(det grønne) Principper og retningslinjer for Nyborg Kommunes elektroniske sagsbehandling

Størrelse: px
Starte visningen fra side:

Download "(det grønne) Principper og retningslinjer for Nyborg Kommunes elektroniske sagsbehandling"

Transkript

1 Indsæt billede Det præcise Håndbog mål skal være 14,18 x for 19 cm. og ESDH skal være placeret lige over grafikken (det grønne) Principper og retningslinjer for Nyborg Kommunes elektroniske sagsbehandling 19. august 2010

2 Indholdsfortegnelse 1. FORORD ESDH I NYBORG KOMMUNE Formål med indførelse Afgrænsning Overordnede principper ÅBENHED OG SIKKERHED Beskrivelse af rettigheder POST Organisation Poståbning og postmodtagelse Skanning af post Post, der skannes centralt Post, der skal skannes decentralt Indgåede aftaler vedr. morgenposten Opbevaring af skannet post Øvrig post Personlig modtaget post Indgående s Udgående s Fax Dagens Post Værdipost Opgaver i forbindelse med postfordelingen Postfordelerens opgave Sagsbehandlerens opgave i forbindelse med posten Postliste JOURNALISERING Generelt Journalisering En sag skifter karakter Specielt vedr. Acadre (gl. esdh-system) OPRETTELSE AF SAGER OG DOKUMENTER Oprettelse af sager Sagstyper Systemsager Organisatoriske sager Udfyldelse af sagsforside Papirdokumenter Gul lap på sager Advis (erindring) Kassationsfrister Oprettelse af dokument Dokumenttyper Udfyldelse af dokumentoplysninger: Fanebladet parter Registrering af dokumenter Godkendelse af dokumenter Tilknyt dokument fast Digitale billeder, lydfiler og grafiske filer Arkivering og kassering af sager og dokumenter Sletning af sager [2]

3 Sletning af dokumenter Dataindsigt Mellemarkivet e-arkivet ESDH-ORGANISATION Superbrugere Brugeroprettelse og uddannelse af nyansatte UDVALGSBEHANDLING KMD SAG DAGSORDEN Oprettelse af udvalg, møder og medlemmer Udfærdigelse af dagsordenspunkter Åbne/lukkede punkter Godkendelse Advis Deadlines politiske udvalg Deadlines øvrige udvalg m.fl Offentliggørelse af dagsorden Offentliggørelse af referat [3]

4 1. Forord Denne håndbog indeholder de overordnede principper og retningslinjer for Nyborg Kommunes elektroniske sagsbehandling og anvendelse af elektronisk sags- og dokumenthåndtering (ESDH), men mange af principperne gælder uanset, hvilket system, du arbejder med. Retningslinjerne beskriver de generelle regler for journalisering og skal sammen med KMD Sag EDH understøtte en rationel tilrettelæggelse af arbejdsgange og sikre en effektiv sagsstyring. For at få det fulde udbytte af ESDH-systemet kræves, at alle medarbejdere anvender systemet efter de angivne retningslinjer og principper. Håndbogen er tænkt som et arbejdsredskab til den enkelte medarbejder i forbindelse med arbejdet med elektronisk dokumenthåndtering, og den er derudover et vigtigt element ved introduktion af nye medarbejdere. ESDH-håndbogen er således ikke en manual i brugen af KMD Sag EDH. 2. ESDH i Nyborg Kommune 2.1 Formål med indførelse Indførelsen af ESDH har tre primære formål, som i høj grad understøtter hinanden: Bedre borgerbetjening gennem mere åbenhed Effektivisering via bedre arbejdsgange automatisering og vidensdeling Vidensdeling, og dermed højere kvalitet i sagsbehandlingen. I Nyborg Kommune skal alle sager dokumenteres. Det betyder, at der er pligt til at journalisere alle dokumenter, der vedrører en given sag. Hvis der ikke i forvejen eksisterer en sag, er der pligt til at oprette en sag og tilknytte dokumentet på sagen. Retningslinjerne skal sikre: at kommunens arbejde/sager journaliseres efter fælles regler at sagsakterne bliver tilgængelige for alle implicerede parter at arkivering og genfinding kan ske hurtigt og effektivt at anmodninger om aktindsigt skal kunne imødekommes at beslutningsgrundlaget altid kan genskabes at forvaltningslovens krav om notatpligt lettere kan opfyldes at kvalitet og ensartethed sikres i sagsbehandlingen at der altid er overblik over aktuel status på løbende sager [4]

5 at der altid er overblik over ansvarsområder og sagsafgørelser. Hvis vi alle efterlever disse retningslinjer vil gevinsterne på længere sigt være: hurtigere sagsbehandling gennem automatiseringer, sagsstyring og ensartet brug af skabeloner bedre vilkår for samarbejde med borgere og virksomheder bedre borgerbetjening gennem adgang til egne data og øget brug af elektronisk kommunikation effektivisering gennem brugen af blanketløsninger. Der ligger desuden et stort udviklingspotentiale i, at kommunen til stadighed arbejder aktivt for at udnytte de digitale muligheder, som dels ligger i brugen af ESDH-systemet og dels i andre digitale løsninger, som fx blanketter, borgerserviceløsninger, digital signatur mm. Det er afdelingslederens ansvar at håndbogens retningslinjer overholdes. 2.2 Afgrænsning KMD Sag EDH skal benyttes af hele administrationen. På sigt er det meningen, at samtlige institutioner også skal bruge systemet, som en del af deres sagsbehandling. Vedr. personsager Systemet har en tæt integration til KMD Sag samt andre fagsystemer fra KMD. Sagsbehandleren får et godt overblik over den enkelte person/sag i forhold til tværfaglig sagsbehandling samt slipper for at oprette de fleste sager selv, da disse bliver oprettet automatisk fra KMD Sag. Der vil dog være enkelte tilfælde, hvor sagen skal oprettes manuelt (fx ved modtagelse af en ansøgning). Vedr. organisatoriske sager KMD Sag EDH skal fremadrettet også bruges til at behandle alle øvrige sager inden for den offentlige forvaltning. Systemet har bl.a. GIS-integration, integration til Structura Byggesag og Miljø. Det betyder, at systemet som standard er tilpasset de behov, som er i en kommune. Alle organisatoriske sager skal oprettes manuelt. KMD Sag består af følgende moduler: Personoverblik Advis Journal Sager EDH Dagsorden Derudover er politikerweb tilkøbt som en integreret del af dagsordensmodulet. Politikerweb bruges til publicering af dagsordner og referater. [5]

6 2.3 Overordnede principper De overordnede principper for anvendelse af ESDH i Nyborg Kommune er, at: Alle medarbejdere med administrative opgaver skal anvende ESDH i deres daglige arbejde. Alle sager oprettes elektronisk. Alt journalmateriale lagres i KMD Sag EDH. Rammerne for anvendelse af ESDH skal være ensartede/fælles på tværs af organisationen. De overordnede retningslinjer i håndbogen fastsættes derfor centralt i samarbejde mellem styregruppen og arbejdsgrupperne. KL s journalplan skal anvendes på alle organisatoriske sager. For personsager tilknyttet et fagsystem anvendes sagstypeplanen. Kommunen anvender som udgangspunkt enkeltsagsprincippet. Systemet bygger på en høj grad af åbenhed indadtil i organisationen jf. afsnit 3 nedenfor. Det er et klart mål med edag3, at kommunikationen med det offentlige skal blive elektronisk bl.a. ved brug af dokumentboks og andre digitale kanaler både med borgere, samarbejdspartnere og andre offentlige virksomheder. Det går hurtigere, sparer porto og vi slipper for at skanne post ind mv. Alle dokumenter og sagsrelevante s mv. skal gemmes i ESDH-systemet, og må ikke gemmes på lokale drev eller andre drev eller i mapper i postsystemet. Det er i særlig grad det elektroniske overblik over sagen, muligheden for vidensdeling og digitale arbejdsgange, som på sigt vil gøre hverdagen lettere for alle. Men det kræver megen disciplin og i særlig grad en ensartet registreringssystematik. Min sag og kopisagsbegrebet eksisterer ikke, da flere kan arbejde på samme sag og se de samme dokumenter. Den enkelte sagsbehandler kan oprette dokumenter på sager, som en anden sagsbehandler har oprettet. For at sikre, at vi på tværs af afdelinger kan finde sager frem og arbejde med dem på tværs i kommunen, er det nødvendigt, at vi har fælles retningslinjer og vejledning i, hvordan vi navngiver sager og dokumenter. Se bilag 1 Eksempler på navngivning af sager Se bilag 2 Eksempler på navngivning af dokumenter 3. Åbenhed og sikkerhed Åbenhed om sager og dokumenter er det bærende princip i elektronisk dokumenthåndtering. Der skal være tvingende grunde til at indskrænke adgangen til at se og læse sager og dokumenter i systemet. Det overordnede princip er derfor, at alle kan se og arbejde i alle sager, men der er dog undtagelser. [6]

7 ESDH-systemet skal bidrage til: Åbenhed og gennemsigtighed i sagsbehandlingen både internt i organisationen og eksternt over for borgerne. At øge overblikket for den enkelte, som derved kan yde en mere helhedsorienteret sagsbehandling og bedre service. Nyborg Kommune forudsætter, at: alle ansatte kan vurdere, hvornår der er saglige og faglige grunde til at søge oplysninger i andre sager, end den der behandles og kun søger oplysninger i disse tilfælde, alle ansatte er sin tavshedspligt bevidst, alle ansatte er bekendt med, at der kan laves produktionsstatistik (log), og at brugen af statistik indgår som et naturligt element i dialogen mellem ledelsen og medarbejderne i de enkelte enheder, alle ansatte er bekendt med, at der vil blive ført kontrol med, om dokumenter i Dagens Post i KMD Sag EDH er navngivet og lagt på sager. Følgende gælder: Alle sager er som udgangspunkt åbne for alle medarbejdere. Nogle sager skal kun være åbne for en afgrænset gruppe af medarbejdere, typisk hvis der er personfølsomme oplysninger i sagen, eller sagen indeholder forretningshemmeligheder. Personale- og borgersager er som udgangspunkt kun åbne for relevante medarbejdere. Alle chefer og ledere med personaleansvar har adgang til eget personales P-sager. Som udgangspunkt vil alle indgående offentlige dokumenter (efter offentlighedsloven) komme på postlisten på kommunens hjemmeside. Selvom der er stor åbenhed i systemet, har du som bruger af systemet kun lov til at gå ind i sager, der har relevans for dit arbejde jf. Forvaltningslovens 32. KMD Sag EDH registrerer brugernes færden i sager og dokumenter, og denne færden vil derfor kunne efterspores. Der vil blive foretaget systematisk kontrol af udvalgte sager hver 3. måned af systemejer. 3.1 Beskrivelse af rettigheder Der er oprettet følgende sikkerhedsmæssige enheder: Nyborg (tildeles alle, der anvender KMD Sag EDH) Direktion (tildeles alle, der skal have adgang til lukkede direktionssager) Personalesager (tildeles alle, der skal have adgang til personalesager) Borgerservice (tildeles alle, der skal have adgang til personsager) Social (tildeles alle, der skal have adgang til Børnesager/tvangfjernelse) PPR (tildeles alle, der skal have adgang til PPR s lukkede sager) Helhed (tildeles alle, der skal arbejde med helhedsorienteret sagsbehandling) [7]

8 Dagsorden (tildeles alle, der skal arbejde som dagsordenssamlere) XXX (alle institutioner oprettes på eget niveau i lossen) Brugere tildeles rettigheder via autorisationsskema til IT-kontoret. Det er vigtigt, at alle åbne sager som udgangspunkt oprettes på sikkerhedsniveau Nyborg Kommune, således at alle har adgang til disse. Dvs. en medarbejder i Borgerservice, der skal oprette en organisatorisk åben sag skal ændre sin sikkerhedsenhed til Nyborg Kommune. 4. Post En forudsætning for principperne om god forvaltningsskik er, at kommunen har en veldefineret og velstruktureret procedure for håndtering af post. Eksempelvis forudsætter princippet om enkel og hurtig sagsbehandling, at afdelingerne har styr på, hvilke henvendelser, der skal besvares og hvornår. Det er ligeledes et princip, at indgående post så vidt muligt skal være journaliseret samme dag, som posten modtages og senest dagen efter kl , hvis dokumentet skal fremgå af dagens postliste. Princippet går på, at journalisering af indgående post skal ske, før dokumenterne går til egentlig sagsbehandling. Der er følgende mål for proceduren for posthåndteringen i Nyborg Kommune Posthåndteringen skal tilrettelægges således, at principperne om god forvaltningsskik overholdes. Posthåndteringen skal tilrettelægges således, at retningslinjerne for sikker myndighedsdrift overholdes. Proceduren skal være kendt, forstået og overholdt af alle i organisationen. Størst mulig af den fysiske post skannes og registreres i KMD Sag EDH. Størst mulig af den indgående post skal modtages elektronisk, og skanning nedbringes til et minimum. Der forsøges lavet aftaler om elektronisk forsendelse med faste samarbejdspartnere. 4.1 Organisation Det administrative ansvar for posthåndtering er placeret i Sekretariatet. Proceduren involverer en central postfunktion i Sekretariatet samt stabsmedarbejdere inden for de enkelte fagområder/afdelinger. På hvert område skal det sikres, at der er en overlapning i tilfælde af fravær. [8]

9 4.2 Poståbning og postmodtagelse Følgende principper gælder for poståbning og modtagelse af post: Nyborg Kommune har én hovedadresse: Rådhuset, Torvet 1, 5800 Nyborg, hvor morgenposten modtages, åbnes, sorteres og datostemples af Sekretariatet. Post, som modtages decentralt (ad hoc post), åbnes, sorteres og datostemples i de enkelte afdelinger. Personlig/privat post sidestilles med almindelig post og åbnes på lige fod med anden post. Post, der ikke skal skannes ind i KMD Sag EDH, skal datostemples og udleveres til afdelingen. 4.3 Skanning af post Som udgangspunkt skal alt indgået post skannes. Indgået post defineres således: Breve mv. der kommer via postvæsenet Breve mv. der kommer via faxen Breve mv. der afleveres ved skranken eller til den enkelte medarbejder Breve mv. der kommer via /e-post Intern post fx fra daginstitutioner, skoler ol. Det centralt skannede post bliver hver dag fordelt til den enkelte afdelings postfordeler (Dagens Post) - i KMD Sag EDH Post, der skannes centralt Morgenposten sorteres afdelingsvis og datostemples. Morgenposten klargøres til skanning. Det navn, som eventuelt står på kuverten, påføres øverst på brevet. Hæfteklammer fjernes fra dokumentet. Stregkodeark lægges før hvert brev. Posten skannes til den enkelte afdelings postfordeler Post, der skal skannes decentralt Decentralt modtaget post skannes af den afdeling, som modtager posten ud fra samme principper, som centralt modtaget post. Det er vigtigt, at posten datostemples med indgået dato. [9]

10 4.3.3 Indgåede aftaler vedr. morgenposten Sekretariatet har indgået følgende aftaler vedr. morgenposten: Skannes, journaliseres og udleveres efterfølgende: Skannes og udleveres efterfølgende: Udleveres til skanning og journalisering af afdeling: Sekretariatet (inkl. forsikring), Direktionen, Børneafdelingen, Sundhedsafdelingen, Skole- og Kulturafdelingen Socialafdelingen, Pleje- og Omsorgsafdelingen Teknik- og Miljøafdelingen, Borgerservice, Jobcenter, Personalekontor (inkl. HR), Serviceteam, Beredskabsafdelingen, Økonomiafdelingen Hver afdeling er derefter ansvarlig for at etablere (nedskrive) egne lokale arbejdsgange, der afspejler det valg, afdelingen har taget. Retningslinjerne vedlægges som bilag Opbevaring af skannet post Centralt skannet post opbevares i 6 måneder i kronologisk rækkefølge inden makulering. Posten fra Jobcenter og Borgerservice fremsendes til Sekretariatet til opbevaring efter skanning. Øvrige afdelinger opbevarer selv den skannede post indtil makulering. BEMÆRK der gemmes intet på papirarkiver efter Øvrig post Personlig modtaget post Sagsbehandleren er selv ansvarlig for, at den post (original dokumenter) han/hun modtager direkte fra en borger, bliver datostemplet, skannet og tilknyttet en sag i KMD Sag EDH. Det er i den forbindelse vigtigt at få nedskrevet nogle retningslinjer i de enkelte afdelinger for håndtering af ad hoc post. I det tilfælde et skannet dokument skal bruges som bevis i en retssag, er det vigtigt, at disse nedskrevne retningslinjer forefindes. Bevisværdien i en evt. retssag kan betvivles, hvis det er sagsbehandleren selv, der har skannet dokumentet (specielt vigtigt i forhold til personsager). Derfor bør dette overvejes i forbindelse med vedtagelsen af retningslinjerne Indgående s Det er målet, at brugen af digital kommunikation overfor borgere og samarbejdspartnere skal øges. Der skal bruges digital kommunikation med andre offentlige myndigheder. Hvis en borger/virksomhed henvender sig pr. besvares som udgangspunkt via . Personrelateret post må dog kun besvares via sikker . Har borgeren/virksomheden ikke en sikker e- mail postkasse, besvares som alm. papirpost. Indkomne s, der vedrører sager fra borgere, virksomheder mv., kvitteres/besvares samme dag eller senest dagen efter. Der bliver sendt en standardiseret besked (et autosvar) fra hovedpostkassen og de enkelte afdelingspostkasser om, at henvendelsen er modtaget og vil blive behandlet på normal vis. [10]

11 Den videre ekspedition har ikke højere prioritet end post modtaget på papir. Posten behandles herefter ifølge afdelingens/institutionens procedure for papirpost og Nyborg Kommunes generelle svarfrist på 14 dage. s, der er modtaget i kommunens hovedpostkasse, videresendes til de respektive afdelingspostkasser. Postfordeleren i afdelingen videresender ene til relevant sagsbehandler. Sagsbehandleren journaliserer en i KMD Sag EDH. Denne procedure kan tilrettes i de enkelte afdelinger, således at det evt. kan være postfordeleren, der journalisere en. s, der er modtaget direkte hos sagsbehandleren, journaliseres i KMD Sag EDH af sagsbehandleren. s, der ikke vedrører en selv, videresendes til rette sagsbehandler. BEMÆRK Vedhæftede filer i s skal journaliseres særskilt, hvis disse skal kunne søges særskilt efterfølgende Udgående s Udgående s, der vedrører sagsbehandlingen, skal registreres/gemmes i KMD Sag EDH umiddelbart efter afsendelsen. VIGTIGT Det er vigtigt, at alle sagsrelevante s journaliseres i KMD Sag EDH på lige fod med andet modtaget post ellers mistes det fulde sagsoverblik Fax Fax sidestilles med papirpost og skannes og viderebehandles efter reglerne herom Dagens Post De skannede dokumenter, som sendes til postfordeleren i de enkelte afdelinger (Dagens post) skal tømmes og behandles hver dag. Senest kl. 12 dagen efter skal dagens skannede post være registreret og fordelt, således at den centrale postliste kan genereres og udgives på kommunens hjemmeside. Dagens Post skal fremfindes via en søgning i KMD Sag EDH Værdipost Sekretariatet fører en liste over indgåede breve med kontanter, checks og lignende jf. kommunens regnskabsregulativ. Listen underskrives af poståbneren afleveres sammen med værdierne i Økonomiafdelingen, som registrerer disse i kommunens bogholderi. [11]

12 4.5 Opgaver i forbindelse med postfordelingen Postfordelerens opgave Det er postfordelerens opgave i de enkelte afdelinger at læse de elektroniske dokumenter og sende dem videre til de enkelte sagsbehandlere. Dette gøres ved at ændre sagsbehandlerens initialer Sagsbehandlerens opgave i forbindelse med posten Sagsbehandleren skal dagligt søge, læse og navngive Dagens Post. Dokumenterne skal herefter tilknyttes til en allerede eksisterende sag, eller der skal oprettes en ny sag. Dokumenterne skal være navngivet og tilknyttet sag senest næste dag. Er sagsbehandleren ikke til stede, skal dennes stedfortræder navngive dokumentet i overskrift. Hvis der ikke tages handling på dokumentet med det samme, må Dagens Post ikke fjernes i beskrivelsesfeltet. Dette fjernes af sagsbehandler, når denne har foretaget sagsbehandling. 4.6 Postliste Sekretariatet har ansvar for postlisten til hjemmesiden. Denne trækkes hver eftermiddag for den forudgående dag. Postlisten er et udtræk af de indgåede dokumenter, der er journaliseret som offentlige i KMD Sag EDH. Til postlisten udtrækkes følgende felter: Sagsnr. Overskrift Dokumentnr. Afsenders navn (dokument vedr) Afdeling Sagsbehandlernavn Sagsbehandlerne er ansvarlige for, at de nævnte felter er udfyldt korrekt. Felterne skal udfyldes kort og præcist. Når feltet overskrift udfyldes, er det nødvendigt at tænke i formidling. Overskriften skal kunne forstås, uden at læseren har nogen forudsætninger for at kende til sagen. Man bør derfor undgå interne udtryk og forkortelser. Sagsbehandleren skal tage stilling til om dokumentet er: Offentlig (Alle åbne dokumenter, der må komme på åben postliste) Følsom (Anvendes til dokumenter, der ikke skal på postliste) fx. personsager Fortrolig (Bruges til fx kontraktudkast, køb/salg af fast ejendom ol., der skal på lukket postliste) Intern (Bruges til alle interne dokumenter + øvrige som ikke skal på postliste) [12]

13 Inden postlisten offentliggøres på hjemmesiden, gennemgår Sekretariatet listen. Dette sker for at fange eventuelle fortrolige oplysninger, der fejlagtigt måtte være kommet med. 5. Journalisering 5.1 Generelt En af hovedårsagerne til at indføre ESDH er ønsket om, at kunne dokumentere kommunens virksomhed på systematisk vis. En forudsætning for at kunne leve op til dette er, at al dokumentation registreres og opbevares efter ensartede retningslinjer og systematiske metoder i ESDH-systemet. Dette betyder, at sagsbehandleren ikke må gemmes dokumenter på de centrale drev (F-/ og H- drev mfl.), når sagsbehandleren er oprettet i KMD Sag EDH. 5.2 Journalisering I princippet er alt, hvad vi foretager os i en administrativ arbejdsgang, en sag, og skal derfor registreres i ESDH-systemet. Alle opgaver kan med fordel dokumenteres på systematisk vis, hvad enten de udføres med baggrund i et lovkrav eller ud fra et ønske om genfinding, vidensdeling eller statistik. Der vil dog være en række hændelser, som falder uden for. Det kan typisk være: generel information eller vejledning via telefon, , brev, personlig henvendelse med navngiven borger medmindre informationen er omfattet af den generelle notatpligt generel anonym udsendelse eller udlevering af blanketter, ansøgningsskemaer og lignende materiale modtaget informations- /reklamemateriale, som ikke kræver sagsbehandling intern mailudveksling om procedurer uden betydning for sagen. Bemærk dog, at sagsforløbet kan være væsentligt at have dokumenteret. 5.3 En sag skifter karakter Hvis en henvendelse resulterer i, at der skal træffes en principbeslutning, som kan få indflydelse på fremtidige henvendelser, skal der oprettes en ny sag. Henvendelsen fra borgeren og selve svaret vil være én sag, og den principielle afgørelse vil være en ny sag. 5.4 Specielt vedr. Acadre (gl. esdh-system) Dataene fra Acadre konverteres til KMD Sag EDH i løbet af foråret Oprettelse af sager og dokumenter Uanset om en sag er elektronisk eller papirbaseret består en sag dels af et sagsomslag med oplysninger om sagen og dels af selve de dokumenter, der indgår i sagen. [13]

14 6.1 Oprettelse af sager Sagsbehandleren opretter sager på alle egenproducerede dokumenter, s og post, der er skannet til egen postkasse eller afleveret direkte til sagsbehandleren, hvis der ikke findes en sag i forvejen. Det er vigtigt at undgå at skrive forkortelser i teksten ved oprettelse af sager og dokumenter, da det kan give problemer, når disse skal genfindes via søgning. Det er sagsbehandlerens pligt at sørge for, at sagen altid er korrekt opdateret og berigtige eventuelle urigtigheder fx hvis en sag er oprettet med forkert journalnummer eller sagen har ændret karakter, så journalnummeret skal ændres. Undersøg altid, om der findes en sag i forvejen Det er vigtigt, at den elektroniske sag er komplet, dvs. at ALT til den pågældende sag er registreret i ESDH-systemet også papirdokumenter. 6.2 Sagstyper I Nyborg Kommune arbejdes efter enkeltsagsprincippet. En enkeltsag defineres som de oplysninger, der ligger til grund for en beslutning. Der findes to typer af sager: Systemsager Organisatoriske sager Systemsager Systemsager er personsager, der er hægtet op på et KMD-fagsystem eller sagstyper oprettet over 100.xxx.xxx/700.xxx.xxx. Alle personsager skal oprettes på det cpr. nr., som sagen drejer sig om, eksempelvis skal børnesager oprettes på barnets cpr. nr. Begge forældre tilknyttes sagen under fanebladet Parter, jf. gældende lovgivning. Organisatoriske sager Organisatoriske sager er bygget op omkring KL-journalplanen. Et færdigt journalnummer, skal indeholde en sagstype og en funktionsfacet. Der er stikordsopslag i ESDH-systemet, således det er forholdsvist enkelt at fremfinde korrekt journalnummer. I KL-journalplanen er indarbejdet de gældende regler for bevaring og kassation. Bevarings- og kassationsvurderingen sker ved hjælp af den funktionsfacet, der anvendes på den pågældende sag. Facetten er desuden væsentlig, da den er med til at beskrive den administrative handling i sagen ud fra, om det er en klagesag, en principiel sag, en sag om interne retningslinjer-/regler, en sag om aktindsigt eller andet. Ved at der arbejdes ud fra enkeltsagsprincippet, er det nemt for den enkelte medarbejder at finde sager om fx regler eller klager om et emne. Samtidig med bliver sagerne afsluttet løbende, [14]

15 således at kassationsfristen kan træde i kraft og bl.a. Persondatalovens bestemmelser kan overholdes. Hvis en henvendelse handler om to eller flere emner, skal der oprettes en sag for hvert emne. Fx en henvendelse om ansøgning om byggetilladelse og klage over sagsbehandlingen. Der oprettes derfor en sag om byggetilladelsen og en sag på klagen over sagsbehandlingen. Eksempler: Alle henvendelser til et bestemt sagsområde (fx beboerklagenævnet) skal oprettes som enkelte sager ikke som én stor sag med 999 dokumenter på. Der skal laves én sag for hver henvendelse/problematik, der måtte være omkring en bestemt børnehave der oprettes ikke en generel sag for hver børnehave. En sag om opførelse af et plejehjem oprettes som enkeltsager fx en sag om lokalplanlægning, en sag om projektering, en sag om selve byggeriet osv. Sagen deles med andre ord op i delemner (enkeltsager) og sagerne kan evt. knyttes sammen via sagshenvisninger. Hvis systemet bliver opbygget på denne måde, vil det være et godt værktøj til at søge information om fx: Hvor mange klager der er modtaget på de enkelte områder Hvor mange sager af en bestemt type, afdelingen arbejder med i øjeblikket. KL-journalplanen bliver ajourført via KMD Sag EDH. [15]

16 Udfyldelse af sagsforside Kategori: Overskrift: Sag vedr.: Personnummer: CVR-nummer: Skal vælges. Står som udgangspunkt i systemsager Skal udfyldes. (Systemsager navngives automatisk) Skal udfyldes Anvendes på personsager Anvendes på sager, der direkte kan henføres til en virksomhed Produktionsenhedsnr. Anvendes på sager vedr. egne institutioner Ejendomsnummer: Anvendes på sager, der direkte kan henføres til en ejendom Frit: Anvendes på sager, der ikke kan henføres til en af ovenstående Beskrivelse: Kan udfyldes Sagstype: Skal udfyldes. Er udfyldt på sager oprettet af fagsystemet Funktionsfacet: Skal udfyldes på organisatoriske sager (bestemmer kassation) Kassation: Skal udfyldes (se nedenfor) Henvisning: Skal udfyldes, hvis der eksisterer en papirsag Sikkerhedsenhed: Styres af fagsystemet for systemsager. For organisatoriske sager skal der tages stilling, hvis du har adgang til flere sikkerhedsmæssige enheder Brugerstyret adgang: Bruges kun i særtilfælde (eksempelvis sag på kollega). Papirdokumenter I forbindelse med sagsbehandlingen kan der være behov for registrering af papirdokumenter, der ikke kan skannes. Disse registreres på den elektroniske sag som et papirdokument. Herudover registreres det på sagen, hvor papirdokumentet opbevares. Gul lap på sager Gul lap må kun bruges på sagsniveau og må ikke indeholde sagsrelevante oplysninger. Der er ikke aktindsigt i den gule lap. Gul lap kan slettes. Husk navn og dato på alle gule lapper. [16]

17 6.3 Advis (erindring) Ved oprettelse af en sag eller igennem sagsbehandlingen skal ESDH-systemets erindringsmuligheder anvendes. Advisfanebladet på sagsprofilen skal bruges i forbindelse med registrering. Når advisfanebladet anvendes, skal den enkelte sagsbehandler fremsøge erindringen via advis. Det betyder, at erindringen kan være en hjælp til overholdelse af svarfrister, høringsfrister, tidsfrister i øvrigt samt almindelig opfølgning på igangværende sager. Hændelser sættes til: Ubehandlet (når man ikke er startet på at behandle erindringen) I gang (når man starter op på at behandle erindringen) Færdig (når erindringen er afsluttet). Erindringer må ikke slettes, men skal afsluttes. Dette giver et overblik over, hvad der er sket i sagen (historik). I forbindelse med modtagelse af post fremgår det, at hver medarbejder skal sikre, at der er en stedfortræder til at overtage posten i forbindelse med fravær. Dette princip er også gældende omkring sager og erindring. Det betyder, at stedfortræderen både skal tjekke post og sager i erindring. Stedfortræderen skal selv fremfinde sagerne ved hjælp af advis. 6.3 Kassationsfrister Der er følgende standard kassationsfrister i systemet: K = Kan kasseres K5 = Kan kasseres efter 5 år fra afslutningsdato K10 = Kan kasseres efter 10 år fra afslutningsdato K20 = Kan kasseres efter 20 år fra afslutningsdato B = Bevares Det er vigtigt at ændre kassationsfristerne på personsagsområdet til K10 (10 år). Desuden skal alle sager, hvor personnummeret starter med 01 ændres til B (Bevares). [17]

18 Statens Arkiver og KL har i samarbejde udarbejdet en vejledende bevarings og kassationsliste, som kommunerne kan anvende ved oprydning af arkiver. Listen skal ses som en hjælp til at konkretisere bestemmelserne i bevaringsbekendtgørelsen nr Guldlisten er vedlagt som bilag Oprettelse af dokument Når dokument oprettes via fanebladet dokumenter, vil dokumentet automatisk ligge på sagen. Dokumenttyper Der er følgende dokumenttyper i systemet: Indgående (anvendes på skannede dokumenter, s, fax mv.) Udgående (anvendes på udgående breve, s, fax mv.) Intern (anvendes på øvrige dokumenter fx. rapporter, vejledninger ol.) Udfyldelse af dokumentoplysninger: Klassifikation - I forhold til Offentlighedsloven Aktindsigt - I forhold til Forvaltningsloven. Overskrift: Dokument vedr.: Personnummer: Ejendomsnummer: CVR-nummer.: Frit: Dokumenttype: Dokumentkategori: Mediekanal: Skal udfyldes Skal udfyldes med afsender/modtager Anvendes på dokumenter, der direkte kan henføres til en person Anvendes på dokumenter, der direkte kan henføres til en ejendom Anvendes på dokumenter, der direkte kan henføres til en virksomhed Anvendes på dokumenter, der ikke kan henføres til en af ovenstående Skal udfyldes jf. ovenstående Kan udfyldes Anvendes ikke pt. [18]

19 Klassifikation (i forhold til postliste): Fristdato: Beskrivelse: Afdeling: Sagsbehandler: Sikkerhedsenhed: Brugerstyret adgang: Kopimodtager: Der skal tages stilling til, om dokumentet er offentligt (åbent for offentligheden), fortroligt eller intern (lukket for offentligheden). Som udgangspunkt er alle skannede dokumenter intern. Værdien følsom må ikke anvendes. Anvendes ikke pt. Kan udfyldes med en uddybende beskrivelse Er forudfyldt (kan ændres) Er forudfyldt (kan ændres) Der skal stilling til dette, hvis du har flere sikkerhedsmæssige enheder Bruges kun i særtilfælde (eksempelvis sag på kollega) Kan anvendes til orientering. Må ikke anvendes, hvis der skal tages handling. Fanebladet parter Fanebladet parter anvendes kun på sager. 6.5 Registrering af dokumenter Når et dokument oprettes elektronisk hos sagsbehandleren, skal denne sørge for, at dokumentet tilknyttes en sag. Tilknytningen skal ske uanset om dokumentet skal sendes eller ej. Det er også uden betydning, om afsendelse af dokumentet sker via papirpost, eller fax. Der kan også være behov for at registrere papirdokumenter, der ikke kan/skal skannes fx kort, tegninger osv. Disse registreres på den elektroniske sag som et papirdokument. Herudover registreres det på sagen, hvor papirdokumentet opbevares (evt. i en papirsag) samt hvis papirdokumentet (papirsagen) udlånes/tilbageleveres. Godkendelse af dokumenter Alle udgående dokumenter skal godkendes, når dokumentet er afsendt af hensyn til retsgyldigheden. HUSK at tjekke om dokumenttitlen er sigende, før du godkender. Når et dokument er godkendt, kan der ikke længere redigeres i det. Superbrugerne kan ophæve godkendelsen. Tilknyt dokument fast Dokumenter skal tilknyttes fast til sagen, og herefter kan de ikke længere fjernes. Dokumentet kan redigeres indtil det er blevet godkendt. DET ER VIGTIGT AT GODKENDE DOKUMENTERNE VED AFSENDELSE, DA DET ER VORES DOKUMENTATION FOR, AT DOKUMENTET ER AFSENDT (LOGGEN). [19]

20 6.6 Digitale billeder, lydfiler og grafiske filer Digitale billeder og grafiske fremstillinger indgår i større og større udstrækning i kommunens produktion af dokumenter. Ofte er der tale om filer, der fylder meget. I de tilfælde, hvor et billede, lydfil eller grafisk fil indgår i afgørelsen af en sag, skal den digitale fil gemmes på ESDH-sagen. Format og opløsning skal tilpasses i forhold til den sag, den knyttes til. Det grafiske filformat skal altså gemmes i en version, hvor det fylder mindst muligt, men stadig i en kvalitet, der kan indgå som dokumentation i sagen. Når et digitalt billede, en grafisk fil eller en lydfil knyttes på en sag i ESDH-systemet, skal hver enkelt fil forsynes med de oplysninger, som gælder for registrering af dokumenter. Begræns lagring af billeder, lydfiler og grafiske filer i ESDH-systemet til det, der er absolut nødvendigt for dokumentation af sagens behandling og afgørelse. 6.7 Arkivering og kassering af sager og dokumenter Sagsbehandleren har ansvaret for at lukke sagen. Sagen lukkes ved at ændre sagsstatus til Passiv. Hvis en sag fejlagtigt er blevet passivført, så kan sagsbehandleren selv ændre sagsstatus på sagen, så den igen bliver til at arbejde. Det tjekkes, om der også er fysiske dokumenter i en sag jf. afsnittet papirdokumenter, som samtidig skal arkiveres på et decentralt arkiv i en papirsag. Fysiske dokumenter, skal være registreret på sagen, så de altid kan genfindes. Sletning af sager Hvis du ønsker en sag slettet, kan du i overskriften foran navnet skrive Slet mig, så det tydeligt fremgår, at sagen ikke er aktuel (fejloprettet). Dokumenterne kan ikke fjernes fra en sag, hvis de er fast tilknyttede, men superbrugeren kan ophæve dette. Dokumenterne kan herefter tilknyttes en anden sag, hvis de stadig er aktuelle. Sletning af dokumenter Hvis du ønsker at slette et dokument, skriver du Slet mig foran dokumentnavn. Det forklarer andre, at dokumentet ikke er aktuelt (fejloprettet). Afdelingens superbruger opretter hvert år en sag med kassationskoden K5, der fungerer som afdelingens fælles Papirkurv. Det er denne sag, som du skal tilknytte dokumenter, du ønsker at slette. 6.8 Dataindsigt Borgerne kan anmode om dataindsigt efter Persondataloven om de oplysninger, som kommunen har registreret om den pågældende borger i de elektroniske registre og EDB systemer. Anmodning om dataindsigt rettes til Borgerservice, men superbrugeren i både Borgerservice, Social og Sekretariatet har rettighed til at foretage et udtræk til dataindsigt. [20]

21 6.9 Mellemarkivet e-arkivet Mellemarkiverne og e-arkivet blev oprettet som led i kommunalreformen pr. 1. januar 2007 og forventedes opretholdt i maksimalt fem år. Dette betyder, at mellemarkiverne og dermed også e- arkivet lukker med udgangen af Kommunen kan frem til 15. december 2011 downloade elektroniske sager fra e-arkivet. Tilsvarende vil det være muligt indtil denne dato at rekvirere sager (K-sager), som ikke er afleveret til Statens Arkiver. K-sager kan ikke afleveres, hvorfor de efter 15. december 2011 vil blive kasseret. Bevaringsværdige sager fra det gl. Fyns Amt afleveres til Statens Arkiver i 3. kvartal 2011, hvorefter de kun kan rekvireres ved henvendelse til Statens Arkiver. Administratorfunktionen i forhold til e-arkivet er placeret i Sekretariatet. 7. ESDH-organisation Sekretariatet er systemejer af KMD Sag EDH. Den tekniske drift og ansvaret for overholdelse af sikkerheden i ESDH-systemet varetages af IT-afdelingen. Ansvaret for ESDH-systemets funktionalitet og anvendelse, herunder retningslinjer for sikkerhed samt fremtidig udvikling af systemet, er placeret i Sekretariatet med assistance fra superbrugerne. Den ESDH-ansvarlige i Sekretariatet har det overordnede ansvar for den løbende revision af ESDH-håndbogen. Den ESDH-ansvarlige i Sekretariatet og superbrugerne har kontakten i forhold til leverandøren af systemet. Ændringsønsker til systemet fra medarbejderne indsamles af superbrugerne og videregives til systemejer og systemansvarlige. Superbrugerne udfører kvalitetstjek på oprettede sager i systemet, således at det sikres, at de ensartede retningslinjer overholdes. 7.1 Superbrugere Til at varetage den daglige support lokalt er der udpeget superbrugere i afdelingerne. Oversigt over superbrugere Se bilag Brugeroprettelse og uddannelse af nyansatte For at kunne bruge ESDH-systemet, skal man oprettes som bruger. Dette sker i forbindelse med den ordinære brugeroprettelse ved IT-afdelingen via autorisationsskemaet. Introduktion af nyansatte foretages af superbrugerne i de enkelte afdelinger. Såfremt der er behov for det, vil der blive tilbudt kurser. Disse kurser planlægges og gennemføres af superbrugerne i kommunen. [21]

22 8. Udvalgsbehandling KMD Sag Dagsorden KMD Sag Dagsorden skal anvendes ved udfærdigelse af dagsordener til nedenstående politiske udvalg samt administrative udvalg m.fl.: Byråd Økonomiudvalg Social- og Familieudvalg Sundheds- og Ældreudvalg Skole- og Dagtilbudsudvalg Kultur- og Fritidsudvalg Teknik- og Miljøudvalg Beskæftigelsesudvalg Erhvervsudvalg o Ad-hoc udvalg o Folkeoplysningsudvalg o Klagerådet o Grønt Råd o Det lokale beskæftigelsesråd o Beredskabskommissionen o Direktionsmøder o Chefgruppemøder o MED-udvalg Der kan være yderligere udvalg, råd og nævn, som med fordel kan oprettes i dagsordenssystemet. 8.1 Oprettelse af udvalg, møder og medlemmer Hvert udvalg har en ansvarlig dagsordenssamler, der skal sørge for at planlagte møder er oprettet i systemet. Byrådspolitikerne oprettes af sekretariatet, hvorimod øvrige mødedeltagere oprettes af dagsordenssamlerne. Bemærk det er kun nødvendigt at oprette en person én gang i systemet, hvorefter de kan tilknyttes forskellige udvalg. 8.2 Udfærdigelse af dagsordenspunkter Sagsbehandleren udfærdiger et dagsordenspunkt i KMD Sag EDH under det rette journalnummer (KL-nummer) og relevante bilag tilknyttes. Sagsbehandleren skal udforme dagsordenpunktet således, at det tydeligt fremgår, hvad der skal tages stilling til. Dagsordenssystemet er opbygget således, at sagsbehandleren skal udfylde tre forskellige afsnit: Sagsfremstilling Økonomiske konsekvenser [22]

23 Indstilling Disse tre afsnit skal altid udfyldes. Såfremt der fx ingen økonomiske konsekvenser er, skrives dette. Derudover skal den enkelte sagsbehandler tage stilling til, i hvilket udvalg sagen skal besluttes. Åbne/lukkede punkter Som udgangspunkt er alle punkter åbne. Der er dog følgende undtagelser: Sager, hvis afgørelse forudsætter en bedømmelse af personlige forhold Sager om køb og salg af fast ejendom Overslag og tilbud vedr. bygningsarbejder og leverancer. Godkendelse Dagsordenspunktet sættes på dagsorden ved aktuelle udvalgs mødedato. Punktet sendes via et link til godkendelse ved nærmeste chef. Når endelig godkendelse foreligger (og evt. rettelser er foretaget) meldes punktet klar til dagsorden. Så snart punktet er meldt klar til dagsorden, kan sagsbehandleren ikke længere redigere i punktet. Når dagsorden er godkendt af dagsordenssamler, kan der ikke længere tilføjes punkter til dagsorden. Advis Sagsbehandleren skal huske at afkrydse, hvis der ønskes advisering via advis, når der er truffet beslutning i sagen Deadlines politiske udvalg Udvalg: Frist for aflevering af punkter til kø: Publiceres via Politikerweb: Byråd Tirsdag før mødet kl. 12 Torsdag før mødet Økonomiudvalg Tirsdag før mødet kl. 12 Torsdag før mødet Social- og Familieudvalg Tirsdag før mødet kl. 12 Torsdag før mødet Sundheds- og Ældreudvalg Tirsdag før mødet kl. 12 Torsdag før mødet Skole- og Dagtilbudsudvalg Tirsdag før mødet kl. 12 Fredag før mødet Kultur- og Fritidsudvalg Tirsdag før mødet kl. 12. Fredag før mødet Teknik- og Miljøudvalg Torsdag 2 uger før mødet kl. Torsdag før mødet [23]

24 12 Beskæftigelsesudvalg Tirsdag før mødet kl. 12 Torsdag før mødet Erhvervsudvalg Tirsdag før mødet kl. 12 Torsdag før mødet Baggrunden for at fristen for aflevering af punkter til dagsorden er sat til mandag/tirsdag er, at dagsordenerne skal drøftes på direktionsmøderne om onsdagen. Punkter, der knyttes til dagsorden efter sidste frist, vil som udgangspunkt ikke komme med på den aktuelle dagsorden. Hvor fristen af nødvendige årsager alligevel må overskrides, skal dette aftales med dagsordenssamleren Deadlines øvrige udvalg m.fl. Punkter til øvrige udvalg m.fl. sættes på dagsorden efter aftale med aktuel dagsordenssamler Offentliggørelse af dagsorden Den fulde dagsorden (åben/lukket) inkl. bilag publiceres på den lukkede del af Politikerweb, hvor kun politikere, chefer, Sekretariatet og udvalgte medarbejdere har adgang. Dagsorden til både åben og lukket Politikerweb publiceres samtidigt via systemet Offentliggørelse af referat Referatet fra mødet skrives og udsendes af dagsordensamleren samt offentliggøres på PolitikerWeb og hjemmesiden. Reglerne for besvarelse af sagerne se bilag 6 Administrativ procedure ved udvalgsbehandling af sager [24]

25 Retningslinjerne er et dynamisk dokument, som hele tiden skal udvikles og opdateres. Har du rettelser/bemærkninger til håndbogen, kan disse sendes til Sekretariatet på Torvet Nyborg Godkendt af styregruppen 4. marts 2010 [25]

Arbejdsgange og retningslinier vedr. brug af KMD-SAG-EDH

Arbejdsgange og retningslinier vedr. brug af KMD-SAG-EDH FAABORG-MIDTFYN KOMMUNE Arbejdsgange og retningslinier vedr. brug af KMD-SAG-EDH KMD-sag-edh Side 1 af 10 MÅL MED ELEKTRONISK DOKUMENTHÅNDTERING 4 AFGRÆNSNING 4 SIKKERHED 4 DOKUMENTER 5 Dokumentdefinition

Læs mere

HÅNDBOG FOR GULDBORGSUND KOMMUNE ACADRE

HÅNDBOG FOR GULDBORGSUND KOMMUNE ACADRE HÅNDBOG FOR GULDBORGSUND KOMMUNE ACADRE Indledning 3 Brug af Acadre 4 Formål 4 Overordnede mål: 4 Konkrete mål: 4 Udviklingsmål (fremtidigt mål) 5 Hvem har adgang til hvad? 5 Adgang og misbrug 5 Postmodtagelse

Læs mere

Håndbog for Elektronisk Sags- og Dokument Håndtering i Ærø Kommune KMD Sag EDH og KMD Sag Dagsorden

Håndbog for Elektronisk Sags- og Dokument Håndtering i Ærø Kommune KMD Sag EDH og KMD Sag Dagsorden ÆRØ KOMMUNE Håndbog for Elektronisk Sags- og Dokument Håndtering i Ærø Kommune KMD Sag EDH og KMD Sag Dagsorden Sagsnr: 492-2008-20946 1/21 Indholdsfortegnelse Indhold Indledning... 4 Brug af KMD Sag EDH

Læs mere

Titel Nr. Udgave dato. Udarb. af Godkendt af Gyldighed Erstatter nr. Udgave dato

Titel Nr. Udgave dato. Udarb. af Godkendt af Gyldighed Erstatter nr. Udgave dato Kvalitetsstyringshåndbog for Natur området Styring af registreringer, herunder sagsakter T2 03.09.07 Formål Afgrænsning At sikre følgende: * At registreringer i sager styres, dvs. journaliseres systematisk,

Læs mere

DIGITAL SAGSBEHANDLING DEN ELEKTRONISKE SAG

DIGITAL SAGSBEHANDLING DEN ELEKTRONISKE SAG DIGITAL SAGSBEHANDLING DEN ELEKTRONISKE SAG Kommunernes sagsbehandling digitaliseres i stigende grad. Det gælder ikke kun sagernes behandling internt, men også kommunikationen med borgere og virksomheder.

Læs mere

Retningslinjer. for brug af

Retningslinjer. for brug af Retningslinjer for brug af Version 1 / Godkendt af styregruppen 29. november 2011 Brugerhåndbogen vedligeholdes af Center for IT og Digitalisering Ændringsønsker afleveres til superbrugerne Kære bruger.

Læs mere

Eksempel 1: Kvalitetskontrol ved stikprøver og opslag i it-systemet

Eksempel 1: Kvalitetskontrol ved stikprøver og opslag i it-systemet Procedurer for kvalitetskontrol 3 eksempler ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- Eksempelsamlingen

Læs mere

E-MAILPOLITIK FOR NORDJYLLANDS AMT

E-MAILPOLITIK FOR NORDJYLLANDS AMT E-MAILPOLITIK FOR NORDJYLLANDS AMT 1 Indledning Nordjyllands Amt har som mål at skabe en åben og digital forvaltning, hvor borgere og erhvervsliv sættes i centrum med døgnåbne selvbetjeningstjenester på

Læs mere

Captia - kvik guide Personalesager

Captia - kvik guide Personalesager Captia - kvik guide Personalesager 05-05-2015 Aalborg Universitet, HR-afdelingen HR@adm.aau.dk Indhold Inden du går i gang... 1 Søg efter en medarbejder (på C-adressat)... 1 Opret C-adressat... 2 Oprettelse

Læs mere

Cirkulære om anmeldelse og godkendelse af statslige it-systemer Hvad er nyt?

Cirkulære om anmeldelse og godkendelse af statslige it-systemer Hvad er nyt? Cirkulære om anmeldelse og godkendelse af statslige it-systemer Hvad er nyt? Ved specialkonsulent Mette Hall-Andersen Overordnede ændringer i cirkulæret Et samlet regelsæt for alle typer af itsystemer

Læs mere

Retningslinier for postlister i Faaborg-Midtfyn Kommune.

Retningslinier for postlister i Faaborg-Midtfyn Kommune. Retningslinier for postlister i Faaborg-Midtfyn Kommune. Formål Formålet med åbne postlister er at skabe åbenhed i forhold til kommunens arbejde. Postlisterne er en service til samarbejdspartnere, borgere

Læs mere

KATALOG STATENS ARKIVERS KURSER, KONFERENCE OG ARKIVNETVÆRK

KATALOG STATENS ARKIVERS KURSER, KONFERENCE OG ARKIVNETVÆRK KATALOG STATENS ARKIVERS KURSER, KONFERENCE OG ARKIVNETVÆRK 2015 VÆR MED TIL AT GIVE FREMTIDEN EN FORTID SIDE TITEL MÅLGRUPPE 4 ARKIVLOVEN OG DEN OFFENTLIGE FORVALTNING Alle myndigheder 5 DET DIGITALE

Læs mere

Minivejledning til overblik og oprydning af manuelle sager i KMD Sag

Minivejledning til overblik og oprydning af manuelle sager i KMD Sag Minivejledning til overblik og oprydning af manuelle sager i KMD Sag Vejledning er skrevet til den KMD Sag ansvarlige. Det forudsættes at personen har de rigtige autorisationer, de rigtige systemer installeret

Læs mere

Udkast til: Cirkulære om anmeldelse og godkendelse af it-systemer

Udkast til: Cirkulære om anmeldelse og godkendelse af it-systemer Udkast til: Cirkulære om anmeldelse og godkendelse af it-systemer I medfør af 3, stk. 2, og 5, stk. 1 samt 10 i bekendtgørelse nr. 591 af 26. juni 2003 om offentlige arkivalier og offentlige arkivers virksomhed

Læs mere

Retnings. for arkivering

Retnings. for arkivering Retnings linjer for arkivering Indhold Retningslinjer for arkivering i Københavns Kommune 5 1. Hvorfor arkiverer vi og hvem gør det? 6 1.1 Hvorfor arkiverer vi? 6 1.2 Hvad arkiverer vi? 6 1.3 Hvem arkiverer?

Læs mere

Sikring af kvalitet i ESDHsystemer. Rigsarkivet 7-netværksmøde 25. august 2015

Sikring af kvalitet i ESDHsystemer. Rigsarkivet 7-netværksmøde 25. august 2015 Sikring af kvalitet i ESDHsystemer i drift Rigsarkivet 7-netværksmøde 25. august 2015 Baggrund for ESDH-drift og udvikling i Vejle Stadsarkiv Januar 2009 fra projekt til drift Hidtil i direktionssekretariatet

Læs mere

Solrød Kommunes supplerende kravspecifikation, som uddyber og præciserer kraven

Solrød Kommunes supplerende kravspecifikation, som uddyber og præciserer kraven Solrød Kommunes supplerende kravspecifikation, som uddyber og præciserer kraven Krav Beskrivelse Prioritet Krav opfyldt -krav til integration med fagsystemer 3.1.1 3.1.2 3.1.3 3.1.4 Ejendoms- og Miljødatabasen,

Læs mere

Acadre - hvorfor og hvordan

Acadre - hvorfor og hvordan Intern kommunikation Acadre - hvorfor og hvordan Generelle retningslinjer Kvalitet Døgnet Rundt Administrationen Indholdsfortegnelse Forord...s. 3 Hvorfor journalisere...s. 4 Hvem opretter sager...s. 5

Læs mere

c a d r e M M Version 4.2.0 Retningslinjer for brug af Acadre MM

c a d r e M M Version 4.2.0 Retningslinjer for brug af Acadre MM c a d r e M M Version 4.2.0 Retningslinjer for brug af Acadre MM Indledning... 3 Opret et dagsordenspunkt... 3 Tilknyt bilag til dagsordenspunktet... 4 Placer dagsordenspunktet i kø til dagsordenen...

Læs mere

Vejledning om e-arkivet - sagsområderne Teknik, Vej og Miljø

Vejledning om e-arkivet - sagsområderne Teknik, Vej og Miljø Vejledning om e-arkivet - sagsområderne Teknik, Vej og Miljø Hvordan fungerer e-arkivet - sagsområderne Teknik, Vej og Miljø i praksis? Hvordan anvendes funktionerne?. Dette og meget mere gives der svar

Læs mere

Notat. Omstilling til edag - handlingsplan. Projektets formål og succeskriterier. edag arbejdsgruppen. IT-Kontoret. edag i Aalborg Kommune

Notat. Omstilling til edag - handlingsplan. Projektets formål og succeskriterier. edag arbejdsgruppen. IT-Kontoret. edag i Aalborg Kommune Notat Til: edag arbejdsgruppen Kopi til: Fra: IT- Dato: 28.04.2003 Vedr.: edag i Aalborg Kommune Mandag d. 1. september 2003 er fastsat som edag for alle offentlige myndigheder. edag er aftalt mellem regeringen,

Læs mere

Forretningsorden for landsstyrelsen i Ungdommens Røde Kors 2014/2015

Forretningsorden for landsstyrelsen i Ungdommens Røde Kors 2014/2015 Forretningsorden for landsstyrelsen i Ungdommens Røde Kors 2014/2015 DENNE FORRETNINGSORDEN Forretningsorden 1. Landsstyrelsen (LS) fastsætter selv sin interne forretningsorden jf. vedtægterne. Forretningsordenen

Læs mere

Automatisk og obligatorisk tilslutning. Hvis du blev tilmeldt Digital Post inden 1. november 2014. Mulighed for fritagelse

Automatisk og obligatorisk tilslutning. Hvis du blev tilmeldt Digital Post inden 1. november 2014. Mulighed for fritagelse Automatisk og obligatorisk tilslutning 1. november 2014 blev det lovpligtig at være tilsluttet Digital Post fra det offentlige. Denne dato skete der derfor en automatisk og obligatorisk tilslutning for

Læs mere

KATALOG RIGSARKIVETS KURSER, KONFERENCE OG ARKIVNETVÆRK VÆR MED TIL AT GIVE FREMTIDEN EN FORTID

KATALOG RIGSARKIVETS KURSER, KONFERENCE OG ARKIVNETVÆRK VÆR MED TIL AT GIVE FREMTIDEN EN FORTID KATALOG RIGSARKIVETS KURSER, KONFERENCE OG ARKIVNETVÆRK 2016 VÆR MED TIL AT GIVE FREMTIDEN EN FORTID SIDE TITEL MÅLGRUPPE INDHOLD 4 ARKIVLOVEN OG DET DIGITALE ARKIV FOR STATSLIGE MYNDIGHEDER Statslige

Læs mere

E-mail politik for FOA Nordsjælland

E-mail politik for FOA Nordsjælland E-mail politik for FOA Nordsjælland Da det er FOA Nordsjællands holdning, at vi i størst mulig omfang skal anvende elektronisk kommunikation, har vi udformet en e-mail politik med henblik på at sikre såvel

Læs mere

Mdoc - dit fremtidige ESDH system

Mdoc - dit fremtidige ESDH system Mdoc - dit fremtidige ESDH system Dokumenthåndteringssystemet Mdoc samler alle organisationens dokumenter i ét system. Mdoc håndtere alle typer af dokumenter, e-mails, kontrakter, referater m.v. Samtidig

Læs mere

Acadre - hvorfor og hvordan

Acadre - hvorfor og hvordan Intern kommunikation Acadre - hvorfor og hvordan Generelle retningslinjer Direktionsssekretariatet Indholdsfortegnelse Indhold Forord...s. 3 Hvorfor journalisere...s. 4 Hvem opretter sager...s. 5 Hvem

Læs mere

Telefonbetjening i Randers Kommune

Telefonbetjening i Randers Kommune Telefonbetjening i Randers Kommune Borgeren i centrum også i telefonen Formål Med denne præciserende beskrivelse af telefonbetjeningen i Randers Kommune, er det formålet at udstikke rammerne for, hvordan

Læs mere

God dialog og godt samarbejde på børnehandicapområdet ~ en manual for servicelovens 41, 42 og 84

God dialog og godt samarbejde på børnehandicapområdet ~ en manual for servicelovens 41, 42 og 84 God dialog og godt samarbejde på børnehandicapområdet ~ en manual for servicelovens 41, 42 og 84 Dokumentnr. 993287_2 Sagsnr. 12/12165 Udarbejdet af vije på baggrund af arbejdsgruppeinddragelse Indholdsfortegnelse

Læs mere

Kursusmateriale. Introduktion til Captia. Elektronisk Sags og DokumentHåndtering, ESDH. Aalborg Universitet

Kursusmateriale. Introduktion til Captia. Elektronisk Sags og DokumentHåndtering, ESDH. Aalborg Universitet Kursusmateriale Introduktion til Captia Elektronisk Sags og DokumentHåndtering, ESDH Aalborg Universitet Indhold ESDH projektet på AAU... 3 Captia cirklen... 4 Captia... 5 Navigering... 6 1: Åbne en sag...

Læs mere

Aflevering af kommuner og og regioners digitale data og dokumenter til Statens Arkiver. En generel vejledning til kommunale og regionale myndigheder

Aflevering af kommuner og og regioners digitale data og dokumenter til Statens Arkiver. En generel vejledning til kommunale og regionale myndigheder Aflevering af kommuner og og regioners digitale data og dokumenter til Statens Arkiver En generel vejledning til kommunale og regionale myndigheder Version 3, juni 2011 Indholdsfortegnelse 1. Indledning

Læs mere

Blanketdokumentation LÆ 231 & 235 v1.0 Februar 2011

Blanketdokumentation LÆ 231 & 235 v1.0 Februar 2011 Blanketdokumentation LÆ 231 & 235 v1.0 Februar 2011 Indholdsfortegnelse 1. Indledning... 3 1.1 Baggrund... 3 1.2 Blanketternes anvendelse... 4 1.3 Den papirbaserede arbejdsgang... 5 1.4 Den fremtidige

Læs mere

Betjening af politiske udvalg og Byrådet. Varde Kommune. Sag nr.: 11/4608 # Dok.nr. 41578/13 # Juni 2013 1/11

Betjening af politiske udvalg og Byrådet. Varde Kommune. Sag nr.: 11/4608 # Dok.nr. 41578/13 # Juni 2013 1/11 Betjening af politiske udvalg og Byrådet i Varde Kommune Sag nr.: 11/4608 # Dok.nr. 41578/13 # Juni 2013 1/11 Indholdsfortegnelse Indledning.... 3 Generelt... 3 Ansvar og kompetence... 4 Sagsbehandleren...

Læs mere

Blanketdokumentation LÆ 221 & 225 v1.0 Februar 2011

Blanketdokumentation LÆ 221 & 225 v1.0 Februar 2011 Blanketdokumentation LÆ 221 & 225 v1.0 Februar 2011 Indholdsfortegnelse 1. Indledning... 3 1.1 Baggrund... 3 1.2 Blanketternes anvendelse... 4 1.3 Den papirbaserede arbejdsgang... 5 1.4 Den fremtidige

Læs mere

Introduktion til Digital Post. Februar 2016

Introduktion til Digital Post. Februar 2016 Introduktion til Digital Post Februar 2016 Hvem skal læse dokumentet? Vejledningen er relevant for dig, hvis du har brug for en introduktion til Administrationsportalen i Digital Post og hvad der skal

Læs mere

Blanketdokumentation LÆ 121 & 125 v1.0 Februar 2011

Blanketdokumentation LÆ 121 & 125 v1.0 Februar 2011 Blanketdokumentation LÆ 121 & 125 v1.0 Februar 2011 Indholdsfortegnelse 1. Indledning... 3 1.1 Baggrund... 3 1.2 Blanketternes anvendelse... 4 1.3 Den papirbaserede arbejdsgang... 5 1.4 Den fremtidige

Læs mere

Orientering vedrørende særlig adressebeskyttelse - 2015/2

Orientering vedrørende særlig adressebeskyttelse - 2015/2 Enhed CPR Sagsbehandler GK Sagsnr. 2014-9799 Doknr. 227177 Dato 30. april 2015 Orientering vedrørende særlig adressebeskyttelse - 2015/2 Særlig adressebeskyttelse til personer, som udsættes for trusler

Læs mere

Ansøgning modtaget på: XXX Sendt bekræftelse på modtagelse til ansøger, folder medsendt Oprettet sag i KMD Care

Ansøgning modtaget på: XXX Sendt bekræftelse på modtagelse til ansøger, folder medsendt Oprettet sag i KMD Care Ansøgning om støtte til køb af invalidebil Navn: Adresse: Cpr.nr.: Tlf. Dato: Sagsgang: Ansøgning modtaget på: XXX Sendt bekræftelse på modtagelse til ansøger, folder medsendt Oprettet sag i KMD Care Borger

Læs mere

Effektiv sagsbehandling og hurtig borgerservice

Effektiv sagsbehandling og hurtig borgerservice Effektiv sagsbehandling og hurtig borgerservice 360 Kommuneløsning Med udvidet borgerselvbetjening og tværgående digitale arbejdsgange er kommunen efterhånden blevet borgernes primære kontaktpunkt til

Læs mere

Brugervejledning Digital Post

Brugervejledning Digital Post Brugervejledning Digital Post 1. Forsiden Forsiden af Digital Post er det centrale billede i systemet. Her listes brevene efterhånden som de modtages. De fleste relevante oplysninger vises her. 1.2. Kolonner

Læs mere

Stk. 4 Formanden skal sørge for, at medlemmerne får forelagt de nødvendige oplysninger til bedømmelse af sagerne.

Stk. 4 Formanden skal sørge for, at medlemmerne får forelagt de nødvendige oplysninger til bedømmelse af sagerne. DEFF 15/334 Forretningsorden for DEFF s styregruppe Fastsat i henhold til vedtægter for DEFF af 15. august 2014. Ordinære og ekstraordinære møder, skriftlig behandling 1 Styregruppen udøver sin virksomhed

Læs mere

ESDH-strategi. Sag og Dokument/ESDH anbefalinger til udarbejdelse af lokal strategi i kommunen

ESDH-strategi. Sag og Dokument/ESDH anbefalinger til udarbejdelse af lokal strategi i kommunen ESDH-strategi Sag og Dokument/ESDH anbefalinger til udarbejdelse af lokal strategi i kommunen Indhold Indledning og baggrund for værktøjet 3 Strategiens scope, formål og målsætninger 4 Understøttelse af

Læs mere

vejledning aktindsigt Du har modtaget en anmodning om aktindsigt fra en person, der ikke er part i en sag hvad gør du?

vejledning aktindsigt Du har modtaget en anmodning om aktindsigt fra en person, der ikke er part i en sag hvad gør du? vejledning aktindsigt Du har modtaget en anmodning om aktindsigt fra en person, der ikke er part i en sag hvad gør du? Indhold 1. Indledende bemærkninger 3 2. Procedure for behandling af sager om aktindsigt

Læs mere

Forsendelse af breve med Doc2Mail

Forsendelse af breve med Doc2Mail Forsendelse af breve med Doc2Mail Introduktion Med Doc2Mail kan du aflevere dokumenter fra dine alm. programmer direkte til modtageres digitale postkasse eller til KMD s printerservice. Printerservice

Læs mere

1. Huskeseddel Sagsoprettelse

1. Huskeseddel Sagsoprettelse 1. Huskeseddel Sagsoprettelse Oprette en sag Vælg: Opret Sag i menuen Filer, eller brug genvejen Ctrl + N Når du opretter en sag, danner du som det første et sagsnummer. Der skal vælges en kategori, et

Læs mere

Rehabiliteringsteamet: Retningslinjer og arbejdsopgaver for sagsbehandlerne, de faglige koordinatorer, formanden og projektkoordinatoren

Rehabiliteringsteamet: Retningslinjer og arbejdsopgaver for sagsbehandlerne, de faglige koordinatorer, formanden og projektkoordinatoren Beskæftigelsesudvalget 2012-13 BEU Alm.del endeligt svar på spørgsmål 377 Offentligt Jobcenter Tårnby Rehabiliteringsteamet: Retningslinjer og arbejdsopgaver for sagsbehandlerne, de faglige koordinatorer,

Læs mere

Velkommen. Acadre nyheder. Jørgen Hedegaard, Formpipe Software A/S

Velkommen. Acadre nyheder. Jørgen Hedegaard, Formpipe Software A/S Velkommen Acadre nyheder Jørgen Hedegaard, Formpipe Software A/S 1 Spor 1 ESDH Perspektiver Acadre nyheder Ved Jørgen Hedegård IMPULS 2015 2 Acadre nyheder Agenda Acadre 15 SP2 Forbedringer i CM klienten

Læs mere

Mit Sygefravær. Introduktion til den borgervendte selvbetjeningsløsning. September 2015. Version 1.2

Mit Sygefravær. Introduktion til den borgervendte selvbetjeningsløsning. September 2015. Version 1.2 Mit Sygefravær Introduktion til den borgervendte selvbetjeningsløsning September 2015 Version 1.2 Indholdsfortegnelse Forord... 3 Når en borger bliver sygemeldt... 4 Meddelelser i Mit Sygefravær... 4 Introduktionssiden...

Læs mere

Organisatorisk forankring og proces

Organisatorisk forankring og proces Organisatorisk forankring og proces Effektivisering gennem digitalisering E2012-projektet Odense Kommune 4 strategi forretning teknik Vandfaldsmodel udrulning S P O R Parallelspor strategisk spor forretningsspor

Læs mere

Pensioneringsprocessen for institutioner

Pensioneringsprocessen for institutioner Public Release PENSAB Pensioneringsprocessen for institutioner Indhold 1. Overblik over den samlede proces... 2 2. Start en pensioneringssag for en tjenestemand... 3 2.1 Udfyld pensionsskemaet... 3 2.2

Læs mere

Kend spillereglerne!

Kend spillereglerne! Kend spillereglerne! Om sagsbehandling på det sociale område 13 rigtige svar til mennesker med handicap og deres nærmeste De Samvirkende Invalideorganisationer Indhold Indledning 2 1. Den rigtige afgørelse

Læs mere

INDHOLDSFORTEGNELSE. Indledning Hvad er OpenESDH?

INDHOLDSFORTEGNELSE. Indledning Hvad er OpenESDH? white paper INDHOLDSFORTEGNELSE Indledning Hvad er? Hvorfor vælge? 2 2 2 Filosofien bag systemet 3 Min side værktøjslinjen 5 6 Sager Overblik over sager Sagsforside Sagstyper Journalplan Journalnotater

Læs mere

Integration mellem Acadre og GeoEnviron

Integration mellem Acadre og GeoEnviron 1. MÅLSÆTNING... 1 2. OPSÆTNING AF STAMDATA... 2 2.1 KL journalplan... 2 2.2 Parametre til GeoEnvirons mappe-struktur... 3 3. FUNKTIONALITET I GE BYGGESAG... 4 3.1 Oprettelse af ejendomme... 4 3.2 Søgning

Læs mere

Bestyrelsen fastsætter selv sin forretningsorden, jf. foreningens vedtægter 30 stk. 3.

Bestyrelsen fastsætter selv sin forretningsorden, jf. foreningens vedtægter 30 stk. 3. Forretningsorden for bestyrelsen i A/B Ingolf - Juni 2012 Bestyrelsen fastsætter selv sin forretningsorden, jf. foreningens vedtægter 30 stk. 3. Formål Formålet med bestyrelsens arbejde er at varetage

Læs mere

Brugervejledning til Doc2Mail

Brugervejledning til Doc2Mail ** Brugervejledning til Doc2Mail Version 3.5 KMD Doc2Mail Indholdsfortegnelse Forord... 1-3 1 Introduktion... 1-4 2 Sådan bruger du Doc2Mail... 2-5 2.1 Doc2Mail-dialogvinduet... 2-6 2.2 Udskrivning med

Læs mere

Anmodninger og blanketter. Idé og funktion

Anmodninger og blanketter. Idé og funktion Anmodninger og ter Idé og funktion Anmodninger Definition En mail eller et brev til en anden (både udenfor og indenfor ) Indhold En dynamisk tekst (alm. mail indhold) Evt. link til vedhæftede filer Evt.

Læs mere

Offentlighed i forvaltningen. aktindsigt og sagsindsigt. Albertslund Kommune Nordmarks Allé 2 2620 Albertslund

Offentlighed i forvaltningen. aktindsigt og sagsindsigt. Albertslund Kommune Nordmarks Allé 2 2620 Albertslund Albertslund Kommune Nordmarks Allé 2 2620 Albertslund Offentlighed i forvaltningen www.albertslund.dk albertslund@albertslund.dk T 43 68 68 68 aktindsigt og sagsindsigt Formål Albertslund Kommune oplever

Læs mere

Arbejdsmiljøguide for Odder Kommune

Arbejdsmiljøguide for Odder Kommune Arbejdsmiljøguide for Odder Kommune 1. Politikker Logpolitik Dok. Nr. 1.12 Version: 1 Niveau: 2 Dato 050508 Side 1 af 9 Logpolitik Formål At fastlægge og beskrive ansvar, pligter og konsekvenser når medarbejdere

Læs mere

Politik for mødet med borgeren

Politik for mødet med borgeren Politik for mødet med borgeren Godkendt af byrådet den 1. marts 2012 Formål Med afsæt i Byrådets vision er service og kvalitet nøgleordene. Borgerne skal opleve Rebild Kommune som faglig, professionel,

Læs mere

Retningslinjer for medarbejdernes brug af e-mail i Rudersdal Kommune

Retningslinjer for medarbejdernes brug af e-mail i Rudersdal Kommune Retningslinjer for medarbejdernes brug af e-mail i Rudersdal Kommune Behandlet i Direktionen den 8. juni 2009 Behandlet i Områdechefgruppen den 22. juni 2009 Behandlet i HovedMED den 13. august 2009 Senest

Læs mere

Mini-vejledning til edoc4 med grundlæggende funktioner

Mini-vejledning til edoc4 med grundlæggende funktioner Mini-vejledning til edoc4 med grundlæggende funktioner Denne vejledning indeholder en kort præsentation af portalen i edoc version 4.1 og præsenterer de mest anvendte funktioner og arbejdsgange inkl. søgninger.

Læs mere

Vejledning til prækvalifikation. Rev.: 2015-05-27 / LW. Side 1

Vejledning til prækvalifikation. Rev.: 2015-05-27 / LW. Side 1 Vejledning til prækvalifikation Rev.: 2015-05-27 / LW Side 1 Indhold Indhold... 2 Indledning... 3 Log på... 4 Opret din bruger... 4 Personlige informationer... 4 Gem login... 5 Glemt password... 5 Brugerfladen

Læs mere

Analyserapport. inden sommerferien

Analyserapport. inden sommerferien 1/6 Analyserapport Denne analyserapport er den systemansvarliges analyse af kvalitetsstyringssystemet i Teknik og Miljø i Sønderborg Kommune. Rapporten danner grundlag for ledelsens evaluering. I 2012

Læs mere

Brugerstyring i Digital Post

Brugerstyring i Digital Post Brugerstyring i Digital Post Denne vejledning beskriver roller og rettigheder i Digital Post Administrationsportalen. Den berører også kort sammenhængen med de roller og rettigheder, der er knyttet til

Læs mere

Udvalget for Videnskab og Teknologi (2. samling) UVT alm. del - Svar på Spørgsmål 19 Offentligt

Udvalget for Videnskab og Teknologi (2. samling) UVT alm. del - Svar på Spørgsmål 19 Offentligt Udvalget for Videnskab og Teknologi (2. samling) UVT alm. del - Svar på Spørgsmål 19 Offentligt Ministeren for videnskab, teknologi og udvikling Udvalget for Videnskab og Teknologi Folketinget Christiansborg

Læs mere

Blanketdokumentation LÆ 141, 142 & 145 v1.0 Februar 2011

Blanketdokumentation LÆ 141, 142 & 145 v1.0 Februar 2011 Blanketdokumentation LÆ 141, 142 & 145 v1.0 Februar 2011 Indholdsfortegnelse 1. Indledning... 3 1.1 Baggrund... 3 1.2 Blanketternes anvendelse... 4 1.3 Den papirbaserede arbejdsgang... 5 1.4 Den fremtidige

Læs mere

Mit Sygefravær. Introduktion til den borgervendte selvbetjeningsløsning. Marts 2016. Version 1.3

Mit Sygefravær. Introduktion til den borgervendte selvbetjeningsløsning. Marts 2016. Version 1.3 Mit Sygefravær Introduktion til den borgervendte selvbetjeningsløsning Marts 2016 Version 1.3 Indholdsfortegnelse Forord... 4 Når en borger bliver sygemeldt... 5 Brev til den sygemeldte om opgaver i Mit

Læs mere

Vejledning arbejdsgang ved behandling af klagesager i afd. O

Vejledning arbejdsgang ved behandling af klagesager i afd. O Afdeling: Ortopædkirurgisk Afdeling O Udarbejdet af: Nina Egesborg og Inge Marie Holland Instruksnavn: Vejledning - arbejdsgang ved behandling af Dato: 10. juli 2008 patientklager Sektor: UAG Revideret

Læs mere

KOMBIT er ejet af KL og kommunerne. Det er kommunerne, der via KL har bedt om udvikling af Byg og Miljø, og som betaler for løsningen.

KOMBIT er ejet af KL og kommunerne. Det er kommunerne, der via KL har bedt om udvikling af Byg og Miljø, og som betaler for løsningen. 1 2 KOMBIT er ejet af KL og kommunerne. Det er kommunerne, der via KL har bedt om udvikling af Byg og Miljø, og som betaler for løsningen. Det er frivilligt for kommuner at aftage systemet. Iht. den fælleskommunale

Læs mere

Tirsdag Morgen nr. 3-2007. Personalepolitikken i Syddjurs Kommune. Vinteren kom til Syddjurs

Tirsdag Morgen nr. 3-2007. Personalepolitikken i Syddjurs Kommune. Vinteren kom til Syddjurs Vinteren kom til Syddjurs Nogen måtte have gang i skovlene for at lave en passage til personaleindgangen i Borgerservicen i Rønde da sneen lå meterhøj på parkeringspladsen. Personalepolitikken i Syddjurs

Læs mere

Denne vejledning beskriver integration mellem miljø- og byggesagssystemet GeoEnviron (GE) og ESDH-systemet edoc, der er udviklet af Fujitsu.

Denne vejledning beskriver integration mellem miljø- og byggesagssystemet GeoEnviron (GE) og ESDH-systemet edoc, der er udviklet af Fujitsu. Integration mellem edoc og GeoEnviron Denne vejledning beskriver integration mellem miljø- og byggesagssystemet GeoEnviron (GE) og ESDH-systemet edoc, der er udviklet af Fujitsu. 1. Målsætning Miljø- og

Læs mere

Møde 17. september 2012 kl. 13:00 i Jobcenter

Møde 17. september 2012 kl. 13:00 i Jobcenter Arbejdsmarkedsudvalget Referat Møde 17. september 2012 kl. 13:00 i Jobcenter Afbud/fraværende: Mødet afsluttet kl. 14.45 Lars Jensen deltager i behandling af punkterne 4-8 Pkt. Tekst Side 1 Orientering

Læs mere

Ansættelse af timelønnet medarbejder (minus daginst.+sfo)

Ansættelse af timelønnet medarbejder (minus daginst.+sfo) Vejledning HR-centret 14.10.2014 Ansættelse af timelønnet medarbejder (minus daginst.+sfo) Ansættelse på timeløn kan ske, når ansættelsen varer under 1 måned og skal ske når timetallet er under 8 timer

Læs mere

Hillerød Kommunes Kanalstrategi 2014-2018

Hillerød Kommunes Kanalstrategi 2014-2018 Hillerød Kommunes Kanalstrategi 2014-2018 Forord Hillerød Kommunes Kanal- og Servicestrategi er en samlet strategi for kommunikation mellem kommune og borgere, virksomheder og foreninger. Service over

Læs mere

Vejledning om avanceret afhentning. i Digital Post på Virk.dk.

Vejledning om avanceret afhentning. i Digital Post på Virk.dk. Vejledning om avanceret afhentning og sortering i Digital Post på Virk.dk. Denne vejledning beskriver, hvordan virksomheder, foreninger m.v. med et CVR-nummer kan modtage Digital Post, herunder hvordan

Læs mere

Frivillighåndbog Bestyrelsesarbejde

Frivillighåndbog Bestyrelsesarbejde Frivillighåndbog Bestyrelsesarbejde 1 Indhold Bestyrelsens arbejde... 3 Generalforsamling og bestyrelse... 3 Bestyrelse... 3 Formandsposten... 4 Næstformandsposten... 4 Kassereren... 5 Sekretæren... 5

Læs mere

Artikel af Kirsten Villadsen Kristmar i: Rapporter til 19. Nordiske Arkivdage år 2000

Artikel af Kirsten Villadsen Kristmar i: Rapporter til 19. Nordiske Arkivdage år 2000 Praksis Artikel af Kirsten Villadsen Kristmar i: Rapporter til 19. Nordiske Arkivdage år 2000 Denne artikel indeholder en præsentation af Statens Arkiver, Danmarks nuværende praksis for indsamling af elektroniske

Læs mere

Vejledning til "Henstandsordning"

Vejledning til Henstandsordning 1. AFGRÆNSNING AF HENSTANDSORDNINGENS VIRKEOMRÅDE... 3 2. SAMTYKKEERKLÆRING... 3 3. ANSØGNINGEN... 3 4. SAGSBEHANDLING... 4 4.1 SAGSBEHANDLINGSTIDER... 4 4.2 AFSLAG PÅ HENSTANDSORDNING... 4 4.3 KLAGER

Læs mere

Forretningsorden for Espergærde gymnasium og HF s bestyrelse

Forretningsorden for Espergærde gymnasium og HF s bestyrelse Forretningsorden for Espergærde gymnasium og HF s bestyrelse Denne forretningsorden er fastsat i medfør af 18 i lov nr. 880 af 8.8 2011 om institutioner for almengymnasiale uddannelser og almen voksenuddannelse

Læs mere

Vejledning til de bydende

Vejledning til de bydende Vejledning til de bydende Juni 2013/JET Indledning Indledning ibinder er et web-baseret program, til håndtering af byggeprojekter og ejendomsdrift på en hidtil uset brugervenlig og økonomisk måde. ibinder

Læs mere

Vejledning Digital Post Outlook, SBSYS og Doc2mail

Vejledning Digital Post Outlook, SBSYS og Doc2mail Vejledning Digital Post Outlook, SBSYS og Doc2mail 1 Indhold 1.0 Digital Post via Outlook...3 2.0 Digital Post fra SBSYS...5 2.1 Skal du sende ét eller flere dokumenter fra en sag:...5 2.2 Skal du oprette

Læs mere

Brugermanual. Byggeweb Capture Entreprenør 7.38

Brugermanual. Byggeweb Capture Entreprenør 7.38 Brugermanual Byggeweb Capture Entreprenør 7.38 Indholdsfortegnelse Byggeweb Capture... 5 Indledning... 5 Hvad er Byggeweb Capture... 5 Principper... 6 Opbygning... 7 Projektinfo - Entreprenør... 7 Opsummering

Læs mere

Databehandleraftale. Dags dato er indgået nedenstående aftale mellem

Databehandleraftale. Dags dato er indgået nedenstående aftale mellem Bilag K Dags dato er indgået nedenstående aftale mellem Københavns Kommune [Forvaltning] [Center] CVR.nr.: 64 94 22 12 [Adresse] (Herefter benævnt Kunden) og [Firmanavn] CVR.nr.: [CVR.nr.] [Adresse] [Postnummer

Læs mere

Det skal understreges, at kassation af dokumenter er en mulighed, og ikke en pligt for kommunerne.

Det skal understreges, at kassation af dokumenter er en mulighed, og ikke en pligt for kommunerne. KL notat 26-06-2014/FLN Beslutning om kassation i ESDH-systemer med tjekliste Notatet er til brug for den kommunale myndigheds beslutning, om den vil gøre brug af muligheden for kassation fra ESDH eller

Læs mere

Skolechef C har i skrivelse af 29. september 2008 redegjort for ovenstående og orienteret dig om erklæringernes behandling ved skolebestyrelsesmødet.

Skolechef C har i skrivelse af 29. september 2008 redegjort for ovenstående og orienteret dig om erklæringernes behandling ved skolebestyrelsesmødet. Resumé Statsforvaltningen Sjælland udtaler, at Køge Kommune korrekt har undtaget erklæringer fra aktindsigt. Erklæringerne var ikke omfattet af Offentlighedsloven. 18-06- 2009 TILSYNET Statsforvaltning

Læs mere

Blanketdokumentation LÆ 131, 132 & 135 v1.0 Februar 2011

Blanketdokumentation LÆ 131, 132 & 135 v1.0 Februar 2011 Blanketdokumentation LÆ 131, 132 & 135 v1.0 Februar 2011 Indholdsfortegnelse 1. Indledning... 3 1.1 Baggrund... 3 1.2 Blanketternes anvendelse... 4 1.3 Den papirbaserede arbejdsgang... 6 1.4 Den fremtidige

Læs mere

Databehandleraftale. Dags dato er indgået nedenstående aftale mellem

Databehandleraftale. Dags dato er indgået nedenstående aftale mellem Dags dato er indgået nedenstående aftale mellem Københavns Kommune Teknik- og Miljøforvaltningen Njalsgade 13 2300 København S CVR.nr.: 64 94 22 12 (Herefter benævnt Kunden) og [Firmanavn] CVR.nr.: [CVR.nr.]

Læs mere

Personalesager i SD Personaleweb

Personalesager i SD Personaleweb NOTAT HR-centret 8. december 2015 Personalesager i SD Personaleweb Indholdsfortegnelse Generelt:... 1 Sådan laver du forespørgsel på en personalesag:... 2 Sådan opretter du et dokument via personalesagen:...

Læs mere

KIGO-instruks til projektledere og programledere i kommunerne

KIGO-instruks til projektledere og programledere i kommunerne KIGO Ansvarlig KIGO-instruks til projektledere og programledere i kommunerne Indhold Læsevejledning... 1 1. Gennemgang af skærmbilleder... 2 Startbillede... 2 Ved klik på projekt... 2 Ved klik på et interval

Læs mere

Notat. Borgerrådgiveren. 21. maj 2015. Borgerrådgiveren. Borgerrådgiverens beretning for 2014. Forvaltning: Dokumentnr.: Afsender: Vedrørende:

Notat. Borgerrådgiveren. 21. maj 2015. Borgerrådgiveren. Borgerrådgiverens beretning for 2014. Forvaltning: Dokumentnr.: Afsender: Vedrørende: Notat Forvaltning: Borgerrådgiveren Dato: 21. maj 2015 Dokumentnr.: Afsender: Borgerrådgiveren Vedrørende: Borgerrådgiverens beretning for 2014 Notat sendes/sendt til: Randers Byråd Borgerrådgiverens beretning

Læs mere

IKT-teknisk kommunikationsspecifikation

IKT-teknisk kommunikationsspecifikation Bilag til IKT Ydelsesspecifikation Dato 2012-10-01, Revisionsdato: 2013-04-15 Samarbejdsdokument for byggesagens parter Projekt: Byggesag: Projektledelse: IKT Koordinator: Dato: Revision: Revision dato:

Læs mere

TAVSHEDSPLIGT OG VIDEREGIVELSE AF OPLYSNINGER

TAVSHEDSPLIGT OG VIDEREGIVELSE AF OPLYSNINGER TAVSHEDSPLIGT OG VIDEREGIVELSE AF OPLYSNINGER Reglerne om tavshedspligt og videregivelse af fortrolige oplysninger har stor praktisk betydning, da vi som medarbejdere i kommunen behandler mange personfølsomme

Læs mere

Aktindsigt i korrespondance på e-mailserver

Aktindsigt i korrespondance på e-mailserver Aktindsigt i korrespondance på e-mailserver En forening klagede til ombudsmanden over Økonomi- og Erhvervsministeriets afslag på aktindsigt i e-mail-korrespondance på Søfartsstyrelsens e-mailserver. Ombudsmanden

Læs mere

Kvikguide til NetBlanket

Kvikguide til NetBlanket Kvikguide til NetBlanket NetBlanket er meget nemt at anvende og kræver ikke særlig undervisning. Der findes en udførlig vejledning til NetBlanket, hvor alle funktioner er beskrevet. Men til dig, der gerne

Læs mere

Opsamling på kommunal høring. Vejle & Roskilde Den 18. Juni 2013

Opsamling på kommunal høring. Vejle & Roskilde Den 18. Juni 2013 Opsamling på kommunal høring Vejle & Roskilde Den 18. Juni 2013 Dagsorden Velkommen Høringsprocessen frem til udbuddet på KY Resultater fra høringen Udbudsmaterialet kapitel 1 4, 5 og 6 Temaer: EDSH, opgavelisten,

Læs mere

TeamShare 3.0 Forbedringer til TeamShare Outlook

TeamShare 3.0 Forbedringer til TeamShare Outlook TeamShare 3.0 Forbedringer til TeamShare Outlook Kære TeamShare bruger, I min løbende orientering om alle de nye ting der kommer i TeamShare 3.0, vil jeg her give en beskrivelse af de forbedringer vi laver

Læs mere

Modtagelse af elektroniske regninger håndteres i systemet KMD Webbetaling.

Modtagelse af elektroniske regninger håndteres i systemet KMD Webbetaling. Bilag 10 Generelle regler for bogføring af regnskabsbilag Elektronisk fakturering: 1. Anvendelsesområde Modtagelse af elektroniske regninger håndteres i systemet KMD Webbetaling. En regning defineres som

Læs mere

Public 360. Hvordan understøtter Public 360 den offentlige digitaliseringsstrategi?

Public 360. Hvordan understøtter Public 360 den offentlige digitaliseringsstrategi? Public 360 Hvordan understøtter Public 360 den offentlige digitaliseringsstrategi? Realiser regeringens digitaliseringsstrategi i dag Hvordan understøtter Public 360 den offentlige digitaliseringsstrategi?

Læs mere

Politik for anvendelse af telefoni, mail og kalender ved University College Nordjylland

Politik for anvendelse af telefoni, mail og kalender ved University College Nordjylland Politik for anvendelse af telefoni, mail og kalender ved University College Nordjylland Dokumentdato: 25.09.2008 Dokumentansvarlig: MIC 1 Baggrund University College Nordjylland (UCN) har etableret en

Læs mere