Arkivinstruks for Them Kommune. Vejledning om bevaring og kassation af papirarkivalier i afdelinger og institutioner

Størrelse: px
Starte visningen fra side:

Download "Arkivinstruks for Them Kommune. Vejledning om bevaring og kassation af papirarkivalier i afdelinger og institutioner"

Transkript

1 Arkivinstruks for Them Kommune Vejledning om bevaring og kassation af papirarkivalier i afdelinger og institutioner 2008

2 Indholdsfortegnelse 1. Indledning 2. Silkeborg Lokalhistoriske Arkiv 3. Forudsætninger 4. Organisering 5. Hvem er omfattet af Arkivinstruksen 6. Hvad er omfattet af Arkivinstruksen 7. Hvorfor bevare 8. Det afleveringsforberedende arbejde 9. Hvornår skal arkivalier overføres 10. Hvordan overføres arkivalier? 11. Bevaring 12. Kassation 13. Efter aflevering af materialet 14. Bevaringsbestemmelser for arkivalier for perioden Kommunestyret i almindelighed 2. Them Kommune 15. Bevaringsbestemmelser for arkivalier hos kommunale institutioner 16. Bevaringsbestemmelser for arkivalier hos kommunale fællesskaber 2

3 1. Indledning Arkivinstruks for Them Kommune, som kun omhandler papirsager, er udarbejdet på baggrund af Bevaring og kassation af arkivalier hos kommunerne. En vejledning til Statens Arkivers bekendtgørelse nr af 28. september En oversigt over lovgrundlaget og lokale beslutninger affødt heraf findes i bilag 1, se under Arkiv på Silkeintra. Den er tænkt som et redskab i det praktiske arbejde med kassation og bevaring af de tilbageblevne papirsager (personsager og emnesager (KL-journalsager)) fra perioden fra den tidligere Them Kommune ( ). Forhåbentlig vil du finde svar på de fleste spørgsmål, som vil opstå i denne forbindelse. Instruksen informerer desuden om de regler og procedurer, der gælder, ved aflevering af kommunale arkivalier til Silkeborg Arkiv. Kommunale arkivalier må ikke afleveres til andre offentlige eller private institutioner, med mindre andet er bestemt i lovgivningen. Kommunale arkivalier må heller ikke afleveres til de øvrige lokalhistoriske arkiver i Ny- Silkeborg kommune. Dette gælder også for arkivmateriale fra de tidligere sognekommuner fra før kommunalreformen i Instruksen er opbygget så den afspejler kommunens administrative opbygning. Det er meget vigtigt at pointere, at de gældende regler er bevaringsregler - der nævnes altså kun, hvad der skal bevares. Resten kan principielt kasseres, når der ikke længere er administrativt eller retligt behov for dem. Har du spørgsmål eller kommentarer, har du brug for råd eller evt. konsulentbistand er du velkommen til at kontakte Silkeborg Arkiv Peter Mouritsen: / 3

4 2. Silkeborg Arkiv Det er Arkivets opgave at indsamle, registrere og bevare kommunale arkivalier af betydning for administrationen og/eller af væsentlig betydning for kommunens historie, fra Ny-Silkeborg Kommune og fra de fire tidligere kommuner. Arkivets opgaveløsning og ansvar fremgår af Bestemmelser om Silkeborg Kommunes arkivalier, herunder regler for aflevering til Silkeborg Arkiv og bevaring / kassation jf. Bilag 2, se under Arkiv på Silkeintra. Arkivet har endvidere til opgave at indsamle, registrere og bevare alt andet, der i tekst, lyd og billeder kan fortælle om alle sider af det private og offentlige liv i fortid og nutid i Silkeborg eller på Silkeborg-egnen. Arkivet har også til opgave at stille materialet til rådighed for alle interesserede på læsesalen, og formidle det gennem udstillinger, foredrag, bøger og artikler. Arkivet er kort sagt vores allesammens fælles hukommelse og samtidig et lokalhistorisk studiecenter. Silkeborg Arkiv hed indtil efteråret 2008 Silkeborg Lokalhistoriske Arkiv. 4

5 3. Forudsætninger Denne arkivinstruks retter sig mod kassation og bevaring af kommunale papirsager fra perioden ca Det skyldes, at alle daværende kommuner (Gjern, Kjellerup, Silkeborg og Them) i denne periode stadig i overvejende grad var papirbaserede i deres sagsbehandling. Denne instruks omfatter ikke aflevering af elektroniske arkivalier. Håndteringen af og bevaringsregler for fagspecifikke og andre IT-systemer findes i Arkivinstruks for elektroniske systemer. Ansvaret for samtlige arkivalier fra før 1985 er overdraget til Silkeborg Arkiv - jf. Vedtægter for Silkeborg Arkiv, vedlagt i bilag 3, se under Arkiv på Silkeintra. Administrative arkivalier fra denne periode er så vidt muligt ordnet og registreret. En oversigt over dette materiale findes på Silkeintra i Infobasen: Værktøjer & vejledninger. Skulle du alligevel støde på protokoller, mapper eller journalsager fra før 1985, så kontakt venligst Silkeborg Arkiv. Peter Mouritsen: / 5

6 4. Organisering Økonomiudvalget er overordnet ansvarlig for journal- og arkivområdet i Ny- Silkeborg Kommune, jf. Styrelsesvedtægten. Administrativt er ansvaret placeret i Fællesstaben. Ansvaret for samtlige arkivalier fra før 1985 er overdraget til Silkeborg Arkiv. Hver driftsafdeling har en arkivansvarlig, som samtidig er kontaktperson ved henvendelser vedr. arkiverne - jf. Oversigt over arkivansvarlige, se Bilag 4 under Arkiv på Silkeintra. De arkivansvarlige har det daglige ansvar for og koordinering af afdelingens/stabens håndtering af papirsagerne, herunder oprydning samt fremfinding og tilbageordning af papirsager i fjernmagasiner beroende fra de tidligere kommuner - jf. Retningslinjer for fremfinding og tilbageordning af papirsager i Silkeborg Kommune, se Bilag 5 under Arkiv på Silkeintra hjemmesiden. Endvidere samarbejder de arkivansvarlige med arkivgruppen. Arkivgruppen består af 3-7 personer og er sammensat af repræsentanter fra afdelinger med de største arkiver, samt fra Silkeborg Arkiv. Arkivgruppen har overordnet set tovholderfunktion for afdelingernes og institutionernes håndtering af arkivalier, med henblik på bevarings- og kassationsbehandling samt beskyttelse mod uvedkommende adgang. Vejledning om instruksen og relevante regler sikres ved, at Arkivgruppen orienterer de arkivansvarlige i de enkelte afdelinger om de relevante regler og formidler indholdet i denne instruks. De enkelte driftsafdelinger har ansvaret for, at berørte institutioner orienteres/instrueres i nødvendigt omfang. Silkeborg Arkiv er konsulent for afdelinger og institutioner m.v. i arkivspørgsmål og bistår ved afleveringer. Henvendelse kan ske til Silkeborg Arkiv: Peter Mouritsen: / 6

7 5. Hvem er omfattet af Arkivinstruksen Arkivinstruksen gælder for alle kommunens arbejdspladser, dvs. rådhusene og de decentrale institutioner, herunder også de selvejende institutioner, der modtager driftstilskud fra Them Kommune, og private firmaer, der varetager kommunale opgaver for kommunen. Arkivinstruksens bevaringsbestemmelser for arkivalier fra tiden efter 1985 er opregnet, således, at de afspejler de fire kommuners administrative opbygning. Det indledende afsnit Kommunestyret i almindelighed udstikker principper for bevaring, som er gældende for alle afdelinger og institutioner. HUSK derfor at gennemlæse dette afsnit særligt grundigt. Hvem har ansvar for opbevaring og behandling af arkiverne Alle ledere af Ny-Silkeborg Kommunes afdelinger og institutioner m.v. skal drage omsorg for, at arkivalier vedr. deres område opbevares på betryggende måde, og at der ikke foretages uhjemlede kassationer. Indtil aflevering til Silkeborg Arkiv har fundet sted, er de nævnte ledere arkivansvarlige. Når kommunale arkivalier er afleveret til Silkeborg Arkiv, overtager arkivet bevaringsforpligtelsen i henhold til arkivloven. Hvem betaler Den afleverende afdeling eller institution betaler selv de udgifter, der er forbundet med det afleveringsforberedende arbejde, som er beskrevet i denne instruks. Såfremt en afdeling eller institution ikke selv ønsker at udføre dette arbejde eller dele heraf, kan der indgås en aftale med Silkeborg Arkiv, om at få dette arbejde udført. Konkrete tilbud gives efter anmodning. Nærmere oplysninger kan fås ved henvendelse til arkivet. Henvendelse kan ske til Silkeborg Arkiv: Peter Mouritsen: / 7

8 6. Hvad er omfattet af Arkivinstruksen Arkivinstruksen gælder for alle typer af papirsager og dokumenter m.m., og skal bruges til håndtering af disse bl.a. i sammenhæng med arbejdet med overgangen til den elektroniske sagsbehandling i ACADRE. Den retter sig således ikke imod elektroniske arkivalier, som behandles i Arkivinstruks for elektroniske systemer. Kommunale arkivalier må ikke afleveres til andre offentlige eller private institutioner, med mindre andet er bestemt i lovgivningen. Kommunale arkivalier må heller ikke afleveres til de øvrige lokalhistoriske arkiver i Ny- Silkeborg kommune. Dette gælder også for arkivmateriale fra de tidligere sognekommuner fra før kommunalreformen i Silkeborg Arkiv modtager arkivalier fra alle udvalg, nævn og kommissioner, nedsat af de fire kommuners byråd og arkivalier fra alle kommunale afdelinger og institutioner samt fra selvejende institutioner, der modtager eller har modtaget kommunale driftstilskud, samt private firmaer, der varetager eller har varetaget kommunale opgaver for kommunen. Ved afdelingers eller institutioners ophør skal bevaringsværdige arkivalier straks afleveres til Silkeborg Arkiv, med mindre arkivalierne overføres til anden afdeling/institution. I så fald skal lokalhistorisk arkiv orienteres om dette, og der skal forinden udarbejdes en fortegnelse over de arkivalier, der overføres. Den pågældende driftsafdeling skal sørge for, at det er en del af aftalen med selvejende institutioner, at disses arkivalier afleveres til Silkeborg Arkiv. Udgangspunktet for Arkivinstruksen er det tidspunkt, hvor de afsluttede sager er klar til at blive udfaset af dagligt administrativt brug og skal gøres klar til bevarings- og kassationsbehandling. Vær i øvrigt opmærksom på, at disse regler er bevaringsregler - de nævner kun, hvad der skal bevares. Resten kan principielt kasseres, når der ikke længere er administrativt eller retligt behov for dem. Hvad der umiddelbart kan kasseres er listet op i Bilag 6, se under Arkiv på Silkeintra. 8

9 7. Hvorfor bevare Hvad er arkivalier? Ved arkivalier forstås informationer som er opsamlet i forbindelse med en myndigheds eller institutions virksomhed, i form af såvel skriftligt materiale, som enhver anden art af materiale, der formidler information, f.eks. kort, tegninger, planer, fotografier, film og mikrofilm, grammofonplader, lyd- og videobånd og elektroniske opbevaringsmedier af enhver art. Arkivalier kan også være oplysninger, der er lagret i elektronisk form. Vedr. håndteringen af og bevaringsregler for fagspecifikke og andre IT-systemer henvises til Arkivinstruks for elektroniske systemer. Arkivalier kan enten være skabt af kommunen selv eller være tilvejebragt, hvilket vil sige modtaget eller rekvireret. Kommunen skaber selv arkivalier hver gang, der udarbejdes et notat (også internt), eller når der produceres et svar på en henvendelse eller ansøgning fra en borger eller en virksomhed. Når en borger udfylder en blanket, er der også skabt et arkivalie, ligesom når kommunen udarbejder forslag til en lokalplan. Alt, hvad kommunen modtager af breve, forespørgsler, ansøgninger m.v., som skal sagsbehandles og besvares, må forstås som tilvejebragt. Det samme gør sig gældende, når kommunen modtager eller rekvirerer dokumenter i forbindelse med, at en borger flytter til kommunen. Kommunen har ansvaret for de modtagne/rekvirerede dokumenter, som f.eks. kan være en socialsag. Derimod betragtes samlinger af publiceret materiale som bøger, tidsskrifter og pjecer normalt ikke som arkivalier. Hvorfor bevares materialet Formålet med at bevare materiale fra den offentlige administration findes i formåls-paragraffen i arkivloven (Lovbekendtgørelse nr af 21. august 2007). Her pålægges de offentlige arkiver (herunder Silkeborg Arkiv) at sikre bevaringen af de arkivalier, der har historisk værdi eller tjener til dokumentation af forhold, som har væsentlig retlig eller administrativ betydning for borgere og myndigheder. Det påhviler også de offentlige arkiver at sikre muligheden for, at ikke-bevaringsværdige arkivalier kan kasseres, samt at materialet stilles til rådighed for borgere og myndigheder. I arbejdet med at udpege det bevaringsværdige materiale er det overordnede mål at identificere de arkivalier, som indeholder den bedste og mest dækkende information om politiske og forvaltningsmæssige beslutningsprocesser. Det er samtidig et mål, at der bevares dækkende dokumentation til at kunne beskrive og analysere det danske og/eller det lokale samfund og dets udvikling i flest mulige aspekter. Det er en god tommelfingerregel, at vi bevarer det, der beskriver de overordnede linjer, det udviklingsorienterede og det præcedensskabende, hvorimod hovedparten af de rutinemæssige sager kan kasseres. Vi skal med andre ord ikke gemme alt, men det rigtige!!! 9

10 8. Det afleveringsforberedende arbejde Før aflevering til Silkeborg Arkiv kan finde sted skal arkivalierne renses for overflødigt materiale. Det betyder, at ringbind, clips, elastikker, dubletter (kopier) og plastomslag fjernes. Hvis plastomslag har været brugt som sagsomslag, erstattes de af papiromslag - jf. Bilag 7: Materialer til ordning og pakning. En sagsrensning omfatter tillige, de emner, der er nævnt i Bilag 8, under Arkiv på Silkeintra: Materialeliste til sagsrensning, se under Arkiv på Silkeintra. Ordning i arkivæsker og læg Når arkivalierne ordnes, tages det generelle før det specielle eksempelvis protokoller før sager, centralforvaltningen før specialforvaltninger før institutioner. Indbundne arkivalier som for eksempel protokoller, kopibøger e.l. skal så vidt muligt også pakkes i arkivæsker. Sidder papirer i ringbind, tages de ud af disse og sættes sammen med en snapbinder jf. Bilag 7 under Arkiv på Silkeintra: Materialer til ordning og pakning. Pakning af fotos, kort og tegninger aftales nærmere med Silkeborg Arkiv. Derefter pakkes det hele i de særlige arkivæsker og der udfærdiges en fortegnelse over det afleverede materiale. De enkelte arkivæsker mærkes med løbenumre, som tydeligt korresponderer med fortegnelsen. Der må IKKE anvendes selvklæbende etiketter. Æskerne fyldes så vidt muligt helt op, men ikke over kanten. Sagerne lægges i æsken med flappen siddende i venstre side. Sagsomslagene skal ligge med ryggen mod flappen. De enkelte afdelinger og institutioner m.v. betaler selv for arbejdskraft og materialer, der medgår ved ordning, registrering og pakning af arkivalierne, samt transport ved afleveringen. Mærkning af æskerne Mærkning sker på æskens korte side, således, at flappen er nederst og låget sidder på venstre side og bunden på højre - skriv tydeligt direkte på æskerne med blød blyant - jf. Bilag 7 under Arkiv på Silkeintra. Arkivæskerne forsynes med et løbenummer i rækken af afleverede kasser, som refererer til afleveringsfortegnelsen. Afleveringsfortegnelse Der udfærdiges et dokument med en oversigt over de enkelte æskers indhold, som sendes pr. mail til lokalhistorisk arkiv. Listen viser æskernes indhold, listet op under løbenummeret. Nedenfor listes de vigtigste elementer eller overskrifter, der skal indgå i afleveringsfortegnelsen. I tvivlstilfælde kontaktes Silkeborg Arkiv. Den arkivskabende kommune Den arkivskabende afdeling/institution: Navnet på gruppen/kontoret/sektionen/afdelingen Eksempelvis: Them Kommune Eksempelvis: Løn og Personale Eksempelvis: Personale 10

11 Navnet på arkivserien Eksempelvis: KL-sager Arkivseriens yderår Eksempelvis: Pakkens/bindets specifikation/ KL-jr.nr. Eksempelvis: Gr Pakkens/bindets yderår Eksempelvis: Til sidst opregnes: Pakkernes/bindenes antal 11

12 9. Hvornår skal arkivalier overføres Som hovedregel bør arkivalier, der skal bevares, afleveres til Silkeborg Arkiv, når de er 20 år gamle, og de skal afleveres senest, når de er 50 år gamle. Afleveringsfristen regnes fra sidste indførelse i en protokol eller fra datoen for en sags seneste bestanddel. Undtaget fra denne regel er arkivalier, som er i jævnlig administrativ brug. Aflevering kan kun ske efter forudgående aftale med Silkeborg Arkiv Henvendelse kan ske til Silkeborg Arkiv: Peter Mouritsen: / 12

13 10. Hvordan overføres arkivalier? Aflevering kan kun ske efter forudgående aftale med arkivet og skal så vidt muligt foregå i henhold til arkivets turnusplan for afdelingerne. Arkivet bistår gerne med råd og vejledning. Silkeborg Arkiv kan, hvor forholdene taler herfor, forlænge en afleveringsfrist eller give tilladelse til aflevering af nyere arkivalier. Der gælder følgende hovedregler for aflevering: Sagerne/dokumenterne skal principielt være 20 år gamle og udgået af jævnlig administrativ brug (regnet fra sidste indførelse i en protokol eller fra datoen for en sags seneste bestanddel). Afleveringen skal indeholde alle bevaringsværdige arkivalier fra perioden, også søgemidler/registre/oversigter, medmindre andet er aftalt. (Materialet skal med andre ord være kassationsbehandlet). Inden aflevering finder sted, skal sagerne være ordnet, pakket, mærket og oplistet efter Silkeborg Arkivs anvisninger i denne instruks se kapitel 8. Silkeborg Arkiv opbevarer og tager vare på alt materiale fra før Skulle du støde på KL-journalsager eller andre materialer fra denne periode, så kontakt venligst Silkeborg Arkiv: Peter Mouritsen: / 13

14 11. Bevaring Det overordnede mål med bevaring af kommunale arkivalier er at kunne beskrive samfundsudviklingen i lokalt perspektiv, men også kommunens særkende. De arkivalier, der skal bevares, er især dem, som rummer den bedste og mest dækkende information om de politiske og forvaltningsmæssige beslutninger i kommunen og om (lokal)samfundets historie i flest mulige aspekter. Hvis de samme arkivalier findes flere steder i kommunen, skal de bevares hos den afdeling, der er primært ansvarlig for området. Afdelinger og institutioner i Kommunen må ikke skaffe sig af med arkivalier uden, at Silkeborg Arkiv har givet tilladelse til kassation af dem. De arkivalier, der skal bevares, skal afdelingen eller institutionen opbevare, indtil de skal afleveres til Silkeborg Arkiv. Det skal bemærkes, at hvis Them Kommune har udliciteret en kommunal opgave til en virksomhed uden for kommunen, skal denne virksomhed på kommunens vegne opfylde de samme bevaringskrav, som er nævnt i Bevaringsbekendtgørelsen. Bevaringsprincipper Personsager af særlige eller principiel karakter Det er et gennemgående princip, at sager af mere overordnet og principiel karakter skal bevares, mens de mere rutineprægede sager i større udstrækning kasseres. Hermed tænkes på indholdet i sagen. Hvis en sag indeholder en ny fortolkning af eller ny praksis i forhold til gældende regler, vil en sådan sag være særlig / principiel. Det er altså sager, hvor skønsprincippet spiller en væsentlig rolle. Det er mere kontanthjælps- /bistandssager og førtidspensionssager end f.eks. aktiverings-, dagpenge-, folkepensions-, hjemmepleje- og boligstøttesager. Inden for sundhedsplejen kan bestemmelsen især have gyldighed for handicapsager og sager med unge mødre samt lignende sager, hvor familien har behov for særlig støtte. Først og fremmest drejer det sig om at bevare sager, hvori der er truffet principielle afgørelser og udarbejdet retningslinjer, som danner grundlag for efterfølgende sager. Desuden kan bestemmelsen omfatte de sager, der er anket og afgjort af en højere instans. Navnlig kan det have stor værdi at få bevaret de sager, hvor den endelige afgørelse gik kommunen imod, fordi sådanne sager belyser, hvor forskelligt lovgivningen kan fortolkes. Endvidere kan det anbefales at bevare særligt komplekse og langvarige sager, sager med sociale rapporter fra politiet og andre myndigheder, magtanvendelsessager og/eller sager med et usædvanligt stort antal notatark (f.eks. mere end 30 sider notatark). Det er muligt, at man får en over-repræsentation af problemsager ved at bevare mange af de tykke sager. Man kan dog hertil bemærke, at i sådanne sager bliver systemet afprøvet, og at disse sager derfor ofte giver et godt indblik i, hvordan afdelingen har fungeret i forskellige situationer og ikke mindst hvordan den har administreret skønsprincippet. Det, der har bevaringsværdi i socialsager, er først og fremmest notatarkene. Det vil derimod være godt at foretage en udtynding af triviel korrespondance i de 14

15 socialsager, der bevares. Erfaringen viser, at en sådan udtynding kan gennemføres med et relativt begrænset tidsforbrug. Alle afdelinger er forpligtet til at definere, hvad de anser for at være særlige eller principielle sager, således at disse tidligt i arkiveringsfasen kan markeres og senere lægges i bevaringsarkivet. Personsager: I Ny-Silkeborg Kommune bevares personsager vedrørende personer med fødselsdato 01, 11 og 21. i hver måned Silkeborg Arkiv har besluttet at udbrede dette princip til Them Kommune også. Det gælder for sager fra Socialog Arbejdsmarkedområdet, personsager vedr. bistand, revalidering, aktivering, dagpenge og bidrag. Det betyder vi har en merbevaring i forhold til arkivlovens bestemmelser om 01-bevaring. Det gør vi for at sikre, at der bevares et repræsentativt udsnit til brug for fremtidens forskning. Vedrørende personsager fra andre områder gælder arkivloven. Det vil sige, at kun sager vedrørende personer med fødselsdag 01 i hver måned bevares. Journalsager Alle tidligere kommuner (Gjern, Kjellerup, Silkeborg og Them), der nu udgør Ny- Silkeborg Kommune, har anvendt KL-journalplanen. Journalsager udgør en forholdsvis stor del af de kommunale arkivalier. Det er vigtigt at holde sig for øje, at det er skrivelsens indhold, der bestemmer, om den skal bevares og kasseres, ikke hvem der træffer beslutning i sagen. Journalnummer emnenummer og funktionsfacet Et journalnummer består af et emnenummer (hvad handler sagen om) og en såkaldt funktionsfacet (hvordan er sagen behandlet). Ved konsekvent at anvende journalnumre såvel som funktionsfacetter bliver det desuden muligt at identificere, hvilke sager der er bevaringsværdige og hvilke der kan kasseres. I KL-journalplanen er der for hvert journalnummer/facet indbygget bevaringsog kassationsregler. Sager, der belyser det overordnede, det udviklingsorienterede og det principielle, tildeles facetterne A, P, S eller K og bevares. Sager af rutinemæssig og informativ karakter får funktionsfacetterne Ø, G eller I og kasseres. Ud for hver af funktionsfacetterne står der enten B, K10 eller K5 - en markering af, om sagen skal bevares eller kasseres. B betyder, at sagen skal bevares til evig tid. Markeringer K, K5 eller K10 er udtryk for, at en sag kan kasseres når der ikke længere er retligt eller administrativt brug for den. K5 og K10 hentyder til, at Kommunernes Landsforening anbefaler, at sagerne gemmes i henholdsvis 5 og 10 år efter sagens afslutning. 15

16 12. Kassation Arkivalier, som ikke skal bevares i henhold til bestemmelserne i denne arkivinstruks, kan kasseres, når opbevaringspligten efter andre bestemmelser er opfyldt, og når de i øvrigt ikke længere har retlig eller administrativ betydning. Kassation er i henhold til arkivloven kommunalbestyrelsens ansvar. I praksis betyder det, at det er sagsbehandlernes ansvar at vurdere, hvornår arkivalier ikke længere har retlig eller administrativ betydning og dermed kan kasseres. For nogle arkivaliers vedkommende kan der være tale om få måneder, for andre mange år. Når der er truffet kassationsbeslutning for arkivalier, skal de destrueres på betryggende måde enten ved makulering eller forbrænding. Kasserede arkivalier må ikke afleveres til kommunens øvrige lokalhistoriske arkiver, museer eller privatpersoner. En liste over typer af dokumenter, der altid vil kunne kasseres findes i Bilag 9 under Arkiv på Silkeintra. Kassationsfrister Som udgangspunkt arbejder vi i Them Kommune med en kassationsfrist på 10 år regnet fra sagens afslutning, når det drejer sig om personsager. Dog er der visse undtagelser, se nedenfor. Det kan i visse tilfælde være fornuftigt at operere med to sæt kassationsfrister for det samme materiale. For dokumenter, der binder kommunen juridisk og/eller økonomisk, anbefales det, at man først kasserer disse fem år efter at denne binding er ophørt. Når det drejer sig om KL-journalsager følges de i KL-journalplanen anviste kassationsfrister. Kassationsfristerne er som hovedregel følgende: Kan kasseres efter anvendelse f.eks. edb-udskrifter anvendt til kontrol K5 - kan kasseres 5 år efter sagens indhold ikke længere er retlig gyldigt K10 - kan kasseres 10 år efter sagens indhold ikke længere er retlig gyldigt For personsager i almindelighed betyder det, at man regner 10 år fra sagens afslutning. For regnskabsbilag (i det omfang de stadig findes) gælder, at man skal opbevare dem i 5 år fra udløbet af det regnskabsår, som materialet vedrører. 16

17 13. Efter aflevering af materialet Administrativt brug Når en afdeling eller institution har afleveret sine sager/dokumenter til Silkeborg Arkiv, betyder det ikke, at den mister muligheden for at gøre brug af dem. Kommunale afdelinger og institutioner m.v. kan altid låne arkivalier fra egne sagsområder fra Silkeborg Arkiv. Afdelingscheferne fastsætter for hver deres sagsområder, hvem der har tilladelse til at rekvirere sagsområdets arkivalier fra Silkeborg Arkiv. Rekvisitioner skal være skriftlige. Lokalhistorisk arkiv kan ikke fungere som nærarkiv. Der skal derfor træffes aftaler mellem afdelingen eller institutionen og arkivet om betingelserne for hyppige udlån. Ansatte i afdelinger og institutioner m.v. kan i almindelighed ikke låne arkivalier fra Silkeborg Arkiv til brug for private undersøgelser. Til forskningsformål kan afdelinger og institutioner m.v. udlåne arkivalier, der endnu ikke er afleveret til Silkeborg Arkiv, til benyttelse på arkivets læsesal eller på de offentlige læsesale, der er godkendt af Silkeborg Arkiv. Borgernes brug Fra den dag arkivalierne er afleveret, overtager Silkeborg Arkiv alle forpligtelser. Det vil sige, at arkivet stiller kommunale arkivalier til rådighed for offentligheden på læsesalen i overensstemmelse med gældende regler om tilgængelighed. Hovedreglen er, at arkivalier er "tilgængelige" og frit kan udleveres, når de er 20 år gamle. Det gælder dog ikke, hvis det er sager, der handler om enkeltpersoners private, herunder økonomiske, forhold. De skal være 75 år gamle, før alle og enhver kan bruge dem på læsesalen. 17

18 14. Bevaringslister for arkivalier Kommunestyret i almindelighed Alle arkivansvarlige i afdelinger og institutioner bedes gennemlæse dette afsnit. Afsnittet udstikker nemlig principper for bevaring, som gælder for alle grene af afdelingen, herunder også de kommunale institutioner og kommunale fællesskaber. A: Forhandlings- og beslutningsprotokoller for kommunalbestyrelsen samt for udvalg, nævn og råd nedsat af kommunalbestyrelsen. Bestemmelsen gælder bl.a. også for Økonomi- og Planudvalget og de stående udvalg, samt udvalg, nævn, råd, bestyrelser og kommissioner nedsat af kommunalbestyrelsen. Bestemmelsen gælder både indbundne protokoller og løsblade, der er samlet i ringbind. Det skal bemærkes, at der ikke stilles krav om, at protokoller skal indbindes eller opbevares på en særlig måde. B: Mødereferater fra interne udvalg (ledermøder, samarbejdsudvalg, medarbejderudvalg, sikkerhedsudvalg, væsentlige arbejdsgrupper m.v.). Erfaringen viser, at mødereferater fra eksempelvis samarbejdsudvalg ofte kan indeholde beslutninger, der fremover indgår som en del af aftalegrundlaget mellem kommunen som arbejdsgiver og de ansatte som arbejdstagere. På tilsvarende måde kan referater fra ledergruppemøder (chefgruppe-, ledermøder osv.) rumme beslutninger om ændrede procedurer og fortolkninger, ligesom sikkerhedsudvalgets referater kan indeholde beslutninger, der viser noget om sikkerhedsforholdene på arbejdspladsen. Derfor skal mødereferater bevares sammen med de vigtigste bilag. Det kan være svært at sige, hvor grænsen går mellem væsentlige og mindre væsentlige arbejdsgrupper. En rettesnor kan være, at man betragter arbejdsgrupper, der har taget nye initiativer, som væsentlige, mens orienteringsorganer anses som mindre væsentlige. I de senere år er der sket en stærk tilvækst i antallet af projektgrupper, både internt i de enkelte forvaltningsgrene og på tværs af forvaltningsområderne. Nogle projektgrupper har et meget begrænset og rutinepræget virkefelt, og fra disse kan det være tilstrækkeligt at bevare de endelige rapporter. Andre grupper beskæftiger sig imidlertid med væsentlige spørgsmål vedr. den kommunale udvikling og organiseringen af kommunens administration. I sådanne tilfælde er det vigtigt, at man også bevarer dokumentation af de vigtigste led i projektgruppens arbejdsproces. Det vil typisk dreje sig om mødereferater samt vigtige notater og breve, men kan også omfatte visse budgetter og regnskaber. C: Journalsager på papir bevares og kasseres i henhold til de bestemmelser, der er fastsat i KL-journalplanen. 18

19 Som grundlag for registreringen / journaliseringen af journalsager anvendes KLjournalplanen eller én af KL-deljournalplanerne. Det er Arkivgruppens mål, at alle dele af den kommunale forvaltning - internt såvel som eksternt - benytter KL-journalplanen eller én af KL-deljournalplanerne til registrering / journalisering af journalsager. For eksterne institutioner, der ikke anvender KL-journalplanen eller en af dennes deljournalplaner drøftes den nærmere tilrettelæggelse af bevaringen / kassationen i journalsagerne med Arkivgruppen i Ny-Silkeborg Kommune. I øvrigt henvises til afsnittet: Journalsager under Generelle bemærkninger på side 8. D: Søgemidler til dokumenter eller sager, der bevares, herunder journaler (journalkort), tilsvarende sags- og dokumentregistre Bestemmelsen gælder i princippet alle journaler, registre, styrekort m.v., der kan bruges som indgange til bevarede sager. Der er derimod ikke bevaringskrav for søgemidler til sagsrækker, som kasseres i deres helhed. Der er heller ikke bevaringskrav for postlister og kopibøger. E: Et eksemplar af kommunens egne publikationer, rapporter, interne cirkulærer, retningslinjer m.v. Bestemmelsen gælder kun for kommunens egne publikationer, rapporter m.v. Publikationer, rapporter m.v. vil i en del tilfælde være en del af en journalsag og dermed blive bevaret via bestemmelserne i den journalplan, som kommunen anvender. Er de ikke en del af en journalsag eller et mødereferat, må bevaringen sikres på en anden måde. Det skal bemærkes, at publikationer, rapporter m.v. kun skal bevares ét sted i kommunen. Det er altså ikke nødvendigt at bevare en publikation m.v. særskilt, hvis den også bevares i en journalsag. Det skal understreges, at kommunen - og dermed alle kommunale institutioner udover denne bestemmelse har pligt til at indsende 3 eksemplarer af hver af de publikationer, som fremstillers til Silkeborg Arkiv (som videresender 2 eksemplarer til Det Kgl. Bibliotek). Det kan bl.a. dreje sig om kommunale håndbøger, befolkningsprognoser, budgetaviser, serviceinformationspjecer, offentliggjorte brugerundersøgelser og redegørelser, lokalplaner, trafik- og miljøhandlingsplaner, beredskabsplaner, budgetter og regnskaber. Silkeborg Arkiv foretager en samlet indsendelse fra kommunen 1-2 gange om året. 19

20 BEVARINGSLISTE FOR ARKIVALIER FRA THEM KOMMUNE THEM KOMMUNE: ADMINISTRATION Følgende arkivalier skal bevares: Forhandlings- og beslutningsprotokoller for byrådet samt udvalg, nævn og råd nedsat af byrådet, samt relevante bilag. Mødereferater fra interne udvalg (ledermøder, samarbejdsudvalg, medarbejderudvalg, sikkerhedsudvalg, væsentlige arbejdsgrupper m.v.) samt de relevante bilag. Kommunale valgbøger, afstemningsbøger, kandidatanmeldelser, anmeldelser af liste- og valgforbund, samt klager over valg. Borgerlige ægteskabsbøger, (prøvelses- og ægteskabsbøger). Journalsager bevares og kasseres i henhold til journalplanen. Journalkort (journaler) og tilsvarende sags- og dokumentregistre. Ét eksemplar af kommunens egne publikationer, rapporter, interne cirkulærer, retningslinier m.v. Revisionsprotokollater og afsluttende revisionsberetninger. 20

21 THEM KOMMUNE: LØN- OG PERSONALE Følgende arkivalier skal bevares: Forhandlings- og beslutningsprotokoller, samt relevante bilag. Mødereferater fra interne udvalg (ledermøder, samarbejdsudvalg, medarbejderudvalg, sikkerhedsudvalg, væsentlige arbejdsgrupper m.v.) samt de relevante bilag. Personalesager af særlig eller principiel karakter.* Personalesager, som vedrører ansatte, der er født den første i en måned, eller som vedrører ansatte i chefstillinger. I Them vil det sige ansatte på cheflønaftalen eller institutionsledere. Journalsager bevares og kasseres i henhold til journalplanen. Journalkort (journaler) og tilsvarende sags- og dokumentregistre. Ét eksemplar af kommunens egne publikationer, rapporter, interne cirkulærer, retningslinier m.v. Revisionsprotokollater og afsluttende revisionsberetninger. *Principielle sager defineres på side

22 THEM KOMMUNE: ØKONOMITEAM Følgende arkivalier skal bevares: Forhandlings- og beslutningsprotokoller, samt relevante bilag. Mødereferater fra interne udvalg (ledermøder, samarbejdsudvalg, medarbejderudvalg, sikkerhedsudvalg, væsentlige arbejdsgrupper m.v.) samt de relevante bilag. Journalsager bevares og kasseres i henhold til journalplanen. Journalkort (journaler) og tilsvarende sags- og dokumentregistre. Ét eksemplar af kommunens egne publikationer, rapporter, interne cirkulærer, retningslinier m.v. De obligatoriske budgetter, regnskaber* og delregnskaber, samt budgetmateriale, som er behandlet i økonomiudvalget. Revisionsprotokollater og afsluttende revisionsberetninger. *Med 'obligatoriske budgetter og regnskaber' forstås det materiale, som kommunerne skal udarbejde i henhold til budget- og regnskabssystemet. Det drejer sig om det originale, vedtagne og underskrevne budget og regnskab (med tilhørende bemærkninger), hovedoversigt til budget, bevillingsoversigt, investeringsoversigt, personaleoversigt, finansiel status og ejendomsfortegnelser (se i øvrigt side 17 og 18 i vejledningen fra Statens Arkiver 2004). 22

23 THEM KOMMUNE: BORGERSERVICE Følgende arkivalier skal bevares: Forhandlings- og beslutningsprotokoller, samt relevante bilag. Mødereferater fra interne udvalg (ledermøder, samarbejdsudvalg, medarbejderudvalg, sikkerhedsudvalg, væsentlige arbejdsgrupper m.v.) samt de relevante bilag. Journalsager bevares og kasseres i henhold til journalplanen. Journalkort (journaler) og tilsvarende sags- og dokumentregistre. Selvangivelser og ligningssager fra årgange der ender på 9. Et eksemplar af kommunens egne publikationer, rapporter, interne cirkulærer, retningslinier m.v. Revisionsprotokollater og afsluttende revisionsberetninger. Bevaringsbestemmelser for de kommunale institutioner findes på side 28 og for de kommunale fællesskaber på side

24 THEM KOMMUNE: SOCIAL- OG ARBEJDSMARKEDSAFDELINGEN Følgende arkivalier skal bevares: Forhandlings- og beslutningsprotokoller, samt relevante bilag. Mødereferater fra interne udvalg (ledermøder, samarbejdsudvalg, medarbejderudvalg, sikkerhedsudvalg, væsentlige arbejdsgrupper m.v.) samt de relevante bilag. Alle sager på papir om integration af flygtninge og indvandrere. Sociale personsager, som er af særlig eller principiel karakter.* Andre sociale personsager, på papir, der vedrører personer, der er født den første i en måned, dvs. cpr.nr. der begynder med 01. Journalsager bevares og kasseres i henhold til journalplanen. Journalkort (journaler) og tilsvarende sags- og dokumentregistre. Ét eksemplar af kommunens egne publikationer, rapporter, interne cirkulærer, retningslinier m.v. Revisionsprotokollater og afsluttende revisionsberetninger. Bevaringsbestemmelser for de kommunale institutioner findes på side 28 og for de kommunale fællesskaber på side 29. Principielle sager defineres på side 14 24

25 THEM KOMMUNE: BØRNE- OG UNGEAFDELINGEN Følgende arkivalier skal bevares: Forhandlings- og beslutningsprotokoller, samt relevante bilag. Mødereferater fra interne udvalg (ledermøder, samarbejdsudvalg, medarbejderudvalg, sikkerhedsudvalg, væsentlige arbejdsgrupper m.v.) samt de relevante bilag. Personsager på papir, som er af særlig eller principiel karakter* Personsager der handler om anbringelse af børn bevares fuldstændig. Andre personsager på papir, der vedrører personer, som er født den første i en måned. Journalsager bevares og kasseres i henhold til journalplanen. Journalkort (journaler) og tilsvarende sags- og dokumentregistre. Skoleplaner og undervisningsplaner. Eksamens- og prøvebeviser. Skolepsykologiske rapporter (PPR-rapporter) på papir for børn, der er født den første i en måned. Personalesager af særlig eller principiel karakter*. Personalesager, som vedrører ansatte, der er født den første i en måned, eller som vedrører ansatte i chefstillinger. I Them vil det sige ansatte på cheflønaftalen eller institutionsledere. Byggesager på papir af særlig eller principiel karakter.* Ét eksemplar af kommunens egne publikationer, rapporter, interne cirkulærer, retningslinier m.v. Revisionsprotokollater og afsluttende revisionsberetninger. Bevaringsbestemmelser for de kommunale institutioner findes på side 28 og for de kommunale fællesskaber på side 29. *Principielle sager defineres på side 14 25

26 THEM KOMMUNE: TEKNISK AFDELING Følgende arkivalier skal bevares: Forhandlings- og beslutningsprotokoller, samt relevante bilag. Mødereferater fra interne udvalg (ledermøder, samarbejdsudvalg, medarbejderudvalg, sikkerhedsudvalg, væsentlige arbejdsgrupper m.v.) samt de relevante bilag. Byggesager på papir af særlig eller principiel karakter. Oversigtskort (beliggenhedsplaner), plan, snit og opstalt af bygningen, samt eventuelle fotos i andre byggesager på papir. Skattesager fra alle årgange der ender med 9. Oversigtskort (beliggenhedsplaner), hovedtegninger samt eventuelle fotos i sager om gader, veje, pladser og anlæg, herunder vand-, gas-, el- og kloakanlæg Forureningsrapporter og miljøgodkendelser. Personalesager af særlig eller princiliel karakter.* Personalesager, som vedrører ansatte, der er født den første i en måned, eller som vedrører ansatte i chefstillinger. I Them vil det sige ansatte på cheflønaftalen eller institutionsledere. Journalsager bevares og kasseres i henhold til journalplanen. Journalkort (journaler) og tilsvarende sags- og dokumentregistre Et eksemplar af kommunens egne publikationer, rapporter, interne cirkulærer, retningslinier m.v. Revisionsprotokollater og afsluttende revisionsberetninger. *Principielle sager defineres på side

27 THEM KOMMUNE: SUNDHEDSAFDELINGEN Følgende arkivalier skal bevares: Forhandlings- og beslutningsprotokoller, samt relevante bilag. Mødereferater fra interne udvalg (ledermøder, samarbejdsudvalg, medarbejderudvalg, sikkerhedsudvalg, væsentlige arbejdsgrupper m.v.) samt de relevante bilag. Sociale personsager, som er af særlig eller principiel karakter*. Alle sociale personsager på papir vedrørende børns og unges anbringelse uden for hjemmet. Alle sager på papir om integration af flygtninge og indvandrere. Andre sociale personsager, på papir, der vedrører personer, der er født den første, den elvte og den enogtyvende i en måned, dvs. cpr.nr. der begynder med 01, 11 eller 21 når sagen vedrører sygesikring og hjælpemidler. Vedrører sagen derimod pension, boligydelse og hjemmesygeplejen bevares sager, der vedrører personer, der er født den første i en måned altså kun cpr.nr. 01. Journalsager bevares og kasseres i henhold til journalplanen. Journalkort (journaler) og tilsvarende sags- og dokumentregistre. Et eksemplar af kommunens egne publikationer, rapporter, interne cirkulærer, retningslinier m.v. Revisionsprotokollater og afsluttende revisionsberetninger. Bevaringsbestemmelser for de kommunale institutioner findes på side 28 og for de kommunale fællesskaber på side 29. *Principielle sager defineres på side

28 BEVARINGSBESTEMMELSER FOR ARKIVALIER HOS KOMMUNALE INSTITUTIONER Identisk materiale, der både findes hos de kommunale forvaltninger og på de enkelte institutioner, bevares kun et sted. Som hovedregel bevares materialet hos driftsafdelingen, mens det kasseres hos institutionerne. Følgende arkivalier bevares: Bestyrelsesprotokoller og mødereferater. Forhandlings- og beslutningsprotokoller for byrådet samt udvalg, nævn og råd nedsat af byrådet, samt relevante bilag. Mødereferater fra interne udvalg (ledermøder, samarbejdsudvalg, medarbejderudvalg, sikkerhedsudvalg, væsentlige arbejdsgrupper m.v.) samt de relevante bilag. Materiale, som i særlig grad belyser institutionens virksomhed. Institutionens årsberetninger, meddelelsesblade o.l. Fortegnelse over elever, børn, beboere, klienter m.v. Sager om enkelte elever, børn, beboere, klienter m.v., af særlig eller principiel karakter.* Sager om enkelte elever, børn, beboere, klienter m.v., der er født den første i en måned. Journalsager bevares og kasseres i henhold til journalplanen. Journalkort (journaler) og tilsvarende sags- og dokumentregistre. Personalesager af særlig eller principiel Karakter.* Personalesager, som vedrører ansatte, der er født den første i en måned, eller som vedrører ansatte i chefstillinger. I Them vil det sige ansatte på cheflønaftalen eller institutionsledere. Bestemmelserne omfatter alle typer af kommunale institutioner uanset sektorområde: folkeskoler, ungdomsskoler, musikskoler, biblioteker, museer, kommunale arkiver, vuggestuer, børnehaver, integrerede institutioner, skolefritidsordninger (SFO'er), fritidsklubber, ungdomsklubber, plejehjem, aktivitetscentre, bofællesskaber, idrætshaller, materielgårde, vandværker, rensningsanlæg og genbrugsstationer osv. Bestemmelserne gælder også for institutioner, der har driftoverenskomst med kommunen eller er drevet efter den kommunale styrelseslovs 60. *Principielle sager defineres på side

29 BEVARINGSBESTEMMELSER FOR ARKIVALIER HOS KOMMUNALE FÆLLESSKABER Følgende arkivalier skal bevares: Forhandlings- og beslutningsprotokoller for bestyrelsen, generalforsamlingen og repræsentantskabet, samt sager der er behandlet i disse fora. Mødereferater fra interne udvalg (ledermøder, samarbejdsudvalg, medarbejderudvalg, sikkerhedsudvalg, væsentlige arbejdsgrupper m.v.) samt de relevante bilag. Materiale, som i særlig grad belyser det kommunale fællesskabs virksomhed. Journalsager bevares og kasseres i henhold til journalplanen. Journalkort (journaler) og tilsvarende sags- og dokumentregistre. Personalesager af særlig eller principiel karakter.* Personalesager, som vedrører ansatte, der er født den første i en måned, eller som vedrører ansatte i chefstillinger. I Them vil det sige ansatte på cheflønaftalen eller institutionsledere. Et eksemplar af det kommunale fællesskabs egne årsberetninger, publikationer, rapporter, interne cirkulærer, retningslinjer m.v. Det er kun i de kommunale fællesskaber, hvor Silkeborg Kommune har sekretærfunktionen, at vi har ansvaret for arkivalierne. *Principielle sager defineres på side

Bekendtgørelse om bevaring og kassation af arkivalier i primærkommunerne

Bekendtgørelse om bevaring og kassation af arkivalier i primærkommunerne Bekendtgørelse nr. 1000 af 28. september 2004 Bekendtgørelse om bevaring og kassation af arkivalier i primærkommunerne I medfør af 5, stk. 1, i Kulturministeriets bekendtgørelse nr. 591 af 26. juni 2003

Læs mere

Bekendtgørelse om bevaring og kassation af arkivalier hos København og Frederiksberg kommuner

Bekendtgørelse om bevaring og kassation af arkivalier hos København og Frederiksberg kommuner Bekendtgørelse om bevaring og kassation af arkivalier hos København og Frederiksberg kommuner Indhold Kapitel 1 - Område Kapitel 2 - Bevaring- og kassation Kapitel 3 - Ikrafttrædelse m.v. Bilag Bilag 1

Læs mere

Vedtægt for Frederikshavn Stadsarkiv

Vedtægt for Frederikshavn Stadsarkiv Vedtægt for Frederikshavn Stadsarkiv Frederikshavn Stadsarkiv er i henhold til Arkivlovens 7 offentligt arkiv for Frederikshavn Kommune. 1. Formål Frederikshavn Stadsarkiv har til formål: 1) at sikre bevaring

Læs mere

Familie- og Beskæftigelsesforvaltningen

Familie- og Beskæftigelsesforvaltningen Familie- og Beskæftigelsesforvaltningen Bevarings- og kassationsbestemmelser 2015 Indholdsfortegnelse Bevarings- og Kassationsbestemmelser for Familie- og Beskæftigelsesforvaltningen 1. 1. Bevaringsværdigt

Læs mere

Bekendtgørelse om bevaring og kassation af arkivalier i regionerne

Bekendtgørelse om bevaring og kassation af arkivalier i regionerne UDKAST 13.3.2015 RA j.nr. 2015-004774 Bekendtgørelse om bevaring og kassation af arkivalier i regionerne I medfør af 5, stk. 1, i bekendtgørelse nr. 591 af 26. juni 2003 om offentlige arkivalier og offentlige

Læs mere

VEJLEDNING OM AFLEVERING AF PAPIR- ARKIVALIER TIL KØBENHAVNS STADSARKIV. En vejledning til Københavns Kommunes forvaltninger og institutioner

VEJLEDNING OM AFLEVERING AF PAPIR- ARKIVALIER TIL KØBENHAVNS STADSARKIV. En vejledning til Københavns Kommunes forvaltninger og institutioner VEJLEDNING OM AFLEVERING AF PAPIR- ARKIVALIER TIL KØBENHAVNS STADSARKIV En vejledning til Københavns Kommunes forvaltninger og institutioner Københavns Stadsarkiv oktober 2007 INDHOLDSFORTEGNELSE INDLEDNING

Læs mere

Bekendtgørelse om bevaring og kassation af arkivalier hos forskningsinstitutioner

Bekendtgørelse om bevaring og kassation af arkivalier hos forskningsinstitutioner Bekendtgørelse nr. 1120 af 19. december 2001 Bekendtgørelse om bevaring og kassation af arkivalier hos forskningsinstitutioner I medfør af 7, stk. 1, i Kulturministeriets bekendtgørelse nr. 554 af 31.

Læs mere

Arkivbestemmelser for Københavns Kommune, vedtaget af Borgerrepræsentationen 26. august 2004

Arkivbestemmelser for Københavns Kommune, vedtaget af Borgerrepræsentationen 26. august 2004 Arkivbestemmelser for Københavns Kommune, vedtaget af Borgerrepræsentationen 26. august 2004 1. Arkivbestemmelsernes gyldighedsområde 1.1. Bestemmelserne gælder for Københavns Kommunes valgte råd, udvalg

Læs mere

Bevaring og kassation af arkivalier fra gymnasiale uddannelsesinstitutioner

Bevaring og kassation af arkivalier fra gymnasiale uddannelsesinstitutioner Bevaring og kassation af arkivalier fra gymnasiale uddannelsesinstitutioner Vejledning til bekendtgørelse nr. 343 af 6. maj 2008 om bevaring og kassation af arkivalier fra uddannelsesinstitutionerne, bilag

Læs mere

Arkivinstruks. Arkivinstruks for Thisted Kommune. Gl. Thisted Kommune. Instruks for arkivering og kassation - Thisted Kommune, april 2007.

Arkivinstruks. Arkivinstruks for Thisted Kommune. Gl. Thisted Kommune. Instruks for arkivering og kassation - Thisted Kommune, april 2007. Arkivinstruks for Thisted Kommune Arkivinstruks Instruks for arkivering og kassation - Thisted Kommune, april 2007. Status Gl. Thisted Kommune Den gamle Thisted Kommune har i 1989-92 gennemført et kassationsprojekt,

Læs mere

Arkivinstruks for Faaborg-Midtfyn Kommune

Arkivinstruks for Faaborg-Midtfyn Kommune Side 1 af 1711117 Arkivinstruks for Faaborg-Midtfyn Kommune Indhold Indledning side 3 Lovgrundlag side 3 Arkivhensyn og sikkerhed side 4 Papirarkivalier Elektroniske arkiver Elektroniske sager side 5 Indscanning

Læs mere

Anvisning om ordning, behandling og pakning m.v. af arkivalier som skal afleveres til Statens Arkiver (august 2009)

Anvisning om ordning, behandling og pakning m.v. af arkivalier som skal afleveres til Statens Arkiver (august 2009) Anvisning om ordning, behandling og pakning m.v. af arkivalier som skal afleveres til Statens Arkiver (august 2009) Aflevering af arkivalier fra statslige myndigheder til Statens Arkiver foregår i henhold

Læs mere

Retnings. for arkivering

Retnings. for arkivering Retnings linjer for arkivering Indhold Retningslinjer for arkivering i Københavns Kommune 5 1. Hvorfor arkiverer vi og hvem gør det? 6 1.1 Hvorfor arkiverer vi? 6 1.2 Hvad arkiverer vi? 6 1.3 Hvem arkiverer?

Læs mere

Bekendtgørelse om offentlige arkivalier og om offentlige arkivers virksomhed

Bekendtgørelse om offentlige arkivalier og om offentlige arkivers virksomhed Bekendtgørelse nr. 591 af 26. juni 2003 Bekendtgørelse om offentlige arkivalier og om offentlige arkivers virksomhed I medfør af 9, 10, stk. 1-3, 12, stk. 2, 13, stk. 2-3, 14, 20, 21, stk. 2, 41, stk.

Læs mere

Bekendtgørelse om bevaring og kassation af arkivalier i kommunerne

Bekendtgørelse om bevaring og kassation af arkivalier i kommunerne BEK nr 995 af 03/08/2010 (Gældende) Udskriftsdato: 30. august 2016 Ministerium: Kulturministeriet Journalnummer: Kulturmin., Statens Arkiver, j.nr. 2010-004825 Senere ændringer til forskriften BEK nr 740

Læs mere

Rapport fra arbejdsgruppe arkivering

Rapport fra arbejdsgruppe arkivering Rapport fra arbejdsgruppe arkivering. Valg af arkivstrategi Forslag til koordineret nedlæggelse af de gamle kommuners arkiver og udformningen af en ny arkivenhed. v/ Tove Bonnerup, Sønderhald Kommune,

Læs mere

Statens Arkivers bevarings- og kassationsbestemmelser for arkivalier fra Miljøministeriets Departement

Statens Arkivers bevarings- og kassationsbestemmelser for arkivalier fra Miljøministeriets Departement Statens Arkiver Statens Arkivers bevarings- og kassationsbestemmelser for arkivalier fra Miljøministeriets Departement I medfør af 7, stk. 1, i Kulturministeriets bekendtgørelse nr. 554 af 31. maj 2001

Læs mere

Statens Arkivers bevarings- og kassationsbestemmelse for arkivalier i varetægt hos Forbrugerstyrelsen

Statens Arkivers bevarings- og kassationsbestemmelse for arkivalier i varetægt hos Forbrugerstyrelsen Statens Arkivers bevarings- og kassationsbestemmelse for arkivalier i varetægt hos Forbrugerstyrelsen I medfør af 8, stk. 2, i Kulturministeriets bekendtgørelse nr. 919 af 28. november 1997 om offentlige

Læs mere

Bevaring og kassation af arkivalier hos de regionale trafikselskaber

Bevaring og kassation af arkivalier hos de regionale trafikselskaber Bevaring og kassation af arkivalier hos de regionale trafikselskaber En vejledning til Statens Arkivers bekendtgørelse nr. 978 af 3. august 2010 om bevaring og kassation af arkivalier fra de regionale

Læs mere

Bevaring og kassation af arkivalier hos kommunerne

Bevaring og kassation af arkivalier hos kommunerne Bevaring og kassation af arkivalier hos kommunerne Statens Arkiver 2004 En vejledning til Statens Arkivers bekendtgørelse nr. 1000 af 28. september 2004 om bevaring og kassation af arkivalier i primærkommunerne

Læs mere

Arkivinstruks, Teknisk Forvaltning, Børkop, Egtved, Give, Jelling og Vejle Kommuner. STIKORD BEVARES KASSERES Affaldsregulativer

Arkivinstruks, Teknisk Forvaltning, Børkop, Egtved, Give, Jelling og Vejle Kommuner. STIKORD BEVARES KASSERES Affaldsregulativer Arkivinstruks, Teknisk Forvaltning Alfabetisk liste med vejledende bevarings- og kassationsbestemmelser for dokumenter vedr. Teknisk Forvaltnings sagsbehandling i ørkop, Egtved, Give, Jelling og Vejle

Læs mere

Bevaring og kassation af arkivalier hos kommunerne

Bevaring og kassation af arkivalier hos kommunerne En vejledning til Rigsarkivets bekendtgørelse nr. 1000 af 28. september 2004 om bevaring og kassation af arkivalier i primærkommunerne Rigsarkivet 2004 (revideret 2008, version 2014) Bevaring og kassation

Læs mere

Statens Arkivers bevarings- og kassationsbestemmelse. som er skabt eller tilvejebragt af Arbejdsskadestyrelsen

Statens Arkivers bevarings- og kassationsbestemmelse. som er skabt eller tilvejebragt af Arbejdsskadestyrelsen Statens Arkivers bevarings- og kassationsbestemmelse for arkivalier som er skabt eller tilvejebragt af I medfør af 8, stk. 2, i Kulturministeriets bekendtgørelse nr. 919 af 28. november 1997 om offentlige

Læs mere

STIKORD BEVARES KASSERES Affaldsregulativer B. Afgangsbeviser, eksamens- og prøvebeviser i folkeskolen

STIKORD BEVARES KASSERES Affaldsregulativer B. Afgangsbeviser, eksamens- og prøvebeviser i folkeskolen Arkivinstruks, Institutioner Alfabetisk liste med vejledende bevarings- og kassationsbestemmelser for dokumenter vedr. sagsbehandling for institutioner i ørkop, Egtved, Give, Jelling og Vejle Kommuner

Læs mere

Bevaring og kassation af arkivalier hos kommunerne

Bevaring og kassation af arkivalier hos kommunerne Bevaring og kassation af arkivalier hos kommunerne En vejledning til Rigsarkivets bekendtgørelse nr. 995 af 3. august 2010 om bevaring og kassation af arkivalier i kommunerne Version 3, maj 2015 Indholdsfortegnelse

Læs mere

Statens Arkivers bevarings- og kassationsbestemmelser for arkivalier fra Socialministeriet

Statens Arkivers bevarings- og kassationsbestemmelser for arkivalier fra Socialministeriet Statens Arkivers bevarings- og kassationsbestemmelser for arkivalier fra Socialministeriet I medfør af 5, stk. 1, i Kulturministeriets bekendtgørelse nr. 591 af 26. juni 2003 om offentlige arkivalier og

Læs mere

Artikel af Kirsten Villadsen Kristmar i: Rapporter til 19. Nordiske Arkivdage år 2000

Artikel af Kirsten Villadsen Kristmar i: Rapporter til 19. Nordiske Arkivdage år 2000 Praksis Artikel af Kirsten Villadsen Kristmar i: Rapporter til 19. Nordiske Arkivdage år 2000 Denne artikel indeholder en præsentation af Statens Arkiver, Danmarks nuværende praksis for indsamling af elektroniske

Læs mere

Vejledende kassationsliste for primærkommunernes IT-systemer

Vejledende kassationsliste for primærkommunernes IT-systemer Vejledende kassationsliste for primærkommunernes IT-systemer Statens Arkiver og Kommunernes Landsforening 2005 Version 1.0 DocuLive KMD Sag KOM*IT Navision MADS Vejman Win PPR DSI Sund Vejledende kassationsliste

Læs mere

Bekendtgørelse om bevaring og kassation af arkivalier hos Kriminalforsorgens institutioner

Bekendtgørelse om bevaring og kassation af arkivalier hos Kriminalforsorgens institutioner Bekendtgørelse nr. 990 af 20. november 2001. Bekendtgørelse om bevaring og kassation af arkivalier hos Kriminalforsorgens institutioner I medfør af 7, stk. 1, i bekendtgørelse nr. 554 af 31. maj 2001 om

Læs mere

Bekendtgørelse om bevaring og kassation i primærkommunernes arkivalier fra tiden før 1. april 1970

Bekendtgørelse om bevaring og kassation i primærkommunernes arkivalier fra tiden før 1. april 1970 Bekendtgørelse nr. 693 af 7. juli 2003 Bekendtgørelse om bevaring og kassation i primærkommunernes arkivalier fra tiden før 1. april 1970 I medfør af 5 i Kulturministeriets bekendtgørelse nr. 591 af 26.

Læs mere

Kasse- og Regnskabsregulativ for Middelfart Kommune

Kasse- og Regnskabsregulativ for Middelfart Kommune Kasse- og Regnskabsregulativ for Middelfart Kommune Regulativet er udarbejdet i henhold til Styrelseslovens 42, stk. 7. Indholdsfortegnelse 1 GENERELLE FORVALTNINGSBESTEMMELSER... 3 1.1 Indledning... 3

Læs mere

Statens Arkivers bevarings- og kassationsbestemmelser for arkivalier fra Ministeriet for Flygtninge, Indvandrere og Integration

Statens Arkivers bevarings- og kassationsbestemmelser for arkivalier fra Ministeriet for Flygtninge, Indvandrere og Integration Statens Arkivers bevarings- og kassationsbestemmelser for arkivalier fra Ministeriet for Flygtninge, Indvandrere og Integration I medfør af 5, stk. 1, i Kulturministeriets bekendtgørelse nr. 591 af 27.

Læs mere

BEVARINGSPLAN FOR KØBENHAVNS KOMMUNES ARKIVALIER

BEVARINGSPLAN FOR KØBENHAVNS KOMMUNES ARKIVALIER BEVARINGSPLAN FOR KØBENHAVNS KOMMUNES ARKIVALIER En vejledning til bestemmelserne om bevaring og kassation af papirarkivalier i Københavns Kommune Bevaringsplanen gælder for papirarkivalier skabt i perioden

Læs mere

Clemens Advokater Advokataktieselskab Sct. Clemens Stræde 7 Postboks 623 8100 Århus C. Vedr. henvendelse om aktindsigt

Clemens Advokater Advokataktieselskab Sct. Clemens Stræde 7 Postboks 623 8100 Århus C. Vedr. henvendelse om aktindsigt Clemens Advokater Advokataktieselskab Sct. Clemens Stræde 7 Postboks 623 8100 Århus C 24-04- 2009 TILSYNET Vedr. henvendelse om aktindsigt Advokatgruppen Århus har på vegne af A i brev af 19. september

Læs mere

Vejledning om udlevering af oplysninger om arkivalier til efterfølgermyndigheden

Vejledning om udlevering af oplysninger om arkivalier til efterfølgermyndigheden Vejledning om udlevering af oplysninger om arkivalier til efterfølgermyndigheden (Vejledningen vedrører mellemarkiverne og omfatter såvel forhold omkring aflevering af arkivalier til mellemarkiverne og

Læs mere

Statens Arkivers bevarings- og kassationsbestemmelse for arkivalier i varetægt hos Økonomistyrelsen

Statens Arkivers bevarings- og kassationsbestemmelse for arkivalier i varetægt hos Økonomistyrelsen Statens Arkivers bevarings- og kassationsbestemmelse for arkivalier i varetægt hos Økonomistyrelsen I medfør af 8, stk. 2, i Kulturministeriets bekendtgørelse nr. 919 af 28. november 1997 om offentlige

Læs mere

Statens Arkivers bevarings- og kassationsbestemmelser for arkivalier fra Personalestyrelsen

Statens Arkivers bevarings- og kassationsbestemmelser for arkivalier fra Personalestyrelsen Statens Arkivers bevarings- og kassationsbestemmelser for arkivalier fra Personalestyrelsen I medfør af 5, stk. 1, i Kulturministeriets bekendtgørelse nr. 591 af 27. juni 2003 om offentlige arkivalier

Læs mere

Vejledning om bevaring og kassation af arkivalier hos regionerne

Vejledning om bevaring og kassation af arkivalier hos regionerne Vejledning om bevaring og kassation af arkivalier hos regionerne En vejledning til Rigsarkivets bekendtgørelse nr. 266 af 23. marts 2015 om bevaring og kassation af arkivalier i regionerne Juni 2015 Indholdsfortegnelse

Læs mere

Aflevering af kommuner og og regioners digitale data og dokumenter til Statens Arkiver. En generel vejledning til kommunale og regionale myndigheder

Aflevering af kommuner og og regioners digitale data og dokumenter til Statens Arkiver. En generel vejledning til kommunale og regionale myndigheder Aflevering af kommuner og og regioners digitale data og dokumenter til Statens Arkiver En generel vejledning til kommunale og regionale myndigheder Version 3, juni 2011 Indholdsfortegnelse 1. Indledning

Læs mere

Bekendtgørelse af arkivloven

Bekendtgørelse af arkivloven Bekendtgørelse af arkivloven Herved bekendtgøres lov nr. 1050 af 17. december 2002 med de ændringer, der følger af 1 i lov nr. 563 af 24. juni 2005 og lov nr. 532 af 6. juni 2007. Kapitel 1 Lovens anvendelsesområde

Læs mere

Vedtægter for Middelfart Museum

Vedtægter for Middelfart Museum Vedtægter for Middelfart Museum 1. Museets navn og ejerforhold, art og status Middelfart Museum er en selvejende institution og et statsanerkendt kulturhistorisk museum med lokalhistorisk arkiv. 2. Museets

Læs mere

Fra spørgsmål til arkivalier

Fra spørgsmål til arkivalier Fra spørgsmål til arkivalier - Om Daisy, guider og registraturer Folder nr. 05 Rigsarkivet Søgning efter arkivalier På et arkiv kan det til tider opleves som en indviklet proces at komme fra spørgsmål

Læs mere

Bekendtgørelse om bevaring og kassation af arkivalier hos sygehuse og hospitaler

Bekendtgørelse om bevaring og kassation af arkivalier hos sygehuse og hospitaler BEK nr 994 af 03/08/2010 (Historisk) Udskriftsdato: 2. juli 2016 Ministerium: Kulturministeriet Journalnummer: Kulturmin., Statens Arkiver, j.nr. 2010-004823 Senere ændringer til forskriften BEK nr 740

Læs mere

Arkivinstruks, Børn og Kultur, Børkop, Egtved, Give, Jelling og Vejle Kommuner

Arkivinstruks, Børn og Kultur, Børkop, Egtved, Give, Jelling og Vejle Kommuner Arkivinstruks, ørne- og kulturforvaltning Alfabetisk liste med vejledende bevarings- og kassationsbestemmelser for dokumenter vedr. ørne- og kulturforvaltningens sagsbehandling i ørkop, Egtved, Give, Jelling

Læs mere

Statens Arkivers bevarings- og kassationsbestemmelser for arkivalier hos Dansk Center for Internationale Studier og Menneskerettigheder

Statens Arkivers bevarings- og kassationsbestemmelser for arkivalier hos Dansk Center for Internationale Studier og Menneskerettigheder Statens Arkivers bevarings- og kassationsbestemmelser for arkivalier hos Dansk Center for Internationale Studier og Menneskerettigheder I medfør af 5, stk. 1, i Kulturministeriets bekendtgørelse nr. 591

Læs mere

Statens Arkivers bevarings- og kassationsbestemmelser for arkivalier fra Rigsarkivet og rigsarkivarembedet

Statens Arkivers bevarings- og kassationsbestemmelser for arkivalier fra Rigsarkivet og rigsarkivarembedet Statens Arkiver Statens Arkivers bevarings- og kassationsbestemmelser for arkivalier fra Rigsarkivet og rigsarkivarembedet I medfør af 7, stk. 1, i Kulturministeriets bekendtgørelse nr. 554 af 31. maj

Læs mere

Spørgeskemaundersøgelse om 7-arkiverne 2014 Afrapportering november 2014

Spørgeskemaundersøgelse om 7-arkiverne 2014 Afrapportering november 2014 Spørgeskemaundersøgelse om 7-arkiverne 2014 Afrapportering november 2014 Side 1 Indhold Baggrund for undersøgelse... 3 Organisering... 4 Tilgængelighed... 5 Papirarkivalier... 7 Digitale arkivalier...

Læs mere

Bekendtgørelse om bevaring og kassation af arkivalier fra uddannelsesinstitutionerne

Bekendtgørelse om bevaring og kassation af arkivalier fra uddannelsesinstitutionerne 6. maj 2008. Bekendtgørelse om bevaring og kassation af arkivalier fra uddannelsesinstitutionerne I medfør af 5, stk. 1, i bekendtgørelse nr. 591 af 26. juni 2003 om offentlige arkivalier og offentlige

Læs mere

Efter mødet var der rundvisning for mødedeltagerne i Rigsarkivets magasiner.

Efter mødet var der rundvisning for mødedeltagerne i Rigsarkivets magasiner. Statens Arkiver Rigsarkivet Referat Møde: netværksmøde for kommuner og regioner, der afleverer arkivalier til Statens Arkiver Dato og tidspunkt: 23. april 2013 kl. 10-14 Sted: Rigsarkivet Deltagere fra

Læs mere

Velkommen til De grønlandske kommuners journal- og arkivplan. Denne udgave er fra vinteren 2000/2001.

Velkommen til De grønlandske kommuners journal- og arkivplan. Denne udgave er fra vinteren 2000/2001. Forord Velkommen til De grønlandske kommuners journal- og arkivplan. Denne udgave er fra vinteren 2000/2001. For første gang er journal- og arkivplanen udkommet elektronisk, så planen eksisterer både i

Læs mere

Statens Arkivers bevarings- og kassationsbestemmelser for arkivalier fra Danmarks Fødevareforskning, Lindholm

Statens Arkivers bevarings- og kassationsbestemmelser for arkivalier fra Danmarks Fødevareforskning, Lindholm Statens Arkivers bevarings- og kassationsbestemmelser for arkivalier fra Danmarks Fødevareforskning, Lindholm I medfør af 5, stk. 1, i Kulturministeriets bekendtgørelse nr. 591 af 27. juni 2003 om offentlige

Læs mere

Overordnede økonomistyringsprincipper for Silkeborg Kommune

Overordnede økonomistyringsprincipper for Silkeborg Kommune Overordnede økonomistyringsprincipper for Silkeborg Kommune Økonomistaben August 2006 Revideret november 2009 Revideret november 2010 De overordnede økonomistyringsprincipper er udarbejdet i henhold til

Læs mere

Bekendtgørelse om bevaring og kassation af arkivalier inden for luftfartsområdet

Bekendtgørelse om bevaring og kassation af arkivalier inden for luftfartsområdet Bekendtgørelse nr. 690 af 11. juni 2003 Bekendtgørelse om bevaring og kassation af arkivalier inden for luftfartsområdet I medfør af 5, i s bekendtgørelse nr. 591 af 26. juni 2003 om offentlige arkivalier

Læs mere

Aflevering af arkivalier til offentligt arkiv. En vejledning til kommuner og regioner

Aflevering af arkivalier til offentligt arkiv. En vejledning til kommuner og regioner Aflevering af arkivalier til offentligt arkiv En vejledning til kommuner og regioner 2 Indholdsfortegnelse Aflevering af arkivalier til offentligt arkiv...1 En vejledning til kommuner og regionerindholdsfortegnelse...1

Læs mere

Aalborg Kommunes Aalborg Arkivinstruks

Aalborg Kommunes Aalborg Arkivinstruks Aalborg Kommunes Aalborg Arkivinstruks Generelle Retningslinjer 2015 Indholdsfortegnelse 1. Forord...4 2. Hvad er Aalborg Stadsarkiv...5 3. Hvad er arkivalier?...5 4. Hvem gælder instruksen for?...6 5.

Læs mere

Statsforvaltningens brev af 16. september 2008 til et kommunalt fællesskab. Vedrørende regnskab 2007

Statsforvaltningens brev af 16. september 2008 til et kommunalt fællesskab. Vedrørende regnskab 2007 Statsforvaltningens brev af 16. september 2008 til et kommunalt fællesskab 16-09- 2008 Vedrørende regnskab 2007 Statsforvaltningen har modtaget revisionsprotokollat af 17. april 2008 vedrørende regnskab

Læs mere

Udkast til: Cirkulære om anmeldelse og godkendelse af it-systemer

Udkast til: Cirkulære om anmeldelse og godkendelse af it-systemer Udkast til: Cirkulære om anmeldelse og godkendelse af it-systemer I medfør af 3, stk. 2, og 5, stk. 1 samt 10 i bekendtgørelse nr. 591 af 26. juni 2003 om offentlige arkivalier og offentlige arkivers virksomhed

Læs mere

Statens Arkivers bevarings- og kassationsbestemmelser for arkivalier fra Søfartsstyrelsen

Statens Arkivers bevarings- og kassationsbestemmelser for arkivalier fra Søfartsstyrelsen Statens Arkivers bevarings- og kassationsbestemmelser for arkivalier fra Søfartsstyrelsen I medfør af 5, stk. 1, i Kulturministeriets bekendtgørelse nr. 591 af 27. juni 2003 om offentlige arkivalier og

Læs mere

KATALOG STATENS ARKIVERS KURSER, KONFERENCE OG ARKIVNETVÆRK

KATALOG STATENS ARKIVERS KURSER, KONFERENCE OG ARKIVNETVÆRK KATALOG STATENS ARKIVERS KURSER, KONFERENCE OG ARKIVNETVÆRK 2015 VÆR MED TIL AT GIVE FREMTIDEN EN FORTID SIDE TITEL MÅLGRUPPE 4 ARKIVLOVEN OG DEN OFFENTLIGE FORVALTNING Alle myndigheder 5 DET DIGITALE

Læs mere

Vejledning til private arkivskabere

Vejledning til private arkivskabere Rigsarkivet Vejledning til private arkivskabere Sådan gør du et arkiv klar til aflevering til Rigsarkivet Allan Lyngs Kjærgaard 20-11-2015 Indledning Når man skal aflevere et arkiv til Rigsarkivet, skal

Læs mere

Statens Arkivers bevarings- og kassationsbestemmelser for arkivalier fra Boligministeriet

Statens Arkivers bevarings- og kassationsbestemmelser for arkivalier fra Boligministeriet Statens Arkiver Statens Arkivers bevarings- og kassationsbestemmelser for arkivalier fra Boligministeriet I medfør af 7, stk. 1, i Kulturministeriets bekendtgørelse nr. 554 af 31. maj 2001 om offentlige

Læs mere

Statens Arkivers bevarings- og kassationsbestemmelser for arkivalier fra Post Danmark

Statens Arkivers bevarings- og kassationsbestemmelser for arkivalier fra Post Danmark Statens Arkiver Statens Arkivers bevarings- og kassationsbestemmelser for arkivalier fra Post Danmark I medfør af 7, stk. 1, i Kulturministeriets bekendtgørelse nr. 554 af 31. maj 2001 om offentlige arkivalier

Læs mere

Statens Arkivers bevarings- og kassationsbestemmelser for arkivalier fra Arbejdsdirektoratet (II)

Statens Arkivers bevarings- og kassationsbestemmelser for arkivalier fra Arbejdsdirektoratet (II) Statens Arkivers bevarings- og kassationsbestemmelser for arkivalier fra Arbejdsdirektoratet (II) I medfør af 5, stk. 1, i Kulturministeriets bekendtgørelse nr. 591 af 27. juni 2003 om offentlige arkivalier

Læs mere

Statens Arkivers bevarings- og kassationsbestemmelser for arkivalier i varetægt hos Fødevaredirektoratet

Statens Arkivers bevarings- og kassationsbestemmelser for arkivalier i varetægt hos Fødevaredirektoratet Statens Arkiver Statens Arkivers bevarings- og kassationsbestemmelser for arkivalier i varetægt hos Fødevaredirektoratet I medfør af 7, stk. 1, i Kulturministeriets bekendtgørelse nr. 554 af 31. maj 2000

Læs mere

Arbejdsgange og retningslinier vedr. brug af KMD-SAG-EDH

Arbejdsgange og retningslinier vedr. brug af KMD-SAG-EDH FAABORG-MIDTFYN KOMMUNE Arbejdsgange og retningslinier vedr. brug af KMD-SAG-EDH KMD-sag-edh Side 1 af 10 MÅL MED ELEKTRONISK DOKUMENTHÅNDTERING 4 AFGRÆNSNING 4 SIKKERHED 4 DOKUMENTER 5 Dokumentdefinition

Læs mere

ESDH TEM ESDH-SYSTEMET CAPTIA - KVIKQUIDE: HVAD SKAL JOURNALISERES?

ESDH TEM ESDH-SYSTEMET CAPTIA - KVIKQUIDE: HVAD SKAL JOURNALISERES? ESDH Cap - SYS tia TEM ESDH-SYSTEMET CAPTIA - KVIKQUIDE: HVAD SKAL JOURNALISERES? ESDH-SYSTEMET CAPTIA 3 INDHOLD Hvorfor skal vi journalisere?... 4 Hvad skal journaliseres? Forskellige typer af sager,

Læs mere

Cirkulære om anmeldelse og godkendelse af statslige it-systemer Hvad er nyt?

Cirkulære om anmeldelse og godkendelse af statslige it-systemer Hvad er nyt? Cirkulære om anmeldelse og godkendelse af statslige it-systemer Hvad er nyt? Ved specialkonsulent Mette Hall-Andersen Overordnede ændringer i cirkulæret Et samlet regelsæt for alle typer af itsystemer

Læs mere

Aflevering af arkivalier til offentligt arkiv

Aflevering af arkivalier til offentligt arkiv Aflevering af arkivalier til offentligt arkiv En vejledning til kommuner og regioner 2011 Opdateret december 2014 2 Indholdsfortegnelse Aflevering af arkivalier til offentligt arkiv.... 1 En vejledning

Læs mere

Ringsted kommunes arkivalier

Ringsted kommunes arkivalier Ringsted kommunes arkivalier NOTAT Byrådssekretariatet Indledning Kommunen har siden 2001 drevet et IT-system til støtte for hjemmeplejen (CSC VITAE) og fra 2005 et Elektronisk Sags- og DokumentHåndteringssystem

Læs mere

Journalplan Boligstyrelsens 4. Kontor med BK-koder J. nr. Saggruppe B/K Bemærkning 310 Generelt 311 Lovgivning

Journalplan Boligstyrelsens 4. Kontor med BK-koder J. nr. Saggruppe B/K Bemærkning 310 Generelt 311 Lovgivning Journalplan oligstyrelsens 4. Kontor med K-koder J. nr. Saggruppe /K emærkning Husk alle sager på 31xx-0 bevares, da der er tale om generelle sager Planens benyttelse er checket på basis af journalkort

Læs mere

Vedtægter. for. 1 Navn og hjemsted. Stk. 1 Institutionens navn er Den Selvejende Institution Teatercentrum i Danmark.

Vedtægter. for. 1 Navn og hjemsted. Stk. 1 Institutionens navn er Den Selvejende Institution Teatercentrum i Danmark. Vedtægter for Den selvejende institution Teatercentrum i Danmark 1 Navn og hjemsted Institutionens navn er Den Selvejende Institution Teatercentrum i Danmark. DSI Teatercentrum i Danmark er undtaget fra

Læs mere

Retningslinier. Kunstudvalget Struer Kommune. Godkendt af Struer Byråd den 25. januar 2011.

Retningslinier. Kunstudvalget Struer Kommune. Godkendt af Struer Byråd den 25. januar 2011. Retningslinier Kunstudvalget Struer Kommune Godkendt af Struer Byråd den 25. januar 2011. Retningslinier for Struer Kommunes Kunstudvalg Kunstudvalget har til formål at medvirke til kunstrenisk udsmykning

Læs mere

Stadsarkivet for Frederikssund Kommune. Årsberetning 2011 NOTAT. Stadsarkivets arbejdsgrundlag og formål

Stadsarkivet for Frederikssund Kommune. Årsberetning 2011 NOTAT. Stadsarkivets arbejdsgrundlag og formål NOTAT Stadsarkivet for Frederikssund Kommune 10. januar 2012 Årsberetning 2011 Stadsarkivets arbejdsgrundlag og formål Stadsarkivet for Frederikssund Kommune (SFK) arbejder for at sikre bevaringen af arkivalier,

Læs mere

Introduktion til arbejdet på et lokalhistorisk arkiv

Introduktion til arbejdet på et lokalhistorisk arkiv The medium is the message Marshall McLuhan: : Understanding Media. 1964 De kulturbevarende institutioner (ABM) ARKIVE R -Offentlig e - Private Biblioteker - Bibliotekslov en Museer - Museumslov en Private

Læs mere

AFTALE OM AKTIVOVERDRAGELSE ROSKILDE KOMMUNES FORSYNINGERS SERVICEVIRKSOMHED TIL ROSKILDE FORSYNING A/S (UNDER STIFTELSE) W:\42523\146102\000010.

AFTALE OM AKTIVOVERDRAGELSE ROSKILDE KOMMUNES FORSYNINGERS SERVICEVIRKSOMHED TIL ROSKILDE FORSYNING A/S (UNDER STIFTELSE) W:\42523\146102\000010. AFTALE OM AKTIVOVERDRAGELSE AF ROSKILDE KOMMUNES FORSYNINGERS SERVICEVIRKSOMHED TIL ROSKILDE FORSYNING A/S (UNDER STIFTELSE) W:\42523\146102\000010.doc Side 2 BILAGSFORTEGNELSE Bilag 2.4. Anlægskartoteker

Læs mere

Statens Arkivers bevarings- og kassationsbestemmelser for arkivalier fra Rigshospitalet

Statens Arkivers bevarings- og kassationsbestemmelser for arkivalier fra Rigshospitalet Statens Arkivers bevarings- og kassationsbestemmelser for arkivalier fra Rigshospitalet I medfør af 5, stk. 1, i Kulturministeriets bekendtgørelse nr. 591 af 27. juni 2003 om offentlige arkivalier og offentlige

Læs mere

Vejledning til Statens Arkivers bevaringsbestemmelse for arkivalier hos menighedsrådene

Vejledning til Statens Arkivers bevaringsbestemmelse for arkivalier hos menighedsrådene Vejledning til Statens Arkivers bevaringsbestemmelse for arkivalier hos menighedsrådene 2003 Indledning Formålet med de nye bestemmelser Dette er en vejledning til Statens Arkivers bevaringsbestemmelser

Læs mere

Statens Arkivers bevarings- og kassationsbestemmelser for papirarkivalier i varetægt hos Velfærdsministeriet

Statens Arkivers bevarings- og kassationsbestemmelser for papirarkivalier i varetægt hos Velfærdsministeriet Statens Arkivers bevarings- og kassationsbestemmelser for papirarkivalier i varetægt hos Velfærdsministeriet I medfør af 5, stk. 1, i ulturministeriets bekendtgørelse nr. 591 af 26. juni 2003 om offentlige

Læs mere

Kapitel 3 Papirarkivalier fra opbevaring til aflevering

Kapitel 3 Papirarkivalier fra opbevaring til aflevering 37 Kapitel 3 Papirarkivalier fra opbevaring til aflevering Selvom elektronisk arkivering for alvor er ved at få fodfæste i den statslige sektor, vil myndighederne i mange år frem fortsat skulle bruge deres

Læs mere

FORRETNINGSORDEN. for bestyrelsen i Ullerød Vandværk a.m.b.a. Forretningsordenens hjemmel

FORRETNINGSORDEN. for bestyrelsen i Ullerød Vandværk a.m.b.a. Forretningsordenens hjemmel FORRETNINGSORDEN for bestyrelsen i Ullerød Vandværk a.m.b.a. 1. Forretningsordenens hjemmel Denne forretningsorden er oprettet i henhold til Ullerød Vandværks vedtægter af 27. april 2010. Originaleksemplaret

Læs mere

4 Ikrafttrædelse mv. Bestemmelserne træder i kraft straks. Samtidig ophæves kassationsbestemmelser af 18.4. 1996.

4 Ikrafttrædelse mv. Bestemmelserne træder i kraft straks. Samtidig ophæves kassationsbestemmelser af 18.4. 1996. Bevarings- og kassationsbestemmelser for papirarkivalier fra Direktoratet for Folkeoplysning m.m. i varetægt hos Ministeriet for Børn, Undervisning og Ligestilling I medfør af 5, stk. 1, i Kulturministeriets

Læs mere

Vedtægter for Sønderborg Kommunes Lokalhistoriske Arkivsamvirke

Vedtægter for Sønderborg Kommunes Lokalhistoriske Arkivsamvirke Vedtægter for Sønderborg Kommunes Lokalhistoriske Arkivsamvirke Revideret på generalforsamlingen d. 20. april 2015 1. Navn stk. 1. Arkivsamvirkets navn er "Sønderborg kommunes Lokalhistoriske Arkivsamvirke"

Læs mere

Sådan klager du over ulovlig praksis

Sådan klager du over ulovlig praksis Sådan klager du over ulovlig praksis - hvilke muligheder har du? Hvis man som socialrådgiver bliver direkte eller indirekte pålagt at arbejde i modstrid med loven eller på kanten af denne, vil det være

Læs mere

Statens Arkivers bevarings- og kassationsbestemmelser for arkivalier fra Søfartsstyrelsen

Statens Arkivers bevarings- og kassationsbestemmelser for arkivalier fra Søfartsstyrelsen Statens Arkivers bevarings- og kassationsbestemmelser for arkivalier fra Søfartsstyrelsen I medfør af 5, stk. 1, i Kulturministeriets bekendtgørelse nr. 591 af 27. juni 2003 om offentlige arkivalier og

Læs mere

Statens Arkivers bevarings- og kassationsbestemmelser for arkivalier fra Økonomi- og Erhvervsministeriet

Statens Arkivers bevarings- og kassationsbestemmelser for arkivalier fra Økonomi- og Erhvervsministeriet Statens Arkivers bevarings- og kassationsbestemmelser for arkivalier fra Økonomi- og Erhvervsministeriet I medfør af 5, stk. 1, i Kulturministeriets bekendtgørelse nr. 591 af 27. juni 2003 om offentlige

Læs mere

Vedtægter for Arbejdernes Boligforening, Rugårdsvej 52, 5000 Odense C tlf. 6612 4201. Kapitel 1 Navn, hjemsted og formål

Vedtægter for Arbejdernes Boligforening, Rugårdsvej 52, 5000 Odense C tlf. 6612 4201. Kapitel 1 Navn, hjemsted og formål Vedtægter for Arbejdernes Boligforening, Rugårdsvej 52, 5000 Odense C tlf. 6612 4201. Kapitel 1 Navn, hjemsted og formål 1. Boligorganisationens navn er Arbejdernes Boligforening Odense Stk. 2. Organisationen

Læs mere

CFU Centralorganisationernes Fællesudvalg

CFU Centralorganisationernes Fællesudvalg CFU Centralorganisationernes Fællesudvalg 1 November 2005 Notat om SU-aftalens bestemmelser om ledelsens pligt til information og drøftelse i samarbejdsudvalget Baggrund EU-direktiv af 11. marts 2002 om

Læs mere

Databehandlerinstruks

Databehandlerinstruks 1. Databehandleren handler alene efter instruks af den dataansvarlige. 2. Databehandleren forpligter sig til, til enhver tid at overholde lovgivningsmæssige krav samt denne databehandlerinstruks. 3. Databehandleren

Læs mere

Genveje til indsamling?

Genveje til indsamling? Genveje til indsamling? Spørgeskema vedr. arkivernes virksomhed - til brug for det fremtidige indsamlingsarbejde i arkiverne og i SLA Om spørgeskemaet (en vejledning) Dette spørgeskema har to formål. Det

Læs mere

Randers Stadsarkiv. - et i henhold til Arkivlovens 7 offentligt arkiv for Randers Kommune

Randers Stadsarkiv. - et i henhold til Arkivlovens 7 offentligt arkiv for Randers Kommune Randers Stadsarkiv - et i henhold til Arkivlovens 7 offentligt arkiv for Randers Kommune 1. Formål Randers Stadsarkiv har til formål: 1) at sikre bevaring af de dele af Randers Kommunes arkiv (før 1.

Læs mere

HVORDAN GODKENDER OG FØRER MAN TILSYN MED PRIVATE OPHOLDSTEDER? Børne- og ungeområdet

HVORDAN GODKENDER OG FØRER MAN TILSYN MED PRIVATE OPHOLDSTEDER? Børne- og ungeområdet HVORDAN GODKENDER OG FØRER MAN TILSYN MED PRIVATE OPHOLDSTEDER? L Æ S H E R E K S E M P L E R, E R F A R I N G E R, S Y N S P U N K T E R M. M. F R A A M T E R O G K O M M U N E R Børne- og ungeområdet

Læs mere

DATO DOKUMENT SAGSBEHANDLER MAIL TELEFON 4. juni 2013 13/05850-2 Ivan Skaaning Hansen ih5@vd.dk 7244 3112

DATO DOKUMENT SAGSBEHANDLER MAIL TELEFON 4. juni 2013 13/05850-2 Ivan Skaaning Hansen ih5@vd.dk 7244 3112 DATO DOKUMENT SAGSBEHANDLER MAIL TELEFON 4. juni 2013 13/05850-2 Ivan Skaaning Hansen ih5@vd.dk 7244 3112 NEDKLASSIFICERING AF KOMMUNEVEJE Kommunen har i mail af 4. april 2013 stillet Vejdirektoratet en

Læs mere

KATALOG RIGSARKIVETS KURSER, KONFERENCE OG ARKIVNETVÆRK VÆR MED TIL AT GIVE FREMTIDEN EN FORTID

KATALOG RIGSARKIVETS KURSER, KONFERENCE OG ARKIVNETVÆRK VÆR MED TIL AT GIVE FREMTIDEN EN FORTID KATALOG RIGSARKIVETS KURSER, KONFERENCE OG ARKIVNETVÆRK 2016 VÆR MED TIL AT GIVE FREMTIDEN EN FORTID SIDE TITEL MÅLGRUPPE INDHOLD 4 ARKIVLOVEN OG DET DIGITALE ARKIV FOR STATSLIGE MYNDIGHEDER Statslige

Læs mere

RETNINGSLINIER FOR ANVISNING AF KOMMUNALE LOKALER

RETNINGSLINIER FOR ANVISNING AF KOMMUNALE LOKALER RETNINGSLINIER FOR ANVISNING AF KOMMUNALE LOKALER 1. Hvem kan låne kommunens lokaler Foreninger i Skanderborg Kommune samt enhver af kommunens borgere, der ønsker at tage initiativ til et arrangement med

Læs mere

Bekendtgørelse om bevaring og kassation af arkivalier hos DSB og Banestyrelsen

Bekendtgørelse om bevaring og kassation af arkivalier hos DSB og Banestyrelsen Bekendtgørelse nr.102 af 31. januar 2002 Bekendtgørelse om bevaring og kassation af arkivalier hos DSB og Banestyrelsen I medfør af 7, stk. 1, i bekendtgørelse nr. 554 af 31. maj 2001 om offentlige arkivalier

Læs mere

VEDTÆGTER. for NATURAMA. Naturama er en selvejende institution, der driver naturhistorisk museum med statsanerkendelse.

VEDTÆGTER. for NATURAMA. Naturama er en selvejende institution, der driver naturhistorisk museum med statsanerkendelse. UDKAST 10. januar 2007 VEDTÆGTER for NATURAMA Navn og formål 1 Naturama er en selvejende institution, der driver naturhistorisk museum med statsanerkendelse. Naturama er videreførelsen af Svendborg Zoologiske

Læs mere