspejle sig i prisen pr. time. I de tilfælde, hvor brugeren vælger to eller flere leverandører, er det de specificerede priser, der anvendes. Side 7 af 26

8 Det er op til de enkelte kommunale myndigheder, om de fire priser skal opdeles yderligere, eksempelvis i forhold til hvilke ydelser, geografi, ugedag, tid på døgnet, kompetencekrav mv. Pris pr. måltid mad leveret i hjemmet kan eksempelvis opsplittes i en leveringspris og en produktionspris. Men også prisen afhængig af tilberedningsgrad og ved spisning uden for hjemmet kan være relevante. Pris pr. time praktisk hjælp kan eksempelvis opsplittes i rengøring, indkøb og tøjvask. Pris pr. time personlig hjælp ubekvemme tider kan eksempelvis opsplittes på aften, nat og weekend. De kommunale myndigheder har frihed til at differentiere prisen i det omfang, de finder behov for. Afgørende er i alle tilfælde, at kommunerne kan dokumentere, at prisen udtrykker de faktiske omkostninger ved leveringen af ydelsen, og at private leverandører og andre interessenter har mulighed for at efterprøve de økonomiske beregninger. Side 8 af 26

9 4. Prismodel og delelementer i model Beregning af madpriser adskiller sig fra de øvrige prisberegninger og vil derfor blive behandlet separat. Der henvises til bilag 2. Som det fremgår af foregående, defineres prisen herudover pr. time på minimum tre hovedområder: Pr. time praktisk hjælp Pr. time personlig hjælp i dagtimerne mandag til fredag Pr. time personlig hjælp ubekvemme tider Som hovedregel opgøres samtlige omkostninger tilknyttet leverancen af ydelsen i en given periode (brøkens tæller), der efterfølgende divideres med det samlede antal leverede timer (brøkens nævner) i den samme periode: Pris pr. time = Samlede omkostninger for periode X Samlede antal leverede timer i periode X Det anbefales, at periodens længde strækker sig over 12 løbende måneder. Til opgørelsen af disse omkostninger, som er tælleren i beregningen, er der en række forhold, der skal tages i betragtning. 1. Organisatorisk/økonomisk afgrænsning af hjemmeplejen 2. Opgørelse af de direkte omkostninger i hjemmeplejen 3. Opgørelse og henførelse af de indirekte omkostninger til hjemmeplejen fra den samlede ældrepleje 4. Opgørelse og henføring af relevante fællesomkostninger i kommunens samlede økonomi til hjemmeplejen 5. Fordeling af hjemmeplejens omkostninger på områderne praktisk hjælp, personlig hjælp i dagtimerne mandag til fredag samt personlig hjælp ubekvemme tider, jf. ovenfor Også til opgørelsen af antallet af leverede timer, der er nævneren i regnestykket, knytter der sig en række forhold, der skal indgå i beregningen: 1. Organisatorisk afgrænsning af hjemmeplejen 2. Selve opgørelsen af antallet af leverede timer 3. Fordelingen af de leverede timer på de 3 hovedområder, jf. ovenfor. En tilgang til håndtering af disse forhold beskrives i efterfølgende afsnit. Side 9 af 26

10 5. Beregning af pris Det følger af loven, at de prismæssige krav til de private leverandører skal afspejle de samlede, reelle og faktiske udgifter til den kommunale leverandørvirksomhed. Hovedreglen er, at alle omkostninger, der er forbundet med at levere en hjemmehjælpsydelse, skal medtages i prisberegningen. Det betyder, at der stilles krav om, at der foretages en omkostningskalkulation, der også omfatter alle langsigtede omkostninger ved den kommunale leverance af den personlige og praktiske hjælp herunder forrentning og afskrivning samt direkte -, indirekte - og fællesudgifter. Det gælder, at der som udgangspunkt altid skal henføres det faktisk forbrugte beløb. Der fordres fuld gennemsigtighed i beregningerne og de data, der indgår heri, og hvor henførelsen af omkostninger mv. undtagelsesvis er baseret på skøn, skal skønnet begrundes. Prisberegningen skal baseres på de senest opgjorte tal for det faktiske forbrug i hjemmeplejen. Hvis sidste års regnskab anvendes som grundlag for prisberegningen, anbefales dette fremskrevet med pris- og lønskønsprocenten, der årligt offentliggøres af Kommunernes Landsforening. I tilfælde af at de relevante regnskabstal ikke er dækkende for det faktiske forbrug kan budgettal anvendes som grundlag for prisberegningen i det omfang, at de er mere retvisende. Ved anvendelse af budgettal skal eventuelle henlagte budgetreserver medregnes. De kommunale myndigheder har mulighed for at anvende budgettal som grundlag for de prismæssige krav til leverandørerne, hvis det er en konsekvens af de kommunale myndigheders krav til den kommunale leverandørvirksomhed om at sænke prisen på levering af den personlige og praktiske hjælp ud fra et ønske om at effektivisere den kommunale leverandørvirksomhed. I givet fald skal den kommunale myndighed beregne og offentliggøre den faktiske prisberegning for årets hjemmehjælp. Det følger af ovenstående, at de kommunale myndigheder mindst en gang om året regulerer og offentliggøre de prismæssige krav, jf. kapitel 6. Enkelte kommuner har i dag detaljerede prisberegninger til såvel internt som eksternt brug. I den udstrækning prisberegningen er baseret på eller muliggør en opdeling på de heri nævnte priskategorier, og de bagvedliggende beregninger lever op til krav om gennemsigtighed og fuld validitet, kan disse priser anvendes Hjemmehjælpsleverancen er organiseret på forskellige måder i kommunerne. Selv om vægten i omkostningerne kan være forskellige, kan der med fordel tages udgangspunkt i en organisatorisk/økonomisk skitse som vist i bilag 3. I prisudregningen skal kun medtages omkostninger, der relateres til kommunens hjemmepleje. Disse kan opdeles i: Direkte omkostninger i hjemmeplejen, punkterne 1-5 i skitsen, bilag 3. Med direkte omkostninger forstås omkostninger, der direkte kan isoleres i hjemmeplejen, og som ikke skal henføres til den øvrige ældrepleje. Side 10 af 26

11 Omkostninger, der fra ældreplejen i øvrigt indirekte kan henføres til hjemmeplejen, eksempelvis punkt 6 Støttefunktioner eller -processer i bilag 3. Fællesomkostninger fra skitsens punkt 10 i bilag 3 Kommunen i øvrigt, der kan henføres til hjemmeplejen. Fællesomkostninger defineres som omkostninger ved den overordnede ledelse og administration, der er afledt af hjemmeplejen. Med en klar organisatorisk/økonomisk afgrænsning, vil der næppe være behov for at identificere indirekte henførbare omkostninger i felterne myndighed (9), plejeboligområdet (8) og køkken (7). De steder, hvor en andel af omkostningerne skal henføres til hjemmehjælpen (eksempelvis hvis en person både har myndigheds- og leverandørfunktion eller en andel af plejeboligområdet har omkostninger i forbindelse med hjemmeplejen), er det den enkelte kommunale myndighed, der vurderer, hvor stort et beløb, der skal overføres. Denne vurdering skal være begrundet. 5.1 Afskrivninger og forrentning af drifts- og anlægskapital Afskrivninger skal medtages i prisberegningen. Afskrivning kan både være en direkte, en indirekte og en fælles omkostning alt efter, hvilket aktiv der afskrives på, og hvilken organisatorisk placering aktivet har. Aktiver i kommuner vil typisk være bygning til forskellige formål, diverse tekniske anlæg, større maskiner, transportmidler og inventar. Det anbefales at medtage aktiver, hvor: Aktivet forventes at have en levetid på mere end ét regnskabsår Aktivet har en vis økonomisk værdi, det vil sige over kr. Aktiver, der ikke opfylder ovenstående betingelser, anbefales medtaget i regnskabet det år, udgiften er betalt (straksafskrivning). Det anbefales, at kommunerne værdisætter til anskaffelses- eller kostprisen, og at denne pris er afskrivningsgrundlaget. Et aktiv bør afskrives systematisk over dets forventede levetid. Det anbefales, at kommunerne anvender den lineære afskrivningsmetode. Det årlige afskrivningsbeløb findes ved at dele aktivets anskaffelses- eller kostpris med den forventede levetid. Det vil sige, at der afskrives samme beløb hvert år hen over afskrivningsperioden. Ejede bygninger kan ved opgørelsen sidestilles med lejede. Det kan således undlades at medregne afskrivninger, såfremt der til gengæld indregnes et beløb svarende til lejen for de pågældende bygninger eller lokaler. Det er en forudsætning at lejen fastsættes ud fra markedsprisen. Forrentning af driftskapital og anlægskapital indgår i omkostningskalkulationen. Side 11 af 26

12 Ved forrentning af driftskapitalen svarer udgiftsposten til en virksomheds udgifter til likviditetsmæssige udlæg. Det er udgiften for at have adgang til en gratis kommunal kassekredit. Modsvares udgiften af en indtægt, skal denne modregnes. Ved beregning af omkostninger til forrentning af anlægskapital indgår alle større anlægsaktiver uanset om de optræder som en del af drifts- eller anlægsbudgettet. Det er det enkelte anlægs karakter, der er afgørende for vurderingen af forrentningen af aktivets værdi, bl.a. afhængig af aktivets levetid. [Afsnittets detaljeringsgrad vil afhænge af den konkrete udformning af bekendtgørelsen, som vil blive udsendt sammen med den endelige vejledning] 5.2 Opgørelse af omkostninger De direkte omkostninger er de omkostninger, der alene knytter sig til hjemmeplejen. Disse omkostninger opgøres først. Det indebærer en nødvendig organisatorisk afgrænsning, jf. bilag 3. En lang række omkostningsposter er aktuelle i denne sammenhæng, hvor lønomkostningen vil være den væsentligste. Inspirationslisten i bilag 4 kan anvendes til identifikation af relevante omkostninger, der direkte kan henføres til hjemmeplejen. Inspirationslisten er ikke udtømmende, men skal justeres i henhold til lokale forhold. Næste skridt er at identificere, fordele og opgøre de indirekte omkostninger. Der ligger heri 3 trin: 1. At identificere de enheder, der i større eller mindre udstrækning er belastet af omkostninger, der kan relateres til den kommunale leverandør af personlig og praktisk hjælp. 2. At fastlægge, hvor stor en andel af omkostningerne ved at drive disse enheder, der skal henføres til leverandøren. 3. At lægge de samlede indirekte omkostninger sammen. Fællesomkostningerne opgøres efter samme principper som de indirekte omkostninger. Fællesomkostningerne kræver særlig opmærksomhed, fordi omkostningerne er en del af økonomien i den øvrige forvaltning. Ikke alle fællesomkostninger kan fordeles efter den beskrevne metode. De fællesomkostninger, der kan fordeles, skal fordeles ud fra de faktorer, der udvirker dem. Det er op til den enkelte kommune at vurdere fællesomkostningernes fordeling i organisationen. En eventuel skønsmæssig vurdering af fordelingen af fællesomkostningerne skal begrundes og dokumenteres. Det er et krav, at opgørelsen og henførelsen af fællesomkostninger som minimum omfatter de i bilag 5 nævnte omkostningsposter. Side 12 af 26

13 Fordelingen kan illustreres således: Fælles omk. i forvaltningen Omk. fordeles efter faktisk forbrug i hjemmeplejen. Hvor det ikke er muligt, foretages et kvalificeret skøn i kommunerne*. Omk. der skal henføres til hjemmehjælpen fra eksempelvis støttefunktioner og -processer i ældreplejen. Direkte henførbare omk. Omk. fordeles efter faktisk forbrug i hjemmeplejen. Hvor det ikke er muligt, foretages et kvalificeret skøn i kommunerne*. 100 % kan henføres Samlede omkostninger i hjemmeplejen *I tilfælde af at omkostningerne skal fordeles efter kvalificeret skøn, anbefales det at bruge antal fuldtidsstillinger som fordelingsnøgle. Eksempelvis fordeles omkostninger fra ældreplejen til hjemmeplejen i forhold til hjemmeplejens procentvise andel af fuldtidsstillinger i ældreplejen. Resultatet af opgørelsen er det samlede omkostningsbeløb, der entydigt kan henføres til hjemmehjælpen. 5.3 Fordeling af omkostninger på tid og praktisk og personlig hjælp Lønomkostninger udgør den primære del af omkostningerne inden for hjemmehjælpen Disse kan opgøres og henføres til de tre områder, hvor timeprisen skal fastlægges: Praktisk hjælp Personlig hjælp i dagtimerne, mandag-fredag Personlig hjælp, ubekvemme tider Princippet i fordelingen er, at først fordeles lønnen i henhold til fordelingen af ressourcer på de 3 områder. Side 13 af 26

14 Dernæst fordeles de øvrige omkostninger lineært pr. medarbejder eller normering afhængig af udgifternes karakter. I de tilfælde hvor metoden med at fordele udgifterne lineært pr. medarbejder eller normering ikke kan foretages, kan kommunerne som alternativ anvende antallet af visiterede timer som fordelingsnøgle. Visiterede timer er ikke nødvendigvis lig med leverede timer, men som nøgle i omkostningsfordelingen vil den relative andel af visiterede timer, der anvendes inden for de tre ydelseskategorier, kunne anvendes. Nøglen anvendes alene til fordeling af lønomkostningerne eksklusive tillæg for arbejde på ubekvemme tider. Sidstnævnte isoleres indledningsvis. Kronologisk og i stikordsform er fremgangsmåden: (Bemærk: Nedenstående fremgangsmåde er eksemplificeret i bilag 6) 1. De samlede omkostninger til den praktiske og personlige hjælp (fælles-, indirekte-, og direkte omkostninger) opdeles i lønomkostninger og andet. 2. I lønomkostningerne isoleres tillæg for arbejde på ubekvemme tider ved gennemgang af konti. 3. For at tage højde for eventuelle forskelle i lønniveau mellem medarbejdere, der udfører personlig hjælp, og de, der udfører praktisk hjælp, kan gennemsnitslønnen udregnes for de to personalekategorier. Denne mellemregning er speciel relevant i kommunerne, der bruger uddannede medarbejdere til personlig hjælp og uuddannede medarbejdere til praktisk hjælp. 4. Der gennemgås et antal afgørelser, der er repræsentativt i forhold til hjemmeplejebrugerne. 5. På baggrund af afgørelserne opgøres, hvor meget tid der forholdsvis anvendes til at levere de tre ydelser. I tilfælde af at der ikke er angivet et tidsforbrug i afgørelsen, og den forbrugte tid derved ikke kan udregnes, kan visitators vejledende tidsramme anvendes. Den forbrugte tid fordelt på de tre ydelser omregnes til procenter. 6. De beregnede procenter i forhold til punkt 5 korrigeres for den relative forskel mellem gennemsnitslønnen for de to personalekategorier, jf. punkt Lønomkostningerne eksklusive tillæg for arbejde på ubekvemme tider fordeles ved hjælp af nøgletallene korrigeret som beskrevet i punkt De i punkt 2 opgjorte tillæg for arbejde på ubekvemme tider tillægges denne kategori. 9. De i punkt 1 isolerede andre omkostninger fordeles på de tre områder med den i punkt 5 udregnede nøgle. 10. De samlede omkostninger (tælleren) fastlægges for hvert af de tre områder. Side 14 af 26

15 5.4 Opgørelse og fordeling af brugerrettet tid For at fastlægge prisen pr. time hjemmehjælp er det nødvendigt at få opgjort antal timer anvendt i hjemmeplejen. Til det formål anvendes den brugerrettede tid. Brugerrettet tid defineres som det antal timer, der i henhold til afgørelsen anvendes hos brugeren, sammen med brugeren eller - med hensyn til indkøb og evt. tøjvask - for brugeren. For at fastlægge den brugerrettede tid skal kommunen registrerer og opgøre de timer, der leveres til brugeren, som henholdsvis personlig hjælp i dagtimer - mandag-fredag, personlig hjælp på ubekvemme tider og praktisk hjælp, der leveres til brugeren. Det er afgørende for den kommunale myndighed, at det er den brugerrettede tid, der opgøres, og at opgørelsen er så korrekt som mulig. Fastlæggelsen af den brugerrettede tid har stor indflydelse på den endelige ydelsespris. Opgøres den brugerrettede tid hos den kommunale leverandør for lavt medfører det, at prisen pr. time hjemmehjælp vil blive for høj, hvilket umiddelbart medfører en merpris for den kommunale myndighed. Er den brugerrettede tid derimod opgjort for høj, betyder det en for lav afregningspris i forhold til leverandørerne, hvilket indebærer en risiko for, at den kommunale og de private leverandører ikke kan få dækket omkostningerne ved at levere den personlige og praktiske hjælp til afregningspris og derfor på sigt vil oparbejde et underskud på opgaven og må forlade markedet. Dermed hindres det frie valg. Hvis kommunen ikke har valide tal for den brugerrettede tid, gennemføres en stikprøvekontrol. Stikprøvens størrelse skal være repræsentativ både med hensyn til antal brugere og plejetyngde, i tidsperiode og i forhold til medarbejdergrupper mv. Såfremt kommunen er i besiddelse af relevante data baseret på eksempelvis en ATAmåling, kan disse eventuelt anvendes. Der praktiseres flere måder at udarbejde ATAberegninger på, og det centrale i denne forbindelse er ikke en ATA-procent, men en opgørelse af den brugerrettede tid (antal leverede timer). Det er afgørende for beregningen af den brugerrettet tid i relation til prisopgørelsen, at der foretages en opgørelse af tiden fordelt på de tre hovedområder. Det gennemføres ved at lade en repræsentativ del af medarbejderne registrere deres tidsanvendelse på disse tre hovedområder i en nærmere defineret periode, der er lang nok til, at resultatet kan overføres til samtlige medarbejdere for den periode svarende til perioden, som de samlede omkostninger er opgjort for. Hermed er nævneren til hver af de tre formler fundet, og prisen pr. time personlig hjælp i dagtimer - mandag-fredag, personlig hjælp på ubekvemme tider og praktisk hjælp, der leveres til brugeren ydelse kan udregnes. Side 15 af 26

16 Om afspadsering Afspadsering påvirker den brugerrettede tid i nedadgående retning. Det særlige ved afspadsering er, at timerne ofte optjenes ved arbejde på ubekvemme tider men - alt efter, hvordan leverandøren har organiseret sig afvikles som almindelig tid. Når det er tilfældet, vil det umiddelbart påvirke opgørelse af den brugerrettede tid på almindelige og ubekvemme tider i henholdsvis nedadgående og opadgående retning. Det betyder isoleret set, at prisen for almindelige tider bliver relativt højere og for ubekvemme tider relativt lavere. I kommuner, hvor dette gør sig gældende bør man derfor fastlægge omfanget og betydningen heraf via totalregistrering eller som stikprøve og korrigere prisen i henhold hertil. Hvor ulempetillæg ikke afspadseres men udbetales eksisterer problemet ikke. Tilsvarende gælder, hvor medarbejdere er ansat med lavere timetal for fuld løn som kompensation for arbejde på ubekvemme tider. 6. Regulering af priser De kommunale myndigheder regulerer og offentliggør de prismæssige krav mindst en gang årligt i forhold til den faktiske udvikling i forhold til omkostninger, timeanvendelse og serviceniveauet. Det vil typisk være i sammenhæng kommunalbestyrelsens budgetlægning og eventuel revision og dermed offentliggørelse af serviceniveauet via kvalitetsstandarderne. jf. også kap 5. Side 16 af 26

17 Bilag 1. Myndighedsopgaver For at hindre konkurrenceforvridende forhold mellem private og kommunale leverandørvirksomheder skal der kunne skelnes klart mellem den kommunale virksomhed, der knytter sig til myndighedsfunktionen, og den kommunale leverandørvirksomhed af f.eks. personlig og praktisk hjælp. Følgende liste angiver myndighedsopgaver og derved opgaver, hvis afledte omkostninger ikke skal medtages i en prisberegning, hvor det er leverancen, der skal prissættes. Myndighedsopgaver Afgørelse: Visitation Ydelser Omfang 1 I overensstemmelse med politisk vedtagne kvalitetsstandarder Tilsyn/kontrol: Sikre overensstemmelse mellem afgørelse og leverance Ydelser Omfang Kvalitet (Tilsyn med plejeboliger) Øvrige myndighedsopgaver Fastsætte og offentliggøre: 2 Kvalitetskrav: Kvalitetsstandarder, i forhold til 71 som minimum opdelt på Personlig hjælp Praktisk hjælp Madservice (Kvalitetskrav til drift af plejehjem) Priser: 1 Skal tolkes bredt. Ikke lovkrav om udmåling i tid. Side 17 af 26

18 Opgørelsesmetode fastsættes af socialministeren Leverancesikkerhed fastsætte og offentliggøre Krav til frist for opstart af leverancen Frist for levering af erstatningshjælp Udpege en kontaktperson hos myndigheden, som brugeren kan kontakte ved svigt i leverancen Fastlægge krav til indholdet af informationsmateriale (godkendte leverandører skal i samarbejde med kommunen udarbejde informationsmateriale) Informationsmaterialet skal udleveres til samtlige brugere Løbende ajourføring ved leverandørændringer Godkende leverandører Indgå skriftlig kontrakt med alle kvalificerede leverandører 2 Skal offentliggøres via en internetbaseret løsning i Socialministeriets regi. Side 18 af 26

19 Bilag 2. Beregning af madpriser Prisen beregnes som samtlige omkostninger knyttet til produktion og levering af mad i en periode divideret med antal måltider leveret i samme periode. Da et måltid kan defineres både ud fra, om det er aftensmad/middagsmad, en ret eller flere retter og menuvalg mv., og da der kan være behov for flere typer specialmad, er det op til kommunen at beskrive, hvad et måltid er, samt kommunens serviceniveau på området eksempelvis, varm mad, køle-/vakuummad. Prisen kan differentieres, såfremt kommunen ønsker det, eksempelvis i forhold til specialmad. Hvor ydelsen i sin helhed er overladt til en eller flere private leverandører, er det alene afregningsprisen, der offentliggøres. Omkostninger knyttet til produktion og levering af mad omhandler blandt andre følgende omkostningsposter: Afskrivninger, forrentninger Emballage, madudbringning Engangsservice Køb af madportioner Køkkenudstyr/maskiner Laboratorieundersøgelser Løn (se løndefinition i bilag 4) Råvarer Servicekontrakter Varetransport Sammen med omkostningsposterne nævnt i bilag 4 skal ovenstående poster indgå ved beregning af priser på madproduktion. Det vil sige, at alle henførbare omkostningsposter nævnt i bilag 4 og dette bilag skal indgå i en prisberegning på madproduktion. Listen skal tages som inspiration. Den egentlige opgørelse skal laves med udgangspunkt i kommunens lokale omkostningsposter. Side 19 af 26

20 Bilag 3. Organisatorisk afgrænsning Principskitse i økonomisk betydning Kommunen i øvrigt 10. Den del af omkostningerne i andre dele af kommunen, der kan henføres til hjemmeplejen 5. Hjemmeplejen ufordelt Andre direkte 4. Ældreplejen Myndighed Plejeboligområdet Køkken Andre støttefunktioner/proc esser Løn Løn Løn Praktisk hjælp Personlig hjælp dagtimer ma-fr Personlig hjælp andre tider Hjemmeplejen Side 20 af 26

21 Bilag 4. Oversigt over typiske omkostningsarter direkte og indirekte omkostninger Liste over omkostningsposter, der skal tages i betragtning ved udregning af priser på praktisk og personlig hjælp. Listen er ikke nødvendigvis udtømmende. Da omkostningsposterne ofte har forskellige benævnelser i kommunerne, skal listen alene tages som inspiration. Posterne er angivet i alfabetisk rækkefølge. Afskrivning, forrentninger Lægeattester, varighedserklæring, læger. Annoncering Arbejdsskadeerstatning Arbejdsskadeerstatning, hjemmehjælpere Aviser, tidsskrifter Befordringsgodtgørelse Beklædning, anskaffelse Benzin Bevogtning Bortkørsel og forbrænding af affald BST Bøger og tidsskrifter (faglitteratur) Ejendomsskatter El og gas Entreprenør- og håndv. Erstatning Fjernvarme Forsikring Forsikring, personale Forsikring, transportudstyr Løn* Låsesmed Møder, repræsentation Persontransport/rejser Porto, gebyrer Rejsegodtgørelse Rengøringsartikler (materialer/midler) Renovation Renter af gæld Rep. af cykler Rep. vedr. biler Rep., vedl. af ejendom Sikkerheds- og arb.miljø Skatter og afgifter Sygeplejeartikler, afregn. Taxakørsel Telefon (abonnement/anskaffelse) Tolkning Side 21 af 26

22 Fotokopier, trykn. Gebyrer Husleje Indkøb/materiale til udvendig vedligeh. Indkøb/materialer til anlæg/installation Indkøb/materialer til arealer Indkøb/materialer til indvendig vedligeh Inventar IT (hardware/software) Konsulentbistand Kontingenter til foreninger Kontorartikler Kontorinventar Kontormask., drift, vedl. Kontormaskiner, anskaffelser Kontormaskiner, leje Leasing afgift kopimaskiner, biler mv. Licens, radio og tv Transport (drift, afskrivninger) Transportudstyr (motorkøretøjer og andet) Undervisning, interne kurser Undervisning, eksterne kurser Uniformsgodtgørelse Vand og afledningsafgifter Varekøb Vask af beklædning, personale Vaske- og rensemidler Vikar Vægtafgift Værnemidler Øvrige brændsel og drivmidler Øvrige entreprenør- og håndværksydelser Øvrige finansudgifter Øvrige service Øvrige tjenesteydelser Øvrige varekøb Linnedvarer mv. *Indeholdt i lønbegrebet er: Nettotimeløn/årsløn Over- og mertidsbetaling Pension Kilometerpenge Andre tillæg ATP/AER/AES Feriepenge/ferietillæg Beklædningsgodtgørelse Vaskegodtgørelse Side 22 af 26

23 Bilag 5. Oversigt over typiske omkostningsposter indirekte omkostninger og fællesomkostninger Liste over omkostningsposter, der skal tages i betragtning ved udregning af priser på praktisk og personlig hjælp. Listen indeholder poster, der er afledt af hjemmehjælpen, og som oftest vil ligge centralt i ældreplejen eller i forvaltningen. Listen er ikke nødvendigvis udtømmende og betragtes som en minimumsliste, hvor de anførte omkostningsposter som minimum skal vurderes i forhold til omkostningsopgørelsen. Da omkostningsposterne ofte har forskellige benævnelser i kommunerne, skal listen alene tages som inspiration. Størstedelen af fællesomkostningerne kan antages at være dækket ind under begreberne: Andel af tilknyttet administration Herunder: IT support/system Personaleadministration Kontorhold Økonomistyring Konsulentbistand Andel af tilknyttet ledelse Det anbefales at medregne lønomkostninger til og med socialdirektør Udgifter til husleje/bygninger Herunder: Faktiske huslejeudgifter Afskrivning og forrentning for bygninger, som kommunerne selv ejer Vedligehold Renovation Forsikring 3 Rengøring Varme El 3 Ved selvforsikrede kommuner fastsættes omkostningerne ud fra, hvad kommunen skulle have betalt i præmier, hvis den var forsikret. Side 23 af 26

24 Bilag 6. Eksempel på fordeling af omkostninger på praktisk hjælp, personlig hjælp dag mandag-fredag og personlig hjælp ubekvemme tider Eksemplet starter, hvor de samlede omkostninger i hjemmeplejen er opgjort. Størstedelen af omkostningsbeløbet henført til hjemmeplejen vil bestå af løn. Lønnen skal afgrænses fra de samlede omkostninger for at kunne blive fordelt på de 3 områder, prisen skal udregnes for. Et taleksempel er anført i parentes. Samlede omkostninger i hjemmeplejen. (75 mio. kr.) Lønomkostninger (65 mio. kr. ) Andre omk. (10 mio. kr.) Lønomkostningerne (65 mio. kr.) kan opdeles på omkostninger på ubekvemme tider (nat, aften, lørdag, og søndag) og løn dagtimer mandag-fredag. Løntillæg ubekvemme tider (5 mio. kr.) Lønomkostninger (65 mio. kr.) Lønomkostninger (60 mio. kr.) Lønomkostninger fordeles på: Personlig hjælp dagtimer mandag-fredag Personlig hjælp ubekvemme tider Praktisk hjælp Side 24 af 26

25 Fordelingsnøglen er antallet af visiterede timer til de tre ydelser. Timerne opgøres ved at gennemgå et tilfældigt valgt og repræsentativt udvalg af afgørelser. Herefter udregnes forholdstal som i eksemplet nedenfor. a) Personlig hjælp ubekvemme tider 100 timer 31,25 % b) Personlig hjælp dagtimer mandag-fredag 120 timer 37,50 % c) Praktisk hjælp 100 timer 31,25 % I alt 320 timer 100 % Procentsatser skal dog korrigeres for forskellen i gennemsnitslønnen mellem medarbejdere, der udfører personlig hjælp, og de, der udfører praktisk hjælp. Sættes praktisk hjælp til indeks 100, og det forudsættes, at lønforskellen er 10 %, udgør personlig hjælp indeks 110. Korrektionen som følge af lønforskellen ser således ud: a) 31,25 : 100 x 110 = 34,375 : 106,875 x 100 = 32,16 % b) 37,50 : 100 x 110 = 41,250 : 106,875 x 100 = 38,60 % c) 31,25 : 100 x 100 = 31,250 : 106,875 x 100 = 29,24 % I alt = 106,875 = 100 % Procentsatserne angiver nu den andel af lønomkostningerne, der skal henføres til den pågældende ydelse. a) 32,16 % af 60 mio. kr. henføres til personlig hjælp ubekvemme tider (= 19,296 mio. kr.) b) 38,60 % af 60 mio. kr. henføres til personlig hjælp dagtimer ma-fr (= 23,16 mio. kr.) c) 29,24 % af 60 mio. kr. henføres til praktisk hjælp (= 17,544 mio. kr.) Andre omkostninger (10 mio. kr.) fordeles efter anvendte timer altså før korrektion - på de tre områder. a) 31,25 % af 10 mio. kr. = 3,125 mio. kr. b) 37,50 % af 10 mio. kr. = 3,750 mio. kr. c) 31,25 % af 10 mio. kr. = 3,125 mio. kr. De 5 mio. kr. som tillæg for arbejde på ubekvemme tider henføres alene til a) Side 25 af 26

26 Prisen er herefter: a) Personlig hjælp andre tider (19, , ) mio. kr. = 27,421 mio. kr. b) Personlig hjælp dagtimer mandag-fredag (23,16 + 3,75) mio. kr. = 26,910 mio. kr. c) Praktisk hjælp (17, ,125 ) mio. kr. = 20,669 mio. kr. Afstemning = 75 mio. kr. Prisen divideres efterfølgende med den brugerrettede tid opgjort i timer for at få prisen per leveret time. Side 26 af 26