Velkommen til E2 & Smidig projektstyring. Dag Salvesen, løsningsarkitekt, EG Navicom & Mille Lindskrog Knudsen, direktør, EG VækstCenter

Transkript

1 Velkommen til E2 & Smidig projektstyring Dag Salvesen, løsningsarkitekt, EG Navicom & Mille Lindskrog Knudsen, direktør, EG VækstCenter

2 Kundereference: Vi bruger systemet - som om vi sidder i en helikopter - og vi har til enhver tid fuldt overblik Sven Hetlevik, Nettpartner

3 Kundereference: Med løsningen baseret på Microsoft Dynamics NAV har vi øget omsætningen, uden at øge administrationen! Stig Gunner Røthe, Skigutane

4 ROI eksempler - hos vores kunder Bedre arkivering giver bedre sporbarhed, dokumentation og mulighed for genbrug! Vi har fået mere præcis timeregistering, enklere tildeling af arbejdsopgaver og bedre faktureringsrutiner ROI Arbejdsprocesserne er blevet enklere - al nødvendig information er samlet ét sted! Årlig besparelse - alene på projektrapportering kr

5 Kundereference: "Microsoft Dynamics NAV og brancheløsningen til Olie & Gas har effektiviseret hverdagen både på land og offshore" Thor Arne Thorsen, Deep Ocean

6 Kundereference: Med Microsoft Dynamics NAV i bunden og EG s kompetencer bygget på toppen, har vi en løsning, som lønner sig! - vi sparer årligt over timer Elling Herredsvela, IKM Haaland

7 ROI eksempler - hos vores kunder Vores forretning er vækstet betragteligt uden at administration er forøget Effektivitet gevinst på processerne = En regnskabsansvarlig håndterer 16 afdelinger! ROI Løsningen sparer os for arbejdstimer/år Vi bruger mindre tid på administration og dokumentation = frigjort tid til fakturerbart arbejde 7

8 Kundereference: Vi har fået nøjagtig timeregistrering, enklere tildeling af arbejdsopgaver og bedre faktureringsrutiner Gaute Bergeland, Apply TB

9 Kundereference: Vi bliver ikke bedre til at producere men vi har langt bedre kontrol over økonomien i vores projekter Michael Mæland, Rogaland Entreprenør

10 Velkommen til E2 & Smidig projektstyring Dag Salvesen, løsningsarkitekt, EG Navicom & Mille Lindskrog Knudsen, direktør, EG VækstCenter

11 De daglige udfordringer for en projektorienteret virksomhed: Projekter der kører af sporet Mange systemer Ressource styring I gangværendearbejde Økonomisk opfølgning Mangel på overblik For- & efterkalkulation Dobbelt indtastning & manuelt 11

12 EG Project Management.. og hvad kan vi så hjælpe dig med? EG Project Management er en unik løsning til din branche Vi sætter projektet & projektlederen i centrum & øger produktiviteten Der er fokus på dine kerneprocesser & standard integration til relevante 3. parts løsninger. En løsning baseret på Best Practice modeller Vi sikrer at du kommer hurtigt i gang -> Ready-to-go En løsning der kører hos mere end 130 kunder/1.200 daglige brugere og kunderne er tilfredse! 12

13 EG Project Management Fakta på kunder & løsninger Brancheviden: Bygge & anlæg, El, VVS & Entreprenør, Industri, Olie & Gas, Handel Brancheløsning til Projektorienterede virksomheder: Baseret på Dynamics AX & NAV EG: Kompetencer og organisering Hovedprocesser: Projektorienterede virksomheder 13

14 Glade kunder - Industri 14

15 Glade kunder Olie & Gas 15

16 EG Project Management Moduler og standard 3. parts integration baseret på Best Practice 16

17 Kompetencer og organisering EG Udviklingscenter bag løsningen.. er placeret i Stavanger og har ca. 100 medarbejdere.. løsningen er lokaliseret af konsulentteamet i DK EG kompetencer på både AX og NAV i DK med certificerede branchekonsulenter Best Practice viden inden for projektorienterede virksomheder Ready-to-go konceptet en færdig opsat løsning, (template) indeholdende kartoteker, procedurebeskrivelser og vejledninger. 17

18 Case virksomhed: Origo Solutions - To virksomheder som blev fusioneret - Stor tidsmæssig udfordring - De valgte EG Project Management og Ready-to-go - I praksis blev løsningen implementeret på 1 måned! - Økonomien i projektet blev fuldt ud overholdt

19 Projektorienterede virksomheder - Hovedprocesser Salgsmulighed opstår Kontakt oprettes Tilbud til kunden Projekttilbud bliver til ordre Fakturering Leveringsfase Leveringsopfølgning Projektrapportering Dokumenter, s, tegninger og opgaver arkiveres på projektet Detaljeret masseberegning og ressourcebehov Varer til/fra lager Faktura fra leverandør kontrolleres automatisk Registreret timer og omkostninger overføres til lønberegning Regnskab og kundekonto bogføres automatisk Service 19

20 Rollecenter for projektlederen 20

21 Projektorienterede virksomheder - Hovedprocesser Salgsmulighed opstår Kontakt oprettes Tilbud til kunden Projekttilbud bliver til ordre Fakturering Leveringsfase Leveringsopfølgning Projektrapportering Dokumenter, s, tegninger og opgaver arkiveres på projektet Detaljeret masseberegning og ressourcebehov Varer til/fra lager Faktura fra leverandør kontrolleres automatisk Registreret timer og omkostninger overføres til lønberegning Regnskab og kundekonto bogføres automatisk Service 21

22 Salgsmulighed opstår Salgsmulighed opstår Kontakt oprettes Tilbud til kunden Projekttilbud bliver til ordre Fakturering Leveringsfase Leveringsopfølgning Projektrapportering Fra kontaktkortet oprettes salgsmuligheden Sales Dashboard, eksempel på et grafisk overblik på kunder (eller hvad behovet er i din virksomhed) Pipelinerapport, som viser de samlede salgsmuligheder opdelt på den enkelte sælger: - Statuskoder - Vægtet sandsynlighed - Værdi på salgsmuligheden - Aktiviteter (synkroniseres med Outlook) 22

23 Salgsmuligheder & aktiviteter 23

24 Sales Dashboard 24

25 Pipelinerapport 25

26 Tilbud til kunden Salgsmulighed opstår Kontakt oprettes Tilbud til kunden Projekttilbud bliver til ordre Fakturering Leveringsfase Leveringsopfølgning Projektrapportering Opret Kalkulation/tilbud ved via skabelon - Fra salgsmulighed bliver man vejledt ind i kalkulationsprocessen Projektkortet, der viser den fulde oversigt (Alt information fra salgsfasen bliver taget med i processen) Eksempel på tilbudsudskrift 26

27 Opret Kalkulation/tilbud via skabelon 27

28 Projektkortet 28

29 Tilbudsudskrift 29

30 Tilbud bliver til ordre Salgsmulighed opstår Kontakt oprettes Tilbud til kunden Projekttilbud bliver til ordre Fakturering Leveringsfase Leveringsopfølgning Projektrapportering Projektkort - Status ændres (tilbud til ordre) - Man bliver vejledt så man får etableret den korrekte statistik på salgsmuligheden Projektkort: lås salgskalkylen - Så arkiverer man kontraktens værdier 30

31 Projektkortet ændre status 31

32 Projektkortet Lås Kalkulen - resultat 32

33 Projektkortet - Lås Kalkulen - resultat 33

34 Leveringsfasen Salgsmulighed opstår Kontakt oprettes Tilbud til kunden Projekttilbud bliver til ordre Fakturering Leveringsfase Leveringsopfølgning Projektrapportering Nu vælges projektlederen (Verificerer hvad der faktisk skal leveres af materialer og ressourcer - herfra er alt ændringer ) Etablerer aconto faktureringsplan Tildeling af materiel/ressourcer kan gøres meget specifikt på varen og den enkelte ressources tidsforbrug. 34

35 Projektlederen verificerer 35

36 Faktureringsplan 36

37 Varebehov - indkøb eller pluk 37

38 Fakturering Salgsmulighed opstår Kontakt oprettes Tilbud til kunden Projekttilbud bliver til ordre Fakturering Leveringsfase Leveringsopfølgning Projektrapportering Fuld oversigt - Hvad er der fakturereret - Hvad skal faktureres Fuld oversigt på fakturaudskriften - Denne faktura - Bilag til faktura 38

39 Fuld oversigt 39

40 Faktura 40

41 Bilag 41

42 Projektrapportering Salgsmulighed opstår Kontakt oprettes Tilbud til kunden Projekttilbud bliver til ordre Fakturering Leveringsfase Leveringsopfølgning Projektrapportering Projektvurdering Cockpit Rapport over igangværende arbejde - Det konkrete projekt Totalrapport over alle projekter Projektvurderingen Processen Over-/underfaktureret på projektet - Formel ROI Projektrapportering - Eksempel fra Nettpartner 42

43 Opdatere og gemme projektvurdering Projektvurdering Fakturaplan med fuld acontohistorik Lås kalkulen Projektvurdering historik Realiseret = Bogførte indtægter og omkostninger Over/underfaktureret som skal periodiseres Ændringer til gældende prognose 43

44 Igangværende arbejde 44

45 Igangværende arbejde 45

46 Projektvurdering: Over-/underfaktureret - Processen i arbejdet 4 elementer der påvirker regnskabsmæssig vurdering af projekter: Salgskalkulen / kontrakt Salgskalkulen låses ved kontrakt Danner grundlag for etablering af projektet i EG Projekt Management Danner grundlag for etablering af fakturaplan Projektlederens prognose Salgskalkulen korrigeres med projektlederens aktuelle viden på: Omkostninger Indtægter Fremdrift Tillægsaftaler Ekstra arbejde Giver hele tiden en aktuel vurdering af indtægter, omkostninger og resultatet på projektet. Omkostninger, materiale og løn Timer registreres løbende og løn belastes projekterne Bestillinger foretages og fakturaer bogføres/belastes projekterne Andre omkostninger bogføres/ belastes projekterne. Faktureret hidtil På projekterne etableres der milepæle og fakturaplan (Best Guess) Acontofaktura med aftalt beløb 46

47 Projektvurdering: Over-/underfaktureret Bogførte omkostninger Over/underfaktureret Faktureret frem til i dag Salgsværdi på projektet Forventet fortjeneste Projektlederens prognose - giver det forventede «slutbidrag» på projektet 47

48 ROI Beregning Årlig besparelse - alene på projektrapportering kr projektledere x 5 timer/måned (hvoraf de i dag sparer ½ delen) 50 x 12 x 2,5 = timer x en timepris på kr. 370 = kr

49 Service Service Når projektet er leveret kan det overgå til en serviceaftale Løsningen sættes op afhængig af servicestruktur - som en del af det leverede projekt - alternativt som et eget serviceprojekt 49

50 Ready-to-go EG Project Management Vi har konceptet, kompetencen og løsningen hvis du er klar? Vi tilbyder din virksomhed et møde med vores forretningskonsulenter, hvor vi ser målrettet på behovene for Project Management i din virksomhed. Mødet er uforpligtende og uden omkostninger for dig. Sæt 2-3 timer af til at få klarhed over mulighederne. Vi vil kontakte dig efterfølgende - men du kan allerede nu, aflevere dit visitkort eller skrive E2 på kontakt mig!

51 Tak for i dag! EG Project Management Dag Salvesen, løsningsarkitekt, EG Navicom & Mille Lindskrog Knudsen, direktør, EG VækstCenter

52 De daglige udfordringer for en projektorienteret virksomhed: Projekter der kører af sporet Mange systemer Ressource styring I gangværendearbejde Økonomisk opfølgning Mangel på overblik For- & efterkalkulation Dobbelt indtastning & manuelt 52

53 Spørgsmål til dig! Har I behov for en oversigt over planlagte aconto fakturaer og slutfakturaer på projekterne i henhold til fakturaplaner? Har I en god fornemmelse af status på igangværende arbejde i forhold til fakturering / acontofakturering? Hvor tit gennemfører projektlederne en økonomisk vurdering af projekterne? Har I en god fornemmelse af status på færdiggørelsesgraden i forhold til den indtægt, der er bogført på projekterne. Har I behov for at fakturere flere kunder på samme projekt? 53

54 Spørgsmål til dig! Indeholder jeres projekter både fastpris opgaver og opgaver efter regning samt evt. service Hvor let er det for projektlederne at få information på projekterne omkring fakturaer timer materialeforbrug Hvor let er det at kontrollere og godkende fakturaer fra vare- og underleverandører? Har din virksomhed behov for en løsning som hænger sammen fra A-Å? Fra tilbud til udførelse og slutfakturering? Bliver data registreret mere end en gang i jeres nuværende løsning 54