Referat Direktionen Dato Tidspunkt Sted Til stede Fraværende

Transkript

1 Referat Direktionen Dato 27. april 2016 Tidspunkt 13:30 Sted Mødelokale 4 Til stede Thomas Adelskov, Rie Perry, Gitte Løvgren, Torben Greve Fraværende

2 Indholdsfortegnelse Underskriftsark... 2 Politisk Til og fra det politiske niveau Intern og ekstern kommunikation... 4 Administrativt/strategisk Status på styringsprojekt Fremtidig kantineforhold i Fårevejle Direktionens og Chefgruppens sommerferie Status fra direktionsområderne... 9 Lukket punkt Gensidig forsørgerpligt for samlevende - juridiske vurdering Samlet bilagsliste... i Direktionen den 27. april 2016 Side nr. 1

3 Underskriftsark Thomas Adelskov Rie Perry Gitte Løvgren Torben Greve Protokolfører: Dato: Direktionen den 27. april 2016 Side nr. 2

4 Politisk 97. Til og fra det politiske niveau Sag Dok Initialer: AAL Åbent Sagsfremstilling Direktionen orienterer om til og fra det politiske niveau. Beslutning fra Direktionen Dato: 27. april 2016 Sted: Mødelokale 4 Fraværende: Direktionen drøftede fælles brug af skolelokaler i Nykøbing. Der skal være plads til musikskolen og skoleaktiviteter. Torben Møller har forhørt sig om problemstillingen vedr. unges bevægelser ind og ud af kommunen i forhold til uddannelse og bostedstilbud. Sagen bliver taget op i AMU. Borgmesteren afholder møde med Granhøj. Der blev kort orienteret om donation fra Den A.P. Møllerske Støttefond og eventuelle betydning for Odsherred kommune. Direktionen drøftede opfølgning på byrådsbeslutninger. Direktionen den 27. april 2016 Side nr. 3

5 98. Intern og ekstern kommunikation Sag Dok Initialer: AAL Åbent Sagsfremstilling Direktionen drøfter den interne og eksterne kommunikation. Kommunikationsoversigt for uge 17 er vedhæftet. Bilag Revideret kommunikationsoversigt for uge 17.pdf Beslutning fra Direktionen Dato: 27. april 2016 Sted: Mødelokale 4 Fraværende: Drøftet. Direktionen den 27. april 2016 Side nr. 4

6 Administrativt/strategisk 99. Status på styringsprojekt Sag Dok Initialer: ANE Åbent Kompetence Direktionen. Beslutningstema Direktionen får på mødet en status på styringsprojektet, der er iværksat som udmøntning af 360 graders analysen af administrationen, herunder implementeringen af OPUS samt ønsket om bedre ledelsesinformation. Sagsfremstilling Proceskonsulent Charlotte Lodal, Økonomi er indkaldt til at give en status kl Administrativ indstilling Det indstilles, at Direktionen: Tager statusorientering til efterretning Drøfter den videre proces Beslutning fra Direktionen Dato: 27. april 2016 Sted: Mødelokale 4 Fraværende: Charlotte Lodal gennemgik foreløbige resultater fra styringsprojektet. Direktionen tog statusorienteringen til efterretning. Den videre proces blev drøftet. Direktionen den 27. april 2016 Side nr. 5

7 100. Fremtidig kantineforhold i Fårevejle Sag Dok Initialer: THR Åbent Kompetence Direktionen. Beslutningstema Fastlæggelse af model for kantineforplejning i Fårevejle Administrationscenter. Sagens opståen Da Hotel- og Restaurantskolen samt EUC skal benytte en del af Fårevejle Administrationscenter, samt udflytning af 39 medarbejdere, er der behov for at fastlægge en model for fremtidig kantineforplejning i Fårevejle Administrationscenter. Sagsfremstilling Kantinen i Fårevejle Administrationscenter er nu flyttet ind i den gamle Byrådssal. Køkkenet nedlægges den 30. juni 2016, hvilket betyder, at der nu skal aftales en ny ordning med kantineforplejning i Fårevejle Administrationscenter. Der skal bl.a. tages stilling til, hvem der rengør kaffeautomater, skal der være bestillingsfunktion, fast bemanding fra Odsherred Madservice m.v. Ejendomme har drøftet sagen med Odsherred Madservice og foreslår på baggrund af dette: Kantineforplejning Fårevejle Der etableres en satellit funktion, der betjener personalet i tidsrummet med salg af smørrebrød sandwich samt lun ret Maden bliver leveret fra Bakkegården og salget til medarbejderne står Odsherred Madservice for Leje af automat, hvor der kan trækkes drikkevarer, slik, kage, rengøres og fyldes op dagligt, tidsforbrug 1 time Kaffeautomaten renses og fyldes op. Der fyldes op med tebreve, sukker osv.3/4 time dagligt Mødeforplejning Fårevejle Bestilling sendes til Odsherred Madservice Der bruges bestillingsliste for mødeforplejning, som findes på intranettet. Denne udfyldes med oplysninger som angivet i øverste rubrik. Dernæst udfyldes listen med de varer, der er brug for, vær opmærksom på, at der bliver leveret engangsemballage med til mødet Hvis bestillingen ligger uden for dagens levering til kantinen, bliver der lagt kørsel på for udbringning Levering vil foregå i termokasser til den tid, der bliver angivet på bestillingslisten med tydeligt navn på modtageren Direktionen den 27. april 2016 Side nr. 6

8 Kantineforplejning Højby Der vil blive flyttet 39 medarbejdere mere til Rådhus i Højby fra midt i maj samtidig med at en del af den mødeforplejning, som i dag ligger i Administrationscenter Fårevejle flyttes til Højby. De 2 elementer vil betyde et øget tryk på kantinen i Højby, derfor er der et øget personalebehov på 37 timer pr. uge i denne kantine fremover. Lovgrundlag --- Økonomiske konsekvenser Kantineforhold Fårevejle Servicetilskud på 2 timer pr. dag a 299,00 kr. pr. time, svarende til årlig udgift på kr. Nuværende budget til kantinen i Fårevejle er fastsat til kr., hvilket giver en besparelse på kr. årligt. Kantineforhold Højby Forhøjelse af servicetilskud pr. dag fremover 655,25 kr., hvilket betyder en årlig ekstraudgift i Højby på kr. Nettobesparelse på kantinedriften vil derfor være kr. Administrative, miljømæssige og sundhedsmæssige konsekvenser De 2 medarbejdere fra kantinen i Fårevejle Administrationscenter vil blive omplaceret til andre lokationer, hvilket betyder, at der ikke vil være tale om afskedigelser. Udtalelser og høring --- Administrativ indstilling Centerchefen for Plan, Byg og Erhverv indstiller til Direktionen, at: Kantinedriften etableres jf. sagsfremstillingen. Beslutning fra Direktionen Dato: 27. april 2016 Sted: Mødelokale 4 Fraværende: Thomas Winther gennemgik mulighederne for fremtidige kantineforhold i Fårevejle og Højby. Direktionen godkendte den forelagte etablering af kantinedrift, dog ønskes der ikke en slik- og drikkevareautomat i Fårevejle. Direktionen den 27. april 2016 Side nr. 7

9 101. Direktionens og Chefgruppens sommerferie 2016 Sag Dok Initialer: AAL Åbent Kompetence Direktionen og Strategisk Chefforum. Beslutningstema Igangsætning af indhentning af oplysninger til sommerferieplanen. Sagsfremstilling Ferieoversigt over Direktionens og centerchefernes sommerferie 2016 ajourføres med angivelse af ferie, mobil og hvem der er bagvagt. Administrativ indstilling Til drøftelse i direktionen. Bilag Sommerferielisten 2016 for Direktionen og Stratetisk Chefforum Beslutning fra Direktionen Dato: 27. april 2016 Sted: Mødelokale 4 Fraværende: Torben Greve Uge Gitte Løvgren Uge Rie Perry Uge halvdelen af uge 30 Direktionen den 27. april 2016 Side nr. 8

10 102. Status fra direktionsområderne Sag Dok Initialer: AAL Åbent Sagsfremstilling Beslutning fra Direktionen Dato: 27. april 2016 Sted: Mødelokale 4 Fraværende: --- Direktionen den 27. april 2016 Side nr. 9

11 Lukket punkt 103. Gensidig forsørgerpligt for samlevende - juridiske vurdering Sag Dok Initialer: AHE Lukket Kompetence Direktionen. Beslutningstema Beslutning om konsekvens af ugyldig praksis i forhold til partshøring og kundgørelse af afgørelse af samlevende til kontanthjælpsmodtagere i perioden 1. januar 2014 til medio februar Sagens opståen Ankestyrelsen har i marts 2016 afgjort en konkret borgersag, som betyder, at der nu er et entydigt billede af at Odsherred Kommunes praksis i afgørelser om gensidig forsørgerpligt for samlevende i periode 1. januar 2014 til medio februar 2015 ikke var gyldig. Samtidigt med ankestyrelsens afgørelse, har Ulf Harbo (byrådsmedlem i Norddjurs Kommune) klaget til borgmesteren over, at Odsherred Kommune på nuværende tidspunkt ikke har taget lignende afgørelse op af egen drift. Ulf Harboe nævner i sin henvendelse også, at såfremt Odsherred Kommune ikke tager sagerne op, vil han gå videre til Ombudsmanden med sagen. Sagsfremstilling I februar og marts 2015 blev det en landsdækkende mediehistorie, at kommunerne i mange tilfælde havde brudt flere processuelle forvaltningsskridt i forbindelse med implementeringen af gensidig forsørgerpligt for samlevende 1. Ved gennemgangen af Odsherred Kommunes sager stod det klart at Odsherred Kommune ligeledes havde mangler i de forvaltningsretlige skridt, men på daværende tidspunkt var det uklart, om Odsherred Kommunes praksis var så mangelfuld, at det medførte ugyldighed, da der helt overvejende var indhentet samlivserklæringer fra samleveren. Odsherred Kommune valgte at afprøve kommunes praksis ved ankestyrelsen i de sager, hvor borgerne selv klagede i alt 6 sager. I efteråret 2015 fik Odsherred Kommune medhold i en sag og ændret fire sager (1 sag endnu ikke afgjort). I december 2015 genoptog Ankestyrelsen af egen drift den sag, som Odsherred Kommune i første omgang havde fået medhold i, og med den nye afgørelse fra marts 2016, står det entydigt klart at Odsherred Kommunes samlivserklæringer ikke var tilstrækkelige til at konstituere forvaltningsretlig gyldighed. Afgørelserne truffet af Odsherred Kommune dengang er dermed ugyldige. 1 Gensidigt forsørgerpligt for samlevende havde hjemmel i perioden 1. januar december 2104, og fra 1. februar december Direktionen den 27. april 2016 Side nr. 10

12 Den afgørende forvaltningsretlige mangel var, at der kun var sendt en skriftlig afgørelse til kontanthjælpsmodtageren, men ikke til dennes samlever, og at det således ikke var tilstrækkeligt at samleveren havde erklæret sig samlevende i en samlivserklæring samt indsendt lønsedler for lønindtægt. Det var ligeledes uden betydning, hvorvidt forholdet var afgjort på et objektiv grundlag fx fælles forældremyndighed eller fælles gæld. Konsekvensen af en ugyldig praksis: Det afgørende spørgsmål er nu, hvilken konsekvens Odsherred Kommune vil drage af den ugyldige praksis. Der er hverken fra Ankestyrelse eller STAR udsendt retningslinjer om, hvorvidt alle sager bør genoptages ved ugyldighed i de gensidige forsørgelsespligtsager 2. Isoleret set kunne man derfor argumentere for, at Odsherred Kommune ikke behøver at gøre yderligere i sagen. Hvilket også er den handling en række kommuner har valgt (omvendt har andre kommuner valgt at lægge sig ned og udbetale, fx Holbæk og Kalundborg). Imod beslutningen om at lade sagerne ligge taler bl.a. det helt overordnede princip om god forvaltningsskik, som tilsiger at en forvaltning bør genoptage sager af egen drift, hvis man bliver bekendt med at tidligere trufne afgørelser er behæftet med fejl ligesom det faktum, at Odsherred Kommune er bekendt med samtlige sager, og dermed ikke kan henvise til at det vil være behæftet med betydelige administrative omkostninger at identificere sagerne, også må tale for en genoptagelse. Sluttelig bør det også overvejes, at Ulf Harboe i sin henvendelse påpeger, at han har i sinde at bede Ombudsmanden se på sagen. Odsherred Kommune kan derfor ved at afvente en behandling hos Ombudsmanden risikere at stå i en situation, hvor vi ikke kan komme uden om en tilbagebetaling, men at det sker med et bagtæppe, hvor vi pålægges at gøre det, fremfor at vi gør det af egen drift. Det er administrationens vurdering, at Ombudsmanden i denne sag vil udtale kritik i den hårde ende. Lovgrundlag Ankestyrelsens principafgørelse om kontanthjælp - uddannelseshjælp - samlevende - forsørgelsespligt Ankestyrelsens principafgørelse om kontanthjælp og uddannelseshjælp - samlevende - rækkefølge i kommunens sagsoplysning partshøring Ankestyrelsens principafgørelse om kontanthjælp og uddannelseshjælp - samlevende - meddelelse af afgørelse - ugyldighed Økonomiske konsekvenser Det drejer sig om ca. 230 kontanthjælpssager, hvor ydelsesmodtageren i kortere eller længere periode, er blevet reduceret i kontanthjælp i løbet af hele 2014 og op til 11 måneder af Dette er fx tilfældet i principafgørelse som vedrører en tilsvarende problematik på sygedagpengeområdet. Direktionen den 27. april 2016 Side nr. 11

13 Der er stor usikkerhed forbundet med det beløb, der skal udbetales. Det skønnes, at lægge mellem 2 og 4 mio. kr., men det vides ikke med sikkerhed om beløbet kan holdes inden for dette spænd. Det ydes ikke statsrefusion på beløbet. Administrative, miljømæssige og sundhedsmæssige konsekvenser Det er forbundet med et omfattende merarbejdet i Ydelser, at gennemgå og eventuelt tilbagebetale i de ca. 230 sager. Arbejdet vurderes tidligst at kunne gennemføres i periode fra august til oktober 2016, da Ydelser på nuværende tidspunkt, er i gang med omfattende merarbejdet i forbindelse med implementering af kontanthjælpsloftet og 225- timer reglen. Udtalelser og høring --- Administrativ indstilling Centerchefen indstiller til direktionen, at: Direktionen drøfter sagen og på baggrund heraf beslutter: o At Odsherred Kommune genoptaget samtlige sager med efterfølgende tilbagebetaling eller o Afventer en eventuel Ombudsmandsafgørelse i sagen Beslutning fra Direktionen Dato: 27. april 2016 Sted: Mødelokale 4 Fraværende: Punktet blev udsat til behandling på direktionsmødet den 4. maj Jens Højlund, Andreas Hegnsvad og Torben Nybo Middelhede indkaldes til Direktionens behandling af sagen. Direktionen den 27. april 2016 Side nr. 12

14 Samlet bilagsliste Revideret kommunikationsoversigt for uge 17.pdf Sommerferielisten 2016 for Direktionen og Stratetisk Chefforum Direktionen den 27. april 2016 Side nr. i