UDBUDSBETINGELSER UDBUD MED FORHANDLING PROCESLEDELSE OG ANALYSER I TVÆRREGIONALT PROJEKT OM VÆRDIBASERET STYRING I SUNDHEDSVÆSENET

Transkript

1 UDBUDSBETINGELSER UDBUD MED FORHANDLING PROCESLEDELSE OG ANALYSER I TVÆRREGIONALT PROJEKT OM VÆRDIBASERET STYRING I SUNDHEDSVÆSENET

2 INDHOLDSFORTEGNELSE 1. INDLEDNING OG BAGGRUND FOR UDBUDDET DEN ORDREGIVENDE MYNDIGHED DEN UDBUDTE ANSKAFFELSE UDBUDSMATERIALE GENERELT OM OVERHOLDELSE AF EU-UDBUDSREGLERNE FORBEHOLD FORHOLD VEDRØRENDE AFGIVELSE AF TILBUD KRAV TIL TILBUDDETS INDHOLD FORHANDLING TILBUDSFASE UDELUKKELSESGRUNDE OG EGNETHED TILBUDSEVALUERING EVALUERINGSMETODE SPØRGSMÅL ÆNDRING AF UDBUDSMATERIALE FORTROLIGHED, ANONYMITET OG TAVSHEDSPLIGT MEDDELELSE OM RESULTAT OG STANDSTILL-PERIODE ANNULLATION AF UDBUDSFORRETNINGEN TIDSPLAN FOR UDBUDSFORRETNINGEN DOKUMENTOVERSIGT OG CHECK-LISTE

3 1. INDLEDNING OG BAGGRUND FOR UDBUDDET Nærværende dokument indeholder udbudsbetingelserne samt forhold vedrørende afgivelse af tilbud på udbuddet af kontrakt vedrørende procesledelse af tværregionalt projekt om værdibaseret styring i sundhedsvæsenet som bekendtgjort i EU-Tidende, jf. udbudsbekendtgørelse nr. 2016/S xxx-xxxxxx. Udbudsbekendtgørelsen regulerer samtlige de forhold, som er nødvendige for at kunne udpege 3 ansøgere til at deltage i den i disse udbudsbetingelser beskrevne udbudsforretning. Udbudsforretningen gennemføres som et udbud med forhandling i overensstemmelse med udbudsloven 61 (Lov nr af 15. december 2015, der gennemfører Europa- Parlamentets og Rådets direktiv 2014/24/EU af 26. februar 2014 om offentlige udbud.) På baggrund af nærværende udbudsbetingelser vil der blive indgået en Kontrakt med en leverandør ("Leverandøren") til at varetage de heraf omfattede ydelser. De gennem prækvalifikationsproceduren udvalgte ansøgere, som opfordres til at afgive tilbud på opgaven samt deltage i en eventuelle efterfølgende forhandlinger, benævnes "Tilbudsgiverne". 2. DEN ORDREGIVENDE MYNDIGHED Den ordregivende myndighed er: Danske Regioner c/o postboks 2593 Dampfærgevej København Ø. Udbuddet gennemføres på vegne af de 5 regioner: Region Hovedstaden Region Midtjylland Region Nordjylland Region Sjælland Region Syddanmark Alle henvendelser vedrørende nærværende udbudsforretning skal rettes til den af Ordregiver udpegede kontaktperson. Ordregivers kontaktperson: 3

4 Maria Haugaard Bird & Bird Advokatpartnerselskab Kalkbrænderiløbskaj København Ø. Maria.haugaard@twobirds.com Henvendelser bør ske skriftligt via DEN UDBUDTE ANSKAFFELSE Danske Regioners har iværksat et tværregionalt projekt om at monitorere og synliggøre de behandlingsresultater, der har størst betydning for patienterne. Målet er at opnå de bedst mulige resultater for patienterne set i forhold til ressourceforbrug. Det gøres i praksis ved at udvikle opfølgnings- og analysemodeller, som er tilpasset ca. syv afgrænsede patientgrupper med ensartede behov. Dette udbud vedrører opgaven med procesledelse og design af andre forberedelsesprojekter, som kan sikre at der etableres et solidt grundlag for den efterfølgende implementering, herunder at opfølgningsmodeller og metoder er afprøvet i praksis, og at de udviklede løsninger imødekommer relevante interessenter. Arbejdet udføres i tæt samarbejde/partnerskab med Danske Regioner, regionale projektledelser og andre aktører, Danske Regioner ønsker at inddrage i det tværregionale projekt. 4

5 4. UDBUDSMATERIALE Det samlede udbudsmateriale består af: - Udbudsbetingelser o Bilag X til Udbudsbetingelserne: Tilbudsgivers forbedringsforslag - Kontrakt med følgende bilag: o Bilag 1: Kravspecifikation Underbilag 1.A Projektbeskrivelse o o o o Bilag 2: Vederlag Bilag 3: Samarbejdsorganisation Bilag 4: Den tilbudte tidsplan Bilag 5: Databehandleraftale - Eventuelle meddelelser og rettelser fremsendt i tilbudsperioden 5. GENERELT OM OVERHOLDELSE AF EU-UDBUDSREGLERNE Ordregiver er forpligtet til at følge en række formelle regler og procedurer i forbindelse med udbudsforretningen. I den forbindelse ønsker Ordregiver i særdeleshed at henlede Tilbudsgivernes opmærksomhed på: - at Ordregiver kan være forpligtet til at se bort fra et endeligt tilbud, hvis tilbuddet ikke overholder forskrifterne i disse udbudsbetingelser eller hvis det indeholder forbehold for grundlæggende elementer, jf. punkt Fejl! Henvisningskilde ikke fundet.. - at Ordregiver er forpligtet til at se bort fra tilbud eller ændringer til tilbud, som modtages efter tilbudsfristens udløb, jf. punkt at det er Tilbudsgivers risiko, at tilbud afgives i overensstemmelse med nærværende udbudsbetingelser og det samlede udbudsmateriale. Risikoen for rækkevidden og konsekvensen af eventuelle forbehold eller væsentlige uklarheder i tilbuddet fra Tilbudsgiver, påhviler udelukkende Tilbudsgiver. 6. FORBEHOLD Ordregiver er berettiget til at afvise ethvert tilbud med forbehold til udbudsmaterialet. Ved afgivelse af tilbud må Tilbudsgiver ikke tage forbehold overfor mindstekrav eller grundlæggende elementer i udbudsmaterialet, idet tilbud med sådanne forbehold vil blive afvist som ukonditionsmæssige. 5

6 Ved et forbehold overfor grundlæggende elementer i udbudsmaterialet forstås et forbehold, som kan medføre væsentlig fordrejning af konkurrencen, såfremt forbeholdet tillades. Flere forbehold over for ikke-grundlæggende elementer i udbudsmaterialet kan samlet set medføre, at forbeholdene må anses som grundlæggende. Et forbehold, som ikke kan prissættes med rimelig sikkerhed, anses som et forhold over for grundlæggende elementer. Tilbudsgivers ændringer af et bilags brødtekst eller elementer, hvor der ikke er krævet eller forudsat en besvarelse, kan udgøre et forbehold. Manglende opfyldelse af et krav i Kravspecifikationen og øvrige bilag anses dog ikke for et forbehold, som kan begrunde afvisning, men som et forhold, der indgår i den kvalitative evaluering af tilbuddet. Tilbudsgiver opfordres til ikke at tage forbehold, da forbehold indebærer betydelig risiko for, at tilbuddet ikke vil blive taget i betragtning. Hvis Tilbudsgiver alligevel vælger at tage forbehold, bedes Tilbudsgiver udtrykkeligt angive forbeholdet og redegøre for, hvorfor forbeholdet er taget. Tilbudsgiver opfordres til ikke at tage forbehold, da forbehold indebærer risiko for, at tilbuddet ikke vil blive taget i betragtning. Tilbudsgiverne opfordres til at påpege forhold i bilag X til udbudsbetingelserne og/eller udnytte deres adgang til at stille spørgsmål, hvis de konstaterer væsentlige uhensigtsmæssigheder i aftalegrundlaget, herunder i særdeleshed hvis krav afviger fra markedets standard eller på anden måde vurderes at være uhensigtsmæssigt økonomisk belastende. Ordregiver vil i givet fald på baggrund heraf inden for udbudsreglernes rammer - overveje, om sådanne spørgsmål giver anledning til justeringer af aftalegrundlaget. 6

7 7. FORHOLD VEDRØRENDE AFGIVELSE AF TILBUD 7.1 Form- og procedurekrav Tilbudsgiver skal afgive tilbud på grundlag af nærværende udbudsbetingelser. Ved udarbejdelse af tilbuddet skal tilbudsgiver nøje iagttage de form- og procedurekrav, der fremgår under nærværende punkt Alternative tilbud I overensstemmelse med det i udbudsbekendtgørelsen punkt II.2.10) anførte accepterer Ordregiver ikke alternative bud. 7.3 Tilbudsfrist for foreløbigt tilbud Tilbud skal være Ordregiver i hænde senest: Den 27. februar 2017, kl Foreløbige tilbud, der afleveres efter tilbudsfristens udløb, vil ikke blive taget i betragtning og vil ikke indgå i forhandlingerne. 7.4 Forventet tilbudsfrist for endeligt tilbud Tilbud skal være Ordregiver i hænde senest: Den 27. marts 2017, kl Tilbud, der afleveres efter tilbudsfristens udløb, vil ikke blive taget i betragtning i evalueringen af tilbuddene. 7.5 Aflevering af tilbud Tilbud skal afleveres eller fremsendes til følgende adresse: Bird & Bird Advokatpartnerselskab Kalkbrænderiløbskaj København Ø Att.: Maria Haugaard 7

8 Det samlede tilbudsmateriale skal indleveres i en lukket kuvert mærket Udbud af procesledelse og analyser vedr. værdibaseret styring i sundhedsvæsenet. Tilbudsgiver kan, efter anmodning, få udleveret en kvittering udvisende dato og klokkeslæt for afleveringen. Tilbuddet skal afleveres i én underskreven fysisk original samt én elektronisk kopi. Original skal omfatte Tilbudsgivers udfyldte bilag og underbilag, mens den elektroniske kopi skal omfatte det fulde og komplette tilbudsmateriale (udbudsmaterialet samt udfyldte bilag). Den elektroniske kopi (der indeholder alle dokumenter såvel udfyldte som ikke udfyldte) vedlægges på en USB-nøgle eller lignende medie i Microsoft Word, Microsoft Excel, Adobe eller andet udbredt format. 7.6 Sprog Tilbud inklusive bilag skal affattes på dansk. Dokumentation, der ikke foreligger på dansk, kan dog være på engelsk. 7.7 Honorar Tilbudsgiverne modtager intet honorar i forbindelse med deltagelse i denne udbudsforretning, herunder honorar for udarbejdelse af tilbud. Tilbudsgivers omkostninger i forbindelse med tilbudsgivning og eventuel efterfølgende kontrahering er Ordregiver uvedkommende. 7.8 Vedståelsesfrist Tilbud skal være bindende i 6 måneder regnet fra tilbudsfristens udløb. Tilbudsgiverne er bundet af deres tilbud, indtil Ordregiver har indgået aftale, dog mindst indtil vedståelsesfristens udløb. Orientering om tildelingsbeslutningen indebærer således ikke, at Tilbudsgiver allerede pr. dette tidspunkt er frigjort fra tilbuddet. 7.9 Åbning af tilbud Tilbudsgiverne har ikke adgang til at overvære åbningen af tilbud eller få oplysninger om konkurrenternes tilbud udover hvad der må følge af punkt Returnering af tilbud Modtagne tilbud vil ikke blive returneret til Tilbudsgiverne. 8. KRAV TIL TILBUDDETS INDHOLD 8.1 Generelt Tilbudsgiver opfordres til straks ved modtagelse af nærværende udbudsmateriale at sikre sig, at det modtagne udbudsmateriale er fuldstændigt, jf. listen i punkt 0. Udbudsmaterialet er alene offentliggjort elektronisk. 8

9 Kontrakten fastlægger parternes rettigheder og forpligtelser i forbindelse med levering af det udbudte. Ordregiver forbeholder sig ret til at foretage mindre væsentlige korrektioner til udbudsmaterialet, såfremt Ordregiver bliver opmærksom på fejl eller udeladelser. 8.2 Tilbudsdokumenter Følgende dokumenter SKAL være indeholdt i tilbuddene: - Tilbudsbrev indeholdende Tilbudsgivers kontaktoplysninger. - Bilag og underbilag til Kontrakten Indholdet af dokumenterne er yderligere beskrevet nedenfor og i den rækkefølge, som Ordregiver ønsker, at Tilbudsgiver opbygger sit tilbud ud fra. Ad Tilbudsbrev: Der skal i tilbuddet indgå oplysninger om Tilbudsgivers identitet, hvem, der kan kontaktes om tilbuddet samt kontaktoplysninger ( og telefonnummer) for den/de pågældende. I forbindelse med tilbudsevalueringen lægges der alene vægt på indholdet af de udfyldte bilag til Kontrakten, og ikke på tilbudsbrevet. Ad Bilag: Bilag skal vedlægges som en del af tilbuddet og være udfyldt af tilbudsgiver i det omfang, det følger af instruksen til tilbudsgiver i bilaget. Udbudsbetingelsernes punkt 20 indeholder en oplistning af, hvilke bilag der skal besvares af Tilbudsgiver som en del af tilbuddet, samt hvilke bilag, der skal udarbejdes af Tilbudsgiver. 9. FORHANDLING Formålet med forhandling er dels, at tilbudsgiverne får adgang til at optimere deres tilbud, dels sikre, at tilbudsgiverne afgiver konditionsmæssige tilbud. Endvidere er formålet med forhandlingen at få præciseret kravspecifikationen, der kan ske tilpasninger af udbudsmaterialet på baggrund af de gennemførte forhandlingsforløb. Ethvert tilbud, der indleveres til tiden, kan deltage i den efterfølgende forhandling, idet alle 3 tilbudsgivere vil blive inviteret, uanset om de i øvrigt er konditionsmæssige. Det forventes, at der afholdes 1 forhandlingsrunde. Ordregiver forbeholder sig dog retten til at tildele Kontrakten på baggrund af det foreløbige indledende tilbud uden gennemførelse af forhandlinger. Ligesom Ordregiver forbeholder sig retten til at afholde en yderligere forhandlingsrunde, hvis dette viser sig nødvendigt eller formålstjenligt. 9

10 9.1 Forhandlingsrunde 1 vedrørende det indledende foreløbige tilbud (Varighed op til 3 timer) I overensstemmelse med udbudsbetingelserne skal Tilbudsgiver aflevere et foreløbigt tilbud, jf. fristen i punkt 7.3. Forhandlingsforløbet vil blive gennemført under iagttagelse af de udbudsretlige ligebehandlings- og gennemsigtighedsprincipper. Efter aflevering af det foreløbige tilbud vil Ordregiver invitere Tilbudsgiverne til parallelle forhandlingsmøder. Det specifikke tidspunkt for mødet vil blive fastlagt efter Ordregivers modtagelse af de foreløbige tilbud. I tidsplanen, jf. punkt 19, angives dog forventede datoer for første forhandlingsrunde. Tilbudsgiverne vil få tilbagemeldingerne fra Ordregiver samtidigt. I det omfang forhandlingerne kommer til at dreje sig om udbudsmaterialet og fortolkningen heraf, vil tilbudsgiverne få den samme tilbagemelding, men i det omfang forhandlingerne kommer til at dreje sig om Tilbudsgivers konkrete løsningsforslag, vil hver tilbudsgiver få en individuel tilbagemelding. Der vil ikke blive videregivet fortrolige oplysninger fra forhandlingsmøderne med den enkelte tilbudsgiver til de øvrige tilbudsgivere. Ordregiver tilstræber, at enhver oplysning, som Ordregiver har meddelt en eller flere tilbudsgivere under forhandlingerne, og som må formodes at være af relevans for samtlige tilbudsgivere i relation til udformningen af de endelige tilbud, herunder prissætningen, vil blive meddelt samtlige tilbudsgivere senest sammen med opfordringen til at afgive endeligt tilbud. Hvis Ordregiver benytter sig af sin ret til at tildele Kontrakten på baggrund af det foreløbige tilbud uden gennemførelse af forhandlinger, vil Ordregiver sikre, at tilbuddet overholder kravene fastsat i disse udbudsbetingelser og udbudsmaterialet i øvrigt. Da Ordregiver har mulighed for at tildele Kontrakten på baggrund af det foreløbige tilbud, skal Tilbudsgiver sørge for, at tilbuddet opfylder samtlige krav i udbudsmaterialet i det foreløbige tilbud. 9.2 Bilag X til udbudsbetingelserne Såfremt Tilbudsgiver har forbedringsforslag til udbudsmaterialet, opfordres tilbudsgiver til at beskrive disse forbedringsforslag i et separat dokument benævnt "Bilag X til udbudsbetingelserne" sammen med angivelse af eventuelle uhensigtsmæssigheder i udbudsmaterialet. Herunder kan angives forhold, som vurderes at udgøre væsentlige risiko- eller omkostningsfaktorer eksempelvis forhold, der er uhensigtsmæssige, fordyrende og/eller showstoppers for tilbudsgiver samt krav, der indeholder omkostningsdrivende funktionalitet. Tilbudsgiverne bør begrunde, hvorfor det/de pågældende forhold er identificeret som enten forbedringer eller risiko- eller omkostningsfaktorer. Bilag X til udbudsbetingelserne skal vedlægges det foreløbige tilbud. Forhold oplistet i bilag X til udbudsbetingelserne anses dog ikke som en del af tilbuddet, men som et oplæg til forhandlingerne, hvorfor oplistningen heller ikke betragtes som et forbehold. Vederlag, som Tilbudsgiver angiver i tilbuddet, skal baseres på Kontrakten med bilag, 10

11 dvs. uden de ændringer, som Tilbudsgiver eventuelt foreslår i bilag X til udbudsbetingelserne Foreløbigt tilbud De foreløbige tilbud skal indeholde samme informationer som Tilbudsgivers endelige tilbud, jf. punkt 20, og være i overensstemmelse med de formelle krav, jf. punkt 0. Desuden kan der vedlægges et bilag X til udbudsbetingelserne indeholdende angivelse af tilbudsgivers påpegning af forhold i udbudsmaterialet. Ordregiver gennemfører en konditionsmæssighedsvurdering af de modtagne foreløbige tilbud i forhold til deres overholdelse af de materielle krav i udbudsmaterialet. Et foreløbigt tilbud kan være en del af forhandlingsrunderne, selvom tilbuddet ikke opfylder de formelle krav, mangler efterspurgte oplysninger, eller tilbuddet direkte og/eller indirekte tager forbehold overfor mindstekrav eller grundlæggende elementer i udbudsmaterialet. Tilbuddet kan dog ikke være en del af evalueringen i en efterfølgende tildeling, såfremt Ordregiver vælger at benytte retten til at tildele Kontrakten på baggrund af de foreløbige tilbud. Det er Tilbudsgivers ansvar at sikre, at det endelige tilbud indeholder de efterspurgte oplysninger og ikke indeholder nogen forbehold mv., der vil medføre, at tilbuddet må anses som ikke-konditionsmæssigt. Det anbefales, at tilbudsgiver i sit foreløbige tilbud afgiver en pris, der indeholder opfyldelsen af alle Mindstekrav og grundlæggende elementer i materialet. Tilbudsgiver bør i sit bilag X til udbudsbetingelserne anføre, hvilke krav, der er uhensigtsmæssige, fordyrende mv., så dette kan indgå i forhandlingen. Det bemærkes, at der ikke kan forhandles om eller ændres på mindstekrav. Det er et absolut krav, at det foreløbige tilbud er afleveret inden for den angivne frist i punkt 7.3, for at tilbuddet kan indgå i forhandlingerne Forhandlingsmøde Indledningsvist vil Tilbudsgiver få lejlighed til at præsentere sit tilbud. Herefter vil Ordregiver stille spørgsmål til det foreløbige tilbuds indhold og afklare eventuelle uklarheder, misforståelser eller uhensigtsmæssigheder. Ordregiver vil påpege det afleverede tilbuds relative fordele og ulemper baseret på det i punkt 12 anførte tildelingskriterium med underkriterier. Ordregiver vil desuden påpege, såfremt det foreløbige tilbud indeholder forhold, der indebærer, at tilbuddet må anses som ukonditionsmæssigt. Derefter skal Tilbudsgiver give en tilbagemelding på udbudsmaterialet i forhold til, om der er krav i materialet, der er unødvendigt strenge, eller krav, der er unødvendige og fordyrende for anskaffelsen. 11

12 10. TILBUDSFASE Der vil ikke blive videregivet fortrolige oplysninger fra forhandlingsmødet med Tilbudsgiver til de øvrige tilbudsgivere, ligesom Tilbudsgiveren ikke vil modtage fortrolige oplysninger fra de øvrige tilbudsgiveres forhandlingsmøder. Ordregiver vil udarbejde et referat fra forhandlingsmødet, men dette referat vil ikke blive fremsendt til tilbudsgiverne, men skal alene dokumentere indholdet på mødet, jf. udbudslovens regler herom. Ordregiver er opmærksom på den særlige forpligtelse til at sikre, at der ikke udøves forskelsbehandling mellem tilbudsgiverne ved at give oplysninger, der kan stille nogle tilbudsgivere bedre end andre. Ordregiver tilstræber derfor, at enhver oplysning - som Ordregiver har meddelt en eller flere tilbudsgivere under forhandlingerne, og som må formodes at være af relevans for samtlige tilbudsgivere i relation til udformningen af de endelige tilbud - vil blive meddelt samtlige tilbudsgivere på senest sammen med opfordringen til at afgive endeligt tilbud. Eventuelle supplerende oplysninger eller ændringer i udbudsmaterialet baseret på forhandlingsmøderne vil ligeledes fremsendes til tilbudsgiverne på . Efter afslutningen af forhandlingerne opfordrer Ordregiver ved opfordringsskrivelse forhandlingsdeltagerne til at afgive endeligt tilbud, som vil være grundlaget for ordregivers tildeling til det økonomisk mest fordelagtige tilbud på baggrund af tildelingskriteriet bedste forhold mellem pris og kvalitet. Ordregiver vil ændringsmarkere eventuelle ændringer til udbudsmaterialet foranlediget af forhandlingerne, og dette vil blive meddelt sammen med fremsendelsen af opfordringsskrivelsen. Fristen for indlevering af det endelige tilbud vil fremgå af opfordringsskrivelsen. Fristen fastlægges således, at alle tilbudsgivere har rimelig tid til at udarbejde deres endelige tilbud. Det endelige tilbud skal være modtaget af Ordregivers kontaktperson inden den anførte frist og i overensstemmelse med de indholdsmæssige krav. De endelige tilbud skal være fuldstændige, og det er tilbudsgivers ansvar, at de endelige tilbud ikke indeholder forbehold eller i øvrigt vilkår, der kan medføre ikkekonditionsmæssighed. De endelige tilbud evalueres af Ordregiver på baggrund af det for udbuddet fastsatte tildelingskriterium, jf. punkt 12. Tilbudsgiverne vil modtage samtidig oplysning om resultatet af evalueringen og tildelingsbeslutningen, jf. pkt. 17. Ordregiver gennemfører ikke forhandlinger om de endelige tilbud, men der vil dog inden for rammerne af de udbudsretlige regler kunne ske afklaring og præcisering af det vindende tilbud. 12

13 11. UDELUKKELSESGRUNDE OG EGNETHED Inden Ordregiver tildeler Kontrakten, vil Ordregiver kræve, at Tilbudsgiver fremlægger dokumentation for, at der ikke er grundlag for udelukkelse samt at minimumskravet til egnethed er opfyldt, jf. udbudsloven 152. Ordregiver vil anmode Tilbudsgiver om at fremlægge dokumentation for de oplysninger, der er afgivet i det fælles europæiske udbudsdokument. Dette betyder, at Tilbudsgiver skal dokumentere, at Tilbudsgiver ikke er udelukket i henhold til udbudslovens og 137, stk. 1, nr. 1 og 2, jf. udbudslovens 153 og 159, stk. 2. Dokumentation kan være en serviceattest, som maksimalt er 6 måneder gammel. Skønner Ordregiver, at dokumentationen giver anledning til tvivl om, hvorvidt Tilbudsgiver er omfattet af en eller flere udelukkelsesgrunde, forbeholder Ordregiver sig retten til at afvise Tilbudsgiver. Inden Ordregiver afviser en Tilbudsgiver, som er omfattet af en eller flere af udelukkelsesgrundene, vil Ordregiver dog have givet mulighed for tilstrækkelig dokumentation for pålidelighed i henhold til udbudslovens 138. Tilbudsgiver skal til enhver tid kunne fremskaffe dokumentation for de i ESPD'et anførte oplysninger inden for en frist på 10 Arbejdsdage. Erhvervsstyrelsen kan normalt udarbejde en serviceattest på 1-2 uger, hvilket Tilbudsgiver bør tage højde for. Ordregiver vil endvidere anmode om dokumentation for, at Tilbudsgiver opfylder de stillede krav til økonomisk og finansiel formåen i henhold til udbudslovens TILBUDSEVALUERING 12.1 Tildelingskriteriet Ordregiver foretager en tilbudsevaluering på grundlag af tildelingskriteriet bedste forhold mellem pris og kvalitet for at finde det økonomisk mest fordelagtige tilbud. Dette er vurderet på grundlag af følgende underkriterier: Pris 20 % Kvalitet 40 % Samarbejde 25 % Proces og levering 15 % Kriterierne er uddybende beskrevet i det følgende, ligesom hvert bilag, der indgår i evalueringen, indeholder en angivelse af, hvad der vægtes positivt ved Tilbudsgivers besvarelse af det enkelte bilag. 13

14 Ad Pris 20 % Underkriteriet Pris vurderes på grundlag af den evalueringstekniske totalsum, der opgøres som beskrevet i instruktionen til Bilag 2. Ad Kvalitet 40 % Underkriteriet Kvalitet vurderes på grundlag af Tilbudsgivers besvarelse af Bilag 1 på baggrund af det i de i dette bilag specifikt anførte elementer, som Ordregiver har anført at ville tillægge positiv vægt i vurderingen. Ad Samarbejde 25 % Underkriteriet Samarbejde vurderes på grundlag af Tilbudsgivers besvarelse af Bilag 3 på baggrund af det i de i dette bilag specifikt anførte elementer, som Ordregiver har anført at ville tillægge positiv vægt i vurderingen. Ad Den tilbudte tidsplan 15 % Underkriteriet Den tilbudte tidsplan vurderes på grundlag af Tilbudsgivers besvarelse af Bilag 4 på baggrund af det i de i dette bilag specifikt anførte elementer, som Ordregiver har anført at ville tillægge positiv vægt i vurderingen. 13. EVALUERINGSMETODE 13.1 Generelt I henhold til nedenstående vil der blive givet en samlet score på underkriteriet "Pris" ganget med 0,20 svarende til vægtning på 20 %, en samlet score på underkriteriet "Kvalitet" ganget med 0,40 svarende til en vægtning på 40 %, en samlet score på underkriteriet "Samarbejde" ganget med 0,25 svarende til en vægtning på 25 % og en samlet score på underkriteriet "Den tilbudte tidsplan" ganget med 0,15 svarende til en vægtning på 15 %. Den højeste samlede score vil udgøre det bedste forhold mellem pris og kvalitet og vil dermed repræsentere det økonomiske mest fordelagtige tilbud Prisevaluering Bilag 2 indeholder samtlige tilbudte priser. På baggrund af de tilbudte priser og med de angivne vægtninger udregnes en samlet evalueringsteknisk sum, som er den pris, der evalueres på. Til evaluering af underkriteriet Pris har Ordregiver valgt en evalueringsmodel, hvor der tildeles point ud fra en lineær skala mellem punkterne 8 mio. kr. og 10 mio. kr., således at samlet pris på 8 mio. kr. tildeles 10 points, mens en samlet pris på 10 mio. kr. får 0 point. Priser herimellem får tildelt point efter en lineær interpolation ud fra tilbuddenes respektive afstand til henholdsvis 8 og 10 mio. kr. Tilbud med en samlet pris på under 8 mio. kr. eller over 10 mio. kr. vil blive vurderet til ikke at være konditionsmæssige. 14

15 Kvalitativ evaluering Evalueringen af tilbud vil ske ved brug af en pointskala fra 0-10, som ser ud som følger: 15

16 Point Ordlyd 0 Ingen opfyldelse 1 Særdeles dårlig vurdering 2 Meget dårlig vurdering 3 Dårlig vurdering 4 Under middel vurdering 5 Middel vurdering 6 Over middel vurdering 7 God vurdering Beskrivelse Ingen opfyldelse gives, hvor Tilbudsgivers besvarelse ikke opfylder de efterspurgte krav / løsningen er ikke beskrevet. Særdeles dårlig vurdering gives for en besvarelse, der illustrerer en helt uacceptabel opfyldelse af det, som er ønsket af Ordregiver. Besvarelsen forholder sig i kritisk grad ikke til de oplysninger, som er efterspurgt, og/eller løsningens elementer er særdeles dårligt beskrevet. Meget dårlig vurdering gives for en besvarelse, der illustrerer en meget ringe opfyldelse af det, som er ønsket af Ordregiver. Besvarelsen forholder sig i kritisk grad ikke til de oplysninger, som er efterspurgt, og/eller løsningens elementer er dårligt beskrevet. Dårlig vurdering gives, hvor besvarelsen illustrerer en ringe opfyldelse af det, som er ønsket af Ordregiver. Besvarelsen mangler meget væsentlige dele af de oplysninger, som er efterspurgt, og/eller løsningens elementer er dårligt beskrevet. Under middel vurdering gives, hvor besvarelsen illustrerer en mindre end acceptabel opfyldelse af det, som er ønsket af Ordregiver. Besvarelsen mangler væsentlige dele af de oplysninger, som er efterspurgt, og/eller løsningens elementer er dårligt beskrevet. Middel vurdering gives, hvor besvarelsen illustrerer en acceptabel opfyldelse af det, som er ønsket af Ordregiver. Besvarelsen mangler visse af de oplysninger, som er efterspurgt. Beskrivelsen af løsningen fremstår mindre velunderbygget og er visse steder uklar. Over middel vurdering gives, hvor besvarelsen illustrerer en mere end acceptabel grad af opfyldelse af det, som er ønsket af Ordregiver. Besvarelsen mangler visse af de oplysninger, som efterspørges, men dog ikke centrale dele heraf. Hovedparten af beskrivelsen af løsningen er velunderbygget og forståelig. God vurdering gives, hvor besvarelsen illustrerer en god opfyldelse af det, som er ønsket af Ordregiver. Besvarelsen indeholder langt hovedparten af de oplysninger, som er efterspurgt. Beskrivelsen af 16

17 løsningen er velunderbygget og forståelig. 8 Meget god vurdering 9 Særdeles god vurdering 10 Den bedste mulige vurdering Meget god vurdering gives, hvor besvarelsen illustrerer en meget god opfyldelse af det, som er ønsket af Ordregiver. Besvarelsen mangler kun meget få af de oplysninger, som er efterspurgt. Beskrivelsen af løsningen er meget velunderbygget og forståelig. Særdeles god vurdering gives, hvor besvarelsen illustrerer en særdeles god opfyldelse af det, som er ønsket af Ordregiver. Besvarelsen indeholder de oplysninger, som er efterspurgt. Beskrivelsen af løsningen er uddybende, velunderbygget og forståelig. Den bedste mulige vurdering gives, hvor besvarelsen er den bedst tænkelige opfyldelse af det, som er ønsket af Ordregiver. Samtlige de oplysninger, som er efterspurgt, er beskrevet på en velunderbygget og forståelig måde, og beskrivelsen af løsningen illustrerer, at det af Ordregiver ønskede opfyldes på den bedst tænkelige måde. 14. SPØRGSMÅL Med henblik på at sikre, at tilbuddet udformes i overensstemmelse med de stillede krav, er det muligt at stille skriftlige spørgsmål til udbudsmaterialet. Spørgsmål skal rettes skriftligt pr. til kontraktpersonen på den anførte adresse i afsnit 2. Spørgsmål til det foreløbige tilbud skal være modtaget af ovennævnte senest den 17. februar 2017, kl Spørgsmål til det endelige tilbud skal være modtaget af ovennævnte senest den 17. marts 2017, kl Ovennævnte frister er angivet af praktiske årsager. Spørgsmål skal dog under alle omstændigheder være stillet i så god tid, at Ordregiver kan besvare dem senest 6 dage inden udløbet af den fastsatte tilbudsfrist. Dokumentet indeholdende spørgsmål og svar vil løbende blive udsendt i anonymiseret form og evt. med supplerende materiale til tilbudsgiverne. Såfremt nogle af de stillede spørgsmål giver anledning til en tydeliggørelse, justering eller supplering af udbudsmaterialet, vil tilbudsgiverne modtage orientering herom med besvarelsen af de stillede spørgsmål. 15. ÆNDRING AF UDBUDSMATERIALE Ordregiver vil udsende løbende rettelsesblade om eventuelle ændringer i udbudsmaterialet til alle tilbudsgivere, der deltager i udbud med forhandling. 17

18 Såfremt Tilbudsgiver bliver opmærksom på fejl eller mere betydende uhensigtsmæssigheder ved udbudsmaterialet, bedes Tilbudsgiver straks gøre Ordregiver opmærksom herpå, således at Ordregiver får mulighed for at afhjælpe forholdet gennem fremsendelse af rettelsesblad. Opfordringen omfatter også eventuelle uhensigtsmæssigt formulerede krav til ydelser eller Kontrakten. Dette gælder navnlig uhensigtsmæssigheder af betydning for Tilbudsgiverne generelt, der tilmed er udtryk for fravigelse fra det sædvanlige på markedet. Ordregiver gør opmærksom på, at der som følge af forhandlingerne kan ske ændringer i udbudsmaterialet, hvilket alle tilbudsgivere løbende vil blive orienteret om. Der vil ikke ske ændringer i de grundlæggende elementer i det oprindelige udsendte udbudsmateriale. 16. FORTROLIGHED, ANONYMITET OG TAVSHEDSPLIGT Tilbudsgiverne skal iagttage ubetinget tavshed over for uvedkommende vedrørende forhold, som måtte komme til deltagernes kendskab i forbindelse med nærværende udbudsforretning. Tilbudsgiverne er uberettiget til at anvende udbudsmaterialet til andet end at deltage i udbuddet. Ordregiver er underlagt de generelle regler om offentlighed i forvaltningen, herunder forvaltningsloven og offentlighedsloven, der kan berettige parter og andre til at få aktindsigt. Det betyder, at konkurrenter m.fl. kan anmode om aktindsigt i tilbud, der afgives. Anmodninger om aktindsigt fra andre virksomheder, der også deltager i udbudsprocessen, skal i henhold til praksis fra Klagenævnet for Udbud afhængig af omstændighederne imødekommes af den ordregivende myndighed. Det indgår dog bl.a. i denne bedømmelse, om den virksomhed der afgiver et tilbud har bedt om, at tilbuddet behandles fortroligt, og har indikeret, hvilke oplysninger/elementer i tilbuddet det drejer sig om. Ordregiver meddeler ikke aktindsigt i følsomme oplysninger, uden forinden at have givet den, som oplysningen vedrører, adgang til at udtale sig herom. Beslutning om helt eller delvist at imødekomme en anmodning om aktindsigt påhviler dog i sidste ende Ordregiver. Særligt følsomme oplysninger, der efter lovgivningen er tavshedsbelagt, må normalt ikke videregives, idet der dog kan være pligt til at videregive dem til andre offentlige myndigheder. Ordregiver vil dog under alle omstændigheder være berettiget og forpligtet til at give aktindsigt i det omfang, som følger af lovgivningen. 17. MEDDELELSE OM RESULTAT OG STANDSTILL-PERIODE Når Ordregiver har identificeret det tilbud, der er det økonomisk mest fordelagtige tilbud i henhold til det fastsatte tildelingskriterium og underkriterier, sendes der hurtigst muligt en fyldestgørende begrundelse for valget til alle tilbudsgivere, jf. lov om Klagenævnet for Udbud (lov nr. 425 af 12. maj 2010 med senere ændringer). Meddelelse om resultatet af udbudsforretningen vil blive bekendtgjort i Den Europæiske Unions Tidende i overensstemmelse med de herom gældende regler. 18

19 I henhold til Lov om Klagenævnet for Udbud underskriver Ordregiver først Kontrakten med den valgte leverandør efter udløbet af standstill-perioden, der som udgangspunkt er 10 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor Ordregiver giver meddelelse til tilbudsgiverne om den trufne tildelingsbeslutning. Ordregiver kan dog fastlægge en længere standstill-periode, såfremt dette anses som nødvendigt. 18. ANNULLATION AF UDBUDSFORRETNINGEN Indtil udbudsforretningen er afsluttet med indgåelse af en endelig Kontrakt, vil udbudsforretningen kunne annulleres af Ordregiver, såfremt der er en saglig grund hertil. 19. TIDSPLAN FOR UDBUDSFORRETNINGEN Udbudsforretningen forventes gennemført efter nedenstående vejledende tidsplan: Tidsfrist Aktivitet 14. december 2016 Udsendelse af udbudsbekendtgørelse 16. januar 2017 kl Frist for modtagelse af ansøgninger om prækvalifikation 23. januar 2017 Udsendelse af opfordring til afgivelse af foreløbigt tilbud. 17. februar 2017 Frist for modtagelse af spørgsmål til foreløbigt tilbud 27. februar 2017 Frist for afgivelse af foreløbigt tilbud Uge 10, 2017 Forhandlingsrunde Uge 11, 2017 Udsendelse af evt. tilpasset udbudsmateriale og opfordring til afgivelse af endeligt tilbud 17. marts 2017 Frist for modtagelse af spørgsmål til endeligt tilbud 27. marts 2017 Frist for afgivelse af endeligt tilbud Uge 14, 2017 Uge 15, 2017 Uge 17, 2017 Indhentelse af dokumentation fra ESPD (hvis ikke sket i forbindelse med prækvalifikation) Meddelelse af resultat (vejledende) Indgåelse af Kontrakt (vejledende) 19

20 20. DOKUMENTOVERSIGT OG CHECK-LISTE Nedenstående skema indeholder alle dokumenter, som danner grundlag for tilbudsevalueringen med oplysninger om udfyldning, brug af skabelon fra Ordregiver, og om besvarelsen indgår i tilbudsevalueringen. Navn på dokument Udfyldes eller udarbejdes af tilbudsgiver? Brug af Ordregivers skabelon? Indgår I evalueringen Tilbudsbrev JA NEJ NEJ Bilag X til Udbudsbetingelserne (til brug på forhandlingsmøderne) JA NEJ NEJ Kontrakt NEJ N/A NEJ Bilag 1: Kravspecifikation JA JA JA Underbilag Projektbeskrivelse 1.A: Nej N/A NEJ Bilag 2: Vederlag JA JA JA Bilag 3: Samarbejdsorganisation Bilag 4: Den tilbudte tidsplan Bilag 5: Databehandleraftale JA JA JA JA JA JA NEJ N/A NEJ 20