EFFEKTIV PUBLIC RELATIONS ROTARY DANMARK DYNAMISK DOKUMENT

Transkript

1 EFFEKTIV PUBLIC RELATIONS ROTARY DANMARK DYNAMISK DOKUMENT Rotary Danmarks PR udvalg Februar

2 EFFEKTIV PUBLIC RELATIONS ROTARYs MISSION Rotary Internationals mission er, at være en verdensomspændende organisation, bestående af Rotary klubber, der formidler og leverer service til andre der har et behov. Rotary promoverer høje etiske standarder og forbedrer forståelsen for den verden vi lever i, skaber goodwill og fred gennem fællesskabet mellem professionelle forretnings- og samfundsledere. Rotary og PR Alle Rotary klubber har målgrupper et publikum som de kommunikerer med. Derfor er det vigtigt at vide, hvordan man som rotarianer kommunikerer med sit publikum. For det første er det vigtigt, at gøre sig klart, at du foretager et valg ved indmeldelsen i organisationen Rotary, der er en verdensomspændende velgørenhedsorganisation og erhvervsnetværk. Rotary fokuserer på fred mellem mennesker samt at vedligeholde og udbygge Rotarys store netværk, så der er ressourcer til at hjælpe de udsatte og samfundets svageste. Rotary som organisation har hovedkontor i Evanston i USA. Organisatorisk inddeles Rotary i zoner, lande, distrikter, klubber og helt ned til det enkelte medlem. Det er vigtigt at forstå, at der kommunikeres på alle plan, og at du tilhører et stærkt brand, der kun vedbliver at være stærkt med din hjælp. En Rotarianer er en omvandrende ambassadør og talsmand for Rotary. Derfor er det vigtigt at være opmærksom på, at kommunikere de rigtige budskaber til mennesker uden for Rotary og det er vigtigt at vise et godt eksempel inden for Rotary. Ligeledes er det nødvendigt at definere, hvilke målgrupper man som klub eller distrikt gerne vil i kontakt med, og herefter gøre en målrettet indsats for at nå disse målgrupper. Her er PR et nødvendigt værktøj, både at forstå, men også at benytte: Public relations (PR) er planlagte bestræbelser på at etablere og forbedre graden af gensidig forståelse mellem en organisation eller et individ og grupper af personer eller organisationer, for at støtte organisationen eller individet til at fortjene, etablere og bibeholde et godt omdømme. PR er systematiske vedvarende bestræbelser på at kommunikere strategisk og direkte, med alt hvad det indebærer af analytisk forarbejde og metodisk fremgangsmåde det er altså ikke 2

3 tilfældige hurtige indfald. Der er tale om gensidig forståelse, og ikke envejs kommunikerende manipulation. Det gode omdømme opnås kun, hvis man har gjort sig fortjent til det. PR indeholder mange komponenter på flere niveauer, og her er dem, vi skal koncentrere os om: 1. Hvad er en nyhed? 2. At arbejde med PR 3. Medierelationer 4. Eksterne relationer 5. Utraditionelle medier 6. Rotary PR- og aktivitetskalender 1. HVAD ER EN NYHED? Nyheder er forskellige, nogle er helt åbenlyse, som for eksempel, når en kongelig skal giftes. Andre nyheder skal opdages, før man bliver klar over nyheden. Derfor kræver det journalistisk forståelse af, hvordan en aktivitet eller en begivenhed bliver til en nyhed med interesse for mange. Nyhedsmedier har forskellige kriterier, de vurderer deres nyheder efter. Kriterierne kan vægtes forskelligt, og nyhedsværdien afhænger af, hvor mange af kriterierne, der kan opfyldes. Vi har medtaget seks kriterier her efter; 1) Er det væsentligt? Har det betydning for flere mennesker eller hele samfundet. Det kan være en lille ting, der får flere ting til at hænge sammen, så det behøver ikke være et stort emne, der behandles her. 2) Er det aktuelt og er timingen god? Ligger det i tiden. Medierne skaber debatter i forhold til det der optager en målgruppe, befolkningen etc. Hvis du kan bruge ord som i dag, i går, tidligt i morges og i morgen om en hændelse, er timingen god, og du kan understøtte en eksisterende debat eller skabe en ny debat, hvis du har planlagt din kommunikation. Iværksætter kampagnen har for eksempel en god timing der tales på landsplan om iværksætterånd, entreprenørskab og så videre, man vil undervise i skolerne om iværksætter kultur etc. 3

4 3) Er der en konflikt eller er det kontroversielt? Emner der debatteres og personer, der er i fokus, dækker medierne indtil bølgerne har lagt sig, så er det ikke interessant længere. Konflikter trækker overskrifter, og derfor skal klubberne være på forkant og oplyse, hvordan klubben opbygger goodwill og fred i verden og også i lokalmiljøet, hvis det er muligt. 4) Er det usædvanligt? Det, der er anderledes bliver let interessant. Hvis en hund bider en mand er det forholdsvis uinteressant, men hvis manden bider hunden, vil det få meget opmærksomhed. Et eksempel kan være, hvis klubben eller et klubmedlem har lavet et usædvanligt stykke arbejde for lokalområdet eller et andet sted i verden. Det kan for eksempel være, at rotarianeren var opmærksom på brugt hospitalsudstyr på et plejehjem, der skulle kasseres. Rotarianeren får stablet et projekt på benene og kørt det til et hospital i øst-europa. Det er en usædvanlig stor indsats. 5) Er det dramatisk? Det, der har en ukendt afslutning, er interessant. Hvordan ender landsindsamlingen for Filippinerne? Vi kan følge en skole i et katastroferamt område og se, hvordan den historie ender etc. 6) Er der en identifikationsmulighed? Det er vigtigt for modtagerne at kunne identificere sig med en historie/nyhed. Et klubeksempel kan være, at Rotarianere støtter det lokale ældrecenter og sætter aktiviteter i gang med personlig involvering. Det betyder, at de ældre får en rotarianer som samtalepartner og for eksempel, hver fjerde søndag kommer der rotarianere og laver forskellige håndværksmæssige aktiviteter sammen med de ældre. Det giver de ældre noget at se frem til, mindre ensomhedsfølelse og aktiv beskæftigelse. Det kan vi alle identificere os med. Alt dette kaldes Public Relations, og det skal planlægges med både et før og et efter en afsendt pressemeddelelse, interview, kronik etc. Der findes en række værktøjer som kan hjælpe med det arbejde. Fakta Erfaringer viser, at klubber har været mest succesfulde i at promovere følgende: Fantastiske frivillige ildsjæl 4

5 Interaktion mellem mennesker fra udviklede lande og lande, der er i udvikling Lokale Rotary klubber og Rotary Foundation projekter. Rotary International studier og deltagere i udvekslingsprogrammer (Youth Exchange students, Rotary World Peace Fellows, Ambassadorial Scholars, eller Group Study Exchange team medlemmer) Følelsesmæssige og menneskelige historier om personer, der har fået hjælp af Rotarys services. PolioPlus aktiviteter, men specielt i polioramte områder 2. AT ARBEJDE MED PUBLIC RELATIONS Den skriftlige del er vigtig, når der arbejdes med PR. Med få midler skal du fange læserens opmærksomhed, det betyder, at du skal evne at skrive præcist, logisk og kortfattet. De fleste pressemeddelelser og andre skriftlige PR-arbejder udarbejdes efter den samme omvendte pyramide model, med det mest relevante information øverst og derefter gradueres nyhedsniveauet nedefter. Lederen nyheden Figur 1 Fakta om nyheden Baggrundsinformation At skrive en pressemeddelelse Overskriften og den første linje er de to vigtigste dele af en pressemeddelelse. Du skal derfor sikre dig, at de er så overbevisende og fængslende for journalisten og redaktøren, at de vælger at bringe nyheden og eventuelt arbejde videre med den. Brug aktive verber i overskriften og sørg for den er kortfattet og præcis. Udarbejd en gennemtænkt nyhedsoverskrift, en overbevisende grund for nyhedsmediet til at forfølge historien. Overskriften viser vejen for resten af historien. 5

6 Definer altid Rotary som; et globalt netværk og fællesskab for frivillige hjælpere men understreg også at det er et stærkt erhvervsnetværk, der netop giver det frivillige arbejde det løft og den styrke, der skal til for at få projekter til at flytte sig for eksempel: Udryd Polio Nu! Afgør hvem der skal være kontaktperson, så medierne/journalisterne ved, hvem de skal kontakte for mere og uddybende information. Skriv derfor kontaktpersonens fulde navn, telefonnummer og adresse øverst til venstre på pressemeddelelsen og tjek, at data er korrekte. Skriv gerne din klub- eller distriktswebsite på også. Skriv pressemeddelelsen på Rotary brevpapir logo øverst til venstre, og husk det skal være i overensstemmelse med Rotary Visual Identity Guidelines. Husk også at datere korrekt. Det er altid en god idé at lægge et Rotary faktablad med, der beskriver Rotary, fordi mange ikke ved, hvad Rotary står for. Med et vedlagt faktablad får vi udbredt korrekt information om Rotary. Du kan også vedlægge fotos, der visualiserer den nyhed, du fortæller om, gerne et foto med aktivitet og altså ikke pengeoverrækkelser af ældre mænd, der donerer penge til lokalsamfundet og den type fotos. Læsere vil have historier, hvor de kan se handling nogen der gør noget. Det er det image Rotary vil være kendt for, nu hvor Rotary historien skal genfortælles på ny. I lederen øverst skal du huske at inkludere de fem hv-spørgsmål: Hvem? Hvad? Hvor? Hvornår? Hvorfor? Historiens hovedfokus. Den eller de centrale personer, som historien omhandler Den begivenhed eller det projekt, som din klub er involveret i Det sted og den adresse, hvor begivenheden finder sted Dato, tid og sted og perioden hvor aktiviteten/begivenheden foregår Grunden til at denne begivenhed, person eller projekt har interesse for læsere uden for Rotary altså mediernes læsere Efterfølgende afsnit i pressemeddelelsen beskriver detaljer om emnet, personen og/eller projektet. Husk at være præcis og marker udtalelser i citationstegn. Afgør, hvad der er vigtigt og vælg en eller to hovedpointer og fokuser på dem. Pressemeddelelsen må kun være på én side. Brug dig selv som ekspert Journalister er altid på udkig efter eksperter på forskellige områder. Du kan derfor sende et brev eller en mail til en udvalgt journalist med en idé til en historie og tilbyde din hjælp til at 6

7 udvikle den. Beskriv hvorfor du, eller en fra din klub, kvalificerer sig til at udtale sig om et bestemt emne, som for eksempel analfabetisme, vand, den globale fattigdom, miljøvejledning eller konfliktløsning. Oplys navne og kontaktdata på de personer, der er tilgængelige for interview, projektinformation, og relaterede vinkler på historien. Skræddersy henvendelsen til journalisten og medierne så meget som muligt, så det bliver vedkommende og personligt. Overvej følgende tips: Beskriv dit ærinde og nyhed på én side. Forklar hvorfor læsere vil være interesserede i emnet. Forklar relevansen af dit projekt. Giv nogle få interessante detaljer. Tilbyd alternative holdninger til emnet, når det er muligt. Beskriv fotomuligheder. Et godt foto er mere værd end 1000 ord Det visuelle indtryk tiltrækker opmærksomhed til din historie, og giver din pressemeddelelse en ekstra kant. Fotos bør være en essentiel part af enhver PR plan. Overvej følgende tips for at sikre et godt foto: 1) Planlæg i god tid. Bestem hvilket budskab, du vil have frem og forsøg at fremstille budskabet visuelt via et godt foto. 2) Brug en professionel fotograf eller et virkelig godt digitalt kamera. Et halvdårligt foto kan aflive budskabet og ændre fokus fra journalisten. 3) Tag foto af mennesker i aktivitet, det er langt mere vedkommende og interessant, end mennesker der giver hånd og ser ind i kameraet. Et virkelig godt foto fanger journalisten og motiverer redaktionen til at bringe dit budskab. 4) Undersøg deadlines på den udvalgte redaktion. 5) Send materialer i god tid inden deadline på den udvalgte redaktion. Læserbrev Læserbreve er meget læste og skrives af personer, der ikke er ansat på det pågældende medie. Du skriver et læserbrev, hvis du gerne vil tilkendegive en holdning, få læsere til at 7

8 beskue et emne ud fra en anden eller flere vinkler. Husk at du repræsenterer Rotary, når du skriver et læserbrev, så sørg for at det er i overensstemmelse med Rotary guidelines og få dit læserbrev godkendt af distriktets PR-udvalg, så du er sikker på, at Rotary kan stå inde for det, der står skrevet. Brevet sendes til redaktøren. Husk følgende: Definer en eller to pointer, og kommuniker dem tydeligt og helst i første sætning. Gør dit brev tidsvarende, hvilket betyder, at du adresserer en særlig artikel, eller et andet læserbrev eller et emne eller aktivitet, der er vedkommende lige nu. Identificer dig med den pågældende dækning og redaktionelle holdning på det givne medie. Afvis eller støt særlige holdninger og synliggør fakta, som er blevet ignoreret. Undgå et angreb på avisen hold skrivestilen sober og faktuel. Undersøg, hvordan den pågældende avis vil have læserbrev formateret. Normalt vil to korte afsnit være passende. Husk at datere korrekt, skriv fulde navn, adresse, og telefonnr. Kronik En kronik er en længere artikel, der ikke er skrevet af avisens faste medarbejdere. I modsætning til kommentaren og læserbrevet, behøver kronikken ikke at handle om noget aktuelt, og den behøver heller ikke at have en bestemt mening. Kronikken undersøger sit emne fra forskellige vinkler og inviterer læseren til at tænke med. Kronikker omhandler brede og ofte kulturelle emner og skal kunne læses af mennesker, der ikke til hverdag beskæftiger sig med det valgte emne. En kronik starter ofte med at præsentere et problem, en påstand, et kompliceret forhold eller en konkret oplevelse. Derefter sættes forskellige opfattelser over for hinanden. Udgange er ofte åbne og spørgende eller en invitation til et større perspektiv, som læseren kan tænke videre over. Absolutte sandheder og forkromede løsninger på verdens problemer hører ikke hjemme i kronikken. Faktablade Giver korte klare fakta om en virksomhed, organisation, produkt osv. Det betyder, at i Rotary sammenhæng arbejdes der med en overordnet beskrivelse af Rotary organisationen, Rotary statements og Rotary værdier. Alt dette findes på engelsk på men også i PRværktøjskassen og på vores website Du kan selv udarbejde faktablade på jeres klubs eller distrikts velgørenheds projekter og ligeledes på de værdier, som din klub skal være kendt på. Men husk, at de skal være i overensstemmelse med Rotarys overordnede retningslinjer. 8

9 Mediekit Nogle gange vil medier gerne have mere information end selve pressemeddelelsen, det kan for eksempel være i forbindelse med events. Et mediekit er en lille mappe, der indeholder følgende; 1) pressemeddelelse, der beskriver emnet 2) faktablad om Rotary organisationen 3) faktablad om klubben 4) et faktablad om det pågældende projekt/event 5) gerne præcise fotos der viser dit ærinde. 3. MEDIERELATIONER Et proaktivt samarbejde med medierne er forudsætningen for at få indflydelse på mediernes behandling af Rotary og dermed prægning af Rotarys image i offentligheden og branchen generelt. Derfor må Rotary medlemmer have kendskab til Rotarys historie og være i stand til at sælge den til medierne. Derfor må du forstå de medier, som du har brug for at være i kontakt med. Identificer medie mål Før du sender en historie til en journalist, må du forstå dit publikum. Derfor er det en god idé at læse din lokale avis og se relevante tv-programmer netop for at identificere særlige områder og emner, hvor Rotary kunne blive nævnt og placeret. Du kan overveje at invitere en journalist til at tale i din klub omkring, hvordan det er at arbejde med medier. Det vil give dig en mulighed for at lære journalisten at kende og forstå netop deres proces med nyheder. Identificer og prioriter de medier, som du vil i kontakt med. Det vil typisk være lokale og regionale medier, radiostationer og/eller fagmedier, der for eksempel dækker uddannelse, sundhed, miljø etc. At udvikle en medieliste Når du har identificeret dine medier skal du sammensætte en medieliste. Medielisten udarbejdes for hver historie, som du vil sælge ind. Kontaktlisten skal indeholde navne, telefon numre, fax numre og adresser på journalister, redaktører og nyhedsværter, der kan have interesser i Rotary eller, som du kan overbevise om, at din historie er lige præcis den, de mangler. De store aviser har redaktionelle afdelinger, der har speciale i emner som for eksempel forretning, feature (særlige artikler - en reportage om særligt emne), medicinal, IT og teknik, miljø, ferier, uddannelser, event-/begivenhedskalendere osv. En journalist med 9

10 fokus på forretning kunne måske være interesseret i karrieredag for studenter og/eller det danske tiltag Iværksætterkampagnen. En journalist med fokus på uddannelse vil måske finde det interessant med et interview med en udvekslingsstudent eller en Ambassadorial Scholar. Kontakt til medier Man kan gå til medierne med en historie på flere måder. Uanset hvilken metode der vælges, skal du altid være overbevisende, vedholdende og venlig det er vigtigt, at din attitude ikke er aggressiv, bedrevidende og arrogant. Der er flere kanaler, der kan anvendes til journalistkontakt. Det er en god idé at finde ud af, hvad den pågældende journalist foretrækker. Her er nogle mulige kommunikationskanaler: s sparer tid, og journalister kan hurtigt danne sig et overblik over interessant og uinteressant stof. Derfor skal du tænke nøje over din overskrift, den skal gerne fange journalistens opmærksomhed og blive læst fremfor at blive slettet, inden den overhovedet har været åbnet. Telefon: Mange journalister foretrækker en kort briefing af et emne, så forbered hvad der er vigtigt inden et opkald. Du har mindre end to minutter til at fange journalistens opmærksomhed. Post: Anvend almindelig post til at sende en sides breve beskrivende en idé, en god vinkel, et godt interview emne samt baggrundsmaterialer. Anvendes kun til historier uden en fast deadline. Sendes gerne sammen med et personligt brev til journalisten, der viser, at du har taget dig tid samt overvejet situationen. Pressekit: Pressekits er effektive, hvis du har flere relaterede historier eller events at promovere. Der vedlægges faktablade, fotos, data på mennesker, der kan interviewes i forbindelse med at belyse for og imod eller forskellige vinkler på et emne. Et pressekit giver et godt og flersidigt overblik over et emne. 10

11 Organisering af interviews: Journalister leder ofte efter interviews med følelsesmæssige vinkler (socialrealistiske). Rotary har mange historier, hvor der bliver gjort en forskel hvor mennesker får bedre muligheder, fordi rotarianere har taget ansvar og investeret tid og ressourcer i at forbedre hverdagen for den valgte målgruppe eller person. Her kan der organiseres interview, men der skal findes gode kandidater i Rotary, der kan udtale sig, og ligeledes skal der findes talspersoner fra målgruppen, der har modtaget hjælp/support. Det kan være Ambassadorial Scholars, Rotary World Peace Fellows, Youth Exchange Students etc, Det er vigtigt at sende baggrundsmaterialer til journalisten om den eller de personer, der skal interviewes. Det er ligeledes vigtigt, AT UNDGÅ ROTARY JARGON for eksempel PDG, GSE, makeups etc. Hvis journalisten spørger negativt, så svar ærligt og forsøg at få emnet ind på et positivt spor igen. Lad dine klubmedlemmer og/eller udvalgsmedlemmer vide, når du sender materialer ud og er i kontakt med pressen. Husk at kontakte pressen jævnligt, og ikke kun når der er deadlines. Morgener er som regel bedst. Respekter journalisternes deadlines og respekter deres dispositioner. Gå aldrig imod dem, det vil forringe fremtidige chancer. Krisehåndtering Vær altid venlig, hvis en journalist ringer angående et negativt emne, men undgå selv at tage kontakt. Hvis en situation opstår, der kræver handling med det samme, så kontakt din PRansvarlige i distriktet eller din guvernør, før du taler med medierne. 4. EKSTERNE RELATIONER At arbejde med andre organisationer eksterne relationer er en vigtig del af PR i dag. Rotary klubber og distrikter er tilskyndet til at samarbejde på projekter med andre eksterne organisationer både lokalt, nationalt og internationalt. I sådanne processer er følgende vigtigt: Udvikle guidelines omkring, hvad der forventes af begge parter Tilskynd den samarbejdende organisation til at profilere det fælles projekt på deres website og sørg for, at Rotary distrikt og/eller klub bliver nævnt, og der bliver linket til Rotarys website Vær vært for lokale events som sportskonkurrencer, parader eller musiske eller andre kreative aktiviteter, for at skaffe midler til det fælles projekt Udarbejd og implementer pressemeddelelser og/eller interviews for at holde medier informeret og samtidig brande Rotary i folks bevidsthed. 11

12 5. UTRADITIONELLE MEDIER TV og Radio Rotary i TV er ikke daglig begivenhed i de danske medier langt fra. På trods af, at Rotary rummer journalister, høj-profil personer med kontakt til landsdækkende medier, specialister inden for reklame, event og kommunikation, er det endnu ikke rigtigt lykkes at få taletid og eksponering i landsdækkende medier. Anderledes er det i US og andre lande, hvor det er mere almindeligt, at Rotary bliver profileret som NON-Profit organisation. Grunden til det ikke sker i Danmark er, at Rotarys image er blevet støvet og forbundet med sildemadder og loge tilstand for ældre forretningsmænd, der kun laver aktiviteter og netværk for eget bedste. Det ønsker medier ikke at støtte. Se dette er et worst case scenario, og det skal vi have vendt igen, og derfor kunne vi måske starte med at fortælle omverdenen om alt det, der bliver produceret og de gode lokale, nationale og internationale aktiviteter, som vi danske rotarianere deltager i. Vi skal simpelthen vise gennem handling, hvem vi er, hvis vi skal tiltrække nye og yngre kræfter og få taletid i forskellige typer af medier. Vi kan aktivt bruge medier til at informere om: Scholarships, Youth Exchange osv., og ligeledes kan vi profilere lokale projekter til gavn for danskerne i lokalmiljøet. Lokalradio har ofte annonceringer på, hvad der sker i området, og her vil det være oplagt, at understøtte dem med fakta om deadlines, kontaktpersoner mv. for ansøgninger til verdens bedste udvekslingsprogrammer for unge og, at Rotarys aktiviteter er gradueret efter alder og uddannelsestrin. Når du henvender dig til pressen, er det vigtigt at have et kort og præcist faktablad parat om begivenhed og kontaktpersoner, evt. med statements, fotos osv. netop for at klæde radiostationen godt på. At opbygge en god website Rotary ønsker, at klubber og distrikter bygger et website som et vigtigt værktøj til at kommunikere Rotarys budskaber til det omgivende miljø. En god website er designet efter forskellige målgrupper, hvilket betyder, at den indeholder forskellige sektioner rettet mod forskellige typer af brugere. Vær kortfattet og præcis og brug ALDRIG Rotary jargon (DGE, PP etc.). Opdater indhold jævnligt, hvis den skal være interaktiv. Derfor er det vigtigt at have en indholdsplan. Planen bør være i overensstemmelse med distriktets strategi, den overordnede distrikts PR-plan, Verdenspræsidentens budskab/tema, de lokale projekter, der er planlagt etc. Upload foto og evt. video. Det er vigtigt at benytte handlingsfoto, altså hvor der sker noget, der er vedkommende for målgruppen. Det er uinteressant for eksterne og potentielle medlemmer, 12

13 hvem der har fødselsdag, og hvornår præsidenten skiftes ud og den slags interne anliggender. Hvis man vælger at benytte video, er det vigtigt, at de er meget korte med et enkelt og præcist budskab formuleret af en engageret person. Der er ikke mange brugere, der ser en video helt til ende. Byg gerne siden op i overensstemmelse med den fælles Rotary International template, så Rotary får et ensartet udtryk og et stærkt brand over hele verden. RI tilskynder, at der linkes til ressourcer, artikler, videos etc. fra der er Rotary Internationals officielle website, som også indeholder RSS nyhedskilde som distrikter og klubber kan inkorporere i deres web-sektion for jævnligt opdaterede Rotary overskrifter. I en dansk kontekst skal det overvejes, om man vil have en international sektion eller nyhedssektion. Skilte, plakater, logoer og logotyper Du kan udbrede Rotary kendskab via brug skilte, plakater, logoer og logotyper, der viser, hvad Rotary er og kan. Brug gerne de ressourcer der er stillet til rådighed på Disse grafiske udtryk er også meget brugbare for publikationer, kontorartikler og andre typer printet materialer. Taler og præsentationer Du finder skabeloner til PowerPoint præsentationer i Rotary Brand Center på De vil til enhver tid være opdaterede og lige til at bruge. Det er vigtigt, at du nævner Rotary og forklarer, at det er et globalt netværk af frivillige, og det er ligeledes vigtigt, at du oplyser om det arbejde Rotary gør lokalt og internationalt. Overvej følgende før en tale: Kend dit publikum og gør emnet interessant for lige netop det publikum Fortæl kort, hvad dit ærinde er, og gå direkte til emnet/kernen Gør din tale overbevisende, indlevende og få det hele til at hænge sammen Fortæl en historie Afslut med det, du ridsede op i starten og gentag hovedpointen Brand Center - Det er meget vigtigt, at du benytter Rotary Brand Center, netop fordi det hele tiden opdateres med det sidste nye. Når alle rotarianere lærer at benytte dette center, opnår Rotarys brand endnu større værdi, fordi vi går ud til omverdenen og præsenterer os inden for de samme rammer det giver et stærkt brand. I Brand Center kan du finde skabeloner og vejledning til alle former for pressearbejde og praktiske skabeloner som brevpapir, brochurer, videoer samt 13

14 tips og tricks. Der findes ligeledes et showcase center, hvor ledelsen i Rotary kan lægge nationale projekter ind, og distrikter og klubber kan gøre det samme. Det giver pressen et let overblik over projektets formål, forbrug af frivillig tid, involverede parter, økonomi, varighed etc. Det er en meget god øvelse, der giver et overblik internt som eksternt. Der findes også skabeloner for udvikling af klubbrochure osv. Hvis du er i tvivl om noget, så kontakt din PRansvarlige i klubben og/eller den PR-ansvarlige for distriktet, så vil de guide dig. Nye trends i media Facebook, Twitter, Blogs, Podcasts, Uploads af små video streams er nyligt tilkomne kommunikationskanaler, som Rotary skal være opmærksomme på, når der kommunikeres med yngre målgrupper. Fremtrædende personer fra Rotary International har en Twitter account, hvilket er godt netop for at sende budskaber ud internt til rotarianere. Inden en klub eller et distrikt etablerer en platform for sociale medier, kræver det nogle overvejelser, bl.a. hvad har I/du at sige, der er vedkommende for eksterne? Informationen skal være vedkommende for andre, og det kræver, at der udarbejdes en indholdsplan for, hvad man vil poste. Det er ikke interessant for andre læsere, hvad man har fået til morgenmad, og om solen skinner osv. Det skal være vedkommende nyt. De omtalte kanaler kan være særdeles anvendelig i profileringen af Rotary overfor potentielle medlemmer, vi gerne vil i dialog med. Ligeledes er de anvendelige i forbindelse med indsamlinger/crowd fundings og branding af kampagner over for det eksterne miljø. Det vil være en god idé at udarbejde indholdsplaner halvårligt, så de hænger sammen med PR strategi og de overordnede visioner og målsætninger, der er meldt ud fra Rotary Danmarks PR udvalg og verdenspræsidenten. Det anbefales, at der er en sammenhæng mellem Internationalt niveau, nationalt niveau, distrikts niveau og klubniveau. Det vil være optimalt, at der kan spores en rød tråd gennem organisationen. Evaluering og måling Det er vigtigt at evaluere indenfor PR, så det bliver muligt at diskutere forbedringer af procedure og samtidig glæde sig over det, der virker. Derfor er det effektivt og fornuftigt at engagere et mediebureau, der overvåger landets medier og månedligt oplyser, hvad der har været skrevet om Rotary. Saml klip og omtaler, der giver overblik over historier og journalistiske kontaktpersoner, der interesserer sig for Rotary. En samlet indsats på PR området gør det muligt at deltage i konkurrencen om en Public Relations Award fra RI. Materialet indleveres på distrikts niveau, da det er guvernøren, der skal videregive 14

15 informationer og materialer til Rotary International til konkurrencen om Public Relations Award. Læs mere herom på 6. ROTARY PR- og AKTIVITETSKALENDER Det er en god idé, at etablere to kalendere til medlemmerne; 1) DATOKALENDER FOR MØDER, DEADLINES I FORBINDELSE MED ÆNDRINGSFORSLAG OG INDSTILLING AF KANDIDATER: En overordnet kalender der praktisk handler om interne mødedatoer og deadlines for ændringsspørgsmål til vedtægter og lignende samt indstilling af kandidater til præsidentog guvernørposter. Der er mange rotarianere, der ikke kender til de organisatoriske retningslinjer, og med en entydig og klar oversigt over vigtige møder og deadlines, bliver der sat fokus på noget væsentligt, og ligeledes opnås transparens og åbenhed om muligheden for tilkendegive interesse for leder- og ekspertposter i Rotary regi. Hvis vi vil tage ansvar, skal vi også tage ansvar for at give videre. Rotary Danmarks PR udvalg samler informationerne til en sådan kalender. 2) PR og AKTIVITETSKALENDER: Effektive PR-kalendere kommer ikke af sig selv. Det kræver tid, samarbejde og planlægning. Rotary s PR-ansvarlige på distrikts som klub niveau skal udvikle en PRstrategi før starten af hvert Rotary år, og ligeledes lade den indeholde en handlingsplan med tidspunkter og deadlines. Det vil være umuligt ellers at opnå effektiv public relations, hvis det sker på ad-hoc basis. Med en kalender sikres der struktur, effekt og forankring. Det vil være hensigtsmæssigt, at PR-formanden og PR udvalget for distriktet motiverer klubberne til at få lavet PR-kalendere. Det bør gøres som en årlig tilbagevendende aktivitet. Det vil være en god idé, at involvere AGerne i det arbejde, der skal ske i distriktet. AGerne har jævnlig kontakt med klubberne, og der vil opstå en givtig interaktion og energi mellem medlemmer. Herunder en PR-aktivitets kalender, der kan arbejdes videre på. Skrift med kursiv viser aktiviteter fra RIs kalender: 15

16 Juni Årlige overlevering på ledelsesniveau Forberedelse af PR strategi Forberedelse af indholdsstrategier til sociale medier hvis man gør brug af disse Forberedelse af kalender for opdatering af indhold på website PR-formand/udvalg samarbejder med guvernøren og distriktets PR formand om årets PR-aktiviteter, der gerne skal afspejle strategi samt guvernørens fokus. Der må også indarbejdes et nationalt fokus samt internationalt fokus. Indkaldelse til møde om årets PR; PR-formand fra distriktet indkalder PR-formænd i klubber og AG ere. På mødet aftales det, hvornår strategi og aktivitetskalender skal være færdig. Dog senest medio august. UN verdens befolkningsdag, d. 11. juli August Måneden med fokus på årets aktiviteter for medlemstilgang UN International ungdomsdag, d. 12. august. September Måneden med fokus på nye generationer Rotary Dagen, 6. september markeres i hele Danmark. Aktiviteter afgøres på lands- og distriktsniveau. UN International uddannelsesdag, d. 8. september UN International dag for beskyttelse af ozonlaget, d. 16. september Forberedelse af kommende iværksætterkampagne februar september, samt aktiviteter for hvervning af iværksættere. Der udarbejdes specifik handlingsplan og der foretages forankring af ansvar og opgaver. Der tages kontakt til eventuelle samarbejdspartnere. Forberedelse af Åbent Hus arrangement omkring d. 23. februar samt udarbejdelse af handlingsplan og forankring af opgaver. ÅRETS IVÆRKSÆTTER NOMINERES OG KÅRES PÅ LANDSPLAN. GERNE I FORBINDELSE MED ROTARY DAGEN. (Fra IV-kampagnen igangsat året før) 16

17 GÆLDENDE FOR DE TO FØRSTÅENDE AKTIVITETER ER EN LANDSDÆKKENDE STYREGRUPPE BESTÅENDE AF DE FEM GUVERNØRER SAMT DISTRIKTERNES PR-FORMÆND. Oktober Måneden med fokus på relationer til erhverv UN International dag for ældre personer, d. 1. oktober UN international dag for fødevarer, d. 16. oktober UN international dag for udryddelse af fattigdom, d. 17. oktober VERDENS POLIO DAG, d. 24. oktober November December Måneden med fokus på Rotary Foundation Rotary Foundation Ambassadorial Scholarship: ansøgninger er tilgængelige og muligheden skal promoveres eksternt Verdens diabetes dag, d. 14. november UN international børnedag, d. 20. november Måneden med fokus på familien Rotary Foundation Ambassadorial Scholarship modtagere bliver noteret på deres studieretning og universitet. UN international AIDS dag, 1. december UN international dag for handicappede personer, d. 3. december International dag for frivillige, d. 5. december Januar Februar Marts Måneden med fokus på at udbrede kendskabet til Rotary Kampagne aktiviteter sættes i gang på Åbent Hus og Iværksætterkampagnen. Samarbejde med andre klubber i forbindelse med kampagnerne overvejes og iværksættes. Måneden for forståelse af den verden vi lever i Rotary International Assembly (holdes nogen gange i Januar) International kræftdag, d. 4. februar Rotary årsdag for verdensfred og forståelse for hinanden; d. 23. februar Åbent-Hus arrangement PR på Iværksætterkampagne Måneden med fokus på uddannelse PR indlæg under PETS 17

18 Udvekslingsstuderende i grupper ankommer og rejser fra marts - juni Kvindernes internationale kampdag, d. 8. marts Verdensomspændende Rotaract uge (omkring 13. marts) RI Public Relations Award materiale skal være klar fra klubber til Distriktsguvernører medio marts. RI Best Cooperative Projects Award materiale skal være klar fra klubber til Distriktsguvernører pr. 15. marts. UN verdensdag for vand, d. 22. marts PR på Iværksætterkampagne samt fremdrift i styregruppebeslutninger og handlinger April Måneden med fokus på magasiner UN international dag for kendskab til minearbejde og assistance i mine aktioner, d. 4. april UN verdens dagen for sundhed, d. 7. april RI Best Cooperative Projects Award materiale og ansøgninger skal være modtaget på RI hovedkontor den 15. april PR på Iværksætterkampagne samt fremdrift i styregruppebeslutninger og handlinger Maj RI Public Relations Award tilmeldinger er åbne for distriktsguvernører to RI, medio maj. UN International dag for familier, d. 15. maj KÅRING AF ÅRETS KLUB IVÆRKSÆTTER Inviter nye medlemmer af PR-udvalg samt nye AGere til at deltage, så de får kendskab og kan benytte de næste måneder til at arbejde med materiale som nye ideer. Juni Måneden for Rotary venskaber Forberedelse af det kommende Rotary år Distriktet finder en vinder til Årets Iværksætterkampagne RI Convention (nogen gange i maj) Verdens miljø dag, d. 5. juni 18