Overordnede rammer og afgrænsninger for Konkurrenceudsættelse af Materielgården

Transkript

1 Overordnede rammer og afgrænsninger for Konkurrenceudsættelse af Materielgården Sagen har været til behandling i MPU den og i ØU den og derefter på ny i MPU den og i ØU den Udvalgenes endelige beslutninger er anført i kolonnen yderst til højre i den skematiske opstilling herunder. 1 JURIDISKE RAMMER 1.1 Udbudsformen er et EUudbud. Begrænset udbud med prækvalifikation eller offentligt udbud? 1.2 Tildelingskriterie: Laveste pris eller økonomisk mest fordelagtige tilbud? 1.3 Incitamentsaftaler/ effektiviseringsgevinster En prækvalifikation medfører, at relevante tilbudsgivere på forhånd kan udvælges til at afgive tilbud, f.eks. 3-5 tilbudsgivere. Ved et offentligt udbud kan alle interesserede afgive tilbud forudsat, at de opfylder udvælgelseskravene. Fordelene ved begrænset udbud med prækvalifikation er, at det bedre sikres, at der hjemkommer tilbud fra tilbudsgivere med de nødvendige faglige kvalifikationer og økonomiske velfunderede firmaer Ved kriteriet Laveste pris er det alene prisen, der afgør valg af leverandør. Ved kriteriet *Økonomisk mest fordelagtige tilbud kan der ud over prisen indgå andre parametre som f.eks. leveringssikkerhed, kvalitet og kvalitetssikring, kvalitetskontrol, organisatoriske og personalemæssige forhold, service, miljø, borgerhenvendelser og lign., hvor hvert af elementerne tildeles en forudbestemt vægtning. Mulighederne for i kontraktperioden at udvikle nye og smartere arbejdsmetoder kan medtages i udbuddet gennem incitamentsaftaler, som betyder, at et provenu deles mellem leverandøren og kommunen. Der foreslås indlagt en effektiviseringsgevinst i udbuddet med en årlig effektiviseringsgevinst på 2%, som tilfalder kommunen. Findes der effektueringsgevinster herudover deles provenuet ligeligt mellem kommunen og leverandøren. 1.4 Kontraktlængde. Jo længere kontraktlængde, der vælges, des mere interessant vil det være for tilbudsgiverne og dermed mulighed for bedste priser. Omvendt betyder en lang kontraktperiode, at kommunen er afhængig af pågældende leverandør, selvom samarbejdet ikke er optimalt. En kontraktperiode på 4 år er normal evt. med mulighed for en option på 1-2 år. Begrænset udbud med prækvalifikation anbefales. Tildelingskriteriet økonomisk mest fordelagtige tilbud anbefales, da Kommunalbestyrelsen herved kan tilgodese særlige krav udover selve prisen. De parametre, der skal indgå, vil senere blive forelagt til politisk godkendelse. En kontraktperiode på 4 år med mulighed på 2 optioner af hver 1 års varighed anbefales. Kontraktlængden gennemføres ved at udbyde med en løbetid på 4 år plus 2x1 års option, i alt 6 år. - fortsætter næste side 1

2 - fortsat fra forrige side JURIDISKE RAMMER 1.5 Opgaver der skal udbydes. Det anses for hensigtsmæssigt, at alle de opgaver, som Materielgården i dag udfører, medtages i konkurrenceudsættelsen. 1.6 Overdragelse af medarbejdere. Medarbejderne på Materielgården er omfattet af Lov om lønmodtageres retsstilling ved virksomhedsoverdragelse Virksomhedsoverdragelsesloven. Det kan vise sig hensigtsmæssigt at beholde enkelte medarbejdere i kommunes regi med job som controllere, hvis opgaverne overdrages til et privat firma. 1.7 Miljø Produkternes miljøpåvirkninger vil indgå i miljøvurderingerne som en del af det samlede beslutningsgrundlag og vil følge retningslinjerne i kommunens indkøbspolitik. 1.8 Etik mv. Opfyldelsen af bæredygtighed, socialt ansvar, opfyldelsen af internationale konventioner, forhindring af social dumpning mv. indbygges som krav i forbindelse med konkurrenceudsættelsen og vil følge retningslinjerne i kommunens indkøbspolitik. Det anbefales, at samtlige opgaver i Materielgårdens regi indgår i konkurrenceudsættelsen. Heri indgår også støttefunktioner, som f.eks. Værkstedet. Det anbefales, at samtlige medarbejdere overdrages, idet stillingtagen til, om kommunen ønsker at beholde enkelte medarbejdere som controllere besluttes på et senere tidspunkt. 2

3 2 ØKONOMISKE RAMMER 2.1 Økonomisk råderum fleksibilitet - efter udbuddet? Rammeaftale? Det kan være vanskeligt at beskrive samtlige mindre arbejdsopgaver, ligesom der altid må forventes nye opgaver, ad hoc-opgaver og lign. Det vil derfor være hensigtsmæssigt at indbygge mekanismer, der muliggør et økonomiske råderum. En form for rammeaftale eller lign., hvor tilbudsgiverne må acceptere en reduktion i omfanget på f.eks. 10% kan medføre, at det økonomiske råderum bevares i passende omfang. Samtidigt vil der kunne indbygges reservebeløb i selve udbudsmaterialet beløb, som kommunen kan vælge at bruge efter behov eller lade helt være med at anvende. 2.2 Materielgårdens bygninger. Kommunen kan beslutte at udleje bygninger til leverandøren som en del af udbudsforretningen, afhænde bygningerne efter udbuddet, eller leje dem ud til tredjepart. Hvis bygningerne afhændes, vil det være vanskeligt på et senere tidspunkt selv at hjemtage aktiviteterne igen. 2.3 Materielgårdens maskinpark inkl. alt vintermateriel. 2.4 Løsning af ikke-udbudte ad hoc opgaver. Kommunen kan beslutte at udleje maskinpark og andet udstyr, herunder vintermateriel til leverandøren som en del af udbudsforretningen eller afhænde materiellet efter udbuddet, f.eks. gennem en auktion. Der henvises til bemærkningerne under pkt.2.1 Det anbefales, at der indlægges passende økonomisk luft i udbudsbetingelserne a la de nævnte muligheder, således at et økonomisk råderum vil være til stede i kontraktperioden. Det anbefales, at ejerskabet bevares af kommunen, og at det indgår i udbuddet, at kontrakthaveren er forpligtet til at leje og vedligeholde bygningerne (på specifikke vilkår). Den lejepris, som tilbudsgiver tilbyder, vil indgå som en del af den samlede tilbudspris for hele entreprisen. Dette vil tillige tilgodese, at kommunens saltlager fortsat findes på Materielgården. Det anbefales, at hele eller dele af materiellet skal overtages af kontrakthaveren. Den præcise opdeling vil blive fastlagt efter en nærmere vurdering af materiellets omfang og tilstand. Det anbefales, at der indlægges passende økonomisk luft ind i udbudsbetingelserne a la de nævnte muligheder, således at et økonomisk råderum vil være til stede i kontraktperioden Ejendommen Ådalsvej 52 indgår i udbuddet, således at det pålægges tilbudsgiverne at anvende Materielgården. Materielgårdens maskinpark prissættes i udbuddet, og at alt undtagen vintermateriel indgår i udbuddet. 3

4 3 TEKNISKE RAMMER 3.1 Opdeling i delentrepriser (fagentrepriser) eller én samlet entreprise? Ét samlet udbud med valg af een leverandør af alle aktiviteter kan være hensigtsmæssig og give stordriftsfordele. Det gælder også i perioden efter udbuddet, hvor kommunen alene kun skal være i dialog med et firma, kontrollere aktiviteterne, gennemføre betalinger, mødevirksomhed mv. For tilbudsgiverne kræves der stor faglig bredde, således at alle arbejdsopgaver kan løses. En opdeling i 2 eller flere delentrepriser vil være mulig som f.eks. på de grønne områder og selve vejdriftsområdet, hvor der så vil være mulighed for at give tilbud på hele eller dele af den udbudte opgave. Flere leverandører medfører et noget større administrativt arbejde med opfølgning, kontrol mv. for kommunen efter udbuddet. En opdeling i delentrepriser vil give mindre virksomheder bedre muligheder for at byde ind på opgaverne, men samtidigt medføre mindre stordriftsfordele. Ved en opdeling kan det blive vanskeligt at afgøre, hvilken kombination af tilbud der giver det økonomisk mest fordelagtige tilbud Tages alle de nævnte forhold i betragtning anbefales det, at der vælges ét samlet udbud uden delentrepriser og med valg af én leverandør. Økonomiudvalget følger administrationens indstilling om én samlet entreprise. 3.2 Tilstandskrav eller udførelseskrav? 3.3 Kvalitetsniveauserviceniveau. 3.4 Vintertjeneste (glatførebekæmpelse og snerydning) herunder vagttjenesten. Opgaverne kan udbydes som tilstandskrav eller udførelseskrav. Ved tilstandskrav opstilles krav til niveauet for den driftsmæssige tilstand, som skal være overholdt. Eksempelvis: Græs må aldrig være højere end X cm højt, renholdelsen på visse områder som f.eks. gågaden - skal altid være ren og lign. Ved udførelseskrav afgør kommunen selv, hvornår og hvor ofte en arbejdsoperation skal udføres. Eksempelvis: Græs skal slås Y gange pr. år, gadefejning skal foretages X gange pr. år og lign. Den bedste entydighed ved prisgivelsen fås ved valg af udførelseskrav. Giver tillige enklere administration for kommunen og kontrol af ydelserne. Principielt tages udgangspunkt i nuværende kvalitets- og serviceniveau ved beskrivelsen af opgaverne. Endelig beslutning om ændringer kan tages politisk på et senere tidspunkt. Vintertjenesten kan indgå som en del udbudsgrundlaget for konkurrenceudsættelsen. For tilbudsgiverne kan det være medvirkende til at have beskæftigelsen opretholdt året rundt og for kommunen en fordel at have leverandører, der kender området. Der skal etableres en kommunal vagttjeneste vagt til udkald og rekvirering. Mulighederne for tværkommunal løsning bør undersøges. Det anbefales, at der udbydes med hovedvægt på udførelseskrav, men med tilstandskrav på særlige fokuserede områder. Det anbefales, at hele vintertjenesten indgår som en integreret del af udbuddet. Mulighederne for etablering af vagttjeneste undersøges nærmere. Tilstandskrav eller udførelseskrav Det væsentligste er, at det krav, der giver mening vælges. Punktet bearbejdes yderligere inden endelig stillingtagen. - fortsætter næste side 4

5 - fortsat fra forrige side TEKNISKE RAMMER 3.5 Håndtering af Materielgårdens eksisterende kontrakter med leverandører. 3.6 Håndtering af Materiegårdens udførelse af opgaver for andre myndigheder og samarbejde med disse. 3.7 Øvrige kommunale interessenter: Idræt, skoler, socialområderne. Materielgårdens eksisterende og løbende kontrakter med andre leverandører opretholdes, så længe disse kontrakter er gældende. Ved genudbud af kontrakterne kan det tilrettelægges på en sådan måde, at de får udløb samme dato, som er gældende for konkurrenceudsættelsen og derved indgå i et 2. generationsudbud. De indgåede kontrakter omfatter bl.a. vejafmærkning, behandling af fejeaffald mv., skilte og afmærkningsmateriel mm. Omfatter vintertjeneste på Isterødvejen for Fredensborg Kommune og græsslåning og vintertjeneste for Naturstyrelsen Der skal optages forhandling med disse parter om den fortsatte assistance som en del af Konkurrenceudsættelsen. I forbindelse med konkurrenceudsættelsen vil der være mulighed for at hjemtage tilbud på vedligeholdelsen af udenomsarealerne på idrætsarealer, skoler og ved institutioner mv. fl. Hvis denne løsning vælges, er det nødvendigt at få endelig tilsagn om præcise antal lokaliteter, institutioner, adresser mv., og der vil i givet fald være tale om bindende tilbud, som ikke kan fravælges efter udbudsforretningen. Alternativt kan den enkelte institution selv hjemtage tilbud på ydelserne. Det vil være mest rationelt, give det største volumen og dermed muligheder for mest optimale økonomiske tilbud ved at udbyde mest muligt i en samlet entreprise. Det vil endvidere være mere administrativt tungt og dyrere, hvis de enkelte institutioner selv finder deres leverandører. Den enkelte institutions kvalitets- og serviceniveau tager udgangspunkt i det omfang, som pt. er gældende, idet beslutning om serviceniveau kan tages politisk på et senere tidspunkt. Der er behov for en hurtig stillingtagen af hensyn til det videre arbejde med udbudsforretningen. 3.8 Tilpasning af organisationen Efter udbudsforretningen tilpasses organisationen, så ansvarsfordelingen mellem Bestilleren (Center for Teknik), Udføreren (kontrakthaveren) og Modtageren (respektive fagansvarlige i kommunen), jf. pkt 1.6 er entydigt fastlagt. Til efterretning. Der optages dialog med pågældende om ønskerne for/interessen for at lade disse arbejder indgå som en del af konkurrenceudsættelsen. Det anbefales, at der hurtigst muligt tages overordnet stilling til, om institutionerne skal indgå i udbudsforretningen, og at der tages stilling til, hvor de nødvendige budgetmidler skal placeres. Anbefales Håndtering af Materielgårdens eksisterende kontrakter med leverandører det præciseres, at det er kommunen det oppebærer disse kontrakter, indtil de kan indgå i et nyt udbud af Materielgårdens ydelser Alle opgaver skal kortlægges og indgå i udbuddet også de institutioner som i dag får løst opgaven af andre leverandører end Materielgården. Efterfølgende kan institutionerne selv vælge, om de vil benytte den vindende entreprenør, idet institutionerne dog alene tildeles budgetmidler svarende til den pris, som den vindende entreprenør skulle have for at løse opgaven. Udbuddet skal tage højde for, at institutionerne har dette valg, og en rabat hvis én leverandør får alle opgaver. 5