Prækvalifikation. Aarhus Kommune. Infoboks 2015/S Begrænset udbud. Levering af

Transkript

1 Prækvalifikation 2015/S Begrænset udbud Aarhus Kommune Infoboks Levering af Værktøj, Arbejdsredskaber, Malervarer, Træ, Øvrige byggematerialer, VVS-/blik-artikler og El-artikler Side 1

2 Indholdsfortegnelse 1. BESKRIVELSE AF UDBUDDET AARHUS KOMMUNES FREMTIDIGE RAMMEAFTALER UDBUDDETS OMFANG MINDSTEKRAV, MINIMUMSKRAV OG KONKURRENCEPARAMETRE UDVÆLGELSESKRITERIER TILDELINGSKRITERIUM ANMODNING OM DELTAGELSE/PRÆKVALIFIKATION BILAG... 7 TRO OG LOVE ERKLÆRING VEDR. UBETALT, FORFALDEN GÆLD TIL DET OFFENTLIGE... 8 Side 2

3 1. Beskrivelse af udbuddet Udbuddet gennemføres i henhold til Europa-Parlamentets og Rådets direktiv nr. 2004/18/EF af 31. marts 2004 om samordning af fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter. Udbuddet gennemføres som et begrænset udbud. Ved begrænset udbud er det kun de virksomheder, der bliver prækvalificerede som vil have mulighed for at give tilbud. Dvs. det er kun de prækvalificerede virksomheder, der vil få udbudsmaterialet tilsendt. Hvordan man kan anmode om, at blive prækvalificeret er beskrevet i dette materiale. 2. Aarhus Kommunes fremtidige rammeaftaler Udbuddet omfatter levering af værktøj, arbejdsredskaber, malervarer (herunder malerværktøj og tilbehør), træ, øvrige byggematerialer, VVS-artikler samt el-artikler til Aarhus Kommune. Udbuddet er opdelt i følgende 5 delaftaler: Delaftale A Rammeaftale om levering af værktøj og arbejdsredskaber Delaftale B Rammeaftale om levering af malervarer Delaftale C Rammeaftale om levering af trævarer og øvrige byggematerialer Delaftale D Rammeaftale om levering af VVS-/blik-artikler Delaftale E Rammeaftale om levering af el-artikler De fremtidige rammeaftaler forudsættes indgået med én eller flere virksomheder i form af: Obligatorisk rammeaftale: samhandelsaftale med Aarhus Kommune med 1, 3 eller flere leverandører af de pågældende varer. Aarhus Kommunes institutioner mv. er forpligtet til at anvende én af de indgåede aftaler. Den samlede omsætning på den pågældende delaftale vil således fordele sig blandt de leverandører, der er indgået aftale med. Der kan afgives tilbud på en, flere eller alle udbudte delaftaler. En rammeaftale med en leverandør kan omfatte en eller flere delaftaler. Den/de fremtidige rammeaftale/rammeaftaler er gældende fra den til Den/de fremtidige rammeaftale/rammeaftaler kan forlænges i op til 12 måneder på uændrede vilkår. 3. Udbuddets omfang Udbuddet omfatter levering af værktøj, arbejdsredskaber, malervarer, træ, øvrige byggematerialer, VVS-artikler samt el-artikler til Aarhus Kommune. Delaftalerne er kort beskrevet nedenfor: Delaftale Beskrivelse Delaftale A Rammeaftale om levering af værktøj og arbejdsredskaber. Delområde A omfatter hånd-, sav-, auto-, el- og trykluftværktøj og værktøjsmaskiner til såvel professionelt som almindeligt brug. Delområdet omfatter desuden søm, skruer, dybler/rawplugs, bolteva- Side 3

4 Delaftale B Delaftale C Delaftale D Delaftale E rer, værktøjskasser og slanger samt reservedele og tilbehør til de nævnte produktgrupper. Endelig omfatter delområdet arbejdsredskaber til såvel professionelt som almindeligt brug. Rammeaftale om levering af malervarer. Delområde B omfatter indendørs og udendørs maling (herunder træbeskyttelse), lak, lim, fugemasser, spartel, glasvæv, malerværktøj samt malertilbehør mv. Rammeaftale om levering af trævarer og øvrige byggematerialer. Delområde C omfatter trævarer og følgende typer af byggematerialer: Cement, kalk, mørtel, isolering (herunder vintermåtter), armeringsjern og -net, mursten, byggesten, andre materialer til murværk (mursnor, murbindere mv.), tagsten, tagpap, teglstensoverliggere, spærfag, tagrender, tagplader, eternit, øvrige tagmaterialer, beslag, greb, hængsler, plader (krydsfiner, OSB plader, spånplader, gipsplader, MDF plader, bygningslimtræ mv.), lister og profiler, vinduer, glas til vinduer, døre, materialer til døre (dørstoppere, dørskilte mv.), gulve, tilbehør til møbler (møbelben og hjul mv.), hylder, hyldeknægte, knagerækker, skinner, kroge, postkasser, pejse og ovne, afdækningsmaterialer, reb, snor, garn, tovværk, bånd, mindre løftegrej, hegnsmaterialer, stilladser, flagstænger samt tilbehør hertil. Rammeaftale om levering af VVS-/blik-artikler. Delområde D omfatter rør og fittings, varmegivere, pumper, sanitet og armatur, VVS og tagrender. Rammeaftale om levering af el-artikler Delområde E omfatter levering af ledning, kabel og kanaler, elmateriel, isolering og befæstning. Udbuddets omfang beskrives yderligere i udbudsmaterialet der sendes/udleveres til de prækvalificerede virksomheder. Aarhus Kommunes anslåede samlede forbrug udgør på årsbasis cirka ,00 danske kr. ekskl. moms fordelt som følger: 1) Værktøj og arbejdsredskaber: kr. pr. år 2) Malervarer: kr. pr. år 3) Træ og øvrige byggematerialer: kr. pr. år 4) VVS-artikler: kr. pr. år 5) El-artikler: kr. pr. år Det anførte forbrug er estimeret på baggrund af den tidligere aktivitet og de forventede fremtidige indkøbsmønstre, og er ikke bindende for Aarhus Kommune. Undtaget fra udbuddet er: Levering af specialværktøj, som anvendes i forbindelse med vej og kloakvedligeholdelse, da denne type værktøj er aftaledækket til anden side. Side 4

5 Sløjdværktøj, sløjdtræ og øvrige materialer til sløjdundervisning, da disse varer er aftaledækket til anden side. Maling, pensler mv. til hobby-, undervisnings- og beskæftigelsesbrug, da disse varer er aftaledækket til anden side. Rengøringsmidler til nedvaskning af vægge, karme mv. inden brug af malingprodukterne. Vejstribemaling samt maling til busskure. Levering af specialforarbejdet tømmer (bruges typisk som materialer til at bygge legepladser med). Øvrige typer byggematerialer (herunder betonvarer og plastvarer) end de i tabellen ovenfor nævnte. Vand- og afløbsinstallationer (VA) eller produkter til brug for AffaldVarme (AVA). 4. Mindstekrav, minimumskrav og konkurrenceparametre Oplyses i udbudsmaterialet der sendes/udleveres til de prækvalificerede virksomheder. 5. Udvælgelseskriterier Der vil blive foretaget en prækvalifikation af egnede virksomheder. Prækvalifikationen vil blive foretaget ud fra en vurdering af virksomhedens egnethed som leverandør. Vurderingen foretages i forhold til de nedenfor angivne kriterier på baggrund af den efterspurgte dokumentation, som skal vedlægges prækvalifikationsanmodningen. Ved tilbud afgivet af sammenslutninger af Ansøgere (konsortier) skal oplysningerne vedlægges for hver deltager i konsortiet. Anmodninger, der ikke indeholder den efterspurgte dokumentation, kan Aarhus Kommune afvise som ukonditionsmæssige, eller Aarhus Kommune kan under overholdelse af ligebehandlingsprincippet vælge at anvende bekendtgørelse nr. 712 af 15. juni 2011 (implementeringsbekendtgørelsen) 12. Der vil således ikke være mulighed for at eftersende manglende dokumentation, medmindre Aarhus Kommune vælger at benytte sig af de begrænsede muligheder, de udbudsretlige regler giver herfor. Da der er tale om flere delaftaler, skal Ansøger i sin anmodning oplyse, hvilken/hvilke delaftale/delaftaler Ansøger ønsker prækvalifikation på. Blandt de prækvalifikationsansøgere, som opfylder nedenstående dokumentationskrav, udvælges på et objektivt og sagligt grundlag 5-7 ansøgere pr. delaftale, som opfordres til at afgive tilbud. Udvælgelsen sker med udgangspunkt i ønsket om en optimal konkurrence på hver Rammeaftale særligt på baggrund af afsnittet Teknisk og/eller faglig kapacitet. Aarhus Kommune lægger vægt på de anførte referencers sammenlignelighed med den udbudte opgave samt et ønske om diversitet mellem de prækvalificerede ansøgere. Ansøgers personlige forhold: Ansøgers virksomhedsoplysninger, herunder anført kontaktperson inklusiv telefonnummer og adresse. Udfyldt og underskrevet tro og love erklæring om, i hvilket omfang Ansøger har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige (jf. bilag 1 Tro og love erklæring). Fortrykt formular, der findes som bilag 1, skal benyttes ((vær opmærksom på at formularen både skal afkrydses og underskrives for at være korrekt udfyldt). Økonomisk og finansiel kapacitet: I muligt omfang, dvs. afhængigt af hvornår Ansøger blev etableret eller startede sin virksomhed, årsrapporter for de seneste 2 afsluttede regnskabsår. Er Ansøger etableret Side 5

6 inden for de seneste 2 år, vedlægges årsrapport for det regnskabsår, som Ansøger måtte have afsluttet. Såfremt Ansøger ønsker at uddybe forhold, der fremgår af årsrapporterne, kan Ansøger medsende supplerende oplysninger. Hvis Ansøgers seneste årsregnskab er mere end 6 måneder gammelt, skal der fremsendes en ledelsesattesteret erklæring om, at der ikke er sket væsentlige ændringer i Ansøgers balance og egenkapital siden seneste årsregnskab. Dokumentation for, at Ansøger har en positiv egenkapital, alternativt (dvs. hvis Ansøgers egenkapital er negativ), en skriftlig erklæring fra en bank eller et pengeinstitut om indeståelse for Ansøgers soliditet. Teknisk og/eller faglig kapacitet: Referenceliste over de betydeligste lignende leverancer, der er udført i løbet af de sidste tre år. Referencerne bør indeholde en kort beskrivelse af leverancen inklusiv angivelse af kontraktperiode, kontraktsum, kunde samt kontaktperson hos den pågældende kunde. Aarhus Kommune forbeholder sig ret til at kontakte de oplyste referencer. Præsentation af Ansøgers virksomhed, herunder beskrivelse af eventuelle særlige produkter/ydelser (service), Ansøgers virksomhed kan levere. 6. Tildelingskriterium Det økonomisk mest fordelagtige tilbud. 7. Anmodning om deltagelse/prækvalifikation Prækvalifikationsfasen vil foregå ved, at Ansøger skal fremsende/indlevere anmodning om prækvalifikation til: Aarhus Kommune, Borgmesterens Afdeling, Indkøb & Udbud Aarhus Rådhus, Parterre, lokale 065 Att. Tommy Nielsen Mærket: Prækvalifikation på værktøj, malervarer mv. Den efterfølgende tilbudsfase vil dog i stedet blive foretaget som et elektronisk udbud. Det betyder, at de prækvalificerede virksomheder vil skulle fremsende tilbud elektronisk via Mercell Sourcing Services (herefter kaldes MSS) hjemmeside på Spørgsmål omkring funktionaliteten i systemet sendes til MSS support.dk@mercell.com eller tlf Ansøgnings- og formkrav Anmodningen om prækvalifikation bedes afleveret i 1/ét eksemplar. Ansøger bedes endvidere vedlægge en elektronisk version af det samlede anmodningsmateriale på USB-nøgle. Såfremt der er uoverensstemmelse mellem det skriftlige og elektroniske materiale gælder den skriftlige anmodning. Anmodning om prækvalifikation skal være skriftlig og afgivet på dansk. Dog kan årsrapporter afleveres på engelsk. Ansøgningen inkl. alle bilag skal være Aarhus Kommune i hænde inden tidsfristen udløber. Ansøger skal afgive ansøgning på grundlag af nærværende prækvalifikationsmateriale samt de tilhørende bilag. Ansøgning skal være Aarhus Kommune i hænde senest den 9. oktober 2015 kl Ansøgninger, der indkommer efter ansøgningsfristens udløb, vil ikke blive taget i betragtning. Side 6

7 Ansøger bærer selv ansvaret for, at anmodningen om prækvalifikation når rettidigt frem. Ejendomsret Ansøgningsmaterialet betragtes som Aarhus Kommunes ejendom og vil ikke blive udleveret eller returneret til Ansøger. Endvidere ydes der ikke godtgørelse for udarbejdelse af ansøgningsmateriale i forbindelse med prækvalifikationen. Der vil ikke være adgang til at overvære åbningen af ansøgningerne. Spørgsmål til prækvalifikationen Bemærk, at der mulighed for at stille spørgsmål til prækvalifikationsmaterialet. Eventuelle spørgsmål til anmodninger om prækvalifikation skal fremsendes skriftligt og stilles til Aarhus Kommune pr. mail til vhc@aarhus.dk. Spørgsmål skal være fremsendt senest den 28. september 2015, kl Svar på skriftlige spørgsmål vil i anonymiseret form blive lagt ud på kommunens hjemmeside på følgende link hvor det aktuelle udbud vælges. (Vælg Begrænset udbud - værktøj, malervarer, træ/byggematerialer, VVS-artikler og el-artikler ). Spørgsmål modtaget inden ovenstående tidsfrist vil blive besvaret senest 6 dage inden udløbet af ansøgningsfristen. Spørgsmål modtaget efter tidsfristens udløb, vil blive besvaret i det omfang spørgsmålets karakter ikke gør det uforholdsmæssigt byrdefuldt for Aarhus Kommune at besvare spørgsmålet inden fristen. Spørgsmål modtaget senere end 6 dage inden ansøgningsfristen, vil ikke blive besvaret. Underretning Alle Ansøgere vil hurtigst muligt efter fristens udløb og i overensstemmelse med udbudsdirektivets artikel 41 samtidigt og skriftligt blive underrettet om, hvilken afgørelse der er truffet med hensyn til prækvalifikationen. Prækvalificerede virksomheder vil herefter få tilsendt udbudsmaterialet. Udbudsmaterialet forventes udsendt i uge 41, Bilag Bilag 1. Tro og love erklæring vedr. ubetalt, forfalden gæld til det offentlige Side 7

8 Bilag 1 Tro og love erklæring vedr. ubetalt, forfalden gæld til det offentlige Ifølge Lov nr af 21.december 1994 som ændret ved Lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997 skal offentlige ordregivere ved køb af varer og tjenesteydelser kræve, at enhver tilbudsgiver afgiver en erklæring på tro og love om, i hvilket omfang tilbudsgiveren har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige i form af skatter, afgifter og bidrag til sociale sikringsordninger i henhold til lovgivningen i Danmark eller det land, hvor tilbudsgiveren er etableret. Aarhus Kommunes retningslinjer for administration af loven vedlægges til virksomheden. Undertegnede afgiver herved under strafansvar på tro og love nedenstående erklæring. Virksomhedens navn: Adresse: CVR.nr: Oplysning om gæld til det offentlige (sæt kryds) 1 Virksomheden har ikke ubetalt, forfalden gæld til det offentlige 2 Virksomheden har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige, men denne gæld er under kr. 3 Virksomheden har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige, og denne gæld er på kr. eller derover Efterstående punkt 4 og 5 udfyldes kun, hvis der er sat kryds i punkt 3 4 Der er over for inddrivningsmyndigheden stillet sikkerhed for betaling af gælden Der vil over for inddrivningsmyndigheden blive stillet sikkerhed for betaling af gælden Inddrivningsmyndighedens navn: Inddrivningsmyndighedens adresse: Gade/Vej: Postnr.: By: Dato for sikkerhedsstillelse (dd/mm/åååå): 5 Der er med inddrivningsmyndigheden indgået en afdragsordning vedrørende ubetalt, forfalden gæld, og denne ordning er overholdt Inddrivningsmyndighedens navn: Inddrivningsmyndighedens adresse: Gade/Vej: Postnr.: By: Dato for ordningens etablering (dd/mm/åååå): Ovennævnte oplysninger er afgivet i medfør af 1 i Lov nr af 21. december 1994 som ændret ved Lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997 om begrænsning af skyldneres muligheder for at deltage i offentlige udbudsforretninger. Jeg giver samtidig samtykke til, at ordregiveren kan kontrollere ovennævnte oplysninger ved henvendelse til kommunale skattemyndigheder og Told og Skat inden for et år fra dato. Dato: Virksomhedens/Ledelsens underskrift: Side 8

9 RETNINGSLINIER FOR AARHUS KOMMUNES ADMINISTRATION AF LOV NR AF DEN 21. DECEMBER 1994 OM BEGRÆNSNING AF SKYLDNERES MULIGHEDER FOR AT DELTAGE I OFFENTLIGE UDBUDSFORRETNINGER. 1. Formål: Retningslinierne skal i overensstemmelse med loven dels medvirke til at nedbringe erhvervslivets gæld til det offentlige og dels begrænse muligheden for konkurrenceforvridning mellem virksomheder med gæld til det offentlige og virksomheder uden gæld til det offentlige. Retningslinierne har endvidere til formål, at loven administreres ensartet af kommunens forvaltninger over for tilbudsgivere. Dette skal sikres ved, at der ikke må antages tilbud fra virksomheder med ubetalt forfalden gæld til det offentlige på kr. eller derover, med mindre andet følger af nedennævnte bestemmelser. 2. Omfang: Retningslinierne finder anvendelse i alle kommunens udbudsforretninger omfattet af loven, herunder: Alle EU-udbud. Udbud af arbejder i licitation efter tilbudsloven, hvad enten der er tale om offentlig licitation, indbudt licitation, offentlig eller begrænset udbud i totalentreprise. Indhentning af tilbud fra flere end 2 virksomheder på levering af varer eller tjenesteydelser i øvrigt. Indhentning af underhåndsbud fra indtil 2 virksomheder er således ikke omfattet af loven. 3. Gæld: Ved gæld til det offentlige forstås: Ubetalte forfaldne skatter, afgifter og bidrag til sociale sikringsordninger i henhold til lovgivningen i Danmark eller det land, hvor tilbudsgiveren er etableret (eksempelvis virksomhedens A-skat, moms, ejendomsskat, forbrugsafgifter eller arbejdsmarkeds- bidrag). Der må ikke antages tilbud fra en tilbudsgiver, som har forfalden ubetalt gæld til det offentlige på kr. eller derover, med mindre én af nedennævnte betingelser er opfyldt. Tilbudsgiveren har i rimelig tid inden tilbudstidspunktet indgået aftale med inddrivelsesmyndigheden om afvikling af gælden, og denne aftale er overholdt. Tilbudsgiveren har inden tilbudstidspunktet over for inddrivelsesmyndigheden stillet sikkerhed for betaling af gælden. Tilbudsgiveren har senest på tilbudstidspunktet erklæret sig indforstået med - inden en aftale indgås - at dokumentere, at der er stillet sikkerhed for gælden over for de relevante inddrivelsesmyndigheder. Alle tilbudsgiverne, som opfylder betingelserne i udbudsbekendtgørelsen eller i udbudsmaterialet, har ubetalt forfalden gæld til det offentlige på kr. eller derover. 4. Procedure: Side 9

10 Ved alle kommunale udbudsforretninger skal det i udbudsbekendtgørelsen eller i udbudsmaterialet kræves, at enhver tilbudsgiver senest samtidig med afgivelsen af sit tilbud afgiver en erklæring på tro og love om, i hvilket omfang virksomheden har ubetalt forfalden gæld til det offentlige. Erklæringen afgives på en fortrykt formular, som af ordregiveren udleveres til eventuelle tilbudsgivere. Hvis en tilbudsgiver ikke afgiver den krævede erklæring om, i hvilket omfang virksomheden har ubetalt forfalden gæld til det offentlige, må tilbuddet ikke antages. Vedtaget af Aarhus Byråd den 20. marts 1996 Side 10