Tilbudsgivning. Stefan Ising Femern Belt Development Den 5. september

Transkript

1 Tilbudsgivning Stefan Ising Femern Belt Development Den 5. september

2 Tærskelværdier hvornår skal der gennemføres et udbud? Bygge og anlæg EU- udbud: ca. 37 mio. kr. LicitaNon eoer Nlbudsloven: 3 mio. kr. Varekøb og tjenesteydelser EU- udbud eoer UdbudsdirekNvet: Kontraktværdi på ca. 1,5 mio. kr. Annonceringspligt eoer Nlbudslovens afsnit II: Kontraktværdi på kr. Ved løbende kontrakter regnes værdien over 4 år. Husk reglen om delydelser: kr. og 80/20. IndkøbspoliNkken kan fastlægge en lavere grænse for, hvornår der skal indhentes flere Nlbud.

3 Inden udbuddet Forretningsplan og strategi for salg Nl offentlige kunder. Presales aknviteter, kundemøder og relanoner fortæl om jeres løsninger og hvorfor de skaber værdi. Kundedatabase nøglepersoner, kontraktudløb, valgkriterier, næste udbud, aknviteter. Tænk i totaløkonomi for kunden. Tilbudsskabelon. Forstå, hvad der er god og dårlig skik.

4 Find mulighederne Udbudsvagten og Mercell Nlbyder målre^et informanon og services Udbud.dk ted.europa.eu Building- supply.dk Brancheforeningen Udbudsmedia.dk LicitaNonen (bygge- og anlæg) Ordregiveres hjemmesider.

5 Er jeres dokumentanon klar? Virksomhedsprofil Registrering af referencer, CV er Beskrivelse af kvalitetssikring Forsikringer og cernficeringer PersonalepoliNk, arbejdsmiljø, miljønltag og samfundsansvar Tro- og loveerklæringer gæld og udelukkelsesgrunde Økonomiske nøgletal kort præsentanon Revisorpåtegnede årsregnskaber Evt. revisorerklæring, soliditets- erklæring eller bankerklæring Evt. brev fra banken om at de vil snlle bankgarann. Se i udbudsbekendtgørelsen eller udbudsmaterialet, hvad der kræves.

6 Det sværeste spørgsmål er ooe: Skal vi byde eller ej? Læs og forstå udbuds- bekendtgørelsen. Kan udbudsmaterialet rekvireres eller er det med prækvalifikanon? Sortér udbud fra du kan ikke byde på det hele: Hvad kræver det? Hvor stor er vinderchancen? Hvordan er vores posinon i forhold Nl at vinde kontrakten? Hvem er konkurrenterne? Kan vi vinde? Tilbud trin- for- trin på Udbudsportalen.dk er en guide i Nlbudsgivning.

7 Overvej andre muligheder Få ordrer hos kunden eller lignende kunder under tærskelværdierne, så I har referencer og erfaringen. I kan gå sammen om at afgive Nlbud som konsornum men det kræver et fas^ømret og Nllidsfuldt samarbejde. Indgå et samarbejde som underleverandør eller samarbejdspartner.

8 Udbudsjargon - hvad betyder ordene? EU- udbud, nanonalt udbud, annoncering Åben eller begrænset procedure Begrænset eller offentligt udbud RammeaOale eller en kontrakt DelaOaler og delbud Bilag II A og bilag II B ydelser CPV- kode Udvælgelseskriterier og Nldelingskriterier Konkurrencepræget dialog AlternaNve bud Forbehold Stand- snll Traktatens principper ligebehandling, gennemsignghed, propornonalitet.

9 Tilbudsskolen - hvordan gør man? Hvad er det ordregiver lægger vægt på? KondiNonsmæssighed. Kundefokus. Besvarelse af udbudsmaterialet. Sælgende budskaber - value proposinons. KommunikaNon af forretningsmæssig værdi. KonkurrencedygNghed. Visuel kommunikanon. Læservenligt og overskueligt. Sprog, layout, grafik.

10 Udarbejdelsen af Nlbud Læg en slagplan og hold kursen Gennemgang af udbudsmaterialet. Uklarheder - spørgsmål Nl materialet Ændringsønsker spørgsmål Nl udbudsmaterialet eller forbehold. Tilbudsskabelon krav Nl indhold fra udbudsmaterialet indarbejdes. Tilbudsansvar og opgavefordeling. Udarbejdelse af besvarelser. Udfyldelse af Nlbudsliste. KriNsk gennemlæsning og review. OpNmering og justeringer. Afgivelse af Nlbud.

11 Er Nlbudsgivning svært? Nej det er et stykke arbejde, som kan læres og professionaliseres. Regn med at Nng tager Nd og øvelse gør mester. Vær realisnsk en score på 1 ud af 10 kan være god i starten. Vedholdende indsats betaler sig. Sortér i udbuddene du kan ikke gå eoer dem alle.

12 Hvordan foregår Nlbudsvurderingen? Tjek af kondinonsmæssighed. Første gennemlæsning kunden danner sig et indtryk, markerer spørgsmål og stærke/svage sider. Priserne opsnlles i et regneark og der beregnes totalomkostninger for hvert Nlbud. Pointskema for vurderingskriterierne. Sammenligningsskemaer- hvad svarer Nlbudsgiverne? Anden gennemgang hvad indeholder Nlbuddene om hvert underkriterium? Poinmldeling. Tildeling af kontrakt.

13 Hvordan foregår en pointgivning? Økonomisk mest fordelagtige tilbud Tilbudsgiver A Tilbudsgiver B Tilbudsgiver C Tilbudsgiver D TIldelingskriterier Vægt (pct.) Point Score Point Score Point Score Point Score Pris 50,00 7,00 350,00 6,00 300,00 8,00 400,00 10,0 500,00 Serviceydelser 30,00 9,00 270,00 7,00 210,00 7,00 210,00 8,00 240,00 Kvalitet 20,00 9,00 180,00 6,00 120,00 7,00 140,00 8,00 160,00 I alt 800,00 630,00 750,00 900,00

14 Hvem får kontrakterne? Følg med i, hvem der vinder kontrakterne på jeres område, og interessér jer for, hvorfor de vinder. Ordregiver skal indsende en bekendtgørelse om indgået kontrakt Nl EU s publikanons- kontor. Bekendtgørelserne findes på TED. Udbudsvagten, Mercell og Nohr- con informerer om vundne kontrakter. Lav en analyse af succeskriterier og konkurrenter.

15 Vis interesse for ordregivers opgaver, forretning og udbud. SNl spørgsmål og vær opsøgende. Er der spørgemøde, så mød op, vis indsigt og gør et godt indtryk. Vær konkret og nærværende i forhold Nl opgaven. Tjek formalia, og gør det flere gange. Tænk på, hvad den offentlige myndighed er sat i verden for og gør kundens mål Nl jeres. Svar på udbudsmaterialet. Do!

16 Don t! Undgå personlig kontakt og telefonsamtaler under udbudsprocessen. Salg er ok, men undgå klicheer. Lad være med at aflevere et rodet Nlbud med mangler sørg for professionalisme. Lad være med at aflevere et Nlbud, hvor der står en anden kunde i teksten. Lad være med at tage skjulte forbehold i form af forudsætninger m.v.

17 Det professionelle Nlbud Svarer rigcg godt på udbuds- materialet og hvert enkelt vurderingskriterium. Udstråler seriøsitet og energi vi vil vinde den her kontrakt. Rammer præcist og er konkret i forhold Nl opgaven. Fagligt fokus - minimum af salgssnak. Betænker at kunden har fx 5 eller 10 Nlbud, de skal igennem. Skriv kort og præcist, svar på det der bedes om, brug opdeling med afsnit, overskrioer, faneblade og bilag. Brug figurer, billeder, sørg for luo i teksten og overskuelighed.

18 Undgå de 10 klassiske fejl Starte lige før deadline. Tilbudsgiver har ikke sat sig ordentligt ind i opgaven. Ansvaret for Nlbuddet deles op på flere hænder. Uerfarne folk sæ^es på Nlbudsopgaven. Der tages let på formelle krav. Tilbuddet fra sidste udbud genbruges. Der skrives frisnl, om hvor fantasnske produkterne er. Spørge Nl fakta uden at tjekke udbudsmaterialet først. Stavefejl og manglende korrektur. Glemme at tjekke spørgsmål- svar.

19 Ordet er frit

20 Stefan Ising Tlf